序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的事業(yè)單位人事檔案管理研究樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。

事業(yè)單位人事檔案管理篇1

復(fù)雜性、專業(yè)性和基礎(chǔ)性是新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理工作的基本特征和發(fā)展趨勢(shì)，這是由人力資源管理工作和事業(yè)單位基礎(chǔ)管理工作的共同特點(diǎn)所決定的。因此，事業(yè)單位做好人事檔案管理工作對(duì)人力資源開發(fā)、單位發(fā)展、職能體現(xiàn)有著重要的意義，是事業(yè)單位做好一切工作的重要前提。新的歷史時(shí)期，事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)外條件和環(huán)境出現(xiàn)了巨大的調(diào)整和變化，事業(yè)單位人事檔案管理工作既面臨著信息化、系統(tǒng)化的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨觀念和技術(shù)上的挑戰(zhàn)。直面時(shí)代挑戰(zhàn)，利用好新時(shí)代的機(jī)遇，創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)涵和外延成為新的課題與目標(biāo)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇

（一）技術(shù)進(jìn)步對(duì)人事檔案管理工作的推動(dòng)作用

技術(shù)的進(jìn)步讓事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)媒介向電子方式的轉(zhuǎn)化，這一進(jìn)程不僅有利于人事檔案資源的錄入和存儲(chǔ)，并且對(duì)檔案信息管理工作的加工與檢索環(huán)節(jié)也產(chǎn)生了巨大的提升作用。在新技術(shù)不斷應(yīng)用前提下，人事檔案管理工作能夠有效避免資源的篡改、流失和失真，實(shí)現(xiàn)了過程性、階段性、實(shí)時(shí)性的人事檔案資料的管理，大大提升了事業(yè)單位人事檔案管理工作的效能。

（二）互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)設(shè)人事檔案資源管理平臺(tái)

互聯(lián)網(wǎng)在事業(yè)單位人事檔案管理工作的深入應(yīng)用，為資源和數(shù)據(jù)的共享和深度加工提供了平臺(tái)?；谛乱淮ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的傳輸和共享功能，事業(yè)單位人事檔案管理工作能夠有效提升資源的加工和利用效率，將不同階段、不同領(lǐng)域的人事檔案資源做到全面收集和系統(tǒng)加工，使得人事檔案資源得以實(shí)時(shí)更新和持續(xù)利用，在擴(kuò)展人事檔案信息利用范圍的同時(shí)，為更多主體和更深入利用好事業(yè)單位人事檔案資源提供便利和支持。

（三）智慧化對(duì)人事檔案體系的推進(jìn)

智慧化是在數(shù)字化基礎(chǔ)上事業(yè)單位人事檔案管理工作的新方向，是人事檔案管理工作面臨的新機(jī)遇。正是大數(shù)據(jù)、智能專家系統(tǒng)、云平臺(tái)的深度應(yīng)用，社會(huì)與檔案工作中的指導(dǎo)思想和管理理念有了創(chuàng)新。在順應(yīng)智慧化的過程中，人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了快速統(tǒng)計(jì)、專業(yè)分析，并達(dá)到了對(duì)人事檔案資源變化進(jìn)行預(yù)期和判斷的功能，這對(duì)于進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量和效能來講無疑是一種機(jī)遇和推動(dòng)力。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）人事檔案管理工作投入不足

很多事業(yè)單位在資金和資源上對(duì)人事檔案體系和相關(guān)管理工作存在投入不足的問題，人事檔案沒有政策上的傾斜，本來已經(jīng)緊張的資金被其他單位占據(jù)，人事檔案管理部門依然依靠傳統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行工作，出現(xiàn)檔案失真、資源利用不佳等一系列問題，形成了投入不足、效果不好、投入縮減的惡性循環(huán)。

（二）人事檔案管理工作指導(dǎo)理念落后

事業(yè)單位的管理和決策者對(duì)人事檔案管理工作的指導(dǎo)思想存在欠缺，看不到人事檔案管理工作的價(jià)值，因此產(chǎn)生對(duì)其忽略和漠視的態(tài)度，導(dǎo)致人事檔案管理工作難于得到系統(tǒng)性幫助和有效領(lǐng)導(dǎo)。此外，很多檔案管理人員沒有將服務(wù)意識(shí)、共享理念滲入到檔案管理的具體工作之中，出現(xiàn)了事難辦、臉難看等一系列問題，降低了事業(yè)單位人事檔案管理工作的價(jià)值性和影響性。

