發(fā)布時(shí)間：2023-12-04 11:05:01
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理體系建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1.缺乏學(xué)科檔案管理的有效機(jī)制
學(xué)科檔案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在實(shí)際的學(xué)科檔案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作無(wú)據(jù)可循，必然會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。有些高校即使有管理制度，但是在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，不夠徹底，只是流于形式，無(wú)法從根本上解決管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，規(guī)范學(xué)科檔案管理。
2.學(xué)科檔案的管理手段滯后
目前的學(xué)科檔案管理中，還有很大一部分學(xué)校人工進(jìn)行操作，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸納等，由于工作的任務(wù)量比較大，人工操作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。高校的學(xué)科檔案管理沒(méi)有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然會(huì)受到影響。
二、加強(qiáng)大學(xué)學(xué)科檔案管理建設(shè)的有效對(duì)策
1.逐步完善學(xué)科檔案管理制度
為加強(qiáng)高校學(xué)科檔案管理，就要建立完善的管理制度，為檔案的管理工作提供有力的依據(jù)，首先學(xué)校要建立各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，分級(jí)對(duì)學(xué)檔案進(jìn)行管理，其次要建立完善的學(xué)科檔案管理制度，把學(xué)科檔案的管理工作納入到日常工作中來(lái)，使其更加規(guī)范、科學(xué)，能夠合理地反映學(xué)校的學(xué)科建設(shè)情況。學(xué)校的檔案管理部門(mén)的專家和學(xué)者，要定期到各級(jí)檔案管理部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織管理人員把學(xué)科檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，加強(qiáng)管理。
2.實(shí)現(xiàn)信息化的學(xué)科檔案管理
在以往的學(xué)科檔案管理中，經(jīng)常是人工操作，在管理中很容易出現(xiàn)不必要的失誤和錯(cuò)誤，為加強(qiáng)管理工作的質(zhì)量和效率，高校要積極利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，以提高管理工作的整體效果。在學(xué)科檔案管理工作中，可以利用計(jì)算機(jī)收集和整理相關(guān)的學(xué)科檔案信息，建立學(xué)科檔案的信息庫(kù)，整合所有學(xué)科信息資料，建立完善的信息管理體系，并且建立校內(nèi)各院校之間的信息溝通和聯(lián)系，能夠及時(shí)找到自己所需的學(xué)科信息。由于高校的人數(shù)逐年增多，學(xué)科檔案的數(shù)量也逐漸增多，面對(duì)龐大的信息量，如果靠人工進(jìn)行整理和查找，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，結(jié)果也不一定理想，為此，我們可以利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)科檔案進(jìn)行保管，在需要時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的找到相關(guān)資料，提高工作的效率。
3.加強(qiáng)對(duì)學(xué)科檔案的評(píng)估和檢查力度
在高校管理中，為了提高學(xué)科檔案的管理，就要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)科檔案的評(píng)估和檢查，提高廣大教育工作人員的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，在檔案管理工作中，加強(qiáng)評(píng)估和檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯(cuò)誤，并加以改進(jìn)，使檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)。在學(xué)校的整個(gè)考核中，要把學(xué)科檔案管理工作的審查作為其中的一項(xiàng)，切實(shí)提高各級(jí)管理人員的學(xué)科檔案的管理意識(shí)，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。
4.提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)能力
加強(qiáng)學(xué)科檔案的管理工作，也要切實(shí)提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，明確網(wǎng)絡(luò)化管理和操作的流程和步驟，在實(shí)際的工作中能夠更加高效，能夠完美的處理各種問(wèn)題，強(qiáng)化學(xué)科檔案的管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)的不斷應(yīng)用，就要求檔案管理人員具有一定的創(chuàng)新精神和能力，能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，促使檔案管理工作更加順利的開(kāi)展。
三、結(jié)束語(yǔ)
[關(guān)鍵詞] 高校； 檔案管理； 信息化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01
0 引 言
隨著信息化技術(shù)在現(xiàn)代辦公管理中應(yīng)用的不斷普及，在檔案管理工作中借助于信息化的手段進(jìn)行管理，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的主要技術(shù)手段。通過(guò)檔案管理信息化，不僅可以大幅度地提高高校檔案管理工作效率，同時(shí)也可以提高檔案管理工作質(zhì)量。但是現(xiàn)階段，由于部分高校檔案管理工作部門(mén)的管理理念較為落后，在檔案管理模式上還存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致高校檔案管理工作的整體信息化水平較低。因此，創(chuàng)新高校檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及信息化，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作改革的重點(diǎn)，這對(duì)于提升高校檔案管理整體水平也具有非常重要的意義。
1 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的意義研究
（1） 高校檔案管理信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的深度開(kāi)發(fā)利用。檔案作為高校教學(xué)科研活動(dòng)的重要記錄，具有較高的信息價(jià)值，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式在檔案整理完成后，借閱使用效率較低，因而各種有價(jià)值的資料得不到開(kāi)發(fā)利用。通過(guò)信息化的檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，能夠隨時(shí)隨地地為有需求的用戶提供相應(yīng)的資料查詢服務(wù)，因而有助于提高檔案資料的利用價(jià)值，對(duì)于高校教學(xué)科研活動(dòng)的順利開(kāi)展也非常有益。
（2） 高校檔案管理工作信息化是高校教學(xué)改革發(fā)展的基本要求。在現(xiàn)代化的管理理念下，高校的管理工作早已經(jīng)步入了信息化、自動(dòng)化與數(shù)字化管理的階段。對(duì)于檔案管理工作而言，同樣也應(yīng)該結(jié)合時(shí)展的需要，將信息化的檔案管理作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高校信息資源網(wǎng)絡(luò)體系的健全，并實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。
