發(fā)布時(shí)間：2023-06-13 16:20:48
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)生的檔案樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1 加強(qiáng)學(xué)校對(duì)畢業(yè)生檔案管理的重視程度
現(xiàn)階段，學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作時(shí)，對(duì)于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，只負(fù)責(zé)保管，而不加強(qiáng)對(duì)檔案準(zhǔn)確性的負(fù)責(zé)。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失，在上級(jí)部門進(jìn)行檢查時(shí)，能夠及時(shí)的進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。但是，對(duì)于學(xué)生來說，檔案記錄著個(gè)人經(jīng)歷，并且對(duì)工作后的辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)，考取公務(wù)員等，都要進(jìn)行查閱檔案。所以，學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的重視。
2 規(guī)范檔案材料的整理
首先組織人事 需要對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管，同時(shí)組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責(zé)任落實(shí)在人上，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據(jù)檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時(shí)，在進(jìn)行對(duì)檔案文件進(jìn)行整理時(shí)，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時(shí)盡量選擇碳素墨水。同時(shí)，需要對(duì)工程不同階段的檔案文件進(jìn)行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。
3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新工作
3.1 提高創(chuàng)新觀念
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理工作，首先就需要改變相關(guān)畢業(yè)生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創(chuàng)新管理理念。通過對(duì)高素質(zhì)人員的培養(yǎng)以及對(duì)相關(guān)工作人員的定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其可了解到最新的學(xué)生管理方式，緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，把所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到畢業(yè)生檔案管理中，再結(jié)合畢業(yè)生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進(jìn)的管理方案。通過對(duì)工程相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的提升，建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，不斷吸取新知識(shí)，保持工程管理方式的先進(jìn)性。另外，需要明確畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理具有緊迫性，每一份畢業(yè)生檔案，就關(guān)系到畢業(yè)生的前途問題。同時(shí)也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經(jīng)驗(yàn)，不斷通過對(duì)畢業(yè)生檔案管理管理的創(chuàng)新，保持畢業(yè)生檔案管理水平維持在一個(gè)較高的水平。
3.2 重視加強(qiáng)人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)建設(shè)
進(jìn)行創(chuàng)新管理，需要進(jìn)行建設(shè)一個(gè)完整有效的人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)，在其中對(duì)于相關(guān)部門的權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行明文規(guī)定，更加有效的保證了各部門聯(lián)接工作，使其意見更夠統(tǒng)一，減少對(duì)管理措施進(jìn)行創(chuàng)新工作時(shí)的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量水平。另外，對(duì)于人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質(zhì)較高，實(shí)踐能力較強(qiáng)并且具有創(chuàng)新意識(shí)的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)順利運(yùn)行，以及建筑畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理，提高管理水平與高素質(zhì)人才投身管理實(shí)踐中的熱情。
3.3 建立創(chuàng)新管理機(jī)制
管理機(jī)制在畢業(yè)生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業(yè)生檔案管理的管理工作人員，應(yīng)積極的對(duì)相關(guān)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新管理。積極的引進(jìn)外界具備現(xiàn)代化優(yōu)點(diǎn)的管理機(jī)制。在管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，工作人員可提出一部分的激勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新管理的鼓勵(lì)制度，提高工作人員對(duì)自身工作的熱愛。
4 檔案工作人員綜合素質(zhì)不高的問題以及解決措施
4.1 工作人員綜合素質(zhì)不高
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的工作人員中，大多數(shù)缺乏專業(yè)知識(shí)。在開始工作之前沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，不了解畢業(yè)生的檔案管理方式，同時(shí)不重視檔案收集整理工作質(zhì)量。極易導(dǎo)致最后造成整理的學(xué)生檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，嚴(yán)重不符學(xué)生實(shí)際情況等，對(duì)學(xué)生今后進(jìn)入社會(huì)和工作，造成不良的影響。
4.2 加強(qiáng)人員綜合能力的措施
