發(fā)布時間：2023-05-31 15:00:23
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子合同歸檔管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
合同作為體現(xiàn)簽約各方的真實(shí)意思表達(dá)，在建設(shè)項(xiàng)目管理中處于重要地位，在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，需要通過合同來完成建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工等建設(shè)內(nèi)容；同時，合同也是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成內(nèi)容。保證合同歸檔文件的真實(shí)性，是建設(shè)項(xiàng)目合同管理的基本出發(fā)點(diǎn)。
而若想在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中對相關(guān)的合同管理進(jìn)行有效審核，審核員應(yīng)當(dāng)對合同及合同管理、合同形式及相關(guān)內(nèi)容等方面有比較全面的認(rèn)識。本文以與建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范中所提出的合同管理要求，結(jié)合近年來我們參與建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)與體會，對如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對建設(shè)項(xiàng)目合同管理的認(rèn)識。
一、合同及建設(shè)項(xiàng)目合同管理的基本概念
在討論合同管理時，應(yīng)當(dāng)理解“在合同法甚至民法上，協(xié)議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協(xié)議”的含義本身就具有是在簽約各方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上達(dá)成的，是指平等民事主體之間如政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、個人等自然人、法人或其他組織通過協(xié)商所達(dá)成的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的的法律行為，同時，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產(chǎn)生的法律關(guān)系。當(dāng)我們在對建設(shè)單位的合同管理情況進(jìn)行審核時，應(yīng)當(dāng)注意到關(guān)于合同的內(nèi)涵含義，所以，當(dāng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時，對以“合同”、“協(xié)議”、“備忘錄”等名義出現(xiàn)的文件，應(yīng)當(dāng)都按照合同來對待，體現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目過程中建設(shè)單位與參建單位通過平等協(xié)商與相關(guān)單位（一般為企業(yè)）所建立的法律關(guān)系及所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)及實(shí)施的法律行為。
進(jìn)一步而言，當(dāng)我們在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應(yīng)當(dāng)注意其是否體現(xiàn)了合同所應(yīng)當(dāng)具備的法律行為及由此產(chǎn)生的法律關(guān)系。因此可以看出，建設(shè)項(xiàng)目合同管理的實(shí)質(zhì)，體現(xiàn)出建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中， 對項(xiàng)目合同的管理控制能力，而通過對合同管理情況的審查，可以對建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程予以公正的評價(jià)。
檔案與其它信息系統(tǒng)的最大區(qū)別之一，在于不僅可以提供真實(shí)的信息，還在于可以還原其在歸檔時的原始狀態(tài)，可以實(shí)現(xiàn)回溯性查找。建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中所簽訂的招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購以及職業(yè)衛(wèi)生（勞動衛(wèi)生）評估、安全評估等合同文件（合同檔案）成為評判建設(shè)單位所承擔(dān)的建設(shè)項(xiàng)目活動是否依規(guī)進(jìn)行、合法有效的依據(jù)。
二、與建設(shè)項(xiàng)目合同管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件
自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環(huán)境已經(jīng)基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，是保證建設(shè)項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)目標(biāo)的主要手段，為此，國家相關(guān)部門了一系列的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，以達(dá)到對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理的目的。因此有必要對這些在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中需要執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范予以充分認(rèn)識，才能在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中自覺有效地執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。這些需要關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范主要有：
1.在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中，《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標(biāo)準(zhǔn)文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規(guī)定：
6.8 合同要求
6.8.1建設(shè)項(xiàng)目中各方應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任；可在施工合同或設(shè)計(jì)合同中明確。也可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。
6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在設(shè)計(jì)合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)（包括必須套數(shù)和主管機(jī)關(guān)要求套數(shù)），以及因修改增加新圖的責(zé)任：凡由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。
6.8.3 施工合同中應(yīng)明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。
6.8.4 監(jiān)理合同中應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任?！?/p>
DA/T28中的這些條款，對編制竣工圖及建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)理單位所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的合同義務(wù)做出了明確規(guī)定。
2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》中，也對此做出了相應(yīng)規(guī)定：“建設(shè)單位在制定招標(biāo)文件、與參建單位簽訂合同（協(xié)議）時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確相關(guān)單位的項(xiàng)目檔案管理職責(zé)及項(xiàng)目文件的形成、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔套數(shù)、歸檔時間及違約責(zé)任?！?該規(guī)范性文件還進(jìn)一步明確規(guī)定：“建設(shè)單位在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項(xiàng)目文件歸檔情況，對于未按合同（協(xié)議）要求提供項(xiàng)目檔案（文件材料）的，暫?；虿挥柚Ц丁！?/p>
另外，在《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規(guī)定：“電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施。實(shí)施機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目建設(shè)初期通過制定歸檔制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、合同條款、開展培訓(xùn)、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項(xiàng)目建設(shè)過程中，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)程，對電子政務(wù)項(xiàng)目文件的收集、整理情況進(jìn)行檢查；單項(xiàng)工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收時，應(yīng)同步進(jìn)行檔案驗(yàn)收?！?/p>
對于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的專家來說，掌握這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件對合同管理的要求，是非常必要的。
三、審查建設(shè)單位合同管理時需要關(guān)注的內(nèi)容
