發(fā)布時間：2023-08-23 16:53:25
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理特色亮點樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1 不斷增強醫(yī)院檔案工作的整體創(chuàng)新意識
1.1 創(chuàng)新工作思路
單調枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望。往往，他們日常檔案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷多少人次，而τ諦棖笳咝枰哪方面的檔案材料，最前沿學科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和醫(yī)療保健發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、按需服務。檔案管理者應是先行者和創(chuàng)造者，應該形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新型檔案管理工作理念。檔案工作只有以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得需求者的滿意，才能充分體現(xiàn)檔案管理的價值。
1.2 創(chuàng)新管理模式
檔案管理模式的創(chuàng)新是指立卷制度更新、工作方式改進、盡量簡化檔案管理科室長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題積極鉆研一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案管理科室都將計算機應用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要善于觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
2 牢固樹立檔案管理工作的創(chuàng)新特色
2.1 創(chuàng)新式的服務特色
日常的醫(yī)院檔案服務往往只局限在做好為本醫(yī)院查閱利用本醫(yī)院產生的檔案方面，或者為患者提供病歷資料，而對本單位檔案如何主動為社會服務考慮得比較少。醫(yī)院檔案要體現(xiàn)服務特色，利用現(xiàn)代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機構聯(lián)網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案管理科室還應拓展服務方式和服務領域，充分開發(fā)所管理的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質“產品”。
2.2 創(chuàng)新式的管理特色
檔案工作管理手段的更新是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術現(xiàn)代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各相關科室大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到一線科室，實行分級保管，檔案管理科室只需在網上保留一線檔案信息。這樣既方便一線科室利用檔案的需要，又可避免醫(yī)院檔案室因館藏數(shù)量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案管理人員有時間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務工作。
2.3 創(chuàng)新式的宣傳特色
宣傳工作是各項工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成PPT課件等，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給需求者，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉醫(yī)院檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。
3 充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用
3.1 觀念革新的必要性
檔案管理工作的清苦是眾人皆知的，不怕清苦是檔案管理工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當今社會，檔案管理工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。故檔案管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案管理工作枯燥乏陳局面的關鍵所在。要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，主動開拓探索檔案管理工作新領域、新觀念，讓檔案管理創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和醫(yī)療保健效益。
3.2 業(yè)務技能提升的基礎性
檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰(zhàn)和網絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.3 視野開拓，知識積累的重要性
關鍵詞：醫(yī)院檔案，管理
醫(yī)療檔案管理具有其特殊性，歷來倍受重視。那么，怎樣才能使醫(yī)院的檔案管理更好地適應和服務于社會各項事業(yè)？筆者認為，只有通過創(chuàng)新，才能使醫(yī)院檔案工作充滿生機和活力，才能滿足社會各界的不同需求。