4.2.1首先加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理中專業(yè)人才管理，檔案管理專業(yè)人員是保證畢業(yè)生檔案管理工作的重中之重，作為整個(gè)檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質(zhì)量，首先就要對(duì)檔案收集整理的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業(yè)素質(zhì)和正確的職業(yè)觀。使其在進(jìn)行收集整理或者是在進(jìn)行檢查檔案工作時(shí)更有利。減少在工作時(shí)的失誤。所以定期對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)工作已刻不容緩。
4.2.2其次提高畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，建立相應(yīng)的責(zé)任制度。保證畢業(yè)生檔案管理工作的有效進(jìn)行，提高相關(guān)工作人員的質(zhì)量意識(shí)，對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，使其增強(qiáng)其對(duì)工作的責(zé)任感和相關(guān)科學(xué)技術(shù)水平。使其具有準(zhǔn)確率第一的觀念，嚴(yán)格按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，明確其工作職責(zé)。同時(shí)加強(qiáng)管理階層對(duì)于工作人員的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。
4.2.3保證人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。才能做到對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的保證。只有畢業(yè)生檔案管理工作人員具有進(jìn)行施工的綜合素質(zhì)，并發(fā)揮自身所掌握的知識(shí)和技能的有利影響，就可有效推動(dòng)檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，避免人的因素阻礙工作的進(jìn)行，進(jìn)而提高檔案收集整理工作的規(guī)范性。
5 運(yùn)用信息化技術(shù)手段
現(xiàn)如今社會(huì)的任何方面都越來越注重科技的投入，科技對(duì)于社會(huì)來說就是第一生產(chǎn)力，運(yùn)用高科技的信息化技術(shù)手段，進(jìn)行畢業(yè)生檔案收集整理管理。修復(fù)在檔案收集整理數(shù)據(jù)上出現(xiàn)的一些混亂性的情況，針對(duì)這點(diǎn)，必須在畢業(yè)生檔案管理檔案管理工作中，充分引入適當(dāng)?shù)男畔⒒夹g(shù)手段，促使其能夠高效地參與到檔案管理中來，進(jìn)而為檔案管理效率以及準(zhǔn)確性的提升做出大幅度的貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞:高校畢業(yè)生 檔案管理 轉(zhuǎn)遞
高等院校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的一個(gè)組成部分,它是記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況,是高等學(xué)校進(jìn)一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下,高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問題。因此,深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問題,對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生就業(yè),甚至于對(duì)完善國(guó)家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對(duì)性的法律法規(guī)的約束
近年來,教育部和國(guó)家檔案局針對(duì)高等學(xué)校檔案管理頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關(guān)于高等學(xué)校全日制在校生規(guī)模在1萬人以上應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。(參見《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關(guān)的約束條文,各個(gè)高校的學(xué)生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的把學(xué)生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系,由輔導(dǎo)員分散管理。就筆者所在學(xué)校目前在校生人數(shù)已達(dá)到11000人,而學(xué)校設(shè)立的檔案室只安排不到兩名的相關(guān)人員進(jìn)行臨時(shí)管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個(gè)月由系部輔導(dǎo)員移交至學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心,再由學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時(shí)間里將畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)遞。因?yàn)閷W(xué)校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及制訂工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以,造成一些部門和個(gè)人也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強(qiáng)運(yùn)行,其結(jié)果不言而喻。
2.學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范化
高校學(xué)生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒有及時(shí)歸入檔案,就會(huì)出現(xiàn)問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒有學(xué)生本人簽名;存在沒有蓋學(xué)校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導(dǎo)員因疏忽忘記將高校登記表放入到學(xué)生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評(píng)審意見書、學(xué)生成績(jī)表、優(yōu)秀學(xué)生(干部)登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會(huì)出現(xiàn)排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時(shí),發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書寫的,按要求應(yīng)該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學(xué)生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質(zhì)檔案材料而言,還真是有點(diǎn)勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點(diǎn)“返祖還原”現(xiàn)象,從事過生源數(shù)據(jù)上報(bào)的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報(bào)數(shù)據(jù)至教育廳時(shí),需事先在擴(kuò)展項(xiàng)1里面查清楚該學(xué)生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時(shí)代。
