發(fā)布時(shí)間：2023-07-07 16:26:32
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案日常管理工作樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、人事檔案管理中所存在的突出問(wèn)題
人事檔案管理的有效開(kāi)展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對(duì)于不斷優(yōu)化技術(shù)人才結(jié)構(gòu)等都具有重要的推動(dòng)作用。當(dāng)前，在檔案管理的具體工作過(guò)程中，還存在一些較為突出的問(wèn)題。主要是：個(gè)別單位的工作人員沒(méi)有能夠充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的工作職能，對(duì)此沒(méi)有產(chǎn)生足夠的重視，對(duì)人事檔案管理工作的內(nèi)容過(guò)于片面化，誤認(rèn)為人事檔案管理就是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)以及對(duì)檔案的保管；在人事檔案收集制度上沒(méi)能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮；在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能隨著社會(huì)發(fā)展需要而進(jìn)行不斷創(chuàng)新；在一些單位當(dāng)中員工對(duì)基本的電腦知識(shí)以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時(shí)還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內(nèi)容
在我們通常熟知的管理學(xué)理論當(dāng)中，其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部組成的各個(gè)部分內(nèi)容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態(tài)，從而最終實(shí)現(xiàn)整體性的功能。對(duì)于人事檔案管理單位來(lái)說(shuō)，隨著現(xiàn)代社會(huì)激烈競(jìng)爭(zhēng)壓力的增大，通過(guò)一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會(huì)貫通在自己工作當(dāng)中，使人力資源在管理能力和服務(wù)水平上得到較快發(fā)展和提升，對(duì)于有效解決突出問(wèn)題、構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系具有重要的促進(jìn)作用。具體來(lái)講，和諧管理理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：
首先，所謂和諧管理，需要將各個(gè)要素進(jìn)行不斷優(yōu)化升級(jí)，才能夠促進(jìn)整體和諧的充分實(shí)現(xiàn)。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識(shí)，對(duì)其進(jìn)行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所謂的系統(tǒng)輸出，簡(jiǎn)單來(lái)講就是在一定條件下，在還沒(méi)有對(duì)原先的自身精神狀態(tài)進(jìn)行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務(wù)狀態(tài)表現(xiàn)出來(lái)的過(guò)程。
其次，在和諧管理理論知識(shí)構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的利益價(jià)值，實(shí)際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對(duì)其單位的組成成員進(jìn)行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，與此同時(shí)還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價(jià)值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對(duì)其精神境界的提高也起到一定的促進(jìn)作用。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用
在日常的檔案管理工作中，通過(guò)對(duì)管理學(xué)中和諧管理理論的以及其所存在的問(wèn)題等進(jìn)行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個(gè)方面加以對(duì)和諧管理理論的重視和應(yīng)用。
（1）進(jìn)一步提高人事檔案工作的科學(xué)化水平。在日常的管理工作中，提高對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作的要求，并不斷完善人事管理機(jī)構(gòu)的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過(guò)程中，做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識(shí)運(yùn)用到人事檔案管理的日常工作中來(lái)，對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行有效保障，降低在人事檔案管理過(guò)程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開(kāi)展。通過(guò)這種途徑可以有效的將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，從而幫助他們較好的開(kāi)展人事任免工作和獎(jiǎng)懲措施。
（2）進(jìn)一步加大人事檔案管理中的信息化進(jìn)程，在具體的實(shí)施過(guò)程中要充分運(yùn)用和諧理論知識(shí)，在工作過(guò)程中可以構(gòu)建電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮人在主觀能動(dòng)性上的先天優(yōu)勢(shì)，在一定條件下降低其在人事檔案管理過(guò)程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡(jiǎn)便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計(jì)算機(jī)硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當(dāng)中，要不斷的合理的運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。通過(guò)運(yùn)用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會(huì)更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)員工做出正確的決策和分析。
（3）在日常工作中，要不斷的加強(qiáng)在人事管理中的程序交接流程的規(guī)范，在人事檔案管理的交接過(guò)程中，具體內(nèi)容需要更加的嚴(yán)謹(jǐn)，自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴(yán)格按照相關(guān)程序來(lái)進(jìn)行，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的完美交接。
（4）在和諧管理理論的推動(dòng)下，要不斷的加強(qiáng)人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內(nèi)容充分貫徹進(jìn)來(lái)。保存工作中=要根據(jù)單位的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行分析，從而做到與其相關(guān)管理制度和規(guī)范制定的合理性和準(zhǔn)確性。通過(guò)以往的實(shí)踐我們就能看出，通過(guò)科學(xué)準(zhǔn)確的人事檔案管理保存工作，對(duì)單位職工以及領(lǐng)導(dǎo)能夠起到重要的監(jiān)督作用，從而引導(dǎo)他們更好地開(kāi)展人事檔案管理日常工作，更好地發(fā)揮好人力資源的優(yōu)勢(shì)。
