發(fā)布時(shí)間：2022-03-22 13:50:33
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的藝術(shù)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）藝術(shù)檔案對(duì)傳播群眾文化藝術(shù)有著重要作用
藝術(shù)檔案通過(guò)傳播群眾文化藝術(shù)來(lái)體現(xiàn)其在保存和傳播過(guò)程中的價(jià)值和作用。如果文化藝術(shù)能得到廣大群眾的好評(píng)，那么就能有效地促進(jìn)和提高文化藝術(shù)的生命延續(xù)，能使這項(xiàng)有著良好影響的藝術(shù)活動(dòng)繼續(xù)傳承下去，對(duì)以后藝術(shù)的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。
（二）藝術(shù)檔案對(duì)發(fā)展藝術(shù)事業(yè)有重要作用
藝術(shù)檔案中記錄著豐富的藝術(shù)活動(dòng)資料，通過(guò)藝術(shù)檔案的查閱和學(xué)習(xí)，藝術(shù)工作人員能對(duì)藝術(shù)思想進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)造出更符合傳播群眾藝術(shù)文化的藝術(shù)活動(dòng)，促進(jìn)藝術(shù)事業(yè)的不斷發(fā)展，提高藝術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)技能和創(chuàng)新思維，使他們能創(chuàng)造出更好的文藝作品。
二、加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作的措施
要保證藝術(shù)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使藝術(shù)檔案保存的更加完善，需要管理部門(mén)制定一系列的檔案管理措施，并通過(guò)對(duì)管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和能力的教育培訓(xùn)，使他們能對(duì)檔案保管工作盡到自己的職責(zé)。同時(shí)在進(jìn)行管理工作時(shí)，管理部門(mén)要對(duì)工作措施進(jìn)行強(qiáng)化，使管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)能不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門(mén)要根據(jù)管理工作制定出明確的規(guī)章制定，對(duì)藝術(shù)檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中造成檔案丟失和管理分散等問(wèn)題。在保證管理制度的順利開(kāi)展，就需要把制度的執(zhí)行情況作為考核檔案管理人員的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)展示優(yōu)秀藝術(shù)檔案來(lái)促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對(duì)優(yōu)秀檔案管理工作人員進(jìn)行設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）明確歸檔范圍。藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括：文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，社會(huì)文化，藝術(shù)研究，藝術(shù)教育，文化交流以及個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料(如文字、聲像、照片、實(shí)物等載體形式)。另外，業(yè)務(wù)人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的藝術(shù)材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)和文化藝術(shù)活動(dòng)參考而收集的圖書(shū)、報(bào)刊、音像帶、照片、劇本和有關(guān)文章材料等，均作為資料保存，不應(yīng)歸檔。在文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的屬?lài)?guó)家所有的各種載體的藝術(shù)材料和實(shí)物，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。（三）強(qiáng)化收集與整理。在對(duì)文藝活動(dòng)產(chǎn)生的文藝檔案進(jìn)行收集整理時(shí)，要保證文藝檔案和文藝活動(dòng)中的聯(lián)系性，使文藝工作者通過(guò)查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動(dòng)的內(nèi)容。由于文藝活動(dòng)的多樣性，其在生成的文藝檔案時(shí)也體現(xiàn)出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要根據(jù)檔案的不同類(lèi)型來(lái)進(jìn)行歸類(lèi)。藝術(shù)檔案應(yīng)分為大類(lèi)和屬類(lèi),大類(lèi)設(shè)業(yè)務(wù)類(lèi)、個(gè)人業(yè)務(wù)類(lèi)、綜合類(lèi)等，具體屬類(lèi)應(yīng)按照歸檔范圍設(shè)置。要按照藝術(shù)檔案材料的內(nèi)容、種類(lèi)立卷，其中戲劇材料按劇目分類(lèi)立卷，音樂(lè)歌舞演出材料按節(jié)目分類(lèi)立卷，文化藝術(shù)科研材料按科研專(zhuān)題分類(lèi)立卷，藝術(shù)教育材料按各專(zhuān)業(yè)課程分類(lèi)立卷，社會(huì)文化、文化交流材料按業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行立卷。對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤(pán)等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料歸檔時(shí)，應(yīng)將每一單項(xiàng)作為一個(gè)保管單位，單獨(dú)編排檔號(hào)，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類(lèi)整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)或互見(jiàn)卡。反映和記錄本單位的文化藝術(shù)活動(dòng)并對(duì)以后藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)研究有重要參考借鑒作用的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)永久保存。（四）加強(qiáng)信息化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運(yùn)用計(jì)算機(jī)把藝術(shù)檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術(shù)檔案的保存壽命。在對(duì)文藝檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，需要把各種各樣的藝術(shù)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這就需要檔案管理部門(mén)針對(duì)信息化檔案管理制定出相應(yīng)的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過(guò)制度的要求來(lái)不斷提高自己的工作能力和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力。（五）加大教育培訓(xùn)力度。文化藝術(shù)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，提高其工作意識(shí)，重視對(duì)藝術(shù)檔案的保存，使藝術(shù)檔案能完整地保存下來(lái)。隨著信息化檔案管理的發(fā)展，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，在檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力、工作意識(shí)不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。
一、藝術(shù)類(lèi)院校檔案管理的主要特點(diǎn)
1.專(zhuān)業(yè)性。藝術(shù)類(lèi)院校的主體檔案是反映其藝術(shù)教學(xué)、藝術(shù)成果等方面的檔案，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，通常是按照教學(xué)的科系來(lái)分門(mén)別類(lèi)的，筆者所在的陽(yáng)泉藝校就是分為美術(shù)、音樂(lè)、戲劇、舞蹈四大類(lèi)以及文化和學(xué)校外來(lái)文件兩個(gè)補(bǔ)充類(lèi)型。同時(shí)，由于藝術(shù)院校的學(xué)生參加比賽的機(jī)會(huì)較多，這也就需要在檔案的管理上要有一定的專(zhuān)業(yè)性。
