發(fā)布時間：2023-05-23 17:12:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子合同檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設(shè)項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評價報告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類?，F(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進(jìn)行獨立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計和利用，同時保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級換代產(chǎn)品，可給予合同總價15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法?？梢?，盡管鑒定合同價值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態(tài)的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機(jī)械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時，應(yīng)以本單位的合同號為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設(shè)
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換、存儲到檔案管理系統(tǒng)，直接實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計越來越嚴(yán)格，對境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。
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關(guān)鍵詞：建筑 合同 要求 實施要點
建筑建筑合同是對建筑工程進(jìn)行整個工程進(jìn)行全面監(jiān)督的法律性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進(jìn)行后期的竣工驗收和工程費用結(jié)算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負(fù)其責(zé)” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對自己簽署內(nèi)容的真實性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務(wù)的分工，也使在責(zé)任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進(jìn)行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因為建筑建筑合同小項包含的數(shù)量多、種類雜、細(xì)節(jié)繁瑣，操作人員還要對以下幾個方面進(jìn)行關(guān)注：
一、建筑工程合同管理的原則
合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而進(jìn)行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：
1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。
2、為實現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應(yīng)該負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。
3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負(fù)責(zé)合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要層單位的合同管理人員來進(jìn)行合同的保管的行為。
二、建筑工程合同有效管理的注意事項
（一）探索新型管理模式，保持同一項目合同之間的有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同實行目錄管控，建立合同之間的有機(jī)聯(lián)系，實現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決合同管理分散問題。由于合同的產(chǎn)生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責(zé)任進(jìn)行分解，明確地傳導(dǎo)給項目管理機(jī)構(gòu)和合同管理部門，通過責(zé)任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。
（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目從工程立項開始，就應(yīng)按照國家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的合同管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與合同跟蹤管理同步。
（三）加強(qiáng)對工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點也有了新的變化，從而提高合同干部隊伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。合同管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清合同工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把合同管理質(zhì)量關(guān)。
（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護(hù)國家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的認(rèn)識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。
