發(fā)布時間：2022-03-05 02:51:02
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
所謂企業(yè)科技檔案信息化建設，就是指借助計算機、網(wǎng)絡和信息技術手段，運用信息化管理理念，對企業(yè)科技信息資源進行數(shù)字化處理、信息化管理和網(wǎng)絡化開發(fā)利用?？梢?，企業(yè)科技檔案信息化建設的內容主要包括：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，即通過掃描、數(shù)字化轉換等，將以紙質、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統(tǒng)檔案，轉換成以計算機存儲設備保存的數(shù)字化檔案復制件；二是將在計算機等電子設備（包括數(shù)碼照像機、攝像機、錄音機等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經(jīng)過歸檔形成可以數(shù)字化形態(tài)保管利用的電子檔案；三是數(shù)據(jù)庫建設，即根據(jù)企業(yè)科技檔案的專業(yè)性、多樣性和成套性等特點，建立不同專業(yè)、不同種類、不同用途的科技檔案信息數(shù)據(jù)庫；四是計算機網(wǎng)絡管理平臺建設，包括網(wǎng)絡化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網(wǎng)絡檢索、傳輸、利用；五是標準化建設，即制定和實施統(tǒng)一的技術標準、業(yè)務標準和管理規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的有機銜接和科技檔案信息資源的交互共享。
二、企業(yè)科技檔案信息化建設面臨的主要問題
隨著我國檔案信息化建設的全面開展，企業(yè)、尤其是大型集團企業(yè)的檔案信息化建設相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設的逐步推進，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設順利發(fā)展的問題也逐漸顯現(xiàn)。
1．檔案分類整理基礎薄弱
由于大型企業(yè)或企業(yè)集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當、部分二級類目設置欠科學等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎薄弱等問題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國標《科學技術檔案案卷構成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。
2．缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范
企業(yè)科技檔案專業(yè)性強、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務標準和規(guī)范要求應與企業(yè)文書檔案有所區(qū)別。由于我國的科技檔案信息化建設總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術標準和業(yè)務規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設和維護的成本。
3．檔案信息資源整合不力
據(jù)有關調查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設的成效。
4．信息化建設人才極度匱乏
企業(yè)科技檔案信息化建設有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識的復合型專業(yè)技術人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請的計算機網(wǎng)絡技術人員又不熟悉科技檔案動態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術標準和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質、復合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設發(fā)展的瓶頸。
三、推進企業(yè)科技檔案信息化建設的措施
針對上述面臨的問題，筆者認為應從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業(yè)科技檔案信息化建設的發(fā)展。
1．加快信息化標準體系建設
信息化標準體系建設不僅是社會信息化科學可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設必不可少的重要保障。為此，國家有關部門應加強信息化標準體系建設。一是在現(xiàn)有的信息化標準規(guī)范基礎上，加快制定、修訂和完善有關信息化建設的標準、規(guī)范，加強信息化建設的通用標準體系建設。二是國家檔案行政管理部門應會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關檔案信息化建設的各種標準、規(guī)范，為檔案信息化建設保駕護航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設的專業(yè)標準、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設更加有規(guī)可依。
2．加強企業(yè)科技檔案管理基礎工作
企業(yè)應根據(jù)本單位科技檔案的構成特點，加強科技檔案的基礎管理工作，使科技檔案管理分類科學、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應遵循企業(yè)科技檔案形成的特點和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎。
3．整合信息資源進行科技檔案數(shù)據(jù)庫建設
數(shù)據(jù)庫建設是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團應根據(jù)所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業(yè)性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強各專業(yè)、各項目相關的科技檔案數(shù)據(jù)庫建設，為企業(yè)科技檔案信息化建設筑牢基礎。
4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)
適用的檔案信息化管理系統(tǒng)是企業(yè)科技檔案信息化建設取得實際成效的根本保障。盡管目前各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件充斥市場，但一些大型企業(yè)卻很難找到完全適用于本企業(yè)科技檔案信息化建設特殊需求的軟件產(chǎn)品。為此，大型企業(yè)集團應在企業(yè)信息化建設過程中，注重研發(fā)能突出本企業(yè)特殊需求、具有個性化功能的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發(fā)的能力，因此，大型企業(yè)有必要憑借自己的實力，與一些知名的軟件開發(fā)和信息化管理系統(tǒng)研發(fā)服務公司合作，借助社會上的專業(yè)技術力量，相互合作、自主創(chuàng)新，共同研發(fā)、構建能滿足本企業(yè)信息化建設特殊需求的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。