4.檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范
(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營(yíng)和民營(yíng)企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學(xué)生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒有機(jī)要接受權(quán),導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞甚至丟失。
(2)學(xué)校按要求轉(zhuǎn)遞檔案,但是由于接受單位沒有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學(xué)生收到調(diào)檔通知函件要求寄出當(dāng)時(shí)的檔案政審,學(xué)生畢業(yè)時(shí)再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時(shí)地將沒有被錄取的學(xué)生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策與措施
1.加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè),確保畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學(xué)校檔案管理法》,不過里面缺少具體對(duì)畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞具體工作細(xì)則的說明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關(guān)部門在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下,從工作的實(shí)際出發(fā),盡快出臺(tái)諸如《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案,確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國(guó)高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機(jī)的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作做實(shí)、做牢,確保檔案準(zhǔn)確無誤轉(zhuǎn)遞。
2.及時(shí)收集、有效整理
畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長(zhǎng)歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個(gè)人建議要從他們被錄取進(jìn)校那一天起就做好建檔工作,入學(xué)后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點(diǎn),按照國(guó)家檔案法規(guī)的要求,收齊有關(guān)材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學(xué)生在校期間參加國(guó)家和地方的各種競(jìng)賽、技能、等級(jí)(計(jì)算機(jī)、英語)、職業(yè)資格落英繽紛,社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮,入黨入團(tuán)、評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長(zhǎng)的記錄。檔案管理者本著一切為了學(xué)生、為了學(xué)生一切的工作理念,定期地向有關(guān)職能部門索取、征集學(xué)生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時(shí)間段,這個(gè)時(shí)期是對(duì)畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評(píng)價(jià),形成的材料大致有:論文評(píng)審意見書、學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術(shù)應(yīng)用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)
筆者所在院校通過畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學(xué)號(hào)和姓名查詢派遣單位和檔案轉(zhuǎn)遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)比沒有用系統(tǒng)相比學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復(fù)勞動(dòng),減輕檔案管理的日常事務(wù)性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。
(1)在學(xué)生畢業(yè)前做好宣傳工作,可以通過發(fā)放就業(yè)指導(dǎo)手冊(cè)、開設(shè)就業(yè)指導(dǎo)課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強(qiáng)化畢業(yè)生的檔案意識(shí),讓畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到人事檔案不是可有可無的,對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等各方面都有極其重要的影響。
關(guān)鍵詞：報(bào)到證 檔案管理 思想教育 就業(yè)指導(dǎo)
中圖分類號(hào)：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1 高校畢業(yè)生報(bào)到證現(xiàn)狀及其利弊
報(bào)到證的歷史是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，它源于統(tǒng)包統(tǒng)分就業(yè)體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業(yè)體制下的“報(bào)到”，因而兼具服務(wù)性、政治性和管理性。
1.1報(bào)到證的社會(huì)作用
面臨畢業(yè)的高校畢業(yè)生要想順利離校走向社會(huì)，除了拿到畢業(yè)證、學(xué)位證外，還需要用心管理好自己的報(bào)到證、檔案、戶口，而這個(gè)報(bào)到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據(jù)，否則即使畢業(yè)了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發(fā)展。很多畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認(rèn)識(shí)到報(bào)到證的重要作用，認(rèn)為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報(bào)到證雖然是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的產(chǎn)物，很多重要作用都已經(jīng)隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下仍然發(fā)揮著一定的社會(huì)作用：一是記載畢業(yè)生初次參加工作的時(shí)間，二是用人單位、人才機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生的有效文字證明，三是便于畢業(yè)生主管部門準(zhǔn)確掌握各地學(xué)生的就業(yè)情況，更好地制定出促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)政策，四是為畢業(yè)生落實(shí)自己的檔案和戶口提供依據(jù)，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報(bào)到證的弊端