（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微合同、磁介質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運用。當(dāng)前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設(shè)合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行合同管理成為可能，成為項目合同管理的一個發(fā)展方向。近幾年，各個建設(shè)公司也開始對照片合同、錄像合同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對合同管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用計算機(jī)資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。
（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。
三、結(jié)束語
建筑建筑合同的管理是一項全面的、長期的、耐心細(xì)致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細(xì)節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個合同的撰寫規(guī)范和要點，同時對工程各個環(huán)節(jié)還要有相當(dāng)高的認(rèn)識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強(qiáng)度會逐漸下降，合同管理工作的開展也會更加簡便、高效。
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水利科研檔案管理屬水利科研的基礎(chǔ)工作。水利科研檔案既是水利科研成果的集中體現(xiàn)，也是設(shè)計、施工、監(jiān)理、基建等活動的重要依據(jù)。水利科研檔案信息化建設(shè)是一項規(guī)模大、涉及面廣、技術(shù)性強(qiáng)的系統(tǒng)工程。要有序推進(jìn)檔案信息化管理，必須轉(zhuǎn)換檔案管理模式及更新檔案管理理念、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案人員素質(zhì)。
1 水利科研檔案信息化建設(shè)特點
隨著社會信息化進(jìn)程的加快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，水利科研檔案管理模式正在向以計算機(jī)管理為手段、以網(wǎng)絡(luò)傳遞為環(huán)境的數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，電子檔案將成為未來水利科研檔案的主體，新時期檔案管理模式呈現(xiàn)以下特點:檔案信息載體電子化、檔案信息組織形式網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息查詢檢索自動化、檔案信息流通網(wǎng)絡(luò)化。
2 檔案信息化建設(shè)影響因素分析
2.1 重“藏”輕“用”的管理觀念比較突出主要表現(xiàn)為：①注重檔案的實體管理，以及對文件材料的歸檔工作，強(qiáng)調(diào)案卷的數(shù)量、案卷裝訂的美觀；②注重檔案管理硬件設(shè)備的投入和庫房設(shè)備的齊全；③忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，將檔案的收集、保管情況作為衡量檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，過分強(qiáng)調(diào)檔案的歸檔率，使得檔案館（室）大體上只是個科技文件保管單位，檔案資源多表現(xiàn)為一種靜態(tài)的、封閉的資源，檔案工作出現(xiàn)了一種高積累、低附加值產(chǎn)出的現(xiàn)象，檔案信息化功能弱化，利用效率不高，從而使科技成果不能快速轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力。
2.2 檔案實體編號混亂主要反映在以下幾個方面：①檔號不規(guī)范，編號方案、形式不統(tǒng)一。②在文書檔案中存在案卷標(biāo)題不規(guī)范、問題標(biāo)注含混不清、卷內(nèi)無文件級檢索目錄、文件標(biāo)題不全、責(zé)任者不明等現(xiàn)象。③組卷規(guī)則不規(guī)范、不統(tǒng)一，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的。④文書檔案、質(zhì)量檢測檔案、合同檔案和基建檔案等，均應(yīng)按文件級管理的卻硬是牽強(qiáng)組卷，按案卷級管理。
2.3 電子文件歸檔電子文件歸檔改變了傳統(tǒng)文件的歸檔過程，無論是采用脫機(jī)歸檔還是聯(lián)機(jī)（網(wǎng)絡(luò)傳輸）的方式歸檔，都要保證電子文件的安全性、原始性、真實性、完整性、系統(tǒng)性和可讀性。但在水利檔案中，對大量的地形圖、地質(zhì)圖、遙感圖像的信息處理，要保持以上特性是一件比較困難的事情。如何規(guī)范電子文件格式的轉(zhuǎn)換、圖片文件的處理及數(shù)據(jù)壓縮等都還需要進(jìn)一步研究和探討的。
2.4 缺乏復(fù)合型檔案管理人才隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案信息化需要一些既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又具備計算機(jī)技術(shù)、慢吞吞絡(luò)知識和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)知識的年輕人。目前，普遍存在檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)老化，年齡偏大，信息處理能力不強(qiáng)，不能很快地運用新技術(shù)處理檔案管理信息等問題。
3 加強(qiáng)檔案信息化管理的幾點建議
3.1 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作首先，要做好檔案實體的前期處理工作。筆者認(rèn)為，檔號的編制要規(guī)范，要統(tǒng)一檔號編制方案和檔號形式，檔號要能正確反映檔案的分類和排列次序，以便于保管和查找。水利科研檔案檔號宜采用：全宗號--年度號--分類號--案卷號--件（冊）號的形式；文件檔案宜采用文件級管理，檔號形式采用：全宗號--年度號--保管期限--件號。這種形式比較適合水利科研單位檔案的保管，也便于利用計算機(jī)管理。其次，檔案著錄要規(guī)范。盡量采用最精確的詞語涵蓋案卷的內(nèi)容，對于有多個稱謂的個人、機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案，在著錄時應(yīng)使用同一個稱謂、同一題名，以確保檢索點的一致性和唯一性。
要加強(qiáng)水利檔案標(biāo)引質(zhì)量的控制，檔案的標(biāo)引包括分類標(biāo)引和主題標(biāo)引，首先要確定適合本單位使用的《分類法》和《主題詞表》以及標(biāo)引深度，在具體標(biāo)引時要正確分析檔案的主題，規(guī)范標(biāo)識符號，對檔案中有檢索價值的局部主題、隱含主題、次主題要用多個主題詞做更詳盡的標(biāo)引，盡量做到前后標(biāo)引一致；對于主題內(nèi)容相同的檔案資料或不同檔案資料中相同的主題內(nèi)容，應(yīng)注意保證標(biāo)引結(jié)果的一致性，以降低檔案資料的漏檢率，提高查全率、查準(zhǔn)率。