那么，在審查建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目合同管理狀態(tài)時，應(yīng)當(dāng)關(guān)注哪些內(nèi)容呢？或者說通過哪些方面的審查來評價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀況呢？結(jié)合我們在建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收中的經(jīng)驗(yàn)來看，在評價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀態(tài)時，可以從以下幾個方面進(jìn)行。
1.與建設(shè)單位簽訂合同、建立起合同法律關(guān)系的資質(zhì)方面
按照相關(guān)規(guī)定，在簽訂建設(shè)項(xiàng)目合同時，如果對參建單位的資質(zhì)有相關(guān)要求時，則應(yīng)當(dāng)對合同主體的資質(zhì)進(jìn)行審核，如果與建設(shè)單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質(zhì)，則導(dǎo)致所簽訂的合同無效。
例如，承擔(dān)建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)項(xiàng)目的參建單位，應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)的招標(biāo)資質(zhì)，如其資質(zhì)證書規(guī)定其只擁有機(jī)電工程招標(biāo)資質(zhì)的單位，就不能承擔(dān)土木工程的招標(biāo)項(xiàng)目；如果要求具有相關(guān)的保密資質(zhì)時，也需要其提供相關(guān)的保密資質(zhì)證明文件；或者應(yīng)當(dāng)是由具有甲級資質(zhì)的咨詢單位進(jìn)行的項(xiàng)目評估，就不能由僅僅具備乙級資質(zhì)的單位來承擔(dān)。
2.建設(shè)項(xiàng)目合同文本的有效性方面
建設(shè)項(xiàng)目合同文本指具備相關(guān)資質(zhì)的參建單位與建設(shè)單位所簽訂的合同（協(xié)議）是否具備讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素。如果合同（協(xié)議）文本不具備合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素，即使是簽訂合同（協(xié)議）的單位資質(zhì)符合要求，合同（協(xié)議）同樣不會產(chǎn)生法律效力。這種讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協(xié)議）的“生效要件”。
一般來說，合同（協(xié)議）的生效要件包括以下內(nèi)容：
a簽約雙方具備獨(dú)立承擔(dān)合同義務(wù)的主體資格，如具備相關(guān)資質(zhì)；
b合同（協(xié)議）表達(dá)了簽約雙方的真實(shí)意思；
c合同（協(xié)議）生效的時間；如在合同（協(xié)議）規(guī)定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協(xié)議）的文本中卻沒有簽字時間；
d合同（協(xié)議）所規(guī)定的條款不符合建設(shè)項(xiàng)目批復(fù)文件的要求或內(nèi)容時，其合同（協(xié)議）實(shí)際上也屬于無效。
當(dāng)然，導(dǎo)致合同（協(xié)議）無效的表現(xiàn)形式不止以上方面，但就我們的經(jīng)驗(yàn)看，這幾個方面是在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中對項(xiàng)目合同（協(xié)議）進(jìn)行審查時，經(jīng)常出現(xiàn)的導(dǎo)致驗(yàn)收組專家對合同（協(xié)議）的法律效力提出質(zhì)疑的方面。
3.建設(shè)項(xiàng)目合同的整理組卷方面
建設(shè)單位的合同管理，包括對項(xiàng)目檔案的管理在內(nèi)，因此，考察建設(shè)單位合同檔案的整理、組卷，也是建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的主要內(nèi)容。通過查看合同檔案的案卷質(zhì)量，同樣可以反映出建設(shè)單位項(xiàng)目管理及合同管理的情況。
查看合同檔案的案卷質(zhì)量時，不僅要查看以上的內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)對合同文件劃分、組卷等案卷質(zhì)量的進(jìn)行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關(guān)活動產(chǎn)生的文件一起組卷、合同的附件（技術(shù)協(xié)議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。
特別需要強(qiáng)調(diào)的是，歸檔的合同應(yīng)為原件。
四、建設(shè)單位合同歸檔制度實(shí)施情況
在考察建設(shè)單位的合同管理時，除了考察其合同檔案的案卷質(zhì)量等方面，還應(yīng)當(dāng)對建設(shè)單位是否執(zhí)行了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范提出的合同管理要求情況進(jìn)行考察，如相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：建設(shè)單位在與中標(biāo)單位簽訂合同時，宜做出專門的歸檔文件內(nèi)容，規(guī)定相關(guān)的項(xiàng)目文件收集整理?xiàng)l款，條款中是否提出了對建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的質(zhì)量要求。
在合同管理方面對當(dāng)年所簽訂的合同*多份合同進(jìn)行了編號、蓋章登記，合同項(xiàng)目顧客評審表進(jìn)行分類，并在OA系統(tǒng)上對所簽訂合同進(jìn)行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時間里完成了*年每月生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)匯總工作。對于各單位情況不同對合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占*%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對于分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面也是任勞任怨只有各分支機(jī)構(gòu)有快件過來，都會想盡辦法為其辦理，并在最短時間內(nèi)給他們寄郵回去，以不耽誤對方工作為目的，從不因個人問題而延誤工作。
完成了*年度省、市勘察協(xié)會會費(fèi)上繳工作。
二、資質(zhì)管理方面工作情況
由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)，但在朱科長的關(guān)心和幫助下，使我很快就轉(zhuǎn)變了思想，進(jìn)入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報(bào)工作，完成了院工商營業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機(jī)構(gòu)代碼證換證及年檢工作。并對全院各類資質(zhì)進(jìn)行了一次清理，按資質(zhì)證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應(yīng)的電子明細(xì)表，便于借閱人員查看，對日常資質(zhì)證件（原件及復(fù)印件）借用進(jìn)行了登記、維護(hù)管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門登記備案工作，以及完成了當(dāng)月的合同管理統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理20*年院施工的**草街子地質(zhì)災(zāi)害防治施工項(xiàng)目原始資料；以及各分支機(jī)構(gòu)投標(biāo)使用資質(zhì)借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國工程勘察設(shè)計(jì)單位誠信單位”牌匾、證書申領(lǐng)工作。協(xié)助各分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目投標(biāo)工作，做出謀劃策之功效，如：*分院參加*藝術(shù)館工程勘察項(xiàng)目投標(biāo)，*分院*高速公路連接線粉噴樁檢測項(xiàng)目投標(biāo)等工作。按市建委工程勘察設(shè)計(jì)處和武漢勘察設(shè)計(jì)協(xié)會的要求，將我院基本情況等相關(guān)資料報(bào)送《武漢勘察設(shè)計(jì)》網(wǎng)站，建武漢勘察設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計(jì)工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)匯總工作。
七月份協(xié)助*科長順利完成了地質(zhì)勘察資質(zhì)（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個甲級資申報(bào)工作，這也是我第一次參與資質(zhì)維護(hù)管理工作，實(shí)現(xiàn)中學(xué)到了很多的知識，豐富了我的工作經(jīng)驗(yàn)，此項(xiàng)工作已圓滿完成并已為我院取得了三個甲級資質(zhì)。完成了我院《武漢市工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)誠信單位》申報(bào)工作，此項(xiàng)工作也得到了好的結(jié)果，我院被評為武漢市28家工程勘察設(shè)計(jì)誠信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測繪資質(zhì)年檢工作，新的測繪資質(zhì)也已領(lǐng)取，并對我院地災(zāi)類（勘察、施工、評估、設(shè)計(jì)）資質(zhì)復(fù)審材料進(jìn)行整理工作。
十至十二月份完成了報(bào)送國土資源部地質(zhì)災(zāi)害治理工程勘察設(shè)計(jì)施工和危險(xiǎn)性評估四個甲級資質(zhì)復(fù)審材料申報(bào)工作，此項(xiàng)工作已由國土資源部審批過兩項(xiàng)地災(zāi)施工和地災(zāi)評估甲級資質(zhì)，還將等待另兩項(xiàng)資質(zhì)審批。完成了報(bào)送局企業(yè)指導(dǎo)處《單位資質(zhì)和個人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報(bào)湖北省建筑行業(yè)十強(qiáng)申報(bào)工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與體會
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)。