1.增強醫(yī)院檔案工作整體創(chuàng)新意識
1.1思路創(chuàng)新
單調枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望。往往，他們日常檔案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷多少人次，而對于需求者需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務。檔案管理者應是先行者、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得利用者的滿意，才能充分體現(xiàn)檔案的價值。
1.2管理創(chuàng)新
檔案管理創(chuàng)新是指立卷制度更新、工作手段改進、盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
2.形成檔案管理創(chuàng)新特色
2.1服務特色
日常的醫(yī)院檔案服務往往只局限在做好為本醫(yī)院查閱利用本醫(yī)院產生的檔案方面，或者為患者提供病歷資料，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務考慮得比較少。醫(yī)院檔案要體現(xiàn)服務特色，利用現(xiàn)代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機構聯(lián)網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發(fā)所看管的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質“產品”。
2.2管理特色
檔案工作管理手段的更新是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術現(xiàn)代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏數(shù)量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案館人員有時間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務工作。
2.3宣傳特色
宣傳工作是各項工作的先導。論文格式。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成VCD等，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。論文格式。
3.發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
3.1觀念更新
檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。論文格式。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，主動找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經濟效益。
3.2練就過硬的業(yè)務技能
檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰(zhàn)和網絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.3寬闊的視野、豐富的知識
當今社會和經濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
綜上所述，只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案部門無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使檔案工作立于不衰之地。
【關鍵詞】示范 高職院校 檔案管理
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006－9682（2012）08－0116－02
自2006年開始，教育部、財政部啟動了國家示范性高職院校建設計劃工作，通過重點建設高水平的100所國家示范性高職院校，帶動全國高職院校深化改革與加快發(fā)展，加強內涵建設，提高教育質量，增強服務經濟社會的能力，提升我國高職教育的整體水平，示范性高職院校建設是我國高職教育改革和發(fā)展的一項重大工程。而高職示范校在學校規(guī)模、管理模式、機構設置和專業(yè)設置等方面發(fā)生的調整和變化，又給檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。
一、高職院校檔案管理建設現(xiàn)狀
高職院校檔案是高職院校在長期教育教學工作、學校管理、科研、實習實訓、基建和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的信息資料。檔案管理工作是高職院校管理工作的一個很重要的組成部分。
1．檔案管理意識薄弱
在高職教育改革人才培養(yǎng)模式、重視提高教育教學質量和突出辦學特色建設的發(fā)展進程中，很多高職院校的檔案管理工作沒有跟上高職教育快速改革發(fā)展的步伐，相當一部分的一線教師和一般的事務性、業(yè)務性工作人員對檔案和檔案工作不甚了解，有些部門為圖自己工作方便不愿把公務活動中形成的公務文件材料、教學、科研、基建、設備、錄音錄像等相關材料送交檔案部門集中統(tǒng)一管理。檔案意識淡薄直接影響了檔案收集的齊全性、完整性。
2．檔案管理隊伍素質有待進一步加強