2.真實(shí)性。真實(shí)性是所有檔案管理活動(dòng)的必然屬性，即你所記錄的內(nèi)容必須與實(shí)際情況相符相合，記載的獲獎(jiǎng)人物、論文名字、取得的獎(jiǎng)項(xiàng)都必須清楚，能給后人起到榜樣、參考的作用。
3.保密性。保密性主要表現(xiàn)在藝術(shù)成果檔案及外來(lái)文件或公文方面。反映學(xué)校藝術(shù)教學(xué)方法、內(nèi)容入成果的檔案是學(xué)校的寶貴資源，學(xué)校對(duì)其擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)。由于一些公文是保密甚至絕密文件，在一定程度上有著法律效力。這就需要檔案管理人員認(rèn)真保存這部分文件，單獨(dú)存檔保管，不能與其他普通文件相互混淆。而對(duì)文件的內(nèi)容，則要嚴(yán)格的保密。
4.現(xiàn)實(shí)參考。藝術(shù)類(lèi)院校檔案中蘊(yùn)含了大量藝術(shù)創(chuàng)作勞動(dòng)的成果，能夠有效地對(duì)教學(xué)等活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)，產(chǎn)生巨大的使用價(jià)值，如開(kāi)放老師、同學(xué)在文化方面獲獎(jiǎng)的論文、演講稿等檔案材料，可以供后來(lái)的老師、同學(xué)方便調(diào)閱、學(xué)習(xí)，而這也就成為藝術(shù)類(lèi)院校檔案管理工作中的一個(gè)最為明顯的特點(diǎn)。
二、管理現(xiàn)狀
筆者認(rèn)為，目前藝術(shù)類(lèi)院校檔案管理較混亂，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是對(duì)檔案工作重視不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)藝術(shù)類(lèi)院校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒(méi)有直接聯(lián)系，不能為藝術(shù)類(lèi)院校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔工作就行。二是檔案管理制度的不健全，落實(shí)不到位。有的藝術(shù)類(lèi)院校沒(méi)有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。三是多數(shù)藝術(shù)類(lèi)院校檔案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些學(xué)校的檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)信息化管理。而人工操作下的檔案沒(méi)有辦法完成對(duì)檔案信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總，由此導(dǎo)致很多檔案工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
三、改進(jìn)措施
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)宣傳，提高全校管理人員的檔案管理意識(shí)，讓檔案管理工作真正成為藝術(shù)類(lèi)院校管理的一部分。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第3條規(guī)定，藝術(shù)類(lèi)院校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。藝術(shù)類(lèi)院校也有義務(wù)做好檔案管理工作；第5條規(guī)定，藝術(shù)類(lèi)院校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，且明確了其領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。藝術(shù)類(lèi)院校應(yīng)按照法律規(guī)范加大檔案管理宣傳力度，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，讓所有人都認(rèn)識(shí)到檔案管理是促進(jìn)藝術(shù)類(lèi)院校發(fā)展的重要工作，更是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是無(wú)法替代的資源，明確檔案管理方法，便于檔案的集中管理和利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2.實(shí)行信息化管理。學(xué)校檔案管理信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立藝術(shù)類(lèi)院校，特別是藝術(shù)類(lèi)院校檔案信息庫(kù)，通過(guò)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。全面加強(qiáng)藝術(shù)類(lèi)院校檔案管理，促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，使廣大師生能夠方便迅速地查詢(xún)到所需的檔案信息資料，為學(xué)院的整體發(fā)展服務(wù)。這樣不僅可以使檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，還可以更快捷、更準(zhǔn)確地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1.搜集散落民間的歷史文化資源。
搜集資料是基礎(chǔ)。雖然國(guó)家管理著豐富的群眾文化藝術(shù)資源，但也有很多散落在民間。近些年來(lái)，由于人們生活水平的提高，群眾的文化生活也漸趨豐富。民間的收藏市場(chǎng)十分活躍，收藏愛(ài)好者與日俱增。對(duì)于收藏愛(ài)好者手中的珍貴藝術(shù)資料，相關(guān)文化部門(mén)應(yīng)當(dāng)給予相當(dāng)大的關(guān)注，可以采取收購(gòu)或者征購(gòu)的方法，然后給予捐贈(zèng)者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)。搜集工作不能僅僅限于國(guó)內(nèi)。近年來(lái)不少研究資料表明，我國(guó)很多的文化藝術(shù)都流傳在海外。相關(guān)人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技來(lái)對(duì)散落在國(guó)外的文化藝術(shù)資源進(jìn)行搜集和整合，或者在經(jīng)濟(jì)允許的情況下動(dòng)身去國(guó)外進(jìn)行“海外尋寶”。
2.把文化藝術(shù)檔案的建設(shè)擺在重要位置。
要進(jìn)行群眾文化藝術(shù)檔案的管理，首先要把它擺在一個(gè)重要的位置上，這樣才能對(duì)其足夠的重視。由于部分縣市經(jīng)濟(jì)不很發(fā)達(dá)，可能在建設(shè)文化藝術(shù)檔案時(shí)缺少資金，這樣就使得檔案管理人員身兼多職。進(jìn)行群眾文化藝術(shù)檔案管理，先要為其配備幾名業(yè)務(wù)能力好，責(zé)任心強(qiáng)的專(zhuān)職管理人員，這樣才能使這項(xiàng)工作專(zhuān)業(yè)化，不至于被其他工作影響。而且要讓管理人員認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，讓管理人員熱愛(ài)自己的工作。在管理人員開(kāi)展工作的時(shí)候，要上檔次，要跟上時(shí)代的步伐。另外，專(zhuān)職管理人員要有足夠的文化藝術(shù)知識(shí)，在收錄的過(guò)程中，要對(duì)材料進(jìn)行鑒定，要取完整，真實(shí)和具有保存價(jià)值的材料。要用辯證的觀點(diǎn)去考證，去偽存真，科學(xué)劃分各種檔案，提高文化藝術(shù)檔案室的質(zhì)量。
3.政府撥款。
經(jīng)濟(jì)是開(kāi)展活動(dòng)的基礎(chǔ)。沒(méi)有物質(zhì)保障，建設(shè)文化藝術(shù)檔案只能成為一個(gè)口號(hào)，一個(gè)美好的愿望。我國(guó)是社會(huì)主義國(guó)家，國(guó)家可以進(jìn)行強(qiáng)有力的宏觀調(diào)控，建設(shè)文化藝術(shù)檔案，需要國(guó)家的經(jīng)濟(jì)支持。政府要對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的撥款來(lái)為其提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。相關(guān)部門(mén)可以利用這部分專(zhuān)門(mén)款項(xiàng)來(lái)進(jìn)行檔案室的搭建，使藝術(shù)資料得到妥善的保管，還可以購(gòu)進(jìn)一些先進(jìn)的設(shè)備，要求專(zhuān)業(yè)人員把相關(guān)文化資源以圖像，文字，影像等方式記錄下來(lái)。