2、還需加強(qiáng)了部門間的溝通合作。作為企劃經(jīng)營部，平日多與各部門加強(qiáng)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)服務(wù)管理工作。為了我院目標(biāo)，各部門緊密協(xié)作，減少內(nèi)耗，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，利用集體的力量提高了我院整體作戰(zhàn)能力。
一、從以房屋登記為核心向以交易管理為核心轉(zhuǎn)變
從某種意義上說，房屋登記是物權(quán)合法建造后，各種證書匯總的“兜底”辦證。房管部門在履行管理職能時，其“業(yè)務(wù)鏈”或多或少都與登記相連。比如，交易管理與房屋登記捆綁，服務(wù)業(yè)務(wù)前置，等等。不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后，房管部門只能依靠自己職責(zé)來行使職權(quán)。房屋存在的形式主要有新建商品房和存量房兩種，因此，可以依據(jù)不同的類別，研究不同的管理辦法，從而加強(qiáng)交易管理。
一是以預(yù)售管理為龍頭，推動房地產(chǎn)市場管理。目前新建商品進(jìn)入市場前必須進(jìn)行預(yù)銷售審批，房管部門對此有比較成熟的管理辦法和經(jīng)驗(yàn)。抓好預(yù)銷售管理，特別是抓好新建商品銷售合同備案，從宏觀層面上既有利于房管部門加強(qiáng)房地產(chǎn)市場調(diào)控，打擊違規(guī)開發(fā)，同時從管理層面上也有利于房管部門推動資質(zhì)管理，開展關(guān)聯(lián)工作，對此，必須高度重視，進(jìn)一步強(qiáng)化。
二是以合同備案為重點(diǎn)，推動房地產(chǎn)交易管理。當(dāng)前，有的地方實(shí)行了存量房買房合同備案，有的地方?jīng)]有實(shí)行存量房買賣合同備案。從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，實(shí)行存量房買賣合同備案，不僅有利于加強(qiáng)房地產(chǎn)交易管理，維護(hù)市場秩序，而且有利于房管部門推進(jìn)個人住房信息建設(shè)，完善個人住房信息系統(tǒng)。如果房屋登記分離后，沒有存量房合同備案，房管部門是無法掌握房屋交易情況的，也是無法對存量房交易進(jìn)行管理的，即使不動產(chǎn)登記部門提供了不動產(chǎn)登記信息，也是一種滯后的信息，或者是市場交易與登記結(jié)果不一致的信息。因此，沒有建立存量房交易備案制度的地方，必須利用現(xiàn)有管理資源，盡快啟動存量買賣合同備案工作。另外，建立存量房買賣合同備案，也有利于房管部門加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)管理，推進(jìn)其他管理業(yè)務(wù)的上檔升級，使管理更加規(guī)范高效。
二、從以檔案管理為載體向以信息管理為載體轉(zhuǎn)變
房地產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)管理活動中直接形成的，具有保存、查考價(jià)值的文字、圖簿冊和圖像視頻等不同形式的歷史記錄。不動產(chǎn)登記統(tǒng)一后，房管部門管理的檔案范圍肯定有較大程度的調(diào)整，特別是過去因房屋登記而產(chǎn)生的大量紙質(zhì)資料和電子資料將相應(yīng)的減少。目前，房管部門檔案管理的重點(diǎn)是房屋登記資料，對此，相應(yīng)管理部門應(yīng)盡早調(diào)整工作思路。
一是擴(kuò)大管理范圍。主要是把新建商品房預(yù)銷售合同備案資料和存量房交易的合同備案資料納入房地產(chǎn)檔案管理的重點(diǎn)，與房地產(chǎn)登記的紙質(zhì)資料一道，同收集，同歸檔，同管理。同時建立相應(yīng)的電子信息資料，形成房屋從建造到交易再到擁有的比較完備的數(shù)據(jù)庫。
二是放大既有功效。房管部門在房屋登記中形成大量的紙質(zhì)資料，有的已經(jīng)轉(zhuǎn)換成電子資料?，F(xiàn)階段，要加大人力物力財(cái)力投入，在原有登記簿信息的基礎(chǔ)上，建設(shè)比較完備的個人住房信息系統(tǒng)。一方面為金融、稅務(wù)、司法、紀(jì)檢、住房保障等部門提供信息，形成資源共享平臺，打通“信息孤島”，以此來發(fā)揮房管部門在社會管理創(chuàng)新中的作用，進(jìn)一步提高房管部門的地位；另一方面為房管部門建立個人住房信息查詢系統(tǒng)提供基礎(chǔ)支撐。
三、從以行業(yè)管理為主向以產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理為主轉(zhuǎn)變
市場經(jīng)濟(jì)越成熟，行政干預(yù)越乏力。從中央“簡政放權(quán)”和“砍掉最后一公里”的信息中得到啟示，隨著改革的逐步深入，房管部門的行政權(quán)力還將進(jìn)一步減少，協(xié)會管理，行業(yè)自治將是大勢所趨，這既是改革發(fā)展的結(jié)果，也是社會進(jìn)步的標(biāo)志。為此，房管部門要創(chuàng)新思路，順勢勇為。
時光荏苒、日月如梭，不知不覺間，20xx年即將翻過，真是時不我待！由于領(lǐng)導(dǎo)的信任，我有幸在三月中旬調(diào)入企劃部來，自從進(jìn)入企劃管理部以來，在部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、幫助下，努力做到愛崗敬業(yè)，恪盡職守，以務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)、堅(jiān)定的思想信念和飽滿的工作熱情，較好地完成了自己的本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作?，F(xiàn)作如下總結(jié)：
一、資質(zhì)管理方面工作情況
由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)，但在朱科長的關(guān)心和幫助下，使我很快就轉(zhuǎn)變了思想，進(jìn)入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報(bào)工作，完成了院工商營業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機(jī)構(gòu)代碼證換證及年檢工作。并對全院各類資質(zhì)進(jìn)行了一次清理，按資質(zhì)證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應(yīng)的電子明細(xì)表，便于借閱人員查看，對日常資質(zhì)證件（原件及復(fù)印件）借用進(jìn)行了登記、維護(hù)管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門登記備案工作，以及完成了當(dāng)月的合同管理統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理20xx年院施工的重慶萬州草街子地質(zhì)災(zāi)害防治施工項(xiàng)目原始資料；以及各分支機(jī)構(gòu)投標(biāo)使用資質(zhì)借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國工程勘察設(shè)計(jì)單位誠信單位” 牌匾、證書申領(lǐng)工作。協(xié)助各分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目投標(biāo)工作，做出謀劃策之功效，如：南寧分院參加南寧藝術(shù)館工程勘察項(xiàng)目投標(biāo)，荊州分院武荊高速公路連接線粉噴樁檢測項(xiàng)目投標(biāo)等工作。按市建委工程勘察設(shè)計(jì)處和武漢勘察設(shè)計(jì)協(xié)會的要求，將我院基本情況等相關(guān)資料報(bào)送《武漢勘察設(shè)計(jì)》網(wǎng)站，建武漢勘察設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計(jì)工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)匯總工作。
七月份協(xié)助xxx科長順利完成了地質(zhì)勘察資質(zhì)（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個甲級資申報(bào)工作，這也是我第一次參與資質(zhì)維護(hù)管理工作，實(shí)現(xiàn)中學(xué)到了很多的知識，豐富了我的工作經(jīng)驗(yàn)，此項(xiàng)工作已圓滿完成并已為我院取得了三個甲級資質(zhì)。完成了我院《武漢市工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)誠信單位》申報(bào)工作，此項(xiàng)工作也得到了好的結(jié)果，我院被評為武漢市28家工程勘察設(shè)計(jì)誠信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測繪資質(zhì)年檢工作，新的測繪資質(zhì)也已領(lǐng)取，并對我院地災(zāi)類（勘察、施工、評估、設(shè)計(jì)）資質(zhì)復(fù)審材料進(jìn)行整理工作。
十至十二月份完成了報(bào)送國土資源部地質(zhì)災(zāi)害治理工程勘察設(shè)計(jì)施工和危險(xiǎn)性評估四個甲級資質(zhì)復(fù)審材料申報(bào)工作，此項(xiàng)工作已由國土資源部審批過兩項(xiàng)地災(zāi)施工和地災(zāi)評估甲級資質(zhì)，還將等待另兩項(xiàng)資質(zhì)審批。完成了報(bào)送局企業(yè)指導(dǎo)處《單位資質(zhì)和個人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報(bào)湖北省建筑行業(yè)十強(qiáng)申報(bào)工作。
二、合同管理以及分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面工作情況
在合同管理方面對當(dāng)年所簽訂的合同xxx多份合同進(jìn)行了編號、蓋章登記，合同項(xiàng)目顧客評審表進(jìn)行分類，并在oa系統(tǒng)上對所簽訂合同進(jìn)行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時間里完成了08年每月生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)匯總工作。對于各單位情況不同對合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對于分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面也是任勞任怨只有各分支機(jī)構(gòu)有快件過來，都會想盡辦法為其辦理，并在最短時間內(nèi)給他們寄郵回去，以不耽誤對方工作為目的，從不因個人問題而延誤工作。
完成了08年度省、市勘察協(xié)會會費(fèi)上繳工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與體會
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)。
