發(fā)布時(shí)間：2022-12-04 17:40:24
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的辦公自動(dòng)化論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會(huì)分為紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案歸檔工作，以實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，著眼于建立高標(biāo)準(zhǔn)、高性能的系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，歸檔工作需要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行明確的規(guī)范，使各個(gè)層面達(dá)到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢(shì)。
（二）醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作
在辦公自動(dòng)化的背景下，檔案自身是相對(duì)獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個(gè)人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，醫(yī)院的自動(dòng)化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個(gè)檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個(gè)檔案都是不完整的。而且在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立起來(lái)的前端時(shí)期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。
二、改善辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的具體措施
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方式，促進(jìn)高效檔案管理
在辦公自動(dòng)化的背景下，文件自身是相對(duì)獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個(gè)人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，自動(dòng)化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個(gè)部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個(gè)檔案檔案都是不完整的。而且在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立起來(lái)的前端時(shí)期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。
（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度
辦公自動(dòng)化下的檔案管理具有及時(shí)、方便、快捷等的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)伴隨著這些優(yōu)點(diǎn)下的問(wèn)題就是檔案管理工作必須要標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和規(guī)范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會(huì)存在越權(quán)問(wèn)題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的管理工作。第二，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過(guò)程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業(yè)檔案管理隊(duì)伍
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化軟件管理
一、辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用價(jià)值
（一）連接。通過(guò)OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級(jí)組織與個(gè)人連接起來(lái)，形成一個(gè)依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場(chǎng)所。
（二）溝通。及時(shí)進(jìn)行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識(shí)共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項(xiàng)資源按一定的規(guī)則組合起來(lái)，共同處理一組事件。同時(shí)，建立起各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。
（四）監(jiān)控。工作過(guò)程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時(shí)限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。
二、辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值
增強(qiáng)管理執(zhí)行力是辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動(dòng)化軟件的價(jià)值主要是規(guī)范流程、加強(qiáng)溝通以增強(qiáng)管理執(zhí)行力。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。
（一）建立內(nèi)部通訊平臺(tái)。平臺(tái)上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時(shí)的傳遞，保障工作的順利進(jìn)行。
（二）建立信息平臺(tái)。公告、調(diào)查、討論的讓信息準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞到各個(gè)用戶。
（三）實(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化。協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對(duì)象靈活使用。
（四）實(shí)現(xiàn)文件管理的自動(dòng)化。通過(guò)OA辦公平臺(tái)進(jìn)行電子公文的，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進(jìn)行存檔、歸檔操作。電子公文的實(shí)施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識(shí)的改變；除此之外，文檔管理還可以進(jìn)行文檔的共享和借閱，方便地實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的共享。
三、辦公自動(dòng)化軟件在公司的應(yīng)用
（一）連接。就廠區(qū)而言，公司下屬?gòu)S、機(jī)關(guān)處室地理位置較分散，不方便報(bào)告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動(dòng)化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個(gè)分廠和機(jī)關(guān)處室的電腦連接起來(lái)，在廠區(qū)形成了一個(gè)依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場(chǎng)所。