3.2 加快檔案管理文檔一體化的進(jìn)程文檔一體化管理是將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，要加強(qiáng)文件管理的超前控制，就必須要求每一個單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置要準(zhǔn)確、文件轉(zhuǎn)換格式要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口緊密銜接起來。檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案工作模式，在單位網(wǎng)站的網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，讓本單位科研人員利用本單位的局域網(wǎng)站，足不出戶就將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，從而大大提高工作效率和管理水平。
3.3 利用局域網(wǎng)提供檔案信息在線服務(wù)傳統(tǒng)檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案實體的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生根本變化。因此，要創(chuàng)新服務(wù)理念和服務(wù)模式，由過去那種被動的、手工式的檔案提供利用方式，盡快轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥?、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式。長科院檔案部門已經(jīng)實現(xiàn)了在單位局域網(wǎng)上建立檔案資料查詢網(wǎng)頁，向本單位科研人員提供數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢檔案資料信息，并可通過單位局域網(wǎng)的即時通信系統(tǒng)“飛鴿傳書”、“騰訊通”、電子信箱等服務(wù)方式與檔案管理人員聯(lián)系，進(jìn)行信息交流，檔案管理人員可在線回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，通過改變服務(wù)模式，提高服務(wù)質(zhì)量。
3.4 加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)檔案部門應(yīng)盡快建立一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。目前應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作者信息人意識的培養(yǎng)，提高檔案人員處理信息的能力，熟練運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。長科院正在制定切實可行的培養(yǎng)計劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代水利管理技術(shù)知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用信息技術(shù)的能力，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。
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近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景
當(dāng)前，國家電網(wǎng)公司加快實現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建一強(qiáng)三優(yōu)(電網(wǎng)堅強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺建設(shè)項目2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺。
廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為國家一級，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機(jī)讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的目標(biāo)
福建省電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動而導(dǎo)致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。
檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實政策、個人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺內(nèi)嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運用了機(jī)構(gòu)級別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
提出如下意見，農(nóng)業(yè)部、國家檔案局下發(fā)了關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村土地承包檔案管理工作的意見》農(nóng)經(jīng)發(fā)〔〕12號）以下簡稱《意見》現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你并結(jié)合我市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)頒證（以下簡稱農(nóng)村土地確權(quán)頒證）檔案管理工作實際。請一并貫徹執(zhí)行。
一、規(guī)范農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案整理工作，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的大量文件材料。對農(nóng)村土地確權(quán)頒證業(yè)務(wù)中形成的檔案材料,主要集中在各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）各行政村（社區(qū)）各地要按照不同檔案門類進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分。應(yīng)該納入專門檔案管理;對各種會議材料、統(tǒng)計匯總等檔案工作材料,應(yīng)當(dāng)納入文書檔案管理；對電子聲像類檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入電子檔案、聲像檔案管理。