提升企事業(yè)單位的人事檔案管理效能，是進(jìn)行人事工作的重要環(huán)節(jié)。它在人才培養(yǎng)、人力資源配置等方面發(fā)揮著重要的作用。但是目前隨著我國(guó)的人事制度不斷進(jìn)行改革，在人事檔案管理工作中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，需要進(jìn)行解決。
一、人事檔案管理工作的重要意義
在企事業(yè)單位的人才開(kāi)發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對(duì)人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠?qū)挝坏幕A(chǔ)管理起到促進(jìn)作用，具體的重要意義如下：
1.為人事管理工作提供真實(shí)信息
企事業(yè)單位管理者如果想要讓員工發(fā)揮出自身的作用，最大限度的使員工發(fā)揮出其自身潛力，使之在其工作崗位上有著高效的工作效率，第一步就是了解每一位員工最基本、真實(shí)的個(gè)人資料。例如，工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、思想品德等信息。所以這時(shí)可以通過(guò)對(duì)其人事檔案的查詢，清楚了解這位員工的各方面信息，這些真實(shí)的個(gè)人信息可以為管理者提供參考，便于人事的管理工作[1]。
2.人事管理工作的重要依據(jù)
企事業(yè)單位的人事檔案，還對(duì)企事業(yè)單位管理工作有著重要的影響。因此在管理干部的考核和選用和、單位未來(lái)人才梯隊(duì)的建設(shè)、對(duì)單位員工的績(jī)效考核等方面，都離不開(kāi)人事檔案作為參考依據(jù)，通過(guò)人事檔案的信息進(jìn)行全面綜合分析，能夠使得管理工作更具有科學(xué)化。
3.對(duì)人力資源配置的優(yōu)化作用
在人力資源的管理過(guò)程中，對(duì)人力資源配置優(yōu)化是最大限度提高管理工作效率的有效途徑。在企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，由于人力資源管理工作并不是一成不變的，隨著時(shí)間的變化，會(huì)出現(xiàn)人員的變動(dòng)、崗位的變動(dòng)，這個(gè)時(shí)候?qū)θ肆Y源配置進(jìn)行優(yōu)化就顯得尤其重要，并且還具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。通過(guò)人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源等信息的分享，為今后未來(lái)的人力管理工作提供重要依據(jù)。通過(guò)科學(xué)的預(yù)測(cè)，促使員工進(jìn)行合理流動(dòng)、變化，這樣就能使得人力資源的到最科學(xué)的配置。
二、人事檔案管理中目前存在的問(wèn)題
1.管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，自身素質(zhì)不高
由于在我國(guó)目前很多的企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作不重視，沒(méi)有從管理角度對(duì)其有著正確的認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為在企事業(yè)發(fā)展和人事檔案管理工作沒(méi)有關(guān)聯(lián)，所以很多企事業(yè)單位的管理人員將人事檔案管工作流于表面，沒(méi)有進(jìn)行落實(shí)，甚至有應(yīng)付的現(xiàn)象產(chǎn)生。并且企事業(yè)單位的管理者對(duì)人事檔案管理工作也不重視，選用非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，甚至將一些臨時(shí)工安排到這個(gè)工作崗位上[2]。這樣就導(dǎo)致不但企事業(yè)單位的管理者對(duì)人事檔案管理工作不重視，而且從事人事檔案管理的工作人員素質(zhì)不高，不利于進(jìn)行人事檔案管理工作高效的進(jìn)行。
2.管理制度不完善
對(duì)于人事檔案管理工作而言，只有制定良好的制度，才能保障工作的有序進(jìn)行。但是就目前我國(guó)的企事業(yè)單位而言，很多單位對(duì)于檔案管理工作都沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)章制度，所以如果想要提升人事檔案管理效能，就需要運(yùn)行一套良好的管理辦法。
3.管理方式落后
由于人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，還需要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)。但是在實(shí)際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員都是不具有專業(yè)素質(zhì)的，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。而且由于科技發(fā)展迅速，信息化水平較高，很多地區(qū)都是采用無(wú)紙化辦公，通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作的開(kāi)展，然而仍然有很多地區(qū)的檔案管理工作中仍然采用傳統(tǒng)手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也阻礙了日常管理工作的進(jìn)行[3]。所以改、改善人事檔案的管理方式勢(shì)在必行。
三、提升人事檔案管理效能的有效方法
1.提升管理者的管理意識(shí)和自身素質(zhì)
由于現(xiàn)在很多企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，而且很多從事人事檔案管理工作的工作人員素質(zhì)亟待提高。因?yàn)槿耸聶n案的管理工作并不是僅僅依靠體力勞動(dòng)就可以實(shí)現(xiàn)的，它更需要工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)從事人事檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格選拔并且做到定期培訓(xùn)，具體來(lái)講：
第一，對(duì)于單位人事檔案管理的工作人員定期開(kāi)展培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容包含兩方面，分別是專業(yè)知識(shí)方面培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)方面培訓(xùn)。
第二，和其他兄弟單位進(jìn)行溝通交流。例如，讓企業(yè)自身人事檔案管理工作人員去工作效果比較好的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理模式。
第三，定期進(jìn)行技能考核。不能將工作只落實(shí)到口頭上，在進(jìn)行全方位的培訓(xùn)后，還應(yīng)該對(duì)從事人事檔案管理工作的員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，從而提高其在工作中的實(shí)際運(yùn)用能力，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)際。
2.規(guī)范人事檔案管理制度
對(duì)于人事檔案管理效能的提高，不能離開(kāi)健全的管理制度，只有規(guī)范人事檔案管理制度，才能高效的進(jìn)行工作。要根據(jù)單位的自身特點(diǎn)，建立符合單位現(xiàn)狀的人事檔案管理制度，并且在實(shí)際的工作過(guò)程中不斷進(jìn)行改善。在日常的工作過(guò)程中，要按照規(guī)定的人事檔案管理制度進(jìn)行工作，對(duì)于在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題做到及總結(jié)匯報(bào)。并且要成立督查部門(mén)，對(duì)于人事檔案管理部門(mén)不定期進(jìn)行檢查，以便促使其按照規(guī)定的管理制度進(jìn)行日常工作。
3.運(yùn)用全新的工作方式和手段
