發(fā)布時間：2023-03-22 17:38:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案數(shù)字化論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】會計信息化檔案安全性維護(hù)性
會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。
1會計信息化檔案的特點
1.1會計信息化檔案的載體多樣性
傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計檔案,又包括存儲在計算機(jī)硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財務(wù)軟件系統(tǒng)等
1.2表現(xiàn)形式的特殊性
傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。
1.3信息處理的便易性
信息化會計檔案因其會計信息的數(shù)字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險。
1.4保管條件較高
信息化會計檔案存儲介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環(huán)境要求較高。
2會計信息化檔案管理中的問題及對策
2.1安全性
會計信息化條件下,會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權(quán)限,在會計電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計算機(jī)上直接使用移動存儲介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。
2.2維護(hù)性
在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復(fù)雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護(hù)工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識,還應(yīng)具備一定的財務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計算機(jī)硬件知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會計信息化檔案維護(hù)難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn),以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進(jìn)具備會計學(xué)、計算機(jī)、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質(zhì)。現(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主,因為光盤作為一種光存儲介質(zhì),其存儲容量大,DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點。第三是不同版本財務(wù)軟件的存儲。由于會計準(zhǔn)則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺,也會導(dǎo)致財務(wù)軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財務(wù)軟件,在存儲其會計檔案時,一定要將其對應(yīng)的財務(wù)軟件一并存儲,以防止因為在不同的財務(wù)軟件版本下會計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯誤,影響會計信息系統(tǒng)檔案的再利用。第四是財務(wù)軟件的選擇。在財務(wù)軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財務(wù)軟件的資格和能力。此外,還應(yīng)注意財務(wù)軟件的兼容性,在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財務(wù)數(shù)據(jù),能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會計信息系統(tǒng)檔案時,要注意操作時間與會計期間的不同,即在查賬和用賬進(jìn)行系統(tǒng)注冊時,需以系統(tǒng)時間進(jìn)行注冊;當(dāng)調(diào)用歷史檔案時,再修改會計期間的會計年份和會計月份,以查詢相應(yīng)的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計算機(jī)軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級,許多配置落后的計算機(jī)將無法運(yùn)行新的軟件,面臨淘汰,但新的計算機(jī)又不能運(yùn)行老的軟件,無法查詢過去的會計信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應(yīng)在計算機(jī)軟硬件更換的時候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔,以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。
參考文獻(xiàn)
（一）檔案管理方法更加先進(jìn)
檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進(jìn)行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護(hù)相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機(jī)使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計算機(jī)上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。
（二）檔案管理目的更加多元化
數(shù)字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調(diào)用檔案”、“實現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。
二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題
檔案數(shù)字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進(jìn)行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。