4.聯(lián)合社會(huì)力量。
群眾的力量不可小覷。其一，政府通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、電視、展覽等形式，為文化藝術(shù)進(jìn)行宣傳，提高群眾的關(guān)注度，激發(fā)群眾對(duì)文化藝術(shù)的興趣，使群眾自發(fā)把自己所藏有的檔案或文化藝術(shù)資料捐贈(zèng)出來(lái)。即便不方便捐贈(zèng)出來(lái)的，也可以使他們積極配合，為他們手中的文化藝術(shù)資料做個(gè)備份，把這份遺產(chǎn)保留下來(lái)，為我國(guó)文化藝術(shù)的多樣性增添一抹色彩，為更多人了解這一文化藝術(shù)形式做宣傳。其二，聯(lián)合社會(huì)力量，成立文化藝術(shù)檔案征集基金。基金的捐贈(zèng)可以是團(tuán)體，也可以是個(gè)人，這樣可以減輕政府的財(cái)政壓力，也使得群眾更有參加的積極性。
二、群眾文化藝術(shù)檔案利用
管理與利用是群眾文化藝術(shù)檔案的兩項(xiàng)重要內(nèi)容，管理是前提，利用才是根本目的。群眾文化藝術(shù)檔案種類(lèi)繁多，內(nèi)容豐富，搞好群眾文化藝術(shù)檔案的開(kāi)發(fā)，挖掘出其內(nèi)在的價(jià)值是十分重要的。
1.為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
群眾文化藝術(shù)檔案中包含了很多對(duì)群眾文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展有業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用的資料，那是許許多多的人通過(guò)實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，具有很強(qiáng)的說(shuō)服力。從檔案中選擇出有價(jià)值的材料，給館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)、正確的理論依據(jù)，為館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策服務(wù)。同時(shí)，將這種材料整理出來(lái)上交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，使各個(gè)職位的領(lǐng)導(dǎo)們都可以作為決策的參考。
2.為文化藝術(shù)研究提供材料。
群眾文化檔案中含有五十年代至今多年來(lái)編寫(xiě)人員匯合整理的素材，后經(jīng)過(guò)不斷的補(bǔ)充，收集，整理，完善，詳細(xì)的記錄了文化藝術(shù)工作者的過(guò)去和現(xiàn)在，見(jiàn)證了文化藝術(shù)事業(yè)的興衰，飽含了幾代人的心血。這樣用幾代人的光陰譜寫(xiě)的檔案，內(nèi)容極為豐富，為后世研究文化藝術(shù)提供了強(qiáng)有力的歷史資料。
3.豐富群眾文化藝術(shù)生活。
群眾文化藝術(shù)是群眾在日常生活中創(chuàng)造出來(lái)的，自然也要“回歸”到群眾的日常生活中去。群眾文化藝術(shù)整理成檔后不能被束之高閣，僅僅成為塵封起來(lái)的記憶，而是要使它們更好的為群眾的文化藝術(shù)生活服務(wù)。為了讓更多的群眾更好的了解文化藝術(shù)，文化館內(nèi)的專(zhuān)業(yè)干部，業(yè)余作者開(kāi)辦講座，對(duì)部分作品評(píng)論，鑒賞和討論，使群眾暢所欲言，帶動(dòng)群眾對(duì)于文化藝術(shù)的積極性；發(fā)揮現(xiàn)有影像資料的作用，復(fù)制文藝資料，在中小學(xué)，單位，企業(yè)中廣泛宣傳，幫助基層搞好群眾文化活動(dòng)；舉辦類(lèi)似寫(xiě)作，攝影，攝像的比賽，將比賽過(guò)程以及重要人才的簡(jiǎn)況錄制下來(lái)，在重大活動(dòng)中進(jìn)行展覽，讓群眾看到文化建設(shè)的成果；將死檔案變成活靈活現(xiàn)的藝術(shù)形式，例如可以將其改編成話(huà)劇，電影等群眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的藝術(shù)。群眾文化藝術(shù)檔案中記載了各門(mén)類(lèi)人才的文化藝術(shù)成就，它所涉及的一系列專(zhuān)業(yè)技術(shù)成果都?xì)v歷在目。檔案中所提供的資料可以有效地證明各門(mén)類(lèi)人才的業(yè)績(jī)，有利于認(rèn)定和核實(shí)。既防止了個(gè)人因年代久遠(yuǎn)而造成的疏漏，又有利于調(diào)動(dòng)藝術(shù)人才的積極性，使他們更好的創(chuàng)作出群眾文化。
4.宣揚(yáng)中國(guó)群眾藝術(shù)文化。
對(duì)于群眾文化藝術(shù)檔案的建立，不僅要把珍貴的歷史文化資料保存下來(lái)，還要發(fā)揚(yáng)出去。群眾文化事業(yè)單位在開(kāi)展業(yè)務(wù)的過(guò)程中，可以同國(guó)外相關(guān)單位聯(lián)合舉辦，這樣，有利于將中國(guó)群眾文化發(fā)揚(yáng)出去，在海外傳播開(kāi)來(lái)。有利于文化之間的傳播和交流，更可以吸收國(guó)外的先進(jìn)文化，來(lái)發(fā)展中國(guó)群眾文化，使群眾文化的藝術(shù)形式和內(nèi)容更加豐富。傳播到國(guó)外，也有利于中國(guó)文化與海外文化融合，，共同為文化的多樣性做貢獻(xiàn)。
三、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵字：藝術(shù)；檔案；管理
1 引言
檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，是對(duì)過(guò)去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。尤其是藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案對(duì)于人事選拔、制定教學(xué)方針，調(diào)整教學(xué)質(zhì)量、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估等方面有著重要的作用，它是學(xué)校開(kāi)展管理工作首要的參考依據(jù)。但是目前高等院校檔案管理工作面臨著許多的問(wèn)題，比如檔案管理意識(shí)淡薄、信息化落后、人員素質(zhì)偏低等，所以如何改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，加?qiáng)藝術(shù)檔案管理成為了高等藝術(shù)院校面臨的一大難題。
2 高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案的作用
2.1 歷史見(jiàn)證作用
高等藝術(shù)院校的檔案是隨著院校的產(chǎn)生和發(fā)展而不斷積累的，是見(jiàn)證學(xué)校一路走來(lái)的重要資料。其中包括學(xué)校的科研、教學(xué)等活動(dòng)的記錄，還包括學(xué)校各個(gè)時(shí)期的歷史情況，增設(shè)專(zhuān)業(yè)、課程安排、教學(xué)大綱等等一系列的內(nèi)容，是學(xué)校自身建設(shè)發(fā)展的歷史見(jiàn)證。從現(xiàn)在各大高等藝術(shù)院?，F(xiàn)存的檔案資料來(lái)看，我們可以了解到學(xué)校的歷史沿革和教育發(fā)展的變化，還有學(xué)校的誕生時(shí)期、師資力量、學(xué)生的學(xué)籍檔案等都被保存在學(xué)校的檔案室內(nèi)。
2.2 現(xiàn)實(shí)依據(jù)作用
藝術(shù)檔案是學(xué)校改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量、制定決策、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估等重大工作的重要依據(jù)。首先學(xué)校在制定決策時(shí)，就必須要掌握大量的學(xué)校內(nèi)部信息，而藝術(shù)檔案恰恰幫到了忙，它從側(cè)面反映了學(xué)校之前的工作情況，包括重要的決策、人事安排等等，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策的重要依據(jù)。除此之外，藝術(shù)檔案還可以反映出學(xué)校的科研水平、師資力量、教學(xué)水平、學(xué)校的風(fēng)格特色、文化藝術(shù)發(fā)展等多個(gè)情況。其次檔案是學(xué)校提升教學(xué)質(zhì)量的必要依據(jù)。因?yàn)樗囆g(shù)檔案報(bào)刊了大量的教學(xué)檔案，這些檔案蘊(yùn)藏著豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，有一定的借鑒作用，學(xué)?？梢砸源藖?lái)調(diào)整教學(xué)工作，保證教學(xué)工作的有效進(jìn)行。
2.3 獨(dú)特的美育作用
