發(fā)布時(shí)間：2023-08-18 17:32:57
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案與檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來(lái)說(shuō)，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案管理來(lái)說(shuō)，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時(shí)，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性，同時(shí)，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過(guò)電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說(shuō)檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對(duì)檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，在管理過(guò)程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.保管方式不同
電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過(guò)程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)
如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理
由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
4.雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高
國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：信息化；電子文檔；醫(yī)院檔案；影響；對(duì)策
自我國(guó)進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)電子信息技術(shù)發(fā)展迅猛。在醫(yī)院的信息化建設(shè)中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動(dòng)化、規(guī)范化、虛擬化方向改進(jìn)完善，現(xiàn)已成為檔案管理和信息化建設(shè)工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問(wèn)題，并對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫(yī)院的使用現(xiàn)狀及影響進(jìn)行具體分析，然后提出相應(yīng)的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點(diǎn)
電子文檔是通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲(chǔ)物件，來(lái)記錄人們行為活動(dòng)中所產(chǎn)生的文字及圖片等材料，且能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等進(jìn)行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其所具有的優(yōu)點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：檢索便捷，可網(wǎng)絡(luò)傳輸；流通方面，能最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報(bào)等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象；占地面積小，節(jié)能環(huán)保。
二、電子文件對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質(zhì)檔案來(lái)記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來(lái)的便捷性，但電子檔案在使用的過(guò)程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計(jì)算機(jī)等設(shè)備，這種唯一性必將對(duì)檔案管理工作的各個(gè)層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲(chǔ)存模式、答案管理模式以及服務(wù)方式等等。
（一）對(duì)管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，管理者必須要掌握一定的計(jì)算機(jī)技能，同時(shí)也要對(duì)電子文件的儲(chǔ)存和使用方式達(dá)到熟練應(yīng)用的程度，同時(shí)還要對(duì)檔案儲(chǔ)存載體的性能有一定的掌握，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的永久使用與保存。
（二）對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的影響
電子文件的儲(chǔ)存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質(zhì)存放與保存便對(duì)環(huán)境有一定的要求，首先要控制環(huán)境的溫濕度，其次是存放環(huán)境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對(duì)管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計(jì)算機(jī)完成，但在具體的操作中，想要實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理與保存，需要根據(jù)電子文件的性質(zhì)及先關(guān)要求來(lái)采取相應(yīng)的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個(gè)方面進(jìn)行重點(diǎn)闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復(fù)制等特性，注定了電子文件在保存的過(guò)程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來(lái)說(shuō)，電子文件的保存相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更難；其次，紙質(zhì)檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過(guò)程中帶來(lái)的便捷性以及電子信息技術(shù)的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境，同時(shí)也解決了紙質(zhì)檔案管理中的各種不便。
（四）對(duì)服務(wù)方式的影響
電子檔案庫(kù)的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務(wù)提供了巨大的便利，在電子信息技術(shù)的支持下，相比于傳統(tǒng)的檢索服務(wù)，電子檔案的建立給檢索服務(wù)帶來(lái)翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務(wù)對(duì)象一定的適應(yīng)期，同時(shí)也要在服務(wù)模式上做出一定的改變。
