發(fā)布時(shí)間：2023-10-09 16:08:35
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的信貸檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1.1信息時(shí)代檔案管理的定義
。信息時(shí)代的檔案管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理。常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對(duì)象從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行管理，形成明晰的檔案分類。同時(shí)，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費(fèi)。
1.2信息時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)。
信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實(shí)際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其具有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：首先，各單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度，法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專項(xiàng)權(quán)力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標(biāo)志，通過信息化的管理，檔案的形式由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案并可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時(shí)效性和便利性，為整個(gè)單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進(jìn)了檔案管理的自動(dòng)化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。
2.信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題
2.1管理理念陳舊，缺乏服務(wù)意識(shí)。
目前我國檔案管理信息化雖然取得了一定的成績(jī)，并已經(jīng)開始在全國范圍內(nèi)進(jìn)行普及，但是在實(shí)際應(yīng)用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點(diǎn)與弊端，嚴(yán)重影響著我國檔案管理信息化的進(jìn)程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現(xiàn)代信息科技對(duì)檔案作用充分的發(fā)揮。同時(shí)，缺乏服務(wù)意識(shí)也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因?yàn)榉?wù)方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個(gè)新的階段。
我國在檔案管理信息化方面還有待進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實(shí)體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的編輯方面，并且隨著實(shí)體檔案數(shù)量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實(shí)體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實(shí)體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發(fā)掘與應(yīng)用。
2.3缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息管理遲緩。
檔案管理工作普遍存在于政府企業(yè)之中，由于不同單位在工作內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會(huì)呈現(xiàn)出一些個(gè)性化的發(fā)展，因此影響了檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現(xiàn)遲緩，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。
3.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新
3.1改變管理思想，豐富服務(wù)內(nèi)容。
檔案管理的信息化發(fā)展，需要在思想層面進(jìn)行徹底的改變，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的不足，并積極的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，注重對(duì)檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內(nèi)部的閑置資源。同時(shí)，從事檔案管理的工作人員也應(yīng)樹立新的工作意識(shí)，積極的豐富服務(wù)內(nèi)容，提升檔案管理工作的質(zhì)量。
3.2依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，強(qiáng)化信息管理。
檔案管理信息化最突出的特點(diǎn)是對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，因此信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，有關(guān)工作人員應(yīng)充分的依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。并改變傳統(tǒng)檔案的編輯方式，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入，提高檔案編輯的效率。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持下，電子檔案信息還可以實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部的共享，單位內(nèi)部工作人員僅需登錄部門網(wǎng)頁進(jìn)行身份驗(yàn)證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動(dòng)化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新方向，通過系統(tǒng)自動(dòng)處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力方面的投入。
3.3搞好信息錄入，做好數(shù)據(jù)管理。
信息的錄入以及數(shù)據(jù)的管理等都與信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)密不可分，因此要想做好上述工作就需要進(jìn)行檔案管理工作的過程中加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，按部就班的對(duì)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善。為了使得信息數(shù)據(jù)庫的作用更好的得到發(fā)揮，管理人員還應(yīng)加大科技方面的投入，并適當(dāng)?shù)呢S富信息數(shù)據(jù)庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理中的不足。例如，數(shù)據(jù)庫與目錄庫相結(jié)合等。
4.結(jié)束語
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；信息化
檔案作為一種存儲(chǔ)和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現(xiàn)實(shí)意義，是社會(huì)管理的主要內(nèi)容之一。信息化時(shí)代各項(xiàng)工作都會(huì)產(chǎn)生大量信息，其中很多關(guān)鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)高效的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前應(yīng)該考慮的重點(diǎn)。而檔案信息化建設(shè)，無疑是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，所以要加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。