藝術(shù)檔案具有教育的作用，因?yàn)樗旧砭哂械乃囆g(shù)特性使其被賦予了獨(dú)特的美育作用。它的這種作用是日積月累而形成的，具有無(wú)可比擬性。美育是通過(guò)藝術(shù)教育而實(shí)現(xiàn)的，它可以培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)造美的能力，促使學(xué)生在現(xiàn)實(shí)世界去發(fā)現(xiàn)美。藝術(shù)檔案的美育作用主要是在教學(xué)的過(guò)程中得以體現(xiàn)出來(lái)，比如藝術(shù)檔案中的聲像資料，大多都是學(xué)校科研、演出、教學(xué)中的精華，擁有很高的藝術(shù)價(jià)值。學(xué)生通過(guò)聲像和圖文并茂的教學(xué)場(chǎng)景，可以對(duì)藝術(shù)有更層次的了解，進(jìn)而提升他們的專(zhuān)業(yè)技能，完成美的教育。
3 高等藝術(shù)院校檔案管理現(xiàn)狀
3.1 未能及時(shí)收集和歸檔
高等藝術(shù)院校的檔案主要產(chǎn)生于日常的教學(xué)、科研等過(guò)程中，其中包括班級(jí)演出、各類(lèi)文藝演出、文藝創(chuàng)造、展覽等多種活動(dòng)。檔案的內(nèi)容多，數(shù)量大，在管理上出現(xiàn)了歸檔不及時(shí)、收集速度較其他文書(shū)檔案速度慢的特點(diǎn)。主要是因?yàn)闄n案管理人員未重視藝術(shù)檔案的收集，對(duì)它的重要性有著模糊的定位。比如在學(xué)校舉辦的知識(shí)展覽、書(shū)畫(huà)展、藝術(shù)設(shè)計(jì)大賽等比賽中，由活動(dòng)而產(chǎn)生的檔案一般都分布在舉辦活動(dòng)的教學(xué)部門(mén)，又或者是創(chuàng)作人自己的手中，檔案部門(mén)沒(méi)有對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理。
3.2 檔案管理人員素質(zhì)低
正所謂“工欲善其事，必先利其器”。要想做好藝術(shù)檔案的管理工作，就必須要有充分的準(zhǔn)備，配備專(zhuān)業(yè)的人員。但是現(xiàn)在很多的高等術(shù)院校缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍不高。隨著高等教學(xué)事業(yè)的跨越式發(fā)展，藝術(shù)院校忽視了檔案的建設(shè)工作，學(xué)校的檔案管理人員數(shù)量普遍不足，多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。加之檔案部門(mén)在員工眼中就是一個(gè)“冷部門(mén)”，通過(guò)勤懇的工作很難升職，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。另外檔案管理人員的學(xué)術(shù)背景五花八門(mén)，有學(xué)經(jīng)濟(jì)的、有學(xué)計(jì)算機(jī)的，但是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身的卻很少。
3.3 檔案管理人員工作積極性不高
在高等藝術(shù)院校內(nèi)，檔案管理工作得不到重視，相比其他部門(mén)不容易出成績(jī)，管理人員沒(méi)有很大的晉升空間，他們?nèi)宋⒀暂p，說(shuō)話(huà)不夠分量，都是一些默默無(wú)名的工作者，想通過(guò)堅(jiān)守崗位、去獲得職稱(chēng)的晉升的難度相當(dāng)大。檔案管理工作人員長(zhǎng)期要面對(duì)這些繁瑣、任務(wù)重、復(fù)雜的工作，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。
3.4 檔案信息化管理水平低
目前高等藝術(shù)院校的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕、防蟲(chóng)的保存要求，查找資料時(shí)效率比較低，耗用的時(shí)間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段，從而影響了檔案的完整性。比如設(shè)計(jì)圖紙和其他的文案保管在一起，沒(méi)有存放在專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房里，導(dǎo)致搜集工作出現(xiàn)混亂，如果房?jī)?nèi)的防潮工作沒(méi)有做好，還會(huì)使藝術(shù)作品受潮、起皺、發(fā)生破壞，影響作品的完整性。
4 加強(qiáng)高等藝術(shù)院校檔案管理工作的對(duì)策
4.1 提高對(duì)藝術(shù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)
在高等藝術(shù)院校內(nèi)，檔案產(chǎn)生的源頭是教師和學(xué)生的藝術(shù)活動(dòng)，如果他們的檔案意識(shí)淡薄，肯定會(huì)造成大量的藝術(shù)檔案流失。所以，學(xué)校要在校園內(nèi)定期進(jìn)行演講，傳播藝術(shù)檔案的重要性，舉辦藝術(shù)檔案培訓(xùn)班、鼓勵(lì)有志青年加入到檔案管理的工作中來(lái)，端正學(xué)生和老師的思想認(rèn)知，在源頭把好關(guān)，才能保證藝術(shù)檔案資料的完整性。
4.2 提高檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
高等藝術(shù)院校要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，提升他們的工作待遇，解決晉升難的問(wèn)題，多提供一些外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這樣才能穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，除此之外，學(xué)校還要經(jīng)常對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。檔案管員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂，提升自己的信息化處理水平，改變?cè)械闹R(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要具備良好的知識(shí)素養(yǎng)。學(xué)校要重點(diǎn)將檔案隊(duì)伍人才的建設(shè)列為學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)，做到整體布局，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷的優(yōu)化隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)出高質(zhì)量的檔案管理人才。
4.3 加快藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)
隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過(guò)渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級(jí)，電子資源成為了檔案管理工作的主流。學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)藝術(shù)的傳承，就必須要進(jìn)行藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)數(shù)字化的管理，學(xué)生可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上觀賞藝術(shù)設(shè)計(jì)，共享文化的魅力。所以說(shuō)，加強(qiáng)藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)適應(yīng)了當(dāng)前教育的發(fā)展形勢(shì)。它為我們存儲(chǔ)信息帶來(lái)了諸多的便捷，提升檔案管理人員你的工作效率，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。
5 結(jié)語(yǔ)
藝術(shù)檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程，記錄著學(xué)校在教育過(guò)程中的優(yōu)秀成果，要想加強(qiáng)高等藝術(shù)院校的檔案管理工作，就必須要提高學(xué)校師生對(duì)藝術(shù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，提高電子化信息建設(shè)水平，改變檔案管理員知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立一支高質(zhì)量的檔案管理人員隊(duì)伍和一套完整的管理體系。在日常管理中，要盡可能的為師生提供便利，為他們提供最優(yōu)質(zhì)的藝術(shù)參考，這才是高等藝術(shù)院校檔案管理工作發(fā)展的最終目的。
參考文獻(xiàn)
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1 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需轉(zhuǎn)變管理理念