一）文書檔案類文件材料
包括機(jī)構(gòu)成立、意見、方案、指導(dǎo)性通知、計劃、總結(jié)、簡報、會議記錄、規(guī)劃、報告、檢查記錄、統(tǒng)計匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區(qū)縣（自治縣）人民政府、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的文件材料。
分為永久和定期，2.保管期限。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局令第8號）要求。定期一般分為30年和10年。
以“件”為單位，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時應(yīng)納入機(jī)關(guān)文書檔案統(tǒng)一整理歸檔。按照《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號）進(jìn)行整理。
按《市村級檔案管理辦法》規(guī)定，各行政村（社區(qū)）整理這部分文件材料時。統(tǒng)一納入村級文書檔案的經(jīng)濟(jì)發(fā)展類”按照《市文書立卷與案卷構(gòu)成的一般要求》或《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實施細(xì)則》要求，以“卷”或“件”為單位進(jìn)行整理。
二）農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案類文件材料
1.歸檔范圍。農(nóng)村土地確權(quán)頒證材料包括農(nóng)村土地確權(quán)頒證入戶核實（匯總）表、國土“二調(diào)”面積核實表、田（土）面積丈量記錄表、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、承包土地空間位置圖、農(nóng)戶委托書、承包土地確認(rèn)面積公示表、農(nóng)戶簽字確認(rèn)的承包地塊及面積分?jǐn)偙?、農(nóng)戶土地承包經(jīng)營權(quán)證登記簿、土地承包經(jīng)營權(quán)證書登記表、新證領(lǐng)取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)登記臺賬；農(nóng)村土地確權(quán)頒證人員花名冊、集體經(jīng)濟(jì)組織成員討論形成的承包面積確認(rèn)落實方案、村民代表會議決議、會議記錄；補(bǔ)充完善的土地承包（流轉(zhuǎn)）合同、依法調(diào)整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經(jīng)營權(quán)申請、登記材料；其他方式承包申請頒發(fā)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)證書申請、登記等材料；其他農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案材料。
2.保管期限。農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案永久保管。
此次農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作結(jié)束后，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門在農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案作為自身全宗內(nèi)一種專門檔案保管。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)證登記簿一式二份。必須移交區(qū)縣國家綜合檔案館保存一份，農(nóng)業(yè)行政主管部門用作日常登記管理留存一份。
應(yīng)以各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）為獨立全宗單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）級的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案。集中統(tǒng)一整理，參照《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號）要求，以“件”為單位進(jìn)行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內(nèi)以行政村（社區(qū)）順序依次排列，同一行政村（社區(qū)）中按村民小組順序依次排列并從1開始編制順序號，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書檔案盒保管。各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）形成及整理農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案時，可根據(jù)需要一式數(shù)套。
村（社區(qū)）級農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案參照上述方法整理。
三）電子檔案、聲像檔案類文件材料
農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國家和市相關(guān)要求執(zhí)行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細(xì)則》執(zhí)行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕36號）執(zhí)行；聲像檔案按照《市檔案局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)聲像檔案管理的通知》渝檔發(fā)〔〕43號）執(zhí)行。
請按《意見》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請書、臺賬等補(bǔ)充完善材料。分類歸檔。
二、做好農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案移交和利用工作，強(qiáng)化服務(wù)。
要按照農(nóng)業(yè)部、國家檔案局《意見》要求，各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)、檔案行政主管部門。切實加強(qiáng)對本轄區(qū)農(nóng)村土地承包檔案管理工作的指導(dǎo)和服務(wù)，充分抓住本次開展農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作的有利時機(jī)，認(rèn)真做好相關(guān)管理工作，全面規(guī)范完善農(nóng)村土地承包檔案。