1.1中職學校對檔案信息化不重視，投入少中職學校對學生檔案的管理還停留在手工紙質模式，對信息化管理認識不夠，對信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學校在資金和技術上對學生檔案管理支持力度小。
1.2學生檔案管理方式落后，信息化進程緩慢目前很多中職學校對學生檔案管理還是手工紙質操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時間長，難以適應現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實的。必須借助信息化的電子工具管理學生檔案，才能使學生檔案管理規(guī)范、科學、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術學生檔案管理人員多為兼職，兼職學生檔案管理人員由于接受專門的學生檔案管理的培訓較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實現(xiàn)學生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時間花費長、工作效率低下、管理成本極高，不適應現(xiàn)代學生檔案管理的要求。隨著中職學生數(shù)量的增長，這就要求學生檔案管理工作實現(xiàn)信息化。
2中職學校學生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉變思想中職學校學生檔案的信息化，主要是學校領導要更新觀念，提高對檔案信息化管理工作重要性的認識。中職學校要建立學生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關人員的思想認識。學校要加大投入，增配軟、硬件設施，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件。
2.2學生檔案信息化管理的建設學生檔案是學校檔案的一部分，是學生的重要信息材料。用人單位、學校、學生本人經(jīng)常需要查詢學生檔案，而傳統(tǒng)的查詢方式不僅浪費時間，而且有時會發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問題，檔案信息化建設勢在必行。學校應用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡把學生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機，以備查找，防止丟失。通過專用軟件將學生檔案中的錄檢表、學籍冊、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊等分類編目、排序。在實行分類后，檢索時可依據(jù)不同內容快速查找到相關材料信息。學校要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。在此基礎上，建立檔案查詢系統(tǒng)庫，分析學生檔案查找利用較多材料，有針對性的優(yōu)先這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。
關鍵詞:檔案信息化管理
隨著國家《檔案法》實施和醫(yī)院管理科學化、規(guī)范化的進程和需要,各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉移到現(xiàn)代化的層面上來,盡快提高工作質量,其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。
只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務處理提供及時、有效、準確的信息服務;才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理,提供先進的技術、手段和方法。
1醫(yī)院人事檔案信息化建設的優(yōu)點
(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節(jié)省時間,提高工作效益,對數(shù)據(jù)查詢又快又準。
(2)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。
(3)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設包括系統(tǒng)設置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設置和數(shù)據(jù)維護是關鍵。因此,首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統(tǒng),利用計算機管理醫(yī)院人事檔案。可以實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡化。通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式,由磁介質交換轉變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實現(xiàn)人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運用信息維護系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個動態(tài)變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等,改變了過去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質量,為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎。實現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節(jié)省大量人力和時間,以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強醫(yī)院人事檔案信息化建設,推進人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國社會主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當今經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考:
(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學的、合理的軟件系統(tǒng)。
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強化領導的現(xiàn)代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。
各級領導一定要提高認識,加強對此項工作的領導和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現(xiàn)代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設工作健康順利的發(fā)展。:
(3)加強學習,建立一支高素質人事檔案管理隊伍
要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質和業(yè)務素質的培訓,提高管理水平有工作能力,認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現(xiàn)代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質的培養(yǎng),要努力學理論、學業(yè)務、學技術,以適應醫(yī)院建設和發(fā)展的需要。
4重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護。
人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設必須做到:
