發(fā)布時間：2023-06-30 16:07:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的采購合同規(guī)范管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞:物資采購合同管理
中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A
一、引言
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體系的逐步完善，企業(yè)物資供應(yīng)環(huán)境市場化水平越來越高。由于在物資采購過程中，存在較多風(fēng)險，通過實施合同管理，減少采購漏洞，提高管理水平。
二、.合同管理的必要性
(1）合同風(fēng)險是客觀存在的。據(jù)統(tǒng)計，近五年，我國社會經(jīng)濟因合同欺詐，三角債等誠信缺失所產(chǎn)生的成本約占每年GDP比重的10%-20%。其中因為合同欺詐造成的直接經(jīng)濟損失約55億元，逃避債務(wù)造成的直接經(jīng)濟損失約1800億元，產(chǎn)品質(zhì)量低劣和售假造成的各種經(jīng)濟損失約2000億元。在合同履行方面，我國91.4%的企業(yè)不同程度的存在合同糾紛，其中7.1%的企業(yè)合同糾紛在10起以上。這說明信用缺失越來越成為企業(yè)經(jīng)營中的潛在風(fēng)險，威脅到了企業(yè)合同履行的安全。
(2）合同管理工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關(guān)。企業(yè)管理涉及許多方面，但主要是圍繞產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，而這三個環(huán)節(jié)都是由合同來連接的?？梢哉f，沒有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒有效益可言。
(3）合同法律風(fēng)險具有可控性。由于合同法律風(fēng)險發(fā)生原因，產(chǎn)生結(jié)果具有約定性，并有法律條文的指導(dǎo)，因而具有很強的預(yù)見性和可控性，可通過構(gòu)建合同法律風(fēng)險防范體系，把合同法律風(fēng)險控制在最小范圍內(nèi)，或從源頭上消除。
三、物資采購合同管理
1. 簽約管理。
對采購合同進行分類，并且嚴格審核重要合同。一般來講，采購合同涉及的款項超過50萬元就算是重大合同，這些合同對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重大的影響，在物資采購合同的管理中，應(yīng)當嚴格審核，確認合同的條款內(nèi)容，防止雙方發(fā)生權(quán)益糾紛。審核的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是對合同當事人的資格進行審核，應(yīng)當當事人出具各種證明，以證明其有資格代表企業(yè)簽訂合同；二是對采購合同中的物品的種類、質(zhì)量和數(shù)量進行審核，要求物品具有詳細的信息銘牌，計量必須使用國家設(shè)定有計量標準的數(shù)量單位，質(zhì)量應(yīng)當以國家標準或者行業(yè)標準為主；三是對物品交貨方式條款的審核，一般來講，交貨風(fēng)險都是由賣家承擔；四是違約責任的審核，物資采購合同中都規(guī)定有對方違反合同規(guī)定的處罰方式，應(yīng)當注意的是，處罰方式應(yīng)當具體；五是價款的支付審核，對價款的如何有效地約定，會直接關(guān)系到合同是否會順利履行；六是合同爭議的解決辦法。
2、履約管理
對于物資采購合同，其合同履行流程中包括兩個非常重要的環(huán)節(jié)：一是貨物驗收，買方應(yīng)當仔細檢查物品是否存在質(zhì)量或者數(shù)量上的誤差；二是價款支付復(fù)序，財務(wù)部門應(yīng)當根據(jù)合同規(guī)定的內(nèi)容支付貨款，并且辦理相關(guān)的手續(xù)。如果在合同履行的過程中出現(xiàn)問題，其中一方不能夠正常履行合同的時候，可以尋求法律的援助。
3、結(jié)果管理
首先，應(yīng)當妥善的保存合同的原件，這是合同履行過程的必要條件，也是索賠的最直接證據(jù)。而且，合同中一般還會包含一些企業(yè)不愿意公開的商業(yè)機密，所以對于物資采購合同，應(yīng)當配備專門的保管人員。合同一般分類保管。
其次合同管理部門應(yīng)該定期對經(jīng)辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統(tǒng)計，準確掌握合同業(yè)務(wù)量的基本信息，分析相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)從而，針對性地開展履行監(jiān)督和檢查工作，及時總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗，提高合同管理水平。
四、加強物資采購管理的基本措施。
1.做好物資采購合同審核。
（1）對合同當事人主體資格的審核。這是首要確認的問題，也是防止合同風(fēng)險的有力措施。因為合同當事人的資質(zhì)和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應(yīng)先要求對方出示營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證及組織代碼證，還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品，對方須有國防科工委頒發(fā)的《民用爆破器材生產(chǎn)企業(yè)憑照》和國家煤礦安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局頒發(fā)的《煤礦礦用產(chǎn)品安全標志證書》。采購煤礦專用機電設(shè)備、支護產(chǎn)品、通風(fēng)材料、輸送皮帶等井下礦用產(chǎn)品，對方須有煤安標志證書。
（2）對合同標的物、數(shù)量、質(zhì)量條款的審核。審查標的條款時，不僅要有貨物名稱，還須加上貨物牌號、商標、型號、規(guī)格、品種、生產(chǎn)廠家等。數(shù)量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計量標準的數(shù)量單位。根據(jù)標的特點，有些還需注明標的正負誤差、合理磅差等。質(zhì)量標準條款中采用國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準的，要寫明標準名稱、代號或編號。
