發(fā)布時間：2023-08-17 17:50:52
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)檔案信息化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
任何一個企業(yè)在發(fā)展的過程中，都需要關(guān)注對檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方法，比較適合小型企業(yè)，但對于快速增長的大中型企業(yè)而言，運用過往的檔案管理方法，肯定會造成較多的不足，并且在日常的工作成果上無法達到最佳的狀態(tài)，甚至有可能出現(xiàn)影響企業(yè)運營的問題。為此，在今后的工作當(dāng)中，有必要將企業(yè)檔案信息化管理堅持落實，既要將過往的各項問題和缺失有效的解決，還必須在日后的工作水平上大幅度的提升。
一、企業(yè)檔案信息化管理的特點
經(jīng)過長久的發(fā)展和積淀，我國的企業(yè)數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長，為國家所做出的貢獻是非常積極的。檔案管理工作是企業(yè)的重要組成部分，在很大程度上直接關(guān)系到企業(yè)的長久進步，因此不能通過簡單的模式來完成。在現(xiàn)階段的發(fā)展中，信息化技術(shù)得到了很大的鞏固，并且在執(zhí)行效果上、操作方法上都表現(xiàn)出了多元化的趨勢，基本上可以結(jié)合企業(yè)本身的規(guī)模和相關(guān)內(nèi)容，將檔案信息化合理的過渡。
（一）企業(yè)檔案信息化管理的開展，能夠針對各個部門的多項信息、數(shù)據(jù)予以有效的保留，作為日后工作的依據(jù)和不良事件的判斷標(biāo)準。現(xiàn)下的企業(yè)在市場競爭當(dāng)中，需要面臨很多的壓力和外部、內(nèi)部因素影響，倘若在檔案缺失上較為嚴重，則很容易造成強烈的隱患。信息化的開展，幾乎可以將所有的檔案進行分類管理，相關(guān)系統(tǒng)及平臺的搭建，也為工作的落實提供了足夠的支持，基本上很少出現(xiàn)嚴重的威脅，所以在可靠性方面比較突出。
（二）對于企業(yè)檔案信息化管理而言，其在積極的落實當(dāng)中，得到了檔案部門的認可。信息化處理方法的速度非常快，m然在最開始的錄入上比較麻煩，但是一旦將所有的數(shù)據(jù)、信息，全部轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臓顟B(tài)后，后續(xù)的工作將會更加的便捷，很少出現(xiàn)嚴重的問題。階段性的檔案優(yōu)化工作，也能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成，企業(yè)由此走向了上升的道路。
二、企業(yè)檔案信息化管理對策
（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，夯實基礎(chǔ)
從客觀的角度來分析，現(xiàn)下雖然已經(jīng)進入到了信息化的時代，但是想要在企業(yè)檔案信息化管理層面上得到理想的結(jié)果，并不是一件容易的事情。很多企業(yè)僅僅是看到了信息化管理的優(yōu)勢，但卻沒有看到過程中需要應(yīng)對的挑戰(zhàn)，以至于企業(yè)檔案信息化管理僅僅在表面上開展，未產(chǎn)生實際的效果。建議在今后的工作中，應(yīng)積極按照統(tǒng)籌規(guī)劃、夯實基礎(chǔ)的內(nèi)容來完善。
1.企業(yè)檔案信息化管理的初始階段，必須選擇正確的系統(tǒng)和平臺?，F(xiàn)如今的信息化研究機構(gòu)較多，企業(yè)應(yīng)該慎重的選擇，同時積極開展調(diào)查分析，了解到信息化檔案管理需要采購的設(shè)備、技術(shù)，需要聘請的人才，需要成立的部門等等，要將所有的準備工作完成以后，才能將后續(xù)的企業(yè)檔案信息化管理合理的落實。
2.從傳統(tǒng)的檔案管理過渡為企業(yè)檔案信息化管理，勢必需要花費一定的時間，但絕對不能表現(xiàn)過長。以往的部分企業(yè)，總是以過渡的借口，將傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理并行，以至于在工作上出現(xiàn)了很多的矛盾狀況，不僅沒有達到兼得效果，還針對固有的工作造成了很多的不利影響。多數(shù)企業(yè)都可以在較短時間內(nèi)完成過渡，一方面是為了減少各種不良因素的威脅，另一方面則是為了將工作損失降到最低，應(yīng)該積極推廣。
（二）科學(xué)配置軟件、硬件
企業(yè)檔案信息化管理的開展過程中，軟件與硬件是兩個核心的內(nèi)容，如果在該方面表現(xiàn)出嚴重的問題，那么后續(xù)的所有工作，都只能在理論上開展，實踐方面的工作難以達到預(yù)期的效果，甚至?xí)斐蓸O大的不良反響。本文認為，加強檔案信息化建設(shè)，公司應(yīng)及時配置與之相適應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施，諸如計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等。為此，一要合理調(diào)配現(xiàn)有軟、硬件設(shè)施資源；二要加大財力的投入，充分發(fā)揮信息科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案信息化工作做得好，利用效果顯著，公司就會從中嘗到甜頭，從而加大檔案信息化的投入。而檔案信息化投入的加大，為檔案信息化發(fā)展提供了有力保證，效益的產(chǎn)出也會相應(yīng)增大，這樣就形成了良性循環(huán)。
目前，檔案管理信息化能夠顯著提高企業(yè)檔案管理水平已成為共識。通過對檔案內(nèi)容電子信息化采集形成數(shù)據(jù)庫，不僅可以提高檔案查閱效率，還可以通過數(shù)據(jù)庫運算對相關(guān)檔案信息進行歸納總結(jié)，豐富了檔案利用的形式。燃氣企業(yè)工程檔案管理中引入信息化手段，實現(xiàn)工程檔案信息化管理能夠顯著提高燃氣企業(yè)管理水平，提高供氣效率，降低供氣安全風(fēng)險。
一、燃氣工程檔案內(nèi)容
燃氣企業(yè)工程檔案主要包含以下幾方面內(nèi)容：
①燃氣建設(shè)所涉及到的各類業(yè)務(wù)合同，如監(jiān)理合同、施工合同、市政工程開挖恢復(fù)合同、設(shè)計合同及無損性探傷檢驗合同等。②各類竣工資料，如施工藍圖、材料預(yù)算書、各類審批流程單、竣工資料及結(jié)算書等。③安全生產(chǎn)檔案，如安全教育培訓(xùn)記錄、安全管理設(shè)備臺賬、安全檢查整改材料、安全管理相關(guān)資格證書。④與燃氣工程相關(guān)的賬冊信息，如合同編號、開竣工時間、施工單位情況、工程價款、監(jiān)理費用、設(shè)計費用、質(zhì)保金。涉及到工商業(yè)用戶要注明燃氣計量表型號數(shù)量，小區(qū)工程需要注明總戶數(shù)、合同戶數(shù)，管網(wǎng)工程需要注明管道直徑、管道長度、閥門類型數(shù)量等相關(guān)信息。⑤與燃氣工程相關(guān)的技術(shù)資料，如燃氣工程施工國家標(biāo)準、相關(guān)技術(shù)書籍等。
二、實現(xiàn)工程檔案信息化的具體辦法