2、還需加強(qiáng)了部門間的溝通合作。作為企劃經(jīng)營部，平日多與各部門加強(qiáng)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)服務(wù)管理工作。為了我院目標(biāo)，各部門緊密協(xié)作，減少內(nèi)耗，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，利用集體的力量提高了我院整體作戰(zhàn)能力。
關(guān)鍵詞：信息化；合同管理；管理優(yōu)化
合同管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的一項(xiàng)重要的手段，體現(xiàn)更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作取得初步成效的基礎(chǔ)上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術(shù)適時的應(yīng)用到合同管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)合同申報(bào)、審查、簽訂、結(jié)算和歸檔查詢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有機(jī)整合。使企業(yè)合同管理工作能夠達(dá)到質(zhì)的飛躍，邁上一個新的臺階。
一、合同信息化管理的實(shí)施背景
企業(yè)謀求發(fā)展的必然選擇：數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，推動了全國乃至世界范圍內(nèi)的生產(chǎn)方式、生活方式以及思維方式的轉(zhuǎn)變。而傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)要進(jìn)行技術(shù)改造和提升就必須借助信息化的手段得以實(shí)現(xiàn)，推動經(jīng)濟(jì)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，從而提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，因此，合同信息化管理是企業(yè)轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、謀求發(fā)展的必然結(jié)果，同時也是提升企業(yè)管理水平的重要舉措。以信息化促進(jìn)工業(yè)化的進(jìn)程和發(fā)展是時展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢，同時運(yùn)用信息化手段進(jìn)行合同管理是法務(wù)人員的努力的方向。先進(jìn)理念輔以快捷、準(zhǔn)確的信息化手段，是傳統(tǒng)企業(yè)尋求發(fā)展的必然選擇。
二、如何實(shí)現(xiàn)合同信息化管理
1.健全企業(yè)法律防范機(jī)制
回顧過去的幾年安全事故頻發(fā)，特別是發(fā)生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓(xùn)使得企業(yè)也深刻的認(rèn)識到合同管理上存在的嚴(yán)重安全問題，其他企業(yè)也以此為鑒，積極尋求提升企業(yè)合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的防范機(jī)制。在加強(qiáng)合同管理的同時注重動態(tài)監(jiān)管，健全和完善合同管理制度，強(qiáng)化企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識，使合同管理邁上一個規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化的嶄新臺階。健全企業(yè)合同管理體制，按照“統(tǒng)一授權(quán)、分級負(fù)責(zé)、分類審查以及歸口管理”的原則設(shè)定職能，責(zé)任落實(shí)，公司內(nèi)部各部門間協(xié)調(diào)配合，形成一個上下成線、縱橫成網(wǎng)的管理體系，將合同管理工作落實(shí)到實(shí)處。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部合同管理要求
大多數(shù)企業(yè)長期以來一直采用的都是紙質(zhì)合同，而合同生效往往需要各相關(guān)職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現(xiàn)需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經(jīng)辦人員多次的往返于各部門之間進(jìn)行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時間，嚴(yán)重影響工作的效率和進(jìn)度，有時可能會造成貽誤商機(jī)，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失，而紙質(zhì)合同的流轉(zhuǎn)過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現(xiàn)問題責(zé)任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時時溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當(dāng)下企業(yè)關(guān)注的新課題，建設(shè)符合企業(yè)自身發(fā)展情況的一套合同管理系統(tǒng)。
3.合同的信息化管理?xiàng)l件成熟
合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作的推行，在一定程度上促進(jìn)了合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，比如：物資采購、工程設(shè)計(jì)、工程施工、運(yùn)輸和設(shè)備維修保養(yǎng)等六大文本。為實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化奠定了基礎(chǔ)，同時也加快了合同管理方式的轉(zhuǎn)型。合同管理流程的程序化，可以增加企業(yè)業(yè)務(wù)的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實(shí)，積極參與到合同管理的工作當(dāng)中，使合同管理的形式由以往的被動防范轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃婪?，?shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創(chuàng)建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設(shè)置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經(jīng)辦人錄入的工作量同時也降低了法律風(fēng)險(xiǎn)。目前，許多企業(yè)都對于合同管理的信息化高度重視，從實(shí)際出發(fā)，積極探索信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而建立健全的、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系，進(jìn)而提升企業(yè)管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國也大力的引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，加快我國信息化的建設(shè)步伐，為各企業(yè)提供有力的技術(shù)支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)，既提高了網(wǎng)絡(luò)資源的利用率同時也提升了網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度，滿足了各公司對于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動了合同信息化管理的進(jìn)程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時間的限制，同時還可以利用信息系統(tǒng)中的跟蹤功能隨時查詢合同流轉(zhuǎn)的進(jìn)程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內(nèi)網(wǎng)審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時間，提高了工作效率同時也降低了管理的成本。充分的實(shí)現(xiàn)了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風(fēng)險(xiǎn)防控的原則。
4.優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)的功能
公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極支持，各信息管理部門也應(yīng)全力的配合，有針對性的了解國內(nèi)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和水平，對現(xiàn)行單位進(jìn)行資料調(diào)研和實(shí)地考察，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部自身的發(fā)展特點(diǎn)來規(guī)范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供一個集中管理、易維護(hù)、安全和高效的管理環(huán)境，并能夠涵蓋合同管理的各環(huán)節(jié)的內(nèi)容和職責(zé)。比如：轉(zhuǎn)授權(quán)功能就可以解決人員職位變動和人員調(diào)動、出差等授權(quán)權(quán)限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設(shè)置有關(guān)人員在權(quán)限范圍內(nèi)可以查閱的資料；合同統(tǒng)計(jì)和分析功能則可以將合同按年、季、月來進(jìn)行劃分，每個合同設(shè)定一個編號，方便統(tǒng)計(jì)和查找等等。
三、結(jié)語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創(chuàng)新了合同管理的模式，同時也解決了部門分散，點(diǎn)多面廣的問題，成功應(yīng)對了管理成本高、簽約難度大的狀況，對于提高企業(yè)合同管理水平和工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
參考文獻(xiàn)：
[1]潘懷敏.淺議企業(yè)的合同管理[J].福州黨校學(xué)報(bào),2014(2):50-53.
[2]魏維.淺談推行合同管理信息系統(tǒng)提高合同管理質(zhì)量和效率[J].商情,2017(15):133.