檔案管理工作是一項集服務性、科學性、文化性和政治性相統(tǒng)一的專業(yè)工作，專職管理人員是高職院校檔案管理工作有效開展的主力和保證?，F(xiàn)階段，高職院校檔案管理人員中具備檔案專業(yè)知識的人員較少。高職院校檔案管理人員多數(shù)由行政管理人員兼任，相當一部分是“半路出家”，缺乏檔案專業(yè)知識與技能，大多只是參與了由當?shù)貦n案部門組織的培訓，缺乏全面的檔案業(yè)務技能的訓練，檔案工作業(yè)務知識更新不及時，檔案工作創(chuàng)新能力不強。一般只是從事日常的接收、歸檔、保管等簡單的常規(guī)性、事務性工作，綜合素質和能力不能很好地適應檔案管理規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。
3．檔案利用率較低
檔案管理工作也是一項服務性工作，能否合理利用檔案，發(fā)揮檔案的應有作用是檔案管理工作的根本目的。因為檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)，檔案管理人員服務意識不強，缺乏主動性，同時受傳統(tǒng)保密觀念的影響，使檔案沒受到足夠的重視，致使檔案利用率低，沒能發(fā)揮應有的作用。高職院校檔案管理的內容仍是以基建、黨務、行政、教學、財會類檔案為主，其他門類的檔案如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實物檔案等方面的檔案材料數(shù)量很少，從而導致檔案利用面狹窄。
二、示范性高職院校檔案管理建設的啟示
一個高職院校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色等，往往可以從其檔案管理水平的高低中反映出來。示范性高職院校建設不僅是投資的示范，更是發(fā)展的示范、改革的示范和管理的示范。
1．圍繞示范性高職院校建設，提高檔案管理意識。
隨著示范校建設的不斷深入，高職示范校建設單位的檔案管理部門要在積極探索和認真總結的基礎上進行分析和歸納，不斷提升和強化全校各位成員的檔案意識，使檔案意識與學校示范校建設工作相匹配，使學校檔案真正反映和記錄學校建設與發(fā)展的歷史，成為示范校建設的又一大亮點。以示范校建設的核心任務為檔案工作的中心，從學校示范校各項建設工作的實際情況和各層次檔案意識現(xiàn)狀出發(fā)進行有向性調整，將檔案意識滲入學校各項規(guī)章制度和方案計劃的制訂之中、滲入到各工作任務的建設過程中，滲入到各級各類崗位人員工作職責執(zhí)行過程之中，在布置、檢查、驗收和總結示范校建設各階段成果的同時，對檔案工作同步提出要求和加以考察、審核。
2．加強檔案管理隊伍建設，促進檔案管理規(guī)范化。
專職檔案管理隊伍建設是高職院校檔案管理隊伍建設的核心部分。檔案管理是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，因此，對其從業(yè)人員的素質要求較高。同時，檔案工作面臨許多新情況、新問題，要求高職院校檔案工作者要加強學習，不斷提高檔案工作業(yè)務能力。針對當前檔案工作者隊伍水平參差不齊的狀況，高職院校應有計劃、有步驟、分層次地開展檔案管理人員崗位培訓和繼續(xù)教育，特別是要加強對剛剛從事檔案工作不久的檔案工作者和兼職檔案員的業(yè)務知識的普及和提高，使他們能夠盡快具備檔案專業(yè)知識，迅速勝任自己從事的檔案工作。加強電子文件、電子檔案管理技術以及計算機網絡知識的培訓，用新理論、新知識武裝頭腦，提升素質，指導實踐，以適應高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高職院校檔案管理的新要求。
3．加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理利用效率。
要實現(xiàn)高職院校檔案管理工作的現(xiàn)代化，創(chuàng)新檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須借助信息化、數(shù)字化的技術手段，全面提高高職院校檔案管理工作計算機的普及及其網絡技術的應用，并從根本上改變過去“重保管、輕利用”的現(xiàn)象，轉變觀念，提高檔案管理利用效率。高職院校應借示范性建設的契機，一是在現(xiàn)有校園網的信息平臺上，建立檔案網站，有計劃地開放目錄和現(xiàn)行文件目錄，積極創(chuàng)造條件，上載可以公開的檔案全文信息，為檔案使用者提供網上查詢和使用服務，充分發(fā)揮檔案信息資源服務于教學、科研和用人單位的作用；二是加強檔案信息建庫入網工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學校重要的信息資源，納入學校網絡辦公的總體格局之中，逐步建立學校檔案文獻數(shù)據(jù)庫。三是進一步加大推廣檔案管理軟件的力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化技術條件和應用水平，積極主動地為實現(xiàn)高職院校檔案管理現(xiàn)代化、全面促進檔案信息交換和檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。
總之，高職院校檔案管理建設既要有健全、長效的保障機制，有可行、規(guī)范的管理條例，又要有扎實的基礎建設和目標明確的實施方案。只有這樣，檔案管理工作才能穩(wěn)步、高效推進，并為高職院校示范校建設工作的正常開展保駕護航。
參考文獻
1 郭華梅、雷艷玲.區(qū)域型高職院校檔案信息平臺架構初探［J］.檔案與建設，2011（3）：23～25
一、增強檔案工作整體創(chuàng)新意識
1、檔案工作管理思路的創(chuàng)新
同志指出“迎接未來科學技術的挑戰(zhàn)，最重要的是要堅持創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。”創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力?？萍家獎?chuàng)新，體制要創(chuàng)新，檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，視傳統(tǒng)和經驗為“至寶”，視專家和權威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。
