發(fā)布時(shí)間：2023-08-07 17:19:57
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理概念樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：建筑工程檔案；管理問題；解決辦法
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.11.101
0 引言
大量工程項(xiàng)目的出現(xiàn)必然也會(huì)出現(xiàn)大量的建筑工程檔案，而這些檔案不僅能夠?yàn)橥蠼ㄖこ痰慕ㄔO(shè)和發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒，更是一種歷史性的檔案。因此，為保障和促進(jìn)建筑工程事業(yè)的發(fā)展，研究建筑工程檔案管理過程中的存在問題并探索解決辦法顯得尤為重要。
1 建筑工程檔案的概念和特點(diǎn)分析
1.1 建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計(jì)、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來說，在建筑工程設(shè)計(jì)階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時(shí)，針對(duì)性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
1.2 建筑工程檔案的特點(diǎn)
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個(gè)建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對(duì)往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險(xiǎn)情預(yù)防上發(fā)揮作用。
2 建筑工程檔案管理的存在問題
2.1 管理意識(shí)落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識(shí)相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲(chǔ)存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
2.2 管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識(shí)的落后，也會(huì)使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。
2.3 管理人才缺乏
社會(huì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個(gè)兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無從說起。
3 建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
3.1 革新管理意識(shí)
革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。
3.2 加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入
加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購(gòu)買諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。
3.3 優(yōu)化管理人員素質(zhì)
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識(shí)、相關(guān)法律知識(shí)、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻(xiàn)的精神，通過教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識(shí)的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。
4 結(jié)束語
改革開發(fā)的不斷深入使得我國(guó)建筑工程的發(fā)展更為迅猛，檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目施工管理過程中的一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)于建筑工程的進(jìn)一步發(fā)展也有著重大影響意義。因此，只有不斷加強(qiáng)建筑檔案管理，并改善其中存在問題，才能有效促進(jìn)建筑工程的大發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：范式理論檔案管理范式
范式理論因其對(duì)推動(dòng)管理轉(zhuǎn)型和管理革命具有十分重要的意義而被廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，尤其在管理領(lǐng)域更為突出。但對(duì)于范式、管理范式、范式理論對(duì)檔案管理的重要意義等的探討，目前在檔案學(xué)界尚屬罕見。本文就這幾個(gè)問題予以簡(jiǎn)單介紹，以期加深檔案工作者對(duì)范式理論的理解，推動(dòng)該理論在檔案管理中的完善與轉(zhuǎn)型。
“范式”是美國(guó)科學(xué)哲學(xué)家托馬斯?庫恩（Thomas Kuhn）用來說明常規(guī)科學(xué)與科學(xué)革命相交替的一個(gè)關(guān)鍵性概念。1962年，他在《科學(xué)革命體系》一書中最早提出“范式”（paradigm）一詞，并將其概括為：“一個(gè)時(shí)代提供給社會(huì)參與的、在典型問題及解決方法方面被普遍認(rèn)識(shí)的科學(xué)成就”。（項(xiàng)國(guó)鵬：《企業(yè)戰(zhàn)略管理范式的轉(zhuǎn)型》，載《經(jīng)濟(jì)管理?新管理》2001年第16期。）近年來由于邊緣學(xué)科、橫斷學(xué)科和綜合性學(xué)科的出現(xiàn)和發(fā)展，使學(xué)科之間的沖突與交融日漸增多，“范式”概念的提出恰恰體現(xiàn)了這種一體化和整體化趨勢(shì)。也正因?yàn)槿绱?，西方社?huì)科學(xué)界在各學(xué)科和各專業(yè)領(lǐng)域中廣泛借用這一概念，并對(duì)“范式”的研究提出許多新的見解，使其超出了庫恩賦予的原義?！胺妒健辈辉偈且环N單一的個(gè)體概念，而是包括規(guī)律、價(jià)值、理論、標(biāo)準(zhǔn)、方法等在內(nèi)的一整套信念，是某一學(xué)科領(lǐng)域的世界觀，它決定著某一時(shí)期科學(xué)家觀察世界、研究世界的方式。亦可以在一定意義上說范式的實(shí)質(zhì)是科學(xué)活動(dòng)中的整合與升華，范式的意義、范式的存在的標(biāo)志之一在于形成科學(xué)共同體。
同樣，將“范式”理論工具用到管理活動(dòng)之中，就產(chǎn)生了“管理范式”這一概念。它是指管理的理論和實(shí)踐的體系范疇?熏包括管理的理念、理論、結(jié)構(gòu)、模式、方式、方法、手段和操作?熏等等。與單純的管理模式不同，管理范式更突出管理活動(dòng)中的管理主體價(jià)值取向、管理理念與管理機(jī)構(gòu)、管理方法、手段的有機(jī)統(tǒng)一和有效運(yùn)作。作為高于管理模式層面之上的管理理念和管理目標(biāo)指向系統(tǒng)，管理范式廣泛地存在于人類各項(xiàng)管理活動(dòng)之中，并在管理活動(dòng)中處于一定的支配地位，指導(dǎo)著人們的行動(dòng)。當(dāng)今，在管理領(lǐng)域的許多方面，人們都提出了各具特色、富有創(chuàng)建性的管理范式。如在行政管理領(lǐng)域，近20年來，一些發(fā)達(dá)國(guó)家出于技術(shù)革命和經(jīng)濟(jì)全球化的回應(yīng)，政府公共部門展開了深入、廣泛的改革，提出了“管理主義”、“新公共管理”、“以市場(chǎng)為依據(jù)的公共管理”、“后科層范式”以及“具有企業(yè)精神的政府”等等新的管理取向，力圖“從以往主導(dǎo)地位的那種僵硬的、等級(jí)的科層體制轉(zhuǎn)向的一種更加靈活、以市場(chǎng)為基礎(chǔ)的公共管理形式”。這一轉(zhuǎn)換過程反映著不同范式間的融合互補(bǔ)、不同理論間的兼收并蓄以及理論與實(shí)踐的相互促進(jìn)；在圖書情報(bào)領(lǐng)域，近年來在信息技術(shù)和信息資源管理理論的推動(dòng)下，現(xiàn)已形成了技術(shù)集成、信息集成和集成運(yùn)動(dòng)三大主流范式，并提出了許多管理和評(píng)估模型，如諾蘭的進(jìn)化模型、達(dá)菲的符合模型、拉卡托斯模型、庫恩模型等等。在國(guó)外的一些大企業(yè)已開始設(shè)立CIO（即企業(yè)首席信息主管）。這些有力推動(dòng)了圖書情報(bào)管理向信息資源管理的轉(zhuǎn)型。當(dāng)然還有其他一些領(lǐng)域，如教育管理領(lǐng)域、企業(yè)管理領(lǐng)域等等，管理范式理論在其中都有較為充分的體現(xiàn)。
長(zhǎng)期以來檔案管理領(lǐng)域中普遍存在的管理理念、管理模式等均是范式理論在檔案管理領(lǐng)域的體現(xiàn)，但一直沒有引起檔案學(xué)者的關(guān)注。20世紀(jì)90年代中期后，在各方面的影響下，中外檔案學(xué)者也提出了一些具有管理范式特征的理論。如“后保管模式”、“知識(shí)管理”、“分布式管理”、“市場(chǎng)化管理”、“滿足休閑日增時(shí)代人們的文化需求”、“資產(chǎn)化管理”等等，這些理論在實(shí)踐中已產(chǎn)生一定的影響。同時(shí)，檔案管理工作具有強(qiáng)烈的時(shí)代特征，不同的歷史時(shí)代決定著檔案管理的內(nèi)容和方式。隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)水平的提高以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和完善、政府行政范式的轉(zhuǎn)變和我國(guó)檔案信息化戰(zhàn)略的實(shí)施，檔案管理領(lǐng)域的價(jià)值取向和思維方式正發(fā)生著一系列根本的變化，這也必然導(dǎo)致檔案管理范式的變遷，即管理理念、技術(shù)、方法模式的發(fā)展變化。在我國(guó)檔案管理發(fā)展史中，先后經(jīng)歷了檔案史料管理、檔案實(shí)體管理、檔案信息資源管理和檔案知識(shí)管理四種思維模式的檔案管理范式。不同的檔案管理范式在管理理念、管理模式以及檔案學(xué)的研究取向等方面有著很大的區(qū)別。
這種差異主要表現(xiàn)為：（1）檔案史料管理范式。20世紀(jì)30年代前。檔案是原始記錄，是寶貴史料，早期檔案的保管主要是用來編史修志的。鑒于檔案史料所具有的重要價(jià)值，歷代王朝都設(shè)有專門的檔案存放場(chǎng)所和管理機(jī)構(gòu)，但古代檔案保管機(jī)構(gòu)主要是些史志部門，并建置史官負(fù)責(zé)管理工作。這一時(shí)期的檔案學(xué)寓于史學(xué)之中，史學(xué)與檔學(xué)融于一體。（2）檔案實(shí)體管理范式。20世紀(jì)30年代―80年代初。這一時(shí)期整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)是檔案實(shí)體管理工作，即由各級(jí)檔案部門，遵循全宗原則，對(duì)檔案原件實(shí)行集中、有序、質(zhì)量和安全管理，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管四個(gè)環(huán)節(jié)。檔案內(nèi)容信息開發(fā)雖然已被作為檔案管理工作的一個(gè)方面而提出，卻未能引起人們的關(guān)注。所以，盡管該時(shí)期的檔案學(xué)已經(jīng)發(fā)展成為一門獨(dú)立的學(xué)科，其研究領(lǐng)域還僅限于檔案工作中的若干具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，主要是側(cè)重對(duì)檔案實(shí)體的分類、排架、保管等的研究。（3）檔案信息資源管理范式。20世紀(jì)80年代以后。隨著信息論、系統(tǒng)論和控制論傳入我國(guó)，檔案界人士紛紛轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式和理念，用信息資源管理的思維來考察檔案管理工作。檔案信息資源管理以檔案信息與載體的分離為前提，直接對(duì)信息進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的管理、加工和利用。它突破實(shí)體管理的傳統(tǒng)運(yùn)作模式，逐步健全現(xiàn)代管理系統(tǒng)，擴(kuò)大了管理對(duì)象的范圍，豐富了管理的手段，大大提高了檔案信息資源的管理效率和利用水平。信息時(shí)代的檔案學(xué)研究范圍，已擴(kuò)展到對(duì)檔案學(xué)的一般原理和一般規(guī)律、對(duì)檔案信息資源管理理論和信息技術(shù)、對(duì)檔案與社會(huì)、檔案與相關(guān)學(xué)科關(guān)系等方面的研究。（4）檔案知識(shí)管理范式。21世紀(jì)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的悄然興起使檔案管理工作又面臨著一個(gè)全新的環(huán)境。檔案知識(shí)管理是在新思想，新觀念指導(dǎo)下，對(duì)包括信息在內(nèi)的所有智力資本進(jìn)行綜合決策并實(shí)施全面管理的一種全新的管理模式。它的最大特點(diǎn)就是把信息技術(shù)與人本思想結(jié)合起來管理，而且更加注重后者。知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案管理工作提出了全新的命題，對(duì)檔案知識(shí)屬性的研究、如何有效地將知識(shí)管理的觀念和方法貫穿于檔案管理工作，已成為新世紀(jì)檔案學(xué)者研究的新課題。縱觀我國(guó)檔案管理范式從檔案史料管理、實(shí)體管理、信息資源管理直至知識(shí)管理的演進(jìn)過程，實(shí)質(zhì)是檔案價(jià)值的升華與知識(shí)內(nèi)涵的拓展過程。由于檔案管理領(lǐng)域的價(jià)值取向和思維方式發(fā)生了一系列根本性變化，致使每一階段檔案管理范式的具體表現(xiàn)形式有所不同。當(dāng)然，它們并不是完全區(qū)別的，而是后一范式對(duì)前一范式的繼承和發(fā)展。