（三）人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不力

當(dāng)前很多事業(yè)單位存在人事人員老化、檔案管理者素質(zhì)不高等問題，依然以傳統(tǒng)管理模式從事檔案工作，導(dǎo)致人事檔案管理工作效率、質(zhì)量難于適應(yīng)新時(shí)期的新要求。此外，在團(tuán)隊(duì)建設(shè)上還存在不足。每個(gè)檔案管理人員各自為戰(zhàn)，沒有形成合力和共鳴，進(jìn)而出現(xiàn)了檔案管理工作在低質(zhì)低效水平徘徊的局面。

三、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）創(chuàng)新人事檔案管理工作的策略

新技術(shù)、新觀念、新體系不斷深入事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)際，因此人事檔案管理工作的策略也必須做到持續(xù)創(chuàng)新。在這一過程中，要把握必要的策略和方式，一方面，要堅(jiān)持效率和安全平衡的策略，積極在人事檔案管理中引入新技術(shù)，以現(xiàn)代科學(xué)管理理論和人力資源管理思想為指導(dǎo)，持續(xù)建立檔案管理新體系，大幅度提高檔案管理效率的同時(shí)有效確保信息、數(shù)據(jù)的安全，有效控制來自網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、軟件操作上的安全隱患，確保檔案管理工作在高效率、高安全的范疇內(nèi)發(fā)展和創(chuàng)新。另一方面，要平衡效益和價(jià)值的關(guān)系，事業(yè)單位人事檔案管理工作是全社會(huì)檔案工作的重要組成部分，因此，既要站在事業(yè)單位的角度，同時(shí)也應(yīng)該立足于服務(wù)公眾的層面重新審視檔案管理工作的創(chuàng)新，在平衡社會(huì)效益和專業(yè)價(jià)值的前提下，形成事業(yè)單位人事檔案管理工作主動(dòng)支持社會(huì)發(fā)展、堅(jiān)決保障服務(wù)職能的新機(jī)制和新方法。

（二）加大對(duì)人事檔案管理工作的投入

一是加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，為檔案管理工作提供必要的硬件支持，確保檔案資料的安全、全面，進(jìn)而為新的管理工作奠定基礎(chǔ)。二是加大資金投入力度，促進(jìn)檔案管理工作在內(nèi)部進(jìn)行創(chuàng)新，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。三是加大資源的投入力度，在整體工作層面創(chuàng)新引入資源的方式與機(jī)制，搭建起新時(shí)期檔案管理工作新的保障平臺(tái)和運(yùn)作物質(zhì)基礎(chǔ)。

（三）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作的理念

理念轉(zhuǎn)變是創(chuàng)新人事檔案管理工作的思想基礎(chǔ)，是意識(shí)上對(duì)檔案管理工作的重新結(jié)構(gòu)和再認(rèn)知。首先，必須樹立現(xiàn)代化的服務(wù)意識(shí)，人事檔案既是服務(wù)于個(gè)體的資料和信息基礎(chǔ)，同時(shí)也是為事業(yè)單位人力資源管理決策提供支持和前提，因此，新時(shí)期必須將全面、科學(xué)的服務(wù)意識(shí)注入人事檔案管理工作中，通過思想創(chuàng)新和意識(shí)調(diào)整更好地提升檔案管理工作質(zhì)量。其次，要提升檔案管理工作的共享意識(shí)，要將檔案管理工作的結(jié)果以多維度、多產(chǎn)品的方式加以呈現(xiàn)，在不同的領(lǐng)域中共享事業(yè)單位人事檔案管理工作的成果，在擴(kuò)大人事檔案管理工作影響范圍的同時(shí)，為事業(yè)單位更好地服務(wù)社會(huì)提供支持。最后，要在人事檔案管理工作提升綜合意識(shí)，要將檔案管理工作看作是一個(gè)方面的核心工作，并要做到在“一點(diǎn)突破”基礎(chǔ)上的“大面積提高”，在加深檔案管理工作成果應(yīng)用的同時(shí)獲得事業(yè)單位其他工作向深入、全面方向的發(fā)展動(dòng)力和基礎(chǔ)。