對(duì)安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個(gè)方面，筆者就其中最為主要的三個(gè)方面進(jìn)行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實(shí)現(xiàn)信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質(zhì)的保障帶來(lái)巨大影響，這也是當(dāng)下急需解決的問(wèn)題；其次，電子文件的檢索與網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)都是由局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設(shè)備及載體存在一定的電磁泄露問(wèn)題，這也是電子文件保存安全性中重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。
三、對(duì)策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來(lái)巨大的便利，但在其使用的過(guò)程中，其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作，針對(duì)電子文件的使用及檔案工作的對(duì)策進(jìn)行研究是非常有必要的。
（一）檔案學(xué)理論研究角度
筆者根據(jù)多年從事相關(guān)工作的經(jīng)驗(yàn)，在檔案學(xué)理論研究角度中，總結(jié)了以下兩點(diǎn)：首先要開拓研究實(shí)驗(yàn)，擴(kuò)大研究范圍，從多個(gè)學(xué)科的領(lǐng)域中去研究問(wèn)題；其次便是針對(duì)檔案的一體化管理進(jìn)行研究，這不只是建立一個(gè)簡(jiǎn)單的信息共享平臺(tái)，更是醫(yī)院辦公自動(dòng)化、數(shù)字檔案庫(kù)和信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先，在醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)中，首先需要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理工作需要檔案業(yè)務(wù)能力強(qiáng)且掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的管理人才，但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理的綜合素質(zhì)水平普遍偏低，且專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)能力還有待加強(qiáng)，這與信息化建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)存在一定的落差。為了更好的建設(shè)信息化檔案，各大醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理人員的培訓(xùn)，同時(shí)積極開展相應(yīng)的競(jìng)賽與培訓(xùn)活動(dòng)，從而更好的幫助團(tuán)隊(duì)提升專業(yè)素質(zhì)能力，打造一支精良的信息化管理團(tuán)隊(duì)。
2.加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，努力提高服務(wù)質(zhì)量
就目前醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，改進(jìn)并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環(huán)節(jié)中，針對(duì)其中的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，制定完善的機(jī)制，加強(qiáng)員工專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)，這樣不能有效的提升服務(wù)質(zhì)量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強(qiáng)檔案信息化應(yīng)用研究，努力探索新形勢(shì)下檔案管理工作的新模式
針對(duì)當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應(yīng)用與研究，結(jié)合自身實(shí)際情況，構(gòu)建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應(yīng)用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過(guò)程中，可以汲取國(guó)外發(fā)達(dá)地區(qū)組織機(jī)構(gòu)答案管理模式的優(yōu)點(diǎn)，然后在根據(jù)自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結(jié)語(yǔ)
檔案管理工作的優(yōu)化，首先要從管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)中出發(fā)，其次是管理模式與管理流程的改進(jìn)與優(yōu)化。其次，也要注重科學(xué)理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時(shí)幫助醫(yī)院的檔案管理模式與流程適應(yīng)時(shí)代的腳步。
參考文獻(xiàn)
[1] 何麗.電子文件對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的影響探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：54.
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案信息化建設(shè) 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號(hào)】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫(kù)作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對(duì)醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進(jìn)行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性
醫(yī)院具有人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進(jìn)行檔案管理，不僅浪費(fèi)了人力資源，還容易因?yàn)楣ぷ髁看蠖斐扇藶殄e(cuò)誤，利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件，對(duì)資源進(jìn)行錄入、儲(chǔ)存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個(gè)流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時(shí)代腳步的必要進(jìn)程，是具有時(shí)代特色的一種先進(jìn)管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性
