發(fā)布時間：2023-05-17 15:43:07
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的合同審批及管理流程樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：企業(yè)合同 信息管理 系統(tǒng)
該系統(tǒng)采用目前流行的B/S架構，支持個人電腦的各類型操作系統(tǒng)，對各類主流瀏覽器都有很好的兼容性。該套系統(tǒng)采用主流的大型數(shù)據(jù)庫管理軟件Oracle管理、存儲合同信息，應用程序部署在Tomcat應用服務器之上。
根據(jù)常見的業(yè)務需求，合同管理系統(tǒng)分為三大模塊，分別是合同會簽管理，合同變更管理，合作伙伴管理。根據(jù)業(yè)務模塊的劃分和需求分析，設計關系模式并建立如下數(shù)據(jù)庫表和其中字段：1、合同信息表（合同ID，合同名稱，合同簡介，合作伙伴ID，合同類別ID，合同年份，項目ID，總金額，經辦人，經辦部門，合同履行開始時間，合同履行結束時間，歸檔人，歸檔日期，工作流序號，工作流狀態(tài)，驗收終止日期，企業(yè)編碼）。2、合同類別表（合同類別ID，合同類別名，識別碼，說明，修改人，是否使用）。3、合同變更申請表（合同變更ID，合同變更編號，合同ID，經辦人，申請部門，變更類型，原合同金額，現(xiàn)合同金額，變更理由，備注，工作流序號，工作流狀態(tài)，起草人，起草日期，企業(yè)編碼）。4、合作伙伴信息表（合作伙伴ID，合作伙伴性質ID，重要程度ID，行業(yè)ID，合作伙伴編號，合作伙伴名稱，公司負責人，基本介紹，業(yè)務范圍，主要業(yè)績，公司地址，聯(lián)系電話，電子郵箱，公司網(wǎng)址，法人代表，納稅人資格，開戶銀行，帳號，注冊資金，備注）。5、用戶信息表（用戶ID，用戶工號，用戶姓名，是否使用，企業(yè)編碼）。
其中合同會簽管理又可分為合同會簽起草，合同會簽審批，合同會簽查詢三個子模塊。
1.合同會簽起草頁面由合同起草人對合同信息進行登記，登記完之后可保存、上報給部門會簽和領導審批。登記內容包括合同名稱、合同類別、合同登記年月、項目名稱（需要關聯(lián)項目的合同）、供應商、合同履行開始結束時間、上傳附件等內容。
2.合同會簽審批頁面提供可視化的工作流審批查詢功能，實時查詢合同審批節(jié)點信息以及各節(jié)點審批人及審批意見。經辦部門提交合同后，根據(jù)合同的不同類別，進行不同的審批流程，流程在各個相關單位及領導之間流轉。在合同審批頁面除了可以查看合同基本信息，還設計了簽字、會簽表、會簽查詢三個按鈕，分別用于簽字審批，查看會簽表，查看會簽審批流程信息功能。
3.合同會簽查詢由兩個部分組成，即查詢條件和合同列表。查詢條件由合同信息的一些關鍵字段如登記日期，合同編號，合同名稱，供應商，經辦人，簽字狀態(tài)構成，根據(jù)這些條件可以進行過濾查詢，精確查找到需要的合同。合同列表則把正在審批流程中及已經審批結束的合同按行展示出來，每行顯示合同信息的關鍵字段，如合同編號、合同名稱、供應商、總金額、經辦人、會簽狀態(tài)等字段。
合同變更管理模塊支持合同按照要求的變更活動。即可以在固定節(jié)點控制合同是否可以進行變更。支持變更合同的審批。系統(tǒng)記錄合同的變更記錄，如資金變動情況。系統(tǒng)能重新生成變更審批表，合同的變動情況在臺賬和統(tǒng)計功能中自動反映出來。系統(tǒng)記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯(lián)結果，有據(jù)可查，權責明晰。此模塊分為三個子模塊，即合同變更申請、合同變更審批、合同變更查詢。
1.合同變更申請頁面在進行合同變更時，首先選擇原來的合同，這樣系統(tǒng)就會自動帶出原合同的相關信息，在此頁面可以對包括合同名稱、合同經辦人、合同金額在內的一些字段信息進行修改，并填寫變更原因，上傳變更后的合同文本后保存，保存之后即可走合同變更審批流程，此時系統(tǒng)會自動生成合同變更號。
2.合同變更審批頁面是在合同變更之后，根據(jù)企業(yè)制定的審批流程合同變更信息會像上面的合同會簽一樣走一個審批流程。當合同變更信息走到對應部門負責人或相關領導節(jié)點時，其有權限對合同變更信息進行查詢，進而做出同意或者退回的審批意見。
3.合同變更查詢頁面可以對企業(yè)所有的合同變更信息進行查詢統(tǒng)計。
合作伙伴管理模塊通過對合作伙伴基本信息的錄入保存，提供了統(tǒng)一的準入機制、審核標準，實現(xiàn)了對合作伙伴注冊信息的審核、定期評價、分級歸類的管理。合作伙伴管理模塊分為兩個子模塊，即供應商信息登記、合作伙伴綜合管理兩個子模塊。
1. 供應商信息登記頁面實現(xiàn)了新增、修改、查詢合作伙伴基礎信息的功能，在此頁面可以對供應商全稱，供應商級別，公司負責人，企業(yè)類別，企業(yè)行業(yè)，企業(yè)性質，公司簡介，合作經歷以及合作伙伴的聯(lián)系方式進行登記。當企業(yè)信息發(fā)生變化時，也可在此頁面對企業(yè)相關信息進行修改。
該系統(tǒng)主要實現(xiàn)項目承攬信息、合同信息的錄入和統(tǒng)計輸出功能，包括各種表單和審批流程，都在網(wǎng)上實現(xiàn)。主要包括三大塊:一是項目承攬信息，包括信息錄入、審批流程、打印輸出等;二是合同蓋章審批，包括蓋章申請表、評審記錄表、收款和分成、統(tǒng)計和輸出等;三是委外審批，包括委外申請表、推薦受托方意見表、供方評定表、付款通知單、統(tǒng)計和輸出等功能。系統(tǒng)采用B/S模式，通過Web服務器提供服務，用戶通過瀏覽器進行訪問。
1.1系統(tǒng)運行模式
在局域網(wǎng)內提供一臺數(shù)據(jù)庫服務器和一臺Web服務器。為了確保數(shù)據(jù)安全，兩臺服務器互為備份，在發(fā)生故障時候進行切換，確保系統(tǒng)正常運行?？蛻舳诉B接到服務器上進行操作，外網(wǎng)用戶通過VPN連接訪問。
1.2系統(tǒng)主要功能
(1)項目承攬信息錄入
根據(jù)項目來源不同，由經營人員填寫《工程項目承攬申請表》或《集團公司參加合作投標項目審批表》(二選一)，包括項目名稱、委托單位、主要內容等基本信息，系統(tǒng)自動生成編號，編號格式為:年度－流水號。承攬信息錄入時，為避免重復錄入信息，提供根據(jù)委托單位和項目名稱進行模糊匹配的功能，對于近似的信息進行提示，并由用戶判斷是否重復。項目承攬信息錄入完畢后，按照規(guī)定的流程進行審批，各環(huán)節(jié)處理人可以填寫處理意見，提交下一步或退回。同時提供項目承攬信息的瀏覽和查詢界面，可以把項目承攬信息導出為Word格式文檔，方便打印和歸檔。
(2)承攬合同簽訂及管理
項目承攬信息審批通過后，如果進行到簽訂合同環(huán)節(jié)，可以進行合同錄入和審批的操作。由經營人員填寫合同相關信息，然后根據(jù)預定義的流程進行審批。首先填寫相關內容，并發(fā)起蓋章申請，需要上傳《與產品有關要求評審記錄表》，形成掃描件上傳，作為蓋章申請表的附件(不強制上傳，未上傳的顯示為紅色進行標識)。完成此表的手續(xù)后，進行合同簽訂，對簽訂后的合同進行合同登記、合同編號等后續(xù)工作。并且可以對合同信息進行瀏覽、查詢、導出、打印等功能。
(3)合同收款管理
合同審批完成后，即建立合同臺帳信息，可以進行合同的收款信息錄入和統(tǒng)計功能。經營人員可以根據(jù)合同條款預錄入計劃收款的時間和金額，可用做收款提醒和與實際收款對比。當收到合同款之后，需要填寫收入分成簽認單，用來明確本次收款金額、預留金額、分成比率等內容，然后進行審批。在合同收款的時候，可以預留部分資金用作委外使用，在年底進行清算，若有剩余，可轉為當年的產值重新分配，或進入預留資金庫，供后繼的委外使用。
(4)委外合同簽訂及管理