由于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作一般都是以手工形式進(jìn)行的，在紙上進(jìn)行日常辦公，這就導(dǎo)致了工作效率的低下，如需進(jìn)行人事工作檔案查詢的時(shí)候，需要人工進(jìn)行大量翻閱資料，不但效率低，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這種形式的工作方式已經(jīng)不再適用當(dāng)前工作模式。所以，在這種情況下，采用全新的能夠提升人事檔案管理效能的工作方式就顯得尤為必要了[4]。應(yīng)該將信息化的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。使得人們僅僅需要通過(guò)系統(tǒng)軟件，就可以在電腦系統(tǒng)中進(jìn)行人事檔案管理工作，提高工作效能。
【關(guān)鍵詞】血站；人事檔案；管理
血站人事檔案是真實(shí)反映血站從業(yè)人員的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、專業(yè)和德才表現(xiàn)等方面的原始記錄，是為職工提供身份認(rèn)定、職稱評(píng)聘、工資調(diào)整及退休年齡、時(shí)間認(rèn)定等的重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、醫(yī)療新技術(shù)的進(jìn)步，國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委針對(duì)血站管理“一法兩規(guī)”等法規(guī)的頒布實(shí)施，對(duì)血站關(guān)鍵崗位工作人員資質(zhì)的要求更加嚴(yán)格。因此，在血站的日常管理過(guò)程中，充分做好人事檔案的收集、保管、整理、歸檔和利用工作，對(duì)血站的人力資源管理至關(guān)重要。
一、人事檔案管理工作存在的問(wèn)題
（一）對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不充分。檔案管理是血站管理的重要組成部分，大部分血站對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理非常重視，對(duì)業(yè)務(wù)人員的資質(zhì)要求也很?chē)?yán)格，但人事檔案管理工作往往被忽略，導(dǎo)致存在檔案管理的方式方法不夠規(guī)范、缺乏有效的監(jiān)督和管理機(jī)制等問(wèn)題，人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以對(duì)人力資源管理、人員調(diào)配和資源整合提供有利依據(jù)。
（二）人事檔案管理人員素質(zhì)薄弱，管理手段落后。人事檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，但血站的檔案管理人員一般是半路出家、身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，不能有效認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和熟練掌握管檔要求；只是將新增加的檔案材料放入人事檔案盒，沒(méi)有做好及時(shí)收集、鑒別、整理、保管和利用等工作，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的利用和人事檔案管理的工作水平。
（三）人事檔案管理技術(shù)相對(duì)落后。隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，計(jì)算機(jī)作為信息技術(shù)的代表從輔工具發(fā)展成為一種工作方式，但大多數(shù)血站對(duì)人事檔案信息化建設(shè)不夠重視，未能認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，信息化設(shè)施和人員投入不足，管理制度缺失，導(dǎo)致信息技術(shù)未能在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用，無(wú)法充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，不能更好地為血站管理及各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
二、改進(jìn)人事檔案管理工作的措施
（一）加強(qiáng)人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。血站領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)選擇綜合素質(zhì)高、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事人事檔案管理工作，通過(guò)自學(xué)和參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)等方式，提高他們的業(yè)務(wù)能力和工作水平，使他們熟悉、了解人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學(xué)的管理方法和原則，提高工作效率和檔案質(zhì)量，促進(jìn)血站科學(xué)管理水平不斷提升。
一、城管部門(mén)的日常管理工作
只有對(duì)城管部門(mén)的日常管理工作有所了解，才能明確城管部門(mén)檔案管理工作的范疇，也才能明確城管檔案管理工作的重要性。
城管是集中行使行政執(zhí)法的職能部門(mén)，其主要的職責(zé)分為兩大部分：市容市貌和違法建設(shè)的監(jiān)管執(zhí)法職責(zé)。具體而言，可以分為以下幾個(gè)方面：一是對(duì)市容環(huán)境衛(wèi)生等方面的情況進(jìn)行監(jiān)管檢查，如發(fā)現(xiàn)不達(dá)標(biāo)的地方，則可以依法強(qiáng)制執(zhí)行。二是依照城市規(guī)劃管理方法的法律、法規(guī)，對(duì)所管轄范圍內(nèi)的違章行為進(jìn)行行政處罰。三是依法行使城市綠化管理方面的監(jiān)督檢查職責(zé)。
二、城管局檔案管理工作的內(nèi)容
城管局因其工作內(nèi)容的范圍比較廣泛，所以城管局檔案管理工作所涉及的內(nèi)容也很廣泛。例如城管局人事檔案的管理工作，因城管工作人員的變動(dòng)性比較大，所以人事檔案的管理工作要做到細(xì)處：該工作人員何時(shí)進(jìn)入，何時(shí)調(diào)離，去向在哪里？除了人事檔案管理之外，城管檔案管理工作還要對(duì)每位城管工作人員所管轄的范圍、所轄范圍中的人和事都要進(jìn)行登記管理。
三、城管局?n案管理工作的重要性
城管局所管轄的事情涉及到人們?nèi)粘Ｉ钪械拿恳粋€(gè)細(xì)節(jié)，所以城管局檔案管理工作極其重要，不但有助于城管局工作的順利開(kāi)展，同時(shí)還有利于人們過(guò)上幸福穩(wěn)定的生活。
（一）城管局的檔案在城市建設(shè)過(guò)程中是一個(gè)重要的信息庫(kù)。在城市的管理、規(guī)劃以及人們的日常生活中能夠發(fā)揮其實(shí)用價(jià)值。城管局的工作人員可以利用檔案管理工作所保存的信息，配以城管局的宣傳照片，對(duì)廣大市民進(jìn)行宣傳，促使市民認(rèn)識(shí)到市容環(huán)境衛(wèi)生、城市規(guī)劃管理以及城市綠化管理與自己的日常生活息息相關(guān)，從而有利于城管工作的順利開(kāi)展。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的宣傳之后，市民們意識(shí)到了自己的一言一行與城市的發(fā)展共生息，所以會(huì)注意自己的言行，使之與城市的發(fā)展相配套，促進(jìn)城市的發(fā)展。
（二）城管局的檔案是城市建設(shè)和發(fā)展的“鏡子”。其記載的信息不但可以為城管工作人員提供資料，提高他們的工作效率，同時(shí)還能反映出該城市的管理工作是否切實(shí)到位，是否取得有效的成果。例如，在城區(qū)的某個(gè)管理區(qū)域中，當(dāng)工作人員碰到一些棘手的問(wèn)題時(shí)，就可以從檔案庫(kù)里調(diào)取資料，與所遇到的問(wèn)題進(jìn)行對(duì)比和分析，查找其相同之處和不同之處，經(jīng)過(guò)分析之后，得出最佳的處理方案，力爭(zhēng)得到盡人意的處理效果，提高城管工作人員在市民心目上的形象。
（三）城管局的檔案是衡量本單位工作人員業(yè)績(jī)和管理水平的尺寸。檔案管理工作中的記錄程序，不但可以顯示本單位的優(yōu)秀成果，同時(shí)還可以對(duì)本單位工作人員的工作業(yè)績(jī)和管理水平進(jìn)行衡量。在年終考評(píng)時(shí)，城管局的領(lǐng)導(dǎo)在審查本單位的檔案管理工作時(shí)，可以提取檔案室的第一手資料，對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)分析，落實(shí)到每一位工作人員的身上，根據(jù)他們?cè)谌甑墓ぷ鲾?shù)量和工作質(zhì)量，對(duì)他們的工作成效進(jìn)行考核。對(duì)于考核優(yōu)秀者，則給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于考核不合格或較差者，則嚴(yán)格他們“查缺補(bǔ)漏”，把自己工作過(guò)程中的不足之處查找出來(lái)，分析原因，對(duì)癥下藥，盡可能把自己的工作做得更完美。