1 檔案信息化建設(shè)的探討分析
過去的檔案以實(shí)體紙質(zhì)保存方式為主，隨著資料信息的增多，以及更新速度的提升，傳統(tǒng)的檔案整理方式效率偏低，容易遺漏丟失，且要占據(jù)很大的物理空間。信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步完成向信息化的過渡，即通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接收信息，并予以存儲(chǔ)分享。這是檔案行業(yè)取得突破的必經(jīng)之路，也是信息化技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。
1.1 主要內(nèi)容
首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)資源信息進(jìn)行整合。檔案的用處在于其記錄存儲(chǔ)的信息，在當(dāng)前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對(duì)其進(jìn)行搜集，然后利用現(xiàn)代技術(shù)，完成信息化轉(zhuǎn)換，把所有信息資源轉(zhuǎn)換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎(chǔ)設(shè)施非常關(guān)鍵，必須配備完善，包括數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和接受等工作。以數(shù)據(jù)庫為例，結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)直接關(guān)系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業(yè)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)，打好基礎(chǔ)。
其次，信息化建設(shè)需遵循規(guī)范化原則。檔案信息化實(shí)則是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能失誤，需指定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，所有工作都應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)開展。因此，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是提高檔案信息化質(zhì)量的重要保障。在采集環(huán)節(jié)，需要建立起健全的信息資源系統(tǒng)，該系統(tǒng)有統(tǒng)一的采集標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠快速高效地完成檔案信息化轉(zhuǎn)換。比如在信息化管理中，大量的紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過掃描等形式，把相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對(duì)錄入、審核等要求極高，一旦出現(xiàn)偏差，就有可能影響到管理效果。
加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)具有開放性和虛擬性，與紙質(zhì)檔案相比，它不會(huì)占據(jù)太多物理空間，但也面臨著安全問題，需做著重考慮。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化盜竊信息的手段愈發(fā)高明，利用木馬、病毒等侵入計(jì)算，對(duì)信息資源進(jìn)行增刪修改。一旦重要機(jī)密泄漏，必然會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以建立起數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)后，如何維護(hù)其運(yùn)行安全值得深思。比如設(shè)置訪問權(quán)限，需經(jīng)過許可同意才能進(jìn)入系統(tǒng)查閱信息。對(duì)于敏感以及重大信息，做好備份，并與公共網(wǎng)隔離，以免被外界入侵。同時(shí)采取加強(qiáng)防火墻建設(shè)，采取其他措施，保護(hù)信息的安全和完整。
最后，還應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。信息人才短缺是檔案信息化建設(shè)的不足，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代，人才是競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵，許多工作都需要專業(yè)信息人員執(zhí)行。包括信息的搜集分析，到存儲(chǔ)管理，再到整合利用，以及探索研究，這一系列工作對(duì)信息人才有著嚴(yán)格的要求。他們既要具備足夠精深的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還必須熟悉檔案業(yè)務(wù)，并不斷培養(yǎng)創(chuàng)新精神，強(qiáng)化其團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，能夠應(yīng)對(duì)各種情況，積極開發(fā)新資源，以保證檔案信息能夠被充分利用。
1.2 有效措施
第一，予以高度重視。檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)，不管是企事業(yè)單位，還是其他部門，都非常重要，針對(duì)傳統(tǒng)管理方式的不足，需轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理模式。領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)認(rèn)識(shí)到，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提，也是順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的產(chǎn)物，從思想上予以高度重視，然后才能反映到具體工作中。
第二，技術(shù)水平對(duì)信息化建設(shè)結(jié)果有著直接影響，包括對(duì)現(xiàn)代信息化管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的研發(fā)應(yīng)用。國內(nèi)在此方面還需努力，盡快研制出屬于自己的產(chǎn)品，擁有中國技術(shù)。檔案建設(shè)隊(duì)伍的培養(yǎng)以及工作人員綜合素質(zhì)的提升，也極為關(guān)鍵，需對(duì)其展開專業(yè)培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)，熟悉整個(gè)檔案管理流程。
第三，檔案管理觀念需要轉(zhuǎn)變。在這個(gè)信息泛濫的時(shí)代，如何促進(jìn)信息交流，實(shí)現(xiàn)信息共享，是企事業(yè)等單位的重點(diǎn)工作。如果是內(nèi)部機(jī)密，則應(yīng)該保證其安全。但很多信息其實(shí)是可以面對(duì)公眾，為社會(huì)服務(wù)的，這就更新管理理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性，提高透明度，使其作用得到充分發(fā)揮。
2 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的策略
檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)，接受新興事物，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)。同時(shí)，本著科學(xué)負(fù)責(zé)的態(tài)度，全身心地投入到檔案現(xiàn)代化管理中，提升服務(wù)質(zhì)量，提高管理效率，建立起完善的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系。針對(duì)檔案現(xiàn)代化管理，可從以下兩點(diǎn)做起：
第一，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案信息管理系統(tǒng)。前面已經(jīng)提及，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和基礎(chǔ)，比如檔案館局域網(wǎng)的建設(shè)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的配置、市縣網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的連接等，都直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量。對(duì)多數(shù)檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，必須有一個(gè)健全的信息管理系統(tǒng)，有一套科學(xué)可行的流程，然后才能保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。如果依舊采用松散型管理模式，應(yīng)用軟件不同，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，程序重復(fù)混亂，顯然很難提高管理水平。