委外合同管理用來對合同的委外部分進行錄入和審批管理，并可以管理付款信息，付款需要在收款金額的限制下進行。申請委外合同之前，需要先填寫委外申請表，一般要先有承攬合同，再進行委外，但有時也可以先開展工作。根據(jù)項目性質不同，分為《公司管理項目委外申請表》和《分公司自攬項目委外申請表》。同時需要填寫《推薦受托方意見表》(分為工程勘察設計項目和資產管理、物業(yè)管理等其他項目兩種)，若選擇新的受托單位，則需要填寫《新增受托方審批表》。對受托方進行單獨的管理，提供新增、修改、刪除、模糊查找等功能，并與委外申請表關聯(lián)起來，可以直接選擇受托方信息或將新增加的受托方添加進去。委外申請通過后，就可以進行委外合同蓋章審批，根據(jù)項目類型不同也分為兩種(工程勘察設計項目和資產管理、物業(yè)管理等其他項目)，審批通過后即形成委外合同臺帳信息，能夠進行后繼的付款等操作。在需要進行付款的時候，需要填寫《委外撥款通知書》內容，首先選擇對應的委外合同，自動獲取委外合同相關信息以及承攬合同的信息，并填寫本次付款金額。付款來源于預留資金庫，一般情況下應該從本項目的預留資金中支出，但可以根據(jù)實際情況從其他項目未使用的預留資金中支出，并將支出明細體現(xiàn)在委外撥款通知書中。
2安全要求
為確保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可靠和應用正常運行，需要從三方面提供安全機制。
2.1服務器安全
系統(tǒng)通過兩臺服務器提供數(shù)據(jù)庫服務和Web服務，兩臺服務器互為備份，包括數(shù)據(jù)備份和應用備份。系統(tǒng)正常運行時，服務器A提供Web服務，作為用戶訪問的入口，服務器B提供數(shù)據(jù)庫服務，進行數(shù)據(jù)存儲并提供數(shù)據(jù)訪問操作。當其中一臺服務器出現(xiàn)故障的時候，可以切換到另一臺服務器上，同時提供兩種服務，確保系統(tǒng)能夠正常運行，并在服務器故障排除后進行恢復。
2.2防止非法進入
為防止未經授權的用戶登錄和訪問數(shù)據(jù)，需要在系統(tǒng)中提供完備的加密手段，對數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)包進行加密，并通過在訪問地址中加入防注入代碼、強制用戶修改原始密碼等措施提升系統(tǒng)的安全性。需要嚴格控制不同用戶的操作權限，防止進行超出權限的操作，系統(tǒng)內對權限進行細粒度的劃分，能夠按照不同的審批流程和環(huán)節(jié)分配給不同的人來操作，同時提供查看和編輯權限的控制。
2.3日志記錄
關鍵詞：電力物資采購合同；管理；流程控制
作者簡介：董付梅（1976-），女，山東臨邑人，山東省臨邑縣供電公司，助理工程師。（山東 德州 251500）
中圖分類號：F272?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）33-0118-02
一、電力物資采購合同管理的意義
實施電力物資采購合同的有效管理能更好地防范電力物資采購風險，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強物資采購合同履行過程的控制，提高合同履約水平，能優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購合同管理堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結算”的合同管理模式，建立上下聯(lián)動、統(tǒng)籌協(xié)調的物資現(xiàn)場服務和履約協(xié)調機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現(xiàn)物資管理的科學化、規(guī)范化、標準化、法制化，從而提高了企業(yè)的經濟效益，提升了企業(yè)的社會形象。
二、電力物資采購合同管理的方法
臨邑縣供電公司電力物資采購合同管理以電子商務平臺和ERP系統(tǒng)為基礎，全過程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結算業(yè)務，并采用流程控制方法進行管理。流程控制方法通過流程繪制管理工作的過程，全面描述如何從一個節(jié)點流向另一個節(jié)點，包括節(jié)點具體工作方法、工作工具等的描述以及關鍵節(jié)點、創(chuàng)新節(jié)點說明。采用流程控制方法，加強物資采購合同全過程管控，以達到標準化、科學化、規(guī)范化的要求。
三、物資采購合同標準化管理流程控制
1.流程控制
（1）電力物資采購合同簽約管理流程控制。
1）市公司下發(fā)中標結果并確定是否需要簽訂技術協(xié)議。一般來說，對于新應用設備材料、技術復雜或項目實施的關鍵設備材料，可根據(jù)需要組織項目管理部門、物資需求部門、設計單位等相關部門進行技術協(xié)議的簽訂。
2）如果需要則組織簽訂技術協(xié)議，由市公司負責組織，縣公司授權項目主管部門負責人與供應商代表簽訂技術協(xié)議。
3）縣公司物流服務中心采購員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。
4）縣公司物流服務中心主任在ERP系統(tǒng)中審批采購訂單。
5）判斷采購訂單是否審批通過。
6）采購訂單審批通過，縣公司物流服務中心主任（公司委托授權人）與供應商代表簽訂物資采購合同。
7）縣公司物流服務中心履約員上報合同簽訂資料。
8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評意見并下達。
9）縣公司物流服務中心履約員將合同相關資料歸檔。
（2）電力物資采購合同變更管理流程控制。
1）縣公司項目主管部門根據(jù)設計變更通知單提出合同變更申請。根據(jù)項目實際要求，需對采購結果進一步補充說明或明確物資合同雙方權利義務的事項，且不造成對采購結果實質性內容進行的更改。
2）縣公司物流服務中心主任審核提報的合同變更申請。審核的依據(jù)是物資規(guī)格參數(shù)不變、單價不變，合同簽訂數(shù)量予以增加或減少，增減幅度是否超過招標文件或采購文件約定的15%執(zhí)行，是否超過50萬元。若合同簽訂數(shù)量增減幅度超過招標文件或采購文件約定的15%且超過50萬元，則需重新納入物資計劃采購管理。
3）判斷合同變更申請審核是否通過。
4）縣公司物流服務中心主任審核通過后報縣公司分管領導審批。
5）判斷合同變更申請審核是否通過。
6）縣公司分管領導審批通過后報省市公司物資部專工審批。
7）判斷合同變更申請審批是否能過。
8）省市公司物資部合同專工審批通過后，縣公司物流服務中心履約員根據(jù)審批結果確定合同變更方案并通知供應商。
9）縣公司物流服務中心采購員根據(jù)合同變更方案在ERP系統(tǒng)內更改采購訂單或增加采購訂單。
10）縣公司物流服務中心主任在ERP系統(tǒng)內審批變更合同或補充合同。
11）判斷變更合同或補充合同審批是否通過。
12）縣公司物流服務中心主任審批合同通過后，縣公司物流服務中心履約員上報合同變更情況。
13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。
14）縣公司物流服務中心履約員將合同變更相關資料歸檔。
（3）電力物資采購合同履約管理流程控制。
1）縣公司物流服務中心履約員在ERP系統(tǒng)內根據(jù)采購合同到貨日期制訂物資催交計劃。重要設備材料要及時掌握供應商的生產準備和排產計劃，按照關鍵生產節(jié)點，核實生產進度，及時協(xié)調解決生產中出現(xiàn)的問題。
2）供應商根據(jù)采購合同的到貨日期制訂生產計劃。
3）縣公司物流服務中心履約員對重點物資生產節(jié)點履約跟蹤。
4）縣公司物流服務中心建立交貨配送制度。根據(jù)合同交貨期和施工進度，履約員及時與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應商落實配送安排，編制配送計劃。采用配送單的方式通知供應商發(fā)貨和現(xiàn)場服務人員做好接貨準備。