（四）城管局的檔案管理工作在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的作用愈顯重要性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展，城管局的檔案管理工作借助“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的各種先進(jìn)技術(shù)，有著更好的發(fā)展前景。在開(kāi)發(fā)有效的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，把城管工作中的影像材料、文字材料、圖紙材料以及錄音材料保存下來(lái)，并使之變成現(xiàn)代化的有效信息，從而推進(jìn)城市管理和建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。
（一）管理投入不足，硬件滯后
體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫(kù)房多是普通的辦公用房，沒(méi)有配置檔案保管所需的“八防”設(shè)施，與檔案安全保管差距甚大。
（二）人員配備不足，素質(zhì)不高
檔案室很少設(shè)有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)的，且變更比較頻繁；兼職人員無(wú)法保證有充足的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致學(xué)校人事檔案管理建設(shè)滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進(jìn)行。
二、改進(jìn)中小學(xué)校人事檔案管理工作的建議
（一）提高檔案意識(shí)，建立健全各項(xiàng)制度
制度建設(shè)是做好工作的前提和保障。要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在學(xué)校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、保密和利用等各個(gè)方面都要得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識(shí)的工作氛圍。當(dāng)然，這必須進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理制度，并在落實(shí)上下功夫。因此，要建立健全學(xué)校人事檔案的收集補(bǔ)充制度、轉(zhuǎn)遞制度、移交制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責(zé)等。做到制度造冊(cè)上墻，簿冊(cè)與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺(tái)賬清楚，責(zé)任分明。
（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)
做好中小學(xué)校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面過(guò)得硬的人事檔案工作隊(duì)伍。首先，要有較高的政治素質(zhì)。要重視和加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，特別是要重視對(duì)新《條例》的學(xué)習(xí)。要通過(guò)學(xué)習(xí)使自身有較高的綜合素質(zhì)，有嚴(yán)格的組織紀(jì)律，有良好的職業(yè)道德。同時(shí)要求淡泊名利，忠于職守，踏實(shí)工作，提高為檔案事業(yè)建功的責(zé)任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。要加大對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，滿足人事工作的需要。在培訓(xùn)形式上采取集中培訓(xùn)與以會(huì)代訓(xùn)相結(jié)合，也可安排外出參觀學(xué)習(xí)，拓寬視野，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)。第三，要有較強(qiáng)的服務(wù)觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務(wù)于學(xué)校的人事管理工作，因此說(shuō)人事檔案工作服務(wù)性較強(qiáng)。這就要求人事檔案的工作人員樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)觀念，時(shí)刻從大局出發(fā)，為全校的管理工作做好服務(wù)。
（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案保管條件
檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案庫(kù)房的維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算，各個(gè)學(xué)校要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、防光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的學(xué)校還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)軟件，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
（四）加強(qiáng)信息化，提高檔案管理水平
關(guān)鍵詞：干部人事檔案；落實(shí)責(zé)任；優(yōu)化環(huán)境；規(guī)范管理
近幾年來(lái)，宜昌市住建委認(rèn)真貫徹市委組織部關(guān)于全面推進(jìn)干部人事檔案管理的要求，強(qiáng)化規(guī)范管理，夯實(shí)基礎(chǔ)工作，干部人事檔案工作取得明顯成效。我委屬事業(yè)單位共10個(gè)，其中副縣級(jí)事業(yè)單位2個(gè)，公益一類事業(yè)單位4個(gè)、公益二類事業(yè)單位4個(gè)，有2個(gè)單位即將改企?，F(xiàn)有在職人員檔案164冊(cè)，退休人員檔案51冊(cè)。檔案實(shí)行集中存放，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人。2011年順利完成住建系統(tǒng)干部人事檔案改版升級(jí)工作；2015年完成住建委機(jī)關(guān)公務(wù)員和委屬事業(yè)單位科級(jí)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。目前住建系統(tǒng)11家單位均獲得檔案達(dá)標(biāo)省一級(jí)、檔案達(dá)標(biāo)3A、檔案達(dá)標(biāo)2A級(jí)單位認(rèn)證。
1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。落實(shí)檔案管理責(zé)任
我委高度重視干部人事檔案管理工作，堅(jiān)持把檔案管理工作作為干部工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，定期研究、強(qiáng)化監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。將理順管理體制作為檔案目標(biāo)管理的首要任務(wù)，科學(xué)劃定管理范圍，住建委作為主管部門(mén)，承擔(dān)了全系統(tǒng)的干部檔案集中保管任務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)委屬單位管檔人員進(jìn)行指導(dǎo)，采取集中培訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、以查代訓(xùn)等多種形式，對(duì)管檔人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，為干部人事檔案管理工作提供了人力保障。
2 注重基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化檔案管理環(huán)境