（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配
現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機(jī)、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機(jī)密相關(guān)的文件進(jìn)行多重加密、定期、高效的對檔案文件進(jìn)行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)?，這導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機(jī)操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。
（二）檔案資料的保管過程中的科技風(fēng)險難以避免
在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計算機(jī)編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級防護(hù)系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。
（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題
檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進(jìn)行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。
三、完善檔案數(shù)字化管理的方法
（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力
要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識，即認(rèn)識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)性特點，認(rèn)識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進(jìn)作用。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。
（二）完善檔案安全維護(hù)體系
應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計算機(jī)加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護(hù)體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護(hù)上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計算機(jī)技術(shù)人員對單位檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和漏洞修補(bǔ)；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計算機(jī)技術(shù)人才，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護(hù)，以增強(qiáng)自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對員工的檔案安全維護(hù)教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險。
（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則
目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費，影響單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運(yùn)行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實際制定并認(rèn)真落實好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。
四、結(jié)語
（一）檔案管理意識嚴(yán)重缺乏很多醫(yī)院在發(fā)展醫(yī)療水平的過程中，忽視了檔案管理工作的同步創(chuàng)新。由于思想觀念上的局限，一些醫(yī)院的負(fù)責(zé)人沒有將檔案管理工作創(chuàng)新提上日程，不愿意投入人力、物力。當(dāng)?shù)鹊结t(yī)療水平達(dá)到一定的水平后，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層才開始關(guān)注到醫(yī)院檔案資料的重要性。然而由于管理機(jī)制與人才儲備的缺失，檔案信息已經(jīng)得不到有效的利用。
（二）電子和紙質(zhì)文件雙重保存狀態(tài)導(dǎo)致資源重疊目前很多醫(yī)院都實現(xiàn)了辦公自動化，網(wǎng)上傳遞辦理的文件辦完后又印發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這就導(dǎo)致了內(nèi)容相同的兩種文件同時和保存的局面，造成了相關(guān)資源的嚴(yán)重浪費。
（三）檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)缺乏聯(lián)系目前大多數(shù)醫(yī)院都使用了辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多是專門為本醫(yī)院或者上級主管部門設(shè)計的系統(tǒng)軟件，而該系統(tǒng)絕大部分是針對該醫(yī)院或者醫(yī)療系統(tǒng)而制定的個性化軟件。而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)則是由行政主管部門設(shè)計的通用的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)。兩套系統(tǒng)是由不同單位設(shè)計，運(yùn)行環(huán)境也不同。這就導(dǎo)致兩個系統(tǒng)相互隔離，數(shù)據(jù)不能共享和轉(zhuǎn)化。
（四）數(shù)字化檔案資料利用效率低下很多醫(yī)院仍然使用著舊有的檔案管理模式，醫(yī)院各種檔案資料的檢索以及借閱都由人工操作來完成，計算機(jī)等數(shù)字化設(shè)備在整個過程中往往只是用于文字錄入、編輯以及打印。人們往往忽略了以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的醫(yī)院數(shù)字檔案資料，極大地消耗了相關(guān)資源。