（3）合同標的物交（提）貨方式條款的審核。我國《合同法》對于買賣合同的動產(chǎn)標的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔，交付之后由買受人承擔。如果采用送貨的交貨方式，那么貨物在途中的風(fēng)險由出賣人承擔；如果采用自提方式，那么貨物回途的風(fēng)險由買受人承擔。所以，交（提）貨方式條款中，作為產(chǎn)品買受方來說，盡量約定由對方送貨的方式。
2.實行物資采購合同管理。
在研究和建立合同管理模式時，要注意其可操作性，不脫離現(xiàn)狀又不停留于現(xiàn)狀，從現(xiàn)狀向既定的目標過渡。力求現(xiàn)實性與超前性相統(tǒng)一，理論性操作性與實際可操作性相統(tǒng)一，既滿足現(xiàn)實應(yīng)用的要求又為以后的發(fā)展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現(xiàn)象羅列和一般化經(jīng)驗總結(jié)上，要著力于目標管理和系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)論的運用上，由此可達到以下三個目的：（1）探索一個具有科學(xué)性、可行性和階段性的管理目標；（2）制訂一個具有整體性、層次性、協(xié)調(diào)性和開放性的完整管理體系；（3）確立一個具有動態(tài)的，受信息調(diào)節(jié)而又符合法律規(guī)范的控制體系。
在企業(yè)的對外經(jīng)濟合同中，應(yīng)把所有的物資采購業(yè)務(wù)納入合同管理，把主要注意力集中到提高企業(yè)整體效益上，對反映經(jīng)濟活力契約化水平的各項指標實行全額管理。主要包括以下要求：一是規(guī)范使用合同文本。二是實行合同全過程管理。三是運行業(yè)務(wù)合同化機制。
3. 加強物資采購合同管理的管理職能
全面貫徹落實“管理第一位”，實現(xiàn)“兩個根本轉(zhuǎn)變”指導(dǎo)思想，強化責任意識、精細嚴謹、務(wù)實創(chuàng)新，做到以事前法律防范、事中法律控制為主、事后法律補救為輔的原則，認真履行合同管理職責。合同管理人員要熟悉業(yè)務(wù)，將合同管理滲透到業(yè)務(wù)中，全程監(jiān)控、全程管理、整體把握，幫助解決企業(yè)的經(jīng)營管理過程中的法律問題，當好企業(yè)的衛(wèi)士。實現(xiàn)法律風(fēng)險全面、規(guī)范、動態(tài)管理，對風(fēng)險的程度和范圍進行評估，制定應(yīng)急預(yù)案并組織落實。開展合同管理學(xué)習(xí)交流。舉辦合同管理信息簡報，案例分析等，共享知識和經(jīng)驗。
4.強化物資采購合同的履行監(jiān)管，堵塞管理漏洞。
首先，嚴格按照相關(guān)管理制度履行職責，避免因失職、瀆職而承擔管理上的責任；第二，如發(fā)現(xiàn)訂單價格與框架協(xié)議價格約定不符，保留向供應(yīng)商要求返還不當?shù)美臋?quán)利，切實維護企業(yè)合法權(quán)益。第三、完善制訂違約合同索賠管理制度，嚴格索賠的審核、審批權(quán)限，規(guī)范索賠流程操作，禁止擅自放棄追索權(quán)。
5. 制訂物資采購合同管理計劃
物資采購合同管理計劃中必須要有相應(yīng)的資料，如供應(yīng)商的詳細資料（如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、中石油電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商成員證、準入證等），以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應(yīng)戰(zhàn)略等資料。
制定合同進度表，此表中應(yīng)包括各類“作業(yè)活動”的描述以及檢查點的確定，當要求交貨期非常重要時，還要注明各類“作業(yè)活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發(fā)現(xiàn)各種偏差并采取糾正措施。“作業(yè)活動”就是指合同實施過程中必須要進行的具體工作或一系列的相關(guān)工作，例如，設(shè)備組裝、測試、包裝、運輸?shù)?。它需要持續(xù)的消耗時間來執(zhí)行，而且需要使用資源。
合同預(yù)算，在支出較高的時候，你可能期望供應(yīng)目標的實現(xiàn)應(yīng)保持在一個合適的成本范圍內(nèi)，即使沒有這樣一個目標存在，采購專業(yè)人員也有責任來保證適當?shù)乜刂瞥杀?，這就要保證成本在批準的預(yù)算范圍內(nèi)。被批準的預(yù)算包括根據(jù)合同支付給供應(yīng)商的款項、應(yīng)急費用和工時預(yù)算，這幾項是必須的財務(wù)支出。
合同質(zhì)量計劃，它是質(zhì)量管理的原始文件。當采購風(fēng)險不容忽視的物資時，如當采用新技術(shù)或使用新供應(yīng)商時，購買方希望能夠?qū)|(zhì)量管理施加影響。這樣，大多數(shù)情況下就應(yīng)該商定一個質(zhì)量計劃并將它納入合同之中，成為合同項下的完成目標。
五、結(jié)束語。
物資采購合同管理工作同業(yè)務(wù)工作既有交叉又相互平行，綜合性較強，涉及面廣。實施物資采購合同管理時，需要業(yè)務(wù)人員和管理人員的大力配合，通過落實管理制度，履行崗位職責，提高物資采購管理水平。
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關(guān)鍵詞：公共采購；合同；訂立程序
程序化和規(guī)范化是公共采購合同訂立工作的內(nèi)在要求，強化公共采購合同訂立程序的管理已經(jīng)成為一項客觀需求。
一、采購信息