我們一方面重視硬件設(shè)施建設(shè)，投入資金用于干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照規(guī)范做到 “三室”（檔案室、閱檔室、辦公室）分開(kāi)，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、放高溫）設(shè)施齊全，庫(kù)房防盜設(shè)施（鐵門(mén)、鐵柜）到位，提升了檔案管理環(huán)境。
另一方面，加制度建設(shè)，要求管檔單位，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》，規(guī)范干部檔案日常管理，重點(diǎn)修訂完善了干部人事檔案收集、鑒別、整理、歸檔、查借閱、安全保密、轉(zhuǎn)遞移交、崗位責(zé)任等8項(xiàng)管理制度，健全了《干部檔案查借閱登記薄》、《干部檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記薄》、《干部檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記薄》等日常工作制度。做到制度上墻，責(zé)任落實(shí)，規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，使干部人事檔案管理工作逐步精細(xì)化。堅(jiān)決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無(wú)《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍的不查，費(fèi)正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借；個(gè)人帶擋不轉(zhuǎn)，沒(méi)有調(diào)動(dòng)的通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。特別是針對(duì)干部流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步現(xiàn)象，嚴(yán)格按照管理權(quán)限，對(duì)不在本單位的人員的檔案及時(shí)妥善處理，有效避免“人檔分離”的情況發(fā)生。
3 提升內(nèi)在質(zhì)量，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)
始終把干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)作為工作重點(diǎn)，確保干部人事檔案能夠準(zhǔn)確全面反映干部的基本信息和主要表現(xiàn)，做到“四個(gè)更加”：即材料更加齊全，手續(xù)更加完備，信息更加準(zhǔn)確、歸檔裝訂更加規(guī)范，提升了干部人事檔案的內(nèi)在質(zhì)量和利用價(jià)值。一是建立了覆蓋干部人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，在普遍性、階段性工作中形成的特殊材料進(jìn)行定期收集，并對(duì)所缺失的材料逐個(gè)填寫(xiě)《缺失材料登記表》，明確按干部屬地管理原則進(jìn)行收集。對(duì)已無(wú)法收集而必須存檔的原始材料及時(shí)調(diào)查核實(shí)，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)辦。二是嚴(yán)格按照有關(guān)干部人事政策，對(duì)干部人事檔案中履歷材料、任免材料、工資材料、考察材料等手續(xù)不完備的信息項(xiàng)進(jìn)行充實(shí)完善。三是嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律，對(duì)從事檔案管理的工作人員嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理，實(shí)行誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)，確保檔案材料的完整性和真實(shí)性。四是嚴(yán)格按照政策要求和實(shí)事依據(jù)，對(duì)信息不一致的干部的“三齡兩歷”進(jìn)行審核認(rèn)定。將認(rèn)定后的“三齡兩歷”直接反饋給干部本人，如有不同意見(jiàn)繼續(xù)調(diào)查核實(shí)后重新認(rèn)定，確保了認(rèn)定結(jié)果的準(zhǔn)確性。五是按照干部人事檔案分類要求，在抓好干部人事檔案材料完整和信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，認(rèn)真對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別歸類，確保分類科學(xué)、裝訂規(guī)范。
4 加快信息建設(shè)，運(yùn)用檔案管理成果
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；現(xiàn)狀；信息化管理
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和工作基礎(chǔ)，是開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)庫(kù)，是醫(yī)院考察和選拔領(lǐng)導(dǎo)干部，加強(qiáng)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)。隨著人事制度的不斷改革和人員流動(dòng)政策的逐步開(kāi)放，把人事檔案管理從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化信息技術(shù)層面上來(lái)，實(shí)現(xiàn)和發(fā)展人事檔案管理信息化，是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是人事管理工作發(fā)展的必然要求。
1 人事檔案工作的目前現(xiàn)狀
1.1檔案的規(guī)章制度不完善，執(zhí)行力度不夠 人事檔案管理工作一直都是朝著法制化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展，它要求有完整規(guī)章制度和科學(xué)的工作制度。在制度建設(shè)方面我們還是在沿用舊的制度，隨著衛(wèi)生體系制度的不斷改變，規(guī)章制度要求的歸檔范圍太過(guò)狹窄，對(duì)于人事檔案管理過(guò)程中不斷出現(xiàn)的新情況和新材料，舊的規(guī)章制度就比較不適用，也無(wú)法按章執(zhí)行。不完善和健全收集、整理、鑒定、銷毀、利用、歸檔材料規(guī)范、保密、借閱、轉(zhuǎn)遞等這些規(guī)章制度，就很困難確保制度的有力執(zhí)行，很難嚴(yán)格按章辦事和提高人事檔案工作的科學(xué)化管理水平。
1.2對(duì)人事檔案管理的意識(shí)不足，重視度不夠 人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，它不只是日常抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和管理的工作量來(lái)配備專職人事檔案工作人員，而不是由辦公室的人員兼任，使得人事檔案工作長(zhǎng)期的處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。
1.3資料信息收集不及時(shí)、不全面，檔案資料不完整 在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專業(yè)技術(shù)職稱、學(xué)歷繼續(xù)教育、調(diào)整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個(gè)部門(mén)，材料時(shí)間不一，收集難度大，而這些都必須形成檔案材料分類整理到每個(gè)人的檔案中。
1.4管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，檔案制作不規(guī)范 人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜瑣碎且連續(xù)性極強(qiáng)的工作，如果沒(méi)有一定的人力投入，就不可能保證檔案管理的質(zhì)量。部分人員雖然知道人事檔案要分類進(jìn)行保存，但由于專業(yè)性不強(qiáng)、培訓(xùn)力度不夠，在分類上把握不準(zhǔn)，隨意性很大，影響了分類的統(tǒng)一性。近幾年，干部檔案材料的分類、裝訂的要求都在不斷的調(diào)整，不斷的按照新的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整理，例如，近兩年來(lái)紙張統(tǒng)一使用A4紙規(guī)格的辦公用紙，以往16開(kāi)規(guī)格的檔案材料以及那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工。同時(shí)還要注意避免人事檔案中時(shí)再有16開(kāi)紙規(guī)格的材料歸檔，逐漸將16開(kāi)紙?zhí)鎿Q成A4紙的規(guī)格，避免影響了整份人事檔案的美觀。