（二）溝通。通過(guò)辦公自動(dòng)化軟件辦公平臺(tái)的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告均會(huì)有一個(gè)紅色的信息提示彈出)功能可以及時(shí)地將最新的信息告知該平臺(tái)的每位用戶。及時(shí)的信急溝通為辦公的順暢打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時(shí)，使用者進(jìn)行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動(dòng)化軟件辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時(shí)間、修改者的姓名)。
（四）監(jiān)控。監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動(dòng)化軟件辦公是通過(guò)定義工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過(guò)查看流程的節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)情況來(lái)監(jiān)控事件的處理過(guò)程。在協(xié)同事件建立時(shí)可以進(jìn)行事項(xiàng)跟蹤的設(shè)置。
四、辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用體會(huì)
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個(gè)報(bào)告，在平臺(tái)上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個(gè)虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺(tái)使無(wú)效會(huì)議減少。
其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個(gè)偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力新的驅(qū)動(dòng)因素。辦公自動(dòng)化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無(wú)邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動(dòng)化軟件平臺(tái)上，可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)職員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個(gè)環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:
第四，規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上，人的意志無(wú)法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進(jìn)行。同時(shí)，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，增加了監(jiān)督性。最重要的一點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理。文檔管理自動(dòng)化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時(shí)所帶來(lái)的人事成本。
在Internet應(yīng)用方面，政府部門已陸續(xù)建立了自己的Web服務(wù)器和網(wǎng)站，有的還實(shí)現(xiàn)了一些簡(jiǎn)單的網(wǎng)上業(yè)務(wù)。但由于各相關(guān)單位在信息化建設(shè)中的技術(shù)差異和經(jīng)驗(yàn)欠缺，電子政務(wù)并未在真正意義上得以實(shí)現(xiàn)，相反，不少政府站點(diǎn)在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級(jí)政府部門還有待建立和完善從頁(yè)面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開(kāi)發(fā)，安全性保證，與后臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)（如OA和業(yè)務(wù)系統(tǒng)）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運(yùn)營(yíng)方法和技術(shù)平臺(tái)。
電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點(diǎn)、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來(lái)說(shuō)，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動(dòng)化或者理解為“面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化”。
實(shí)施原則：
實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開(kāi)放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則
實(shí)施步驟
首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識(shí)之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請(qǐng)、會(huì)議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動(dòng)化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、，部門間公文交換乃至簡(jiǎn)單的電子貿(mào)易等，將辦公自動(dòng)化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。此時(shí)，基本實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
第一部分內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)
功能需求：
一般來(lái)說(shuō)，政府部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動(dòng)化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告管理、檔案管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、政策法規(guī)庫(kù)、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求
在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通常包含了多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個(gè)用戶通過(guò)自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來(lái)回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計(jì)思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對(duì)象數(shù)據(jù)”。
一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲(chǔ)，但是對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲(chǔ)效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫(kù)”或“對(duì)象存儲(chǔ)”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對(duì)新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲(chǔ)管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理也是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于其對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫(kù)為核心建立，同時(shí)選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。