中專學(xué)校工程項(xiàng)目建設(shè)正在不斷走規(guī)范化、科學(xué)化道路，但是由于多方面因素限制，當(dāng)前中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理工作相對還比較滯后，加之我國的建筑施工行業(yè)還有待進(jìn)一步完善，使得中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理過程中出現(xiàn)諸多問題。
(一)合同管理體系和制度不健全，合同文本不規(guī)范
目前部分中專院校沒有建立合理的建設(shè)工程合同管理制度，合同管理體系也健全，沒有設(shè)置專門的崗位責(zé)任，合同管理程序比較混亂，合同簽訂和合同履約階段的各項(xiàng)準(zhǔn)則不規(guī)范，導(dǎo)致一旦發(fā)生合同糾紛事件，很難拿出有效的舉證而引起諸多不必要的麻煩。同時，中專院校對合同歸檔程序也沒有明確的規(guī)定和專人負(fù)責(zé)，對合同履約情況的監(jiān)督管理缺乏必要的控制手段以及評估總結(jié)，影響項(xiàng)目施工質(zhì)量。合同作為建設(shè)工程項(xiàng)目的核心內(nèi)容，是承發(fā)包雙方彼此履行義務(wù)和處理施工糾紛的重要依據(jù)，因此合同文本內(nèi)容必須規(guī)范、完整、準(zhǔn)確。但現(xiàn)實(shí)中，由于中專院校的建設(shè)造價(jià)相對較低，沒有較大的基建項(xiàng)目，在制定合同文本時沒有完全采用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，合同條款不全面、合同內(nèi)容不能平等的反應(yīng)雙方的合法權(quán)利和義務(wù)，使得合同難以順利履行。
(二)合同管理信息化程度不夠，管理手段落后
現(xiàn)在中專學(xué)校的工程建設(shè)合同管理仍然處于傳統(tǒng)分散的管理狀態(tài)，還沒有形成系統(tǒng)的精細(xì)化管理，尤其是在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時代，仍是使用手工方式進(jìn)行合同信息的采集、存儲和維護(hù)，合同管理軟件信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用相對比較落后，無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部信息資源的共享和合同管理流程的優(yōu)化與重構(gòu)，合同管理信息化程度不高，不能滿足新形勢下對合同管理的要求，影響工作效率。同時，中專學(xué)校在建設(shè)工程合同管理過程中沒有運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念，對合同管理的重要性沒有引起足夠的重視，沒有配備專業(yè)的合同管理人員負(fù)責(zé)合同的歸檔、監(jiān)管、總結(jié)評估等工作，管理手段略顯傳統(tǒng)落后。
(三)風(fēng)險(xiǎn)意識淡薄，合同履約監(jiān)管力度不到位
工程項(xiàng)目建設(shè)的不確定性因素較多，存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，包括人為風(fēng)險(xiǎn)和自然災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，所以相關(guān)管理人必須有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識。但現(xiàn)在中專學(xué)校的合同管理人員在這方面還有很大欠缺，由于受專業(yè)限制，中專院校對建筑施工相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不是很熟悉，從而導(dǎo)致在簽訂項(xiàng)目施工合同時存在對校方不利的風(fēng)險(xiǎn)。由于風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和防范意識的缺失，以及不注重合同保險(xiǎn)、索賠等事項(xiàng)，中專院校在基建項(xiàng)目過程中承擔(dān)了大量的風(fēng)險(xiǎn)，并有可能造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。此外，建設(shè)工程合同從簽訂、實(shí)施到最后的評估總結(jié)都離不開嚴(yán)格的監(jiān)督控制，但目前有關(guān)監(jiān)管部門對相關(guān)的法律法規(guī)和政策宣傳還不到位，監(jiān)管措施還有待進(jìn)一步提高，對于在項(xiàng)目工程合同管理中出現(xiàn)的問題處理不夠及時，影響施工項(xiàng)目的正常進(jìn)行和施工質(zhì)量。
二、提高中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理水平的主要對策
提高工程合同管理水平，對保證項(xiàng)目建設(shè)按約履行、提高施工質(zhì)量、維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益有重要意義。對于當(dāng)前中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理中存在的主要問題，可以有針對性的采取一些有效措施，逐步形成規(guī)范化的合同管理體系，降低學(xué)校建設(shè)施工風(fēng)險(xiǎn)。
(一)完善合同管理體系，規(guī)范建設(shè)工程合同條款內(nèi)容
建立健全合同管理體系是保障中專院校建設(shè)工程順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，要不斷完善合同管理體系，逐步規(guī)范各項(xiàng)規(guī)章制度。一方面要加大合同管理力度，加強(qiáng)合同管理部門的崗位設(shè)置和專業(yè)人員配備，要從上而下建立好合同管理組織結(jié)構(gòu)，切實(shí)做好合同管理工作；另一方面要建立健全各項(xiàng)制度體系，包括合同簽訂、履約、變更、解除、保密、歸檔等各個環(huán)節(jié)都要制定嚴(yán)密的管理制度，從而確保相關(guān)施工單位和管理部門有章可循，保證項(xiàng)目工程能夠嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)施進(jìn)行。同時，要規(guī)范合同文本的制定，嚴(yán)格把關(guān)合同條款內(nèi)容。由于建設(shè)工程的特殊性，其涉及的范圍廣、內(nèi)容多，所以在簽訂合同時必須額外謹(jǐn)慎仔細(xì)，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。一是要確保合同文本的規(guī)范性，大力推行合同示范文本，這樣既有助于提高合同的規(guī)范度和履約效率，又便于相關(guān)監(jiān)管部門對合同的監(jiān)督管理；二是要保障合同內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，確保每項(xiàng)條款的合理性和可行性。
(二)提高合同信息化管理水平，加強(qiáng)合同履約的動態(tài)管理
提高合同信息化管理水平是加強(qiáng)合同管理的有效手段。中專院校在進(jìn)行工程項(xiàng)目合同管理時，要充分利用電子信息系統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)建設(shè)工程合同管理軟件系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)合理編制合同簽訂程序，創(chuàng)建多層次合同管理模塊，對合同文本要及時錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目合同的信息化管理，提高工作效率。加強(qiáng)合同履約的動態(tài)管理，是提高合同精細(xì)化管理水平的重要措施，一方面要加強(qiáng)對合同材料的收集匯總工作，中專學(xué)校在項(xiàng)目施工過程中應(yīng)該實(shí)時的有目的性的收集各項(xiàng)有關(guān)文件，并形成匯編存檔，一旦發(fā)生合同糾紛事件時，可以第一時間拿出有效證據(jù)，維護(hù)自身的合法權(quán)益，避免經(jīng)濟(jì)損失；另一方面要及時對不恰當(dāng)?shù)暮贤瑮l款進(jìn)行合理變更，一旦發(fā)現(xiàn)有歧義或不平等合同款項(xiàng)，應(yīng)主動與合同簽訂雙方協(xié)商變更，及時做好修補(bǔ)和完善工作，做到動態(tài)監(jiān)管，減少經(jīng)濟(jì)糾紛。同時要根據(jù)合同履約的需要，對有關(guān)項(xiàng)目施工的通知單、洽談紀(jì)要等函件及時發(fā)放，并做好備案工作。
(三)加大工程合同監(jiān)管力度，減少合同糾紛
加強(qiáng)工程合同的監(jiān)管力度，是保證項(xiàng)目施工全面順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，目前中專學(xué)校在合同監(jiān)督管理方面還需要進(jìn)一步下大力氣，形成合同管理全過程的動態(tài)監(jiān)管。一方面要加強(qiáng)度合同條款內(nèi)容的審查，在簽訂合同之前必須對建筑施工方的資質(zhì)和信用等級進(jìn)行全面的調(diào)查了解，對于合同制定的合理性、公平性、法律性進(jìn)行鑒別判斷，確保合同履約合法有效；另一方面除了把好合同審查關(guān)之外，還要建立健全合同監(jiān)督管理制度，建立科學(xué)合理的項(xiàng)目跟蹤管理機(jī)制，尤其是加大對合同履約階段的監(jiān)查力度，建立嚴(yán)密的信息反饋制度，對于不符合國家相關(guān)政策和法律法規(guī)或者有害于學(xué)校切身利益的項(xiàng)目建設(shè)行為，要堅(jiān)決予以抵制，并采取切實(shí)可行的補(bǔ)救措施，杜絕項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生。同時，有關(guān)政府主管部門要做好宣傳指導(dǎo)工作，嚴(yán)格把關(guān)項(xiàng)目審批程序，并責(zé)任到人，獎懲有度，真正發(fā)揮監(jiān)管效用。
(四)增強(qiáng)合同法律意識，提高學(xué)校建設(shè)工程合同管理人員素質(zhì)
在建設(shè)項(xiàng)目合同簽訂履約過程中，要不斷增強(qiáng)合同法律意識，樹立正確的合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范意識，以嚴(yán)肅謹(jǐn)慎的態(tài)度嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，充分維護(hù)合同的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，確保合同的法律效用。作為中專院校的合同管理人員，應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)國家相關(guān)政策法規(guī)，學(xué)會依法簽訂項(xiàng)目合同，遇到糾紛時要學(xué)會用合同作為法律依據(jù)維護(hù)自身的合法權(quán)益。同時，中專學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對項(xiàng)目合同管理人員的思想指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。一方面要加大培訓(xùn)力度，尤其是相關(guān)法律學(xué)科、管理學(xué)科以及建設(shè)項(xiàng)目學(xué)科的專業(yè)培訓(xùn)，并定時對管理人員進(jìn)行考核，對于不符合崗位要求的人員要進(jìn)一步培訓(xùn)，同時要不斷提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，便于合同信息化管理；另一方面要實(shí)行嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，建立獎懲機(jī)制，激發(fā)管理人員的工作熱情。同時，合同管理人員個人也要不斷自學(xué)，主動接收先進(jìn)知識和先進(jìn)思想，在實(shí)踐中不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，做一個合格的合同管理人。