2、檔案工作管理模式的創(chuàng)新
我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應當前社會發(fā)展的需要，必須進行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
3、檔案工作管理機制的創(chuàng)新
長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，檔案部門也無“皇糧”可吃，也會有下崗、失業(yè)，再也不能靠“鐵板碗”混日子了，每個人都有隨時被淘汰的危機感，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。同時，要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內容作為考核的重要指標，進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴格掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進檔案工作良性循環(huán)。相反如果沒有制度的激勵和約束，沒有精神和物質條件作保證，檔案工作者創(chuàng)新的熱情就會被扼殺，也就不會自覺、主動地去創(chuàng)新。
二、檔案工作應在創(chuàng)新特色上下功夫
l、體現(xiàn)檔案工作服務特色
日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現(xiàn)代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機構聯(lián)網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發(fā)所看管的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質“產品”。也可以根據(jù)老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點，建立一些“檔吧”，使老百姓在優(yōu)雅的環(huán)境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等，多方開辟檔案服務的渠道。
2、體現(xiàn)檔案工作管理特色
檔案工作管理手段的更新是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術現(xiàn)代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏數(shù)量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案館人員有時間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務工作。
3、體現(xiàn)檔案工作的宣傳特色
宣傳工作是各項工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成VCD等，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。
三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
1、專職檔案人員應當重視觀念更新
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2、專職檔案人員應當練就過硬的業(yè)務技能
檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰(zhàn)和網絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應當拓寬視野、豐富知識
關鍵詞：中等職業(yè)院校學生檔案管理問題對策
在當前就業(yè)形勢十分嚴峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實行雙向選擇的市場用人機制背景下，大中高專院校學生檔案作為學生就業(yè)過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘學生檔案管理在促進人才培養(yǎng)過程管理中的積極作用，特別是服務中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進作用，使學生檔案管理適應以就業(yè)為導向的辦學需要，從而進一步提升中等職業(yè)學校檔案管理的整體質量和效益，是一項十分重要而又具有現(xiàn)實意義的工作。但是目前高校學生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創(chuàng)新管理工作盡快得以解決。
一、當前中等職業(yè)學生檔案管理存在的問題
2l世紀以來，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項改革的深入，學生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問題：
l、學生檔案歸檔內容程式化，不符合時展需求。
隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展和與國際接軌的市場經濟的形成，與計劃經濟體制相適應的傳統(tǒng)高校學生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學生檔案的歸檔內容上。學生檔案中記載的許多內容已經失去應用價值，同時許多符合時代需要的新內容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業(yè)生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料內容空洞、政治術語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現(xiàn)學生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。