5）供應商按確定的時間和方式交貨。
6）縣公司物流服務中心履約員組織物資需求部門與供應商現(xiàn)場辦理交接手續(xù)，并組織項目單位與供應商代表進行物資驗收工作。
7）確定物資驗收是否合格，相關驗收人員在驗收單上簽字確認。
8）物資需求部門與供應商辦理現(xiàn)場交接手續(xù)。
9）物流服務中心協(xié)調供應商按照合同規(guī)定和現(xiàn)場管理的要求安全、優(yōu)質地完成技術服務、消缺補件、設備安裝調試等工作。
10）縣公司物流服務中心履約員上報合同履約信息。
11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。
12）縣公司物流服務中心履約員將合同履約資料歸檔。
（4）電力物資采購合同資金結算管理流程控制。
1）縣公司物流服務中心履約員根據(jù)采購合同提交預付款申請，附物資采購合同、預付款保函和相應的收款收據(jù)。
2）縣公司物流服務中心履約員提交到貨驗收款申請，附增值稅發(fā)票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應的收款收據(jù)。
3）縣公司物流服務中心履約員提交投運款申請，附運維單位簽字確認后的物資投運單和相應的收款收據(jù)。
4）采購物資質保期滿無質量問題的，縣公司物流服務中心履約員提交質保金申請，附項目單位簽字確認后的質保單和相應的收款收據(jù)。
5）縣公司物流服務中心核算員匯總履約員提交的預付款申請、到貨款申請、投運款申請、質保金申請，在財務管控系統(tǒng)中編制物流服務中心月度現(xiàn)金流量預算（物資采購支出預算）。
6）縣公司物流服務中心主任在財務管控系統(tǒng)中對物資采購支出預算進行審核。
7）判斷物資采購支出預算審核是否通過。
8）物流服務中心主任審核通過后，縣公司分管領導對物資采購支出預算進行審核。
9）判斷物資采購支出預算審核是否通過。
10）縣公司分管審核通過后，縣公司財務部專工對物資采購支出預算進行審核、匯總。
11）判斷物資采購支出預算審核是否通過。
12）各級審核通過后，財務人員實施預付款處理或應付賬款處理。
2.關鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點說明
（1）電力物資采購合同簽約管理關鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點。其中第3）點既是關鍵節(jié)點又是創(chuàng)新節(jié)點。采購員在ERP系統(tǒng)內創(chuàng)建采購訂單，保存時系統(tǒng)會自動檢查是否超預算。如果超預算，系統(tǒng)會提示并不予通過，此時由采購員聯(lián)系采購申請的創(chuàng)建人進入項目變更管理流程調整預算，之后重新維護采購訂單。如果不超預算，采購訂單保存成功。
在ERP系統(tǒng)中采購訂單維護成功后，采購合同、配送單、到貨驗收單、投運單、質保單在系統(tǒng)中以統(tǒng)一的文本格式自動生成，這5種單據(jù)可以根據(jù)業(yè)務進展情況在不同時期打印。為簡化業(yè)務流程、提高工作效率，采購員在成功創(chuàng)建采購訂單后將5種單據(jù)一次性全部打印，根據(jù)具體情況分發(fā)給買賣雙方或存檔，尤其是驗收單、投運單、質保單，一次性打印全部由供應商留存，便于在不同時期提交進行資金結算，減少了供應商多次到物流服務中心打印單據(jù)的麻煩，為客戶提供了便利。
第6）點既是關鍵節(jié)點又是創(chuàng)新節(jié)點。物資合同簽訂后，履約員要核實是否需要預付款。如果需要預付款，進入采購付款管理流程。如果不需要，則根據(jù)實際情況進入物資收貨流程。
在ERP系統(tǒng)中采購訂單維護成功后，市公司組織供應商與各縣公司集中簽約，嚴格使用國家電網(wǎng)公司物資采購統(tǒng)一合同文本，確保在中標結果后15日內及時完成合同簽訂。嚴格中標結果執(zhí)行，合同簽訂不得更改中標結果或違背招標、投標文件實質性條款，逐步取消技術協(xié)議簽訂，進一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。
（2）電力物資采購合同變更管理關鍵節(jié)點。第9）點，集團公司物資部合同專工審核合同變更申請，若增幅度超過15%或超過50萬，則需轉入物資需求計劃管理流程，新增物資需求計劃；若增幅度不超過15%且不超過50萬，允許合同變更。
（3）電力物資采購合同履約管理關鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點。其中第3）點是關鍵節(jié)點。建立履約管理常態(tài)機制，實時監(jiān)控供應商實際生產狀況、項目進度對物資供應的需求，確保供應商按期供貨、項目單位按期收貨。
第5）點是關鍵節(jié)點。供應商是否按照采購合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環(huán)節(jié)，是物資計劃執(zhí)行準確率的重要因素。
第6）點是關鍵節(jié)點。物資的驗收是對物資的數(shù)量、外觀、內在質量以及有關技術資料、憑證和物資標志等進行檢查，以驗證物資是否符合合同規(guī)定；物資的驗收工作質量的好壞直接關系到整個電網(wǎng)建設和生產的質量。物資到貨驗收合格后必須在合同交貨期滿10日內辦理ERP入庫手續(xù)，確保計劃執(zhí)行準確率達到95%以上。
第12）點是創(chuàng)新節(jié)點。在合同履約過程中建立“一單（訂單）一評價”的履約評價機制，及時采集供應商交貨、產品質量和售后服務等信息，對供應商合同履約情況實行卡片式管理，并將結果及時上報。嚴格供應商違約處置，嚴格按照合同約定對供應商違約行為進行當期處理。建立誠信評價機制，對合同簽訂履約情況開展誠信評價，加大對失信行為的懲戒力度，營造誠實守信的良好氛圍。
（4）電力物資采購合同資金結算管理關鍵節(jié)點。第1）點物資合同簽訂后，供應商提交預付款申請需出具預付款保函、收款收據(jù)和物資合同；若供應商放棄預付款，預付款可與到貨驗收款、投運款一起支付。
縣公司物流服務中心核算員匯總供應商提交的付款申請，在財務管控系統(tǒng)中編制月度現(xiàn)金流量預算。預算編制及資金支付應按照合同相關條款及公司財務相關規(guī)定，在付款相應憑據(jù)匯集完成后進行。
第一條 為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。
第二條 本制度根據(jù)相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。
第三條 本制度適用公司全體員工。
第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程
第四條 借款管理規(guī)定
(一) 出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。
(二) 其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。
(三) 各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。
(四) 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；（2）借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續(xù)。
(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。
第一條 借款流程
(一) 借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。