（四）實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作信息化

信息化是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的新任務(wù)和新目標(biāo)，是提高人事檔案管理工作效能、質(zhì)量的數(shù)字化平臺(tái)和智能化保障。新時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)該在人事檔案管理工作首先推進(jìn)信息化的進(jìn)程，引入人事檔案工作的新系統(tǒng)和新軟件，將傳統(tǒng)的人事檔案工作轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加工和信息處理的“無紙化”進(jìn)程，在效率上確保檔案工作的速度，在維度上擴(kuò)展檔案管理的空間。其次，要注意信息化的安全性和防護(hù)力建設(shè)，要制定信息安全的工作規(guī)范，出臺(tái)檔案管理的防護(hù)措施，在系統(tǒng)、機(jī)制和操作上確保信息化的人事檔案管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的防護(hù)能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息的安全。最后，在檔案資源共享的過程中，必須設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和搜索范圍，采取科學(xué)規(guī)劃和系統(tǒng)設(shè)定的方式，有效調(diào)整人事檔案資源的安全、高效利用，避免可能出現(xiàn)的人事檔案資源泄露、更改和入侵等方面問題，確保事業(yè)單位人事檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)上的安全、可靠、穩(wěn)定。

（五）做好人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是事業(yè)單位迎接人事檔案管理工作挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)，是更好利用新時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)行人事檔案管理工作創(chuàng)新的根本資源。人才隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)該立足于三個(gè)側(cè)面，一是提升人事檔案管理工作人員的素質(zhì)，新的歷史階段事業(yè)單位人事檔案管理工作需要人員的高技能、高水平與復(fù)合能力。因此，事業(yè)單位要有計(jì)劃地將人事檔案管理人員納入到培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)制，有針對(duì)性地提升他們的現(xiàn)代管理能力、專業(yè)技術(shù)水平和實(shí)際操作技能，在素質(zhì)和水平上做到對(duì)人事檔案管理工作的保障。二是打造人事檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)，要在內(nèi)部做好團(tuán)隊(duì)建設(shè)，不斷提升團(tuán)隊(duì)主導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)能力，構(gòu)建起積極而團(tuán)結(jié)的氛圍，搭建起追求卓越的文化平臺(tái)，通過團(tuán)隊(duì)的緊密合作和相互影響提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。三是引進(jìn)人事檔案管理人才，在必要的節(jié)點(diǎn)和時(shí)機(jī)應(yīng)該將外部專業(yè)化、技能化人才引入到事業(yè)單位之中，使其成為人事檔案管理工作管理者和引領(lǐng)者，將外部先進(jìn)理論和思想作為提升檔案管理工作的基礎(chǔ)，綜合提升檔案管理人才隊(duì)伍的技能水平和戰(zhàn)斗力，更好地為事業(yè)單位提升人事檔案管理工作效率和質(zhì)量服務(wù)。在技術(shù)高速發(fā)展、體系迅速創(chuàng)新的新時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理工作既面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供了巨大的發(fā)展和創(chuàng)新機(jī)遇。在此背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作要從自身出發(fā)，以轉(zhuǎn)變觀念、加大投入、提升技能為主要路徑，全面創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作局面和內(nèi)涵，探索一條持續(xù)優(yōu)化、不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作新模式的路徑與方式，從而為事業(yè)單位人事檔案管理工作更好地適應(yīng)時(shí)代、順應(yīng)發(fā)展、創(chuàng)新服務(wù)提供支持。