2、檔案作用發(fā)揮缺位。
在大學生就業(yè)進入市場用人機制的大環(huán)境下。學生檔案作為記載大學生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學生檔案是否具備內容豐富的，能真實反映大學生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務大學生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理。由此造成的學生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。
3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。
人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業(yè)學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。而且，學生檔案材料質量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業(yè)技能鑒定結果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。
4、電子檔案網絡化管理存在瑕疵。
檔案管理的最終目標是實現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得到實現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協(xié)調與職能一體化來實現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應運而生。計算機和網絡的發(fā)展以及相關管理軟件的開發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會存在一些技術性問題。另外，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決
二、加強中等職業(yè)院校學生檔案創(chuàng)新管理的幾點對策
1、強化意識，完善學生檔案管理的硬件和軟件。
主管檔案工作的學校領導要更新觀念、提高認識，重視學生檔案管理工作，把其作為學校管理工作的重要事情來抓，強化師生的檔案意識，這是落實科學發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設的基礎是校園網絡硬件和數(shù)據(jù)庫的建立。為加快學生檔案信息化進程，學校應抓住中等職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網絡化建設，配齊各種必要的硬件設施。這已成為當前高中職業(yè)院校檔案管理的當務之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進展的突破口。學生檔案管理工作者也應提高現(xiàn)代化意識，強化信息技術觀念，同時要增強職業(yè)道德，敢于抵制不正之風，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅持原則，確保學籍檔案的真實性。在軟件建設上，要豐富內涵，按照教育部的要求，針對學校辦學特色建立、健全相應的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學生檔案工作趨向規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎。
2、統(tǒng)一建檔標準，明確歸檔內容與范圍。
作為人事檔案基礎的中等職業(yè)院校學生檔案，國家有關部門應制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標準，統(tǒng)一的制表內容。同時，各院校要加強領導，高度重視檔案建設，并建立健全收集、歸檔制度，使學生檔案按照統(tǒng)一立卷內容和建檔標準進行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標準，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。
3、以人為本，做好學生檔案管理工作的創(chuàng)新。
中等職業(yè)學校學生檔案工作者應切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學生為本的思想，提高服務質量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業(yè)，真正做到為學校發(fā)展和學生成長服務。結合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內容。學生檔案的歸檔內容應該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學生檔案管理人員必須以對學生高度負責的態(tài)度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內容。如反映學生特長的個人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風、考試有無違紀行為等方面的社會評價材料;學生參加各種社團活動、班干部、學生會干部工作情況、學校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業(yè)實習與見習情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現(xiàn)突出的同學，將學生有關的“亮點”數(shù)據(jù)細致準確地歸納起來，如獎學金及三好學生、優(yōu)秀學生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養(yǎng)的情況(擔任過干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競爭,經過多方面思考，用人單位決定到學校了解情況，從檔案中得知這位學生曾經獲得市級、校級三好生后順利將這位學生錄取。可見，盡量全面客觀地記錄學生的在校表現(xiàn)，擺脫學生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學生就業(yè)服務。