1.1 將效益觀念放在首位。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理是在確保資源質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量的前提下，最大限度地減少高校藝術(shù)檔案管理過(guò)程中所耗資源，以降低管理成本為主要目標(biāo)的現(xiàn)代化管理方式。因此，在高校藝術(shù)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)將管理效益作為主要評(píng)價(jià)和考量標(biāo)準(zhǔn)。在具體的工作中，應(yīng)在保證齊全、完整的基礎(chǔ)上，加大對(duì)利用率較高類(lèi)型的高校藝術(shù)檔案的重視和投入，提高管理資源的效益產(chǎn)出率；將提供利用工作作為管理質(zhì)量的試金石，改革甚至革除有礙于提供利用工作效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，完善和細(xì)化有利環(huán)節(jié)；提高高校藝術(shù)檔案的數(shù)字化比率和質(zhì)量，利用先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，提升高校藝術(shù)檔案的管理和服務(wù)效率。
1.2 強(qiáng)化以人為本的理念。精細(xì)化管理是一種管理理念和文化，它的實(shí)現(xiàn)需要由相應(yīng)的高校檔案管理人員來(lái)完成。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理要求將相應(yīng)的管理責(zé)任明確化、具體化，使得每一個(gè)管理者都能夠盡職盡責(zé)。因此，其內(nèi)在的要求是對(duì)人的科學(xué)管理。傳統(tǒng)的管理強(qiáng)調(diào)對(duì)客體即高校藝術(shù)檔案本身的管理，對(duì)主體即高校藝術(shù)檔案管理人員的管理相對(duì)較弱。而要實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理恰恰要求強(qiáng)化對(duì)主體的管理，以人為本，做到事事有安排、事事有標(biāo)準(zhǔn)、事事有人管、事事有考核。
2 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需加強(qiáng)制度建設(shè)
精細(xì)化管理的基本原則之一就是對(duì)管理制度的嚴(yán)格制定和執(zhí)行。因此，加強(qiáng)制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的重要保障。
依據(jù)當(dāng)前的管理實(shí)際并結(jié)合高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的需要，加強(qiáng)制度建設(shè)可從以下三個(gè)方面著手：第一，在高校檔案管理制度的制定過(guò)程中應(yīng)加大獎(jiǎng)懲制度的分量，細(xì)化獎(jiǎng)懲條款。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理不僅要求具備規(guī)范的管理制度，而且要求通過(guò)考核保證其實(shí)施，科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度可有效達(dá)成這一目的。當(dāng)前，高校檔案館（室）的相關(guān)管理制度較為重視管理職責(zé)的明確，而相應(yīng)的獎(jiǎng)懲條款卻顯得較為模糊，即便是在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中亦是如此。第二，編制《崗位職責(zé)指導(dǎo)書(shū)》。高校檔案館（室）的工作人員相對(duì)較少，因此可結(jié)合其業(yè)務(wù)工作專(zhuān)業(yè)化、具體性描述工作權(quán)責(zé)、制定較為詳細(xì)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，從而為每一位工作人員編制相應(yīng)的《崗位職責(zé)指導(dǎo)書(shū)》并嚴(yán)格實(shí)施。第三，可結(jié)合各高校藝術(shù)檔案的管理實(shí)踐，依據(jù)《藝術(shù)檔案管理辦法》制定實(shí)施本校的《高校藝術(shù)檔案管理辦法》。
3 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理需細(xì)化管理流程
精細(xì)化管理本質(zhì)上是一種對(duì)管理目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過(guò)程，要求其管理規(guī)劃能有效貫徹到每一個(gè)管理環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用。因此，細(xì)化管理流程是實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的核心。
由于高校藝術(shù)檔案在種類(lèi)、內(nèi)容、載體等方面均具有多樣性，且在2008年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的分類(lèi)體系中沒(méi)有獨(dú)立出來(lái)，其分散存在于教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)、出版物類(lèi)等高校檔案類(lèi)型中，因此其管理尚不能實(shí)現(xiàn)完全獨(dú)立。不過(guò)，由于高校藝術(shù)檔案具有獨(dú)特的功能和特點(diǎn)，且國(guó)家文化部和檔案局早在2002年就頒布實(shí)施了《藝術(shù)檔案管理辦法》，這就為高校藝術(shù)檔案的獨(dú)立化、系統(tǒng)化管理提供了切實(shí)的依據(jù)。當(dāng)前，在高校檔案館（室）內(nèi)部普遍實(shí)行的是職能制，即按照檔案管理流程規(guī)劃和設(shè)置檔案業(yè)務(wù)部門(mén)。筆者認(rèn)為，在職能制的基礎(chǔ)上，每一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)均制定相應(yīng)精細(xì)的檔案管理流程圖，將業(yè)務(wù)管理每一個(gè)環(huán)節(jié)都納入其中，并嚴(yán)格遵照實(shí)施。在此前提下，再按照檔案類(lèi)型進(jìn)行分工管理方可最大限度地實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理，如可將與之相關(guān)類(lèi)型檔案的管理職責(zé)分配給固定工作人員專(zhuān)職負(fù)責(zé)。如此既可做到責(zé)任明確、職有專(zhuān)司，又可實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化管理，有效提升高校藝術(shù)檔案管理效率。
4 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需創(chuàng)新管理方法
醫(yī)院文書(shū)檔案肩負(fù)著醫(yī)院重要活動(dòng)、重大事件原始資料收集、記載以及各級(jí)公文轉(zhuǎn)遞、分類(lèi)、歸檔等工作，是醫(yī)院管理的有效憑證。同時(shí)，對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，能有效提高醫(yī)院的管理水平，有利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。然而，目前大部分醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴(yán)重的問(wèn)題需要有待解決。
一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作所存在的問(wèn)題
1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠高，檔案管理者意識(shí)淡薄
醫(yī)院大部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，醫(yī)院只要做好教學(xué)、科研等方面工作，就能獲得社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收。同時(shí)他們還認(rèn)為，醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量好壞不會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，且在文書(shū)檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會(huì)得不償失。因此，在文書(shū)檔案管理方面，醫(yī)院投入經(jīng)費(fèi)較少，設(shè)備陳舊，嚴(yán)重阻礙了文書(shū)檔案管理的發(fā)展。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致部分檔案管理者對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理缺乏法律知識(shí)、管理意識(shí)，在他們看來(lái)，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作就是將醫(yī)院來(lái)文進(jìn)行收集、整理而已，無(wú)任何技術(shù)含量。