（3） 高校檔案管理工作信息化能夠推動(dòng)文化科技的傳播利用。高校檔案資料作為一個(gè)高校教學(xué)以及科研活動(dòng)為主體的資料集，最突出的特點(diǎn)是具有較高的文化科技含量，通過(guò)高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑦@些寶貴的資源與社會(huì)相聯(lián)通，因而能夠?qū)崿F(xiàn)文化科技資源的廣泛傳播與利用，這對(duì)于推動(dòng)社會(huì)文化科技的進(jìn)步具有重要的意義。
2 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
（1） 軟硬件設(shè)施的建設(shè)。高校檔案管理工作的信息化離不開(kāi)軟硬件設(shè)施的支持，對(duì)于硬件設(shè)施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計(jì)算機(jī)以及存儲(chǔ)設(shè)備，工作主要內(nèi)容是做好計(jì)算機(jī)以及電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的安全維護(hù)與數(shù)據(jù)備份管理。對(duì)于軟件設(shè)施，則主要是選擇操作容易、維護(hù)簡(jiǎn)便以及具有查詢功能的管理軟件。通過(guò)充分、全面的軟硬件設(shè)施，確保高校檔案管理信息化的順利開(kāi)展。
（2） 高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對(duì)各種電子文件資源進(jìn)行整理，可以在檔案管理信息部門(mén)設(shè)置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲(chǔ)以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。
（3） 檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級(jí)的資料，因此對(duì)于這些資料，既要確保檔案資料的真實(shí)、可靠、完整，同時(shí)也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)處于安全可靠的狀態(tài)，對(duì)這些電子檔案進(jìn)行訪問(wèn)使用必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)的授權(quán)后方可執(zhí)行。
3 高校檔案管理信息化完善策略研究
（1） 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標(biāo)準(zhǔn)化。提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平，應(yīng)該注重對(duì)高校檔案管理信息化體系的建設(shè)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門(mén)可以結(jié)合國(guó)家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤(pán)存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門(mén)的實(shí)際情況，制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，指導(dǎo)高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過(guò)這種制度管理的方式實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（2） 結(jié)合高校的實(shí)際情況建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開(kāi)展檔案管理工作。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)自身的檔案類型將其分為教學(xué)科研檔案、黨政管理檔案、教學(xué)設(shè)備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學(xué)籍檔案等幾種類型，分門(mén)別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，應(yīng)該根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高校內(nèi)部或者是社會(huì)機(jī)構(gòu)可以通過(guò)相應(yīng)的權(quán)限，對(duì)高校檔案資料進(jìn)行查詢，進(jìn)而提高高校檔案資料的使用效率。
（3） 提高高校檔案管理部門(mén)的工作隊(duì)伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對(duì)于高校檔案管理工作的改進(jìn)應(yīng)該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點(diǎn)針對(duì)檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)以及檔案管理理論對(duì)工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。
4 結(jié) 語(yǔ)
高校檔案管理工作信息化不僅可以確保高校日常教學(xué)以及科研活動(dòng)的順利開(kāi)展，同時(shí)也可以推動(dòng)高校自身的建設(shè)發(fā)展，對(duì)于提高高校的教學(xué)科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極地完善信息化的檔案管理體系的建設(shè)，推動(dòng)高校檔案資源的共享以及文化交流的深入開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)高校辦學(xué)水平的不斷提高。
主要參考文獻(xiàn)
[1] 金俊蘭. 基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構(gòu)建[J]. 湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2010（4）.
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響
當(dāng)前社會(huì)，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，所以，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)成為一種必然趨勢(shì)。對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行一定的研究有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)既需要相應(yīng)的技術(shù)支持，同時(shí)需要恰當(dāng)?shù)墓芾眢w制。在20世界90年代就已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)字檔案館，這是一種更為先進(jìn)的檔案管理方式。通過(guò)資源共享促進(jìn)資源的有效利用。在信息技術(shù)進(jìn)程日益加快的現(xiàn)代社會(huì)，我國(guó)也要重視信息技術(shù)的發(fā)展，充分地對(duì)數(shù)字化進(jìn)行利用，促進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)更加高效，提高檔案管理的工作效率。
1 數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響
1.1 提高檔案的利用率
魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內(nèi)容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現(xiàn)檔案的價(jià)值。所以，檔案管理工作應(yīng)該保證檔案信息儲(chǔ)存完好，同時(shí)能充分地發(fā)揮檔案的價(jià)值，將之前的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)管理。數(shù)字檔案館的建設(shè)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數(shù)字檔案館的建設(shè)突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。