4、利用信息技術，實現(xiàn)管理的科學化、現(xiàn)代化。
關鍵詞：數(shù)字時代 檔案管理 信息資源
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）004-080-02
信息的快速發(fā)展，時代的飛速前進，檔案的信息資料的開發(fā)利用也用上了科技的手段，通過科技的手段對檔案進行深層次的整理處理，將檔案進行數(shù)字化的管理，進一步挖掘信息檔案資源中的有價值的能夠為社會提供信息服務的資源，真正做到為需求者挖掘寶藏。在信息化時代，在數(shù)字化發(fā)展的今天，技術的發(fā)展日新月異，人們對于信息的需求也隨著增加，那么對于檔案信息的開發(fā)就顯得尤為重要，本文通過對數(shù)字信息的概念，數(shù)字時代信息檔案的開發(fā)利用等方面做進一步的淺述。
1 數(shù)字時代檔案信息資源
信息檔案資源，傳統(tǒng)的檔案就是文本音像資料的檔案的資源，在數(shù)字時代，這些資源加上信息化的手段進行進一步的開發(fā)利用，是在傳統(tǒng)資源的基礎上加上信息時代的金屬進行檔案的利用開發(fā)。在數(shù)字時代的檔案意義上，是需要用信息的時代對信息的整理加工后的再利用。相對傳統(tǒng)的檔案信息，數(shù)字時代的檔案信息就是傳統(tǒng)檔案信息的利用再管理的過程，是對傳統(tǒng)的補充升級，傳統(tǒng)的檔案信息管理中的檢索單一，功能少，效率低，對于檔案管理以及用戶服務意識不強，缺乏競爭力。在信息化數(shù)字時代下的檔案信息，具有高效，用戶體驗，全員參與等特點，讓枯燥的檔案管理在信息化時代綻放光彩，檔案信息的利用開發(fā)更具前景。
2 數(shù)字時代開發(fā)利用檔案
信息資源目前的幾種形式主要是根據(jù)不同的劃分進行分類的。檔案信息資源的利用，目前來看全國的各級檔案管理部門都不同程度的開展了網上信息資源建立的工作，都在利用信息化的手段進行檔案的存儲管理工作。目前主要分以下幾類：
2.1 檔案目錄信息
檔案的信息管理工作，其中包括檔案的目錄信息，還有就是檔案的文件分類目錄信息。檔案目錄信息的數(shù)據(jù)庫的建立，是檔案信息數(shù)字化管理的第一步，也是信息檔案管理的基礎，在檔案藏館的每個檔案信息都是獨立的數(shù)據(jù)文件，在每個檔案館中是必不可缺少的，通過檔案信息目錄的檢索可以方便的查詢到檔案藏館的基本情況，可以找到所需要的每一份檔案。
2.2 全文檔案信息
檔案信息的文本全文信息管理，信息化的歸類主要是數(shù)字信息的管理，包括全文的電子檔案，數(shù)據(jù)圖文檔案，電子文件和掃描文檔等等，在數(shù)字檔案數(shù)字信息化管理的浸提，數(shù)字信息技術與檔案的信息管理是密不可分的，能夠通過數(shù)字互聯(lián)的管理方式進行全方面的管理。數(shù)字化的信息時代都是通過信息化的手段將傳統(tǒng)的檔案管理進行有計劃的分類管理，將原有紙質的檔案轉換成數(shù)字信息檔案。
2.3 多媒體檔案信息
關于多媒體的檔案信息就是通過利用計算機技術對傳統(tǒng)的檔案進行轉換成，數(shù)字文檔、圖像文檔、視頻文檔、音頻文檔，并通過互聯(lián)網進行全方位進行數(shù)字信息檔案的管理利用。
2.4 專題檔案信息
檔案的信息分類除了具有檔案信息管理的特點外，還具有特定主題檔案的分類，是對同一主題的檔案不同形式的文檔進行歸類的過程，建立一個同一的專題數(shù)據(jù)庫。在信息化快速進程的今天，不同的時期，不同的研究類型進行相關的信息分類，以便于日后的查閱研究。
3 數(shù)字時代檔案的拓展
檔案信息的數(shù)字化過程是檔案進程中的重要產物，信息資源的數(shù)字化過程中的拓展開發(fā)過程是信息資源的組成，對此相關的部門需要重視檔案信息的拓展開發(fā)利用工作。如何在信息化時代進行檔案的信息開發(fā)利用，如何優(yōu)化檔案的信息結構提高檔案信息利用的效率，意識創(chuàng)新是數(shù)字時代檔案拓展的重要因素。
3.1 樹立用戶至上的理念
傳統(tǒng)的檔案管理傳統(tǒng)的管理部門，相對都是比較封閉的，都是坐等用戶上門的服務模式。信息檔案的管理利用的效率和開發(fā)的程度相對都是比較低的，傳統(tǒng)的檔案信息的管理模式已經不能夠適應快速發(fā)展的時代需求，在傳統(tǒng)信息管理保障效率不高的情況下，已經遠遠被時代的發(fā)展拋在了后面，不能滿足大量的信息發(fā)展的要求。傳統(tǒng)模式下的信息資源的單一利用率，很難實現(xiàn)信息的共享利用和多元利用的模式。檔案信息的有效利用很難適應目前快速發(fā)展的信息需求，傳統(tǒng)的檔案管理中技術落后，管理跟不上，理念不強，不能形成以用戶為中心的管理理念。時代的發(fā)展對于信息檔案的需求加大，檔案信息管理部門也隨著進行了相關的調整，逐漸意識到了用戶在信息檔案中的重要性。檔案信息的管理需要首先加強管理部門的管理理念，理念的轉變是對管理的指導意義，是對于信息檔案中的信息技術的服務意義，從用戶的角度，管理的角度和技術的角度同時進行的管理理念，是符合市場發(fā)展和部門管理的需求。在數(shù)字化信息檔案的處理過程中需要盡量的簡化用戶的信息管理手續(xù)，建立高效有序的規(guī)范體系，提高檔案信息的利用率，多層次多方位的滿足用戶的信息檔案需求。