1.5檔案資料利用度不夠，社會(huì)利用效率低 醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長(zhǎng)期從事實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)果，但目前對(duì)檔案資料的使用價(jià)值重視不夠，對(duì)檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)。
當(dāng)然，人事檔案管理工作當(dāng)前現(xiàn)狀遠(yuǎn)不止這些，但足以引起我們檔案管理工作者的思考。在如今現(xiàn)代化的高科技信息時(shí)代，我們應(yīng)及時(shí)分析醫(yī)院人事檔案管理所而臨的新形勢(shì)，改革和創(chuàng)新新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理方法，運(yùn)用信息化技術(shù)發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院重要作用，對(duì)數(shù)字信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的意義有以下幾點(diǎn)拙見(jiàn)。
2 信息化對(duì)人事檔案管理工作的作用
2.1發(fā)展檔案信息化，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平 檔案信息化管理是檔案管理工作思想上的一次重要飛躍，它使我們的觀察視野從純手工操作擴(kuò)大到整個(gè)檔案數(shù)字信息化管理，它是一次點(diǎn)到面的轉(zhuǎn)換。檔案信息自動(dòng)化包括檔案工作的各個(gè)模塊和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范性.檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一套體系.要發(fā)展檔案數(shù)字化信息建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、掌握好兩者相輔相成、互相推進(jìn)的關(guān)系。
2.2提高檔案管理工作的效率 一直以來(lái)，人事檔案管理主要側(cè)重于檔案的實(shí)體管理，檔案人員往往都是手收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)和發(fā)展人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統(tǒng)的人化向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變，人事信息檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等將變得更為快捷、準(zhǔn)確。管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開(kāi)發(fā)和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。
2.3有效保護(hù)紙質(zhì)檔案 人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護(hù)顯得尤為重要。平時(shí)人事檔案利用率就非常高，如遇人事?tīng)?zhēng)議、調(diào)資等特殊情況，翻閱次數(shù)就更多，加上反復(fù)拆裝，檔案往往不堪重負(fù)。有了人事檔案理系統(tǒng)，人員信息只需從數(shù)據(jù)庫(kù)，除了在信息輸入時(shí)需要使用檔案，很少再接觸原件，減少了與原始材料的接觸，大大延長(zhǎng)了原始材料的壽命。
2.4檔案信息儲(chǔ)存更全面、及時(shí)、快速 建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，除了要加大數(shù)據(jù)庫(kù)信息完整、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；還要及時(shí)修改補(bǔ)充信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時(shí)耗力地在檔案室進(jìn)行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問(wèn)題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。
3 發(fā)展人事檔案管理信息化技術(shù)的方法
3.1建立長(zhǎng)期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度 要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進(jìn)行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開(kāi)展。可制定信息系統(tǒng)科學(xué)的用戶權(quán)限使用制度，系統(tǒng)的維護(hù)要經(jīng)常和定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)更新，平時(shí)也要有定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)，做到有備無(wú)患。
3.2強(qiáng)化培訓(xùn)，提高對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí) 單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極參加檔案相關(guān)管理部門(mén)組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)培訓(xùn)，應(yīng)組織與人事檔案材料收集密切相關(guān)科室和個(gè)人學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，平時(shí)應(yīng)通過(guò)海報(bào)、網(wǎng)絡(luò)等形式及時(shí)傳達(dá)最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識(shí)就會(huì)自然而然的增強(qiáng)，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時(shí)也可以及時(shí)更新和維護(hù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而使得人事檔案信息系統(tǒng)能及時(shí)主動(dòng)地為醫(yī)院的人事、科研、教學(xué)等各項(xiàng)工作服務(wù)。
3.3加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù) 人事檔案管理是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)、嚴(yán)密性很高的工作，我們?cè)诖_?；镜挠布O(shè)備建設(shè)完好的前提下，要加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的日常管理與更新維護(hù)，嚴(yán)格管理控制設(shè)置使用權(quán)限，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全。
總之，資源信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理也是必然趨勢(shì)。它對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，我們要采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。對(duì)醫(yī)院合理配置人員、開(kāi)發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]胡玉娥.淺談數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2011，07：689-690.
[2]吳愛(ài)霞，沈燕金.淺析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].醫(yī)學(xué)信息，2011，09：5649.