1)信息錄入要完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護才能順利進行;
（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對水利工程檔案在工程建設和管理的重要性還認識不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍。由于只注重工程建設，沒有相應的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對建設和運行過程中出現(xiàn)的問題無法提供有效的、科學的數(shù)據(jù)資料等，直接影響到工程建設和運行維護管理。
（2）檔案現(xiàn)代化管理意識薄弱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，各種智能和應用APP已經(jīng)普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現(xiàn)代化意識還很薄弱，導致配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用。因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算和大數(shù)據(jù)時代，做好檔案數(shù)字化和現(xiàn)代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個現(xiàn)實問題。
（3）檔案管理與提供利用難以適應檔案網(wǎng)絡化的發(fā)展需要。這一點主要體現(xiàn)在，灌區(qū)水利工程檔案數(shù)字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用，雖有計算機和檔案管理軟件，但紙質檔案沒有實現(xiàn)數(shù)字化和進入數(shù)據(jù)庫，還按手工方式在進行查找和查閱。
（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強，若是單靠沒有接受過專業(yè)培訓的人員來完成此項工作，失誤和錯誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設提供可靠的、科學的、完整的依據(jù)，必然為水利工程建設和管理帶來影響。部分灌區(qū)對水利工程檔案管理工作并沒有嚴格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設和運行管理同步進行，因此造成檔案質量偏低，可參考性和可依據(jù)性較差。
2加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對策措施
（1）提高認識，增強做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責任感。關鍵要從三個方面提高認識：一是加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實現(xiàn)灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學管理，為灌區(qū)建設提供必要的服務。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實現(xiàn)網(wǎng)絡化服務，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。
（2）落實相關法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標準。一是要熟悉檔案管理的相關法規(guī)和標準，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標準化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對于檔案管理的標準和要求。二是現(xiàn)有紙質檔案的數(shù)字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設數(shù)字化檔案館的基礎。三是采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，是檔案數(shù)據(jù)庫的基礎，是有效管理檔案系統(tǒng)的基石，是高效調用數(shù)字化檔案的保障。
（3）加大資金投入，加強硬件設施建設。根據(jù)我省灌區(qū)的實際建設情況，首先應當配備檔案信息化需要的相關基礎設施設備，例如，津科JI-110檔案管理系統(tǒng)、SQL2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、大容量存儲系統(tǒng)、高速掃描儀、管理計算機和打印機等設備，為做好檔案信息化管理提高技術支持。同時，應對灌區(qū)的檔案管理人員進行辦公自動化和信息化應用技能培訓。通過上述措施，可實現(xiàn)灌區(qū)水利檔案管理的部分數(shù)字化和局域網(wǎng)網(wǎng)絡化管理，大大降低檔案管理人員的工作強度，同時數(shù)字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。
（4）加強環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項目開始立項時，搞清楚項目的隸屬關系、完成方式以及項目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內容，做到確保關鍵性材料的有效控制。接收資料時，參照水利行業(yè)工程技術檔案的要求，建立檔案目錄，根據(jù)目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設中，可適當采用合同約定的方式，預留一定比例的工程合同價款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時，經(jīng)建設單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項。
（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現(xiàn)代化管理意識。建立健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務層層分解，具體落實到各部門，納入相關的管理程序和職責范圍。做到有組織領導，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現(xiàn)代化意識的提高，可使檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變?yōu)殚_放式服務，使水利工程檔案更好的服務于灌區(qū)經(jīng)濟的發(fā)展。
（6）積極爭取資金，提高檔案數(shù)字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項目的信息化資金，加大對灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化加工范圍，開展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化程度。同時，利用計算機和軟件技術，使用國家規(guī)定的檔案管理軟件，實現(xiàn)對檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統(tǒng)自身維護等功能。另外，可依據(jù)灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網(wǎng)絡版，實現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上檔案的授權共享和調用。