2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來(lái)源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來(lái)自上級(jí)傳達(dá)的文件、通知、報(bào)表等。各科室考勤、評(píng)優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)，甚至各講座、研究出席情況、會(huì)議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號(hào)開始直到病愈出院都會(huì)產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過(guò)計(jì)算機(jī)將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢(shì)。
2.2 醫(yī)護(hù)人員以及患者對(duì)信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來(lái)了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過(guò)程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問(wèn)題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書面檔案的儲(chǔ)存勢(shì)必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會(huì)缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時(shí)可以調(diào)用，并且檢索過(guò)程簡(jiǎn)單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時(shí)間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢(shì)在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動(dòng)化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進(jìn)行自動(dòng)化檔案流轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存、歸檔等操作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進(jìn)行日常檔案整理維護(hù)，可保證檔案庫(kù)的正常運(yùn)作，雖然每日需要進(jìn)行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時(shí)也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進(jìn)入院內(nèi)就診開始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動(dòng)化歸入檔案庫(kù)，將之儲(chǔ)存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項(xiàng)人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，方便進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計(jì)、處理報(bào)表、變更檔案、維護(hù)系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯(cuò)誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫(kù)以及信息交互平臺(tái)。醫(yī)院特色的資料庫(kù)是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲(chǔ)存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進(jìn)行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺(tái)則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項(xiàng)目，與多方進(jìn)行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。
3.5 檔案庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫(kù)保全措施勢(shì)在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級(jí)安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程加快，未來(lái)勢(shì)必實(shí)現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護(hù)措施、應(yīng)用安全措施，訪問(wèn)控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢(shì)所趨所必須完成的進(jìn)展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進(jìn)交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢(shì)，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運(yùn)用時(shí)如不采用先進(jìn)安保措施進(jìn)行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過(guò)程中的安全性問(wèn)題需要格外謹(jǐn)慎。
參考文獻(xiàn)
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[2] 胡桂周.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的探討[J].中國(guó)病案，2012，13（03）：43-44
關(guān)鍵詞：信息化；檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；管理；服務(wù)創(chuàng)新
近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響。在信息化的條件下，我國(guó)的檔案管理工作若要保障提供給人們的服務(wù)質(zhì)量，必須要加大對(duì)信息化檔案工作的管理力度。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用范圍不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案服務(wù)的需要，也難以跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，因此為了提高服務(wù)的質(zhì)量，應(yīng)該將檔案管理與信息化條件相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專業(yè)化。從目前信息化條件下的檔案管理工作來(lái)看，還存在著許多不足，例如缺少主動(dòng)服務(wù)和大膽創(chuàng)新的意識(shí)，這就對(duì)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展有較大的牽絆，導(dǎo)致我國(guó)信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新水平得不到很大程度上的提升，依然處于停滯不前的狀態(tài)。因此，要提高檔案管理工作的水平，必須首先建立起主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，同時(shí)還要強(qiáng)調(diào)大膽創(chuàng)新，這樣便可以提升我國(guó)信息化條件下的檔案管理水平。