采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結(jié)果、供應(yīng)商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統(tǒng)計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商手中，直接關(guān)系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關(guān)系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應(yīng)及時采集公共采購的各類信息，交付信息機構(gòu)進行，以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中，采購信息應(yīng)把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據(jù)項目的特點設(shè)定合理的資格條件，但應(yīng)對所有供應(yīng)商一視同仁，不可人為設(shè)置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強信息工作的監(jiān)督管理，對違反相關(guān)規(guī)定的相關(guān)人員進行嚴肅處理。第三，對于的采購信息，應(yīng)積極進行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應(yīng)資質(zhì)能力的供應(yīng)商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業(yè)”和“行業(yè)電子”等問題。
二、遴選供應(yīng)商
遴選供應(yīng)商是直接關(guān)系到采購合同授予是否公正的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)[2]。評標委員會或談判小組須依據(jù)評價方法和評價標準等客觀因素，對參與采購的供應(yīng)商資格、報價、能力進行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優(yōu)先順序；采購人根據(jù)評審報告和候選單位建議擇優(yōu)確定供應(yīng)商，并將成交結(jié)果通知所有參與單位。
供應(yīng)商遴選過程中應(yīng)注意以下問題：
一方面，供應(yīng)商參與采購的基本資格和條件必須完全具備?！墩少彿ā?、《招標投標法》和《裝備采購條例》等明確規(guī)定了供應(yīng)商參與采購的基本條件，要求供應(yīng)商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力；具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度；具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；要求參加政府采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規(guī)定，采購人可以根據(jù)采購項目對供應(yīng)商規(guī)定“特定要求，對供應(yīng)商的資格進行審查。”
另一方面，為了保障評標委員會、談判小組對供應(yīng)商評審工作的順利進行，保證評審工作的統(tǒng)一性、公正性和透明性，在招標文件或采購公告的同時，應(yīng)明確并公開遴選供應(yīng)商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成，通常包括以下方面：一是技術(shù)因素，專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、專業(yè)人員技術(shù)掌握和運用程度、制造能力、專業(yè)設(shè)備數(shù)量和制造能力等；二是管理因素，包括供應(yīng)商的管理制度運行情況、質(zhì)量管理控制系統(tǒng)運行情況、質(zhì)量管理控制能力等；三是價格因素；四是履約保障因素，關(guān)鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進行維修保障；最后，對供應(yīng)商信譽、保密等方面也要設(shè)定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續(xù)談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應(yīng)商共同協(xié)商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應(yīng)當注意以下幾個問題：
第一，事無巨細，詳細寫明所有協(xié)議內(nèi)容。為了最大限度地避免糾紛的產(chǎn)生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據(jù)，合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術(shù)、價格、法律、社會實踐等領(lǐng)域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應(yīng)組織技術(shù)、價格、法律和談判等專業(yè)人員組成談判小組和起草小組，而且應(yīng)保證專業(yè)人員人數(shù)不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內(nèi)容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關(guān)系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機關(guān)（部門）行使管理職責的具體體現(xiàn)，對促進競爭采購，提高合同訂立質(zhì)量具有重要的監(jiān)督和把關(guān)作用，采購合同文本的審定內(nèi)容主要包括合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面，嚴格把握審查內(nèi)容的全面性。如裝備采購合同法規(guī)要求：“裝備采購主管機關(guān)（部門）應(yīng)當按照國家和軍隊的有關(guān)規(guī)定，對裝備采購合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、裝備技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費、價格以及其他合同條款進行全面審查?！绷硪环矫?，嚴格審查文字內(nèi)容的真實性、供應(yīng)商資格的真實性以及供應(yīng)商遴選過程的真實性。