第二，從法律層面考慮。檔案管理是社會(huì)管理的重要內(nèi)容，需要接受黨和國家的監(jiān)督，所以相關(guān)部門要樹立檔案法制化意識(shí)。拓展服務(wù)范圍，在現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容上增加新的服務(wù)內(nèi)容，根據(jù)時(shí)代特色和社會(huì)需要，探索新項(xiàng)目，最終使得服務(wù)水平有所提升。信息的搜集和整理質(zhì)量，對(duì)歸入檔案極為重要，所以應(yīng)從基礎(chǔ)做起，搜集更多信息資源，并實(shí)現(xiàn)信息共享。
完善相關(guān)法律法規(guī)，國家應(yīng)對(duì)檔案管理予以重視，出臺(tái)相應(yīng)的法律和政策，比如關(guān)于檔案保密安全的法規(guī)。全面推進(jìn)檔案依法行政工作。在全國建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開、公平、公正的評(píng)議考核制和錯(cuò)案責(zé)任追究制，對(duì)檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。
3 結(jié)束語
檔案管理在當(dāng)前備受關(guān)注，它不僅關(guān)系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業(yè)對(duì)信息的運(yùn)用程度，是競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)的一個(gè)重要口號(hào)，如何更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理呢？需加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高法制建設(shè)水平，培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)隊(duì)伍，從而大道預(yù)期目的。
參考文獻(xiàn)
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1信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)容
1.1檔案管理機(jī)制的全面協(xié)調(diào)性創(chuàng)新
在信息化時(shí)代，工作機(jī)制創(chuàng)新應(yīng)該是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時(shí)代檔案工作的基本要求與基本方針，要求機(jī)關(guān)單位建設(shè)有利于檔案開發(fā)和利用的運(yùn)行機(jī)制與監(jiān)管機(jī)制。由于信息化時(shí)代檔案信息量與以前相比內(nèi)容更加豐富，傳統(tǒng)的檔案工作方法很難全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效收集整理，所以必須全面協(xié)調(diào)地調(diào)動(dòng)相關(guān)單位力量，形成檔案管理工作的有效互動(dòng)機(jī)制。
1.2檔案管理理論與模式的服務(wù)性創(chuàng)新
理論對(duì)于實(shí)踐有重要的指導(dǎo)作用，在工作機(jī)制創(chuàng)新的同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的理論建設(shè)與管理模式的創(chuàng)新研究這項(xiàng)工作的重要內(nèi)容?，F(xiàn)代科技的廣泛應(yīng)用，顛覆了以往傳統(tǒng)的檔案管理理論與管理模式，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，這就要求機(jī)關(guān)單位要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理理論的研究與模式創(chuàng)新的研究。以創(chuàng)新的理論指導(dǎo)實(shí)踐，用檔案工作的理論創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作的有力開展，使檔案工作向更高的層級(jí)邁進(jìn)。
1.3檔案管理技術(shù)平臺(tái)創(chuàng)新
要提高信息化時(shí)代檔案管理的工作效率與服務(wù)水平，還要在技術(shù)層面進(jìn)行建設(shè)。以檔案信息資源共享為目標(biāo)的檔案管理工作建設(shè)是一個(gè)有效途徑。不但要對(duì)現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)與理論方面的建設(shè)，還要積極推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，以提供一個(gè)開放式、全天候、交互性的檔案服務(wù)平臺(tái)為最終目的，這也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的技術(shù)要求。檔案平臺(tái)的建設(shè)真正實(shí)現(xiàn)了資源的共享，簡(jiǎn)化了工作流程。這也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展重要途徑。
2創(chuàng)新檔案管理的策略
雖然信息時(shí)代的到來大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式，但信息時(shí)代的特性都對(duì)檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。所以，檔案管理工作人員在應(yīng)用信息技術(shù)發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作的同時(shí)，要以安全性、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)性作為信息時(shí)代檔案管理工作的基本準(zhǔn)則。在信息化的沖擊下，檔案管理工作思想、內(nèi)容和服務(wù)方式都產(chǎn)生了巨大變革，所以檔案管理工作者要對(duì)常規(guī)的檔案管理運(yùn)作方式進(jìn)行改進(jìn)，在探索和掌握一套適應(yīng)信息技術(shù)的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。
2.1切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式
長期以來，受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時(shí)代與深化改革的轉(zhuǎn)型之中，檔案管理工作由“管理”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)變是的要求愈發(fā)迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務(wù)領(lǐng)域：檔案管理部門除了要面向?qū)n案有剛性需求的單位與個(gè)人外，還要將服務(wù)受眾細(xì)化，更多更好地提供個(gè)性化的服務(wù)；其次，檔案管理工作要對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，這表現(xiàn)在：通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案上線，從而簡(jiǎn)化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門要積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線收集并有效開展在線服務(wù)，以最大限度地縮短數(shù)據(jù)的收集與周期。
2.2創(chuàng)新檔案管理工作流程