(二) 審批流程：主管部門經理審核簽字財務經理復核總經理審批。
(三) 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續(xù)。
第三部分 日常費用報銷制度及流程
第二條 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。
第三條 費用報銷的一般規(guī)定
(一) 報銷人必須取得相應的合法票據(jù)(相關規(guī)定見發(fā)票管理制 度),且發(fā)票背面有經辦人簽名。
(二) 填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由。
(三) 按規(guī)定的審批程序報批。
(三) 報銷5000元以上需提前一天通知財務部以便備款。
第四條 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單部門經理審核簽字財務部門復核總經理審批到出納處報銷。
第五條 差旅費報銷制度及流程。
（一） 費用標準:
職 務
交通工具
住宿標準
伙食標準
外埠市內交通費用
一般員工
火車硬臥
120元/天
30元/天
30元/天
部門負責人
火車硬臥
150元/天
40元/天
40元/天
總經理助理
飛機
200元/天
50元/天
50元/天
總經理及以上
飛機
實報實銷
實報實銷
實報實銷
（二）費用標準的補充說明：
1. 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。
2. 實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返京時間為準，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）以一天計。
3. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結算，原則上采用額度內據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補貼。
4. 宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣減出差人當天的伙食補貼。
5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。
（三） 報銷流程
1. 出差申請：擬出差人員首先填寫《出差申請表》，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經理批準。
2. 借支差旅費：出差人員將審批過的《出差申請表》交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。
3. 購票: 出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票（原則上機票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說明情況，經審批人簽字后報財務備案）。
4. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經理審核簽字，財務部審核簽字，總經理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。
第六條 電話費報銷制度及流程
(一) 費用標準
1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規(guī)定。
2．固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。
(二)報銷流程
1、 公司人力資源部每月初（10日前）將本月員
工手機費執(zhí)行標準（含特批執(zhí)行標準）交財務部。
2、 財務部通知員工于每月中旬（20日前）按話費標準將發(fā)票交財務部集中辦理報銷手續(xù)。
3、 財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續(xù)。
4、 員工到財務部出納處簽字領款（每月25日前）。
5、 固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。
第十一條 交通費報銷制度及流程
(一) 費用標準：(1)員工因公需要用車可根據(jù)公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;(2)市內因公公交車費應保存相應車票報銷。
(二) 報銷流程
1. 員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好《交通費報銷單》。
2. 審批:按日常費用審批程序審批。
3. 員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。
第十二條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程
（一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。
（二）報銷流程
1．購置申請: 公司行政部每季度根據(jù)需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產管理辦法規(guī)定報批。
2．報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。
3．費用歸集：財務部按月根據(jù)行政部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。
第十三條 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程
（一）費用標準
1. 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，大額招待費應事前征得總經理的同意。
2. 培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經理審批。
3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫《資料申請表》，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。
4.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。
( 二)報銷流程：
1. 招待費由經辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。
2.培訓費由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。
3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。
4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。
第四部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程
第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 工薪福利支付流程
(一) 工資支付流程：（1）每月20日由人力資源部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉交財務部；（2）總經理提供職工月度獎金分配表；（3）財務部根據(jù)獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；（4）按工薪審批程序審批；（5）每月25日由財務部通過銀行形式支付工資；（6）每月末之前員工到財務部領工資條并與工資卡內資金進行核實。