2、檔案管理人員素質(zhì)低
目前，多數(shù)醫(yī)院將文書(shū)檔案交由醫(yī)院辦公室人員進(jìn)行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒(méi)有足夠的精力和時(shí)間來(lái)管理文書(shū)檔案，致使大量的資料因不能及時(shí)收集、整理而積壓過(guò)剩。而對(duì)于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專(zhuān)業(yè)性管理人才，且學(xué)歷水平低，相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進(jìn)而影響文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，醫(yī)院在文書(shū)檔案管理人員培訓(xùn)方面的機(jī)會(huì)較少，致使檔案管理者思想較為傳統(tǒng)，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識(shí)不高，不能滿(mǎn)足新時(shí)展的需要。
3、無(wú)健全的文書(shū)檔案管理制度
目前，我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理一般設(shè)置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設(shè)置管理存在一些嚴(yán)重的問(wèn)題，導(dǎo)致患者病例資料、醫(yī)院文書(shū)資料散落于各個(gè)科室里面，這種管理方式對(duì)檔案的綜合利用開(kāi)發(fā)造成了嚴(yán)重的影響，出現(xiàn)管理松散、檔案使用率低等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象致使醫(yī)院各部門(mén)之間相互推諉，不利于醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案的管理。
二、改進(jìn)措施
1、增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理者意識(shí)
醫(yī)院的文書(shū)檔案管理對(duì)醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別重視文書(shū)檔案管理工作，尤其是要意識(shí)到醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院管理的重要性，進(jìn)而有利于提高文書(shū)檔案管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)。同時(shí)，醫(yī)院管理人員要充分重視文書(shū)檔案管理者，如此方能增強(qiáng)醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度。另外，要貫徹落實(shí)醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度，以促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，進(jìn)而有利于提高文書(shū)檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關(guān)人員、患者提供相關(guān)資料。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質(zhì)水平，同時(shí)還要學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，便于相關(guān)管理人員資料查詢(xún)的同時(shí)，還能顯著提高文書(shū)檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持做好文書(shū)檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關(guān)管理者提高較為便利的服務(wù)。
2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)
想要提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能。醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關(guān)規(guī)章制度，并充分做好文書(shū)檔案管理方面的工作，這有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時(shí)，檔案管理者的綜合素質(zhì)也能對(duì)醫(yī)院檔案管理水平造成嚴(yán)重影響，因而醫(yī)院要設(shè)置對(duì)檔案管理者考核、培訓(xùn)方面的項(xiàng)目，進(jìn)而有助于提高其綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應(yīng)新時(shí)代的管理方法，能運(yùn)用電子技術(shù)對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案進(jìn)行管理，以提高其檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有助于促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。
3、健全文書(shū)檔案管理制度
檔案管理制度內(nèi)容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應(yīng)該納入醫(yī)院考核方法和崗位責(zé)任制當(dāng)中。由于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作具有獨(dú)特性，因而需要建立符合醫(yī)院實(shí)際的管理模式。目前，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)并不是設(shè)立獨(dú)立的科室，因而在文書(shū)檔案管理方面沒(méi)有自，大多數(shù)處于被動(dòng)狀態(tài)。
三、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 創(chuàng)新 管理理念
【中圖分類(lèi)號(hào)】R4 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1671-8801（2013）06-0043-02
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案歸檔管理工作被推上日程，不斷適應(yīng)新時(shí)代醫(yī)院發(fā)展模式，建立健全有效的管理體系，是醫(yī)院檔案管理工作中必須堅(jiān)持的原則，因地制宜根據(jù)實(shí)際情況出發(fā)，建立適應(yīng)本國(guó)家、本地區(qū)、本醫(yī)院的檔案管理模式，同時(shí)積極創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理制度的完善，推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)的進(jìn)步，為社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
1 醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容及作用
1.1 檔案管理的內(nèi)容。通常檔案管理包含硬件、軟件兩部分，硬件是指醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療器材等信息；軟件是指醫(yī)護(hù)人員、患者等個(gè)人信息資料，檔案管理是了解醫(yī)院情況的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是反應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)等情況重要材料來(lái)源。因此做好檔案管理工作，有效保存、更替，建立便捷的管理模式是檔案管理的基礎(chǔ)。
1.2 醫(yī)院檔案管理有利于決策判斷。伴隨著醫(yī)療水平的進(jìn)步，醫(yī)院不斷發(fā)展壯大，建筑規(guī)模擴(kuò)張，基礎(chǔ)設(shè)施的完善，而發(fā)展的前提，是了解原有醫(yī)院的發(fā)展情況，檔案在此就發(fā)揮著重要的作用，完善的檔案資源給醫(yī)院的建設(shè)提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，尤其是現(xiàn)代科技的進(jìn)步對(duì)醫(yī)院檔案管理的要求也進(jìn)一步提高，在新的環(huán)境氛圍下，完善檔案管理體制，提升檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存更新的利用率，使其本身的職能最大化的發(fā)揮，正確判斷醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r，根據(jù)準(zhǔn)確有效的信息作出正確的決策。當(dāng)然，作為管理者也必須提高自身意識(shí)，重新認(rèn)識(shí)檔案數(shù)據(jù)的重要性，且不可盲目固守己見(jiàn)，認(rèn)為檔案是可有可無(wú)的信息，這不僅會(huì)造成決策的失敗，而且影響醫(yī)院健康有序發(fā)展。