對于工程檔案實現(xiàn)信息化，與一般文書檔案相比既有相同的共性，又具有其自身的獨特要求。實現(xiàn)檔案管理電子信息化的基礎(chǔ)是將各類檔案信息轉(zhuǎn)化為電腦能夠識別存儲的數(shù)據(jù)，要實現(xiàn)這一目的，需要完成兩方面工作：其一，進行檔案信息數(shù)據(jù)庫錄入，包括文件題目、文號、關(guān)鍵詞、摘要等;其二，用掃描儀對檔案原件進行掃描。工程檔案與普通文書檔案相比較，區(qū)別主要體現(xiàn)在于各類工程藍圖的數(shù)字化加工方面，一般文書檔案以及工程檔案中的諸如各類合同、合格證等文件檔案，在掃描錄入時只要使用一般掃描儀甚至數(shù)碼相機拍照即可，而圖紙檔案對于細節(jié)要求嚴格，必須用專用的大幅面掃描儀進行掃描錄入。
天燃氣具有易燃易爆以及有毒等特殊屬性，因此安全生產(chǎn)在燃氣企業(yè)運營管理中地位非常突出，而天燃氣管道又深埋于地表之下十分隱蔽，這就進一步要求燃氣企業(yè)工程檔案管理中，在將各類工程的施工圖紙進行電子信息化掃描錄入時必須保證電子檔案與原始檔案高度保真。為了達到這一目的，在進行圖紙電子信息化掃描錄入時必須注意以下幾點：①必須使用專用的大幅面掃描儀，并匹配專用的掃描軟件。②在掃描前對圖紙檔案進行整理，盡量保證圖紙整潔，對于褶皺不平的圖紙在錄入前必須進行燙平處理，并拆除相應(yīng)裝訂物。對于比較陳舊有破損的老圖紙應(yīng)先裝入透明掃描套封進行掃描。③掃描參數(shù)設(shè)定關(guān)系到掃描圖像的質(zhì)量也關(guān)系到掃描的效率，必須根據(jù)具體情況具體設(shè)定，如掃描分辨率越高，理論上掃描所得的圖像清晰度越高，與原始藍圖相比，更能保存原圖所含信息，但隨著分辨率的提高，掃描時間也大幅延長，降低掃描工作效率也增大數(shù)據(jù)量，加重數(shù)據(jù)庫的負擔(dān)，在實際工作中，一般選擇分辨率在100至200dpi之間即可。
三、工程檔案信息化促進燃氣企業(yè)管理水平提升
實現(xiàn)檔案信息化管理，依托網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)資源，可以有效的增大檔案存儲容量，提高檔案查閱利用效率。對于工程檔案，尤其是各類工程藍圖檔案，信息化技術(shù)在其管理利用中的應(yīng)用能夠帶來顯著的效益。通過對各類工程相關(guān)的技術(shù)資料、合同、證書以及臺賬等信息化采集并形成數(shù)據(jù)庫，既可以實現(xiàn)相關(guān)信息的聯(lián)網(wǎng)檢索提高效率，又可以減少因反復(fù)使用造成的檔案原件損壞。各類藍圖檔案作為燃氣企業(yè)工程檔案的主要內(nèi)容，實現(xiàn)信息化管理能夠為燃氣企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來顯著變化。
第一，各類工程藍圖數(shù)量龐大，紙質(zhì)藍圖存檔數(shù)量巨大，保存以及查詢都十分不方便，再加上一些年代久遠的圖紙磨損嚴重，更加大了圖紙管理的難度，同時也給圖紙的利用造成了困難。實現(xiàn)藍圖檔案數(shù)字化管理后，相關(guān)部門再查閱圖紙就不必翻閱原始圖紙，可以直接通過檔案管理系統(tǒng)直接在數(shù)據(jù)庫中檢索并調(diào)閱相關(guān)圖紙。而且由于網(wǎng)絡(luò)存在，相關(guān)部門在不同空間時間可以根據(jù)需要即時調(diào)閱圖紙，而不必前往檔案室。這在燃氣管網(wǎng)搶修維護中顯得格外重要。
第二，圖紙檔案數(shù)字化利用有利于藍圖原件的保護。傳統(tǒng)的圖紙管理，因原圖被相關(guān)部門反復(fù)借閱使用，常在使用過程中造成原圖的污損破壞，可能造成重要信息的丟失。實現(xiàn)信息化管理，可以在日常工作中不必查閱圖紙原件，有利于圖紙原件的長期保管。
第三，可以加快工程圖紙設(shè)計速度。城市燃氣管網(wǎng)以及各類室內(nèi)管道在面臨升級改造時，一般只需要在原有管道系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行修改，相關(guān)圖紙僅需要進行局部修改。按照圖紙檔案傳統(tǒng)管理辦法，通常需要繪圖員重新畫一遍，工作量很大，而圖紙檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理后，面臨這一情況，只需要在原有圖紙的電子版上進行修改，從而加快了出圖速度，提高工作效率。
1企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求
企業(yè)在創(chuàng)新過程中產(chǎn)生了很高的信息需求，只有全面了解企業(yè)的信息需求，檔案信息服務(wù)機構(gòu)才能更好地提供具有針對性的檔案信息服務(wù)，才能確定提供的服務(wù)是否有效、適用。企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新過程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：
1.1市場信息
市場信息在企業(yè)競爭中起著引領(lǐng)技術(shù)競爭、促進技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵作用。企業(yè)從事技術(shù)競爭，其著眼點在于進入和占領(lǐng)國內(nèi)外市場，獲取市場信息則是開拓市場的強有力手段。
1.2政策信息
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動依托于國家的國情國力和國際創(chuàng)新趨勢等大環(huán)境，受到國家有關(guān)政策的調(diào)控和約束。了解政策信息是企業(yè)進行技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。
1.3技術(shù)信息
為避免因信息閉塞造成重復(fù)開發(fā)、結(jié)構(gòu)趨同和防止因技術(shù)上難以逾越的困難而導(dǎo)致創(chuàng)新的失敗，技術(shù)創(chuàng)新必須有技術(shù)信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來前景難斷的創(chuàng)新項目轉(zhuǎn)變?yōu)槌晒υ谖盏目煽毓こ獭?/p>
1.4管理信息
管理信息是促進企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的鑰匙。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新不僅僅是技術(shù)問題，更是管理問題。一方面建立現(xiàn)代企業(yè)制度需要信息技術(shù)的支持，另一方面企業(yè)信息化的實施也將推動企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革。
1.5人才信息
經(jīng)濟的競爭和技術(shù)的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，是人才數(shù)量和質(zhì)量的競爭。在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中，人才是一個至關(guān)重要的因素。沒有創(chuàng)新人才，技術(shù)創(chuàng)新就無從談起。企業(yè)的人才信息檔案應(yīng)能夠反映各種人才的基本情況，如簡歷、專長、教育背景等。