（二）臨時工資支付流程同工資支付流程。
（三）社會保險及住房公積金支付流程：（1）由人力資源部將由公司總經理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理；（2）住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉帳支票支付；社會保險金由財務部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務部收到銀行托收單據(jù)應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。
（四）其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單經部門經理簽字確認財務經理進行財務復核報總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。
第五部分 專項支出財務報銷制度及流程
第十六條 專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。
第十七條 軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。
(一) 填寫購置申請：按公司《資產管理制度》相關規(guī)定填寫《資產購置申請單》并報批。
(二) 報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。
(三) 結賬報銷：（1）資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序審批；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。
第十八條 其他專項支出報銷制度及流程
(一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。
(二) 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據(jù)實際需要向總經理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經總經理簽署審核意見后報
董事長及其授權人審批。
(三) 財務報銷流程
1．審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。
2．簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等）。
3．付款流程：（1）由經辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序審批：主管部門經理審核簽字 財務復核 總經理審批；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。
第六部分 報銷時間的具體規(guī)定
第十九條 為了協(xié)調公司對內、對外的業(yè)務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：
1．財務報銷：公司財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。
2．借支及其他業(yè)務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。
第七部分 附則
1 事前控制還是事后控制？
傳承下來的支付審批制度多數(shù)針對支付時點，即銀行劃款那一刻，而這一時點的支付往往是木已成舟不得不付的狀態(tài)。我們都知道針對大筆金額的支付往往是事前要簽訂合同，并在已享受服務之后的某一時點進行的，此時審批就算老板不同意，可能也無力回天了，否則只能是以拖欠或打官司方式來解決，這很明顯是屬于事后控制，而對財務控制而言，事后控制是屬于后手，不得已為之，只為警醒后來者。此為支付審批流于形式的第一罪魁。
2 一件事審批多少次？
聰明的財務人很快就會發(fā)現(xiàn)上面提及的問題并采取彌補措施，因此從年初預算起便開始了_一路的審批。例如市場部門針對當年的任務策劃了一場大型宣傳活動，預算時各審批人審批了一次，通過了，得到當年的資源配置，當然這只是有了“糧票”；具體實施時按照詳細的活動方案及效益分析，各審批人再次審批；然后簽訂合同，在合同流程中第三次審批；所需物資通過集采，此事項通過采購審批流程第四次審批；然后服務完成進入付款環(huán)節(jié)進行第五次審批。這就是業(yè)務人員所抱怨的流程復雜吧？在業(yè)務人員焦急等待審批結果時，審批人就同一件事反復審批也很焦躁，往往此時審批人會因對一些業(yè)務的似曾相識和大量的審批而疏于審查，而在此疲勞審批狀態(tài)下真正需要把關的內容可能正在悄悄漏網(wǎng)。此為支付審批流于形式的第二罪魁。
3 集體負責還是個人負責？
傳承下來的審批制度其實是一個審批鏈，即需要公司老總審批的業(yè)務必先經副總審批，而副總審批前需經業(yè)務發(fā)生的部門經理審批，這就是層層負責制。而業(yè)務部門的經理覺得自己在審批鏈最下游了，還需再進行責任分割，于是建議相關部門審批，比如采購部、財務部經理……于是一個經濟事件可能找到多個負責人，看似多人負責，實質卻無人負責，一旦出了問題大家共同承擔，其結果就是不了了之。由此在整個審批鏈中無人負全面的審批責任。此乃審批制度流于形式的第三罪魁。
4 是臨時起意還是經通盤考慮？
縱觀多數(shù)企業(yè)的支付授權制度，其實僅支付審批制度是最成體系的，為彌補其控制不足而后建的其他審批制度，因缺乏傳承性而往往不成體系或自成體系，易產生多重審批重合或部分審批矛盾的現(xiàn)象，對于分工精細的大型企業(yè)尤顯突出。
處方：
面對上述弊病，財務人員要想通過審批制度來控制財務風險，就需要建立起高效實質的財務支付授權體系。所謂高效實質就是要達到審批事項必要性、審批流程簡便化，以及審批結果的有效性。
首先，根據(jù)風險控制目標建立符合財務意志的支付授權流程架構。
建設財務授權系統(tǒng)的最終目標是有效控制財務風險，雖說授權的根本含義是由上而下的分權，最應體現(xiàn)最高管理者的控制意志，但在實操過程中，財務部門對財務風險的感知往往最為直接，因此篩選遞交管理層審批的經濟事項應從財務控制的角度出發(fā)。一般來說需要控制的財務風險主要有三項：舞弊風險、效益風險及資金鏈風險。在單項業(yè)務審批過程中重點控制的是舞弊風險和效益風險。而資金鏈風險應在財務部門統(tǒng)一控制，即最終的財務司庫概念。即經濟事項分為兩個審批流，權責事項審批和資金支付審批。權責事項審批即控制該事項是否應該發(fā)生，是否有必要發(fā)生，有無舞弊情況，其效益是否符合企業(yè)要求，這些內容需進入授權審批流，由業(yè)務權威進行審批管控。經濟事項通過審批之后，即合同已簽訂、貨物或服務已發(fā)生并驗收，便進入付款環(huán)節(jié)，進入資金支付審批，所有大筆金額的付款均由財務部門統(tǒng)籌安排，將一個經營周期的用款計劃報管理層批準后進行支付。此流程的設定即將審批由事后改為事前。如上圖所示。
其次，根據(jù)人性化管理要求確定需審批內容。