1.3 精神文明建設(shè)的基礎(chǔ)。一所醫(yī)院如果沒(méi)有精神文明建設(shè)，就如同一潭死水，失去了活力，而確保醫(yī)院充滿(mǎn)活力的前提就是醫(yī)院文化。醫(yī)院文化是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，它不僅鼓舞醫(yī)護(hù)人員的士氣，促進(jìn)工作人員團(tuán)結(jié)動(dòng)力，也是醫(yī)院發(fā)展壯大的重要因素。而檔案管理建設(shè)便是醫(yī)院文化的重要組成，因此也可以說(shuō)精神文明建設(shè)的基礎(chǔ)便是檔案管理，真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)是確保醫(yī)院氛圍健康發(fā)展的保證，是凝聚從業(yè)人員信念的客觀因子，混亂虛假的檔案數(shù)據(jù)，會(huì)混攪人們的內(nèi)心，產(chǎn)生抵觸情緒，從而對(duì)醫(yī)院缺乏信任。工作人員只有對(duì)醫(yī)院的歷史有深刻的了解，才能以正確的態(tài)度執(zhí)行各項(xiàng)工作，從內(nèi)心深處認(rèn)同醫(yī)院，傳遞積極的醫(yī)院文化，從而促進(jìn)醫(yī)院精神文明建設(shè)的發(fā)展。
1.4 獨(dú)樹(shù)一幟的檔案管理推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)步。一家醫(yī)院檔案的管理水平直接反應(yīng)出這家醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，檔案本身具有很高的文化價(jià)值和教育典范作用，無(wú)論是硬件信息還是軟件信息。對(duì)于創(chuàng)新的醫(yī)療成果認(rèn)真詳細(xì)的記錄，不僅能夠起到模范學(xué)習(xí)作用，而且為醫(yī)院以后醫(yī)療技術(shù)研究提供了資料；對(duì)于特殊病例逐一記錄，不僅為突破醫(yī)療難題提供數(shù)據(jù)，同時(shí)也能增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員的求知欲與探索欲。特色的檔案管理模式不僅能夠推動(dòng)醫(yī)院文化觀、價(jià)值觀，能夠改善醫(yī)院在醫(yī)療界的地位。不斷整合醫(yī)院在發(fā)展中遇到的各類(lèi)問(wèn)題，創(chuàng)建適合本醫(yī)院特色的檔案管理體系，提升醫(yī)院整體形象，在同行業(yè)中位于領(lǐng)先地位，也能夠團(tuán)結(jié)本院醫(yī)護(hù)人員，建立良好文化歸屬氛圍，提升醫(yī)療隊(duì)伍的集體榮譽(yù)感，使醫(yī)院整體水平出現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
2 醫(yī)院檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題
2.1 檔案種類(lèi)多，復(fù)雜性強(qiáng)。醫(yī)院本身是非盈利性機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)開(kāi)支由國(guó)家和地方政府扶持，盡管醫(yī)療改革的呼聲一直存在，但是醫(yī)院本身仍然存在各類(lèi)問(wèn)題。醫(yī)院本身的復(fù)雜性對(duì)檔案管理無(wú)疑是非常大的挑戰(zhàn)，復(fù)雜的體系背景，檔案自身也是形式多樣，種類(lèi)繁多。先進(jìn)的管理，系統(tǒng)的檔案記錄，長(zhǎng)久的保存這些無(wú)疑是高成本的投入，對(duì)于很多醫(yī)院來(lái)講，如此龐大的資金投入，為其正常運(yùn)營(yíng)、發(fā)展帶來(lái)了一定的負(fù)擔(dān)，有些醫(yī)院對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深入，一旦遇到資金投入，就放棄檔案管理。拒絕花資金建設(shè)完善的檔案管理體系。而檔案種類(lèi)多，復(fù)雜性強(qiáng)，如果不專(zhuān)人管理，專(zhuān)項(xiàng)投入，僅僅是放棄或者初淺地嘗試不僅起不到數(shù)據(jù)依托功能，而且會(huì)阻礙醫(yī)院未來(lái)發(fā)展壯大，為醫(yī)院醫(yī)療體系的完善埋下嚴(yán)重的敗筆。無(wú)法將真實(shí)的數(shù)據(jù)清楚的反應(yīng)，即使以后意識(shí)到檔案管理的重要性，重新建檔，檔案的完整性也存在缺失。
圖書(shū)、檔案、文物集中式管理（以下簡(jiǎn)稱(chēng)集中式管理，加引號(hào)的除外）是圖書(shū)、檔案、文物信息資源共享的實(shí)現(xiàn)途徑之一，意在通過(guò)信息載體的地域集中，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的共享。要真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要從實(shí)現(xiàn)我國(guó)的信息化戰(zhàn)略高度，推進(jìn)"圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化"進(jìn)程；加快管理體制改革，解除體制制約瓶頸；加快現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，建立和完善相關(guān)的法律法規(guī)。隨著社會(huì)生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙張的出現(xiàn)，“圖書(shū)”逐步從檔案中分化出來(lái)?！皺n案”專(zhuān)指各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和某些個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文獻(xiàn)材料包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等。
關(guān)鍵詞：檔案圖書(shū)一體化；信息資源整合；現(xiàn)狀問(wèn)題
中圖分類(lèi)號(hào)：G25
1 引言
我國(guó)圖書(shū)情報(bào)檔案實(shí)施一體化管理不僅具有理論上的依據(jù)，而且具有現(xiàn)實(shí)的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰(zhàn)略高度看圖書(shū)、情報(bào)、檔案的一體化管理。圖書(shū)、檔案一體化管理是把圖書(shū)與檔案、圖書(shū)處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個(gè)有機(jī)整體，以確定實(shí)施辦法的最優(yōu)化，求得最高效率。由檔案、圖書(shū)在學(xué)科和專(zhuān)業(yè)上的相近內(nèi)核，提出實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)新型管理的必要性和必然性，并對(duì)構(gòu)建檔案、圖書(shū)一體化管理模式進(jìn)行新的探索。當(dāng)前階段我們應(yīng)當(dāng)建立和完善圖、情、檔一體化用戶(hù)監(jiān)督、一體化政策法規(guī)以及一體化評(píng)估等動(dòng)力機(jī)制。通過(guò)對(duì)他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網(wǎng)絡(luò)，為我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及祖國(guó)的建設(shè)服務(wù)。
有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術(shù)發(fā)展的機(jī)會(huì)，探索圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化，加快科學(xué)研究過(guò)程中的科研檔案信息的集成化管理已經(jīng)成為我國(guó)理論界和實(shí)務(wù)界必須面對(duì)的一個(gè)新課題和新挑戰(zhàn)。實(shí)行統(tǒng)一管理保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲(chǔ)存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和處理要將重點(diǎn)放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問(wèn)題上，控制管理所必需的信息數(shù)量，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻(xiàn)信息開(kāi)發(fā)層次，，圖書(shū)檔案信息員制度代表著圖書(shū)檔案服務(wù)理念由資源主導(dǎo)向用戶(hù)主導(dǎo)轉(zhuǎn)變的發(fā)展方向。
2 圖書(shū)管理的基本內(nèi)容