在檔案收集層面，要利用多種載體實(shí)現(xiàn)檔案收集。信息化時(shí)代的檔案種類、數(shù)量急劇增多，檔案存放的載體與記錄方式發(fā)由于檔案形式的變化也發(fā)生著深刻變化。很多檔案的收集突破了傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，更多地以縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式保存；在檔案加工層面要建立與新型檔案載體相適應(yīng)的檔案管理加工機(jī)制，開發(fā)與信息化相適應(yīng)的檔案管理技術(shù)。隨著信息化時(shí)代檔案的保管方法、分類方式和傳輸方式發(fā)生的變化，一套完整的檔案加工體系亟待建立；在檔案利用方面要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)提高機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)水平與服務(wù)能力都具有重要的意義。隨著檔案載體的多樣性增強(qiáng)，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用應(yīng)形成完整的供應(yīng)與利用體系，特別是信息時(shí)代大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，為形成一套完整的檔案數(shù)據(jù)利用體系提供了可能。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 內(nèi)容 創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）12（b）-0-01
檔案是我國機(jī)關(guān)、組織、企業(yè)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中作為記錄來保存一些文字、聲像、圖表以及其他的文字材料，檔案是重要的社會(huì)信息資源。其中檔案管理也就成為各個(gè)部門和組織重要的任務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理歷史悠久，但是隨著目前信息時(shí)代的到來，給檔案管理工作提出了更多的挑戰(zhàn)，檔案管理工作的創(chuàng)新是目前信息化的要求。信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新是檔案管理工作走出困境，適應(yīng)時(shí)展的重要途徑。
1 信息時(shí)代下檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容
1.1 信息時(shí)代下檔案管理
在信息時(shí)代下的檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，要求將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，這需要由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)在規(guī)劃和組織下來進(jìn)行的，要對(duì)檔案中的信息資源進(jìn)行采集、整理、保存以及提供檔案信息服務(wù)等。
信息化的檔案管理更加脫離了實(shí)體的保管，而走向了數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案
管理。
1.2 信息時(shí)代下檔案管理的特點(diǎn)
首先，在信息時(shí)代下檔案管理需要遵循相關(guān)的法律、法規(guī)以及政策，這些政策都是由相關(guān)的檔案管理部門來統(tǒng)一制
定的。
其次，檔案管理現(xiàn)如今多是以電子檔案以及重要的電子文件形式來表現(xiàn)的，這也是國家、政府以及社會(huì)組織和企業(yè)等都走向信息化時(shí)代的標(biāo)志。
最后，信息時(shí)代下的檔案管理充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，并提高了檔案管理的工作效率，讓檔案管理更加的高效和準(zhǔn)確。
2 信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新
2.1 創(chuàng)新檔案管理工作的思維，提高管理人員素質(zhì)
2.1.1 良好的職業(yè)道德
檔案管理工作人員首先要具備管理的責(zé)任心，要愛崗敬業(yè)，能夠有良好的職業(yè)道德，能夠忠于職守。良好的職業(yè)道德素質(zhì)可以幫助檔案管理工作人員進(jìn)行積極思考，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出創(chuàng)新性的建
議等。
另外，檔案管理人員還要具有精益求精和負(fù)責(zé)認(rèn)真的職業(yè)道德。檔案管理工作對(duì)工作人員的操作性以及技術(shù)性要求比較高，需要檔案工作人員在工作過程中能夠做到精益求精、一絲不茍，并要做到時(shí)刻以國家和集體的利益為重，并踏實(shí)認(rèn)真的完成自己的本職工作。
2.1.2 積累豐富的知識(shí)
檔案管理人員還要具備豐富的知識(shí)，要對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的趨勢(shì)發(fā)展有正確的判斷，根據(jù)適當(dāng)?shù)膯栴}提出創(chuàng)新性的設(shè)想，做到突破。檔案管理人員要不斷積累知識(shí)，明確社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，能夠?qū)n案的獲取和管理進(jìn)行綜合整理和分析，并可以加工出信息為社會(huì)服務(wù)。
2.1.3 具有創(chuàng)新思維能力
檔案管理人員要能夠進(jìn)行獨(dú)立的思考，不能墨守成規(guī)，要善于發(fā)現(xiàn)問題和進(jìn)行思考。獨(dú)立思考是做好檔案工作的前提[1]。獨(dú)立思考可以讓檔案管理人員能夠積極主動(dòng)的投入到管理中去，并善于突破傳統(tǒng)的束縛，善于對(duì)問題提出創(chuàng)新的措施。
2.2 檔案管理體制的創(chuàng)新
對(duì)檔案信息的集中統(tǒng)一管理是重要的方式，其中信息化技術(shù)的發(fā)展，讓檔案管理可以高度的和信息技術(shù)結(jié)合起來。目前，在信息化時(shí)代下，我國的檔案信息管理體制卻存在著管理力度不夠以及檔案使用不方便的問題。
集中管理力度不夠主要是由于我國的檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過于分散，軟硬件的選用等存在問題。因此要在管理制度上保證各個(gè)部門都納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化的系統(tǒng)管理中，可以進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并要規(guī)范技術(shù)操作以及軟硬件的選擇。
2.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息共享資源
目前，我國檔案管理的現(xiàn)狀多是缺乏標(biāo)準(zhǔn)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，在軟件的使用上比較混亂；并且應(yīng)用硬件上沒有讓其功能得到充分的發(fā)揮。這些就造成檔案信息不能做到資源的共享，各個(gè)部門的檔案信息管理各自為營。
因此，要對(duì)檔案管理的內(nèi)容和范圍進(jìn)行明確，并要對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作以及各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于建設(shè)一個(gè)規(guī)范的系統(tǒng)工程，并保證檔案信息資源共享渠道的暢通。
2.4 檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新建設(shè)
我國大體還處在從文件的處理向信息化管理的過渡，要想加快向信息化管理的過渡，其中重要關(guān)鍵是對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的創(chuàng)新性建設(shè)是檔案信息管理的重要基礎(chǔ)和核心[2]。
數(shù)據(jù)庫的建立需要長期的過程，我們需要按照從低級(jí)到高級(jí)的過程進(jìn)行建設(shè)，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)主要是讓信息技術(shù)可以對(duì)信息資源進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理和使用。在建設(shè)過程中要將檔案管理工作以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合起來，并要協(xié)調(diào)合作，讓綜合數(shù)據(jù)庫和各個(gè)檔案的目錄庫結(jié)合起來，這樣可以形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫，能夠提高信息化下的檔案管理工作效率。
3 結(jié)語
隨著信息化時(shí)代的到來，檔案作為重要的社會(huì)信息資源越來越受到人們的重視。但是目前的檔案管理建設(shè)還在發(fā)展中，需要檔案管理工作積極的和信息技術(shù)結(jié)合起來，利用信息技術(shù)的發(fā)展來進(jìn)行檔案管理，為社會(huì)提供需要的信息資源，并要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；信息時(shí)代