在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新過程中，企業(yè)檔案是一項重要的信息資源。檔案是保存與延續(xù)企業(yè)文化的載體，展示和傳播企業(yè)文化是檔案信息資源開發(fā)利用的目的。檔案資源只有通過信息化，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源，才能真正實現(xiàn)檔案資源的價值和使用價值，使檔案信息服務(wù)體系滿足企業(yè)創(chuàng)新的要求，最大限度地為企業(yè)提供準確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業(yè)整體的現(xiàn)代化管理水平。
檔案信息化建設(shè)是信息化建設(shè)的一部分，企業(yè)內(nèi)部某個部門的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進程中要注重檔案信息整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業(yè)信息化的重要組成部分。把企業(yè)各部門的檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫中進行管理，如“手冊報關(guān)核銷系統(tǒng)”、“人力資源管理系統(tǒng)”、“訂單管理系統(tǒng)”、“生產(chǎn)管理系統(tǒng)”等，采取統(tǒng)一的軟件對檔案及檔案數(shù)據(jù)進行計算機處理和網(wǎng)絡(luò)化管理，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業(yè)高層與部門管理環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的目的。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過對信息資源的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，不斷提高生產(chǎn)、管理、決策的效率和水平，讓企業(yè)中高層電腦用戶能夠在輕松的人機對話中完成計算機任務(wù)的管理與決策，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭力。
2企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)
檔案信息服務(wù)就是為了讓人們能夠在特定時間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務(wù)措施。企業(yè)，作為專門的信息用戶，滿足其創(chuàng)新過程中的信息需求的關(guān)鍵是通過一切可能的途徑提供適當(dāng)?shù)母鞣N形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)部門應(yīng)該充分運用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強服務(wù)手段，擴大服務(wù)內(nèi)容，開拓服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)體系發(fā)揮科技信息服務(wù)的有效支撐作用。筆者認為可從以下幾方面入手：
2.1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)
在為企業(yè)提供文獻檔案信息服務(wù)時，檔案信息服務(wù)部門擁有的豐富的信息資源不可能原封不動地傳遞給企業(yè)，因此應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體需求，選擇相應(yīng)的服務(wù)器。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)配備交換機和操作平臺，建立有系統(tǒng)、完整的專題檔案數(shù)據(jù)庫，以便向用戶提供特色服務(wù)。例如可以建立文件級開放目錄中心，首先由企業(yè)確定出需要包含檔案信息數(shù)據(jù)源的范圍，然后根據(jù)用戶需求，從國內(nèi)外專利數(shù)據(jù)庫中套錄企業(yè)需要的所有專利信息，制成專利數(shù)據(jù)文件和圖片，最后根據(jù)開放檔案的有關(guān)辦法對文件數(shù)據(jù)庫進行審查，編制開放檔案目錄，把專利文件轉(zhuǎn)換成檔案數(shù)據(jù)庫（包括摘要和全文信息）提供給用戶。
應(yīng)用標(biāo)準化的檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定，就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了。標(biāo)準化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
2.2定題信息服務(wù)
定題信息服務(wù)，是檔案信息服務(wù)機構(gòu)根據(jù)一定范圍內(nèi)的用戶對某領(lǐng)域的信息需求，確定服務(wù)主題，然后圍繞主題進行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務(wù)。檔案信息服務(wù)人員在廣泛調(diào)查企業(yè)創(chuàng)新信息需求的基礎(chǔ)上，選擇適用面廣的主題作為服務(wù)課題，然后主動與用戶聯(lián)系，根據(jù)用戶需求，建立信息用戶服務(wù)檔案，從而針對性地提供信息服務(wù)；或者根據(jù)企業(yè)用戶的個性化需求，及時有效地向用戶推送實用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產(chǎn)和經(jīng)濟活動中的一系列難題。當(dāng)用戶將自己所需要的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫提交以后，由專職的信息服務(wù)人員確定檢索詞，搜尋相關(guān)網(wǎng)站，經(jīng)過初步的分析、篩選、歸納、總結(jié)，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語言格式進行有序化整理，編輯成一個或多個方案，并通過E-mail發(fā)送到用戶郵箱中，或者上傳到服務(wù)人員個人主頁、定題信息服務(wù)主頁等，方便用戶直接上網(wǎng)瀏覽、下載、打印課題最新文獻。
2.3檔案信息咨詢分析與情報研究服務(wù)
情報研究和咨詢服務(wù)是科技信息服務(wù)最主要的服務(wù)模式之一，也是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新信息服務(wù)中應(yīng)重點發(fā)展的一項服務(wù)內(nèi)容。檔案信息服務(wù)部門應(yīng)該利用自身優(yōu)勢，不斷跟蹤、編譯世界各國重大科技計劃、政策、管理、創(chuàng)新與發(fā)展戰(zhàn)略等方面的最新資料，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫，進行基礎(chǔ)性情報資料的積累與分析，為開展信息咨詢與情報研究工作奠定基礎(chǔ)。進而結(jié)合企業(yè)自身情況，進行不同層次的研究與開發(fā)，包括項目跟蹤研究、技術(shù)發(fā)展趨勢預(yù)測研究、評估研究、發(fā)展對策研究等，直接參與企業(yè)的科研生產(chǎn)活動，起到企業(yè)經(jīng)營者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。