（7）加強業(yè)務技能培訓，提高檔案管理人員的素質和能力。一是要提高服務意識、樹立服務思想，變被動服務為主動服務。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓和學習活動，促進業(yè)務交流。三是加強基層檔案管理人員在計算機、網(wǎng)絡、信息化等相關專業(yè)知識領域的學習，為下一步檔案數(shù)字化建設，檔案信息化管理打下扎實的基礎。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓提升管理人員的業(yè)務能力和水平。
3結語
新形勢下，隨著數(shù)字化信息化社會進程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進檔案管理工作成本費用的降低，而且對于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術與現(xiàn)代網(wǎng)絡技術平臺基礎上，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進其服務職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應用于各個行業(yè)領域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應時代社會技術發(fā)展的必然要求。其次，當前，事業(yè)單位體制改革正處于關鍵時期，其中一個改革關鍵點即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設，可有效的解決這一問題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢需要。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內容
事業(yè)單位檔案管理工作應遵循一定的制度建設原則，即明確職責、強化靈活化與規(guī)范化建設、注重動態(tài)與靜態(tài)相結合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內容則主要包括以下幾方面，具體有：
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設。當前，具有較為典型的數(shù)字化技術包含數(shù)字加密技術、數(shù)據(jù)庫技術、掃描技術、身份認證技術等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術轉換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充等。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。
（二）自動化檔案管理模式的建設。檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。典型的自動化技術代表包含數(shù)碼掃描識別、電子標簽以及OCR識別等。以自動化技術為基礎，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。
（三）體系化檔案管理模式的建設。事業(yè)單位檔案管理信息化建設是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術、數(shù)據(jù)庫機械、數(shù)據(jù)融合技術等為基礎，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。
（四）互動化檔案管理模式的建設。傳統(tǒng)檔案管理中，各個檔案信息僅對應一份信息，缺乏互動性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，對于提升服務質量和增強系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革措施
面對當前信息化社會發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：
（一）加強檔案管理人員業(yè)務素質能力培訓，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識。檔案管理人員業(yè)務素質能力關系到檔案管理工作質量與效率，對檔案管理工作開展具有重要基礎性作用。檔案管理人員對檔案管理工作責任意識的提升，對檔案工作科學化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。
（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務水平，增強服務意識和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質量與效率。
（三）通過對事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程進行優(yōu)化和業(yè)務標準進行制度化。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程的重構；通過不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務功能范圍和服務內容形式等，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務能力的拓展；通過不斷加強事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設和各類信息資源的整合，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設；通過強化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進性和活力的新生力量，促進事業(yè)單位檔案管理組織架構的重組。此外，針對事業(yè)單位流動人員檔案管理，應針對指定信息統(tǒng)計，進行適應性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡化單位流動人員管理模式，制定與單位相適應流動人員檔案管理方案，以促進流動人員檔案管理質量與效率。
四、小結
一、高校檔案管理工作存在的問題
(一)手段落后，意識淡薄。當前許多高校中的領導階層沒有對檔案管理工作進行足夠的重視，而是過于重視教學工作和科研工作的開展，因此在日常中忽視了對于檔案工作的管理，而在對于檔案進行應用的過程中才發(fā)現(xiàn)檔案應有的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮。高校領導大多認為檔案管理即簡單對檔案進行保管，而沒有真正意識到管理的內涵，因此缺乏對于技術的使用以及資金的投入，從而使得現(xiàn)代化的檔案管理技術難以得到應用，不僅不利于檔案的安全，也使得檔案的使用十分不方便。很多高校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過人工進行整理，效率十分低下，難以對于檔案中的內容及時進行找出。(二)管理人員專業(yè)素質不高，管理機構設置不合理。許多高校通常在檔案管理部門中任職家屬，因此這就造成了檔案管理工作質量的低下，檔案工作人員不僅不能熟練掌握檔案管理的技巧，一些年紀較大的人員還不會對計算機進行操作，極度缺乏掌握專業(yè)知識并且可以熟練操作計算機的專業(yè)性人才。隨著當前時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已被淘汰，并且相關人員經(jīng)過學習和培訓后的專業(yè)素質也較高，而高校中不僅管理手段落后，人員專業(yè)素質也較低，因此高校當前的管理狀態(tài)難以滿足檔案管理的發(fā)展。(三)檔案利用低效化，檔案功能單一化。高校中檔案機構所保管的檔案數(shù)量很多，并且種類繁雜，因此若不能及時樹立高校檔案管理意識，就會使得效率十分低下。當前高校對于檔案的管理只停留在整理、分類和保存階段，遠不能滿足教師和學生對于檔案使用的要求，因此想要真正發(fā)揮高校檔案資源的作用，就需要結合自身當前的管理方式不斷融入新技術，從而建立起適合自身的檔案管理方式。