1.2 改變檔案管理職能分配關(guān)系
傳統(tǒng)的檔案管理使得檔案的使用價(jià)值被限制，而數(shù)字檔案館假設(shè)有利于改變行政層級(jí)管理體系，借助數(shù)字檔案館的建設(shè)成果為利用者提供更加有效的服務(wù)。數(shù)字檔案館屬于一個(gè)虛擬的檔案管理系統(tǒng)，具有加強(qiáng)行業(yè)部門(mén)之間溝通與交流的作用，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理以收集為主的形式而言，數(shù)字檔案館的建設(shè)能提供更多的便利。再次，數(shù)字檔案建設(shè)對(duì)檔案管理工作中的相關(guān)職能分配產(chǎn)生影響。在傳統(tǒng)的檔案管理中通常由檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理，所有的檔案管理部門(mén)從從屬于這個(gè)系統(tǒng)。但是數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理的各個(gè)部門(mén)參與其中。檔案管理工作不僅限于一個(gè)技術(shù)性問(wèn)題，需要借助技術(shù)對(duì)整個(gè)檔案管理行業(yè)進(jìn)行管理與變革。
2 數(shù)字檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容
2.1 提高對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享
數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)模不斷增大，相關(guān)的工作人員要提高對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性，促進(jìn)思想轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的發(fā)展，使得人員對(duì)檔案的利用次數(shù)增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)設(shè)施建設(shè)，找到一條更加便捷的查詢途徑。對(duì)技術(shù)進(jìn)行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題得到有效的解決，最終做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。其次，在數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)資源的共享性，使得檔案資源的價(jià)值得到充分地發(fā)揮。原來(lái)的檔案歸檔只需要在檔案館里進(jìn)行，數(shù)字檔案館的歸檔方式發(fā)生變化，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成檔案資源的轉(zhuǎn)移，并且不能被隨意改動(dòng)。因此，數(shù)字檔案觀要建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在管理系統(tǒng)中做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的設(shè)置，包括儲(chǔ)存信息、管理信息等硬件設(shè)備。
2.2 建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)
在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理人員習(xí)慣被動(dòng)工作。而數(shù)字檔案館的建設(shè)需要求檔案管理的各個(gè)部門(mén)都參與到檔案管理中。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，數(shù)字檔案管理不只是一項(xiàng)技術(shù)性工作。相關(guān)的檔案管理人員需要積極地參與到系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)中，綜合檔案管理的實(shí)際情況以及現(xiàn)實(shí)需求，提出可行的建設(shè)性意見(jiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員端正態(tài)度，提高服務(wù)水平，將數(shù)字檔案建設(shè)的成效提供給人們使用。主動(dòng)地與相關(guān)行業(yè)交流數(shù)字檔案館的事宜，在提供數(shù)字利用時(shí)，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。
2.3 更新管理理念促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)
數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要提供收集、管理、儲(chǔ)存與利用這集中功能，并對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案工作人員的工作不只是對(duì)檔案進(jìn)行管理或保存，還要提供相應(yīng)的服務(wù)。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員進(jìn)一步更新思想，利用數(shù)據(jù)平臺(tái)為更多的使用者服務(wù)，所以，檔案管理人員要樹(shù)立“服務(wù)為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務(wù)。
2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，做好檔案安全保障工作
培養(yǎng)更加專業(yè)檔案管理人才有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。由于數(shù)字檔案建設(shè)是對(duì)信息的高度集成化過(guò)程，相應(yīng)地對(duì)專業(yè)技術(shù)人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識(shí)與檔案管理知識(shí)。所以，在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中要做好人才引進(jìn)與儲(chǔ)備，定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識(shí)水平。其次，數(shù)字化建設(shè)的檔案資源更加開(kāi)放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)時(shí)要增強(qiáng)安全設(shè)置，對(duì)查閱資料權(quán)限進(jìn)行分級(jí)設(shè)置，充分地利用數(shù)字系統(tǒng)做好相應(yīng)的系統(tǒng)防護(hù)工作。
3 結(jié)語(yǔ)
總而言之，數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數(shù)字檔案館建設(shè)還有利于促進(jìn)我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)。但任何事情都不是完美的，數(shù)字檔案建設(shè)會(huì)為檔案管理工作帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理的相關(guān)部門(mén)要結(jié)合當(dāng)前存在的問(wèn)題以及數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展需求，制定有效的對(duì)策，促進(jìn)數(shù)字檔案管理水平提高。提高管理人員對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)，更新管理人員的思想，促進(jìn)其樹(shù)立“服務(wù)為本”的意識(shí)，為利用者提供更便捷的服務(wù)。其次，定期地對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)提高其專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。最后要建立信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，做好相應(yīng)的檔案安全保障工作。
參考文獻(xiàn)
[1]趙同瑛. 數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響[J]. 檔案天地，2014，06：41-42.