隨著企業(yè)創(chuàng)新機制的加強，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護力度在不斷加大，企業(yè)檔案信息服務(wù)部門要相應(yīng)加強對科技檔案和知識產(chǎn)權(quán)檔案的保護，積極為企業(yè)自主創(chuàng)新服務(wù)。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的最終目的是促使企業(yè)形成持續(xù)自主的技術(shù)創(chuàng)新能力，是培育企業(yè)的持續(xù)市場競爭優(yōu)勢。而有效利用信息情報在技術(shù)創(chuàng)新中相當(dāng)重要，信息情報的收集、整理、分析和預(yù)測已成為技術(shù)創(chuàng)新的必要手段。企業(yè)檔案信息服務(wù)部門應(yīng)調(diào)整自身的工作方法和方式，圍繞市場經(jīng)濟所關(guān)注的科技、經(jīng)濟、社會發(fā)展問題，開展調(diào)查，提高分析水平，為企業(yè)決策提供服務(wù)。
2.4提供培訓(xùn)服務(wù)
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；服務(wù)能力；提升
隨著當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動必不可少的戰(zhàn)略資源，人類對檔案信息的需求和依賴越來越大，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現(xiàn)代化的客觀要求，是檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo)。
國資委提出檔案信息化是中央企業(yè)加強檔案管理的一項革命性和基礎(chǔ)性工作，要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)整體方案中，同步規(guī)劃、同步設(shè)計、同步實施，促進檔案工作逐步向自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。因此，傳統(tǒng)粗放式檔案管理系統(tǒng)建設(shè)模式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展以及國家對央企的要求，信息化建設(shè)是落實國資委和國家檔案局要求的積極步驟，而數(shù)字檔案館建設(shè)是加快檔案信息化建設(shè)的根本途徑。
做好數(shù)字檔案館建設(shè)對于整合企業(yè)信息資源，滿足企業(yè)檔案工作長足發(fā)展，提升檔案服務(wù)能力具有以下幾個方面的重要意義：
一、打破各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)壁壘的需要
近年來，中央企業(yè)信息化建設(shè)取得長足發(fā)展，管理水平顯著提高，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)貫通、資源整合能力和效能發(fā)揮得到了較大的提升。但是，由于各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)基本上是縱向部署，加上管理方式影響，客觀上造成了信息“壁壘”，形成信息“孤島”。對此，我們迫切需要快速提升信息資源的整合水平，而數(shù)字檔案恰恰是解決這一問題的有效手段。通過加強頂層設(shè)計，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化項目總體規(guī)劃中，對檔案業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一規(guī)劃和部署，實現(xiàn)企業(yè)電子文件的標(biāo)準化、規(guī)范化管理，打通企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的通道，逐步實現(xiàn)信息資源的集中統(tǒng)一橫向融合管理和高效開發(fā)利用。
二、建設(shè)基于大數(shù)據(jù)的知識管理平臺的需要
企業(yè)推行的信息化項目的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)陸續(xù)上線并運行后，需要歸檔的電子文件必將步入“海量”、高速增長的階段。如果沒有檔案系統(tǒng)管理，隨之而來的就是信息數(shù)據(jù)的無序、滯漲問題，不僅是信息化建設(shè)管理上的難題，而且對數(shù)據(jù)挖掘，實施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略也將大打折扣。
數(shù)字化檔案館項目建設(shè)的最終目標(biāo)正是在當(dāng)今的信息技術(shù)條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略。通過建立一個依托“大數(shù)據(jù)”背景下的統(tǒng)一界面、統(tǒng)一標(biāo)準的數(shù)字化檔案館，對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件進行有效梳理和歸攏管理，實時歸檔，主動科學(xué)收集、整理、分類、鑒定、編研和銷毀等，形成一套科學(xué)、合理、嚴密的電子文件管理標(biāo)準，建立起電子文件從形成到辦理、歸檔、移交、保管、利用的全生命周期管理機制。在海量的電子文件中，由數(shù)字檔案系統(tǒng)判定其中哪些電子文件應(yīng)該形成電子檔案、應(yīng)該如何保存，而剩余的電子文件又該如何處置。逐步實現(xiàn)運營范圍與業(yè)務(wù)功能的全面覆蓋和深度融合，實現(xiàn)對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)全過程、全要素、動態(tài)、實時的數(shù)據(jù)收集和歸檔，強化知識的梳理和挖掘，提升檔案信息資源的利用深度和廣度，創(chuàng)造檔案信息資源的潛在價值，真正為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展提供高效的決策支持。
三、提升企業(yè)文化建設(shè)的需要
檔案的信息化建設(shè)為檔案編研工作插上了騰飛的翅膀。數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以對檔案信息數(shù)據(jù)進行深度挖掘、提煉精華、數(shù)據(jù)分析，經(jīng)過梳理和價值判斷、規(guī)范整理和邏輯排列，可變成有思想、有規(guī)律、有可讀性的檔案編研成果，也可以通過辦展陳、微電影、歷史紀錄片、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等多種多樣的形式，再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史，展示獨有的文化魅力?！八罊n案”會變成“活教材”，在滿足企業(yè)多樣性文化需求的同時，向社會展示優(yōu)秀的企業(yè)文化，為打造良好的央企形象作出貢獻。
四、有助于為企業(yè)提供信息支持決策，提升檔案服務(wù)能力
數(shù)字檔案館的建設(shè)將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛運用，從而將促進檔案管理理論、技術(shù)和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，極大地提升檔案工作在信息化社會中的服務(wù)能力。