一、信息化條件下的檔案管理的意義
當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術(shù)逐漸成熟，已經(jīng)對(duì)人們生活的方方面面產(chǎn)生了重要的影響，同時(shí)人們也在逐漸步入信息化時(shí)代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息資源的快速采集、總結(jié)和利用。在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門通過(guò)先進(jìn)的電子化方法，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，同時(shí)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助，讓用戶所享受的服務(wù)質(zhì)量更高[1]。當(dāng)今時(shí)代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰(zhàn)，只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化的重要意義，加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，嚴(yán)格監(jiān)控檔案管理工作的過(guò)程，才可以保證檔案系統(tǒng)具有良好的安全穩(wěn)定性，保障電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。在信息化條件下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從根本上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)還要依靠許多相關(guān)部門之間的協(xié)作和交流。信息化條件下管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，要注意對(duì)工作的反思和總結(jié)，從而能夠獲得寶貴的經(jīng)驗(yàn)，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機(jī)制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質(zhì)，確保人們能夠得到優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作服務(wù)[2]。
二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）檔案工作方面
由于檔案工作對(duì)專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對(duì)檔案整體進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進(jìn)行，同時(shí)還有歷史遺留下來(lái)的問(wèn)題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進(jìn)行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對(duì)信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動(dòng)化管理較難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實(shí)現(xiàn)半信息化的管理，這對(duì)全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問(wèn)題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。
（二）檔案管理的信息化特點(diǎn)
信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問(wèn)題。大部分檔案管理工作在開展過(guò)程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和信息技術(shù)的特點(diǎn)，大量檔案在歸檔時(shí)利用磁盤或光盤存儲(chǔ)，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐[3]。
（三）檔案信息系統(tǒng)
在信息化條件下，旨在將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀的目錄檔案系統(tǒng)。當(dāng)下我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達(dá)不到檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。
三、信息化條件下檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策
（一）數(shù)字信息的檔案管理
數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲(chǔ)存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時(shí)載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會(huì)造成較大的損失。在以往的檔案管理過(guò)程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時(shí)候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，因?yàn)閿?shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過(guò)程中缺失，導(dǎo)致電子文件在檔案管理過(guò)程中缺失。因此，為了解決數(shù)字信息的檔案管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對(duì)檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲(chǔ)存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導(dǎo)致電子檔案的安全性和穩(wěn)定性存在一定的問(wèn)題，例如會(huì)出現(xiàn)原稿被改動(dòng)或者格式問(wèn)題無(wú)法識(shí)別的情況；而紙質(zhì)檔案因?yàn)橐约堎|(zhì)的方式進(jìn)行記錄，所以會(huì)占據(jù)較大的空間，承載的內(nèi)容也較有限，同時(shí)查找起信息來(lái)也較麻煩，但是紙質(zhì)檔案記錄的信息真實(shí)可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點(diǎn)并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。
（二）電子檔案的管理與存儲(chǔ)