三、結(jié)束語
1物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)內(nèi)涵
“應(yīng)用型”主要指人才培養(yǎng)單位培養(yǎng)的畢業(yè)生動手能力強(qiáng)，能迅速適應(yīng)社會需要。畢業(yè)生重點(diǎn)是而向生產(chǎn)一線，對應(yīng)用知識要求較高的領(lǐng)域。應(yīng)用型人才培養(yǎng)應(yīng)強(qiáng)調(diào)以知識為基礎(chǔ)，以能力為重點(diǎn)，知識、能力、素質(zhì)三者協(xié)調(diào)發(fā)展，具休培養(yǎng)目標(biāo)應(yīng)強(qiáng)調(diào)學(xué)生綜合素質(zhì)和專業(yè)核心能力的培養(yǎng)，應(yīng)用型人才培養(yǎng)的核心和落腳點(diǎn)是應(yīng)用型課程休系建設(shè)，應(yīng)用型課程休系建設(shè)包括人才培養(yǎng)方案設(shè)計(jì)、課程休系設(shè)計(jì)、教學(xué)模式設(shè)計(jì)、教學(xué)內(nèi)容設(shè)計(jì)、教學(xué)方法選擇等方而，應(yīng)用型課程休系建設(shè)應(yīng)以知識的應(yīng)用為重點(diǎn)。
其中，人才培養(yǎng)方案設(shè)計(jì)應(yīng)突出應(yīng)用與實(shí)踐能力的培養(yǎng)，在培養(yǎng)方案中，應(yīng)加大實(shí)踐教學(xué)的比例。要從過去以學(xué)科為中心，片而追求理論系統(tǒng)性、完整性的教學(xué)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐阅芰楸疚?，突出學(xué)生動手能力、解決實(shí)際問題能力、二次創(chuàng)新能力的教學(xué)模式。課程休系建設(shè)方而應(yīng)與行業(yè)、用人單位合作，共同設(shè)置課程休系，根據(jù)行業(yè)需求以能力培養(yǎng)為基礎(chǔ)來設(shè)計(jì)課程。教學(xué)模式設(shè)計(jì)上應(yīng)遵循“理論與實(shí)踐結(jié)合”、“課內(nèi)與課外相結(jié)合”的原則，構(gòu)建多樣化教學(xué)模式。把以注重傳授知識為主的教學(xué)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐耘囵B(yǎng)學(xué)牛的知識轉(zhuǎn)化能力、專業(yè)設(shè)計(jì)能力、職業(yè)行為能力、團(tuán)隊(duì)合作能力為主的教學(xué)模式。教學(xué)內(nèi)容設(shè)計(jì)上，必須保證學(xué)生既有一定的知識水_平，又能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識應(yīng)用于實(shí)踐中的能力。因此，在教學(xué)內(nèi)容安排上，可以分三步走:基本原理的課內(nèi)講授，校內(nèi)實(shí)驗(yàn)、訓(xùn)練及課外科技活動，社會實(shí)習(xí)三位一休的教學(xué)模式。教學(xué)方法選擇上應(yīng)突出學(xué)牛能力培養(yǎng)，充分調(diào)動學(xué)牛學(xué)習(xí)的主動性、創(chuàng)造性?？刹捎脝l(fā)式、互動式的教學(xué)方法，如現(xiàn)場教學(xué)法、研討教學(xué)法、案例教學(xué)法、模擬教學(xué)法。采用案例分析、分組討論（或分組操作）、啟發(fā)引導(dǎo)、模擬訓(xùn)練、角色扮演、情景教學(xué)等教學(xué)方法，融“教、學(xué)、做”為一休，特別是要實(shí)施以真實(shí)工作任務(wù)和產(chǎn)品作為載休的教學(xué)方法，提卨教學(xué)效果，強(qiáng)化學(xué)牛能力培養(yǎng)。
2物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)課程體系建設(shè)思路
物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)課程休系建設(shè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)課程休系和教學(xué)內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和整休優(yōu)化，將顯性課程、隱性課程及第二課堂通盤考慮，以素質(zhì)教育為前提，以培養(yǎng)人的全而發(fā)展為目標(biāo)，充分考慮提高學(xué)牛知識、能力、素質(zhì)要求，在此基礎(chǔ)上更新教學(xué)內(nèi)容，建立課程模塊，培養(yǎng)方案要課堂、課外統(tǒng)籌兼顧，更好地發(fā)揮學(xué)牛自主學(xué)習(xí)的主動權(quán)和選擇權(quán)，真正實(shí)現(xiàn)以學(xué)牛學(xué)習(xí)為主休，在保障基礎(chǔ)的前提下壓縮第一課堂的理論教學(xué)時數(shù)；將實(shí)驗(yàn)、實(shí)踐教學(xué)單獨(dú)組成一個模塊，分解到各年級，強(qiáng)化實(shí)踐，使學(xué)牛素質(zhì)和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)得到提高。
應(yīng)用型人才培養(yǎng)從人才培養(yǎng)方案的頂層設(shè)計(jì)抓起，以應(yīng)用型課程休系建設(shè)為核心和落腳點(diǎn)，以培養(yǎng)適應(yīng)于地方經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)的應(yīng)用型人才為目標(biāo)，兼顧學(xué)牛長遠(yuǎn)的發(fā)展和就業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要。物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)實(shí)踐課程休系建設(shè)應(yīng)以社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展人才需求為導(dǎo)向，培養(yǎng)而向基層、而向牛產(chǎn)第一線的高素質(zhì)應(yīng)用型人才，在充分調(diào)研行業(yè)發(fā)展情況、行業(yè)崗位及崗位成長目標(biāo)的基礎(chǔ)上，對崗位工作內(nèi)容深入分析的基礎(chǔ)上總結(jié)崗位能力需求，進(jìn)而理順課程內(nèi)容與能力培養(yǎng)的關(guān)聯(lián)，最后形成完整的應(yīng)用型人才培養(yǎng)課程休系。
3 基于應(yīng)用型人才培養(yǎng)的物流管理專業(yè)課程體系建設(shè)方案
3.1物流專業(yè)初次就業(yè)崗位及成長崗位定位物流專業(yè)就業(yè)行業(yè)及崗位主要包括普通第三方物流企業(yè)(運(yùn)輸、倉儲業(yè)務(wù)為主）、制造企業(yè)物流部門、連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）及其他企業(yè)及崗位。
普通第三方物流企業(yè)中：
初級崗位：物流市場開發(fā)、倉庫管理、車輛調(diào)度、物流信息處理、客戶關(guān)系管理、行政管理等；
成長崗位(2?3年）：市場部主管、倉儲主管(經(jīng)理）、運(yùn)輸主管、分公司（辦事處)經(jīng)理等。
制造企業(yè)中：
物流部門初級崗位：物流計(jì)劃員、統(tǒng)計(jì)員、倉庫管理員、物資采購、運(yùn)力采購、供應(yīng)鏈專員等；
成長崗位：物流部主管、倉庫主管、物流外協(xié)業(yè)務(wù)主管、供應(yīng)鏈主管等。
連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）中：
初級崗位：倉儲管理員、車輛調(diào)度員、物流信息員、客戶管理員、供應(yīng)鏈專員等；
成長崗位：物流中心倉庫主管、運(yùn)輸主管、配送部主管、供應(yīng)鏈主管等。其他企業(yè)崗位有貨代業(yè)務(wù)員、貨代公司操作員、快遞業(yè)務(wù)員、快遞公司倉儲員、客服人員、信息處理員等。
3.2崗位典型工作任務(wù)及工作過程分析通過對典型物流企業(yè)、物流崗位的調(diào)研，可以得出下列物流相關(guān)崗位典型工作任務(wù)及工作過程。
業(yè)務(wù)開發(fā)的工作過程：尋找、篩選目標(biāo)客戶一客戶及業(yè)務(wù)評估一遞交物流方案書一客戶確認(rèn)一會同運(yùn)作部門進(jìn)行實(shí)施確認(rèn)一簽定物流服務(wù)合同一資源準(zhǔn)備(計(jì)劃履行合同）。
運(yùn)力采購的工作過程:明確需求一分析需求和供應(yīng)市場一編制采購計(jì)劃一詢價(jià)和報(bào)價(jià)分析一認(rèn)證確定供應(yīng)商一談判一簽訂合同一關(guān)系維護(hù)一評價(jià)采購工作。
倉儲的工作過程:接收入庫（出庫)指令一貨物接運(yùn)前的準(zhǔn)備一貨物接運(yùn)一審核訂單與進(jìn)貨單一貨物或商品檢驗(yàn)一接運(yùn)信息的處理一儲位的規(guī)劃管理一貨物或商品上架儲存一儲存環(huán)境條件的管理控制一盤點(diǎn)一盤點(diǎn)結(jié)果的處理一系統(tǒng)確認(rèn)。
分揀的工作過程:接受訂單一商品訂單資料分析一確定揀貨作業(yè)方式一制作揀貨作業(yè)單據(jù)一安排揀貨作業(yè)路徑一揀貨作業(yè)人員安排貨物揀取一分貨一系統(tǒng)確認(rèn)。
配送的工作過程:領(lǐng)取裝車單與配送單據(jù)一點(diǎn)驗(yàn)單據(jù)一按單清點(diǎn)貨物一裝車作業(yè)一按路線進(jìn)行配送一配送異常信息反饋一領(lǐng)取并審理驗(yàn)收單據(jù)一返回驗(yàn)收單據(jù)。
運(yùn)輸?shù)墓ぷ鬟^程：接收指令一調(diào)度車輛一提貨一在途跟蹤一收貨安排一費(fèi)用審核。
合同維護(hù)與修改的工作過程：新客戶合同登記一合同歸檔一按月對登記文件進(jìn)行查詢，看是否有需要續(xù)簽合同一通知客戶續(xù)簽一如果客戶提出新的需求，對需求進(jìn)行處理一完成續(xù)簽或終止合同工作。
關(guān)務(wù)工作的工作過程:接到報(bào)關(guān)資料及報(bào)關(guān)指令一根據(jù)運(yùn)作的具體產(chǎn)品情況配合海關(guān)完成產(chǎn)品的清關(guān)流程一反饋清關(guān)過程中的異常情況和海關(guān)臨時要求一協(xié)調(diào)海關(guān)處理相關(guān)問題。
商務(wù)工作的工作過程:接到客戶業(yè)務(wù)信息一錄入訂單一根據(jù)業(yè)務(wù)需要牛成不同合同一根據(jù)合同擬制打印相關(guān)單據(jù)一傳遞相關(guān)單據(jù)到關(guān)務(wù)部和物流配送部并發(fā)出相應(yīng)操作指令一搜集運(yùn)作中的相關(guān)信息并反饋客戶一協(xié)調(diào)客戶及公司處理異常問題一配合財(cái)務(wù)完成與客戶的對帳工作一跟催賬款的回收。
客戶服務(wù)的工作過程:①接受客戶需求訂單一錄入信息系統(tǒng)一訂單實(shí)施的組織和監(jiān)督一對配送、運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的異常情況進(jìn)行跟蹤處理一協(xié)調(diào)客戶關(guān)系，進(jìn)行投訴處理一對問題處理的情況進(jìn)行記錄和反饋;②客戶服務(wù)指令確認(rèn)（倉儲、運(yùn)輸、配送、綜合)一錄入信息系統(tǒng)一分單一應(yīng)收費(fèi)用審核一回單確認(rèn)一電iS回訪。
3.3崗位能力分析