二、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理數(shù)字化體系的現(xiàn)實路徑
（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺醫(yī)院要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須先開發(fā)出一套符合醫(yī)院自身特點的檔案管理軟件系統(tǒng)，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器、光盤等雙備份以及高速掃描儀集中掃描等功能，使檔案資料能夠及時、準(zhǔn)確歸檔，確保檔案的安全管理。同時，還應(yīng)構(gòu)建檔案查詢系統(tǒng)，透過觸摸屏檢索查詢和網(wǎng)絡(luò)文檔傳輸實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理。還要定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)檢查，不斷更新和優(yōu)化管理系統(tǒng)。
（二）加強(qiáng)檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流1.在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁。各級醫(yī)院應(yīng)該在信息查詢接口程序中加入檔案資料查詢功能，使目前的辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案資料管理系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫集成。這樣更利于收集各部門電子文件，完善檔案資料庫數(shù)據(jù)信息，真正實現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間建立有效聯(lián)系2.在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，可以將紙質(zhì)文件和電子文件以文本方式和影像方式共存，并依據(jù)數(shù)字化檔案的特點，制定系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度。要確保檔案資料的安全性，紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的非重疊性和可共享性。
（三）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理專職隊伍要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，就必須要有一批精干的檔案管理人員。管理人員要具備較高技術(shù)水平和知識層次。醫(yī)院的檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的分析能力，要能夠精準(zhǔn)把握一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料，同時還要能夠根據(jù)要求提供大量檔案資料信息。醫(yī)院以及相關(guān)部門應(yīng)大力引進(jìn)高素質(zhì)人才充實檔案管理隊伍，同時應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，力爭提高數(shù)字化檔案管理人才儲備水平。
（四）增強(qiáng)醫(yī)院人員的檔案管理意識醫(yī)院要重視檔案管理的重要性，提高各級人員尤其是各級部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，使他們認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，為構(gòu)建高效的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系提供各種資源保障。同時要加大宣傳力度，提醒醫(yī)院人員自覺保護(hù)檔案資源。
三、結(jié)語
（一）建設(shè)目標(biāo)
聲像檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)聲像檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化管理的發(fā)展需要，是以專業(yè)管理軟件為核心，對聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實現(xiàn)聲像檔案信息的資源共享；檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，它是一種互動的，提供分散于不同部門或地區(qū)的聲像檔案信息資源的有效利用管理平臺，實現(xiàn)聲像檔案資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息服務(wù)快捷化，最終實現(xiàn)聲像檔案的立體管理及各檔案部門數(shù)據(jù)及時收集歸檔為一體的管理模式，從而全面提升的聲像檔案為宣傳報道服務(wù)、更廣泛的交流信息、深入科學(xué)研究、提升聲像檔案藝術(shù)欣賞價值。聲像檔案的數(shù)字化管理工作最終應(yīng)實現(xiàn)以下目標(biāo)：
1、在全市建立統(tǒng)一的聲像檔案管理系統(tǒng)。
根據(jù)目前聲像檔案信息化發(fā)展趨勢結(jié)合本館自身特點站在統(tǒng)籌全市城建聲像檔案信息化發(fā)展工作的高度，開發(fā)出一個安全、靈活、高效的聲像檔案管理系統(tǒng)，用于本館及下級單位。
2、在本館上搭建起聲像檔案管理和服務(wù)平臺。
建立物理集中及客戶端工具分離的方式，面向各下屬立檔單位提供聲像檔案管理和利用服務(wù)，充分體現(xiàn)“智慧檔案”的管理理念；
3、將系統(tǒng)建設(shè)成與本市城建信息化建設(shè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)相協(xié)調(diào)的服務(wù)平臺。
系統(tǒng)建成后，應(yīng)實現(xiàn)聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網(wǎng)絡(luò)化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化、聲像檔案資源社會化的目標(biāo)，使聲像檔案信息資源更好地為本市的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮更大的作用，為全社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（二）聲像檔案綜合管理平臺應(yīng)滿足檔案數(shù)字化管理工作的核心要求
聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，核心的業(yè)務(wù)過程可以包括三個環(huán)節(jié)：