目前，各企事業(yè)單位中的檔案管理技術(shù)不斷地信息化，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理到現(xiàn)階段的電子檔案管理模式過渡。加強(qiáng)檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的技術(shù)水平，加強(qiáng)相關(guān)人才的培養(yǎng)，是做好信息時(shí)代檔案工作的重要內(nèi)容。檔案管理部門及有關(guān)人員應(yīng)充分認(rèn)清這一形勢(shì)，從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，采取有效措施推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。
一、信息時(shí)代檔案管理工作的內(nèi)容
在信息時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)融入檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理工作將以往的紙質(zhì)材料和實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，進(jìn)行統(tǒng)一的管理、存儲(chǔ)、檢索等操作。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，有效地提高了檔案管理工作的效率。信息時(shí)代，檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：檔案管理設(shè)備建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。
二、信息時(shí)代檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)
（一）檔案工作的管理性。檔案工作是一項(xiàng)專門的事業(yè)，面對(duì)的是各種載體和各項(xiàng)內(nèi)容的檔案事物，而不是對(duì)現(xiàn)成的簡(jiǎn)單的物件進(jìn)行保管。檔案工作者需要對(duì)數(shù)量龐大、情況復(fù)雜的檔案進(jìn)行研究、考證和科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。檔案工作的各環(huán)節(jié)都要在研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行，按科學(xué)的方法管理檔案。因此，檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作。
（二）檔案工作的服務(wù)性。檔案部門管理檔案是為了滿足人們對(duì)檔案利用的社會(huì)需要，是為各項(xiàng)工作創(chuàng)造條件而提供檔案信息服務(wù)的。從總的檔案工作來講，它是通過管理和提供檔案這種特定方式，為當(dāng)前的和長遠(yuǎn)的各項(xiàng)工作服務(wù)；從特定部門和一個(gè)單位的檔案工作來看，它是為機(jī)關(guān)工作創(chuàng)造條件而提供檔案資料服務(wù)的。檔案工作雖然也是一項(xiàng)研究性工作，但是檔案部門研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，其主要目的還是為了創(chuàng)造更好的服務(wù)條件。
三、檔案管理創(chuàng)新是時(shí)展的必然要求
（一）信息內(nèi)容的豐富化。隨著人類社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)也在不斷深入，檔案信息資源的內(nèi)容得到了極大的豐富，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法跟上時(shí)展的腳步，只有追求創(chuàng)新并最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的新要求。
（二）信息載體的信息化。信息技術(shù)是信息時(shí)代最重要、最先進(jìn)的科技研究成果之一，也是推動(dòng)包括檔案管理在內(nèi)的人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域變革的強(qiáng)勁動(dòng)力。充分利用信息技術(shù)，搭建檔案管理的信息平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。
四、檔案管理創(chuàng)新存在的問題
（一）檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，這就要求，一方面，相對(duì)于行動(dòng)，意識(shí)應(yīng)當(dāng)更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識(shí)應(yīng)當(dāng)先于行動(dòng)。具體到檔案管理領(lǐng)域，檔案管理部門及有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具有創(chuàng)新檔案管理工作的意識(shí)，并能夠以此來引導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的行動(dòng)。但現(xiàn)實(shí)情況是，部分領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性和迫切性，在檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程中只是被“推著走”的；還有相當(dāng)一部分的檔案管理工作者也只關(guān)注自身職責(zé)范圍之內(nèi)的具體工作，從未跳出藩籬，從更全面更深入的角度來對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行思考，導(dǎo)致檔案管理陷入“行動(dòng)”帶著“意識(shí)”前行的尷尬局面。
（二）檔案管理制度亟待完善。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當(dāng)前各個(gè)檔案管理部門大多在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對(duì)新階段、新形勢(shì)下的檔案管理工作產(chǎn)生積極的指導(dǎo)作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失。
五、信息時(shí)代檔案管理的途徑
（一）加強(qiáng)檔案管理信息化資源開發(fā)與利用。在信息化的時(shí)代形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案信息管理工作的開發(fā)與利用是基礎(chǔ)內(nèi)容。只有加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，才能有效地保證檔案管理工作的信息化。在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，要對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類與整理，將信息集成化，系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息分散程度，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。
摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步以及信息時(shí)代的到來，不管是各高校的學(xué)生檔案管理工作，還是各企事業(yè)單位的人事部進(jìn)行檔案管理的工作，都面臨了前所未有的挑戰(zhàn)。當(dāng)然這也是一個(gè)改革和創(chuàng)新的機(jī)遇，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和結(jié)合信息時(shí)代的特征進(jìn)行檔案管理工作，能為有效掌握學(xué)生的全部信息和人事部各工作人員的信息管理提供有效的、可靠的和特色化的方案，大大提高工作效率，減少時(shí)間和麻煩，節(jié)省人力和物力。根據(jù)信息時(shí)代的新形勢(shì)、新特點(diǎn)，有效利用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的開發(fā)和建設(shè)，進(jìn)行管理機(jī)制方面的創(chuàng)新，這是各檔案管理工作者迫切需要解決的課題。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；改革與創(chuàng)新
[前言]信息時(shí)代下，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，雖然說是一項(xiàng)比較大的工程，但深入研究仔細(xì)斟酌還是有規(guī)律可循的。首先要拓展思路發(fā)散思維，從思想觀念上進(jìn)行創(chuàng)新和改革，其次是從服務(wù)對(duì)象上去深入挖掘，進(jìn)行手段上的創(chuàng)新，還有服務(wù)領(lǐng)域等方面，都是有創(chuàng)新的空間的。本文將主要從這幾大塊進(jìn)行深入分析和挖掘。