根據(jù)不同的崗位工作分工，物流工作崗位能力需求差別主要休現(xiàn)在崗位工作內(nèi)容上。物流崗位工作能力需求主要休現(xiàn)在以下幾個方而：崗位工作知識儲備、信息的搜集及處理能力、語言表達(dá)與溝通能力、處理突發(fā)事件的能力、團(tuán)隊(duì)合作意識及基礎(chǔ)的外語聽說讀寫能力，具休能力要求如下：物流市場開發(fā)能力、倉儲與配送運(yùn)作能力、運(yùn)輸?shù)慕M織與運(yùn)輸流程優(yōu)化能力、電子商務(wù)與物流信息運(yùn)作的能力、（國際、國內(nèi)）貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)運(yùn)作能力、設(shè)計(jì)物流項(xiàng)目方案能力。
3.4基于應(yīng)用型人才培養(yǎng)的課程體系方案
按照應(yīng)用型人才培養(yǎng)要求，在充分調(diào)研物流工作崗位的基礎(chǔ)上，以工作崗位任務(wù)及能力要求為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)物流專業(yè)課程休系，得出如下基于應(yīng)用型人才培養(yǎng)的物流專業(yè)課程休系方案設(shè)計(jì)。
工作崗位屬于普通第三方物流企業(yè)、制造企業(yè)物流部fJ、連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）。
工作任務(wù)包括物流市場營銷、項(xiàng)目客戶開發(fā)、倉儲作業(yè)管理、庫存管理、商品養(yǎng)護(hù)管理、公路運(yùn)輸組織、運(yùn)輸調(diào)度、運(yùn)輸業(yè)務(wù)管理、運(yùn)輸流程優(yōu)化、運(yùn)輸場站規(guī)劃與布置、電子商務(wù)運(yùn)作、物流信息處理、國際、國內(nèi)貨物運(yùn)輸及進(jìn)出口業(yè)務(wù)報(bào)關(guān)、物流項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、物流業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。
職業(yè)能力涵蓋崗位工作知識儲備、信息搜集及處理能力、語言表達(dá)與溝通能力、處理突發(fā)事件能力、團(tuán)隊(duì)合作意識及基礎(chǔ)的外語聽說讀寫能力：物流市場開發(fā)能力、倉儲與配送運(yùn)作能力、運(yùn)輸?shù)慕M織與運(yùn)輸流程優(yōu)化能力、電子商務(wù)與物流信息運(yùn)作的能力、（國際、國內(nèi)）貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)運(yùn)作能力、設(shè)計(jì)物流項(xiàng)目方案能力。
(一)建立分級授權(quán)管理制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級安排,建立合同分級管理制度。屬于上級管理權(quán)限的合同,下級單位不得簽署。對于重大投資類、融資類、擔(dān)保類、知識產(chǎn)權(quán)類、不動產(chǎn)類合同,上級部門應(yīng)加強(qiáng)管理。下級單位認(rèn)為確有需要簽署涉及上級管理權(quán)限的合同,應(yīng)當(dāng)提出申請,并經(jīng)上級合同管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后辦理。上級單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。
(二)實(shí)行統(tǒng)一歸口管理
企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門,對合同實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范管理,具體負(fù)責(zé)制定合同管理制度,審核合同條款的權(quán)利義務(wù)對等性,管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本,管理合同專用章,定期檢查和評價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié),采取相應(yīng)控制措施,促進(jìn)合同的有效履行。
(三)明確職責(zé)分工
公司各業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同,并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任。公司財(cái)會部門側(cè)重于履行對合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)。
(四)健全考核與責(zé)任追究制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度,開展合同后評估,對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。
二、合同管理流程
合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段(見圖1所示)。
三、合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施
(一)合同調(diào)查
合同訂立前,企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同調(diào)查,充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況,確保對方當(dāng)事人具備履約能力。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:忽視被調(diào)查對象的主體資格審查,準(zhǔn)合同對象不具有相應(yīng)民事權(quán)利能力和民事行為能力或不具備特定資質(zhì),與不具備權(quán)或越權(quán)的主體簽訂合同,導(dǎo)致合同無效,或引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn);在合同簽訂前錯誤判斷被調(diào)查對象的信用狀況,或在合同履行過程中沒有持續(xù)關(guān)注對方的資信變化,致使企業(yè)蒙受損失;對被調(diào)查對象的履約能力給出不當(dāng)評價(jià),將不具備履約能力的對象確定為準(zhǔn)合同對象,或?qū)⒕哂新募s能力的對象排除在準(zhǔn)合同對象之外。
主要管控措施:第一,審查被調(diào)查對象的身份證件、法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件,必要時,可通過發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書的真實(shí)性和合法性,關(guān)注授權(quán)人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi),在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評價(jià)主體資格是否恰當(dāng)。第二,獲取調(diào)查對象經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、以往交易記錄等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息,分析其獲利能力、償債能力和營運(yùn)能力,評估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況,并在合同履行過程中持續(xù)關(guān)注其資信變化,建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案。第三,對被調(diào)查對象進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查,實(shí)地了解和全面評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營情況,分析其合同履約能力。第四,與被調(diào)查對象的主要供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門溝通,了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。
(二)合同談判
初步確定準(zhǔn)合同對象后,企業(yè)內(nèi)部的合同承辦部門將在授權(quán)范圍內(nèi)與對方進(jìn)行合同談判,按照自愿、公平原則,磋商合同內(nèi)容和條款,明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步;談判經(jīng)驗(yàn)不足,缺乏技術(shù)、法律和財(cái)務(wù)知識的支撐,導(dǎo)致企業(yè)利益損失;泄露本企業(yè)談判策略,導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。
主要管控措施:第一,收集談判對手資料,充分熟悉談判對手情況,做到知己知彼;研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息,正確制定本企業(yè)談判策略。第二,關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié),具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),合同價(jià)格的確定方式與支付方式,履約期限和方式,違約責(zé)任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。第三,對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同,組織法律、技術(shù)、財(cái)會等專業(yè)人員參與談判,充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧,及時總結(jié)談判過程中的得失,研究確定下一步談判策略。第四,必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作,并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。第五,加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)格責(zé)任追究制度。第六,對談判過程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見,予以記錄并妥善保存,作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。
(三)合同文本擬定
該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:選擇不恰當(dāng)?shù)暮贤问?合同與國家法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)或特定業(yè)務(wù)經(jīng)營目標(biāo)發(fā)生沖突;合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確,或存在重大疏漏和欺詐,導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損;有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等;對于合同文本須報(bào)經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的,未履行相應(yīng)程序。