關(guān)鍵詞：檔案工作 通信企業(yè) 高速發(fā)展
一、通信企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要性
近些年來，我國的通信企業(yè)一直處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，很多通信企業(yè)都取得了相當(dāng)?shù)臉I(yè)績，為我國通信產(chǎn)業(yè)的發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)，在這些通信企業(yè)的巨大市場背后，其各級檔案部門管理著數(shù)量龐大的檔案，這些檔案記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的重要信息，如果能夠科學(xué)、有效地管理企業(yè)檔案，就能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著通信企業(yè)的高速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量也在快速的增加，檔案工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基本保證辦公、閱覽查詢、庫房三分開，科學(xué)合理地設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，拓寬服務(wù)思路，不斷提高檔案管理的整體管理水平，能夠從檔案中充分反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和未來方向，發(fā)揮檔案管理在企業(yè)戰(zhàn)略管理中的重要作用[1]。
二、通信企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
對于現(xiàn)代通信企業(yè)，如果檔案管理工作跟不上企業(yè)的發(fā)展，就會造成檔案的損壞、流失，進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展需求，但由于存在各個方面的原因，我國通信企業(yè)的檔案管理還存在一些問題，主要表現(xiàn)為以下三個方面[2]：
（1）企業(yè)檔案意識薄弱。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)層，沒有將檔案工作列為企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，在一味地追求經(jīng)濟(jì)效益的同時，忽略了對檔案部門的關(guān)懷和投入，造成專職檔案管理人員少、兼職檔案人員兼職太多，使檔案工作陷入被冷落、被遺忘的命運，一些員工也缺乏檔案管理的意識，忽略工作過程的收集、整理，亂丟亂放造成檔案的流失，為以后企業(yè)的改建、擴(kuò)建、通信設(shè)備的更新、使用、查詢和企業(yè)的改革埋下了隱患；
（2）檔案工作于企業(yè)各項工作脫節(jié)。企業(yè)檔案源于各項工作，因此在檔案工作應(yīng)該與日常工作同時進(jìn)行，通信企業(yè)涉及的檔案資料更多更廣，然而目前很多通信企業(yè)并沒有把檔案工作安排在與各項工作同時進(jìn)行，甚至把檔案工作看成是一種負(fù)擔(dān)，當(dāng)一項工作結(jié)束后再來收集、整理檔案時，造成了很多信息的流失，很難保證其準(zhǔn)確性和完整性；
（3）檔案工作制度執(zhí)行力度不夠。檔案工作在具體實施過程中，沒有認(rèn)真落實和執(zhí)行，并且也沒有相應(yīng)的監(jiān)督措施，很難保證檔案的質(zhì)量，并且檔案管理人員的素質(zhì)也參差不齊，造成了檔案工作與期望值相差較大。
總之，通信企業(yè)的檔案工作還沒有適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的需要，對檔案工作還不夠重視，與日常工作脫節(jié)，并且對于其執(zhí)行力度沒有明確監(jiān)督措施，造成了缺漏和滯后，因此急需從各個方面加以提高。
三、高速發(fā)展通信企業(yè)檔案工作的幾點建議
為了能夠使檔案管理工作與通信企業(yè)的高速發(fā)展相結(jié)合，針對其中存在的問題，個人認(rèn)為可以從以下四個方面進(jìn)行改進(jìn)。
（1）加大宣傳力度，增加每一位通信企業(yè)員工的檔案意識。檔案管理工作并不僅僅是檔案工作者的事情，而應(yīng)該讓每一位員工在處理日常事務(wù)過程中就充分做好相關(guān)記錄，并及時整理和保存，通信企業(yè)的檔案多而繁雜，這就要求企業(yè)加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，從上到下重視這個事情，切實貫徹落實相關(guān)條例，檔案工作不僅僅是一個企業(yè)的寶貴資源，更是一個國家的寶貴財富[3]。
（2）不斷完善檔案工作制度和監(jiān)督制度。檔案工作制度的不健全和監(jiān)督不到位，企業(yè)要制定出符合自身發(fā)展需要的檔案工作制度，并且落實到個人，與其相應(yīng)崗位職責(zé)掛鉤，并與其工作考評想結(jié)合，要制定出一套嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，不定時檢查檔案工作的相關(guān)內(nèi)容，以保證檔案信息的完整性，使檔案工作不斷正規(guī)化、制度化、科學(xué)化。
（3）發(fā)展先進(jìn)的電子檔案技術(shù)。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐漸普及，這給檔案保存、查詢帶來很多方便，但隨著社會的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)該不斷完善電子檔案系統(tǒng)，拓寬檔案管理系統(tǒng)的深度和廣度，適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的需要，從檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中能夠充分反應(yīng)公司的發(fā)展、運營情況，并及時找出企業(yè)中存在的問題，更好地為為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供量化依據(jù)[4]。
（4）建立一支責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)過硬的專業(yè)檔案工作隊伍。檔案工作隊伍分為普通檔案工作者和專業(yè)檔案人員，普通的檔案工作者可以是兼職人員，主要負(fù)責(zé)收集、整理，需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，而通信企業(yè)的專業(yè)檔案工作者應(yīng)該具備相當(dāng)?shù)膶I(yè)素養(yǎng)，包括理論知識和實踐經(jīng)驗，要能夠科學(xué)地對檔案進(jìn)行分類、整理、保存，并且從中得出科學(xué)的數(shù)據(jù)以供上層決策者使用，這些專業(yè)工作者不僅要學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)專業(yè)理論知識，還要不斷鉆研企業(yè)專業(yè)知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，還要有對檔案工作具有強(qiáng)烈的工作愿望和積極主動的工作態(tài)度以適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的需求。