將現(xiàn)代管理范式理論“內(nèi)化”到檔案管理領(lǐng)域，對(duì)于在較高理論研究層面上總結(jié)和澄清當(dāng)前檔案學(xué)界的一些學(xué)術(shù)觀點(diǎn)，探索新的社會(huì)發(fā)展時(shí)空背景下檔案管理范式的建構(gòu)，豐富和完善檔案工作組織管理的理論與方法，推動(dòng)檔案學(xué)學(xué)科的建設(shè)等都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義；對(duì)于檔案實(shí)際工作部門進(jìn)一步明確工作思路，科學(xué)合理地配置管理資源，轉(zhuǎn)變管理和服務(wù)手段與方法等具有重要參考價(jià)值，可以為檔案管理部門提供相關(guān)的決策參考、理論支持和實(shí)踐建議。但與行政管理、圖書情報(bào)等其他領(lǐng)域相比，檔案界對(duì)范式理論的關(guān)注尚處于自發(fā)階段。一方面，理論研究不夠全面、系統(tǒng)，缺乏清晰度；另一方面有些理論只是處于管理模式層面，不具備管理范式理論研究的高度；有些觀點(diǎn)其實(shí)踐效果也還有待于進(jìn)一步分析和考察。
一、我國(guó)科技檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
相關(guān)研究顯示，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，每年各單位都會(huì)開發(fā)新的科研項(xiàng)目，使科技信息愈來愈多，且信息自身也呈現(xiàn)出復(fù)雜化、繁瑣化，此時(shí)傳統(tǒng)的科技檔案管理模式是不符合發(fā)展需要的。其主要表現(xiàn)在落后的管理觀念和管理方法跟不上時(shí)代的步伐，科技檔案難以發(fā)揮其真正的作用，科技檔案管理工作失去了自身的價(jià)值。其次，一些工作人員對(duì)檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，不能將科技檔案進(jìn)行科學(xué)分類。此外，一些科研人員對(duì)科技檔案管理收集工作不配合，不愿意將其作為一種資源來共享，而是將其獨(dú)有等等。這些原因都使得我國(guó)科技檔案管理出現(xiàn)許多問題，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的有效進(jìn)展。
二、科技檔案管理中存在的問題
（一）對(duì)科技檔案管理的功能認(rèn)識(shí)還不夠
由于科技檔案的內(nèi)容和概念都比較新，當(dāng)前各行業(yè)中的從事科技檔案管理人員，對(duì)科技檔案的認(rèn)識(shí)還不夠全面，因此在實(shí)際的工作中，對(duì)一些科技文檔的歸檔率還不夠高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如文本文檔的歸檔率。比如一些某行業(yè)的科技活動(dòng)、一些與其生產(chǎn)研究相關(guān)的檔案，對(duì)科技檔案管理的意識(shí)不足，很多時(shí)候?qū)n案的管理還停留在傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)中，沒有采取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案歸整和管理。
（二）管理與服務(wù)脫節(jié)
檔案的管理主要是為各種工作提供相應(yīng)的資料和依據(jù)的，當(dāng)前各行業(yè)的檔案管理中，很多都只注重文書的收集，對(duì)各種聲音影像、科技等檔案的收集比較少，這就極大地影響了各單位檔案的完整性以及系統(tǒng)性，因此在使用檔案為各種工作服務(wù)的過程中，出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象。
（三）對(duì)科技檔案管理的法律法規(guī)比較缺乏
科技檔案往往涉及到一些重要研究，比如某項(xiàng)生產(chǎn)技術(shù)的研究，涉及到一些重要的科技內(nèi)容，因此要加強(qiáng)對(duì)其管理，但是當(dāng)前科技檔案的法律法規(guī)管理體系還不夠健全，對(duì)于科技檔案的立法也沒有相應(yīng)的重點(diǎn)，因此在科技檔案的法律法規(guī)方面還比較缺乏，對(duì)科技檔案的管理存在一定的滯后性，這個(gè)客觀原因的存在給當(dāng)前各行業(yè)的科技檔案管理帶來了一定的難度，不利于科技檔案的保密，也給科技檔案的管理人員在日常工作中帶來一定的困難。
三、新形勢(shì)下如何加強(qiáng)科技檔案的管理工作
（一）加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的重視程度
各行業(yè)的科技檔案主要是產(chǎn)生于各種與煙草相關(guān)的科研以及具體的生產(chǎn)活動(dòng)，為各行業(yè)的發(fā)展提供了一些準(zhǔn)確有效的資源。因此，各行業(yè)在日常的管理中要加強(qiáng)科技檔案管理的意識(shí)，將科技檔案管理和企業(yè)的管理進(jìn)行結(jié)合，促進(jìn)兩者的發(fā)展。要在整個(gè)企業(yè)中都貫穿科技檔案管理的意識(shí)，讓每個(gè)人都有一種檔案保持的概念。要將科技檔案管理納入到企業(yè)發(fā)展的議程中，在各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)配合科技檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理工作的重視程度，為科技檔案的管理營(yíng)造良好的大環(huán)境。
（二）加強(qiáng)科技檔案的保管
對(duì)于科技檔案而言，其安全性完整性是檔案管理的重要方面。要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管，在傳統(tǒng)的檔案保管的基礎(chǔ)上可以采取一些其他的措施來保證其安全性和完整性。以防為主，加強(qiáng)防治結(jié)合，做到不使檔案分散，不使檔案之間發(fā)生混亂，不使檔案丟失和損壞。對(duì)于檔案的保密，更是要加強(qiáng)，要建立起嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，防止科技檔案管理中發(fā)生泄密，比如一些加密級(jí)的文檔，可以采取加密的措施，對(duì)于紙質(zhì)文檔可以放在保險(xiǎn)柜中進(jìn)行保存，對(duì)于電子文檔則可以放在一個(gè)沒有連接網(wǎng)絡(luò)的電腦中進(jìn)行保存，以防止檔案的泄密。
（三）加強(qiáng)科技檔案法律法規(guī)的健全
對(duì)科技檔案管理的法律法規(guī)不健全，是導(dǎo)致科技檔案管理工作中沒有保障的重要原因，為此，要不斷加強(qiáng)法律法規(guī)的完善，從科技檔案的資料收集、積累、整理、歸檔到保存都應(yīng)該有一套完整的管理機(jī)制。
1電子文件與電子檔案的概念區(qū)分
在我國(guó)電子檔案管理的理論研究與實(shí)踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國(guó)檔案管理的理論研究、實(shí)踐工作以及國(guó)際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實(shí)際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識(shí)的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時(shí)代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時(shí)備選和使用，把原本簡(jiǎn)單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。
1.1概念區(qū)分的必要性
1.1.1理論研究的需要
統(tǒng)一討論的焦點(diǎn)，這是順利開展理論研究的重要前提。國(guó)際上，文件和檔案在不同階段對(duì)應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個(gè)術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國(guó)檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對(duì)records的翻譯。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實(shí)上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國(guó)電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因?yàn)槲覈?guó)尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時(shí)的混亂。在我國(guó)，對(duì)于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實(shí)際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價(jià)值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識(shí)處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會(huì)出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個(gè)生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢(shì)在必行。只有明晰這兩個(gè)基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點(diǎn)，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進(jìn)國(guó)外的相關(guān)理論，更好地進(jìn)行國(guó)際交流與合作，為我國(guó)的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點(diǎn)與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對(duì)象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。
1.1.2實(shí)踐工作的需要
明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個(gè)生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對(duì)象、方法及過程均有所不同。但目前我國(guó)檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國(guó)檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動(dòng)上的障礙。從實(shí)踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對(duì)紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績(jī)和事實(shí)證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因?yàn)楹斓倪壿嬘肋h(yuǎn)支持不了清晰的主張。
1.2概念明晰
盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對(duì)不同階段所對(duì)應(yīng)的術(shù)語進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。
2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)
前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點(diǎn)盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計(jì)”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)，并對(duì)“文件”的整個(gè)形成過程實(shí)行管理控制。然而在實(shí)際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門并沒有實(shí)際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對(duì)于電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行思考與確認(rèn)。
2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)
在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對(duì)文件保存價(jià)值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對(duì)固定的時(shí)間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對(duì)實(shí)際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。
2.2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)