決策的及時正確、管控措施是否得當(dāng)，要靠信息的完整、準確和快速的綜合分析能力來保證，數(shù)字檔案館恰好在一定程度上滿足了這些要求，特別是數(shù)字檔案館與企業(yè)辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對于支持決策有著天然的優(yōu)勢。
五、有助于提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平
以數(shù)字檔案館建設(shè)和電子文件管理建設(shè)項目為龍頭，大力推進數(shù)字檔案資源建設(shè)，提高檔案信息資源的共建共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，使檔案信息在為用戶服務(wù)時不受空間、地域的限制，這是檔案信息實現(xiàn)信息社會化服務(wù)的基礎(chǔ)。同時加強電子文件管理，按照統(tǒng)一管理、便于利用和安全保密的原則，建立與數(shù)字檔案館相適應(yīng)的電子文件存儲備份中心，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案備份保存的雙保險，推進文檔一體化管理模式，可以有效提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理信息化；建設(shè)
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-0-01
信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，管理信息化是企業(yè)提高競爭力的必然選擇。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要作用，對提高工作效率，提升管理質(zhì)量具有積極的意義。本文結(jié)合多年工作經(jīng)驗，對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)談一些粗淺的認識。
一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.更好的收集和管理檔案。企業(yè)每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，對企業(yè)的發(fā)展提供有利的借鑒。實行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。同時，企業(yè)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，使得檔案業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實現(xiàn)自動化、檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限得到全安控制、檔案利用方式更加簡單方便，也從整體上提升了企業(yè)信息化。在這樣的條件下，能促進檔案信息進行合理的開發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障。
2.可用詳實的檔案信息支持企業(yè)決策和管理。決策及時正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用。企業(yè)只有做到與時俱進，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，才能為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)決策依據(jù)。
3.提高檔案利用效率，降低企業(yè)管理成本。從企業(yè)來講，檔案信息化管理是企業(yè)管理信息化的重要部分。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)將為企業(yè)培養(yǎng)各類人才打下很好的基礎(chǔ)，也為企業(yè)積累推進整體管理信息化的經(jīng)驗，有利于企業(yè)推進信息化管理提供了科學(xué)的參照方法。從而降低企業(yè)的管理成本，企業(yè)整體管理成本的降低，將為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤增長空間。通過對企業(yè)生產(chǎn)流程和管理流程中所必需的紙質(zhì)材料和檔案進行電子化，有效節(jié)省了日常管理工作中的紙張等購買材料成本，也節(jié)省了庫房和文檔保管設(shè)備成本開支，更可節(jié)省因紙質(zhì)檔案老化對其采取人工修復(fù)而產(chǎn)生的資金費用，從而大幅度減低紙質(zhì)檔案的管理成本，也提高了檔案信息利用效率，省去了許多麻煩。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
1.制定企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析企業(yè)自身的特點與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對企業(yè)信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強調(diào)系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴展空間。
2.逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
3.建立科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫是檔案管理信息化建設(shè)最基礎(chǔ)也是最重要的工作，數(shù)據(jù)庫是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集合，其中既有檔案本身的數(shù)據(jù)信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數(shù)據(jù)庫的設(shè)計應(yīng)確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節(jié)全面體現(xiàn)，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止信息化管理的漏洞出現(xiàn)。檔案生成后應(yīng)及時和數(shù)據(jù)庫建立關(guān)聯(lián)，檔案管理人員要對新檔案的主要內(nèi)容、生成時間、保密級別、維護要求進行詳細的登記，生成序列號。當(dāng)數(shù)據(jù)庫建立后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)變革保存方式，形成以傳統(tǒng)檔案保存和數(shù)字化保存并舉的管理方式，對檔案實行掃描和著錄，完成數(shù)字化存儲，方便日后查閱。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個完善的檔案知識庫。