檔案工作對通信企業(yè)而言具有核心加扎，它記錄了企業(yè)發(fā)展歷程中的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營情況，具有重要的保存價值，我們在采取各種措施不斷完善檔案工作以后，更應(yīng)該充分利用檔案管理給我們帶來的收益，并且檔案工作是以一種物質(zhì)形態(tài)存在的，其本身就是一種企業(yè)文化，體現(xiàn)了通信企業(yè)的文化特色，并且可以通過檔案記錄的公司發(fā)展歷程來教育員工團(tuán)結(jié)合作、開拓創(chuàng)新，不斷增強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，并且可以從中得到一個企業(yè)甚至一個行業(yè)的發(fā)展趨勢，為企業(yè)的不斷創(chuàng)新發(fā)展提供決策依據(jù)。
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[關(guān)鍵詞]智慧城市；數(shù)字化；檔案管理 文章編號：2095-4085（2017）05-0146-02
1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念
檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數(shù)字信息，以實現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實現(xiàn)利用計算機(jī)進(jìn)行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內(nèi)容。
1.1檔案目錄的數(shù)字化
（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。
（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目內(nèi)時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數(shù)字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化采集，從而實現(xiàn)圖文信息的計算機(jī)存儲、調(diào)閱、分析。
1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化
將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機(jī)軟件管理的方式進(jìn)行數(shù)字化。
2實施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）
（1）設(shè)立專用的檔案儲藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據(jù)檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進(jìn)行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)備份。在整個流程中要注意幾個關(guān)鍵點。
以作者所在項目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進(jìn)行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數(shù)字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數(shù)字化工作計劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗收嚴(yán)格把關(guān)。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數(shù)字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時調(diào)整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對影像文件進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲空間。處理完成后的影像文件要進(jìn)行存儲。
3數(shù)據(jù)的存儲與安全是實現(xiàn)數(shù)字化的最終保障
當(dāng)今任何一種計算機(jī)的存儲技術(shù)都還不能實現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計算機(jī)故障、存儲介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時地備份。對備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。
4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效
（1）提高了經(jīng)濟(jì)效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；經(jīng)濟(jì)合同管理；全過程管理
經(jīng)濟(jì)合同是法人之間為了實現(xiàn)一定經(jīng)濟(jì)目的而達(dá)成的協(xié)議，是法人之間雙向的有償合同，是市場主體之間經(jīng)濟(jì)活動的重要紐帶。當(dāng)今社會，作為市場經(jīng)濟(jì)主體之一的公立醫(yī)院，隨著規(guī)模擴(kuò)張，經(jīng)濟(jì)活動越來越頻繁。一所較大規(guī)模的三甲醫(yī)院，每年要簽訂經(jīng)濟(jì)合同的價值，約占現(xiàn)金支出的50%左右。經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行已成為公立醫(yī)院運營的重要組成部分，直接關(guān)系到其生存發(fā)展。
一、公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀和問題