信息化時(shí)代的到來(lái)，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對(duì)非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動(dòng)量，同時(shí)提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來(lái)了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實(shí)性、存儲(chǔ)時(shí)期和規(guī)范性還需進(jìn)一步加強(qiáng)。在建設(shè)檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要利用法規(guī)對(duì)電子文件的格式進(jìn)行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件進(jìn)行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進(jìn)行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費(fèi)，收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新
（一）在網(wǎng)絡(luò)上建立起檔案信息查詢網(wǎng)站
目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況，許多單位、企業(yè)等都開通了自己的網(wǎng)站；一些高校也利用網(wǎng)絡(luò)建立了本校的網(wǎng)站，將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等在網(wǎng)站上，方便學(xué)生等對(duì)高校的了解。與此同時(shí)，這些網(wǎng)站不僅信息，還建立了專業(yè)的團(tuán)隊(duì)對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應(yīng)該學(xué)習(xí)這種現(xiàn)代化的手段，積極地開通網(wǎng)站服務(wù)，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務(wù)。檔案管理工作可以借助網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。
（二）開展檔案工作在線服務(wù)
當(dāng)今時(shí)代下，人們?cè)絹?lái)越注重時(shí)效性，因此，人們?cè)诶脵n案信息的過(guò)程中，也對(duì)時(shí)效性提出了要求。傳統(tǒng)的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過(guò)程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進(jìn)行查找，再將檔案復(fù)印或者拍照，這種傳統(tǒng)的查找方式在時(shí)間和空間上有一定的限制，不具備較高的時(shí)效性，因此無(wú)法滿足人們的需求。此時(shí)，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過(guò)郵箱、郵件和窗口問(wèn)答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，提高檔案信息的時(shí)效性。
（三）創(chuàng)新服務(wù)
人們對(duì)檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行相應(yīng)地創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
五、結(jié)束語(yǔ)
在信息化條件下，檔案管理工作可以適當(dāng)借鑒國(guó)外較先進(jìn)的檔案信息化管理工作體系，同時(shí)結(jié)合自身需求，建設(shè)出符合我國(guó)國(guó)情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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[關(guān)鍵詞] 檔案信息商品化檔案管理
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及綜合國(guó)力的日益增強(qiáng)，人們的自主創(chuàng)新意識(shí)也在逐步的提高。而信息產(chǎn)業(yè)，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的核心領(lǐng)域，它的發(fā)展程度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展及可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮了日益重要的支撐作用。其中，作為信息產(chǎn)業(yè)的核心——信息資源，其質(zhì)量的優(yōu)劣，對(duì)信息產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展起到?jīng)Q定性影響。而作為信息之根——檔案信息而言，其內(nèi)在的質(zhì)量以及管理方式的優(yōu)劣，則是維系信息產(chǎn)業(yè)良性發(fā)展的根本所在。為此，只有最大限度的保障檔案信息的質(zhì)量，科學(xué)管理檔案信息資源，才能為信息產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
實(shí)際上，當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，日益催生信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與轉(zhuǎn)型，而其中的信息商品化則是信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。信息的商品價(jià)值被不斷凸顯，信息不再是普通的、廉價(jià)的媒介資源，而日益成為帶有商品屬性的、具有高附加值的稀缺資源。因此，人們對(duì)于信息商品的開發(fā)愈加重視，力求實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源內(nèi)含價(jià)值的深度挖掘。而只有依托于科學(xué)的信息管理方式，才能實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的深度挖掘，進(jìn)而推動(dòng)信息商品化的發(fā)展。
一 、信息商品化對(duì)于檔案信息特性的基本要求
（一）檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性要求
檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確性，決定著信息自身商品價(jià)值的高低，也就是說(shuō)經(jīng)過(guò)各種資料數(shù)據(jù)的收集、整理、加工而形成的各種信息，要做到客觀、真實(shí)的反映其事物發(fā)生、發(fā)展的全過(guò)程，并從中總結(jié)出具有規(guī)律性的內(nèi)容，以便對(duì)今后類似事物的開發(fā)與研究，具有一定的指導(dǎo)意義。而這種指導(dǎo)一旦作用于人們的社會(huì)實(shí)踐，它將直接或間接的決定這個(gè)實(shí)踐活動(dòng)成敗。由此來(lái)看，信息內(nèi)容的客觀真實(shí)與否，決定著其自身商品價(jià)值的高低。
（二）檔案信息的時(shí)效性要求
信息的時(shí)效性，貫穿于檔案信息管理者對(duì)特定信息源的綜合管理直至應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐的全過(guò)程。而相應(yīng)的，具有時(shí)效性的信息，必然能夠順應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，滿足特定的社會(huì)利用需求。實(shí)際上，信息的價(jià)值就在于，它能夠?yàn)闆Q策者提供有關(guān)決策依據(jù)，降低決策的風(fēng)險(xiǎn)性與不確定性。這就要求它必須在某個(gè)特定的時(shí)空，對(duì)某個(gè)特定的實(shí)踐活動(dòng)，提供及時(shí)的參考和指導(dǎo)。隨著社會(huì)的發(fā)展及人們對(duì)客觀世界認(rèn)識(shí)程度的不斷提高，一些舊的認(rèn)識(shí)很快就會(huì)被新的認(rèn)識(shí)所替代。而這種信息一旦過(guò)時(shí)，很快就會(huì)失去它原先存在的價(jià)值。由此可見，信息的實(shí)效性要求檔案管理人員要及時(shí)的提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，而這就為檔案信息管理人員提出了非常高的業(yè)務(wù)要求。