作者:玄慧蘭 單位:黑龍江省社會(huì)康復(fù)醫(yī)院

事業(yè)單位人事檔案管理篇2

人事檔案記錄著干部自身的德能水平、學(xué)歷獲獎(jiǎng)情況及相關(guān)經(jīng)歷等,客觀反映了干部的人生軌跡,具有原始記錄性,是組織人事工作中可靠的憑證,為人力資源管理和開發(fā)提供了重要依據(jù)。因此,做好干部人事檔案管理工作關(guān)系到干部個(gè)人的切身利益以及單位的良性發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢(shì)下,事業(yè)單位深化改革的速度不斷加快,各項(xiàng)工作內(nèi)容的改革創(chuàng)新力度增大,事業(yè)單位人事檔案管理也經(jīng)歷了逐漸完善的過程,但目前仍存在一些問題。具體表現(xiàn)如下：其一,人事檔案管理人員的管理能力有待進(jìn)一步提高。首先,人事檔案管理工作是一項(xiàng)重復(fù)性高且枯燥的工作,檔案管理人員需要付出更多的時(shí)間和耐心,但因績(jī)效考核難以量化,缺乏有效的獎(jiǎng)懲制度,其自主學(xué)習(xí)的積極性并不高；其次,是單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠,部分單位甚至沒有配備專門的人事檔案管理人員,其一般身兼數(shù)職,可能存在著對(duì)檔案信息收集松散、審核不力等現(xiàn)象；另外,事業(yè)單位定期開展人事檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)次數(shù)較少,有的甚至沒有進(jìn)行崗前培訓(xùn)就直接上崗,導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)整體偏低。其二,人事檔案管理電子信息化水平有待進(jìn)一步提升。目前事業(yè)單位干部人事檔案仍舊以紙質(zhì)資料為主,將收集的材料統(tǒng)一整理歸檔于檔案柜中,受到時(shí)間和空間的限制,不利于快速查到所需要的檔案信息,干部人事檔案信息價(jià)值得不到有效發(fā)揮和利用。隨著社會(huì)電子信息化水平不斷提高,部分事業(yè)單位在檔案管理中開始運(yùn)用科學(xué)的信息化管理,但事業(yè)單位在信息技術(shù)的應(yīng)用上不夠熟練,對(duì)于電子化管理的使用頻率也不高,有的單位甚至只是將紙質(zhì)版材料進(jìn)行電子化掃描,沒能發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值。其三,基礎(chǔ)建設(shè)情況還有待進(jìn)一步優(yōu)化。人事檔案初期保管條件惡劣,沒有專門的檔案室,空間上不利于保存檔案,造成檔案受潮、受損情況嚴(yán)重,影響干部人事檔案資料的完整性。目前大部分事業(yè)單位檔案室設(shè)有防火、防盜等多項(xiàng)功能的單獨(dú)科室,并配備了空調(diào)、滅火器等滅火與控溫的設(shè)備工具,但仍存在檔案保管的溫度和濕度控制不到位、檔案柜老舊以及除蟲設(shè)備不完備等不利于檔案保管的情況。

二、人事檔案管理體系的構(gòu)建

基于上述人事檔案管理中存在的問題,文章通過對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的查閱和歸納,從整體性、全過程性以及全員性的角度構(gòu)建了事業(yè)單位人事檔案管理體系,通過創(chuàng)新管理理念,采取科學(xué)、靈活的管理措施,進(jìn)一步提高人事檔案管理水平和服務(wù)效率。

（一）人事檔案管理制度體系

建立完善的干部人事檔案制度體系是開展檔案管理后續(xù)工作的重要保障。事業(yè)單位應(yīng)將本單位人事檔案管理的實(shí)際情況結(jié)合起來,積極完善人事檔案管理現(xiàn)行制度、創(chuàng)新人事檔案利用服務(wù)制度以及構(gòu)建人事檔案管理人員的績(jī)效考核制度。

1.人事檔案管理現(xiàn)行制度。堅(jiān)持責(zé)任到人的原則完善人事檔案管理現(xiàn)行制度,明確管理?xiàng)l例并落實(shí)到紙面文件上,對(duì)檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確劃分,能夠進(jìn)一步提高工作效率[1]。一是完善人事檔案的收集制度,因?yàn)闄n案材料的收集是開展檔案工作的開始,在整個(gè)檔案管理過程中有著至關(guān)重要的作用。應(yīng)建立科學(xué)、合理、有效的材料收集工作機(jī)制,結(jié)合人事檔案工作要求,制定時(shí)間表、路線圖、任務(wù)書,明確工作標(biāo)準(zhǔn),建立管檔重點(diǎn)工作度機(jī)制,對(duì)照各時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求,將普通收集與定向收集,突擊收集與長(zhǎng)期收集等收集模式進(jìn)行結(jié)合,這樣既能夠規(guī)范檔案收集過程,又能夠確保檔案材料的真實(shí)性與有效性。二是簡(jiǎn)化人事檔案整理制度。雖然人事檔案信息化正逐步推進(jìn),但目前大部分事業(yè)單位的檔案仍以紙質(zhì)材料為主,管理人員在裝訂、組卷、拆卷等環(huán)節(jié)浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。因此,應(yīng)該結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際情況,適當(dāng)放寬人事檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求。同時(shí)在信息化背景下,充分利用信息化手段來提高檔案整理效率,并對(duì)檔案整理步驟進(jìn)行簡(jiǎn)化。三是對(duì)人事檔案的審核制度進(jìn)一步完善,通過建立調(diào)研抽檢制度,進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案管理工作規(guī)范化。以常態(tài)化調(diào)研和重點(diǎn)抽檢相結(jié)合為抓手,將及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決問題,列出問題清單,推動(dòng)整改落實(shí),堅(jiān)持跟蹤問效等措施作為有效手段,從而避免在審核環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。從本質(zhì)上講,人事檔案作為個(gè)人重要的信息記錄和信用標(biāo)志,在反映德、能、勤、績(jī)、廉方面的檔案材料上應(yīng)重點(diǎn)審核,對(duì)本單位定期形成的工資表等材料可進(jìn)行簡(jiǎn)單審核。