1.解放思想觀念，拓展思路進(jìn)行創(chuàng)新
思想影響行為，行為影響最終的結(jié)果，從另一個(gè)方面來說，思想影響著結(jié)果。任何一項(xiàng)工作在它的障礙與瓶頸期，首先需要靜下來思考的是其思想觀念或思路，看它是不是出現(xiàn)了方向或思維定式上的錯(cuò)誤。充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的建立、發(fā)展、完善和高效，首先要在思維和思想觀念上主動(dòng)去接受，積極去創(chuàng)新[1]。檔案工作的整理和管理相對(duì)來說是比較封閉的，對(duì)外的溝通與交流也比較少，這是由其所處的位置和作用，亦即它的后端性所決定的。這就要求相關(guān)的檔案管理工作者有意識(shí)的時(shí)刻提醒自己去改革和創(chuàng)新，也可以多多主動(dòng)向他人請(qǐng)教，或者是盡可能自己鉆研，翻閱書籍還可以同其他學(xué)校的工作人員交流溝通，交換思想，一定可以取得創(chuàng)新。
2.發(fā)散服務(wù)手段，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行創(chuàng)新
檔案管理工作者對(duì)檔案加以收集、整理和保管，最終目的還是為了在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或是公司成員需要信息查看時(shí)提供服務(wù)。怎么更好、更有效的為廣大群眾負(fù)責(zé)和服務(wù)則是檔案管理工作者進(jìn)行創(chuàng)新的重中之重。
2.1建立搜索引擎和檔案工作網(wǎng)站，提供網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)
請(qǐng)專門跟計(jì)算機(jī)打交道且有權(quán)威的工作者建立相關(guān)的網(wǎng)站和搜索引擎進(jìn)行推廣，建立數(shù)字化檔案館，提供數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)服務(wù)。檔案部門需要首先申請(qǐng)鏈接內(nèi)部局域網(wǎng)，搜索數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整理和分析，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上搜索和查詢。建立好檔案收集和管理之后，就要開始數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，利用數(shù)據(jù)庫對(duì)這些資源進(jìn)行分析整理和歸類，尤其是電子數(shù)據(jù)庫更能有效實(shí)現(xiàn)這一目的。檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化及網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、法制化也是網(wǎng)上服務(wù)必須要注意到的事項(xiàng)[2]。
2.2開發(fā)多種渠道進(jìn)行電子文件的自動(dòng)化上傳收集
電子文件的采集和整理工作是檔案管理部門需要引起高度重視的事項(xiàng)之一。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不具有特別嚴(yán)格的實(shí)效性和及時(shí)性，可以允許工作人員在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整理，不會(huì)出現(xiàn)遺漏或丟失的現(xiàn)象，但電子文件是需要通過下載和上傳過程，以電腦為載體，這就要求檔案工作部門改變之前的工作模式，在網(wǎng)頁上建立起可以將電子文件自動(dòng)上傳的程序，以最及時(shí)、最快速的狀態(tài)進(jìn)行收集工作并歸檔。
2.3開展在線服務(wù)功能
傳統(tǒng)檔案的利用方式，具有封閉性，不容易流通和推廣，嚴(yán)重阻礙了資源的充分利用，在很大程度上造成了資源的浪費(fèi)。它的利用方式主要有到特定的地點(diǎn)如檔案部門才能查詢和獲??；特殊的場(chǎng)合如為數(shù)不多的檔案展覽，限制了人數(shù)對(duì)其了解和文化的傳承；信息時(shí)代及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的有機(jī)聯(lián)合，使得信息的流通速度和傳播范圍打破了地域、時(shí)空的限制，可以快速、高效、快捷的流通。人們的工作、生活、學(xué)習(xí)、娛樂等深受信息化的影響，甚至改變了人們長期以來的生活方式，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒌膶?shí)效性，與全社會(huì)、全球進(jìn)行接軌。檔案管理工作人員可以設(shè)置專門的網(wǎng)頁，建立搜索引擎和關(guān)鍵詞，通過設(shè)置和匯編專題，分類提供非常有價(jià)值、有實(shí)效性及特色的檔案方便廣大網(wǎng)絡(luò)用戶者獲取和查閱。
2.4開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)功能
我國公民的素質(zhì)、公民意識(shí)及法律意識(shí)等隨著改革開放的深入和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，越來越高。他們對(duì)國家大事、國家頒發(fā)的相關(guān)政策和規(guī)定關(guān)心的程度也隨著漲高，到檔案館去查閱黨政機(jī)關(guān)及相關(guān)文件的人數(shù)也逐年上漲。不管是出于公民的自我維護(hù)合法權(quán)益還是對(duì)投資興業(yè)等表現(xiàn)出極大的熱情，他們都有極大的興趣也希望更多、更深入的了解他們所關(guān)心和需要的政策信息。這就要求各檔案部門及管理工作者開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)功能，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變自己職能，滿足廣大人民群眾的要求，維護(hù)他們切實(shí)利益。
3.信息化時(shí)代檔案實(shí)施產(chǎn)業(yè)化管理
信息資源的開發(fā)與利用，對(duì)于信息全球化來講，是意義重大的。不管是高校的各種學(xué)生檔案、圖書館資源還是學(xué)校的總體概況、招生等進(jìn)行檔案管理工作，已經(jīng)不再是單純的保管了，從另一個(gè)方面來說，就是檔案資源的財(cái)富擁有者。高校檔案館可以轉(zhuǎn)化自己的傳統(tǒng)角色，不再是單純的搜藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚焦、交流中心，擴(kuò)散和掌控中心。在當(dāng)今的信息、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案館的改革創(chuàng)新新型化道路就是走信息化道路，一方面為社會(huì)提供更多的信息資源和情報(bào)知識(shí)，有利于黨的重大事件和政策的下層推廣與傳達(dá)，有利于黨和人民群眾更近距離的接觸，拉近人們之間的感情。從另一個(gè)方面來說，需要順應(yīng)時(shí)代潮流，建立檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，集檔案信息的采集和整理、分析與解讀、保存和擴(kuò)散、搜索、服務(wù)于一身的工作實(shí)體。檔案的管理與流通還存在一個(gè)非常嚴(yán)重的問題是檔案、圖書館館藏信息資源及各黨政的文獻(xiàn)情報(bào)相對(duì)獨(dú)立，各自為政，缺少必要的交集和融合[3]。這就要求相關(guān)的檔案部位管理工作者打破這一局面，進(jìn)行有效的溝通，相互配合和支持建立一個(gè)統(tǒng)一而完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，最大程度的實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)行系統(tǒng)、一體化管理。建立聯(lián)合目錄，收集各校、各部門檔案及圖書、文獻(xiàn)情報(bào)等，并進(jìn)行細(xì)致的分門別類，為利用者提供更為方便、快捷有效的獲取信息。另外需要特別注意的是注重利用者體驗(yàn)這種服務(wù)之后給出的反饋信息。體驗(yàn)者給出的意見和建議更能為檔案管理工作者提供更好的思路，督促其更好的改進(jìn)和完善，為資源的開發(fā)和利用建設(shè)更具有科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性提供參考性意見。
4.結(jié)束語
新時(shí)代下，各檔案管理部門工作的改革與創(chuàng)新走向信息網(wǎng)絡(luò)化是大勢(shì)所趨。充分利用信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)為廣大用戶提供更多、更有效的信息、更快捷的服務(wù)，這是相關(guān)工作人員需要改進(jìn)的重大課題。本文重點(diǎn)闡述了信息時(shí)代下，在檔案管理工作的改革與創(chuàng)新進(jìn)程中，需要從思路、服務(wù)手段與渠道及最后的信息產(chǎn)業(yè)化道路著手加以改革創(chuàng)新。希望能為相關(guān)檔案管理工作者提供一些建設(shè)性信息，幫助其解決實(shí)際問題，順利完成檔案管理工作的創(chuàng)新與改革。（作者單位：徐州市住房公積金管理中心）