【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；提升；需要
信息化，就是在檔案管理部門(mén)的組織下，對(duì)企業(yè)形成的各門(mén)類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。檔案資源只有通過(guò)信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，提高服務(wù)企業(yè)和社會(huì)的必然要求。
一、明確檔案信息化建設(shè)的三個(gè)原則
（一）規(guī)范性原則。檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過(guò)現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，是通過(guò)室藏?cái)?shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)定。
（二）安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。
（三）效益性原則。檔案信息化建設(shè)涉及到多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力，對(duì)室藏檔案的利用和用戶需求進(jìn)行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。
二、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，一是檔案管理部門(mén)都配備有現(xiàn)代辦公室設(shè)備（計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等），確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門(mén)就檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗(yàn)，給予檔案管理工作強(qiáng)有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對(duì)做好新形勢(shì)下的檔案工作意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)所管理檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。四是數(shù)字化帶動(dòng)了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門(mén)成為向社會(huì)提供信息的重要渠道之一。
三、加強(qiáng)檔案信息資源整合力度
檔案是重要的信息資源，檔案部門(mén)的重要職責(zé)就是服務(wù)，檔案人員是檔案信息的管理者，也是企業(yè)和社會(huì)公眾提供檔案信息的服務(wù)者。人們對(duì)檔案信息需求量不斷增長(zhǎng)，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)和社會(huì)公眾對(duì)檔案工作需求，檔案管理體制機(jī)制存在的問(wèn)題凸顯，例如：社會(huì)檔案資源部門(mén)分割散存、各自為政、管理無(wú)序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)不深，檔案人員考核激勵(lì)機(jī)制不健全，檔案現(xiàn)代化管理相對(duì)滯后等問(wèn)題。在檔案信息化過(guò)程中，通過(guò)服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、規(guī)范服務(wù)行為，提升為企業(yè)和社會(huì)公眾服務(wù)的能力。
四、建立企業(yè)檔案信息管理制度
（一）企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全數(shù)字化檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的全程管理。
（二）企業(yè)應(yīng)保證數(shù)字化檔案的真實(shí)、完整和有效。對(duì)保管期限為永久和長(zhǎng)期的數(shù)字化檔案，應(yīng)同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。
（三）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，那么檔案信息無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。
五、建立企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)
（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、用戶需求調(diào)研、應(yīng)用軟件的研發(fā)機(jī)制。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)（E6檔案系統(tǒng)、聲像檔案系統(tǒng)、地質(zhì)檔案系統(tǒng)）與企業(yè)有關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門(mén)對(duì)本企業(yè)所形成各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。
（二）依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的總體方案、具有網(wǎng)絡(luò)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要。
六、做好企業(yè)檔案信息化保密工作
【關(guān)鍵詞】地稅檔案；管理
多年來(lái)，靖江地稅局為順應(yīng)稅收信息化和辦公自動(dòng)化的新形勢(shì)，本照“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想” 的檔案管理指導(dǎo)思想，始終將檔案工作作為推動(dòng)地稅各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，努力開(kāi)拓創(chuàng)新，將服務(wù)發(fā)展、地稅文化、 資源要素和信息化等具有時(shí)代特色的理念有機(jī)融入檔案工作之中，從以下幾個(gè)方面構(gòu)建了現(xiàn)代檔案管理文化體系。
一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提升檔案意識(shí)，為檔案工作規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障
一直以來(lái)， 由于社會(huì)檔案意識(shí)的淡薄， 檔案部門(mén)被認(rèn)為后勤服務(wù)部門(mén)， 檔案工作的實(shí)際社會(huì)地位沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，檔案工作長(zhǎng)期被邊緣化。但隨著工作量的增加，越來(lái)越多的時(shí)候意識(shí)到，檔案工作是推動(dòng)地稅各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。因此，我局提出了“全員參與、全程覆蓋”的“大檔案觀”，即所有領(lǐng)導(dǎo)都是檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，所有干部都是檔案工作人員，所有工作中形成有價(jià)值資料都是檔案。此外，我局在思想層面和行為層面上對(duì)檔案工作人員提出了 沒(méi)有責(zé)任心干不了 檔案工作， 沒(méi)有主動(dòng)性干不好檔案工作，沒(méi)有服務(wù)意識(shí)于不了檔案工作，沒(méi)有創(chuàng)新精神干不好檔案工作；在心理層面上提出“找事干，有韌性，不服輸”； 在心理預(yù)期或目標(biāo)層面上提出了讓全局地稅干部知道有個(gè)檔案室， 讓全局地稅干部有事找檔案室，讓全局地稅干部永遠(yuǎn)離不開(kāi)檔案室。實(shí)踐證明，不但沒(méi)有給我們局工作增加負(fù)擔(dān)，而且還規(guī)范了我局的各項(xiàng)工作，提高了我們局干部職工隊(duì)伍整體素質(zhì)，從而提升了全員的檔案意識(shí)。