2.創(chuàng)新人事檔案利用服務(wù)制度。傳統(tǒng)人事檔案管理制度的服務(wù)領(lǐng)域往往比較窄,對(duì)干部本人具有保密性,應(yīng)適當(dāng)、實(shí)時(shí)、合理地開放個(gè)人檔案,以便修正個(gè)人檔案中的錯(cuò)誤信息,但同時(shí)要確保保密服務(wù)與開放服務(wù)之間的平衡關(guān)系,充分發(fā)揮人事檔案的公共服務(wù)性功能,從而擴(kuò)大其利用范圍。并且要將人事檔案管理制度的重點(diǎn)放在人性化服務(wù)層面,盡可能確保干部本人能夠行使對(duì)個(gè)人檔案的合法權(quán)利,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案開放性與保密性的有機(jī)統(tǒng)一。

3.檔案管理人員的績(jī)效考核制度。建立起客觀公正的績(jī)效考核制度,實(shí)行科學(xué)合理的激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制,是人事檔案管理制度順利實(shí)施的外部條件[2]。傳統(tǒng)的檔案管理人員績(jī)效考核指標(biāo)不明確,考核程序過于粗放,在管理實(shí)踐中隨意性較高,造成檔案管理人員缺少責(zé)任意識(shí)、工作積極性不高等問題。因此,應(yīng)明確管理責(zé)任,通過工作分析、崗位說明書等細(xì)化相關(guān)任務(wù)考核指標(biāo),運(yùn)用制度約束和量化考核的方式規(guī)范檔案管理人員的行為,保證人事檔案管理制度的有序?qū)嵤┖土夹赃\(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）人才隊(duì)伍建設(shè)體系

高素質(zhì)的檔案管理人才是檔案管理工作的核心力量,其責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)能力決定了檔案管理的水平,是新時(shí)期檔案發(fā)展的需要。事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍可通過人才市場(chǎng)的招聘會(huì)、網(wǎng)絡(luò)招聘等方式引進(jìn)或通過內(nèi)部培養(yǎng)和提升等多種形式實(shí)現(xiàn)[3]。

1.外部引進(jìn)人才。在專業(yè)化檔案管理人才的外部引進(jìn)方面要避免盲目性,需要對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化,了解工作職責(zé),結(jié)合本單位實(shí)際情況確定招聘方式,完善信息公開制度,通過專業(yè)性的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)公開發(fā)布人才招聘信息,適當(dāng)引進(jìn)一些檔案管理方面或計(jì)算機(jī)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)秀人才。同時(shí),針對(duì)新入職的檔案管理人員,既要做好崗前調(diào)查工作,又要及時(shí)開展崗前培訓(xùn),從而使其能夠?qū)ぷ饔腥娴牧私?盡快完成工作角色的轉(zhuǎn)變。

2.內(nèi)部培養(yǎng)人才。人才市場(chǎng)分為單位外部人才市場(chǎng)和單位內(nèi)部人才市場(chǎng),事業(yè)單位可以根據(jù)工作需要,從在本單位工作的年輕同志中選擇具有較高素質(zhì)和較強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力的人員加入到檔案管理隊(duì)伍中。年輕同志思想活躍,吃苦耐勞,并且能夠盡快適應(yīng)工作環(huán)境并掌握檔案管理技術(shù),從而加快推動(dòng)人事檔案管理工作的開展。同時(shí),要定期開展培訓(xùn),幫助檔案管理人員更新業(yè)務(wù)知識(shí),提高工作效率。另外,培養(yǎng)內(nèi)容應(yīng)多樣化,不僅限于檔案管理方面的知識(shí),還應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人才的信息化意識(shí)以及過硬的職業(yè)道德素質(zhì),促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)手段和人事檔案管理的有效融合,防范檔案信息的被盜取和篡改,全方位提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。