文字內(nèi)容不真實，違背采購人真實意圖和公共利益的，應(yīng)立即進行改正；供應(yīng)商資格不真實的，以及選定供應(yīng)商過程不真實的，應(yīng)當取消相應(yīng)的成交通告，并依法追究相關(guān)人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關(guān)（部門）審定并批準合同草案文本后，公共采購合同訂立業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應(yīng)注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應(yīng)商之間的要約和承諾已經(jīng)達成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關(guān)系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經(jīng)過雙方、尤其是采購主管機關(guān)（部門）的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應(yīng)商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權(quán)。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序?！逗贤ā返?4條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當辦理批準、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī)定?！蓖瑫r《裝備采購條例》規(guī)定，“裝備采購合同經(jīng)裝備采購主管機關(guān)（部門）確認后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業(yè)務(wù)部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效?！苯梃b裝備合同經(jīng)驗，為了充分維護社會和國家利益，維護合同的權(quán)威性和嚴肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應(yīng)經(jīng)過采購主管機關(guān)（部門）的簽章確認[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要
標志，是最具實質(zhì)意義的環(huán)節(jié)。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應(yīng)商產(chǎn)生預(yù)期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應(yīng)以蓋章日期為準。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協(xié)議、紀要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關(guān)內(nèi)容應(yīng)以合同文本的約定為準。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的；惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的；以合法形式掩蓋非法目的的；違反法律、法規(guī)的強制性規(guī)定的；合同當事人沒有權(quán)、超越權(quán)或者權(quán)終止后簽訂合同的。合同確認無效后，合同雙方應(yīng)當相互返還非法取得的財產(chǎn)；給對方造成損失的，過錯一方應(yīng)當承擔相應(yīng)的賠償責任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規(guī)定：“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內(nèi)，采購人應(yīng)當將合同副本報同級政府采購監(jiān)督管理部門和有關(guān)部門備案?！薄堆b備采購條例》第41條也規(guī)定：“總部分管有關(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部應(yīng)當在裝備采購合同生效之日起15日內(nèi)，將裝備采購合同報總裝備部備案?？偛糠止苡嘘P(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部應(yīng)當對裝備采購合同訂立情況實施監(jiān)督、檢查?！?/p>
設(shè)立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機關(guān)（部門）對公共采購合同訂立情況實施監(jiān)督檢查，強化合同訂立過程的管理，防止違規(guī)行為的發(fā)生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經(jīng)費的控制情況，以及便于采購經(jīng)費的及時撥付。三是便于其他供應(yīng)商了解、查閱和掌握采購合同的有關(guān)情況，為社會監(jiān)督提供便利。總之，實行公共采購合同的備案制度對促進合同訂立的規(guī)范化管理，提高公共采購合同訂立質(zhì)量具有重要作用。
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一、健全制度，規(guī)范操作
為加強合同管理，維護公司合法權(quán)益，樹立企業(yè)誠實守信的良好形象，公司制定實施了《許昌煙機公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進行了詳細的規(guī)定，確保合同的規(guī)范性、合法性和科學(xué)性。
根據(jù)《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》規(guī)定，在簽合同前，對采購物資進行招標。與中標單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審簽。“合同審簽表”與合同一起送審計部門審核，未經(jīng)審計的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財務(wù)部門不予結(jié)算和付款。健全的合同審計制度，規(guī)范的操作，不僅使審計人員在開展合同審計時有章可循，審計工作程序更加合理，而且大大提升了審計工作質(zhì)量。