二、提升治檔理念，建立治檔機(jī)制，為檔案工作科學(xué)化管理提供技術(shù)保證
其一是賦予檔案工作以服務(wù)發(fā)展理念。 堅(jiān)持以服務(wù)地稅事業(yè)、服務(wù)納稅人， 面向社會(huì)、 面向稅收征管、 面向決策管理進(jìn)行需求研究，關(guān)注局情民意、社會(huì)熱點(diǎn)和業(yè)務(wù)難點(diǎn)，充分挖掘有價(jià)值的編研資料，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作與中心工作的同步推進(jìn)。 其二是賦予檔案工作以地稅文化理念。 以檔案工作展示地稅文化， 以地稅文化豐富檔案內(nèi)容。用檔案管理的手段將地稅特色工作和斐然成績(jī)進(jìn)行歸類和整理， 真正實(shí)現(xiàn)檔案工作與地稅文化的最佳融合。 其三是賦予檔案工作以資源要素理念。 堅(jiān)持將檔案資源作為跨越發(fā)展的基礎(chǔ)資源而加以重視。其四是賦予檔案工作以信息化理念。為適應(yīng)時(shí)代要求，提高管理質(zhì)效， 我局堅(jiān)持走信息化發(fā)展之路。 配置各類信息化設(shè)備，初步實(shí)現(xiàn)了 檔案行政管理工作的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。
三、 創(chuàng)新治檔形式，強(qiáng)化治檔實(shí)效，實(shí)現(xiàn)檔案工作切實(shí)推動(dòng)地稅工作開(kāi)展
為了確保機(jī)關(guān)文件材料收集齊全與完整， 充分反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)和歷史面貌， 更好地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，我局加大了對(duì)軟、硬件設(shè)施的投入， 有組織按計(jì)劃地穩(wěn)步開(kāi)展檔案管理升級(jí)工作，確立了 “收集是檔案管理第一要?jiǎng)?wù)”的理念，“整理盡可能簡(jiǎn)化”的理念、“變檔案保存為保護(hù)” 的理念， 使收集工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)， 整理工作由繁瑣變?yōu)楹?jiǎn)化， 檔案保存變?yōu)楸Ｗo(hù)，推動(dòng)了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展。在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)方面，重點(diǎn)加強(qiáng)了各門(mén)類和載體文件材料的收集、整理、歸檔工作，檔案整理質(zhì)量不斷提高，使我們局檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道。
我局檔案工作任重而道遠(yuǎn)。經(jīng)過(guò)了近幾年的改革和創(chuàng)建，雖然取得了很大的進(jìn)展，但還有些方面需要改進(jìn)。
（一）要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等法規(guī)對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵 循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收文程序、公文管 理要求及公文歸檔工作均已作了明確規(guī)定。這是“全過(guò)程管理”的法律依據(jù)，全體從事檔案工作人T和文秘人員應(yīng) 該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上貫徹執(zhí)行。
（二）要注意分類歸檔。地稅各個(gè)部門(mén)分工明確，每個(gè)部門(mén)資料種類也不同。就拿大廳來(lái)說(shuō)，根據(jù)檔案的性質(zhì)大致可以分為通知類、審批類、決定類、申請(qǐng)類、處罰類資料。由于大廳窗口業(yè)務(wù)復(fù)雜，種類繁多，所對(duì)應(yīng)的資料也就多。所以一定要分類歸檔，按照前面說(shuō)的五類，每個(gè)類材料都由按分裝訂，掃描。另外，由于大廳窗口人流量多，每天較為忙碌，應(yīng)當(dāng)能安排專門(mén)的人員來(lái)分類整理材料，以確保資料能夠及時(shí)歸檔，入庫(kù)。
所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來(lái)的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。
但是，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無(wú)紙化閱檔”實(shí)際上并沒(méi)有得到實(shí)施，檔案管理不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。新形勢(shì)下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。
2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃
在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。
3建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站
檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門(mén)在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。
在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門(mén)的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。
還應(yīng)選用那些使用有升級(jí)能力和開(kāi)發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來(lái)的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國(guó)內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級(jí)換代，減少重新開(kāi)發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度，等等。
4逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化
檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個(gè)重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門(mén)的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對(duì)所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補(bǔ)充。
5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來(lái)電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。
6檔案的信息化建設(shè)要有對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求
本文從電力工程建設(shè)實(shí)際出發(fā)，對(duì)電力建設(shè)工程前期、生產(chǎn)過(guò)程、運(yùn)行移交的各個(gè)方面信息文檔管理管理進(jìn)行了總結(jié)，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了切實(shí)有效的解決辦法，旨在電力建設(shè)工程信息檔案管理的交流和探索，為同行業(yè)管理者提供些許借鑒。
關(guān)鍵詞：施工現(xiàn)場(chǎng)；電力建設(shè)工程信息檔案管理；問(wèn)題；分析
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