（三）人事檔案支持軟件系統(tǒng)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事檔案容易損壞和丟失,并且占地面積較大,調(diào)用不夠方便,在經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間保存后容易老化,甚至導(dǎo)致檔案失真。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,各類電子檔案管理軟件憑借其易操作、安全性高等特點(diǎn),受到檔案管理部門的青睞。因此,為了加快人事檔案的管理效率,確保人事檔案管理工作的準(zhǔn)確、高效運(yùn)行,就要建立健全人事檔案的信息化建設(shè)。首先,事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要作用,從思想上提高認(rèn)識(shí),加快傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變,從而推動(dòng)人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程；其次,事業(yè)單位應(yīng)增加資金投入,推行實(shí)體檔案和電子檔案集中統(tǒng)一集約管理,在加快建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)程中,同步建設(shè)一批專業(yè)化、高標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房,提高檔案管理水平,并依托現(xiàn)代信息技術(shù),加快建設(shè)人事檔案電子管理系統(tǒng),通過信息化建設(shè)盡快完成從傳統(tǒng)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變,尤其是要注意對(duì)檔案信息的保護(hù)與加密,防止信息的泄露,及時(shí)對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行補(bǔ)充與更新。同時(shí),要建立人事檔案系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、編制系統(tǒng)等無縫銜接,從而實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄,形成信息互通、系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),進(jìn)一步提高檔案管理人員的水平和效率,確保檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)內(nèi)容保持一致。完善人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制[4]。人事檔案系統(tǒng)應(yīng)充分發(fā)揮科技創(chuàng)新的先導(dǎo)作用,在組建專門的網(wǎng)絡(luò)信息安全保障團(tuán)隊(duì)時(shí),將重要信息設(shè)置不同的等級(jí)權(quán)限,加強(qiáng)機(jī)密信息管理和防入侵、防病毒技術(shù)的應(yīng)用,提高數(shù)字化系統(tǒng)的安全運(yùn)行能力,為檔案信息安全提供堅(jiān)強(qiáng)的技術(shù)保障。從權(quán)限控制方面建立規(guī)范化的身份識(shí)別和密碼綁定,對(duì)登錄的用戶及時(shí)進(jìn)行辨別和認(rèn)證。另外,還要做好電子副本備份工作,可在固定時(shí)間段對(duì)新生成的信息進(jìn)行備份,在提高數(shù)字化信息安全性的同時(shí),要更加注意信息的一致性,避免檔案被調(diào)閱的過程中出現(xiàn)篡改、撤換、增刪等問題。

（四）人事檔案支持硬件系統(tǒng)

完善的硬件設(shè)施是提高干部人事檔案管理規(guī)范性,確保檔案安全的重要保障,是有效開展人事檔案管理工作的基礎(chǔ),事業(yè)單位應(yīng)積極完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先,配備具有防火、防盜、防潮等多項(xiàng)功能的單獨(dú)科室。人事檔案室要安排專門獨(dú)立的場(chǎng)所,便于檔案管理和安全防控,要配備好空調(diào)、滅火器等滅火與控溫的設(shè)備以及便于存放檔案的檔案柜。其次,專人負(fù)責(zé)。事業(yè)單位應(yīng)安排政治素質(zhì)過硬,工作責(zé)任心強(qiáng),作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的人員專門負(fù)責(zé)人事檔案管理工作,并根據(jù)工作量合理配置工作人數(shù)。最后,要為人事檔案管理軟件支持系統(tǒng)提供較充足的資金保障和技術(shù)裝備,配備高質(zhì)量的電腦、掃描儀、傳真機(jī)等硬件設(shè)備。另一方面,完善和提供便利的辦公設(shè)施外,還需要改善檔案管理人員的工作環(huán)境,建立舒適與整潔的工作環(huán)境,如提供光線良好、便于通風(fēng)的檔案室,用良好的工作環(huán)境來提高管理人員的工作滿意度,激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造力,增加工作效率。