參考文獻(xiàn)：
[1] 馬洪江.用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)推動(dòng)學(xué)校健康可持續(xù)發(fā)展――對(duì)阿壩師專校發(fā)展定位思路的探索[A].國家教師科研基金十一五階段性成果集（四川卷）[C].2010（11）
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代檔案 管理
現(xiàn)今是一個(gè)信息發(fā)達(dá)的社會(huì)，計(jì)算機(jī)已成為人們現(xiàn)代化辦公的主要工具，特別是計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合使用，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案就是指在實(shí)際工作中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的一種電磁記錄，電子檔案的發(fā)展、形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的檔案做法不同，這為檔案管理帶來了新的工作方式挑戰(zhàn)，檔案工作者只有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好檔案信息化的管理工作。
1、目前檔案信息化建設(shè)中存在的主要不足
1.1相應(yīng)的管理軟件開發(fā)缺乏統(tǒng)一參考標(biāo)準(zhǔn)
第一，上級(jí)部門開發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)部門的工作實(shí)際需要，全靠行政手段推廣。而下級(jí)部門為滿足本單位的需要自行開發(fā)的軟件，有個(gè)性，但共性不足，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。明顯缺乏明確的規(guī)范和細(xì)則，使開發(fā)軟件工作混亂無序。第二，往往一個(gè)單位運(yùn)用多套軟件系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)，難以解決后臺(tái)數(shù)據(jù)整合，使操作人員重復(fù)勞動(dòng)，收集整理檔案信息困難重重。缺乏權(quán)威牽頭機(jī)構(gòu)，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。在檔案信息化建設(shè)中，要緊緊圍繞全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來工作，要嚴(yán)格按照檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。
1.2相關(guān)部門不夠重視檔案管理工作
業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。
1.3相關(guān)復(fù)合型人才嚴(yán)重不足
目前，既懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。
1.4有待完善檔案信息安全保障系統(tǒng)
要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；要加強(qiáng)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔文件的真實(shí)、完整、有效；確保檔案信息轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份策略。在利用檔案信息資源過程中，要切實(shí)提高信息安全意識(shí)，防止非授權(quán)查看，防止失泄密的發(fā)生。
2、要做好檔案管理工作信息化的措施
2.1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度支持檔案管理工作
檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視支持檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到對(duì)檔案工作重視到位、投入到位，對(duì)檔案工作人員關(guān)心到位。要定期安排檔案工作檢查匯報(bào)，及時(shí)解決檔案工作中存在的重大問題，為檔案管理工作信息化建設(shè)的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；要加大支持對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件，在生活上關(guān)心、工作上關(guān)注、政治上關(guān)愛檔案人員，重視檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的生機(jī)和活力，真心實(shí)意幫助檔案工作者解決實(shí)際困難和問題，使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭，使干事創(chuàng)業(yè)的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性得到更好發(fā)揮。
2.2要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)
首先，要對(duì)電子文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者協(xié)調(diào)發(fā)展；其次，要明確電子文件管理的前期指導(dǎo)的工作職責(zé)，確保統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，在接收電子文件時(shí)，檔案管理部門要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
2.3要建立一批新時(shí)代的檔案管理高素質(zhì)人員隊(duì)伍
在電子文件突飛猛進(jìn)的今天，培養(yǎng)和鍛造一批精通電子技術(shù)、信息技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培養(yǎng)。一方面，要多方式招聘引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用專業(yè)素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，特別要加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和信息技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案管理工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，改變過去保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的工作隊(duì)伍現(xiàn)狀，以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作需要的復(fù)合型檔案工作隊(duì)伍。
2.4加大力度收集收齊歸檔文件材料
確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)是做好歸檔文件材料的收集工作。想做好材料收集工作，檔案人員必須熟練掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門的關(guān)系，要?jiǎng)討B(tài)監(jiān)督與檢查檔案形成的全過程，同時(shí)要積極不斷提高人員的檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全面的有效管理，采取各項(xiàng)有力措施，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。
2.5強(qiáng)化檔案保管條件及措施
隨著時(shí)間的推移，檔案保護(hù)工作顯得愈來愈重要，加強(qiáng)檔案保護(hù)，要對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫房設(shè)施的配備，使庫房真正做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防蟲蛀、防有害氣體、防灰塵的安全防護(hù)要求，堅(jiān)決杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；對(duì)電子檔案，一方面要采取必要的技術(shù)措施，加強(qiáng)對(duì)存貯電子檔案載體的保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)，防止檔案信息失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