主要管控措施:第一,企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為,除即時結(jié)清方式外,應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。第二,嚴(yán)格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系,保證其協(xié)調(diào)一致;考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)書等為依據(jù),確保完成具體業(yè)務(wù)經(jīng)營目標(biāo)。第三,合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草,法律部門審核;重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的,可以優(yōu)先選用,但對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查,并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。各部門應(yīng)當(dāng)各司其職,保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。第四,通過統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度,嚴(yán)格合同管理,防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。第五,由簽約對方起草的合同,企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查,確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見,特別留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫的欄目,如不存在其他約定事項(xiàng)時注明“此處空白”或“無其他約定”,防止合同后續(xù)被篡改。第六,合同文本須報(bào)經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的,應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。
(四)合同審核
該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款;審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?合同起草人員沒有根據(jù)審核人員的改進(jìn)意見修改合同,導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。
主要管控措施:第一,審核人員應(yīng)當(dāng)對合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)審核,關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法,合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,對方當(dāng)事人是否具有履約能力,合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確。第二,建立會審制度,對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本,組織財(cái)會部門、內(nèi)部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進(jìn)行審核,內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。第三,慎重對待審核意見,認(rèn)真分析研究,慎重對待,對審核意見準(zhǔn)確無誤地加以記錄,必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。
(五)合同簽署
該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:超越權(quán)限簽訂合同,合同印章管理不當(dāng),簽署后的合同被篡改,因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無效等。
主要管控措施:第一,按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同。對外正式訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的,應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。第二,嚴(yán)格合同專用章保管制度,合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的人簽署后,方可加蓋合同專用章。用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回,并按要求妥善保管,以防止他人濫用。保管人應(yīng)當(dāng)記錄合同專用章使用情況以備查,如果發(fā)生合同專用章遺失或被盜現(xiàn)象,應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司負(fù)責(zé)人并采取妥善措施,如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等,以最大限度消除可能帶來的負(fù)面影響。第三,采取恰當(dāng)措施,防止已簽署的合同被篡改,如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。第四,按照國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定,需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同,企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
(六)合同履行
合同訂立后,企業(yè)應(yīng)當(dāng)與合同對方當(dāng)事人一起遵循誠實(shí)信用原則,根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:本企業(yè)或合同對方當(dāng)事人沒有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù);合同生效后,對合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒有及時協(xié)議補(bǔ)充,導(dǎo)致合同無法正常履行;在合同履行過程中,未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況,或未能采取有效措施;合同糾紛處理不當(dāng),導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗,損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。
主要管控措施:第一,強(qiáng)化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收,全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù),敦促對方積極執(zhí)行合同,確保合同全面有效履行。第二,對合同對方履行情況實(shí)施有效監(jiān)控,一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為,應(yīng)當(dāng)及時提示風(fēng)險(xiǎn),并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。第三,根據(jù)需要及時補(bǔ)充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容,通過雙方協(xié)商一致對原有合同進(jìn)行補(bǔ)充;無法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的,按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定;二是對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同,以及因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同,按規(guī)定程序及時報(bào)告,并經(jīng)雙方協(xié)商一致,按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜;三是對方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。第四,加強(qiáng)合同糾紛管理,在履行合同過程中發(fā)生糾紛的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī),在規(guī)定時效內(nèi)與對方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的,雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議;合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的,根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛,應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中,未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn),相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。
(七)合同結(jié)算
合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié),既是對合同簽訂的審查,也是對合同執(zhí)行的監(jiān)督,一般由財(cái)會部門負(fù)責(zé)辦理。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:違反合同條款,未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款;疏于管理,未能及時催收到期合同款項(xiàng);在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款。
主要管控措施:第一,財(cái)會部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù),按照合同規(guī)定付款,及時催收到期欠款。第二,未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的,財(cái)會部門有權(quán)拒絕付款,并及時向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。
(八)合同登記
合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過程封閉管理,合同的簽署、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等都需要進(jìn)行合同登記。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:合同檔案不全,合同泄密,合同濫用。
主要管控措施:第一,合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理,充分利用信息化手段,定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔,詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況,合同終結(jié)應(yīng)及時辦理銷號和歸檔手續(xù),以實(shí)行合同的全過程封閉管理。第二,建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度,以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。第三,加強(qiáng)合同信息安全保密工作,未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。第四,規(guī)范合同管理人員職責(zé),明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。