隨著我國(guó)建筑業(yè)整體實(shí)力日新月異的蓬勃發(fā)展和壯大，國(guó)內(nèi)和國(guó)際建筑市場(chǎng)規(guī)模和業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，施工檔案管理和信息化建設(shè)的重要性就更加顯得不言而喻，作為電力建設(shè)項(xiàng)目管理重要環(huán)節(jié)，信息文檔管理是整個(gè)工程的不可或缺組成部分。
1.電力建設(shè)工程項(xiàng)目信息文檔管理的必要性
1.1各級(jí)建設(shè)部門(mén)包括企事業(yè)、省建設(shè)廳、中電建協(xié)對(duì)電力建設(shè)信息檔案收集、編制、相關(guān)法律法規(guī)、驗(yàn)收工作都提出了明確的要求，對(duì)于電力建設(shè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，信息檔案管理規(guī)范和管理水平在一定程度上反映了企業(yè)整體管理水平。
1.2根據(jù)合同約定，建設(shè)項(xiàng)目工程施工完畢后，經(jīng)過(guò)竣工驗(yàn)收合格后，移交業(yè)主方使用。除了按合同要求將所有建設(shè)項(xiàng)目完成，移交方還必須保證所移交竣工檔案內(nèi)容齊全。
1.3建設(shè)工程生產(chǎn)過(guò)程完成后，文件、圖紙、往來(lái)聯(lián)系函等信息檔案完整的保留了生產(chǎn)過(guò)程的記錄，作為日后企業(yè)生產(chǎn)、設(shè)備維護(hù)的重要依據(jù)，為業(yè)主廣泛應(yīng)用，更體現(xiàn)了它的實(shí)際價(jià)值。
2.建設(shè)項(xiàng)目信息文檔的特性
2.1分散性和復(fù)雜性
生產(chǎn)過(guò)程中收集的信息文檔可能來(lái)自參建各單位，而電力生產(chǎn)建設(shè)又因它的專業(yè)種類（土建結(jié)構(gòu)、電氣、熱能控制等）繁多，涉及安全、進(jìn)度計(jì)劃、費(fèi)用控制等等各個(gè)方面所以變得復(fù)雜而分散。
2.2時(shí)效性
生產(chǎn)過(guò)程中根據(jù)進(jìn)度計(jì)劃要求傳達(dá)的信息和根據(jù)合同約定，竣工后整體移交資料都具有時(shí)效性要求。因要求不同，時(shí)效性也有所不同。
2.3全面性和真實(shí)性
電力建設(shè)工程信息檔案是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的計(jì)劃、審批、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、試運(yùn)行、竣工移交等活動(dòng)中形成的信息檔案文件，內(nèi)容要涵蓋各方面，同時(shí)要求真實(shí)反映生產(chǎn)過(guò)程，又具備真實(shí)性。
3.建設(shè)工程檔案概念及責(zé)任
3.1在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱工程檔案。
按項(xiàng)目進(jìn)度程度分類，應(yīng)歸檔的建設(shè)工程文件的種類及每個(gè)階段的檔案文件內(nèi)容包括：
（1）基建文件；
（2）監(jiān)理文件；
（3）施工文件；
（4）竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。
對(duì)一個(gè)工程而言，歸檔不光意味著竣工向業(yè)主單位移交，還要向本單位移交。
3.2責(zé)任
3.2.1責(zé)任：工程參建各方應(yīng)該把工程資料的形成和積累納入工程管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中和相關(guān)人員的職責(zé)范圍。
3.2.2信息檔案資料應(yīng)該實(shí)行組織機(jī)構(gòu)分責(zé)管理：建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位各盡其責(zé)。
3.2.3技術(shù)方面負(fù)責(zé)人組織各自單位的資料管理的過(guò)程工作。在工程建設(shè)過(guò)程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)由熟悉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)審核。
3.2.4信息文檔資料應(yīng)該隨著工程進(jìn)度同步收集、整理和立卷、拼按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交，各參建單位應(yīng)該確保各自資資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效、完整、齊全、字跡清楚，無(wú)末了事項(xiàng)。所以表格應(yīng)按相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一格式。
3.2.5各參建各方所提供的文件和資料必須符合國(guó)家或地方的法律法規(guī)，《工程施工質(zhì)量驗(yàn)收》、《電力建設(shè)文件歸檔要求》及等相關(guān)法律規(guī)定。
4. 施工現(xiàn)場(chǎng)資料形成及管理過(guò)程
4.1基建文件：基建文件是建設(shè)單位從立項(xiàng)申請(qǐng)并依法進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、審批、開(kāi)工、竣工及備案全過(guò)程所形成的全部資料。按其性質(zhì)可分為立項(xiàng)決策、建設(shè)用地、勘查設(shè)計(jì)、招投標(biāo)及合同、開(kāi)工、商務(wù)、竣工驗(yàn)收及其他備案文件。一般由業(yè)主單位自行管理，并注意保密。
4.2監(jiān)理文件：監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理活動(dòng)過(guò)程中所形成的全部資料。由監(jiān)理工程師收集整理，工程竣工驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師及建設(shè)單位代表應(yīng)共同簽署竣工移交證書(shū)，并加蓋監(jiān)理單位、建設(shè)單位公章。工程竣工驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)組織編寫(xiě)監(jiān)理工作總結(jié)并提交建設(shè)單位。
4.3施工文件：施工資料是施工單位在工程施工過(guò)程中所形成的全部資料。按其性質(zhì)可分為：施工管理、施工技術(shù)、施工測(cè)量、施工物資、施工記錄、施工試驗(yàn)、過(guò)程驗(yàn)收及工程竣工質(zhì)量驗(yàn)收資料。施工管理資料是在施工過(guò)程中形成的反映施工組織及監(jiān)理審批等情況資料的統(tǒng)稱。主要有施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄、施工過(guò)程中報(bào)監(jiān)理審批的各種報(bào)驗(yàn)報(bào)審表、施工試驗(yàn)計(jì)劃及施工日志等。
4.3.1施工技術(shù)資料：施工技術(shù)資料是在施工過(guò)程中形成的，用以指導(dǎo)正確、規(guī)范、科學(xué)施工的技術(shù)文件及反映工程變更情況的各種資料的總稱。主要內(nèi)容有施工組織設(shè)計(jì)及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程變更洽商記錄等。
4.3.2施工物資資料：施工物資資料是指反映工程施工所用物資質(zhì)量和性能是否滿足設(shè)計(jì)和使用要求的各種質(zhì)量證明文件及相關(guān)配套文件的統(tǒng)稱。主內(nèi)容有：各種質(zhì)量證明文件、材料及構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、設(shè)備及管道附件試驗(yàn)記錄、設(shè)備安裝使用說(shuō)明書(shū)、各種材料的進(jìn)場(chǎng)復(fù)試報(bào)告、預(yù)拌混凝土、砂漿、運(yùn)輸單等。
4.3.3施工記錄是施工單位在施工過(guò)程中形成的、為保證工程質(zhì)量和安全的各種內(nèi)部檢查記錄的統(tǒng)稱。主要內(nèi)容有：隱蔽工程驗(yàn)收記錄、交接檢查記錄、地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、樁施工記錄、混凝土澆灌申請(qǐng)書(shū)、混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄、構(gòu)件吊裝記錄、預(yù)應(yīng)力筋張拉記錄等。