三、包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過(guò)程。辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請(qǐng)等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個(gè)工作流的終點(diǎn)可能就是另一個(gè)工作流的起點(diǎn)，如上級(jí)部門的發(fā)文處理過(guò)程結(jié)束后引發(fā)了下級(jí)部門的收文處理過(guò)程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動(dòng)化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫(kù)的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動(dòng)化流程處理模式，也使辦公自動(dòng)化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。
四、支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見(jiàn)，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)會(huì)議正在逐漸成為除了人們面對(duì)面開(kāi)會(huì)之外的新的工作方式，它們打破了時(shí)間、地域的限制，使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動(dòng)辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號(hào)或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以訪問(wèn)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動(dòng)辦公支持。
五、應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書檔案；管理；建議
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會(huì)無(wú)法保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，影響到文檔的使用價(jià)值。社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，促使著文書檔案的管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來(lái)管理經(jīng)營(yíng)，而是要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的科學(xué)管理模式。
一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問(wèn)題
文書檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營(yíng)決策、問(wèn)題處理、信息交流、研究開(kāi)發(fā)等活動(dòng)的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來(lái)保管的，這樣就需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來(lái)進(jìn)行檔案的分類存檔，過(guò)程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時(shí)效性
在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進(jìn)行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時(shí)卻要去異地才能閱讀到，就時(shí)間上來(lái)說(shuō)這樣異地的奔波，不但浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也同時(shí)耗去不少人力和財(cái)力，信息也沒(méi)有得到充分的共享，甚至還會(huì)影響到正常的使用，這樣就無(wú)法充分的體現(xiàn)文檔的價(jià)值，所以說(shuō)它缺乏時(shí)效性。
（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長(zhǎng)久保存，尤其在借閱過(guò)程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過(guò)程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無(wú)法修復(fù)的，這樣就會(huì)容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來(lái)，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會(huì)因?yàn)閾p壞而成為一種巨大的損失，無(wú)法彌補(bǔ)。所以說(shuō)紙質(zhì)文檔不利于長(zhǎng)久保存。
（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化
在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進(jìn)行詳細(xì)的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長(zhǎng)久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來(lái)進(jìn)行分類整理，還要進(jìn)行一定的維護(hù)，在還文檔時(shí)還要有一套流程來(lái)進(jìn)行登記。總是在重復(fù)著工作，卻效率很低。
二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)帶來(lái)了新的改革，在文檔管理方面也有著它無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，給文檔管理工作帶來(lái)了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動(dòng)化并不是一項(xiàng)孤立單獨(dú)的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。既然說(shuō)過(guò)了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來(lái)說(shuō)下，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)。
（一）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時(shí)效性強(qiáng)
在文檔管理中實(shí)行信息化管理，使文檔信息可以實(shí)時(shí)在線，需求者就可以通過(guò)一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時(shí)的查閱，使文檔信息能否充分的達(dá)到資源共享的目的。且查閱時(shí)所進(jìn)行的個(gè)人信息登記也變得簡(jiǎn)單明了，由于是計(jì)算機(jī)檢索，便自動(dòng)的保存了借閱者的信息，以此來(lái)方便借閱者進(jìn)行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來(lái)回的奔波，減少了大量的時(shí)間與人力，沒(méi)有造成不必要的浪費(fèi)，在很大程度上提高了使用的效率，且能進(jìn)行及時(shí)的溝通，給使用者帶來(lái)極大的方便，因此說(shuō)在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案的使用時(shí)效性變?cè)鰪?qiáng)了。