4.檔案信息資源利用的網(wǎng)絡(luò)化。檔案網(wǎng)站是企業(yè)的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給企業(yè)員工提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過網(wǎng)絡(luò)提交申請，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務(wù)對象無疑帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然也會大大提高檔案室的工作效率和檔案的利用率。
三、推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一些建議
1.企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和大力推動。首先企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持檔案信息化建設(shè)工作，在資金、設(shè)備、人員等方面予以大力支持，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)的綜合工作計劃范圍內(nèi)，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進程。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項工作，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中出現(xiàn)的困難和存在和問題。只有這樣，才能提高全員意識，從而把檔案信息化建設(shè)各方面的工作真正落到實處。
2.要加大對企業(yè)檔案工作信息化的投入。投資是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，資金可以幫助企業(yè)添設(shè)新型的機械設(shè)備，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)。逐步完善檔案信息安全管理體制，這也是完成檔案信息化建設(shè)的保證。
3.要加大對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。要做好檔案信息化建設(shè)工作，檔案管理人員的素質(zhì)是最重要的因素之一。必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。檔案信息化管理的核心是計算機技術(shù)的在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練掌握電子計算機技術(shù)，必須學(xué)會把現(xiàn)代化手段應(yīng)用于檔案信息管理的技能。
4.建立健全各項規(guī)章制度和標(biāo)準規(guī)范。信息化建設(shè)的進程中，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)改革和發(fā)展的需求。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計以外，信息化建設(shè)還應(yīng)從標(biāo)準化制度的層面改革現(xiàn)有的管理工作，對數(shù)據(jù)庫的類別、與企業(yè)信息化管理系統(tǒng)對接、新檔案必須具備的內(nèi)容、數(shù)字化檔案的保存等確立明確的標(biāo)準，使檔案的收集、保存、使用應(yīng)從信息化的角度獲得制度保障。在標(biāo)準化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使企業(yè)上下協(xié)同一致，共同在新的管理標(biāo)準下開展工作。
5.注意新舊管理方式的轉(zhuǎn)變。推行檔案信息化管理必然會存在一個由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉(zhuǎn)變的過程，在此過程中必須確保日常檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因為過渡影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^渡階段采取雙軌制，即兩種管理模式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的模式能正常運行為止。這樣做無疑會增加檔案室的工作量，但為了保證過渡的順利進行這個過程是必要的。
6.保證檔案信息的安全。實行檔案信息化管理必然存在各種安全問題。首先是軟、硬件的安全，比如記錄檔案存貯介質(zhì)（光盤）的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等。還有檔案信息管理方面的安全，即檔案信息通過不同方式被外界獲取等。前一種問題主要通過技術(shù)手段來解決，例如設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個重要的指標(biāo)，光盤備份異地存放等。后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責(zé)任心和防范意識，嚴格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，避免因檔案管理人員失誤而導(dǎo)致機密信息的泄漏。
四、結(jié)束語
總之，在科技技術(shù)不斷進步的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會檔案管理發(fā)展的主題，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。因此，我們既要認識到企業(yè)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認真面對她的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)造條件，采取有力措施適時逐步推進檔案信息化管理，適應(yīng)時代前進的步伐。
參考文獻：
一、檔案信息化發(fā)展的必要性
檔案材料如果不經(jīng)過嚴密的管理，可能會導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機關(guān)重要的機密和知識產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。企業(yè)的檔案更為重要，記錄著機密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對單位檔案進行統(tǒng)一的管理，尤其是加強信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業(yè)的生存與發(fā)展。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題
（一）企業(yè)檔案信息化?J識不足。目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對企業(yè)檔案信息化的認識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個大環(huán)境的形成，一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強對企業(yè)檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵下屬各企業(yè)積極開展檔案信息化工作，提高對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認識。