關(guān)鍵詞：檔案管理；質(zhì)量評(píng)估；問(wèn)題；提高
中圖分類號(hào)：G279.27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2012）29-0060-02
質(zhì)量是組織和個(gè)人關(guān)注的焦點(diǎn)，沒(méi)有質(zhì)量就沒(méi)有效益。隨著我國(guó)人事檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作質(zhì)量日益受到人們的重視。檔案工作質(zhì)量評(píng)估是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案的管理工作的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行審核，審核其是否到達(dá)預(yù)期的工作目標(biāo)。關(guān)注檔案質(zhì)量，對(duì)檔案工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估既是檔案工作自身的需要，也是社會(huì)發(fā)展的需要。
1 企業(yè)人事檔案管理工作的作用
1.1 促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展
當(dāng)今社會(huì)，國(guó)際之間的競(jìng)爭(zhēng)是綜合國(guó)力的競(jìng)爭(zhēng)，歸根結(jié)底是科技和人才競(jìng)爭(zhēng)。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，人才在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)、國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)、企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)顯得尤為重要。人事檔案管理工作是人才工作的重要組成部分，做好企業(yè)人事檔案工作，可以極大的促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作。人事檔案工作管理的好，檔案能夠反映人才的客觀情況，有助于企業(yè)根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)合理安排工作，有助于企業(yè)開(kāi)發(fā)人才資源，極大發(fā)揮人才的聰明才智，調(diào)動(dòng)員工的積極性，貢獻(xiàn)自己的力量，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。如果人事檔案殘缺不全，人事檔案管理工作混亂不堪，不能使各類人才得到充分的使用，影響甚至阻礙企業(yè)的發(fā)展。
1.2 促進(jìn)企業(yè)人才的選拔
由于人事檔案真實(shí)、客觀地反映了員工的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)績(jī)等情況，所以對(duì)企業(yè)錄用新的人才提供了重要的依據(jù)。做好人事檔案管理工作，可以有效的提供系統(tǒng)、全面的人事檔案信息，促進(jìn)了企業(yè)人才的選拔。同時(shí)，做好人事檔案管理工作利于對(duì)員工的情況全面了解，利于制定出科學(xué)合理的人才培訓(xùn)、培養(yǎng)計(jì)劃，為企業(yè)培養(yǎng)優(yōu)秀人才。
1.3 利于對(duì)人才進(jìn)行人性化管理
企業(yè)根據(jù)員工的檔案可以有針對(duì)性的對(duì)員工提供幫助，解決員工困難；可以分析員工的發(fā)展?jié)摿?，以人為本，幫助員工制定科學(xué)、合理的職業(yè)規(guī)劃；可以使員工在工作合理的工作崗位上，最大發(fā)揮自身的潛力，實(shí)現(xiàn)員工的自身價(jià)值；可以根據(jù)員工不同的特點(diǎn)，選擇最恰當(dāng)?shù)募?lì)方式，提高員工的積極性，提供員工的忠誠(chéng)度，減少離職率。
1.4 保障個(gè)人利益
由于人事檔案具有真實(shí)性、客觀性、歷史性，隨著個(gè)人的成長(zhǎng)，不斷加入新的內(nèi)容，是人生的一面鏡子，伴隨著每個(gè)人的一生，所以人事檔案具有不可代替的憑證作用。當(dāng)個(gè)人工作調(diào)動(dòng)、入黨政審、職稱評(píng)審等必須經(jīng)過(guò)檔案的審核。如果人事檔案管理工作沒(méi)有做好，檔案遺失或檔案材料殘缺不全，就可能不能進(jìn)行有關(guān)的活動(dòng)，損害其合法權(quán)益，影響個(gè)人利益。
2 檔案工作質(zhì)量評(píng)估原則
2.1 客觀性
檔案管理工作本身是一件客觀性的工作，對(duì)此進(jìn)行的質(zhì)量評(píng)價(jià)也應(yīng)該客觀的，檔案管理工作評(píng)估的指標(biāo)和評(píng)價(jià)內(nèi)容也應(yīng)該具有客觀性，排除主觀因素的干擾。通過(guò)檔案工作質(zhì)量評(píng)估來(lái)客觀反映檔案管理工作的問(wèn)題和內(nèi)容，符合檔案管理管理工作的實(shí)際和需求。
2.2 實(shí)用性
檔案的質(zhì)量影響檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。檔案質(zhì)量高，檔案的開(kāi)發(fā)價(jià)值也就高。檔案工作質(zhì)量之所以可以得到越來(lái)好的發(fā)展，其中檔案工作質(zhì)量評(píng)估功不可沒(méi)，檔案工作質(zhì)量評(píng)估具有一定的實(shí)用性，能夠切實(shí)的對(duì)檔案工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，經(jīng)得住時(shí)間的檢驗(yàn)。當(dāng)然檔案管理工作還可以在實(shí)用性方面取得更大的進(jìn)展，使評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容更易于被工作人員接受，使用更方便，進(jìn)一步督促檔案工作的發(fā)展。
2.3 導(dǎo)向性
檔案工作質(zhì)量評(píng)估應(yīng)該遵循檔案事業(yè)的發(fā)展方向，通過(guò)具體的評(píng)估指標(biāo)來(lái)體現(xiàn)國(guó)家對(duì)于檔案工作的具體要求；檔案質(zhì)量評(píng)估工作為各檔案管理部門(mén)制定各自檔案工作計(jì)劃的依據(jù)，體現(xiàn)日常檔案工作中的主要工作環(huán)節(jié)和工作重點(diǎn)，指出各級(jí)檔案部門(mén)和各類檔案機(jī)構(gòu)的工作重點(diǎn)。
2.4 科學(xué)性
檔案質(zhì)量評(píng)估工作能夠科學(xué)的、合理的、規(guī)范的反映檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)律和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，這就要求對(duì)檔案工作質(zhì)量有科學(xué)規(guī)范的評(píng)價(jià)體系，有科學(xué)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及程序，帶動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。
2.5 程序性
檔案管理工作評(píng)估必須遵循一定的程序。評(píng)估工作基本分為自評(píng)摸底、核實(shí)公示、實(shí)地測(cè)評(píng)、結(jié)果反饋、總結(jié)評(píng)議五個(gè)步驟。自評(píng)摸底按照文件精神及評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自查、整改、自評(píng)，形成自評(píng)報(bào)告。核實(shí)公示是對(duì)自評(píng)材料準(zhǔn)備情況進(jìn)行核實(shí)，并在國(guó)家檔案局網(wǎng)站上予以公示。實(shí)地測(cè)評(píng)是將評(píng)估委員會(huì)組成若干評(píng)估小組，分別到各地進(jìn)行實(shí)地測(cè)評(píng)。結(jié)果反饋是評(píng)估小組向被評(píng)估單位及當(dāng)?shù)胤止軝n案工作的領(lǐng)導(dǎo)反饋評(píng)估情況?？偨Y(jié)評(píng)議是對(duì)評(píng)估工作情況進(jìn)行分析、總結(jié)，形成書(shū)面綜合評(píng)估報(bào)告報(bào)國(guó)家檔案局。