（二）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長(zhǎng)久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來(lái)進(jìn)行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來(lái)進(jìn)行保存，如果需要可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行查閱，方便了解所需的實(shí)體文檔的最新動(dòng)態(tài)。因?yàn)楸４娴亩鄻有?，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時(shí)也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長(zhǎng)了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡(jiǎn)化；
傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費(fèi)大量的人力、物力來(lái)完成，且在過(guò)程中也容易出現(xiàn)差錯(cuò)，做起來(lái)很不方便。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有了計(jì)算機(jī)的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，操作上也不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時(shí)間和空間，以便于使用。
文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來(lái)訪問(wèn)使用某些方面文檔的資料，從而來(lái)加強(qiáng)其保密性質(zhì)。因?yàn)楣ぞ叩姆奖悖彩刮臋n的查閱變得簡(jiǎn)單而快捷，甚至可以通過(guò)一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。
三、做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的建議
（一）規(guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
要做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個(gè)方面著手，規(guī)范文檔管理體制，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。一是規(guī)范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對(duì)文件的前期控制往往難以開(kāi)展，一不小心就成了“越權(quán)行為”。因此，必須從管理體制上進(jìn)行規(guī)范，在單位內(nèi)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。應(yīng)將檔案部門對(duì)文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個(gè)工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性能好的軟件系統(tǒng)，并對(duì)相關(guān)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)保證不同類型的子文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉(zhuǎn)和安全管理。
（二）制定相應(yīng)的檔案管理法律
檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程越來(lái)越快，也是未來(lái)檔案管理的大勢(shì)所趨，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案，優(yōu)勢(shì)非常的明顯，相對(duì)于過(guò)去的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案有著巨大的發(fā)展?jié)摿?，相關(guān)的管理者應(yīng)該積極的解決相應(yīng)的制約因素，我們國(guó)家是依法治國(guó)的國(guó)家，任何事情都應(yīng)該按照相應(yīng)的法律規(guī)定予以執(zhí)行，對(duì)于未來(lái)的檔案管理也是如此，針對(duì)電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時(shí)制定相應(yīng)的法律對(duì)這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過(guò)法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對(duì)于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對(duì)應(yīng)的處罰條例，對(duì)這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅(jiān)決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。相關(guān)電子檔案法的制定符合國(guó)家依法治國(guó)的理念，對(duì)于檔案電子化管理的發(fā)展有著非常重要的價(jià)值。
四、結(jié)語(yǔ)
伴隨著科技的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理，這也是每個(gè)文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)時(shí)代的重要標(biāo)志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程將永不停止。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)；信息處理技術(shù)；應(yīng)用
一、辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的概念
（一）辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化不同于以往的辦公方式，它利用了很多較為先進(jìn)的技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等技術(shù)，又利用了新的設(shè)備等進(jìn)行辦公的一種方式。辦公自動(dòng)化的重點(diǎn)就在于它是以數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)的，這樣的辦公方式能夠?qū)⑥k公效率提高，并且提高決策時(shí)的效率。更直觀地說(shuō)，辦公自動(dòng)化可以利用一系列技術(shù)將真實(shí)的辦公活動(dòng)全面地展現(xiàn)出來(lái)，再由相關(guān)的技術(shù)工作人員利用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行處理。（二）計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在一定程度上也就是信息和通信技術(shù)，所以，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)也就是對(duì)信息進(jìn)行收集、傳送，然后進(jìn)行檢測(cè)并進(jìn)行處理分析，在此過(guò)程中所使用的技術(shù)。在這整個(gè)過(guò)程中，最重要的即為信息處理過(guò)程，所以信息處理技術(shù)是十分重要的。目前，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已經(jīng)很大范圍地應(yīng)用于其他的工作領(lǐng)域，并且獲得了很好的效果，所以，將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化中也會(huì)帶來(lái)較為不錯(cuò)的效果。
二、辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用作用