報(bào)到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國(guó)家統(tǒng)招計(jì)劃內(nèi)的學(xué)生、計(jì)算工齡、轉(zhuǎn)正定級(jí)、規(guī)定時(shí)間報(bào)到等。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和“自主擇業(yè)，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復(fù)存在，報(bào)到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國(guó)并無相關(guān)報(bào)到證的法律依據(jù)，其合法性受到質(zhì)疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學(xué)生才能享有；三是國(guó)家統(tǒng)招的全日制畢業(yè)生這個(gè)作用其實(shí)在畢業(yè)證上已經(jīng)充分證明，并且全國(guó)聯(lián)網(wǎng)有據(jù)可查，報(bào)到證這個(gè)作用顯得多余；四是報(bào)到證期限現(xiàn)在并沒有嚴(yán)格規(guī)定，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一兩年都沒有去報(bào)到；五是絕大部分回原籍的報(bào)到證與工作單位不是同一個(gè)地方，報(bào)到地也根本不看畢業(yè)生的報(bào)到證，很多學(xué)生的工作單位也不知道報(bào)到證是什么，因而履行報(bào)到手續(xù)也失去了它應(yīng)有的意義；六是改派報(bào)到證手續(xù)繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因?yàn)閳?bào)到證白聯(lián)在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學(xué)校介紹信、畢業(yè)證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學(xué)生為了一次改派至少得耗費(fèi)2個(gè)工作日，并且改派還要收取150元的費(fèi)用，加上路途費(fèi)用等，無疑又是一筆經(jīng)濟(jì)和精力負(fù)擔(dān)。
2 畢業(yè)生檔案管理的作用及方法
2.1畢業(yè)生檔案管理的作用
高校畢業(yè)生檔案管理工作其本質(zhì)上是一項(xiàng)政治性的工作，它必須遵循國(guó)家檔案辦法，依照集中統(tǒng)一、便于利用、維護(hù)檔案完整與安全的原則，按規(guī)定執(zhí)行管理。畢業(yè)生檔案主要包括高考錄取材料，黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、就業(yè)通知書、年度鑒定表、實(shí)習(xí)材料等。主要記載了畢業(yè)生在校期間的思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況、社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，是用人單位錄用畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，也是補(bǔ)辦相關(guān)畢業(yè)或?qū)W歷證明等的重要證明材料，同時(shí)也在職稱晉級(jí)、購(gòu)買醫(yī)保社保、落戶、升學(xué)、出國(guó)、移民等方面發(fā)揮重要作用。
2.2畢業(yè)生檔案管理的方法
很多畢業(yè)生在畢業(yè)時(shí)都對(duì)檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業(yè)后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時(shí)才恍然記起，然后四處尋找補(bǔ)辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國(guó)家政策規(guī)定，現(xiàn)階段對(duì)畢業(yè)生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實(shí)了工作單位且用人單位有人事管理權(quán)的畢業(yè)生可以直接將檔案從學(xué)校寄送至工作單位。其優(yōu)勢(shì)是日后辦理保險(xiǎn)、職稱轉(zhuǎn)正定級(jí)等十分便捷，劣勢(shì)是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動(dòng)。
二是沒有落實(shí)工作單位的畢業(yè)生，可以將檔案留校2年，兩年后若學(xué)生未對(duì)檔案作任何處理，學(xué)校會(huì)直接將檔案寄回生源地。其優(yōu)勢(shì)是學(xué)校保管畢業(yè)生檔案安全可靠、不收費(fèi)用，劣勢(shì)是存在學(xué)校的檔案永遠(yuǎn)是學(xué)籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業(yè)時(shí)無論就業(yè)還是未就業(yè)都可以將檔案轉(zhuǎn)回生源地，優(yōu)勢(shì)是辦理手續(xù)簡(jiǎn)便，適合在生源地就業(yè)的畢業(yè)生，劣勢(shì)是如果以后不在生源地就業(yè)的話就需要重新轉(zhuǎn)遞檔案，重新改辦報(bào)到證。
四是把檔案存放在人才機(jī)構(gòu)，其優(yōu)勢(shì)是便于隨時(shí)調(diào)取檔案，適合創(chuàng)業(yè)和靈活就業(yè)的學(xué)生，劣勢(shì)是畢業(yè)生與人才機(jī)構(gòu)交流少，信息不暢。自從2015年《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》出臺(tái)后，檔案存放在人才機(jī)構(gòu)不再收費(fèi)，導(dǎo)致很多人才機(jī)構(gòu)拒絕收外地生源畢業(yè)生檔案。
3 畢業(yè)生報(bào)到證與檔案的關(guān)系
畢業(yè)生檔案去向和報(bào)到證去向既存在關(guān)系，又不完全相關(guān)。報(bào)到證是檔案投遞的依據(jù)，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報(bào)到證，檔案憑借報(bào)到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報(bào)到證抬頭”是兩碼相關(guān)的事，一般報(bào)到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