二、對合同主體進行審計
合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟損失，必須對合同主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力等進行審計。
審查簽訂合同的主體。重點審查合同主體是否是依法登記的企業(yè)法人，或依法產(chǎn)生、存在的組織。不與不能獨立享有經(jīng)濟權(quán)利和承擔義務(wù)的、不具備法定條件的經(jīng)濟組織（如內(nèi)部車間、分廠等）簽訂合同。
審查合同對方經(jīng)營范圍。重點審查其經(jīng)營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經(jīng)營。
審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質(zhì)等進行調(diào)查，不與無履約能力的主體簽訂合同。
審查授權(quán)委托人的資格是否合法。經(jīng)公司法人授權(quán)后的委托人方可代表本公司對外簽訂合同。委托人必須按照《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，本著公平互利的原則，在委托權(quán)限及其期限范圍內(nèi)，依法簽訂合同。
三、合同簽訂前進行招標比價審計
1、注重對價格信息的收集。根據(jù)物資采購合同審計的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質(zhì)比價”的原則，物資采購合同審計的重點之一就是價格審計。
建立合同審計臺賬，進行整理歸檔，對材料及產(chǎn)品價格、供應(yīng)商信息進行跟蹤管理。
做好市場調(diào)查，通過報紙、互聯(lián)網(wǎng)了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。
2、注重對信息化管理手段的運用。為使合同價格審計更便捷、更規(guī)范，公司信息管理中心的計算機專業(yè)人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計管理系統(tǒng)”及“物資采購招標系統(tǒng)”。事先將歷次采購物資的價格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統(tǒng)，形成采購情況分析曲線圖。每次審計合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應(yīng)商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統(tǒng)會自動提示，以便再次核實該物料價格。如價格沒問題，通過審計后在設(shè)定的時期內(nèi)有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現(xiàn)的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計工作效率，保證了審計工作質(zhì)量。
3、注重對招標過程的審查監(jiān)督。根據(jù)《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》的規(guī)定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統(tǒng)上進行價格比較；批量、大額采購進行公開招標，由審計部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門為主的評標委員會進行評標。由監(jiān)察室、財務(wù)部、工會組成的監(jiān)督組對招標全過程進行監(jiān)督。
審查招標程序的合法性及操作的規(guī)范性。采購招標是一項嚴肅認真的工作，其程序是否合法、操作是否規(guī)范，直接關(guān)系到招標結(jié)果的公正性。審計中重點審查評標委員會是否嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定及《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標結(jié)果相核對，確保招標結(jié)果落到實處。
審查招標文件的完整性。招標文件是簽訂采購合同的重要依據(jù)，內(nèi)容完整的招標文件是簽訂采購合同的基礎(chǔ)。應(yīng)重點審查招標文件中對投標方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。并在招標文件中明確規(guī)定“投標文件是中標后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計奠定基礎(chǔ)。
審查評標辦法的合理性。嚴格按照《許昌煙機公司評標委員會和評標方法暫行規(guī)定》執(zhí)行，出臺合理的項目采購招標評標辦法。本著公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，對投標單位進行評價、比較、分析，選出信譽好、能夠保證質(zhì)量、按時供貨的供應(yīng)商，這對于保證供貨質(zhì)量、降低采購成本有著至關(guān)重要的作用。
審查中標價格的公正性。為公平起見，我們把各投標商的投標價格輸入ERP“物資招標系統(tǒng)”，在保證質(zhì)量、保證售后服務(wù)的前提下，遵循“成本最低原則”，系統(tǒng)自動篩選出最低投標價為中標價，并保存在系統(tǒng)中，作為下次招標的參考價。這樣，既保證了采購物資的質(zhì)優(yōu)價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發(fā)生。
四、對合同條款的審計
1、對合同內(nèi)容的審計。根據(jù)《許昌煙機公司合同管理辦法》的規(guī)定，對采購合同內(nèi)容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查。在合同審計中，發(fā)現(xiàn)合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補辦手續(xù)后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術(shù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業(yè)利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴格把關(guān)，堅決查處，避免因該類合同給企業(yè)帶來風(fēng)險，造成損失。