總之，檔案管理工作電子化就是要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案信息數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，不斷改革創(chuàng)新，使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，沖破原有的思路模式，形成一套新的檔案思想體系，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提高信息時(shí)代下，電子檔案管理的層次和工作效率，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；信息時(shí)代；檔案管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1000－8136（2012）06－0106－02
計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時(shí)，可通過網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)，將成倍地提高檔案利用率，網(wǎng)絡(luò)化為檔案工作的發(fā)展提供了巨大的空間，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的服務(wù)功能得到明顯提高。當(dāng)然，在此進(jìn)程中也會(huì)遇到許多實(shí)際問題，會(huì)給檔案管理帶來許多新的變化。
1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的變化
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各個(gè)單位或部門的原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案開始與電子檔案并存。紙質(zhì)檔案內(nèi)容原始真實(shí)，憑證性強(qiáng)，耐于保存，而新興的電子檔案，可與多媒體相結(jié)合，圖文并茂，形象生動(dòng)。而且，多媒體光盤存儲(chǔ)將極大地縮小檔案的存儲(chǔ)空間，擴(kuò)展存儲(chǔ)能力，便于檔案和檔案信息的保存、管理及開發(fā)利用，并促進(jìn)檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷。電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有較多優(yōu)點(diǎn)，這一現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，就要求檔案管理部門充分利用計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)等現(xiàn)代手段進(jìn)行檔案管理，要求檔案管理人員必須在人才素質(zhì)、管理方式和方法方面要有所創(chuàng)新，從更客觀、更精確的角度去分析網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下的檔案管理，才能適應(yīng)科技發(fā)展的新要求。現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，是傳統(tǒng)檔案技術(shù)與新的信息技術(shù)相結(jié)合，以新的信息技術(shù)為主導(dǎo)。
1.1 檔案管理軟件沒有系境的平臺(tái)選型，缺乏通用性
檔案管理軟件很多，產(chǎn)品各有特點(diǎn)，一般都具備檔案管理的基本要求。但從現(xiàn)在檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)看，檔案管理、辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)系統(tǒng)趨于一體化。所以系統(tǒng)平臺(tái)選型要考慮的因素更多。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
1.2 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。由于歷史原因，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)化管理。
1.3 檔案工作人員的素質(zhì)有待提高
檔案工作人員在檔案信息資源管理中起著決定性因素；信息技術(shù)只是信息資源管理的工具，檔案信息資源的完整性、信息資源的供給、信息的安全性與檔案的原始憑證性仍需要檔案工作人員的參與。實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是奇缺。
2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作措施分析
2.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的現(xiàn)代檔案管理人才
加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，積極探索新的教育培訓(xùn)模式。應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況開設(shè)短、中、長期培訓(xùn)班，舉辦各種形式的檔案信息開發(fā)教育講座、研討會(huì)。同時(shí)，教育培訓(xùn)的內(nèi)容也要緊跟信息時(shí)代的需求，在課程開設(shè)上，在保證檔案專業(yè)主干課程的前提下。加強(qiáng)縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和外語知識(shí)等教育，培養(yǎng)符合時(shí)代要求的高素質(zhì)檔案信息管理人才。
2.2 加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置
現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備比較落后，現(xiàn)代化程度不高。因此，我們要加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)的支持，加大對(duì)檔案事業(yè)的投入力度。再就是把檔案事業(yè)推向市場(chǎng)，讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營，不斷提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，總之要采取多種方式，來解決檔案資金的不足問題，以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。
2.3 制訂相應(yīng)的法律規(guī)范
根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)，制訂相應(yīng)的法律規(guī)范，從而在法律上明確檔案館對(duì)于社會(huì)檔案的所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)的關(guān)系，在保障檔案信息齊全完整的同時(shí)，保障檔案形成者及公民的合法權(quán)益，并合理規(guī)范及協(xié)調(diào)信息的超區(qū)域流通等問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的范圍，必須根據(jù)國家規(guī)定，經(jīng)過鑒定、劃密等工作后，被確定為對(duì)社會(huì)開放的檔案。根據(jù)檔案工作的特殊性，網(wǎng)站中開放的檔案還應(yīng)區(qū)分無條件利用和有條件利用兩部分。
2.4 建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全的制度屏障
在制度建設(shè)上，要健全檔案管理制度，確保規(guī)范運(yùn)作。一方面，要詳細(xì)規(guī)定庫房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度和要求；另一方面，細(xì)化檔案人員工作職責(zé)，包括檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)、兼職檔案員職責(zé)等，促使檔案管理人員按責(zé)行事。在具體操作上，要嚴(yán)格記錄，確保制度落實(shí)。在檔案管理過程中，嚴(yán)格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復(fù)制、銷毀等過程和結(jié)果完整記錄在冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案庫房的管理、檔案人員的培訓(xùn)和考核、非檔案人員進(jìn)入庫房的審批及進(jìn)出時(shí)間等情況。
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Han Xiuhong