目前所通用的圖書(shū)管理系統(tǒng)，主要包括以下幾個(gè)方面：第一是圖書(shū)管理；第二是信息查詢(xún)；第三是流通作業(yè)；第四是系統(tǒng)維護(hù)。這四大模塊是圖書(shū)管理系統(tǒng)的構(gòu)成部分。其中圖書(shū)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)的征訂工作、新書(shū)的登記、圖書(shū)的編目等功能，把圖書(shū)進(jìn)庫(kù)工作合理的建造成一個(gè)系統(tǒng)；流通作業(yè)包括預(yù)借、借書(shū)、還書(shū)作業(yè)，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢(xún)實(shí)現(xiàn)在各種條件下，對(duì)于館藏書(shū)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等工作；系統(tǒng)維護(hù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)于本系統(tǒng)的合理運(yùn)用，并針對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行快速、有效的解決。系統(tǒng)支持條型碼掃描，在實(shí)際的使用過(guò)程中，掃描槍對(duì)圖書(shū)ISBN編碼掃描時(shí)，就會(huì)自動(dòng)從Internet上下載圖書(shū)相關(guān)信息，如作者、書(shū)名、出版社、簡(jiǎn)介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設(shè)強(qiáng)有力的幫手。建立完善的管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料管理一體化的基本，雖然圖書(shū)情報(bào)資料檔案在工作內(nèi)容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個(gè)行業(yè)，這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機(jī)構(gòu)，從整體構(gòu)想宏觀調(diào)控上，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)制訂出一整套合理、全面、長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃。
3 信息化管理有利于圖書(shū)資源的整合和共享
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無(wú)論是一個(gè)人還是一個(gè)社會(huì)要想發(fā)展都離不開(kāi)知識(shí)。通過(guò)進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書(shū)資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍保持隨機(jī)存取。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。
4 圖書(shū)、檔案一體化管理的可行性
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息社會(huì)中，檔案、圖書(shū)實(shí)行一體化管理，建立“二位一體”的文獻(xiàn)、信息中心，現(xiàn)代圖書(shū)已承擔(dān)一部分情報(bào)工作實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作，最大限度、最大范圍地發(fā)揮信息資源的作用，是檔案、圖書(shū)事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)檔案的公開(kāi)化、社會(huì)化方向發(fā)展，從而走向檔案、圖書(shū)、情報(bào)三者一體化管理。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)更廣泛、更迫切的需求，對(duì)圖書(shū)、情報(bào)、檔案的利用越來(lái)越要求公開(kāi)化、社會(huì)化信息資源體系事實(shí)上也無(wú)法使圖書(shū)館與情報(bào)所、檔案館相區(qū)別各種情報(bào)技術(shù)，如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)生產(chǎn)廣泛應(yīng)用于圖書(shū)館，圖書(shū)館學(xué)、檔案學(xué)是知識(shí)信息管理的二大學(xué)科，它們之間有著共同的認(rèn)識(shí)論、基礎(chǔ)理論和方法論有些地區(qū)實(shí)際上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一。圖書(shū)、情報(bào)管理以特定對(duì)象的服務(wù)內(nèi)容，主要是對(duì)部門(mén)機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)二者在現(xiàn)代社會(huì)本身沒(méi)有太大區(qū)別使得圖書(shū)與情報(bào)的界限已變得模糊，圖書(shū)、檔案的同源性決定了檔案機(jī)構(gòu)與圖書(shū)館、情報(bào)所服務(wù)對(duì)象的相似性，所不同的是檔案機(jī)構(gòu)公眾服務(wù)性不如圖書(shū)館、情報(bào)部門(mén)強(qiáng)。
5 職業(yè)道德素質(zhì)
圖書(shū)檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對(duì)工作極端負(fù)責(zé)，要勇于探索，不斷創(chuàng)新，作風(fēng)正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹(jǐn)慎，團(tuán)結(jié)同志，互相尊重，愛(ài)崗敬業(yè)，牢固樹(shù)立為圖書(shū)檔案工作無(wú)私奉獻(xiàn)、奮斗終身的思想。圖書(shū)檔案工作是一項(xiàng)承載著知識(shí)寶庫(kù)收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。特別在新時(shí)期、在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)從情感的角度培養(yǎng)自己敬業(yè)、樂(lè)業(yè)、創(chuàng)業(yè)精神，從而樹(shù)立起圖書(shū)檔案管理人員的職業(yè)使命感和榮譽(yù)感，自覺(jué)向社會(huì)奉獻(xiàn)、為人民服務(wù)，把工作當(dāng)作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)中。
信息時(shí)代的圖書(shū)館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細(xì)小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開(kāi)展立體思考，通過(guò)點(diǎn)滴資料的積累去揭示未來(lái)的發(fā)展。
只有全面優(yōu)化不斷提升圖書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平真正發(fā)揮圖書(shū)檔案在現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)檔案發(fā)展中的支柱作用，強(qiáng)化積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)為可持續(xù)發(fā)展提供永不干涸的動(dòng)力之源。
6 結(jié)束語(yǔ)
圖書(shū)館服務(wù)是為了使讀者獲得文化知識(shí)，提高公民的自身修養(yǎng)，滿(mǎn)足讀者的需求，實(shí)現(xiàn)讀者人生的價(jià)值。圖書(shū)館服務(wù)賦予圖書(shū)館人員以崇高的職責(zé)、奉獻(xiàn)的欣慰和清苦的價(jià)值。圖書(shū)與檔案雖然屬于不同的文獻(xiàn)資源，有自身的特點(diǎn)，有各自的理論體系，呈現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為圖書(shū)管理將如何充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料在信息領(lǐng)域中的綜合效能，提高信息報(bào)業(yè)服務(wù)的能力和水平，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和實(shí)現(xiàn)報(bào)業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。信息技術(shù)的發(fā)展為一體化提供了良好的條件，一體化建設(shè)是長(zhǎng)期、艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要政府及相關(guān)部門(mén)共同的努力，包括培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人才，才可能實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