公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理是指從經(jīng)濟(jì)合同提出到合同終結(jié)和檔案管理的所有環(huán)節(jié)的管理，主要包括：合同標(biāo)的立項認(rèn)證、合同標(biāo)的招標(biāo)過程、合同簽訂的部門會簽審核、合同章使用、合同履行和資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更、合同檔案管理等一系列過程和環(huán)節(jié)。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同類型繁多，有基建工程、醫(yī)療設(shè)備、藥品、衛(wèi)生材料、后勤服務(wù)和信息化建設(shè)等?？梢姡t(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理涉及面廣、難度大。
1.醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)制不完善或流于形式
經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行是公立醫(yī)院的主要經(jīng)濟(jì)活動，需要有科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度和流程來規(guī)范引導(dǎo)。但是目前公立醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)制建設(shè)相對滯后，有些公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理制度長期缺失，無章可循，從合同的談判、簽約、執(zhí)行到終結(jié)，都未建立管理制度和流程；有些公立醫(yī)院雖然建立了管理制度和流程，但操作性不強(qiáng)，往往流于形式[1]，很難落到實處。例如，某地85家二級以上公立醫(yī)院中有21家未制定經(jīng)濟(jì)合同管理制度或相應(yīng)的操作流程，不少重要經(jīng)濟(jì)合同的決策和管理往往由領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋決定，一些公立醫(yī)院因此遭受經(jīng)濟(jì)損失或陷入訴訟之中，也干擾了醫(yī)院的正常運行。
2.經(jīng)濟(jì)合同會簽把關(guān)不嚴(yán)，忽視與相關(guān)標(biāo)書的核對
在公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的會簽過程中，不少醫(yī)院標(biāo)的的中標(biāo)方往往只提供單份經(jīng)濟(jì)合同樣本，有些公立醫(yī)院也只對中標(biāo)方提供的合同文字進(jìn)行審核，而忽視前期與之相關(guān)標(biāo)書的核對，如正式合同簽訂前的有關(guān)商務(wù)標(biāo)書、技術(shù)標(biāo)書及招標(biāo)文書。這些文書恰恰是涉及合同標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)的重要依據(jù)，招標(biāo)前對方為了項目中標(biāo)往往會在招標(biāo)文書中過度承諾，或在正式合同文書中有意含糊用詞，如訂金與定金、保修與包修、按年累計與按月累計等。公立醫(yī)院經(jīng)辦部門在簽署合同時若忽視相關(guān)標(biāo)書的核對，很可能會讓對方得以偷梁換柱，影響工程質(zhì)量或造成一字千金的損失。例如，某公立醫(yī)院在建造病房大樓時，由于簽訂經(jīng)濟(jì)合同中質(zhì)量驗收環(huán)節(jié)表述不明確，雙方產(chǎn)生了分歧，結(jié)果推遲了半年才啟用，不僅影響了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，而且也影響了就醫(yī)環(huán)境的改善和醫(yī)療質(zhì)量的提升。
3.對經(jīng)濟(jì)合同的履行缺乏全過程動態(tài)管理
動態(tài)管理就是要求注重全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進(jìn)行修改變動、補(bǔ)充、中止和終止[2]。在公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行過程中，醫(yī)院有關(guān)部門對合同標(biāo)的經(jīng)費預(yù)算立項和項目招標(biāo)階段往往比較關(guān)注和重視，對合同簽訂后執(zhí)行過程的管理比較松散。經(jīng)濟(jì)合同履行涉及部門很多，如各個業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、監(jiān)察部門、審計部門、財務(wù)部門以及法務(wù)部門等，由于缺乏系統(tǒng)的全過程動態(tài)管理，相互牽制和可操作性不強(qiáng)，往往在出現(xiàn)問題時會相互推諉，對合同變更履行不及時，忽視具有法律效力的證據(jù)收集，以致失去最佳的法律訴訟時期，給公立醫(yī)院造成無法挽回的損失。
4.缺少專業(yè)人員把關(guān)，合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)
公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往比較重視醫(yī)務(wù)人員的配置，忽視合同管理專業(yè)人員的安排，即便是千人以上的大醫(yī)院也是如此。在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，許多大醫(yī)院每年都要進(jìn)出幾百份經(jīng)濟(jì)合同，經(jīng)濟(jì)合同不僅包含著經(jīng)濟(jì)事務(wù)，還涉及眾多的法律事項，沒有各類專業(yè)人員參與制定和審核就容易出漏洞，特別在仲裁與訴訟、履約保證金與履約銀行保函、合同簽署時間等問題上，需要具有經(jīng)濟(jì)法律知識的專業(yè)人士把關(guān)，否則容易引起誤解和糾紛，導(dǎo)致部分經(jīng)濟(jì)合同無效或難以履行。
5.合同管理手段相對落后，檔案管理不規(guī)范
長期以來，公立醫(yī)院比較重視預(yù)算管理和成本管理，較早地應(yīng)用信息化手段開發(fā)相應(yīng)軟件；對合同管理大多仍處于手工登記或簡單電子表格查閱，管理手段落后，不利于合同查閱、經(jīng)費結(jié)算、跟蹤和分析等過程管理。執(zhí)行中的合同文本很多由部門有關(guān)人員兼管，缺少系統(tǒng)的管理流程，經(jīng)常發(fā)生資料遺失；部門之間合同履行各自為政，不利于經(jīng)濟(jì)合同的調(diào)閱及相關(guān)部門的全過程監(jiān)管，尤其是經(jīng)辦人員變動更是無處查詢，給公立醫(yī)院的合同管理造成一定的影響。例如，某地區(qū)醫(yī)院與其它單位合建一幢大樓，在建造時雙方約定了權(quán)利和義務(wù)，10多年后需要辦房產(chǎn)證，兩家單位的現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)對大樓的歸屬問題產(chǎn)生了爭議，結(jié)果發(fā)現(xiàn)原合同文本找不到了，最后只好擱置起來等待處理。
二、公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理存在問題的主要原因