二、高校檔案管理的重大作用
隨著當前時代的不斷發(fā)展，信息技術在我國的應用也越來越廣泛，因此將信息技術在檔案管理工作中進行融合就能夠順利解決許多檔案管理中存在的問題，提升檔案資源的利用水平，從而進一步為師生的使用提供便利。高校的信息化檔案管理是高校實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要標志，并且為了使高校的檔案管理實現(xiàn)長足的發(fā)展，信息技術在其中應用的必要性也進一步得以提升。信息技術融入到了檔案管理之中，傳統(tǒng)的檔案管理觀念仍然應用十分廣泛，不僅難以使信息滿足師生及時使用的要求，也對信息化發(fā)展起到束縛作用，因此高校檔案信息化建設就變得十分必要。傳統(tǒng)的檔案管理由工作人員手動進行分類整理以及保管，在這一過程中需要工作人員反復進行查驗，過程十分繁瑣，并且工作量很大;在查找相應資料的時候也十分麻煩，而進行了信息化建設之后，管理人員只要將內容輸入就可以永久進行保存，十分便捷，不僅實現(xiàn)了省時省力，也提升了查找的效率，不僅僅通過管理人員就可以對于內容進行查詢，一些有權限的人也可以使用檔案。工作人員在這一過程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潛心研究一些更加先進的管理技術，從而在今后的檔案管理過程中投入應用。并且還可以將檔案管理領域進行擴展，可以在其中加入對于教學信息的，從而實現(xiàn)內部檢測機制的建立。
三、推進高校檔案管理信息化建設的對策建議
推進檔案管理工作的信息化是當前各大高校所面臨的主要問題，因此就需要在發(fā)展的過程中對于信息化建設的手段進行探討。(一)檔案管理規(guī)范化，工作流程標準化。對于檔案管理工作進行建設應關注檔案管理的方式，只有建立起一套規(guī)范性的工作標準，并且嚴格按照以上內容進行執(zhí)行，才能夠使得檔案管理進一步規(guī)范化。一是高校應該對于檔案目錄標準進行制定，由于信息的內容很多，種類涉及的也十分廣泛，因此這就要求檔案管理按照目錄進行規(guī)范化的分類，并且保證利用網(wǎng)絡進行查找的便捷性。否則，不僅不能夠使得檔案中信息的內容按類劃分，還會使得其中的內容查找起來十分麻煩，效率較低。二是高校應該對于相關的規(guī)章進行嚴格的制定，在制定過程中可以對于其他高校的內容進行參考，也應結合本校檔案管理的實際情況進行結合，從而制定出符合本校實際情況的相應規(guī)章。例如檔案在用無紙化管理后，應對于管理人員的使用權限設置，從而按照統(tǒng)一的標準對于檔案管理系統(tǒng)進行規(guī)范化使用。(二)數(shù)字化檔案信息庫的建設。隨著科學以及信息技術的不斷發(fā)展以及完善，高校的檔案管理信息化內容也不僅僅應該局限于校內，而是應該將各大高校的檔案聯(lián)系到一起，并在其中融合該高校自身的特色，以實現(xiàn)兄弟院校之間資源的共享，從而借鑒其他高校檔案建設的優(yōu)點，不斷將自身的檔案管理體系進行完善。檔案中的部分內容應該可以提供給教師以及學生進行使用，建立起一個可供大家共同使用的數(shù)字化平臺，加強教師以及學生對于資料進行查找的方便程度，進一步提升檔案管理的服務水平。(三)加強隊伍建設，提高管理人員信息素質。在對于高校檔案進行管理的過程中，管理人員的素質起著十分重要的作用。檔案人員的素質直接影響到檔案管理的綜合效果，因此高校應該對于高素質的人才進行聘請，要求相關人員不僅熟練掌握專業(yè)知識，具備創(chuàng)新能力，思想與時俱進，還要求其能夠對于信息技術進行熟練的掌握以及使用。在工作過程中可以對于相關的專業(yè)性培訓進行組織，提升相關人員的專業(yè)技能，還可以通過同業(yè)人員之間的探討從而互相吸取經(jīng)驗，提升對于檔案的管理效率。在這一過程中高校還應不斷對于管理人員的道德規(guī)范進行強化，從而使得人才全方位發(fā)展。在這一過程中不斷將檔案管理隊伍進行強化，吸引更高素質的人才，從而進一步推進檔案管理信息化的進程。
四、結語
高校檔案管理對于高校的發(fā)展有著十分重要的作用，雖然當前高校檔案管理較以前有所改善，但仍存在許多的問題與挑戰(zhàn)，因此高校的檔案建設仍具有緊迫性，這就要求各大高校在今后的發(fā)展過程中，這一問題更加重視，不但從技術的應用以及觀念的更新方面進行著手，還要加強相關人員的素質，從而使得高校檔案信息化建設進一步得以完善，方便工作人員的操作以及師生的使用，從而促進高校今后的長足發(fā)展。
作者:國忠 單位:山東師范大學圖書館
【參考文獻】
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［2］李濤．高校檔案管理信息化工作初探［J］．合肥工業(yè)大學學報(社會科學版)，2010
［3］王建宇．高校檔案管理信息化存在的問題及對策［J］．重慶電子工程職業(yè)學院學報，2013
［4］鄭彩云，向少華．基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設探討［J］．開封教育學院學報，2016
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。
對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡等高新技術和資源，利用信息化網(wǎng)絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。
一、科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對于企業(yè)建設與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。
對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓。科技檔案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產(chǎn)，應用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。
二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)
企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術、網(wǎng)絡技術和網(wǎng)絡設備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內外市場中的競爭力。
供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風雨變換的考驗，以抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)為口號，已實現(xiàn)了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設計流程無差異推廣，當年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應用為主線，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設，為盡快建成一強三優(yōu)現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建設的基礎。
同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領導決策服務，已成為供電企業(yè)信息化建設的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化納入整體企業(yè)信息化的重要內容。通過長期的全方位地跟蹤國內外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進展水平，建設成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質量的信息服務。