3 檔案工作質(zhì)量評(píng)估存在的問(wèn)題
3.1 目標(biāo)不明確
首先，檔案工作質(zhì)量評(píng)估機(jī)構(gòu)目的不明確，單純?yōu)榱嗽u(píng)估而評(píng)估，對(duì)于為企業(yè)和個(gè)人提供便利方面則不注重。有時(shí)評(píng)估只是象征性的工作，沒(méi)有真正去做好評(píng)估工作，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題。檔案管理部門(mén)應(yīng)付評(píng)估，一切工作都是為評(píng)估做準(zhǔn)備，沒(méi)有真正從為企業(yè)提供人才、為人才服務(wù)出發(fā)，甚至有的檔案管理工作部門(mén)只是在評(píng)估期間做檔案管理工作，臨時(shí)抱佛腳，只追求數(shù)量，不要求質(zhì)量，評(píng)估工作一旦結(jié)束，檔案管理工作也隨之結(jié)束，評(píng)估工作也沒(méi)有在這方面進(jìn)行評(píng)估。
3.2 準(zhǔn)備過(guò)程不規(guī)范
準(zhǔn)備過(guò)程不規(guī)范主要體現(xiàn)下面兩個(gè)方面：其一，過(guò)分追求形式統(tǒng)一。做好檔案質(zhì)量評(píng)估工作，進(jìn)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是必要的，但是要有個(gè)度，過(guò)分追求形式統(tǒng)一，不僅會(huì)給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也會(huì)檔案本身造成損害。其二，評(píng)估準(zhǔn)備工作沒(méi)有分清主次。很多企業(yè)在檔案質(zhì)量評(píng)估投入很大較大的資金用于先進(jìn)設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)，完善硬件條件，硬件條件建設(shè)很好，但是卻忽視了檔案本身的質(zhì)量更為重要，材料用筆不規(guī)范書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，字跡不耐久等。
3.3 評(píng)估整改工作沒(méi)有做好
檔案工作質(zhì)量評(píng)估目的是發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問(wèn)題，指出后進(jìn)行整好，使檔案管理工作做得更好。但是如果指出問(wèn)題后，檔案管理部門(mén)沒(méi)有去改正，評(píng)估工作也就沒(méi)有意義。很多檔案管理部門(mén)對(duì)于評(píng)估給出的意見(jiàn)沒(méi)有及時(shí)整改，等到下次評(píng)估工作時(shí)才進(jìn)行突擊更改，甚至有些企業(yè)根本不進(jìn)行整改，這樣使檔案質(zhì)量評(píng)估工作的效果大打折扣。
4 提高檔案工作質(zhì)量評(píng)估的對(duì)策建議
4.1 轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)教育
加強(qiáng)評(píng)估人員及檔案管理人員的教育，使改善評(píng)估工作，加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量的重要條件。讓評(píng)估人員及檔案管理人員參見(jiàn)培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)講座，進(jìn)行繼續(xù)教育，加強(qiáng)思想政治學(xué)習(xí)，真正做到以評(píng)促建、以評(píng)促改。
4.2 加強(qiáng)日常評(píng)估，注重整改
講評(píng)估工作量化的日常的工作中去，從檔案日常管理工作入手，完善細(xì)節(jié)。在評(píng)估工作中注重檔案質(zhì)量，以提高質(zhì)量為主，追求質(zhì)量與形式共同提高。在評(píng)估工作提出的意見(jiàn)，要督促檔案管理部門(mén)進(jìn)行整改，真正促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
4.3 加強(qiáng)監(jiān)督
為完善評(píng)估工作，加強(qiáng)檔案工作質(zhì)量，需加強(qiáng)檔案質(zhì)量評(píng)估工作的監(jiān)督。
①主管部門(mén)進(jìn)行定期考核。主管部門(mén)進(jìn)行定期對(duì)評(píng)估工作、評(píng)估整改工作進(jìn)行考核。
②中介機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)。引入中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行測(cè)評(píng)不僅能激勵(lì)評(píng)估部門(mén)做好評(píng)估工作、檔案管理部門(mén)高質(zhì)高效的管理人事檔案，同時(shí)使檔案評(píng)估、管理更加全民化、透明化，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。
③個(gè)人監(jiān)督。員工本著對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，進(jìn)行對(duì)檔案評(píng)估工作、檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。
5 結(jié) 語(yǔ)
進(jìn)行檔案工作質(zhì)量的評(píng)估可以提高檔案質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，使檔案科學(xué)規(guī)范的同時(shí)，更好的為企業(yè)和個(gè)人服務(wù)。為此，要加強(qiáng)對(duì)檔案評(píng)估工作的研究，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以改正，真正達(dá)到評(píng)估促進(jìn)檔案管理工作整改、提高和發(fā)展的目的。
參考文獻(xiàn)：
[1] 馮惠玲，張緝哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006.
[2] 黃明初.開(kāi)展檔案事業(yè)發(fā)展綜合評(píng)估工作的效應(yīng)[J].中國(guó)檔案，2008，（3）.
[3] 李麗燕.我國(guó)綜合性檔案館效益評(píng)估指標(biāo)體系的構(gòu)建及實(shí)證研究[D].杭州：浙江大學(xué)，2010.
[4] 劉菁.檔案信息化指標(biāo)體系研究——基于實(shí)證和定量方法的分析[D].杭州：浙江大學(xué)，2009.
[5] 石敦良.淺談高校檔案評(píng)估工作的作用和原則[J].成都電子機(jī)械高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2010，（3）.
[6] 王小山，王運(yùn)彬.檔案信息質(zhì)量評(píng)價(jià)之指標(biāo)體系構(gòu)建[J].檔案管理，2008，（4）.
[7] 嚴(yán)桂夫，程潛龍，邱旻.加入 WTO 與檔案事業(yè)發(fā)展對(duì)策研究[J].檔案學(xué)研究，2003，（1）.
[8] 陳迎霞.高校檔案質(zhì)量評(píng)估方法與指標(biāo)設(shè)計(jì)[J].蘭臺(tái)世界，2008，（1）.
[9] 房春安，李文樸.怎樣搞好檔案考評(píng)定級(jí)工作[J].機(jī)電兵船檔案，1997，（2）.
[10] 梁建梅.關(guān)于完善機(jī)關(guān)檔案工作質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007，（17）.