按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時(shí)、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，更好地維護(hù)檔案真實(shí)、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門對(duì)此進(jìn)行審核、鑒定，最終對(duì)具有檔案價(jià)值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過兩個(gè)環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實(shí)、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實(shí)性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對(duì)電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會(huì)顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對(duì)預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因?yàn)殡娮游募唤?jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會(huì)作為審計(jì)日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對(duì)預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。在國(guó)外的理論和實(shí)踐中，都強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價(jià)值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對(duì)象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對(duì)文件進(jìn)行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長(zhǎng)期、恰當(dāng)?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時(shí)間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對(duì)象可以是任何電子文件，而歸檔的對(duì)象只是具檔案保存價(jià)值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實(shí)際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實(shí)質(zhì)上說，文件的捕獲對(duì)應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，并參照廣東省黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況與成功經(jīng)驗(yàn)，可將“預(yù)歸檔”看作國(guó)外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國(guó)“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對(duì)應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)。對(duì)電子檔案管理而言，其實(shí)際工作的邏輯起點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實(shí)際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時(shí)機(jī)有所提前，在實(shí)際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護(hù)的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開始。
2.3明晰邏輯起點(diǎn)
無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實(shí)際管理權(quán)限開始的。實(shí)際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，在事實(shí)上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時(shí)將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時(shí)捕獲，至此，檔案部門對(duì)電子文件有了實(shí)實(shí)在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實(shí)際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況，可將預(yù)歸檔看作國(guó)外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對(duì)應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對(duì)其具有實(shí)際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。
3全程管理與前端控制的理論反思
全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時(shí)代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對(duì)電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實(shí)可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初）就對(duì)電子文件進(jìn)行前期的監(jiān)督與控制”。［9］
3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處
3.1.1現(xiàn)實(shí)中的尷尬
無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開始對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期實(shí)行管理。然而，這兩個(gè)理論在現(xiàn)實(shí)中存在一定的矛盾與尷尬：如果實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時(shí)并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因?yàn)樗鼈兌急粰n案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對(duì)前端的管理在實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)。因此，這兩個(gè)理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實(shí)踐中也存在難以實(shí)現(xiàn)的尷尬。
3.1.2實(shí)踐中的不可行
InterPARES項(xiàng)目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國(guó)際檔案大會(huì)上指出，在從電子文件到電子檔案的整個(gè)生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說，在實(shí)踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實(shí)踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對(duì)于我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個(gè)生命周期的“中端”。一般而言，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對(duì)前端的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理；機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對(duì)檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無法實(shí)現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個(gè)生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實(shí)踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對(duì)電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。
3.2機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位
從理論和實(shí)踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責(zé)是保證歸檔文件真實(shí)、可靠、完整、可用。機(jī)關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個(gè)生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。
3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)
對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作
機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個(gè)方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持，同時(shí)也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長(zhǎng)期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與參考實(shí)例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。
3.2.3積極關(guān)注全過程管理
正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強(qiáng)調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國(guó)際檔案理事會(huì)的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對(duì)此，我們的理解是：全程管理是一個(gè)多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個(gè)重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。
4電子檔案的真實(shí)性問題
電子檔案的真實(shí)性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對(duì)于以維護(hù)檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機(jī)關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實(shí)性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。
4.1真實(shí)性的內(nèi)涵
在國(guó)際上，以InterPARES項(xiàng)目為代表，圍繞電子檔案的“真實(shí)性”問題做了許多研究，對(duì)于Inter－PARES詞典中“真實(shí)性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實(shí)性”是針對(duì)檔案而言的，這也與我國(guó)檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護(hù)檔案的原始記錄性。在我國(guó)的研究中，則將“真實(shí)性”需求劃分為兩個(gè)方面：一是文件在形成過程中的真實(shí)，即一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)；二是文件在形成之后的真實(shí)，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時(shí)的本來面貌。［14］對(duì)應(yīng)上述概念，真實(shí)性要求可分兩個(gè)部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實(shí)的，即文件的真實(shí)性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實(shí)性即文件所記錄的內(nèi)容是真實(shí)、客觀的；二是對(duì)被移交到保管者那里的電子檔案的真實(shí)性，在實(shí)際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對(duì)文件真實(shí)性的維護(hù)。
4.2真實(shí)性保障的內(nèi)在要求