（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責(zé)。同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，企業(yè)檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業(yè)知識的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發(fā)等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。
（三）信息化設(shè)備利用率低。企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計算機等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進企業(yè)檔案信息化的重要工作點。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工要堅定企業(yè)檔案信息化的決心，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的逐漸過渡。充分認識企業(yè)檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將企業(yè)檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實際日程上。這符合企業(yè)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。企業(yè)檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清企業(yè)檔案發(fā)展的大方向，提高工作責(zé)任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。
（二）加大人才培訓(xùn)和招聘力度。企業(yè)檔案部門要加大對現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進行基礎(chǔ)知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結(jié)合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實施企業(yè)檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的企業(yè)檔案信息化工作環(huán)境。
（三）建立檔案信息化建設(shè)工作組。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業(yè)檔案工作進行總體布局，并制定詳細發(fā)展和工作計劃，同時推進和監(jiān)督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。
一、企業(yè)檔案管理者要具備信息化建設(shè)理念
企業(yè)檔案管理水平低，信息資料少，開發(fā)利用不好，主要原因是企業(yè)的管理者不了解檔案的信息化建設(shè)，平時對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和各種活動記錄不及時，對檔案工作不夠重視，對檔案管理工作的地位和作用認識不清，檔案意識淡薄。這種狀況直接影響檔案的管理人員，需要原有的檔案管理模式到檔案信息化管理進行一場革命，實際上是以轉(zhuǎn)變觀念為前提，只有以信息觀念去看待檔案及檔案工作本身，建立檔案信息管理理念，才能進行檔案信息化建設(shè)。很多企業(yè)的檔案管理者還習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法。有的企業(yè)即使搞了信息化，也沒有什么實際改變，或者成為一種擺設(shè)，趕時髦。真正方便、快捷的計算機檢索體系沒有完全建立起來，致使檔案數(shù)據(jù)缺乏完整性和準確性。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點是檔案資源信息化，要打牢檔案信息化的基礎(chǔ)，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案資源最大限度的利用和共享。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案管理者要以開放式的現(xiàn)代管理理念，建立健全一套檔案信息化管理體系，真正推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
二、努力提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)科技水平
企業(yè)檔案管理多年來是手工操作整理、檢索單一、利用率不高的落后局面。在科技高速發(fā)展的今天，這種狀況已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)新時期檔案工作的要求，不能滿足企業(yè)管理者多角度查閱檔案、獲取檔案的需要。要想實現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的信息化，必須借助科技力量整合現(xiàn)有的企業(yè)檔案信息資源，開發(fā)和建設(shè)檔案信息工程的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。要進行必要的投資，發(fā)展計算機信息處理、光電閱讀、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)字檔案館技術(shù)，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，充分發(fā)揮硬件功能及信息系統(tǒng)的綜合能力，使企業(yè)各部門可以依托先進的信息技術(shù)對歸檔檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)采用多種信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。另一方面，企業(yè)檔案信息資源的保存利用是長期的，這樣就要求資源建設(shè)的過程采用的技術(shù)必須是通用的、標(biāo)準的，非通用的、非標(biāo)準的技術(shù)會導(dǎo)致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費。
三、實施企業(yè)檔案標(biāo)準化，規(guī)范化管理