審批控制要由人來進行，是受人的經驗、責任心、注意力以及風險偏好所左右的，能夠調動起審批人的主觀能動性是提高審批質量、控制風險的有效途徑，因此財務部門在設計支付授權體系的時候要充分考慮人的生理因素。曾聽聞某企業(yè)的采購部經理每天要審批上百筆業(yè)務，此經理便平均每分鐘審批一筆，可想而知其審批質量。除了時間因素以外，人在面對大量重復的事項時會產生疲憊感及抵觸情緒，因此審批量是需考慮的第一因素，根據(jù)不同審批級別人員的工作量來確定每一審批人最高審批負載。例如總經理需管控全公司業(yè)務，工作量大則將每月需總經理審批的業(yè)務盡可能控制在100筆之內；而副總經理只負責公司部分業(yè)務，相對壓力小于總經理，則將需副總經理審批的業(yè)務控制在200筆之內。而部門經理審批業(yè)務只需根據(jù)業(yè)務實際風險來控制即可（以上數(shù)據(jù)為經驗數(shù)據(jù)，應根據(jù)實際情況設定）。說到這里就會產生一個疑問：怎樣才能控制管理層的審批量，是否會與風險控制的要求相矛盾？這就要求財務部門根據(jù)風險度進行審批事項分析了，即非全部經濟事項都進入授權審批流程，高風險事項必須進入高層審批，如業(yè)務招待費、費等市場費用。而低風險事項無論金額大小均無需進入高層審批，例如稅金、水費、電費等公共事業(yè)費用。如此再利用金額這一杠桿就能制定出我們想要的授權模式。
關鍵詞：合同管理 信息 財務
隨著長江南京航道局進一步強化經濟管理，尤其是對收入類合同、支出類合同的監(jiān)督，結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理的要求采用“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，我們提出了開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)的設計構想。合同管理信息系統(tǒng)是把紙質合同關鍵信息電子化，并在系統(tǒng)中記錄合同的執(zhí)行金額，以財務的角度監(jiān)督合同覆行，既簡化管理，又抓住了合同最關鍵要素，提高管理的效率。通過合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的執(zhí)行管理，實現(xiàn)合同收、付款與財務的集成，最終實現(xiàn)合同實時管理，合同綜合分析和合同管理移動應用。
合同管理信息系統(tǒng)主要構想
合同管理信息系統(tǒng)是結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理采取“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，進一步整合全局資源，強化合同業(yè)務財務一體化功能，同時強化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構想是“統(tǒng)一管理”用合同管理平臺來實現(xiàn)，“分級控制”用合同業(yè)務執(zhí)行平臺來實現(xiàn)，主要構想以下幾點：①實現(xiàn)合同的無紙化管理、實現(xiàn)合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過程實現(xiàn)電子化；③實現(xiàn)合同從起草到簽訂有規(guī)范的流程審批，保證合同是合規(guī)，合法，同時確保合同管理部門對合同有審查的作用；④通過系統(tǒng)提醒，服務財務、經辦部門關注業(yè)務，確保合同按計劃執(zhí)行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統(tǒng)計：按一定的條件進行綜合分析；⑦合同預警分析：代辦事項提醒，合同審批，到期款提醒、合同執(zhí)行提醒；⑧集成：以合同管理平臺為基礎，實現(xiàn)與已建成的財務系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、等系統(tǒng)的信息集成；⑨合同管理采取全局統(tǒng)一管理、下屬單位分級控制的管理模式：架構統(tǒng)一的合同管理平臺，通過平臺實現(xiàn)對下屬單位的合同統(tǒng)計、分析和監(jiān)控，實現(xiàn)全局合同管理規(guī)范化，合同統(tǒng)計統(tǒng)一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺后期更加深化應用：監(jiān)控細化。例如：合同管理自動化、智能化：通過信息管理平臺，設置一定的約束條件，由系統(tǒng)自動產生對合同監(jiān)控、分析的提醒和報告，對合同進行預警；合同管理便捷化：通過信息管理平臺，提供統(tǒng)一的工作平臺，也可以通過Andriod智能手機，實現(xiàn)移動應用對合同的查詢、分析、工作審批等內容。
合同管理信息系統(tǒng)總體架構
合同管理信息系統(tǒng)主要是依據(jù)局對合同指導要求，對全局合同的統(tǒng)一管理和監(jiān)督的平臺?？傮w架構圖如下：
合同管理信息系統(tǒng)的應用
合同管理信息系統(tǒng)根據(jù)應用的功能不同分為合同管理平臺和合同業(yè)務執(zhí)行平臺兩個層面，合同管理平臺主要用于合同的后臺管理者對合同執(zhí)行的監(jiān)督與管理，合同業(yè)務執(zhí)行平臺為合同承辦部門的日常業(yè)務使用。
1、合同管理平臺主要功能
平臺基礎數(shù)據(jù)管理。合同管理信息與組織架構對應，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準確性。在合同管理平臺中對下屬各單位的各種數(shù)據(jù)信息進行定義，保證向下數(shù)據(jù)抽取的時候，能準確識別合同信息與單位信息匹配。
合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過系統(tǒng)的標準工作流引擎預先的合同審批流程，對草擬的合同進行審批，審批通過后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續(xù)保證合同管理平臺對合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業(yè)務執(zhí)行管理平臺的輸入，由經辦部門對合同再進行過程管理，并實現(xiàn)合同業(yè)務財務的一體化管理操作。
合同查詢。以合同號作為查詢的根據(jù)，實現(xiàn)對合同的相關信息查詢，查詢的時候可以與基建系統(tǒng)等其它系統(tǒng)集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統(tǒng)中對合同的審批信息和相關信息的查詢，全面了解合同的全過程信息。注意要實現(xiàn)此功能，必須保證合同編號在合同系統(tǒng)、基建等其它系統(tǒng)中都是相同的且唯一的編號。具體實現(xiàn)過程如下圖：
合同統(tǒng)計分析。局下達合同統(tǒng)計要求，在合同管理平臺中開發(fā)格式報表，成功后，由平臺按條件，自動的從下屬單位的數(shù)據(jù)庫中進行抽取，并按平臺要求的條件進行匯總、分析和展現(xiàn)。具體工作流程如下：
合同管理平臺權限管理。設置人員對各機構的查詢權，實現(xiàn)人員對各類合同的查詢權。在合同管理平臺中開發(fā)了各種分析、監(jiān)控報表，報表可以通過用戶授權，實現(xiàn)不同人員的不同查詢范圍和查詢權限。
平臺集成功能。由平臺實現(xiàn)南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統(tǒng)集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數(shù)據(jù)能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。
2、合同業(yè)務執(zhí)行平臺主要功能
合同統(tǒng)計分析。主要是開發(fā)各種報表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執(zhí)行進度監(jiān)控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。