（一）降低了企業(yè)的管理成本。辦公過(guò)程中產(chǎn)生的一系列繁雜信息必定需要處理，而傳統(tǒng)的辦公采用的是人力進(jìn)行信息篩選處理分析的方式，這樣的方法不僅消耗了大量的人力資源，使得企業(yè)的人力成本大幅度增加，同時(shí)，人力資源的增加必將導(dǎo)致辦公區(qū)域的擁擠，這極大地增加了企業(yè)的管理成本。而在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用下，辦公中的信息處理就并不需要大量的人力，只需要幾個(gè)技術(shù)人員利用新型的設(shè)備就能在短時(shí)間內(nèi)對(duì)更多的信息進(jìn)行處理，極大地降低了企業(yè)的管理成本[1]。（二）優(yōu)化了企業(yè)的辦公環(huán)境。辦公環(huán)境不僅是辦公區(qū)域，也是信息環(huán)境。因?yàn)樾畔⑻幚聿恍枰罅康娜肆Y源，所以企業(yè)聘請(qǐng)的人員就會(huì)減少，使得辦公區(qū)域會(huì)明顯的敞亮起來(lái)，這極大地優(yōu)化了企業(yè)的辦公環(huán)境，使得員工有更加舒適的辦公心情，進(jìn)而讓員工們更好地投身于工作當(dāng)中，提高工作效率。除此之外，信息處理更加高效可以使得員工們不用被繁雜的信息所包圍，讓他們的辦公環(huán)境更加簡(jiǎn)潔，進(jìn)而促進(jìn)辦公效率的提升。（三）提高了企業(yè)的效率。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)不僅能夠提高信息的處理效率，而且能夠提高信息的搜索效率以及準(zhǔn)確程度。所以在企業(yè)繁雜的信息中，很好地避免了信息無(wú)法得到充分地利用，大量的信息資源被浪費(fèi)等情況。除此之外，信息處理技術(shù)為信息構(gòu)建了數(shù)據(jù)庫(kù)，極大地提高了信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性[2]。
三、辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用是目前企業(yè)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠降低信息等數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存空間，并且能夠讓數(shù)據(jù)有一個(gè)可視化的展現(xiàn)，這就意味著，企業(yè)的相關(guān)人員不僅可以進(jìn)行視頻會(huì)議討論細(xì)節(jié)，而且可以全方面地關(guān)注到開(kāi)會(huì)時(shí)的細(xì)節(jié)。除此之外，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以為企業(yè)提供無(wú)線的辦公場(chǎng)所，企業(yè)內(nèi)部的信息可以對(duì)不同的人員進(jìn)行不一樣的約束，保護(hù)企業(yè)內(nèi)部的信息不會(huì)泄露。信息處理技術(shù)的應(yīng)用趨勢(shì)是很有前景的，它可以在辦公自動(dòng)化中全方位的進(jìn)行應(yīng)用，使得辦公中的智能化成為現(xiàn)實(shí)。
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[關(guān)鍵詞]文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；問(wèn)題；應(yīng)用策略
中圖分類號(hào)：S182文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當(dāng)前，信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用使人們的生活習(xí)慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動(dòng)化具有了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理工作中。然而，在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中還存在著諸多的問(wèn)題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術(shù)水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平。
1辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中應(yīng)用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統(tǒng)的文書檔案管理的過(guò)程中，檔案資料的收集、整理與儲(chǔ)存都是由人工進(jìn)行操作的，這樣不僅效率低，同時(shí)還會(huì)造成大量的人力、物力與財(cái)力的浪費(fèi)，使檔案管理服務(wù)與人們的實(shí)際需要存在著一定的差距。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度較快，并且能夠很好地對(duì)信息進(jìn)行處理，保證檔案資料能夠在短時(shí)間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動(dòng)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程
將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以推動(dòng)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程。文本歸檔工程主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一是歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對(duì)象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對(duì)象。利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書進(jìn)行歸檔，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求下進(jìn)行文書管理與檔案管理，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行規(guī)范，并對(duì)管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說(shuō)明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書檔案辦公自動(dòng)化操作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，還給文書檔案管理工作提供了管理依據(jù)。
1.3節(jié)省了存儲(chǔ)空間
在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都會(huì)占用大量的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，而將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以大大節(jié)省存儲(chǔ)空間。在自動(dòng)化的發(fā)展環(huán)境下，相關(guān)設(shè)備得到了進(jìn)一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現(xiàn)在大家面前，這就會(huì)大大節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間。在今后的發(fā)展過(guò)程中，電子檔案的數(shù)量會(huì)變得越來(lái)越多，因此在查詢的過(guò)程中也需要采用電子化的方式進(jìn)行，相信在不久的將來(lái)，辦公自動(dòng)化將會(huì)得到進(jìn)一步的普及，更好的為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