（五）人事檔案管理監(jiān)督體系

建立權(quán)責(zé)清晰、監(jiān)督到位、保障有力的監(jiān)督管理體系是檔案管理工作正確運(yùn)行的根本保證,是加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理人員行為的重要舉措[5],人事檔案監(jiān)督體系可以通過上級(jí)主管部門監(jiān)督以及干部本人監(jiān)督等形式來實(shí)現(xiàn)。

1.上級(jí)主管部門監(jiān)督。對(duì)下級(jí)有宏觀指導(dǎo)職責(zé)的事業(yè)單位組織人事部門要采用定期或不定期的方式對(duì)下級(jí)事業(yè)單位干部人事檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查,可以通過隨機(jī)抽查、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋、限期整改,對(duì)工作不認(rèn)真、不到位、或?qū)栴}視而不見、不能及時(shí)處理的單位,要進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)并限期整改,對(duì)整改后仍達(dá)不到要求的,要追究下級(jí)事業(yè)單位有關(guān)人員的責(zé)任。

2.干部本人監(jiān)督。事業(yè)單位應(yīng)該在干部人事檔案相對(duì)人在合理范圍內(nèi),賦予其對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱和監(jiān)督的權(quán)利。同時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓_,確保其在合法權(quán)限內(nèi)查閱自己的部分檔案資料,不僅能夠加深干部本人對(duì)檔案材料全面性和整體性的了解,還能對(duì)入檔的材料和檔案管理現(xiàn)階段情況進(jìn)行清晰定位,從而有助于監(jiān)督干部人事檔案管理工作。綜上,事業(yè)單位人事檔案管理體系構(gòu)成如圖1所示,具體包括：人事檔案管理制度體系、人才隊(duì)伍建設(shè)體系、人事檔案支持軟件系統(tǒng)、人事檔案支持硬件系統(tǒng)以及監(jiān)督管理體系。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部的重要依據(jù),在準(zhǔn)確識(shí)別干部、歷史評(píng)價(jià)干部、合理使用干部等方面具有不可替代作用。新形勢(shì)下,事業(yè)單位的人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn),順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流,不斷創(chuàng)新管理理念,積極探索新模式,優(yōu)化管理流程,多措并舉,確保工作有章可循、有質(zhì)可查、有據(jù)可依,促使人事檔案更好地發(fā)揮積極作用。

作者:李紅霞 焦子麒 單位:山東省中醫(yī)藥研究院

事業(yè)單位人事檔案管理篇3

現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事管理工作中需要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化的重要性，并盡快采取措施，推進(jìn)這一工作的發(fā)展，使得檔案的使用效率更高，使之有效地服務(wù)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。然而，在實(shí)際操作過程中事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)存在重視程度不足，缺乏規(guī)范性，加上安全性等問題，進(jìn)而影響了人事檔案管理的信息化發(fā)展。針對(duì)這些問題的解決，加速檔案信息化建設(shè)實(shí)屬必然。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化的重要性

（一）提升人事檔案管理水平

在信息技術(shù)還未出現(xiàn)之前，人事檔案管理工作必須要借助大量的人力、物力、財(cái)力針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集整理。同時(shí)，在管理的過程當(dāng)中還會(huì)由于人為因素等影響產(chǎn)生一些許多錯(cuò)誤[1]。這直接影響著人事檔案資料的管理效率和質(zhì)量。通過在事業(yè)單位人事檔案管理過程當(dāng)中借助信息化的管理模式，采用計(jì)算機(jī)和先進(jìn)的信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行有效的管理，便捷了人事檔案的查詢和使用問題，提升了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）保證了相關(guān)資料的完整性和全面性

傳統(tǒng)形式下的檔案資料管理工作，由于人為因素、環(huán)境因素以及其他因素的影響造成一些檔案丟失損毀和破壞等問題，而通過采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)海量的人事檔案進(jìn)行管理能夠盡可能地降低和避免上述問題。還可以借助關(guān)鍵詞查詢等相關(guān)操作降低檔案翻閱的頻率和次數(shù)，預(yù)防丟失和損毀等問題。