在對(duì)新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教師進(jìn)行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，尤其是在其職業(yè)規(guī)劃方面雖有86.7%的能清楚地了解自己的能力性格和職業(yè)興趣，對(duì)自己目前的檔案管理職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r滿意基本滿意的占85%。但認(rèn)為影響自己實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯規(guī)劃最主要的因素是缺少發(fā)展機(jī)會(huì)和空間工作任務(wù)繁重，無暇顧及自身發(fā)展的占到了65%。在被調(diào)查中雖然大多數(shù)都比較喜歡檔案管理事務(wù)中的管理工作。具體業(yè)務(wù)工作和編研工作學(xué)術(shù)研究，認(rèn)為職業(yè)生涯規(guī)劃對(duì)于我們檔案工作者很重要的84人達(dá)92%；而對(duì)自己今后的職業(yè)打算是安心檔案 管 理 工 作努力實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值只 有55%；認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)生涯規(guī)劃及發(fā)展最需要的條件是需要個(gè)人再繼續(xù)努力學(xué)習(xí)進(jìn)一步明確自己的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的有58%；回答是需要檔案管理部門多創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高的機(jī)會(huì)學(xué)校主 要 領(lǐng) 導(dǎo) 多 理 解 和 支 持 檔 案 管 理 工 作的55%。這說明新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員整體素質(zhì)基本是好的，但需要個(gè)人努力學(xué)習(xí)進(jìn)一步明確自己的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，需要檔案管理部門多創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高的機(jī)會(huì)，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)多理解和支持檔案管理工作。其中有40%的人員對(duì)自己的檔案職業(yè)生涯規(guī)劃知道很少或不知道，這說明學(xué)校對(duì)檔案管理人員的職業(yè)規(guī)劃體系尚不健全，檔案管理人員對(duì)自己目前的職業(yè)規(guī)劃空間和職業(yè)能力不很明晰，缺乏體系的規(guī)劃培養(yǎng)。這部分人員對(duì)于自己的職業(yè)發(fā)展前途表現(xiàn)出明顯的職業(yè)顧慮。同時(shí)也說明在新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理人員中實(shí)施職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的必要性及其意義。
一、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是檔案管理人員認(rèn)清自己事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的需要
檔案管理人員制定職業(yè)生涯規(guī)劃的重要內(nèi)容之一就是要明確自己的人生事業(yè)目標(biāo)。這一目標(biāo)是建立檔案職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎(chǔ)和前提，在確立目標(biāo)的過程中檔案管理人員要深入地進(jìn)行自我評(píng)價(jià)分析，從而明確自己內(nèi)心的需要正確認(rèn)識(shí)自身的特質(zhì)，以及自己現(xiàn)有的綜合條件與潛在的發(fā)展可能。并評(píng)估個(gè)人發(fā)展目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)之間的差距，進(jìn)而樹立自己明確的檔案管理職業(yè)生涯發(fā)展目標(biāo)。對(duì)新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院近百人的調(diào)查中就有40%的人員對(duì)自己的檔案職業(yè)生涯規(guī)劃知道很少或不知道，所以在高等學(xué)檔案管理人員中做好其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃有助于檔案管理人員進(jìn)一步認(rèn)清自己事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。
二、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的目的性、計(jì)劃性的需要
由于缺乏對(duì)職業(yè)生涯規(guī)劃概念和意識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，不少檔案管理人員對(duì)自己的成長(zhǎng)發(fā)展要達(dá)到什么目標(biāo)、通過哪些努力可以達(dá)到這些發(fā)展目標(biāo)?，F(xiàn)在自己處于什么層次的發(fā)展階段等問題在自己的頭腦里一直是模糊的或者說是不清楚的。有的甚至從來就沒有這樣考慮過缺少自我發(fā)展規(guī)劃的需要和意識(shí)。表現(xiàn)在工作上就是只知道服從學(xué)校檔案管理部門的安排以完成單位分配給自己的工作任務(wù)為目的，沒有什么自己的個(gè)人追求和事業(yè)發(fā)展目標(biāo)工作是比較被動(dòng)的，當(dāng)工作不滿意影響到自己的事業(yè)發(fā)展時(shí)往往就會(huì)歸因于外界環(huán)境對(duì)自己的影響制約，認(rèn)為自己盡力了沒有什么辦法克服困難。新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理人員隊(duì)伍的調(diào)查中對(duì)自己近3-5年的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃個(gè)人沒有明確目標(biāo)占13%。有30%的人員對(duì)自己近3-5年的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃不知道，從未規(guī)劃過自己的職業(yè)生涯或規(guī)劃過但目標(biāo)不太明確。其調(diào)查結(jié)果也說明做好其職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃可有助于高校檔案管理人員。確定好自己的發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)自己的規(guī)劃及人生價(jià)值促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。
三、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是檔案管理人員發(fā)掘
自我潛能增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力的需要，一種行之有效的職業(yè)生涯規(guī)劃必然為檔案管理人員提供明確的發(fā)展方向、詳細(xì)的發(fā)展內(nèi)容和科學(xué)的發(fā)展策略。在這些內(nèi)容中對(duì)于發(fā)展重點(diǎn)及其選擇一定是在全面分析全面認(rèn)識(shí)自己的基礎(chǔ)上發(fā)展地認(rèn)識(shí)自己從而更好地樹立發(fā)掘自身潛能的信心、消除自卑心理感受。自身存在的潛能發(fā)展自我觀察體驗(yàn)的能力掌握開發(fā)自我潛能的方法積地開發(fā)自我潛能。所以檔案管理人員一定要把握機(jī)會(huì)在確認(rèn)自己核心優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上解放思想打破條條框框，以積極的心態(tài)設(shè)定目標(biāo)全力拓展優(yōu)勢(shì)突破思維的自我設(shè)限實(shí)現(xiàn)自我超越。檔案管理人員要善于從認(rèn)識(shí)自己的特長(zhǎng)開始發(fā)掘潛能，經(jīng)常給予自我積極的暗示培養(yǎng)有利于激發(fā)潛能的習(xí)慣樹立發(fā)掘自身潛能的信心，在實(shí)踐中才能持續(xù)釋放自己的潛能。所以檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃的未來發(fā)展重點(diǎn)一定是有利于發(fā)掘自我潛能并使其持續(xù)增值成為增強(qiáng)個(gè)人實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)能力的重要突破點(diǎn)。