3.2 完善檔案信息庫的建立
檔案的信息庫是整個檔案信息管理中的大腦，數(shù)據(jù)庫的建立是大腦豐富的過程。什么樣的數(shù)據(jù)庫是一個高質量的檔案數(shù)據(jù)庫，需要有完整多樣的檔案信息，需要能夠準確描述檔案信息的目錄內容，需要規(guī)范的檔案信息資料，這一系列的規(guī)范才能建立一個高質量的檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立是一項長期而艱巨的任務。檔案信息的管理部門要在充分調研的基礎上，結合用戶的需求進行數(shù)據(jù)庫的規(guī)范建立工作。需要在數(shù)據(jù)庫的建立中，分清數(shù)據(jù)庫需要建立那些目錄，建立幾級目錄，分清數(shù)據(jù)庫的建立的優(yōu)先順序，合理優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入人員的工作安排。在數(shù)據(jù)庫的建立過程中要嚴格把關數(shù)據(jù)庫的質量和數(shù)量，建立良好的數(shù)據(jù)庫質量控制體系，在數(shù)據(jù)的校對工作中，充分使用先進的軟件進行把控，保證數(shù)據(jù)的準確性，建立數(shù)據(jù)庫糾錯機制，能夠發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證數(shù)據(jù)庫的整體的質量。
數(shù)據(jù)庫的信息來源主要有幾個方面：（1）電子檔案的歸檔工作。這是數(shù)據(jù)庫的基礎。電子文件的整理歸類工作，需要進行科學有效的管理規(guī)范流程，需要保證電子數(shù)據(jù)的準確安全，需要保證電子數(shù)據(jù)的完整有效。電子文檔的收集，需要大量的人力物力，需要動員全單位的人員進行相關的工作，以保證電子文檔收集的及時有效性。（2）檔案文檔工作的數(shù)字化工作。對于原有檔案文檔的處理，特別是一些珍貴文檔的處理，需要專門的工作人員，進行重點有計劃的進行，甚至需要專業(yè)的技術指導進行相關信息的處理工作，以便于信息數(shù)字化的完整有效性。對于檔案信息的數(shù)字化的要求完整有效。（3）對于特色文檔的數(shù)字化，四是平時日常管理的文檔收集工作。
4 創(chuàng)新模式提高效率
傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響深遠，一時還不能適應新理念的檔案管理要求。檔案的管理工作都是處于被動工作狀態(tài)，以不能適應快速發(fā)展的要求。并且數(shù)據(jù)的分析不能形成良好的互動，對于檔案的管理工作僅限于上門服務，以自我為中心的傳統(tǒng)的低效率的管理模式。這些檔案的管理模式在現(xiàn)在都是落后的需要淘汰的，這就需要有更好的更高效的創(chuàng)新的管理模式以代替。在創(chuàng)新模式之初，需要上下統(tǒng)一意識，樹立以客戶為中心的管理理念，通過技術快速實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化時代，提高服務意識，擴充服務的形式內容，創(chuàng)新服務手段，通過全方面多形式的改革進行檔案信息管理的改變。檔案的信息管理工作的改變對于檔案管理中的工作問題就會得到很大的提升，也能在模式的運行過程中發(fā)現(xiàn)不足及時糾正，能夠捕捉到信息管理中的亮點，進行創(chuàng)新，讓檔案信息管理工作能夠真正為經濟的發(fā)展，科技的發(fā)展，教育的研究提供有效高效的信息管理服務工作。
參考文獻：
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“五五”普法依法治理檢查驗收工作，是今年法制建設工作的重點。__區(qū)根據(jù)市里相關工作文件精神的要求，抓時機、重效率，五措并舉，扎實推進全區(qū)“五五”普法依法治理總結驗收指導工作。
一是抓組織領導，突出保障性。區(qū)委、區(qū)政府高度重視“五五”普法工作，區(qū)委書記劉強親自為“愛民普法月”題詞，助推“五五”普法開展，區(qū)委常委、政法委書記、區(qū)委法制建設領導小組組長趙寶權強調“五五”普法依法治理檢查驗收是全區(qū)的一項重要工作，要舉全區(qū)之力，做好“五五”普法檢查驗收和爭創(chuàng)“法治區(qū)縣”；要求各成員單位全力配合“五五”普法迎檢工作。全區(qū)召開法制建設工作會暨“五五”普法總結驗收動員大會，為檢查驗收提供強有力的組織保障。
二是抓統(tǒng)籌規(guī)劃，突出有序性。及時召開專題工作(來源：文秘站 ）會，詳細制定了《__區(qū)‘五五’普法檢查驗收工作倒計時表》,將各項檢查驗收工作進行全方位、多角度的梳理和規(guī)劃，明確具體的責任領導、責任人及完成時間，適時進行指導和督促，著力推進全區(qū)“五五”普法檢查驗收工作，實現(xiàn)有力有序有效，確保一次性通過檢查驗收，爭創(chuàng)全國先進。
三是抓驗收標準，突出操作性。在市里檢查驗收指導標準基礎上，我區(qū)結合實際進行了細化，將每一項檢查內容以表格形式進行分解，列出各項工作內容對應的文件、簡報、圖片、會議記錄等備檢資料和所占分值，更準確清楚進行查漏補缺。同時，還根據(jù)各部門工作職能，制定相應的考核內容和評分標準，確保檢查驗收的針對性和操作性。
一、館藏特色檔案的基本特征分析
館藏特色檔案，可以表述為在館藏檔案資源體系的長期建設發(fā)展中形成的某一領域檔案，在同類檔案館或同一館藏的各門類檔案中具有不可替代和不容爭辯的優(yōu)越品質，能充分反映本地的歷史衍變、地方特色和館藏資源建設風格，具有以下特征：
1.館藏資源的地方性。受檔案館所在地社會歷史發(fā)展和人文環(huán)境的影響，形成富有地方特性的館藏資源體系。如當?shù)貧v史悠久、文化底蘊深厚，則該地檔案館的館藏中其重要人物、地方文化、風土人性、城市建設、紅色記憶等地方特色檔案較豐富，其區(qū)域特色檔案成為檔案資源中的精品和亮點。