我國(guó)研究中“真實(shí)性”所包含的兩方面要求實(shí)則對(duì)應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責(zé)。對(duì)于文件的真實(shí)性及文件內(nèi)容真實(shí)性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對(duì)于文件原始面貌的維護(hù)才是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實(shí)性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對(duì)“真實(shí)性”進(jìn)行拷貝與維護(hù)。（1）形成部門決定文件真實(shí)性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實(shí)相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過程的真實(shí)性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個(gè)過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會(huì)因?yàn)槲募恼鎸?shí)性有一點(diǎn)瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實(shí)的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實(shí)的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因?yàn)檫@種不真實(shí)的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實(shí)記錄。（2）檔案部門維護(hù)檔案真實(shí)性。雖然文件的真實(shí)性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實(shí)性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對(duì)此負(fù)責(zé)。從對(duì)In－terPARES項(xiàng)目“真實(shí)性”定義的理解出發(fā)，針對(duì)檔案真實(shí)性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護(hù)其真實(shí)性。由此可知，拷貝電子文件的真實(shí)性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門的職責(zé)所在。此外，檔案部門應(yīng)對(duì)前端文件形成部門給予相對(duì)充分的信任，因?yàn)椴粌H僅只有檔案需要“真實(shí)性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實(shí)屬性。
4.3檔案部門對(duì)真實(shí)性的管理職責(zé)
總的來說，檔案部門的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，而非保證電子文件的真實(shí)性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護(hù)檔案真實(shí)性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時(shí)對(duì)真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。因此，檔案部門的職責(zé)實(shí)際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時(shí)驗(yàn)證其真實(shí)性，尤其是對(duì)元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進(jìn)行鑒定；第二，建立包容性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時(shí)實(shí)現(xiàn)真實(shí)性的對(duì)接與拷貝，以包容性管理來維護(hù)歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實(shí)性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。
5電子檔案的長(zhǎng)期保存問題
電子檔案的長(zhǎng)期保存是檔案部門和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問題之一。
5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長(zhǎng)期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長(zhǎng)期的真實(shí)性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長(zhǎng)期真實(shí)性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點(diǎn)，國(guó)內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國(guó)的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長(zhǎng)期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機(jī)制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時(shí)也不乏對(duì)國(guó)外研究與實(shí)踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長(zhǎng)期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識(shí)性的管理策略。從總體而言，國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)界對(duì)該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長(zhǎng)期的真實(shí)性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點(diǎn)，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長(zhǎng)期保存問題中，檔案學(xué)界與檔案部門實(shí)際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。
5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是電子檔案的長(zhǎng)期保存問題并非檔案界可以獨(dú)立解決的，檔案部門應(yīng)當(dāng)突出自身的專業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門在電子檔案的長(zhǎng)期保存中，應(yīng)該對(duì)電子檔案的真實(shí)性、可讀性實(shí)行維護(hù)性的管理。具體而言，在電子檔案長(zhǎng)期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實(shí)現(xiàn)的，檔案界則是通過對(duì)這些技術(shù)進(jìn)行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長(zhǎng)期保存的適用策略，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實(shí)施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存的貢獻(xiàn)主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長(zhǎng)期真實(shí)性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實(shí)體的物理管控以及檔案文獻(xiàn)修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實(shí)體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因?yàn)檫@最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機(jī)構(gòu)的紙張選擇，因?yàn)檫@取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要。在紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存中，檔案部門的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進(jìn)行維護(hù)性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對(duì)永久”地保存檔案實(shí)體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長(zhǎng)檔案實(shí)體保存時(shí)限，使檔案能夠盡可能長(zhǎng)久地為社會(huì)提供利用服務(wù)。因此，從時(shí)間和空間上看，檔案部門對(duì)紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存的管理職責(zé)具有相對(duì)獨(dú)立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長(zhǎng)期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會(huì)技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對(duì)穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來應(yīng)對(duì)社會(huì)活動(dòng)方式的多元化趨勢(shì)，因此檔案學(xué)界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長(zhǎng)期保存工作的核心價(jià)值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來完善實(shí)際工作。在近年國(guó)外與國(guó)際性的實(shí)踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國(guó)空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)（CCSDS），美國(guó)的ERA、英國(guó)的Cedars、加拿大的ADRI等項(xiàng)目都以該參考模型為電子檔案長(zhǎng)期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對(duì)OAIS模型進(jìn)行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)。基于OAIS的長(zhǎng)期保存管理模式又體現(xiàn)著維護(hù)性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進(jìn)行長(zhǎng)期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項(xiàng)目。InterPARES項(xiàng)目的開展離不開其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實(shí)性維護(hù)與長(zhǎng)期保存的研究過程中，該項(xiàng)目吸納了來自法律、歷史、計(jì)算機(jī)技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專家學(xué)者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識(shí)中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國(guó)NARA云歸檔計(jì)劃。美國(guó)NARA2014-2018財(cái)年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對(duì)這些檔案，主張研究和推進(jìn)“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護(hù)性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機(jī)構(gòu)活動(dòng)方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對(duì)前端活動(dòng)方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動(dòng)交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時(shí)、有效管理。
5.3對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存實(shí)行維護(hù)性管理
從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長(zhǎng)期保存無疑屬于檔案部門的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長(zhǎng)期保存中具有相對(duì)獨(dú)立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價(jià)值，也是社會(huì)分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長(zhǎng)期保存問題中，檔案部門應(yīng)進(jìn)一步反思自身的根本價(jià)值、固有原則、社會(huì)意義與實(shí)際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。
6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢(shì)
電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會(huì)發(fā)展邁向信息化時(shí)代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時(shí)期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。
6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)