經(jīng)過調(diào)查研究可知，現(xiàn)在很多的大學(xué)生不注重自身檔案的管理，對(duì)檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業(yè)生在校期間的整體素質(zhì)信息，是整體上反映畢業(yè)生素質(zhì)的重要憑證。但目前相關(guān)人員對(duì)檔案不夠重視，現(xiàn)有很多問題需要整改。
一、人事檔案管理存在的問題
1.畢業(yè)生自身不重視個(gè)人檔案管理。隨著勞務(wù)制度的改革變化，用人單位對(duì)有關(guān)資料的審查要求，使一部分的畢業(yè)生認(rèn)為畢業(yè)檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展用人單位自由制定用人標(biāo)準(zhǔn)，所以畢業(yè)生們?yōu)榱吮M快找到工作，忽視對(duì)檔案的管理，在入職公司之后，相關(guān)人事部門也不過于重視畢業(yè)生檔案的問題，對(duì)這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業(yè)生檔案有關(guān)作用。
2.檔案的管理工作不夠規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門沒有自身嚴(yán)格的管理制度，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、收納等工作時(shí)不認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區(qū)還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準(zhǔn)確性，還會(huì)造成流動(dòng)人員篡改檔案，管理手段十分不嚴(yán)格，在現(xiàn)在的信息化社會(huì)不能夠有效的使用電腦科技快速準(zhǔn)確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現(xiàn)象。檔案長(zhǎng)時(shí)間沒有人認(rèn)領(lǐng)，傳統(tǒng)管理方式又做不到及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，致使一些檔案存放時(shí)間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應(yīng)了畢業(yè)生在?；顒?dòng)的真實(shí)情況，是各方面人們認(rèn)識(shí)客觀事實(shí)的依據(jù)材料，不管是畢業(yè)生的檔案還是社會(huì)各界人士的檔案，都是一項(xiàng)最具有價(jià)值的信息載體，高校畢業(yè)生的檔案管理工作的好壞更是關(guān)系到了眾多畢業(yè)生的自身利益。
二、做好畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)措施
為了讓大中專畢業(yè)生的檔案更好的發(fā)揮出其作用，為畢業(yè)生們提供更好的服務(wù)，提出幾點(diǎn)管理檔案的具體措施。
1.加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案的重視性。畢業(yè)生初步邁進(jìn)社會(huì)，沒有相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，自然是意識(shí)不到檔案的重要性作用，畢業(yè)生只以為檔案只是脫離學(xué)校存入社會(huì)，對(duì)檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校相關(guān)部門一定要讓畢業(yè)生們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移到生源地的有關(guān)工作。而另一方面，作為用人機(jī)構(gòu)，要向畢業(yè)生說明檔案的實(shí)際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對(duì)于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時(shí)的做好補(bǔ)充工作，千萬不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規(guī)范化。檔案的管理部門在接收畢業(yè)生檔案時(shí)，要做好詳細(xì)的記錄和分類存檔，要詳細(xì)根據(jù)學(xué)歷、專業(yè)等信息進(jìn)行編號(hào)，注意收集檔案信息，做到所有畢業(yè)生檔案統(tǒng)一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請(qǐng)專業(yè)化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采用信息化管理辦法，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案的管理工作。事實(shí)證明，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會(huì)大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息的利用。有關(guān)人員在整理檔案的過程中，要充分了解學(xué)生的各種信息，比如學(xué)生的知識(shí)水平以及社會(huì)實(shí)踐情況等等，并設(shè)立多項(xiàng)查詢條件，可以根據(jù)不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業(yè)生信息多元檢索系統(tǒng)的建立，可以有效管理人才儲(chǔ)備資源，保障優(yōu)秀人才不流失。
三、結(jié)語
1 技工院校畢業(yè)生信息反饋檔案收集現(xiàn)狀及主要內(nèi)容
技工院校畢業(yè)生信息反饋檔案的收集，最初是班主任和任課老師為了給在校學(xué)生提供學(xué)習(xí)動(dòng)力和經(jīng)驗(yàn)以及今后的努力方向而自動(dòng)自發(fā)的行為。他們多采用傳統(tǒng)方式，利用自身與學(xué)生關(guān)系比較緊密并經(jīng)常和畢業(yè)生聯(lián)系的優(yōu)勢(shì)，收集一些可供參考的畢業(yè)生反饋信息，這些信息往往是分散的、凌亂的，多數(shù)技工院校目前尚未形成較完善的畢業(yè)生信息反饋檔案管理和利用體系。
畢業(yè)生信息收集的完整與否將直接關(guān)系到信息反饋檔案信息的完整。具體應(yīng)著重收集以下方面的內(nèi)容：①畢業(yè)生基本信息，包括畢業(yè)生的姓名、出生年月、籍貫、個(gè)人照片、專業(yè)、班級(jí)、在校的表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等。②畢業(yè)生離校后的信息，內(nèi)容主要有：畢業(yè)生應(yīng)聘后的工作地點(diǎn)、工作單位、職務(wù)、職稱、辦公電話、傳真、個(gè)人電話、通訊地址、電子郵件、個(gè)人經(jīng)歷、工作成就、科研成果等情況。③畢業(yè)生對(duì)母校各方面的評(píng)價(jià)與建議，內(nèi)容主要應(yīng)包括：畢業(yè)生對(duì)母校發(fā)展和建設(shè)的建議、對(duì)學(xué)校的投資和合作意向、對(duì)學(xué)校未來的規(guī)劃建議等。應(yīng)當(dāng)充分利用這部分資源，也是收集畢業(yè)生信息反饋檔案的最主要目的。④用人單位對(duì)畢業(yè)生的評(píng)價(jià)信息及社會(huì)人才市場(chǎng)對(duì)畢業(yè)生的綜合素質(zhì)要求的收集。這方面包括用人單位依據(jù)一定的準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)技工院校及其人才產(chǎn)品所作的價(jià)值判斷材料等，如工作態(tài)度、專業(yè)知識(shí)等的評(píng)價(jià)材料。傳統(tǒng)畢業(yè)生信息反饋檔案忽視了用人單位對(duì)畢業(yè)生的評(píng)價(jià)信息及社會(huì)人才市場(chǎng)對(duì)畢業(yè)生的綜合素質(zhì)要求的收集。