2文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用所面臨的問(wèn)題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，由于其是一種動(dòng)態(tài)的管理方式，它具有開(kāi)放性與共享性的特點(diǎn)，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現(xiàn)為如下幾點(diǎn)：第一，雖然電子檔案在處理過(guò)程中會(huì)使用偽造技術(shù)，但在原文件上處理會(huì)導(dǎo)致文件內(nèi)容發(fā)生一定的變化，其痕跡不會(huì)得到保障；第二，文書檔案在傳輸?shù)倪^(guò)程中會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無(wú)法進(jìn)行修改，這就使得文書檔案資料無(wú)法保持最初的形態(tài)；第三，隨著近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)黑客、竊密技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術(shù)水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術(shù)性與專業(yè)性，所以其對(duì)檔案管理人員的要求也比較高。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，能夠靈活運(yùn)用檔案的信息管理軟件。然而，從當(dāng)前情況來(lái)看，雖然文書檔案管理人員大多數(shù)都掌握了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，但信息處理技術(shù)操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動(dòng)化的處理過(guò)程中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才，對(duì)文書檔案管理工作的開(kāi)展勢(shì)必會(huì)造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動(dòng)化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要采取相應(yīng)的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術(shù)將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲(chǔ)空間，有利于文書檔案的長(zhǎng)期保存；第二，采用專用軟件對(duì)電子文件文書檔案進(jìn)行加密處理；第三，將電子文件進(jìn)行備份與驗(yàn)證，以避免電子文件的丟失與失真。對(duì)于需要進(jìn)行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質(zhì)文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對(duì)文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，改善硬件環(huán)境，加大硬件建設(shè)與投入的力度。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能對(duì)這些設(shè)備了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用，達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分；最后，促進(jìn)檔案部門間與區(qū)域間的相互交流與合作，不斷擴(kuò)大自身的交際面。通過(guò)進(jìn)行經(jīng)常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)與方法，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代通訊技術(shù)，來(lái)對(duì)檔案管理人員的信息源進(jìn)行擴(kuò)充，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。
3.3將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動(dòng)化的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學(xué)化分析的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公自動(dòng)化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，保證文書檔案管理中辦公自動(dòng)化軟件具備良好的應(yīng)用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進(jìn)文書檔案管理工程的順利開(kāi)展。另外，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案中，應(yīng)當(dāng)確保其具有強(qiáng)大的系統(tǒng)功能，并要對(duì)相關(guān)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)范，使文書檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)接口具有一定的標(biāo)準(zhǔn)性與可靠性，從而促進(jìn)電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化具有諸多的優(yōu)勢(shì)，為了將辦公自動(dòng)化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平。
作者：張曉霞
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】JavaEE架構(gòu)；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；SQL Server 2008
0.引言
當(dāng)今社會(huì)步入高速運(yùn)轉(zhuǎn)的信息時(shí)代，高職院校對(duì)信息需求在不斷增長(zhǎng)，要求信息能夠高速傳遞、高度共享、高效處理。本文通過(guò)研究與設(shè)計(jì)適合于高職院校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為學(xué)院教學(xué)職能部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生和教師檔案等各類信息管理自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)工作的電子化和規(guī)范化，增強(qiáng)信息的可管理性，真正實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”辦公。
1.JavaEE架構(gòu)與數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇
1.1 JavaEE架構(gòu)
JavaEE是SUN公司提出的一套用于實(shí)現(xiàn)分布式計(jì)算的API、服務(wù)和協(xié)議的集合，并在1998年確定為Java企業(yè)版標(biāo)準(zhǔn)。它為分布式的企業(yè)級(jí)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)提供了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)框架，其目標(biāo)是為開(kāi)發(fā)人員提供支撐工具，以便降低開(kāi)發(fā)復(fù)雜性，縮短開(kāi)發(fā)周期，提高系統(tǒng)性能。JavaEE架構(gòu)作為一種規(guī)范，它所提供的中間層集成框架可以滿足在投資有限的條件下實(shí)現(xiàn)高可用性、高可靠性和可擴(kuò)展性應(yīng)用的需求。由此提供統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，能夠減少開(kāi)發(fā)多層應(yīng)用的費(fèi)用和復(fù)雜度，支持現(xiàn)有應(yīng)用程序集成，支持EJB，支持打包和部署應(yīng)用，支持目錄添加功能，提高系統(tǒng)使用性能，增強(qiáng)系統(tǒng)安全機(jī)制。
目前，JavaEE的多層企業(yè)級(jí)應(yīng)用模型將兩層化模型（Client/Server）中的不同層面切分成許多層，這種應(yīng)用能夠?yàn)槊糠N不同的服務(wù)提供一個(gè)獨(dú)立的層。典型的JavaEE架構(gòu)劃分為四層結(jié)構(gòu)：客戶層組件（運(yùn)行于客戶端機(jī)器上）、Web層組件（運(yùn)行于JavaEE服務(wù)器上）、業(yè)務(wù)邏輯層組件（運(yùn)行于JavaEE服務(wù)器上）、企業(yè)信息系統(tǒng)（Enterprise information system）層軟件（運(yùn)行在EIS服務(wù)器上）。
1.2數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇
當(dāng)前，市面上存在多種形式的數(shù)據(jù)庫(kù)，包括SQL Server 2008、Oracle、DB、Access、MYSQL等。SQL Server 2008是由SQL Server長(zhǎng)期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的研究的成果，它具有如下特點(diǎn)：
安全性：SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)更新與改進(jìn)多方面的性能，大大提高了其數(shù)據(jù)安全性。
智能性：SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫(kù)相比較傳統(tǒng)SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)，采用模擬智能控制，即只有在用戶輸入相關(guān)指令后，系統(tǒng)才會(huì)有所響應(yīng)、然后及時(shí)執(zhí)行相應(yīng)工作。
高效性：SQL Server 2008 數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)綜合了前幾代SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)點(diǎn)，在處理數(shù)據(jù)信息及進(jìn)行管理工作時(shí)更為迅速、快捷。
由于SQL Server 2008具有安全性、智能性、高效性等特點(diǎn)，基于JavaEE的高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)選擇了SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.基于JavaEE 的高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求分析
本論文所設(shè)計(jì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是根據(jù)實(shí)際調(diào)研，了解了高職院校教學(xué)職能部門實(shí)施教學(xué)與行政雙管理的實(shí)際情況而開(kāi)發(fā)的網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以更加全面的收集教學(xué)職能部門教職工和學(xué)生的信息，同時(shí)也真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高教學(xué)職能部門日常辦公的工作效率。
系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)就是為了實(shí)現(xiàn)高度信息化，要求做到：計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化為主導(dǎo)，傳統(tǒng)的手工處理方式作為輔助或補(bǔ)充；教學(xué)職能部門的教學(xué)和行政管理工作實(shí)現(xiàn)制度化和流程化，將管理人員的管理工作更多地投入到教學(xué)改革中去，真正提高教育教學(xué)管理水平。
3.基于JavaEE 的高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
基于JavaEE 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了登錄模塊、行政事務(wù)處理模塊、教師教學(xué)管理模塊、學(xué)生就業(yè)管理模塊和權(quán)限設(shè)置模塊等許多功能模塊。對(duì)于基于JavaEE 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能模塊，具體設(shè)計(jì)如下。
3.1登錄模塊
登錄模塊用戶進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作的入口，本系統(tǒng)設(shè)置的登錄界面上，有分別用于輸入用戶名和密碼的兩個(gè)輸入框。輸入用戶名并輸入相應(yīng)的密碼后，再選擇某一類登錄身份（部門、教師或?qū)W生），系統(tǒng)將判定用戶信息的合法性，若合法就進(jìn)入系統(tǒng)，否則提示錯(cuò)誤。
3.2行政事務(wù)處理模塊
行政事務(wù)處理模塊實(shí)現(xiàn)了新聞通知的、部門考勤和各類日常使用的表格下載。
3.2.1新聞通知
該子模塊位于主菜單“行政事務(wù)處理”下，用戶進(jìn)入主頁(yè)面中可以瀏覽最新的新聞通知。該功能的權(quán)限只設(shè)定給各部門的系統(tǒng)管理員使用。
3.2.2部門考勤
部門考勤是根據(jù)學(xué)校的考勤制度專門開(kāi)設(shè)的功能模塊。考勤表中包括姓名、滿勤、事假、病假、產(chǎn)假、計(jì)生、探親、婚喪、工傷、加班、夜班、礦工、遲到、早退、學(xué)習(xí)假、備注等項(xiàng)目。
3.2.3表格下載
為滿足用戶日常工作中涉及到的事務(wù)申請(qǐng)，本系統(tǒng)開(kāi)設(shè)了“申請(qǐng)下載”模塊，包括工會(huì)會(huì)員申請(qǐng)、用車申請(qǐng)、假期申請(qǐng)、調(diào)停課申請(qǐng)、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、離職申請(qǐng)等。
3.3教師教學(xué)管理模塊
該模塊主要實(shí)現(xiàn)了教職工基本信息和所授課程的信息管理。
3.3.1教職工基本信息
教職工基本信息包括工號(hào)、姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、工作時(shí)間、身份證號(hào)、外語(yǔ)水平、家庭住址、政治面貌、職務(wù)、職稱等。
3.3.2所授課程信息
按課程所授課程信息是指教師每學(xué)期所授課程的基本信息，這些信息包括授課學(xué)期、授課課程、授課專業(yè)、學(xué)分等。
3.4學(xué)生就業(yè)管理模塊
該功能模塊是為畢業(yè)班學(xué)生開(kāi)設(shè)的。它主要包括兩大塊：職業(yè)資格認(rèn)證情況和就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)。就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)包括就業(yè)崗位推薦、實(shí)用表格下載等。
3.4.1職業(yè)資格認(rèn)證情況
該模塊主要是為使學(xué)生實(shí)現(xiàn)“雙證畢業(yè)”以提高學(xué)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的信息統(tǒng)計(jì)，主要信息包括證書名稱、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放單位等。
3.4.2就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)
通過(guò)該模塊，學(xué)生可以從中查閱最新的崗位推薦、就業(yè)指導(dǎo)，還有相關(guān)的表格下載，包括簡(jiǎn)歷模板、自薦表等等。
3.5權(quán)限設(shè)置模塊
為防止因非法操作照成系統(tǒng)損害、數(shù)據(jù)丟失或其他不良后果，本系統(tǒng)中不同的用戶身份設(shè)置了不同的權(quán)限。本系統(tǒng)是在部門（即部門管理員）、教師、學(xué)生三個(gè)層面上使用，對(duì)其權(quán)限的處理方式會(huì)更加的直觀、易操作。
4.結(jié)論
本文介紹了一種基于JavaEE架構(gòu)的高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)，依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了行政事務(wù)處理、教師教學(xué)管理、學(xué)生就業(yè)管理等教學(xué)職能部門的基本工作。實(shí)踐證明，采用JavaEE平臺(tái)開(kāi)發(fā)的高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不但技術(shù)可行、投入合理，而且便于后期的維護(hù)和升級(jí)。下一步我們將繼續(xù)擴(kuò)充和完善本系統(tǒng)的功能，為高職院校教學(xué)職能部門提供更好的教學(xué)管理和行政辦公支持。
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