（三）提升事業(yè)單位人事管理的水平

在檔案管理工作中充分發(fā)揮出信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享[2]。通過對(duì)檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和系統(tǒng)化的管理、分析、查詢和應(yīng)用，為事業(yè)單位中相關(guān)工作人員的崗位調(diào)動(dòng)、績(jī)效考核以及調(diào)動(dòng)升遷提供有價(jià)值的參考依據(jù)，進(jìn)而帶動(dòng)事業(yè)單位人事管理工作的轉(zhuǎn)型與升級(jí)。

二、信息化檔案管理模式的具體優(yōu)勢(shì)

（一）管理模式更加省時(shí)省力

相比傳統(tǒng)形式下的檔案管理工作，在進(jìn)行檔案查找的時(shí)候，信息化管理工作在其實(shí)際應(yīng)用過程當(dāng)中具有更加明顯的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，有效地避免了傳統(tǒng)檔案管理工作量大、效率低以及分類查詢和分類難度大，且容易出現(xiàn)一些低級(jí)錯(cuò)誤等相關(guān)問題[3]。除此之外，還可以使得相關(guān)數(shù)據(jù)一經(jīng)錄入就可以進(jìn)行多次利用，進(jìn)而加大了信息的查詢速度。

（二）檔案存儲(chǔ)更加便捷與安全

傳統(tǒng)形式下的檔案都是紙質(zhì)檔案，極易受到環(huán)境條件的影響，如受潮、蟲蝕。此外，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行反復(fù)的查閱也會(huì)對(duì)其產(chǎn)生較大的損壞，同時(shí)也存在著一定的安全隱患問題。檔案信息化管理使得檔案材料錄入庫和存儲(chǔ)都變得更加便捷。同時(shí)，通過借助信息化手段添加密鑰能夠防止相關(guān)信息出現(xiàn)失竊或者泄露的問題。采用云存儲(chǔ)等方式還能夠提升存儲(chǔ)容量，保證存儲(chǔ)的安全性以及保密性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題

（一）人事檔案管理工作不夠規(guī)范化

人事檔案在開展信息化工作的過程中存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理不規(guī)范的問題。絕大多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案管理及信息化建設(shè)沒有較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的流程[4]。在這種情況之下就會(huì)使得檔案的信息化管理系統(tǒng)不能夠在實(shí)際操作過程當(dāng)中得以有效利用。

（二）缺乏復(fù)合型人才

檔案管理工作人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)都有待提升。檔案管理部門缺乏一些具備專業(yè)檔案管理知識(shí)和熟練計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的相關(guān)工作人員。除此之外，由于事業(yè)單位中的檔案管理工作其普遍待遇都不是很高，因此使得相關(guān)工作人員年齡相對(duì)較大且不具備工作熱情，工作效率低下，進(jìn)而造成了大量信息化建設(shè)效率不高，工作滯后等問題[5]。

四、事業(yè)單位開展的信息化建設(shè)的實(shí)施策略

（一）有效推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)

檔案管理制度的建設(shè)工作對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作尤為重要。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理制度的建設(shè)可以促使檔案管理工作變得更加科學(xué)和高效，同時(shí)在實(shí)際建設(shè)工作中要充分結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際，強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。保證相關(guān)硬件和軟件的統(tǒng)一性、一致性和規(guī)范性，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上建立科學(xué)完善且全面化的檔案管理制度。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化人才

必須要高度重視檔案管理信息化人才的重要性，在工作中營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，通過借助聘請(qǐng)專家專題培訓(xùn)、實(shí)體考察和業(yè)務(wù)交流等多種形式為檔案管理人員提供更加常規(guī)化且專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提升工作人員的信息化業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)。此外，還需提升其責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)，培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才。

（三）提升信息化硬件配置

在開展人事檔案信息管理工作時(shí)，硬件設(shè)施配置得當(dāng)，對(duì)于檔案信息管理工作起到了重要的作用。事業(yè)單位想要發(fā)展好檔案工作，必須高度重視硬件的配置工作，通過配置標(biāo)準(zhǔn)化的硬件設(shè)備，能夠更好促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的需求，促使事業(yè)單位人事檔案管理工作變得更加具有安全性、完整性和有效性。上述分析研究表明，對(duì)于事業(yè)單位而言，人事檔案的信息化管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的重要工作。從上到下都應(yīng)該從思想上重視起來，克服困難，不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，促使事業(yè)單位人事檔案管理從傳統(tǒng)檔案管理逐步邁向智慧型的管理，提升其管理水平和效率。

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作者:魏巍