在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對(duì)“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實(shí)際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進(jìn)行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢(shì)在于，對(duì)電子形式而言安全可靠，對(duì)紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補(bǔ)的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，社會(huì)對(duì)于以電子形式為載體的活動(dòng)方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費(fèi)。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作中許多單位往往會(huì)在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時(shí)就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，在檔案管理過程中，需對(duì)兩個(gè)版本同時(shí)進(jìn)行維護(hù)；而在檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實(shí)際對(duì)資源造成了不小的浪費(fèi)。由于電子檔案的管理不善，同時(shí)造成重復(fù)勞動(dòng)和存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費(fèi)，也對(duì)檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費(fèi)的問題。（2）對(duì)檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案真實(shí)性與完整性的有效管理。對(duì)于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實(shí)際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實(shí)性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對(duì)于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對(duì)象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對(duì)于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護(hù)檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對(duì)電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對(duì)于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。
6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求
雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對(duì)電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對(duì)電子檔案采取相對(duì)謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時(shí)的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對(duì)電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實(shí)性”、“可靠性”等概念對(duì)紙質(zhì)條件下的“原始性”進(jìn)行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對(duì)電子檔案真實(shí)性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實(shí)性問題解決思路與實(shí)施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對(duì)于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實(shí)際上，在社會(huì)生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動(dòng)中的主要甚至唯一形式，社會(huì)對(duì)于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對(duì)電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進(jìn)工作，國(guó)家發(fā)改委辦公廳、財(cái)政部辦公廳、國(guó)家稅務(wù)總局辦公廳、國(guó)家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號(hào)），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進(jìn)展和成效?？梢姡谝噪娮有问綖闃I(yè)務(wù)活動(dòng)開展主要方式的領(lǐng)域，其對(duì)于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動(dòng)相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對(duì)于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，對(duì)于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實(shí)性能夠得到完全保證，且長(zhǎng)期保存問題得到完全解決時(shí)才得以普遍使用的，社會(huì)選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實(shí)用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對(duì)于載體實(shí)際也有一定的真實(shí)性和穩(wěn)定性要求，不具有真實(shí)性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對(duì)于這種真實(shí)性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計(jì)算機(jī)領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會(huì)活動(dòng)需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實(shí)現(xiàn)，從循序漸進(jìn)的實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗(yàn)證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長(zhǎng)期真實(shí)性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。
6.3國(guó)際趨勢(shì)———電子形式單套制歸檔與單軌制管理
電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國(guó)家機(jī)構(gòu)的趨勢(shì)。目前，美國(guó)、澳大利亞等國(guó)家都逐漸推進(jìn)電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國(guó)。2012年8月24日，美國(guó)總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國(guó)家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對(duì)電子檔案和電子郵件以電子方式實(shí)行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國(guó)家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵(lì)其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時(shí)對(duì)接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實(shí)踐都反映出同一趨勢(shì)———當(dāng)電子形式成為主流活動(dòng)交流方式時(shí)，檔案部門也應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國(guó)家的推行力度看來，這對(duì)于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢(shì)，也是迫切的需求。6.4推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)?；瘧?yīng)用是社會(huì)發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護(hù)原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價(jià)值，就要實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國(guó)，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對(duì)電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時(shí)，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作，從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。
7結(jié)語
談到檔案工作，部分專業(yè)檔案中也存在正卷和副卷的名詞概念。例如：
1994年印發(fā)的《派出所檔案管理規(guī)定》中第五條：根據(jù)公安部《關(guān)于重點(diǎn)人口管理工作規(guī)定》，對(duì)列管的重點(diǎn)人口(包括暫住人口中的重點(diǎn)人口)進(jìn)行管理中形成的有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)建立重點(diǎn)人口卷。已經(jīng)查實(shí)的有法律效用的材料，立為正卷；內(nèi)部審批的和未經(jīng)查實(shí)的材料，立為副卷。
1991年印發(fā)的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中第二十一條規(guī)定了“各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序”，閱卷筆錄，案件承辦人的審查報(bào)告，承辦人與有關(guān)部門內(nèi)部交換意見的材料或筆錄，有關(guān)本案的內(nèi)部請(qǐng)示及批復(fù)，合議庭評(píng)議案件筆錄，審判庭研究、匯報(bào)案件記錄，審判委員會(huì)討論記錄，案情綜合報(bào)告原、正本，判決書、裁定書原本，審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書和其他不宜對(duì)外公開的材料都在副卷之中。
1991年印發(fā)的《公安業(yè)務(wù)檔案管理辦法》中的政治偵察案卷、刑事偵查案卷、預(yù)審案卷、調(diào)查案卷、組織案卷等類檔案均需要建立副卷。
在地方專業(yè)主管部門和檔案行政管理部門參與制發(fā)的專業(yè)檔案管理制度中，也出現(xiàn)了正副卷的字樣。如2010年印發(fā)的《廣東省勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理辦法》中第七條：勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案文書材料按照利于保密、方便利用的原則，分別立正卷和副卷。
既然正副卷名詞概念在如此多的專業(yè)檔案中出現(xiàn)，是否意味著按字面理解，正卷和副卷各自包含的檔案形式、內(nèi)容、保存價(jià)值差別巨大呢?
筆者認(rèn)為顯然不是。例如在《勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁辦案規(guī)則》中規(guī)定：副卷包括：評(píng)議記錄、立案審批表、調(diào)查提綱、閱卷筆錄、會(huì)議筆錄、底稿、結(jié)案審批表等。仔細(xì)分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁過程之中形成的，是完整的仲裁檔案中不可或缺的組成部分。缺少任何一種材料只能說明仲裁過程某個(gè)環(huán)節(jié)沒有進(jìn)行或者是歸檔未實(shí)現(xiàn)齊全完整。這些文件材料是仲裁過程中部分環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，是仲裁檔案的組成部分，根本沒必要列為副卷。公安業(yè)務(wù)檔案、人民法院訴訟檔案的副卷情況類似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》中第六條中規(guī)定：罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動(dòng)教養(yǎng)之后，其檔案應(yīng)進(jìn)行整理，正副卷合并，每個(gè)人的檔案組成一卷或數(shù)卷。這說明正卷、副卷內(nèi)的檔案材料同樣重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必將其先分開后合并，增加基層檔案工作人員的無效工作呢?