二、檔案管理工作者要提升自身檔案信息管理與信息分析的能力
檔案管理就是要不斷的把獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織在生產(chǎn)、生活實(shí)踐中直接形成的各種原始記錄，進(jìn)行嚴(yán)格的收集、整理，然后進(jìn)一步對(duì)其中記錄的檔案信息進(jìn)行加工、分析、提煉，總結(jié)歸納出對(duì)此領(lǐng)域的生產(chǎn)實(shí)踐具有指導(dǎo)意義的、帶有規(guī)律性的信息內(nèi)容。而將這些信息，通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制源源不斷的提供給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的決策者，應(yīng)用于他們今后的社會(huì)實(shí)踐，這就要求檔案管理工作者一方面要深入社會(huì)實(shí)踐，親身參與、體會(huì)社會(huì)實(shí)踐的過(guò)程，另一方面要具備一定的專業(yè)知識(shí)水平。同時(shí)，檔案管理人員要具備對(duì)客觀事物的分析和洞察能力，以及較強(qiáng)的綜合分析能力。只有這樣才能通過(guò)勞動(dòng)，整理、分析、加工制造出對(duì)社會(huì)有用的完整的檔案信息產(chǎn)品，進(jìn)而提供給社會(huì)，滿足不同領(lǐng)域、不同層面的社會(huì)利用需求。
三、檔案管理工作者要有效的推進(jìn)檔案信息商品化市場(chǎng)的發(fā)展
從二十世紀(jì)八十年代以來(lái)，隨著社會(huì)對(duì)各種信息需求量的大幅增長(zhǎng)，以及對(duì)檔案信息重視程度的提高，從而對(duì)檔案信息商品化的要求也越來(lái)越高。尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)的今天，人們對(duì)科學(xué)技術(shù)的依賴程度在不斷提高，人們更加注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和自主創(chuàng)新，這同時(shí)也為信息市場(chǎng)的發(fā)展提出了現(xiàn)實(shí)要求，并為其自身的發(fā)展提供了客觀條件，而由此，這就必然對(duì)檔案的管理工作提出了更高的要求。實(shí)際上，只有檔案管理工作者利用其本職工作中得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件，依靠自己的辛勤勞動(dòng)，為信息市場(chǎng)不斷提供高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，才能夠有力地推動(dòng)這個(gè)市場(chǎng)的發(fā)展。所以，由此來(lái)看，檔案管理是檔案信息商品的生產(chǎn)基地，是檔案信息商品的加工廠，只有它才能夠?yàn)闄n案信息的商品化提供強(qiáng)有力的支撐和保障。
四、檔案管理工作目前存在的主要問(wèn)題
1 檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
哲學(xué)認(rèn)為意識(shí)具有能動(dòng)性，一定的社會(huì)意識(shí)就具有一定的社會(huì)能動(dòng)作用。那么社會(huì)檔案意識(shí)在檔案信息化建設(shè)中必然有能動(dòng)的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。
3 提高檔案信息化水平技術(shù)
3.1 配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備
系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。
3.2 檔案中心目錄及全文的數(shù)字化
檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
3.3對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定
首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
4 提高檔案信息管理水平
信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。
4.1隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題
早在2002年，國(guó)家檔案局就了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。
4.2檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件
通過(guò)選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過(guò)軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的一筆巨大的文化財(cái)富。4 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向工程建設(shè)的過(guò)程就是工程檔案的形成過(guò)程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。
一、檔案信息化建設(shè)的基本理論
檔案信息化指的是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、保存、管理的統(tǒng)一化、和諧化，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享化的一種模式。
二、檔案信息化建設(shè)的特征
在實(shí)驗(yàn)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理向著多元化的方向發(fā)展。二是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化。在普及時(shí)期，檔案信息化建設(shè)又表現(xiàn)出了其他固有的特點(diǎn)，主要包括：1.對(duì)檔案的公布，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案檢索的開發(fā)與利用。2.計(jì)算機(jī)的使用逐步得到社會(huì)各界的肯定，計(jì)算機(jī)編目進(jìn)一步普及，計(jì)算機(jī)輔助立卷得以實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要體現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為引領(lǐng)檔案管理的中堅(jiān)力量，多媒體技術(shù)和光盤存儲(chǔ)功能已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。數(shù)字檔案時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的主要特征表現(xiàn)在：數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流，各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得以建立和使用，同時(shí)，電子文件的相關(guān)管理網(wǎng)站也逐步建立和完善，數(shù)字檔案管理成為檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。