1、聲像檔案入庫流程：
將聲像檔案采集導(dǎo)入到eRhea系統(tǒng)，檔案著錄編目審核、資料生命周期管理流程，包括采集導(dǎo)入、編目著錄、審核三個環(huán)節(jié)。
2、檔案存儲管理：
視音頻資源導(dǎo)入過程中同時生成兩路不同碼率素材，同資源可以在導(dǎo)入完成后由系統(tǒng)后臺調(diào)用Service進(jìn)行瀏覽碼率的生成。資源后，可以手動或者按照遷移策略將資源遷移到數(shù)據(jù)流磁帶機(jī)/庫中進(jìn)行歸檔/備份存儲，同時有資源源格式輸出需求時，歸檔系統(tǒng)自動從近線帶庫回遷資源到在線供輸出。
3、聲像檔案再利用流程：
用戶可通過資源管理頁面或者全文檢索定位到需要的聲像檔案資料，可以在線預(yù)覽相關(guān)檔案資源，從頁面發(fā)起資源下載或者導(dǎo)出請求，對于在線資源可以直接通過頁面下載，對于受限（需審批需準(zhǔn)備）資源可以發(fā)起下載申請，發(fā)起下載導(dǎo)出請求，審批通過后或者資源準(zhǔn)備完成后，通過頁面或者專業(yè)聲像處理工作站下載導(dǎo)出。
4、系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)功能主要從聲像檔案管理模式、來源導(dǎo)入、再利用、系統(tǒng)管理及第三方接口等方便說明系統(tǒng)功能。整體系統(tǒng)支持在單位局域網(wǎng)中進(jìn)行部署，整個架構(gòu)在千兆局域網(wǎng)中。前端工作站包括聲像處理工作站、非編工作站、著錄管理工作站和檢索查詢工作站，系統(tǒng)部署于現(xiàn)有辦公局域網(wǎng)后，整個辦公網(wǎng)辦公機(jī)器亦可以查詢檢索聲像檔案。系統(tǒng)后臺服務(wù)器包括應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、轉(zhuǎn)碼服務(wù)器、在線存儲和數(shù)據(jù)流磁帶歸檔系統(tǒng)等。后臺服務(wù)器系統(tǒng)可以集中部署核心機(jī)房，并且可以根據(jù)規(guī)模和預(yù)算進(jìn)行虛擬化部署。聲像檔案系統(tǒng)是一個專門為聲像檔案管理設(shè)計的一個應(yīng)用平臺，在功能涵蓋聲像檔案管理的全過程：聲像檔案數(shù)字化（視音頻采集）、聲像文件智能處理、聲像檔案整理編目（立卷和歸檔）、聲像檔案利用（借閱與查詢、視頻再制作）、聲像檔案編研制作、聲像檔案交換、聲像視頻長期歸檔安全管理、聲像檔案統(tǒng)計等輔助管理（統(tǒng)計、接收、移交）、系統(tǒng)管理等。所有考慮應(yīng)用環(huán)節(jié)較多，應(yīng)用流程具有一定的特殊性，其體系架構(gòu)必須以檔案應(yīng)用為出發(fā)點，以實現(xiàn)聲像檔案管理過程中高效可靠的應(yīng)用。
二、聲像檔案數(shù)字化管理工作價值分析
（一）有效改善檔案管理工作現(xiàn)狀
聲像檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)將促使與之相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而將會促使檔案管理理論、聲像檔案管理技術(shù)和方法的變革，并且通過最大程度的實現(xiàn)聲像檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮聲像檔案信息的增值作用，徹底改變檔案封閉、半封閉的狀況，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升聲像檔案工作在本單位中的作用和地位。從聲像檔案管理角度看，聲像檔案管理系統(tǒng)建設(shè)可為聲像檔案管理人員提高工作效率。從聲像檔案利用角度看，聲像檔案管理系統(tǒng)可為檔案利用人員提高工作效率。以前，為了查一些聲像檔案需要與一些設(shè)備連接才可以查看，有了該系統(tǒng)，即使沒有讀取查看聲像檔案的設(shè)備，也可以直接進(jìn)行網(wǎng)上查找和瀏覽。同時，聲像檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)資源共享，用戶只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一個方面，聲像檔案相對于紙質(zhì)載體檔案而言，有著自身的特性，例如：直觀的形象性。收集、保管的特殊性、是其他載體檔案的必要補(bǔ)充。
（二）降低了整個系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)成本，高質(zhì)高效地開展信息服務(wù)
關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字化管理；策略
農(nóng)業(yè)作為我國國民產(chǎn)業(yè)中的基礎(chǔ)性工程，在推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高人民生活水平等方面具有重要的促進(jìn)作用。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化，顧名思義，是以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項資源進(jìn)行優(yōu)化配置，借助網(wǎng)絡(luò)化的形式實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的科學(xué)聯(lián)系，進(jìn)而形成良性運(yùn)作的農(nóng)業(yè)科研檔案信息庫，以供相關(guān)農(nóng)業(yè)科研人員進(jìn)行資料查詢和信息檢索。而農(nóng)業(yè)科研則是推動農(nóng)業(yè)事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的助推劑，注重對農(nóng)業(yè)科研檔案的科學(xué)管理對農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展有重要的引導(dǎo)與推動作用，更為良好地保存農(nóng)業(yè)科研成果，為我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。
1加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價值
1.1提升管理效率