據(jù)筆者了解，在實(shí)際工作中，仲裁檔案的正卷是可以讓申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人查閱、復(fù)制的，而副卷牽涉到仲裁工作人員對(duì)當(dāng)事雙方利益平衡問題，因而不能向申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人提供利用。這一做法源于2002年12月7日實(shí)施的《最高人民法院關(guān)于訴訟人查閱民事案件材料的規(guī)定》中的條文，民事案件的當(dāng)事人及訴訟人可免費(fèi)到法院查閱本人案件的案卷，查閱案卷的范圍僅限于“正卷”，包括書、答辯書、庭審筆錄及各種證據(jù)材料等。
如果說在若干年前手工立卷方式下，必須通過實(shí)體分開以達(dá)到限制利用的目的，那么在計(jì)算機(jī)管理非常普及、以件為單位進(jìn)行整理的今天，再提正副卷這樣的名詞概念就顯得很滯后了。有關(guān)部門完全可以通過單獨(dú)標(biāo)識(shí)、單件利用的方式解決限制利用問題，沒必要再使用似是而非的名詞概念。
不過也有例外，《派出所檔案管理規(guī)定》中的副卷中包括“未經(jīng)查實(shí)的重大嫌疑線索和群眾檢舉材料……耳目提供未證實(shí)的材料”等材料，而后面又規(guī)定“已查明否定的嫌疑材料”屬于不歸檔范圍。這就是自相矛盾的規(guī)定，屬于不歸檔范圍的材料為什么要納入到檔案的副卷去呢?這恐怕就是常識(shí)性錯(cuò)誤了。
在此需要特別指出的是，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施辦法第四條規(guī)定“國(guó)務(wù)院各部門經(jīng)國(guó)家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法”。如果專業(yè)主管機(jī)關(guān)擅自專業(yè)檔案管理制度，就多多少少有違法的嫌疑。
一、高校檔案文化的概念與意義
檔案文化與高等院校的教學(xué)氛圍的有機(jī)融合，不僅能夠記錄本校歷史，更能令本校學(xué)生深切感知學(xué)校的教育文化。而就目前檔案文化在高校中運(yùn)作的形式而言，相關(guān)高校檔案管理工作者并未充分發(fā)揮高校檔案文化對(duì)于學(xué)生及學(xué)校的教育功能。在查閱多所高校的檔案管理資料后，筆者發(fā)現(xiàn)這一現(xiàn)象具有一定普遍性，檔案管理中的文化滲透過程的缺失無疑是高校資源配置優(yōu)化不足的表現(xiàn)，同時(shí)，這一現(xiàn)象也是高校資源的浪費(fèi)。
在相關(guān)高校檔案管理工作者的普遍認(rèn)知中，高校檔案文化即檔案管理與文化傳播的機(jī)械結(jié)合，這一理念并不準(zhǔn)確。對(duì)高校檔案文化的這種理解對(duì)于高校檔案文化的教育功能發(fā)揮十分不利，這也反映出相關(guān)從業(yè)者對(duì)于檔案文化的本質(zhì)含義把握不準(zhǔn)。檔案文化的傳播特征具有指數(shù)效應(yīng)，可以理解為高校歷史文化從個(gè)人擴(kuò)散至群體的發(fā)展模式。理想情況下，高校檔案文化的本質(zhì)思想可以在潛移默化的條件下對(duì)高校學(xué)生產(chǎn)生正面影響，這也就是高校檔案文化教育功能的體現(xiàn)?；谏鲜龇治霾浑y看出，如何發(fā)揮高校檔案文化的教育功能十分必要，并且，其有效對(duì)策的研究十分緊迫。
二、高校檔案文化現(xiàn)狀概況
高校檔案文化的教育功能實(shí)現(xiàn)這一研究主題的提出時(shí)間并不近，但就其實(shí)踐過程而言，現(xiàn)狀并不樂觀，高校檔案管理部門對(duì)于這一概念的理解偏差是實(shí)踐效果不佳的直接原因。這也成為相關(guān)對(duì)策研究者們的研究重點(diǎn)之一，本文議題的建立也基于此。
（一）對(duì)高校檔案文化的認(rèn)知現(xiàn)狀
多數(shù)高校檔案管理工作人員對(duì)于本校檔案文化的理解依舊停留在機(jī)械操作、重復(fù)行動(dòng)的被動(dòng)層面，也就是說，高校檔案文化的宣傳者并不是從自身理念認(rèn)同的角度出發(fā)進(jìn)行相關(guān)工作的，這也催生了小范圍、走形式的高校檔案文化傳播路徑，顯然，這一模式的效果并不理想。而真正的高校檔案文化的理解應(yīng)該為對(duì)其功能性的深刻體會(huì)，表現(xiàn)為相關(guān)參與者對(duì)于其行業(yè)存在的必要性的正確認(rèn)知。換言之，一個(gè)高校檔案文化傳播者應(yīng)該明確自身的職業(yè)要求及存在價(jià)值，而非毫無目的的進(jìn)行重復(fù)操作。
另外，從高校檔案文化控制模式而言，固定的場(chǎng)館開放時(shí)間、固定的日常工作時(shí)間、固定的老化運(yùn)作模式，都是制約教育功能展開實(shí)施的瓶頸。加之缺乏多樣化的宣傳手段，對(duì)學(xué)生的吸引力較低，這也是高校檔案文化的教育功能無法有效進(jìn)行的原因。這一問題現(xiàn)狀也可以理解為參與者對(duì)于檔案學(xué)的意識(shí)依舊傳統(tǒng)，缺乏現(xiàn)代化社會(huì)需求的跟進(jìn)，業(yè)務(wù)人員的精力普遍集中于業(yè)務(wù)操作本身，而對(duì)于高校檔案文化的深層理解嚴(yán)重不足。
（二）對(duì)高校檔案文化的教育功能的認(rèn)知現(xiàn)狀
多數(shù)高校檔案文化工作人員并不理解自身工作內(nèi)容對(duì)學(xué)生的深淵影響，其理解始終集中于檔案整理、資料收集、資源整合的表面，對(duì)于其業(yè)務(wù)內(nèi)容的根本目的缺乏認(rèn)知。多數(shù)檔案管理參與人員對(duì)于高校檔案文化的教育功能缺乏認(rèn)真的思考過程。從這一點(diǎn)看，高校檔案文化教育功能的被架空的原因也就顯而易見了。
三、改進(jìn)高校檔案文化的教育功能意見總結(jié)及有效性預(yù)測(cè)
結(jié)合上述分析內(nèi)容，筆者從高校檔案文化教育功能現(xiàn)狀中發(fā)現(xiàn)的癥結(jié)入手，從理解與操作兩方面提出建議如下：
首先，強(qiáng)化參與部門對(duì)高校檔案文化教育功能的認(rèn)知水平。這一建議的提出原則在于對(duì)文化這一抽象概念的形成機(jī)制的考慮。眾所周知，文化事業(yè)的建設(shè)并不是一朝一夕能夠完成的，而高校檔案文化也同樣如此。改變高校檔案管理工作人員原有的將檔案與文化簡(jiǎn)單疊加的錯(cuò)誤思想，強(qiáng)化高校檔案文化教育功能發(fā)揮的重要性，從工作人員的職業(yè)素養(yǎng)提升角度，縮短高校檔案文化教育功能實(shí)現(xiàn)的周期。
其次，將高校檔案文化的教育功能發(fā)揮工作的建設(shè)實(shí)施規(guī)模擴(kuò)大，將少數(shù)師生接觸到的部門文化轉(zhuǎn)變?yōu)楸拘W(xué)生自主參與的全校文化。這一建議的提出原因在于議題研究的操作步驟，在發(fā)現(xiàn)高校檔案文化教育功能實(shí)施難的癥結(jié)后，筆者認(rèn)為從思想層面入手的有關(guān)方法的時(shí)效性差、預(yù)期結(jié)果持續(xù)周期長(zhǎng)，這與議題提出的根本目標(biāo)存在一定差距。因此，從最直接的操作層面入手，對(duì)高校檔案文化的教育功能實(shí)現(xiàn)更為有效。此外，這一建議的關(guān)鍵在于高校檔案文化結(jié)構(gòu)的改變，無論從觀念上還是從運(yùn)作模式上，將少數(shù)人文化氛圍擴(kuò)散至本校公眾周知的文化系統(tǒng)。
再次，加大高校檔案管理設(shè)備的資金投入與日常維護(hù)。就現(xiàn)有環(huán)境而言，高校檔案管理設(shè)備、場(chǎng)所即高校檔案館，這一場(chǎng)所的維護(hù)與日常宣傳工作的力度有待加強(qiáng)。從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)入手，可以達(dá)到主動(dòng)吸引學(xué)生關(guān)注檔案文化的作用。這也必然需要高校引進(jìn)信息化、科學(xué)化的高校檔案館管理手段，力求從便捷、有趣的歷史文化獲取渠道吸引更多的高校學(xué)生關(guān)注，從而令學(xué)生們變被動(dòng)為主動(dòng)地投入到高校檔案文化的熏陶中。
從上述三條建議的提出原則不難看出，無論理念加強(qiáng)還是操作步驟明確，都嚴(yán)格遵循高校檔案文化教育功能展現(xiàn)的目標(biāo)，同時(shí)，也確保了已有高校教育資源的應(yīng)用，具備可操作性。另外，從資源控制難易度看，上述意見也同樣具備可行性，原因在于三條建議的提出均充分考慮了高?，F(xiàn)有檔案管理教學(xué)資源配置。