1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
目前有些公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院是事業(yè)單位，不以營利為目的，過分強(qiáng)調(diào)公益性，對經(jīng)濟(jì)合同管理重要性認(rèn)識普遍不足。沒有把經(jīng)濟(jì)合同管理作為醫(yī)院的重要基礎(chǔ)工作來對待，重醫(yī)療服務(wù)、輕經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)象普遍存在，特別是當(dāng)醫(yī)療工作比較繁重時，往往是經(jīng)濟(jì)合同管理讓步于醫(yī)療工作。
2.管理機(jī)制有待完善
如前述所述，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理不僅涉及社會和市場，而且涉及醫(yī)院內(nèi)部各個部門和科室，需要科學(xué)合理的管理機(jī)制來指導(dǎo)和制約。目前，公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的規(guī)章制度、操作流程和運行模式等還不能滿足醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的需要，有待于改革和完善。
3.組織機(jī)構(gòu)不完善，人才缺乏
機(jī)構(gòu)與人員是做好任何工作的組織基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)合同管理也不例外，需要一定的機(jī)構(gòu)和合適的人員來完成。但如前所述，一些公立醫(yī)院的機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配置還不能滿足醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的需要。
4.操作手段滯后，效率不高
采用科學(xué)先進(jìn)的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理已成為當(dāng)今社會的共識。要運用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理，就要加大投入，購置一定的設(shè)備和設(shè)施，但有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)覺得花錢購置這些設(shè)備還不如投入醫(yī)療設(shè)備效果明顯，對經(jīng)濟(jì)合同管理設(shè)備設(shè)施的投入能省則省、能拖則拖，以致造成經(jīng)濟(jì)合同管理的操作手段滯后、效率不高。
三、加強(qiáng)公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的途徑
1.建立健全醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同全過程管理制度
沒有規(guī)矩，不成方圓。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到在市場經(jīng)濟(jì)條件下，醫(yī)院運行是離不開經(jīng)濟(jì)合同管理的，做好經(jīng)濟(jì)合同管理不僅會提高醫(yī)院的運行質(zhì)量，而且會增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。公立醫(yī)院應(yīng)根據(jù)其社會環(huán)境和單位實際，制定切實可行的經(jīng)濟(jì)合同全過程管理規(guī)章制度和操作流程，合理確定各部門的權(quán)利與責(zé)任、分工與制衡，使經(jīng)濟(jì)合同管理有章可循、有章必循、違章必究。
2.完善經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)復(fù)合型人才
改革開放以來，我國公立醫(yī)院雖然建立了一些經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)，但大部分是臨時的，人員大多分散在醫(yī)院各部門中，沒有專門的機(jī)構(gòu)和專職人員，這種“抓差”式管理必須變革。首先，公立醫(yī)院要有既懂經(jīng)濟(jì)管理又懂醫(yī)院業(yè)務(wù)的主管領(lǐng)導(dǎo)；其次，要成立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的協(xié)調(diào)部門，指導(dǎo)和審核經(jīng)濟(jì)合同管理的全過程；再次，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理涉及醫(yī)療業(yè)務(wù)運行，需要既懂醫(yī)療業(yè)務(wù)又會經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才，醫(yī)院應(yīng)加大力度引進(jìn)、培養(yǎng)這方面人才。
3.加強(qiáng)合同履行全過程動態(tài)管理和監(jiān)督
全過程動態(tài)管理包括對合同執(zhí)行效果、資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更、合同檔案等方面的管理，要落實各部門的職責(zé)，責(zé)任到人，開展定期不定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有欺詐行為或?qū)l文理解有誤的情況，或由于政策變動對市場和醫(yī)院帶來不可預(yù)測的情況，應(yīng)及時向有關(guān)部門匯報和雙方協(xié)商處理，將損失降到最低[3]。
4.建立經(jīng)濟(jì)合同信息管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)
醫(yī)院要應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)建立和完善經(jīng)濟(jì)合同信息管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過辦公自動化系統(tǒng)對合同進(jìn)行全過程動態(tài)管理，以提高合同管理的有效性和透明度。同時，建立分類、分時間等科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，以利于合同履行的查詢、分析、資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更，提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理水平。
作者:宋玉雍 單位:浙江中醫(yī)藥大學(xué)附屬第三醫(yī)院
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