農(nóng)業(yè)科研檔案工作以農(nóng)業(yè)服務(wù)為宗旨，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，把不同載體的農(nóng)業(yè)科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相鏈接，利用計算機(jī)進(jìn)行管理，形成一個有序的信息庫，有利于提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的水平和效率，極大程度上節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研檔案的人力投入和成本投入，實現(xiàn)資源共享與傳承，切實有效地滿足科研人員的檔案查詢、借鑒與存檔，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的各項資源進(jìn)行高效配置，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理結(jié)構(gòu)，以便更好地為相關(guān)科研人員所服務(wù)。
1.2保持檔案完整性
加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，有利于保持檔案完整性，防治檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是在農(nóng)業(yè)科研研究工作基礎(chǔ)上逐步完善的，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理以紙質(zhì)管理為主要方式，但是因我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作起步較早，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作極易發(fā)生變質(zhì)，特別是在每一次查閱過程中均會發(fā)生不同程度的損耗，這對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展極為不利。對此，以數(shù)字化為主要途徑開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，能夠在一定程度上減少對科研檔案的損壞，實現(xiàn)由紙質(zhì)資源到數(shù)字化資源的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，為農(nóng)業(yè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立奠定基礎(chǔ)。
2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略
2.1建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度
要建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的順利開展和科學(xué)進(jìn)行提供良好的外部框架，從而更好地制定與之相對應(yīng)的數(shù)字化管理方案，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實效性。農(nóng)業(yè)科研單位要根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，制定行之有效的檔案數(shù)字化管理制度，保證各項管理制度符合我國相關(guān)的法律法規(guī)，引導(dǎo)其朝著規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的方向發(fā)展。相關(guān)管理人員還要不斷強(qiáng)化自身的管理意識，樹立正確的管理理念，保證各項制度內(nèi)容的貫徹與落實，強(qiáng)化檔案管理工作的保密程度。
2.2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定重要的硬件基礎(chǔ)，確定技術(shù)路線、技術(shù)結(jié)構(gòu)及基礎(chǔ)平臺功能，并做好相關(guān)的安全保障措施。不斷增強(qiáng)農(nóng)科科研檔案管理工作的現(xiàn)代化含量和技術(shù)化含量，從根本上提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的水平和質(zhì)量。相關(guān)工作人員要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，以計算機(jī)錄入的方式對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)配置，相關(guān)人員要對農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的各項設(shè)備進(jìn)行更換，結(jié)合當(dāng)前時展的現(xiàn)實情況充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)設(shè)備在檔案管理中的重要作用。要建立農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化平臺，連接農(nóng)業(yè)科研單位的內(nèi)部系統(tǒng)，將檔案的形成、整理、傳輸和歸檔等內(nèi)容放置于同一個系統(tǒng)平臺之中，實現(xiàn)各模塊之間檔案資源的共享互惠。
2.3構(gòu)建一批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊伍
電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在一定程度上對企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準(zhǔn)確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實現(xiàn)公文信息快速運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。
2提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識
數(shù)字化檔案管理不僅可以加強(qiáng)電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，還可以進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進(jìn)行分類、存檔時容易混淆，且需要進(jìn)行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進(jìn)管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會的發(fā)展要求。一方面，跟進(jìn)多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進(jìn)了電力企業(yè)在全球信息化時代的發(fā)展。
3建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫
數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進(jìn)行存儲的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導(dǎo)致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫開始，給電力企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，標(biāo)上“套”“冊”等分號，寫上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數(shù)據(jù)庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對錄入的時間及內(nèi)容進(jìn)行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時間數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行統(tǒng)計整理，方便管理人員對信息進(jìn)行管理的同時，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。
4做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓(xùn)工作
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：超級秘書網(wǎng)
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：
1.1數(shù)字化檔案管理技術(shù)的專業(yè)價值
數(shù)字化檔案管理技術(shù)是解決當(dāng)前檔案信息積累無限性和檔案工作有限性的重要途徑，當(dāng)前檔案資料的來源越來越多，大量的檔案資料占據(jù)著館室的空間，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的實際，因此，有必要開發(fā)出新型技術(shù)來適應(yīng)當(dāng)前的需要。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以通過改變存儲方式而實現(xiàn)空間、范圍的擴(kuò)大，近些年云計算、網(wǎng)絡(luò)存儲等技術(shù)的出現(xiàn)為數(shù)字化檔案管理提供了新的平臺，通過對檔案管理數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，可以迅速實現(xiàn)分類、加工、計算的功能。
1.2數(shù)字化檔案管理技術(shù)的服務(wù)價值
社會發(fā)展需要檔案作為基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)和建設(shè)速度越快，就越需要檔案工作提供更為準(zhǔn)確、更為高效的信息，當(dāng)前人們對于檔案的重視程度正在逐步提高，各類型的生產(chǎn)生活對于檔案需要越來越多。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以有效適應(yīng)社會發(fā)展的需要，使數(shù)字化檔案工作向高效率、個性化的方向發(fā)展，有利于構(gòu)建新型數(shù)字化檔案服務(wù)體系。
1.3數(shù)字化檔案管理技術(shù)的管理價值
數(shù)字化檔案管理工作千頭萬緒，數(shù)字化技術(shù)日新月異，如果片面追求檔案管理的規(guī)范性和數(shù)字化技術(shù)的先進(jìn)性，無疑將會落入到片面發(fā)展的死循環(huán)，進(jìn)而會被社會發(fā)展所淘汰。當(dāng)前應(yīng)該應(yīng)用好數(shù)字化檔案管理技術(shù)，使檔案管理有一個穩(wěn)定的核心，使檔案管理的重點得以突出，進(jìn)而使各種數(shù)字化產(chǎn)品和信息技術(shù)更為準(zhǔn)確地應(yīng)用到檔案管理的實際之中，在提高檔案管理水平的同時，加速數(shù)字化檔案管理工作目標(biāo)的實現(xiàn)。
2創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化檔案管理技術(shù)的策略
2.1做好檔案信息電子文檔的處理
第一，要規(guī)范電子檔案文檔歸檔的方法。歸檔電子檔案要嚴(yán)格遵循數(shù)字化檔案管理的程序，要在歸檔過程中做好安全防范，避免出現(xiàn)電子檔案的丟失，在歸檔的重點環(huán)節(jié)要突出防火墻和備份這兩個要素，達(dá)到對電子檔案和資料的安全保障。第二，擴(kuò)展檔案信息電子文檔的處理方法。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的背景下，可以通過無線設(shè)備、移動設(shè)施的擴(kuò)大，增加檔案信息處理方法，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理技術(shù)的豐富，要積極利用新型的技術(shù)，在提高處理效率的同時，保障處理質(zhì)量。第三，要做好數(shù)字化檔案的存儲工作。云計算、網(wǎng)絡(luò)硬盤擴(kuò)大了數(shù)字化檔案的存儲空間，同時也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案存儲的模式，在數(shù)字化的時代背景下，應(yīng)該從數(shù)據(jù)采集、信息備份、檔案資料恢復(fù)等方面入手，利用電子存儲空間來解決傳統(tǒng)存儲方式的實際矛盾。第四，要規(guī)范數(shù)字化檔案資料的應(yīng)用。合理應(yīng)用數(shù)字化檔案資料是社會的需要，檔案信息電子文檔處理的過程中要尊重這一實際，應(yīng)該從數(shù)字化檔案資料入手，將重要的檔案形成通用的電子文檔，以便擴(kuò)大電子檔案信息的影響和應(yīng)用。同時，要對現(xiàn)有的電子檔案資料進(jìn)行必要的加工，以便更好地滿足社會的需要，使其在應(yīng)用中發(fā)揮出更多的價值。
2.2做好檔案資料數(shù)字化工作
檔案資料數(shù)字化工作可以借用物聯(lián)網(wǎng)中RFID技術(shù)（電子標(biāo)簽技術(shù)）作為基礎(chǔ)，RFID技術(shù)具有無線通信識別能力，能夠?qū)Ω街奈矬w信息予以處理，這種新型技術(shù)具有很多優(yōu)點，如感知距離遠(yuǎn)、不用實際接觸、容易操作、能夠感知、適應(yīng)性強(qiáng)等。有了這項技術(shù)，就能夠?qū)τ袃r值的檔案資源添加RFID標(biāo)簽，對有價值的檔案資料放置的位置、號碼、檔案名稱、歸檔日期進(jìn)行記憶。利用這些有效信息，在進(jìn)行檔案管理時，不用動手查找與整理檔案，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實物檔案管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和記錄的檔案位置迅速找到所需檔案。
3結(jié)語