合同執(zhí)行預警。根據(jù)合同的計劃收款日期和系統(tǒng)當前日期對比，自定義提前預警的周期（天數(shù)），由系統(tǒng)自動提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關部門、人員參考，跟進合同的執(zhí)行情況，保證合同的按期完成和財務業(yè)務對應工作的按期執(zhí)行。設置預警項目和對應的預期規(guī)則等內容；設置預警觸發(fā)條件、發(fā)送內容、發(fā)送規(guī)則、接收對象等內容；系統(tǒng)自動預警，產生預警報表，自動發(fā)送給相關人員，跟進業(yè)務。
移動應用。移動應用主是是通過Andriod智能手機平臺，進行合同的相關業(yè)務操作，達到以下管理或工作價值：隨時隨地查詢合同執(zhí)行狀況；隨時隨地進行合同相關流程的審批；通過移動終端快速的進行合同相關的查詢；系統(tǒng)的預警信息，發(fā)送到移動終端，保證業(yè)務信息及時有效的傳遞。
合同管理信息系統(tǒng)的安全保障
安全賬戶和登陸。合同管理平臺系統(tǒng)賬戶管理安全特點如下：賬戶密碼加密存儲；支持動態(tài)密碼登陸（認證）。
平臺安全記錄：用戶對系統(tǒng)訪問的記錄；用戶對資源操作的記錄；記錄數(shù)據(jù)的查詢；記錄數(shù)據(jù)的分析。
數(shù)據(jù)傳輸安全用戶終端和服務器的數(shù)據(jù)傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協(xié)議，數(shù)據(jù)包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
數(shù)據(jù)庫訪問安全。數(shù)據(jù)庫訪問采用獨立的SQL語法體系和解析引擎，進行數(shù)據(jù)庫的查詢和更新操作。
結語
關鍵詞：移動辦公 統(tǒng)一登錄 工作流審批
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）12-0181-02
1 項目背景
2012年9月中國石化總部統(tǒng)一推廣的公文管理系統(tǒng)，中國石化洛陽分公司上線投用后，在運行期間存在無開發(fā)工具，功能擴展困難等一些問題，為進一步改進工作模式，提高工作效率，2013年我們通過完善提升，建成了具有集中接入解決方案的移動信息化應用云平臺，實現(xiàn)了具有統(tǒng)一登錄功能、“移動辦公云結構化”的綜合移動辦公系統(tǒng)，2013年10月，系統(tǒng)投入試運行。
2 實施內容
通過三個平臺建設，實現(xiàn)PC、移動設備一體化的移動信息化系統(tǒng)。
2.1 綜合應用統(tǒng)一登錄平臺
統(tǒng)一登錄系統(tǒng)實現(xiàn)單點登錄，提供了認證接口，以提供給新開發(fā)的應用系統(tǒng)使用，新開發(fā)的應用系統(tǒng)通過調用微軟的域的認證接口，實現(xiàn)與統(tǒng)一登錄系統(tǒng)的集成，用戶在統(tǒng)一登錄系統(tǒng)上通過一次認證后，可以被與其接口的應用系統(tǒng)認可，當用戶訪問應用系統(tǒng)時不需再進行認證，就可直接進入應用系統(tǒng)進行訪問操作。對于新開發(fā)的系統(tǒng)，業(yè)務系統(tǒng)無需再建立用戶數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一登錄系統(tǒng)上無需再像原系統(tǒng)一樣，維護其原有系統(tǒng)的用戶名和密碼。新開發(fā)的系統(tǒng)只在統(tǒng)一登錄系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)庫中擁有一套用戶身份信息（用戶名和密碼，或數(shù)字證書標識），數(shù)據(jù)庫存儲采用加密存儲方式。
綜合應用統(tǒng)一登錄系統(tǒng)平臺應用于PC端，通過域認證系統(tǒng)進行用戶身份校驗，將公司50多套應用系統(tǒng)，統(tǒng)一納入到域用戶認證身份的管理體系中。最終實現(xiàn)用戶使用統(tǒng)一登錄平臺登錄后，各系統(tǒng)無需二次登錄，方便快捷的進入到支撐分公司生產經營各個層面的信息化系統(tǒng)。同時通過系統(tǒng)集成，還實現(xiàn)了基于一個平臺的手機客戶端的統(tǒng)一登錄。
企業(yè)內部應用統(tǒng)一登錄門戶系統(tǒng)由SSO（Single Sign On）服務器，認證授權子系統(tǒng)，日志審計子系統(tǒng)和用戶數(shù)據(jù)庫，審計數(shù)據(jù)庫組成。SSO服務器又由單點登錄模塊，身份認證模塊，訪問控制模塊組成，這些模塊可以獨立使用也可以結合一起使用，并且不同的模塊可以根據(jù)單位需求和發(fā)展階段不同，實現(xiàn)不同粒度的功能，可以逐步實施單點登錄、統(tǒng)一身份認證、授權和審計。
2.2 工作流審批平臺
工作流審批平臺，實現(xiàn)日常工作流程審批，拓展公文和合同之外的工作事務信息傳遞、流轉，與單位原有公文系統(tǒng)、合同審批進行互補。工作流審批平臺提供基于事務流轉驅動規(guī)則管理和驅動引擎工作機制，以及事務流與相關事務工作內容（應用）間的業(yè)務與數(shù)據(jù)交換工作機制，為以工作流方式建立的應用邏輯提供基礎平臺。通過可視化的表單配置工具可靈活定制出企業(yè)所需要的工作審批表單（如差旅費報銷、費用審批等）；通過業(yè)務流程的可視化配置管理可靈活的對流程走向、條件進行設置以滿足企業(yè)多變得需求，同時基于XML數(shù)據(jù)流設置的電子表單，可無縫集成于APP手機客戶端應用。結合APP消息PUSH推送技術與APP客戶端技術使得企業(yè)的管理者和決策者可以隨時隨地的通過移動終端進行工作審批。（圖1）
工作流審批系統(tǒng)管理依據(jù)流程管理系統(tǒng)中的工作流進行系統(tǒng)的流程運轉，工作流是一個為流程的執(zhí)行提供運行服務環(huán)境的軟件引擎，是業(yè)務審批行服務的核心，是執(zhí)行用戶業(yè)務過程的業(yè)務操作系統(tǒng)的內核，完整的提供工作流引擎、工作流設計、流程操作、流程監(jiān)控、調用接口幾個部分組成?？梢詫崿F(xiàn)對流程過程定義進行解釋，圖形化表現(xiàn)；支持跨單位建立，解釋，執(zhí)行流程；控制過程的建立、撤銷、取回轉發(fā)、匯聚、加簽、減簽、回退、終止等；控制活動實例間的轉換，包括串行或并行的操作、相關數(shù)據(jù)的解釋等；提供支持用戶操作的接口；維護控制數(shù)據(jù)和相關數(shù)據(jù)，在應用或者用戶之間傳遞相關數(shù)據(jù)；提供用于激活外部應用程序和訪問相關數(shù)據(jù)的接口；提供控制、管理和歸檔的功能；提供流程分支定義：支持部門、組、崗位、職務級別的組合條件定義，支持表單數(shù)據(jù)項的組合條件定義。
2.3 移動辦公平臺
移動辦公平臺主要功能是為公司所有管理層、工作人員提供基于手機終端和平板電腦以及其他互聯(lián)網(wǎng)設備終端的辦公平臺，具體包含公文系統(tǒng)、業(yè)務審批中心、OA郵件系統(tǒng)、中石化郵件系統(tǒng)、合同審批系統(tǒng)、生產日報系統(tǒng)、公司通訊錄管理查詢等六個模塊，平臺具體更多系統(tǒng)接入的可擴展性。
移動辦公平臺與分公司綜合應用統(tǒng)一登錄系統(tǒng)相結合，將統(tǒng)一登錄系統(tǒng)的認證和功能移植到移動應用端，實現(xiàn)手機上使用域用戶登錄后，可完成對所有模塊統(tǒng)一權限分配和執(zhí)行操作。
總體架構平臺如下：（圖2）
3 實施情況
通過近三個月的開發(fā)實施，取得了以下成果：