三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施與方法
（一）不斷推進(jìn)檔案管理信息資源的整合工作。在日常的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢(shì)。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國(guó)社會(huì)歷史發(fā)展的宏觀方向，同時(shí)，還能夠反映出人們?nèi)粘Ｉ畹狞c(diǎn)滴細(xì)節(jié)，將社會(huì)當(dāng)中存在的整個(gè)集體與個(gè)體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領(lǐng)性的檔案信息管理制度為指導(dǎo)，并結(jié)合檔案分級(jí)管理制度的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家資源的合理配置與高效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的共享。此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通?^兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進(jìn)行整理的過(guò)程當(dāng)中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價(jià)值，還需要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過(guò)行政或是者技術(shù)方法，對(duì)整合的目標(biāo)進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理，確保信息資源能夠在宏觀角度上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展。
（二）提升電子文件歸檔管理的信息化水平。在接收到各相關(guān)資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對(duì)此類信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要對(duì)資料和信息按照方式和類型的不同進(jìn)行分類。這主要涉及到以下兩個(gè)方面：紙質(zhì)信息的電子化形式轉(zhuǎn)化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉(zhuǎn)化。此外，還需要對(duì)不同的信息進(jìn)行使用價(jià)值的鑒別，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價(jià)值信息的真實(shí)性、完整性、有效性和可用性。同時(shí)，還需要依據(jù)國(guó)家制定的檔案管理辦法對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行規(guī)范，不斷提升檔案信息化管理水平。
（三）提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，拓寬檔案信息管理人員的管理思路。之所以要進(jìn)行檔案管理工作，主要是為了為社會(huì)提供有效的服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，檔案管理部門以及其內(nèi)部的相關(guān)管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)而言，我國(guó)的檔案管理工作將過(guò)多的精力放在了“保管”資料之上，而沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行充分的“利用”，這制約了檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉(zhuǎn)變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理還存在著過(guò)于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價(jià)值取向，在檔案信息化建設(shè)時(shí)期，一定要轉(zhuǎn)變這一理念，推進(jìn)檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務(wù)大眾的思想意識(shí)。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)水平和綜合素質(zhì)能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對(duì)檔案的保存，更需要綜合性的人才對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和歸納，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供信息支持。當(dāng)然，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，充分發(fā)揮出檔案對(duì)國(guó)家發(fā)展的積極作用，只有這樣，才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。
目前為止，我國(guó)的醫(yī)療檔案的管理主要是針對(duì)患者的檔案。更好地管理醫(yī)院的檔案可以大大提高醫(yī)院的辦事效率，只有認(rèn)真做好檔案管理工作，才能滿足醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理需要。那么，究竟如何才能夠提高我國(guó)醫(yī)院的檔案管理體質(zhì)呢？
一、醫(yī)院檔案管理的簡(jiǎn)單介紹
1.醫(yī)院檔案管理的含義
其實(shí)，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進(jìn)程中的原始記錄和權(quán)威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進(jìn)程中的原始記錄和權(quán)威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。其實(shí)，醫(yī)院的檔案管理是一個(gè)醫(yī)院寶貴的財(cái)富，醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，是具有重要價(jià)值的歷史資料，符合一般檔案的本質(zhì)性。
2.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