當(dāng)今社會(huì)已邁入到數(shù)字時(shí)代，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案的信息化管理已成為檔案管理的必然發(fā)展方向，檔案的信息管理就是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。20世紀(jì)后期以來，全球開始從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)最顯著的特征是，知識(shí)對(duì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)率占有主導(dǎo)地位，知識(shí)經(jīng)濟(jì)呼喚知識(shí)管理，現(xiàn)代知識(shí)管理正是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下應(yīng)運(yùn)而生的一種全新的管理理論與管理方法，它主要應(yīng)用于企業(yè)管理中，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)管理也被引入到檔案界，英國(guó)檔案與文件管理專家邁克爾?庫克在2001年11月17日至18日于中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院主辦的“21世紀(jì)的社會(huì)記憶――中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇”時(shí)指出：我們可以宣布自己已步入知識(shí)管理領(lǐng)域，知識(shí)管理也是整個(gè)檔案界未來的重要發(fā)展方向。可以說檔案管理在經(jīng)歷了檔案實(shí)體管理、檔案信息管理、檔案信息資源管理后必然步入到知識(shí)管理的階段。那么到底什么叫知識(shí)管理？有人認(rèn)為，知識(shí)就是信息，知識(shí)管理就是信息管理，這是典型的對(duì)知識(shí)管理的狹隘理解，筆者認(rèn)為要明確知識(shí)管理的概念，首先要區(qū)分一下幾組不同的概念。
二、區(qū)分知識(shí)與信息
首先，知識(shí)并不等于信息。信息只是知識(shí)的一部分。根據(jù)1996年經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（OECD）的《以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》報(bào)告，知識(shí)包括四大類：1，“知道是什么”的事實(shí)知識(shí)（know-what）；2，“知道為什么”的原理知識(shí)（know-why）；3，“知道怎樣做”的技能知識(shí)（know-how）；4，“知道是誰的”人際知識(shí)（know-who）。由此可見，知識(shí)的概念比信息的概念要廣泛的多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質(zhì)上的知識(shí)，我們稱之為“顯性知識(shí)”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲(chǔ)于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅、體會(huì)、感悟等尚未公開的秘密知識(shí)，或者只可意會(huì)而難以表達(dá)的知識(shí)，我們稱之為“隱性知識(shí)”。這些隱性知識(shí)不屬于信息的范疇。
其次，知識(shí)是有用的信息，信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識(shí)都是正確的、有用的信息。
三、區(qū)分檔案管理和知識(shí)管理
首先，從管理層面來看，檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。
從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體（載體）的管理；而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容（信息、知識(shí)）的管理。
從管理范圍來看，檔案管理的對(duì)象限于文件、檔案；而知識(shí)管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識(shí)，還要管理圖書情報(bào)之類的外源顯性知識(shí)以及員工大腦中的隱性知識(shí)。
從管理側(cè)重點(diǎn)來看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值；知識(shí)管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。
從管理特點(diǎn)來看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對(duì)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識(shí)管理則鼓勵(lì)一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P(guān)注自身的良好定義的政策和可審計(jì)的程序，而知識(shí)管理致力于以一個(gè)不受約束的、寬組織的創(chuàng)造力和知識(shí)交易的方式忽視組織傳統(tǒng)?！?/p>
四、區(qū)分知識(shí)管理與信息管理
信息管理只是知識(shí)管理的基礎(chǔ)和重要組成部分，知識(shí)管理不僅僅是信息管理的發(fā)展和延伸，更是對(duì)信息管理的變革和超越。
1.信息管理僅僅注重對(duì)顯性知識(shí)的管理，而知識(shí)管理更注重對(duì)隱性知識(shí)的管理。知識(shí)連線有限責(zé)任公司的首席執(zhí)行官榮.楊（Ron Yang）說：顯性知識(shí)可以說是冰山的尖端，隱性知識(shí)則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識(shí)是智力資本，是給大樹提供營(yíng)養(yǎng)的樹根，顯性知識(shí)不過是樹的果實(shí)。而且隱性知識(shí)往往具有獨(dú)占性，開發(fā)利用價(jià)值比較高，管理難度更大。
2.信息管理僅僅側(cè)重于對(duì)現(xiàn)有信息的收集、整理，而知識(shí)管理更側(cè)重于對(duì)新知識(shí)的生產(chǎn)、創(chuàng)造。
3.信息管理僅僅重視對(duì)信息本身和信息技術(shù)的管理，而知識(shí)管理更重視信息、知識(shí)活動(dòng)的過程和人員的管理。
4.信息管理僅僅關(guān)注在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，以適當(dāng)?shù)姆绞健⑾蜻m當(dāng)?shù)娜藛T提供適當(dāng)?shù)男畔?，將信息?jiǎn)單地視為免費(fèi)資源，未能對(duì)知識(shí)進(jìn)行資本化運(yùn)作以實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值；而知識(shí)管理將知識(shí)視為最重要的戰(zhàn)略資源，追求知識(shí)的增值。
可見，知識(shí)管理不是信息管理的簡(jiǎn)單延伸和發(fā)展，而是對(duì)信息管理的一種變革和超越。
五、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對(duì)的主要是對(duì)文檔這種顯在知識(shí)的管理。
2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析，知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對(duì)象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢(shì)。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對(duì)這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。
知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)組織的經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來說，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
六、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營(yíng)銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理；強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)利用；實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)；實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。
2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。
一、水文檔案管理的相關(guān)理論
（一）水文檔案管理的基本概念
想要對(duì)整體問題進(jìn)行研究，就必須要在一定程度上明確水文檔案管理的基本概念。具體講，水文檔案管理主要是指從整體和全局出發(fā)，以有效防汛抗旱工作的開展與實(shí)施為目標(biāo)，通過具體備份以及統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化配置等，對(duì)水文檔案進(jìn)行管理的過程。