2 技校畢業(yè)生信息反饋檔案收集的意義
第一，收集技校畢業(yè)生信息反饋檔案為學(xué)校了解畢業(yè)生是否符合社會(huì)需求提供重要的資料，是品鑒學(xué)校培養(yǎng)人才質(zhì)量的重要依據(jù)。第二，收集畢業(yè)生信息反饋檔案為學(xué)校發(fā)展自己、壯大自己提供重要的依據(jù)憑證。第三，收集畢業(yè)生信息反饋檔案可以為在校學(xué)生提供相關(guān)的就業(yè)信息，有助于他們更快地融入社會(huì)。第四，建立高校畢業(yè)生信息反饋檔案，有利于建立良好的社會(huì)關(guān)系。第五，收集畢業(yè)生信息反饋檔案，完善班主任及任課教師的評(píng)價(jià)。
3 如何做好技校畢業(yè)生信息反饋檔案的收集
3.1 形成制度，責(zé)任到人，專門負(fù)責(zé)。畢業(yè)生信息反饋檔案的收集工作量大、難度大，而且涉及學(xué)校多個(gè)科室，必須由學(xué)校有組織地進(jìn)行。不僅要重視、有方法，還要制度化、系列化和規(guī)范化，以保證其長(zhǎng)效性。首先，有效的約束機(jī)制是開展工作的重要保證，要制定相應(yīng)的畢業(yè)生信息反饋檔案收集管理制度，明確收集的內(nèi)容、收集的范圍、收集時(shí)間、由誰來完成收集；其次，領(lǐng)導(dǎo)重視，親自掛帥，指定能力強(qiáng)、技術(shù)過硬的專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，把相關(guān)部門的人協(xié)調(diào)在一起，各負(fù)其責(zé)，有目的、有計(jì)劃地實(shí)施跟蹤收集本部門畢業(yè)生相關(guān)信息反饋材料，再向?qū)W校指定部門移交，由指定部門統(tǒng)一鑒定、整理、立卷、歸檔。
3.2 采用現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)方式相結(jié)合的多種收集方式，處處留心，時(shí)時(shí)捕捉。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，校友錄等方式的出現(xiàn)，畢業(yè)生信息反饋檔案收集出現(xiàn)了多種多樣自由化的形式，如，校友錄、校友聯(lián)誼會(huì)、校友俱樂部，等等。畢業(yè)生信息反饋材料不能僅僅限于書面的文檔，可充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，相應(yīng)建立一個(gè)學(xué)校與畢業(yè)生雙主動(dòng)的、積極高效的信息溝通渠道，進(jìn)行更廣泛的信息反饋收集。收集方法可以有多種，如寄發(fā)畢業(yè)生情況調(diào)查表，借助校慶、班慶或召開校友會(huì)的機(jī)會(huì)收集有關(guān)材料，對(duì)有關(guān)名人實(shí)施重點(diǎn)收集等。再結(jié)合傳統(tǒng)方式，如，組織畢業(yè)生回母校參觀、座談，組織就業(yè)單位研討和座談等多種形式和手段收集。
（1）每位國(guó)家計(jì)劃內(nèi)統(tǒng)招的畢業(yè)生有且只有一份就業(yè)協(xié)議書，因此，畢業(yè)生要在考慮清楚后再與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書。
（2）就業(yè)協(xié)議書是辦理畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證及戶口、檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的依據(jù)，用人單位如果不能落實(shí)畢業(yè)生的戶口和檔案關(guān)系，就不必與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書。
（3）畢業(yè)生要與用人單位認(rèn)真核對(duì)協(xié)議書上的信息，單位名稱、檔案轉(zhuǎn)寄單位名稱、戶口遷移地址等內(nèi)容必須規(guī)范填寫，以保證順利辦理畢業(yè)生就業(yè)有關(guān)手續(xù)。
（4）畢業(yè)生應(yīng)如實(shí)介紹自己的情況（如已報(bào)考研究生，畢業(yè)生在簽訂三方協(xié)議時(shí)應(yīng)向用人單位講明情況，并在就業(yè)協(xié)議書相關(guān)項(xiàng)目中填寫清楚，否則很容易引起協(xié)議糾紛）。
填寫協(xié)議書時(shí)要注意的事項(xiàng)
（1）就業(yè)協(xié)議上用人單位名稱一欄必須完整填寫單位全稱（和公章一致）。大部分省市要求根據(jù)用人單位名稱打印報(bào)到證，且根據(jù)單位全稱下發(fā)計(jì)劃到各地市和各有關(guān)單位，各地市和各有關(guān)單位將根據(jù)報(bào)到證落實(shí)畢業(yè)生的戶口、檔案關(guān)系等。
（2）單位地址一欄必須完整準(zhǔn)確地填寫省市，并精確地寫出具體地址。因?yàn)閳?bào)到地址、單位所在地及單位隸屬等都要依據(jù)此項(xiàng)錄入，一旦單位地址一欄有誤，會(huì)導(dǎo)致單位所在地區(qū)不能接收畢業(yè)生就業(yè)方案，從而影響畢業(yè)生的順利報(bào)到。
（3）畢業(yè)生所填寫的檔案轉(zhuǎn)移單位地址以及郵編必須準(zhǔn)確，不得省略。學(xué)校將據(jù)此錄入方案并轉(zhuǎn)移檔案，如果信息有誤，將導(dǎo)致畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移過程中投遞和接收困難，致使畢業(yè)生不能及時(shí)順利落實(shí)各種關(guān)系等。
（4）如實(shí)填寫畢業(yè)生生源地，對(duì)最終沒有落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生，學(xué)校將據(jù)此將其方案報(bào)送其生源所在省市或省市以下地區(qū)。如該欄有誤，會(huì)導(dǎo)致畢業(yè)生無法在本地落戶和落實(shí)關(guān)系，更無法在其他地區(qū)落戶和落實(shí)關(guān)系以及就業(yè)。如需改正，必須征得生源地省市同意并報(bào)教育部批準(zhǔn)。
簽訂協(xié)議書的相關(guān)規(guī)定
（1）畢業(yè)生在擇業(yè)時(shí)，應(yīng)持學(xué)校統(tǒng)一下發(fā)并有相關(guān)單位蓋章的推薦表、學(xué)習(xí)成績(jī)單和帶有教育部門統(tǒng)一編號(hào)的就業(yè)協(xié)議書（研究生持《全國(guó)畢業(yè)研究生就業(yè)協(xié)議書》，本科生持《全國(guó)普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》）等材料。
（2）就業(yè)協(xié)議書是學(xué)校、用人單位、畢業(yè)生形成就業(yè)約定的有效憑據(jù)，高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心將根據(jù)有效的就業(yè)協(xié)議書來制訂就業(yè)方案。
（3）畢業(yè)生與用人單位約定的其他事項(xiàng)須以書面形式說明。
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀問題；對(duì)策研究
一、檔案信息化工作的內(nèi)涵