雖然我國(guó)的醫(yī)院檔案管理逐步發(fā)展，但是仍是有所不足。首先，醫(yī)院的工作人員的觀念陳舊，而且對(duì)于檔案管理的意識(shí)非常淺薄，所以，他們不會(huì)更加注意檔案方面工作。除此之外，目前為止，許多醫(yī)院的工作人員對(duì)于檔案管理的工作是不專業(yè)的，他們沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)來(lái)工作，所以，在醫(yī)院檔案管理方面的工作難免會(huì)有所失誤，同時(shí)使得檔案管理的效率大大降低。隨著我國(guó)的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，許多的工作都與信息技術(shù)結(jié)合在一起，而有的工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)有所疏漏，對(duì)于檔案管理的軟件應(yīng)用非常生疏，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。另外，醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的投入不夠，導(dǎo)致相關(guān)的管理工作也出現(xiàn)一些問(wèn)題。許多醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的內(nèi)容界定不夠明確，管理的范圍也不夠鮮明，導(dǎo)致在檔案管理方面存在問(wèn)題。而許多的醫(yī)院因?yàn)槭窃卩l(xiāng)鎮(zhèn)，硬件設(shè)備不夠，在檔案管理的方面不能夠跟得上城市的腳步，實(shí)現(xiàn)不了信息化的問(wèn)題，電子檔案產(chǎn)生部門設(shè)備簡(jiǎn)單！沒(méi)有與電子檔案管理相適應(yīng)的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設(shè)備，不利于電子檔案的長(zhǎng)期保存，易造成電子檔案的毀損。有的沒(méi)有配備掃描儀或翻拍等設(shè)備，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案雙軌存檔。因此，在檔案管理方面存在問(wèn)題。
二、如何加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作
1.加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)在的醫(yī)院工作人員對(duì)于檔案管理的工作不夠明確，因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，注重宣傳，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理需要用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，這些醫(yī)院還應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有很強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力。醫(yī)院的檔案管理部門還應(yīng)該提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，還應(yīng)該培養(yǎng)一些專門型人才。除此之外，醫(yī)院還可以引進(jìn)一些管理型的人才，或者邀請(qǐng)一些在認(rèn)識(shí)檔案管理方面非常出眾的人才，來(lái)對(duì)本單位的相關(guān)工作人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流和培訓(xùn)的工作，同時(shí)建立一個(gè)專門培訓(xùn)檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。醫(yī)院還可以建立一些制度，建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為比如定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，從而提高工作人員的工作能力。
2.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的監(jiān)督管理
醫(yī)院檔案的管理工作其實(shí)是相對(duì)乏味的，相對(duì)的工作人員難免會(huì)在工作上出現(xiàn)懈怠、遺漏的問(wèn)題，這就需要有一個(gè)人或者組織對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理進(jìn)行一定的監(jiān)督。我國(guó)的醫(yī)院不光要改善檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，還應(yīng)該加強(qiáng)地檔案管理的監(jiān)督問(wèn)題。因此，醫(yī)院應(yīng)該建立一個(gè)對(duì)檔案管理的監(jiān)督隊(duì)伍，在檔案管理之后再進(jìn)行監(jiān)督與審核，以防止檔案管理的漏洞出現(xiàn)。除此之外，醫(yī)院部門還應(yīng)該完善相關(guān)的工作制度，結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)和工作人員的素質(zhì)，來(lái)制定一定的規(guī)章制度。要完善檔案案卷整理工作細(xì)則，使得人事檔案管理工作全面、完整、規(guī)范。這樣就可以為人員考察提供真實(shí)全面的信息，同時(shí)遵循國(guó)家頒布的《檔案法》，從而使檔案管理的工作更加完善。由于醫(yī)院檔案種類繁多，數(shù)量較多，且專業(yè)性強(qiáng)，在統(tǒng)一管理的模式下會(huì)面臨專業(yè)知識(shí)不足的困境。因此，對(duì)于醫(yī)學(xué)性較強(qiáng)的檔案如病歷檔案，醫(yī)學(xué)影像檔案等，在檔案管理部門的編制中應(yīng)有來(lái)自各個(gè)科室的人員，完成從文件到檔案的審閱歸檔工作嚴(yán)格把關(guān)。僅將符合條件和規(guī)范的文件歸檔，以保證檔案的規(guī)范性，具體到每一類檔案上仍要采取分離負(fù)責(zé)的原則，在統(tǒng)一的流程規(guī)范下將具體責(zé)任明確到人，分離負(fù)責(zé)是組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基石。
3.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了新的要求，檔案的現(xiàn)代化也是信息化建設(shè)的過(guò)程。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院對(duì)信息化建設(shè)越來(lái)越重視，這方面的研究也越來(lái)越多。目前為止，許多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的信息化管理不夠，因襲，政府部門應(yīng)該大力自主相關(guān)醫(yī)院的硬件設(shè)備。人事檔案管理由于種種原因使檔案的整理更加復(fù)雜，因此，運(yùn)用一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)科技使人事檔案管理的工作更加簡(jiǎn)單化。人事檔案管理應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì)，將信息化、科技化與人事檔案管理工作相結(jié)合，能改善檔案管理工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)的傳輸。人事信息，使得人事檔案管理工作更具有真實(shí)性、時(shí)效性。另外，在人事檔案管理的信息化建設(shè)之中，相關(guān)工作人員還可以建立一個(gè)數(shù)據(jù)信息庫(kù)，將工作人員的檔案全部輸入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中，這樣的話，不僅使檔案管理人員的工作效率大大提高，還使信息在查詢時(shí)更加快捷，簡(jiǎn)便。檔案信息化是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，探究醫(yī)院檔案信息化內(nèi)涵，推動(dòng)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，方便檔案信息資源的利用。