首先，“水文檔案管理”的核心理念，主要從整體層面出發(fā)，全面地對(duì)自然災(zāi)害等各種水文災(zāi)難的潛在破壞力進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上，對(duì)水文檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。其次，水文檔案管理的直接目的，是有效地防汛抗旱，并對(duì)這項(xiàng)復(fù)雜工程進(jìn)行控制。
最后，水文檔案管理的前提條件，是對(duì)防汛抗旱所涉及的各種要素進(jìn)行綜合分析，例如防汛抗所需的人才、技術(shù)等等。
以上所述，基本就是水文檔案管理的內(nèi)容。
（二）水文檔案管理的特點(diǎn)與意義
水文檔案管理有它自己的特點(diǎn)，首先，就是體系的安全性。毫無疑問，安全永遠(yuǎn)是水文檔案管理工作的主題。對(duì)于這個(gè)問題，早有定論。在這樣的情況下，個(gè)人認(rèn)為，必須要在現(xiàn)實(shí)情況中，始終堅(jiān)持把水文檔案管理的安全當(dāng)作是整體工作的生命線，把水文檔案管理的安全工作始終放在檔案工作的首位。
其次，水文檔案管理還存在著簡(jiǎn)單普適的特點(diǎn)。這一特點(diǎn)主要是針對(duì)水文檔案管理的初始目的而提出的。本文對(duì)水文檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行研究，基本的目的就是為防汛抗旱這項(xiàng)復(fù)雜工程的實(shí)施提供一個(gè)具備簡(jiǎn)易型、普及性的簡(jiǎn)化思路，從而確保水文檔案管理整體具備可行性、普適性。
從前文對(duì)水文檔案管理的概念、特點(diǎn)的分析就能夠看出，水文檔案管理本身不僅是一項(xiàng)相關(guān)的系統(tǒng)工程，同時(shí)，其在現(xiàn)實(shí)情況下還表現(xiàn)出一種主動(dòng)性，而不是災(zāi)難發(fā)生后的補(bǔ)救。從這里，我認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)水文檔案管理，能夠?yàn)樗臋n案在現(xiàn)實(shí)情況中有效發(fā)揮自身作用提供重要的保障，這就是水文檔案管理的意義。
二、新時(shí)期水文檔案的管理模式
新時(shí)期，水文檔案基本運(yùn)用了信息化的管理模式。從武漢、長(zhǎng)江流域的水文資料來看，其管理完全涉及了信息化的因素。武漢市水文資料管理活動(dòng)中的信息化，其具體的實(shí)施過程往往依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，其中主要包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)、知識(shí)管理技術(shù)、管理信息系統(tǒng)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)等等。這是其最明顯的特點(diǎn)之一。此外，在這一問題上，信息化水文檔案管理的發(fā)展極大地推動(dòng)了武漢市水文資料的管理水平。事實(shí)上，以視頻技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的發(fā)展，直接使得武漢市水文資料能夠通過安裝監(jiān)控?cái)z像頭的方式，對(duì)內(nèi)部管理人員的行為進(jìn)行隨時(shí)隨地的監(jiān)控，以此來杜絕不規(guī)范的水文資料管理工作。并且，在現(xiàn)實(shí)的情況中，信息化管理具備節(jié)省成本的特點(diǎn)，這就使武漢市水文資料的相關(guān)人員通過遠(yuǎn)程視頻展開會(huì)議，討論水文資料的管理工作，這就能夠節(jié)省大量的時(shí)間。
從武漢市水文資料信息化管理的內(nèi)容來看，首先，信息化管理主要包括管理平臺(tái)的搭建，在這一方面，主要分為兩部分，一是包括硬件環(huán)境在內(nèi)的軟件環(huán)境；二則是具體的硬件環(huán)境。武漢市水文資料信息化管理的實(shí)現(xiàn)，首先就應(yīng)購(gòu)買必要的硬件設(shè)備，在現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代，部門配備計(jì)算機(jī)已經(jīng)不算稀奇，而除了這一基礎(chǔ)的設(shè)施以外，武漢市水文資料還要立足于現(xiàn)實(shí)，配備與外界聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。其次，管理流程問題，也是信息化管理的主要內(nèi)容之一。武漢市水文資料在推行信息化管理時(shí)，著重對(duì)系統(tǒng)的安裝進(jìn)行了分析，因此，信息化管理效果較為明顯。
三、水文檔案管理的方法與方案
（一）水文檔案管理的方法
對(duì)于水文檔案而言，想要對(duì)其進(jìn)行管理，就必須要運(yùn)用結(jié)構(gòu)化管理的方法。所謂結(jié)構(gòu)化管理方法，主要就是指在現(xiàn)實(shí)中以事物的邏輯模型為基礎(chǔ)，同時(shí)，運(yùn)用一組標(biāo)準(zhǔn)化的圖表工具，采用圖解的方法對(duì)事物的物理模型進(jìn)行描繪，記錄在電子設(shè)備上。其基本的核心理念是，無論是哪一種系統(tǒng)，都完全能夠按功能逐步的自頂向下，從抽象到具體，逐層的分解成為多個(gè)大小適當(dāng)、具有一定獨(dú)立性模塊的系統(tǒng)。該方法的具體使用，主要包括總體管理、詳細(xì)管理兩個(gè)不同的階段。從武漢、長(zhǎng)江流域的水文資料來看，其進(jìn)行的總體管理，主要就是將系統(tǒng)進(jìn)行模塊化的處理，按照系統(tǒng)的構(gòu)成要素，完全地將系統(tǒng)進(jìn)行劃分，當(dāng)將其劃分為若干個(gè)模塊的時(shí)候，就能夠保證每個(gè)模塊都具有系統(tǒng)的完整功能。而所謂的詳細(xì)管理，主要就是在總體管理的基礎(chǔ)上，對(duì)各模塊模型進(jìn)行管理，從而確保能夠更好地對(duì)各個(gè)模塊進(jìn)行構(gòu)建。
（二）水文檔案管理的方案
水文檔案管理的方案如下：為了確保水文檔案管理的合理性、有效性，必須要在現(xiàn)實(shí)情況中，基于總體研究目標(biāo)，對(duì)水文檔案管理的方案與步驟進(jìn)行制定。根據(jù)科學(xué)管理方法中的系統(tǒng)性、綜合性原則，水文檔案管理存在著多個(gè)步驟，每個(gè)步驟都存在著重要的作用。正是這些步驟完全地組合在一起，才能夠真正地構(gòu)成一種具有特定性質(zhì)的水文檔案管理過程。第一步，是明確水文檔案管理的主要目的，第二步，是分析水文檔案內(nèi)在的聯(lián)系、規(guī)律，并把握其關(guān)鍵問題，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)水文檔案管理的合理性，最后，是在全面明確水文檔案管理過程的基礎(chǔ)上，逐步深入地進(jìn)行分析。
四、水文檔案管理存在的問題及對(duì)策
（一）水文檔案管理存在的問題
從武漢市水文資料信息化管理過程中存在的問題來看，人才匱乏是不能不提的。毫無疑問，人才是檔案管理的根源。但是，武漢市水文資料管理缺乏信息化人才，由此也就導(dǎo)致了武漢市水文資料信息化管理較為缺失。如果再不對(duì)人才進(jìn)行重視，那么武漢市水文資料就不能夠更好地應(yīng)用信息化管理模式。除此之外，武漢市水文資料信息化管理模式不具備可行性，也是具體的問題之一。管理模式的革新，本來就是一種徹底的系統(tǒng)變革，其核心應(yīng)該完全是管理理念的更新，然而，目前，武漢市水文資料雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)由手工錄入至計(jì)算機(jī)控制，但是，這并不意味著武漢市水文資料的信息化管理得以實(shí)現(xiàn)，如果不對(duì)管理理念進(jìn)行革新，那么就只能在實(shí)際中使武漢市水文資料的信息化管理成為一句空談。
出現(xiàn)上述問題，個(gè)人認(rèn)為，很大程度上是因?yàn)閷?duì)武漢市水文資料部門人員重視程度不足。武漢市水文資料應(yīng)用信息化管理模式，是關(guān)乎武漢市水文資料全局發(fā)展的舉動(dòng)。相關(guān)分析也表明，主管信息化的部門人員往往會(huì)與信息化管理模式的應(yīng)用效果存在著極大的聯(lián)系?？梢哉f，人才的匱乏，以及管理模式不具備可行性，都體現(xiàn)了對(duì)部門人員重視程度不足的問題。
（二）水文檔案合理管理的對(duì)策
個(gè)人認(rèn)為，引進(jìn)新技術(shù)，對(duì)于我國(guó)水文資料的信息化管理模式而言，是十分必要的。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展及科學(xué)水平的不斷進(jìn)步，在水文資料今后應(yīng)用信息化管理模式的過程中引進(jìn)新技術(shù)，是可以預(yù)見的。事實(shí)上，無論是云計(jì)算還是已經(jīng)普及的無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，都能夠?yàn)槲覈?guó)水文資料的信息化管理帶來莫大的幫助。只有引進(jìn)新技術(shù)為水文資料管理創(chuàng)造出新的巨大價(jià)值，才能夠真正地在對(duì)水文資料進(jìn)行管理的過程中、解決現(xiàn)存的問題。