2.館藏建設的獨特性。館藏檔案資源在檔案門類、接收范圍、接收方式等方面明顯有別于其他檔案館而形成的個性特征。如有的檔案館對圖片信息采取收藏方式接收進館，通過市場化運作模式建立的圖片信息中心向社會提供有償服務，勢必使該檔案館擁有大量的照片檔案。
3.館藏結構的差異性。地方經濟發(fā)展方式和社會管理模式的不同，使各地檔案館在館藏構成比例上產生較大的差異，形成了風格各異的館藏特色。如民營企業(yè)發(fā)展較快的地區(qū)，館藏民企檔案資源相對豐富；城市建設快速推進及重點建設工程較多的地區(qū)，其重點建設項目檔案較多；山林資源豐富的地區(qū)，其山林及林權檔案完整齊全等。
4.館藏特色的社會性。館藏特色不是館藏自封的，也不是與生俱來的，是檔案管理人員依據(jù)各自工作風格和管理手段，經過不斷凝練和長期培育，逐步形成館藏資源個性，并為各級檔案館和社會認同的過程。
二、館藏特色檔案形成的基本規(guī)律
館藏特色的形成是一個漸進的、有序的、不對稱過程。它在形成過程中既沒有統(tǒng)一的固定模式，也沒有形成的統(tǒng)一標準。但各地檔案館圍繞本地社會經濟發(fā)展和地方文化特色，從本館檔案資源建設的實踐出發(fā)，創(chuàng)新特色資源形成的新路子，建設富有各自特色館藏的檔案資源體系，也是有其規(guī)律可循的：
1.圍繞館藏檔案資源建設的重點，找到館藏特色形成的突破口。一個公共檔案館在檔案資源建設中應有多個方向，某一時期內其館藏資源建設的重點是不同的，在履行《檔案法》規(guī)定的檔案接收工作職能基礎上，應圍繞地方發(fā)展需求，根據(jù)館藏歷史、資源體系和地域特色等來確定館藏特色，加以重點建設。
2.實施館藏建設有重點發(fā)展策略，是保證特色館藏發(fā)展的根本。根據(jù)現(xiàn)有館藏資源基礎和屬于檔案館接收范圍的立檔單位檔案資源實際，確定館藏特色的發(fā)展重點、領域和優(yōu)先方向，在特定的時期、領域或方向實施特色檔案的征收集和科學整理工作，制成特色檔案專題數(shù)據(jù)庫，集中統(tǒng)一使用管理，服務于社會大眾。
3.加強“三重一特”檔案資源建設，是形成不同館藏風格的基礎?！叭匾惶亍睓n案主要是指具有區(qū)域特點的重大活動、重點工程、重點人物和地方特色的優(yōu)質檔案資源，重要人物檔案是館藏的一大特色和獨有的品牌，具有典型性、代表性；涉及公共利益的重點建設項目檔案和地方特色檔案則是區(qū)域檔案資源中的精品。因此，“三重一特”檔案是建設館藏特色的關鍵，是構建資源豐富、門類齊全、精品疊出的特色檔案資源庫的基礎，必須要切實結合實際，加以重點發(fā)展。
三、培育館藏特色的基本方法和途徑
在新時期條件下，建設一個結構合理、特色鮮明、精品突出、社會認同的館藏檔案資源體系，是構建具有“五位一體”功能公共檔案館的重要基礎。公共檔案館除了制定科學的館藏特色發(fā)展規(guī)劃，切實加強對館藏特色檔案資源建設的組織領導，加大投入力度，強化專門人才培養(yǎng)等因素外，還應通過以下五個方面培育館藏特色。
1.創(chuàng)新接收模式。由于特色檔案資源分布領域寬廣’載體多樣及所有權屬各不相同，在建設過程中涉及大量的專業(yè)問題、技術問題和管理問題，因此，在嚴格按照《檔案館檔案接收名冊》對進館序列單位檔案實施依法接收的基礎上，一是要突破禁錮接收。以突破時間年限、突破檔案門類限制、突破全宗單位限制的“三突破”為出發(fā)點，走出一條檔案館特色資源快速集聚的新路子。二是要拓寬接收渠道。通過建立和完善檔案征集網絡、聘請?zhí)厣珯n案征集人員、設置收藏或捐贈等聯(lián)合全宗、委托社會專業(yè)機構及中介組織、直接派員參與地方重大活動、加強對電子檔案的收集等方式，以超常的思維模式、超前的接收手段豐富館藏特色。三是要開展征購活動。由于持有特色檔案的社會人對知識產權及商品經濟意識的不斷增強，向檔案館無償捐贈特色檔案的人數(shù)越來越少。因此，開展有償征購重要特色檔案是今后培育館藏特色的一條重要途徑。
2.拓寬整合渠道。以各級公共檔案館為主體整合檔案信息資源，是培育特色館藏的最根本手段，也是近年來不少地方檔案館工作的一個重點。今后各級公共檔案館作為本行政區(qū)域內形成的國家檔案資源永久保管基地和社會利用中心，必須在整合政府信息、民生檔案和各類專業(yè)檔案等社會共享性檔案信息資源和城市記憶、社會個體等特色檔案資源方面發(fā)揮主體作用。在具體整合措施上，實現(xiàn)“四個轉變”：一是根據(jù)檔案形成單位主體，實現(xiàn)整合平臺由檔案館向檔案室拓展的轉變，努力將各綜合檔案室的特色檔案整合進館；二是根據(jù)檔案載體形態(tài)特征，實現(xiàn)整合載體由紙質向多種載體延伸的轉變，努力將各領域內的電子、音像等載體特色檔案整合進館；三是根據(jù)檔案反映對象，實現(xiàn)整合對象由機關向企業(yè)個體擴充轉變，努力將存在或反映企業(yè)及社會個體的特色檔案整合進館；四是根據(jù)檔案進館的方式和關系，實現(xiàn)整合方式由接收向收藏共享的轉變，通過社會化和市場化的運作模式，努力將社會上具有各類知識產權的特色檔案信息資源通過收藏方式進館，確保進館特色檔案更具包容性和生命力，更容易為社會所接受和利用。
3.實施培育項目。館藏特色資源建設項目化，是指檔案館以人力和資金專項性投入為基礎，在特定時期對某一領域或方面的檔案資源征集采取項目化運作，實施不對稱的發(fā)展戰(zhàn)略進行重點培育、專項接收，確保館藏特色建設時間短、見效快，是建設館藏特色的一條有效途徑。在具體實施中，一是選擇項目內容時，應堅持因地制宜、有的放矢。要充分考慮地方財政的支持力度、人力保障和特色檔案反映對象及分布區(qū)域特點等因素。二是制定實施方案時，應堅持調查研究、科學規(guī)劃。在充分進行調查研究基礎上，制定切實可行的項目實施方案，科學編制項目經費預算，確保項目實施的有效性。三是項目具體實施時，應堅持政府主導、社會參與。力爭將項目建設列入地方政府年度重點工作，納入年度財政預算，從機制上保障項目的正常運作；充分調動和發(fā)揮社會力量及民間團體的專業(yè)優(yōu)勢，確保項目實施的實效性和時效性。