統(tǒng)一登錄平臺：我們完成了統(tǒng)一登錄平臺總架構設計實施，同時實現(xiàn)手機端統(tǒng)一登錄支持，完成了MES、公文管理等64個系統(tǒng)的統(tǒng)一登錄功能實施，工作流審批平臺：遷移原有流程表單19個，新建流程41個，導入激活用戶2505人。公司財務資金審批、差旅費報銷、用車審批、網(wǎng)絡權限審批等50多個審批流程實現(xiàn)了完全網(wǎng)上流程審批。
移動辦公平臺：完成基于統(tǒng)一登錄后臺的移動辦公綜合平臺，實現(xiàn)手機端統(tǒng)一登錄；完成公文管理、審批中心、總部郵箱、內部OA郵箱、合同管理、生產日報、公司新聞、電話查詢等模塊開發(fā)應用；客戶端支持Android和蘋果IOS平臺等多平臺支持。
4 取得效果
項目的實施，大大減輕了基層業(yè)務工作人員和公司各級領導的負擔，以往很多需要跑多個部門進行簽字蓋章的情況明顯減少，公司各級領導也不用忙于應付各種各樣的簽字，可以在計算機及手機端集中處理、也可以隨時隨地處理各項審批業(yè)務，據(jù)統(tǒng)計，如公文審批、財務報銷等業(yè)務網(wǎng)上流轉及手機移動簽批之后，平均各項業(yè)務審批環(huán)節(jié)節(jié)約時間超過70%，極大提供提高了工作效率。
例如：2013年10月30日，聚酯生產管理部用車審批單，從10：31起草到單位審批，到10：40車隊確定派車，反饋給申請人出車信息僅用時9分鐘。
關鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應用
經濟合同是指法人、其他經濟組織，個體工商戶、承包經營戶之間，為實現(xiàn)一定的經濟目的、明確相互權利義務關系而訂立的合同。目前已成為市場經濟環(huán)境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關系的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現(xiàn)醫(yī)院內部控制需求，更有利于進一步提高醫(yī)院管理水平，維護醫(yī)院合法權益。
1審計合同管理存在問題
集團中心審計部于2016年9～10月對中心（集團）各院區(qū)2015年簽訂的經濟合同，包括設備采購、物資采購、建筑工程、設備維保、總務類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務查賬，付款逐筆核實，倉庫調查到貨入庫情況等方式，對經濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計部門對合同審閱時發(fā)現(xiàn)，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統(tǒng)一，院區(qū)內的總務合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經濟合同均以紙質形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導致醫(yī)療設備存在運行風險。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
2針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運行流程以及相應的查詢統(tǒng)計功能，一致認為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團領導層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構建一些常用合同文本，并實現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應用
（1）提供合同標準模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調取使用；如果該合同模板已經不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實現(xiàn)編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實現(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統(tǒng)可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務時系統(tǒng)會將款項發(fā)生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現(xiàn)全程款項信息跟蹤。（3）實現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應商代碼或名稱、經辦人工號、合同狀態(tài)等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質版合同省時省力。（4）實現(xiàn)預警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續(xù)約沒有預警機制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應付系統(tǒng)進行關聯(lián)，對設備采購以及合同的付款進度進行監(jiān)督，對付款總額進行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實現(xiàn)審核權限界定功能。系統(tǒng)按部門及經濟合同類型設置審批流，并將關鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關。（6）實現(xiàn)與其他模塊關聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現(xiàn)資源整合。（7）實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。通過系統(tǒng)對合同內容、付款情況進行統(tǒng)計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計事務中解脫出來，更加高效高質量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
2017年4月起，用友公司對集團及各院區(qū)經濟類合同相關部門進行了操作培訓，大家對該模塊逐漸適應并熟練使用相應功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動報銷系統(tǒng)關聯(lián)，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動APP報銷，為了實現(xiàn)合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會與移動APP報銷系統(tǒng)關聯(lián)，實現(xiàn)手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進行關聯(lián)，實現(xiàn)對設備采購的監(jiān)控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關聯(lián)可實現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預算相關聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項經濟合同按照系統(tǒng)設置的預算項目自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設備維保費等項目的預算，也可以獲取大額資金付款項目。
參考文獻