“檔案信息化，就是我國(guó)檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過統(tǒng)一引導(dǎo)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)踐活動(dòng)中去，對(duì)不同種類的檔案資源進(jìn)行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便適應(yīng)信息化社會(huì)時(shí)代對(duì)不同類檔案信息的綜合應(yīng)用需求。簡(jiǎn)單來說，即檔案信息輸入、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化、數(shù)字化。”
二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的意義
從我國(guó)當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際情況來看，進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對(duì)于社會(huì)具有重要的作用。由于信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行這一項(xiàng)目的建設(shè)滿足了時(shí)展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時(shí)代步伐，不斷提高辦公自動(dòng)化水平，滿足時(shí)展的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實(shí)體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會(huì)人力資源的需要。進(jìn)行畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)楦咝？蒲?、教學(xué)、社會(huì)管理工作提供高效服務(wù)；最后，能夠更好地服務(wù)社會(huì)。“高校畢業(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實(shí)可靠，對(duì)社會(huì)、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值更大，進(jìn)行信息化建設(shè)，可以及時(shí)有效地為社會(huì)公眾提供有所需求的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源社會(huì)共享?！?/p>
三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
（一）相關(guān)單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實(shí)生活中一些單位或部門把高校畢業(yè)生檔案管理工作當(dāng)作是一件簡(jiǎn)單的保管工作，對(duì)于它的重要價(jià)值沒有深刻認(rèn)識(shí)。在他們看來，它只是占據(jù)他們主要工作的時(shí)間不到十分之一，對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯(cuò)誤就可以了，滿足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導(dǎo)致在實(shí)際生活中，工作管理人員對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。
（二）有關(guān)法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國(guó)目前針對(duì)檔案管理的相關(guān)法律，只有《中華人民檔案法》，對(duì)其修改也是非常有限。各級(jí)政府、部門在傳達(dá)信息、任務(wù)分工僅僅依靠通知或者采用暫時(shí)性的決策，同時(shí)，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無法統(tǒng)一。當(dāng)前國(guó)家放松對(duì)戶籍制度的管理，使得人員流動(dòng)加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰(zhàn)。
（三）硬件投入不足，管理方法不科學(xué)。存儲(chǔ)畢業(yè)生檔案的檔案室應(yīng)該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際的工作中，一些專門負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案信息材料霉變，對(duì)以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。
（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門對(duì)它的重要性認(rèn)識(shí)不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應(yīng)高校畢業(yè)生在人力資源市場(chǎng)的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時(shí)絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對(duì)后來的檔案利用不利。
四、人力資源部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的策略選擇
（一）重視對(duì)高校畢業(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓(xùn)等需求隨著時(shí)代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時(shí)期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了更多的困難“對(duì)于因?yàn)槟承┰虺霈F(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時(shí)把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂?！?/p>
（二）加強(qiáng)對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人力資源部門要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時(shí)庫房設(shè)施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。
（三）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫?！案咝．厴I(yè)生檔案信息化建設(shè)是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變。”“人才交流事業(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)工作效率提高、優(yōu)化服務(wù)水平”。
五、結(jié)語
為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制，了解信息化建設(shè)工作的重要性、理解檔案工作信息化建設(shè)、發(fā)展對(duì)學(xué)校、社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有哪些極其重要的作用。對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作要從存在的問題出發(fā)，制定科學(xué)合理有效的應(yīng)對(duì)策略，同時(shí)，確保檔案工作必須與社會(huì)接軌、與國(guó)際接軌、與未來接軌。
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