4.3.4施工試驗(yàn)資料是按照設(shè)計(jì)及國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求， 進(jìn)行的各種測(cè)驗(yàn)統(tǒng)稱。
4.3.5過(guò)程驗(yàn)收資料：是生產(chǎn)過(guò)程對(duì)質(zhì)量控制的過(guò)程驗(yàn)收記錄。
4.4竣工圖和竣工驗(yàn)收文件：各項(xiàng)新建、改建、擴(kuò)建的工程均應(yīng)編制竣工圖?？⒐D包括建筑、結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)、幕墻、建筑給排水與采暖、建筑電氣、燃?xì)狻⒅悄芙ㄖ?、通風(fēng)空調(diào)、工藝布置、規(guī)劃紅線以內(nèi)的室外工程。
5.工程建設(shè)項(xiàng)目信息管理問(wèn)題與解析
技術(shù)資料是建筑工程全過(guò)程活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有依據(jù)、憑證、參考的作用。然而目前我國(guó)建筑工程技術(shù)資料管理中存在著一些問(wèn)題比如：技術(shù)資料采用復(fù)寫(xiě)的不能永久保存、資料不真實(shí)竣工圖不能反映建筑實(shí)體情況、與監(jiān)理資料重復(fù)內(nèi)容過(guò)多、技術(shù)資料利用率太低等，嚴(yán)重影響了技術(shù)資料的存檔作用，不能為今后工程改建擴(kuò)建提供準(zhǔn)確的技術(shù)資料，不能為工程質(zhì)量安全事故原因分析提供有力的依據(jù)不利于國(guó)家資源的有效利用。 建筑工程技術(shù)資料管理存在問(wèn)題主要有如下幾方面：
5.1主觀認(rèn)識(shí)存在偏差。認(rèn)為工程資料是資料員一個(gè)人的事造成資料員越俎代庖，資料員的優(yōu)劣代表了工程質(zhì)量的優(yōu)劣，這是錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。有的工程甚至不設(shè)專職資料員，由其它崗位的人員兼任。
5.2知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理，人才投入明顯不足。工程資料編制和整理歸檔的人員應(yīng)該具備崗位資格證書(shū)，具有相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)、以及信息管理知識(shí)和科技檔案管理知識(shí)，還要熟悉地方主管部門(mén)的相關(guān)政策文件。資料問(wèn)題更多的是由其它問(wèn)題引發(fā)產(chǎn)生資料問(wèn)題也是工程質(zhì)量問(wèn)題的綜合反映。
5.3硬件設(shè)施不完善。工作條件和環(huán)境對(duì)工程資料的影響也很大。有的施工單位無(wú)辦公場(chǎng)地或辦公場(chǎng)地簡(jiǎn)陋、無(wú)資料存放柜或資料柜不合要求、無(wú)電腦設(shè)施、文印設(shè)備和辦公臺(tái)凳等均對(duì)工程資料的編制、保管、安全產(chǎn)生不利影響。
5.4監(jiān)督檢查不嚴(yán)格，監(jiān)督服務(wù)跟不上。有的監(jiān)督人員對(duì)工程實(shí)體存隱患能認(rèn)真嚴(yán)格處理，但對(duì)工程資料往往疏于檢查、不嚴(yán)格檢查或檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不處理或輕處理。有的監(jiān)督人員自身素質(zhì)和能力跟不上對(duì)工程資料存在的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)不了，對(duì)建設(shè)、施工、監(jiān)理單位無(wú)法提供權(quán)威、有效的指導(dǎo)意見(jiàn)和監(jiān)督服務(wù)。
5.5存在問(wèn)題解析：
從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起 現(xiàn)在我國(guó)的電力工程建設(shè)項(xiàng)目通常采取的是項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人就必須建立與之相配套的工程資料管理人員，主要從事資料的收集、整理成冊(cè)并歸檔，針對(duì)承建單位的工程資料情況予以指導(dǎo)和建議。現(xiàn)在不少的建設(shè)工程規(guī)模較大，建設(shè)的時(shí)間也較長(zhǎng)，參與建設(shè)的單位不但多而且較為復(fù)雜。工程資料既要實(shí)現(xiàn)在立項(xiàng)之初就要收集資料，而且還要做到在工程的建設(shè)過(guò)程中還能夠形成相對(duì)應(yīng)的工程資料，在工程完工的時(shí)候進(jìn)行資料驗(yàn)收，這樣的“三同步”對(duì)工程資料的管理提出了較高的要求，要求與工程施工同步進(jìn)行貫穿整個(gè)建設(shè)工程的始終。
建立健全資料管理制度，在建設(shè)伊始，項(xiàng)目管理部門(mén)需要依照項(xiàng)目的具體要求來(lái)打造與該建設(shè)工程特點(diǎn)相適應(yīng)的資料管理規(guī)章制度要能夠確定好建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)參與方對(duì)工程資料所應(yīng)負(fù)責(zé)的內(nèi)容以及與之相適應(yīng)的責(zé)任追究，不但要實(shí)現(xiàn)明確的分工配合也要做到責(zé)任落實(shí)。工程項(xiàng)目的管理方與監(jiān)理方也要配合好工程資料的管理工作同樣需要依照工程項(xiàng)目本身的特點(diǎn)來(lái)構(gòu)建出切實(shí)可行并能夠符合要求 的表格與樣本。這樣就使得建設(shè)參與方在工程資料的收集與整理過(guò)程中便于施行同時(shí)也有了真實(shí)的憑據(jù)，同時(shí)也可以讓工程資料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
加強(qiáng)過(guò)程控制，工程項(xiàng)目的參與人員不僅需要承擔(dān)起自己的分內(nèi)工作，也要充分認(rèn)識(shí)到工程資料的重要性，認(rèn)識(shí)到工程資料與工程建設(shè)同時(shí)進(jìn)行的重要意義。這樣方可杜絕施工與工程資料脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生。承擔(dān)工程資料的項(xiàng)目資料管理人員需要及時(shí)傳遞、流轉(zhuǎn)、及時(shí)整理、保存。各相關(guān)技術(shù)人員及時(shí)進(jìn)行過(guò)程資料的報(bào)驗(yàn)或編制，杜絕各種弄虛作假的情況。
運(yùn)用合同法律手段，現(xiàn)在工程建設(shè)項(xiàng)目大都是采用招投標(biāo)與監(jiān)理制度，這樣的制度實(shí)行對(duì)于工程資料收集與整理工作提供了較為便利的工作條件。工程資料管理部門(mén)需要積極使用招標(biāo)制度對(duì)于資料管理的便利條件，對(duì)建設(shè)合同的內(nèi)容起草可以要求加入對(duì)工程資料收集整理的規(guī)定并使之成為單列的一個(gè)條款。在條款中要將工程資料的各個(gè)要求明確細(xì)化，也可以考慮要求工程承包商通過(guò)繳納資料押金來(lái)提高其對(duì)于工程資料收集整理工作的重視。
重視檔案知識(shí)宣傳教育，在建設(shè)工程施工工作開(kāi)展之初，工程項(xiàng)目的管理單位就需要按照事前擬定的計(jì)劃對(duì)建設(shè)項(xiàng)目參與方的工作人員進(jìn)行工程資料重要性的教育與培訓(xùn)。對(duì)工程資料的收集以及整理工作進(jìn)行過(guò)程指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督，下發(fā)項(xiàng)目資料管理的相關(guān)細(xì)則。這樣不但能夠讓參與方的工作人員重視工程資料的整理而且對(duì)于項(xiàng)目管理單位的資料工作人員的資料移交提供的良好的外部工作環(huán)境。
嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān) 進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件必須是工程資料達(dá)到驗(yàn)收要求。因此，在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門(mén)、監(jiān)理工程師及相關(guān)管理人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各參建單位編制的施工報(bào)告、技術(shù)資料要進(jìn)行認(rèn)真審查。著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等?？傊ㄔO(shè)工程的資料管理工作是一個(gè)需要建設(shè)工程參與方共同配合方能有效完成的工作。為了能夠?qū)崿F(xiàn)工程資料真實(shí)可信并能夠完整的實(shí)時(shí)記錄工程的施工與 驗(yàn)收情況就需要強(qiáng)化建設(shè)工程參與方的管理能力，構(gòu)建行之有效的制度措施嚴(yán)格竣工驗(yàn)收審查把關(guān)。
加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)工程資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用 ，傳統(tǒng)的技術(shù)資料管理模式，采用資料入冊(cè)入柜，人工搜索整理。由于人工作業(yè)模式的難以避免的誤差、疏漏等弊端，很難保障資料的安全性、準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性和完整性這都為施工現(xiàn)場(chǎng)正常指揮工作埋下了隱患。 隨著施工資料逐步電子化和信息化，加之結(jié)構(gòu)的合并，人員的精簡(jiǎn)，使得技術(shù)資料人工管理模式與現(xiàn)代化施工生產(chǎn)的高效率矛盾日益突出，已經(jīng)無(wú)法滿足生產(chǎn)保密性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性和實(shí)時(shí)性的嚴(yán)格要求。為此有必要引進(jìn)和開(kāi)發(fā)施工技術(shù)資料管理系統(tǒng)。通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案資料管理系統(tǒng)，工程師能夠方便快捷的在線查閱圖紙資料。管理者能夠在線審核和審批工程師需要借閱的圖紙，并能查看圖紙資料的使用情況，既提高了工作效率，又保障了圖紙資料的安全性。從而使得檔案資料的管理更加合理、有序、安全達(dá)到企業(yè)管理精細(xì)化的目的。
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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 問(wèn)題 對(duì)策
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。
一、當(dāng)前檔案信息化管理存在的問(wèn)題
電子信息化技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案管理建設(shè)帶來(lái)新的機(jī)遇，但是我們還要清醒地看到當(dāng)前推行檔案管理信息化建設(shè)也存在不少問(wèn)題。
1、檔案保密性與安全性不強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用范圍的不斷拓展，信息安全問(wèn)題成了檔案信息化建設(shè)的一個(gè)瓶頸。影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門(mén)的安全和保密意識(shí)淡薄，在檔案網(wǎng)頁(yè)上隨意信息， 對(duì)的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問(wèn)題，當(dāng)前電腦病毒 橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。
2、理念落后、規(guī)范體系不健全。目前，檔案部門(mén)仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在 “安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念，存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。同時(shí)由于檔案信息化活動(dòng)比較具體，還沒(méi)有專門(mén)的檔案信息化法律、法規(guī)來(lái)進(jìn)行規(guī)范。適用于檔案信息化建設(shè)的信息法律、信息倫理與信息政策等人文管理手段也尚未確立，作為檔案信息化建設(shè)的主要形式的電子文件的法律地位還未正式確立，導(dǎo)致電子文件的原始性、真實(shí)性難以認(rèn)定。
3、技術(shù)支持不全面。一是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前大多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。二是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。
二、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
1、完善安全制度。檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。檔案人員要嚴(yán)格遵守保密制度，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮向軟盤(pán)、光盤(pán)備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)的安全及檔案信息系統(tǒng)安全。
2、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立規(guī)范體系。要破除“重管理設(shè)施購(gòu)置、輕服務(wù)研究”的做法，樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案管理有利于檔案信息的利用。另外，檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。目前檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。
3、提高技術(shù)保障。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。第一，要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。第二，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。第三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。
4、優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員不僅需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，還要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此必須特別重視人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時(shí)代的檔案干部隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)。
總之，在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，信息化建設(shè)已成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的主題。我們既要認(rèn)識(shí)到檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對(duì)它的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。我們必須克服困難，迎頭趕上，努力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。
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