全面思考企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，實際是一個龐雜的體系，涉及方方面面。沒有規(guī)矩不成方圓，檔案信息化的規(guī)范管理，科學(xué)標(biāo)準的體系，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作快速、持續(xù)、有效、健康發(fā)展的重要保障。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準主要包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面的內(nèi)容，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準要建立，各項規(guī)章制度要健全。加快推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐，把企業(yè)檔案管理信息化工作落到實處，就必須抓好企業(yè)檔案管理的標(biāo)準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。所以，建立健全企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準規(guī)范體系，是信息化工作科學(xué)、有效開展的重要保障。
【關(guān)鍵詞】企業(yè) 檔案 信息化 建設(shè) 探討
【中圖分類號】G275.9
【文獻標(biāo)識碼】A
【文章編號】1672-5158（2012）12-0373-01
隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容種類和數(shù)量不斷增加，給檔案檢索、保管和利用帶來一系列問題。改變了以往傳統(tǒng)的檔案管理體制和方法，檔案信息化管理成為企業(yè)檔案管理的最佳技術(shù)手段和必然趨勢。下面談一下企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理中存在的問題及檔案信息化建設(shè)
1 網(wǎng)絡(luò)信息化管理中存在的問題
企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是為企業(yè)和社會提供高質(zhì)量、高效率檔案信息的一個綜合型系統(tǒng)工程，在建設(shè)高效網(wǎng)絡(luò)的同時應(yīng)清醒地認識到它存在的一些問題，并應(yīng)對其采取一些有效的解決辦法。
1.1 檔案的原始性和完整性存在問題？網(wǎng)絡(luò)化管理后的電子檔案雖便于歸檔、查詢和閱讀，但電子檔案的原始性界定卻比較困難。因為電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認定上的困難。
1.2 電子文件的特殊勝問題？網(wǎng)絡(luò)信息化管理后，檔案文件數(shù)據(jù)存儲于光磁介質(zhì)中，是一種以數(shù)字代碼形式存在的觀念型非直讀型信息，它必須完全依靠存儲介質(zhì)和相關(guān)的電腦軟硬件系統(tǒng)才具有生命力，因此受自然外界的干擾和人為操作的影響極大。電子數(shù)據(jù)對其設(shè)備和操作環(huán)境的依賴程度很高，于是產(chǎn)生了電子文件在保管安全上的特殊要求。同傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管相比較，其信息的安全性除受到自然損耗和當(dāng)事人保護不當(dāng)?shù)挠绊懲?，電子文件還存在著一些特有的安全隱患。首先，電腦病毒和網(wǎng)上黑客的侵擾，都將會給電子文件帶來災(zāi)難性后果，其侵擾破壞帶突發(fā)性和隱蔽性，防不勝防。防止電腦病毒的侵擾，比防止普通紙張的霉?fàn)€或蟲蛀更加困難。其次，任何數(shù)據(jù)載體的物理損傷以及設(shè)備出現(xiàn)技術(shù)故障等也都會危及電子文件的安全和正常運用。因此，電子文件比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的保管更特殊，難度更大。
2 如何加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)
企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動的歷史記憶，是企業(yè)最可靠、最系統(tǒng)、最有價值的信息資源，對企業(yè)經(jīng)營決策、信.鼠查詢與服務(wù)、提升核心競爭力有著重要的作用。因此，應(yīng)加快企業(yè)檔案信鼠化建設(shè)，大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源。
2.1 充分認識企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性
在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，具有特殊的地位和作用。為此，必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信.鼠化工程的一部分，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.2 努力做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作
加強企業(yè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作，加強對信用檔案、反傾銷檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)文化檔案等企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理；加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動；注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。
檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。目前，保存的企業(yè)檔案主要是傳統(tǒng)載體檔案，數(shù)字檔案信息很少；為此，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信.鼠資源總量。
2.3 加快檔案信息化標(biāo)準規(guī)范的制定
信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設(shè)備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。不管是館藏檔案數(shù)字化，還是電子文件接收，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。
2.4 不斷加強信息化人才培養(yǎng)
檔案信息數(shù)字化涉及到計算機軟件、硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、儲存技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識，決不是只懂得某方面知識就能勝任的，所以企業(yè)檔案管理人員要加強自身素質(zhì)的培養(yǎng)，加強管理科學(xué)、法律、信息技術(shù)、計算機技術(shù)等知識的學(xué)習(xí)，適應(yīng)信息化建設(shè)要求；企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，面向市場，探索企業(yè)檔案信息開發(fā)利用服務(wù)方式，主動出擊開發(fā)企業(yè)檔案中的有用信息，變“檔案守護者”為“檔案信息開發(fā)者”。企業(yè)檔案部門要大力引進信息技術(shù)、計算機技術(shù)等方面的高素質(zhì)專門人才，從資金上、技術(shù)上給予支持。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