2、對合同條款的審計。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當事人具有法律約束力，當事人應(yīng)該按照約定履行自己的義務(wù)。嚴密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進行審計，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執(zhí)行合同時發(fā)生爭執(zhí)，避免合同糾紛，從而有效降低合同風(fēng)險。
當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權(quán)利和義務(wù)的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。
標的。標的指采購的物資、設(shè)備、備品備件等，沒有標的的合同是無法成立、無法履行的。審計時，重點審查合同標的物資是否與中標物資相符，是否按公司計劃采購，查實是否屬于無計劃或超計劃采購，型號規(guī)格是否齊全規(guī)范。
數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務(wù)、責任大小的關(guān)鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數(shù)量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數(shù)量。質(zhì)量要求要明確，如國家標準、行業(yè)標準、技術(shù)標準等。
價款或報酬。是指買方獲得標的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計時要重點審查是否按招標中標結(jié)果簽訂合同，是否進行市場調(diào)查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應(yīng)查明原因，與賣方再次進行商談，力爭以公道價格采購到高質(zhì)量的物資，最大限度地降低采購成本。
結(jié)算方式及期限。采購合同應(yīng)明確結(jié)算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結(jié)算規(guī)定執(zhí)行。公司規(guī)定采購合同簽訂原則上都是驗貨付款，如遇特殊情況需辦理預(yù)付款，必須先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批方可辦理。付款期限應(yīng)明確是一次性付清，還是分期付款。成套設(shè)備及重要備件是否留有一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金什么時候付清等。
交付標的物的方式、時間、地點。采購合同應(yīng)明確交貨方式、交貨時間、交貨地點。如貨物運輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點是許昌站還是公司等。
驗收標準、方法、地點及期限。驗收標準應(yīng)注明是用國家標準、行業(yè)標準還是所簽訂的技術(shù)標準；是在賣方現(xiàn)場驗收還是到貨后在買方驗收；驗收期限是否約定。
違約責任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預(yù)見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運用法律保護企業(yè)的合法權(quán)益。審計時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁、還是訴訟。
合同生效日期。合同是否經(jīng)雙方委托人簽字并加蓋合同專用章后生效。
一、企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐中的特性問題
根據(jù)物資采購合同管理流程，在企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐中，有些環(huán)節(jié)容易被忽視，有些環(huán)節(jié)容易產(chǎn)生誤區(qū)，有些環(huán)節(jié)有可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險較多。這些問題具有物資采購合同法律風(fēng)險管理的特殊性，在物資采購合同法律風(fēng)險管理中需要特別予以重視。
1.合同談判物資采購合同談判重點關(guān)注的是合同的標的物、價款、交付以及質(zhì)量條款。物資采購合同談判容易出現(xiàn)問題的是涉外物資采購，涉外物資采購的特點是采購周期長、標的物金額多、運輸風(fēng)險大。例如，涉外儀表物資采購合同，要特別注意明確貨幣種類及外匯結(jié)算標準，標的物的交付即所謂的收貨、送貨，涉及到貨物風(fēng)險的承擔、所有權(quán)的轉(zhuǎn)移等諸多問題，談判雙方應(yīng)對交貨方式、運輸方式、交貨地點、交貨時間、運輸費用的承擔等事項約定明確，防止出現(xiàn)分歧。
2.合同起草企業(yè)對于物資采購合同的起草權(quán)一般都比較重視，合同起草者法律知識水平和運用法律實踐的能力，直接關(guān)系到合同起草與修改，影響合同履行法律風(fēng)險的控制。因此合同起草是企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。物資采購合同起草前首先要界定好合同的性質(zhì)。對于物資采購合同的性質(zhì)問題，一般認為企業(yè)參與生產(chǎn)經(jīng)營所涉及的物資采購合同屬于有名合同中的買賣合同。但是在對物資采購有特殊要求的情況下，相關(guān)部門一般會先準備好技術(shù)資料和設(shè)計圖紙，并與擬選供應(yīng)商簽好技術(shù)協(xié)議，這種情況下筆者建議選擇承攬合同。例如涉及新技術(shù)、新工藝的大型專用設(shè)備采購合同，其設(shè)備的生產(chǎn)周期較長，可能含有大量的技術(shù)資料及圖紙，需要后期的操作培訓(xùn)及生產(chǎn)調(diào)試，并且簽署了保密協(xié)議，可以參考承攬合同，將各項權(quán)利義務(wù)詳細描述，規(guī)避法律風(fēng)險，為后續(xù)階段合同信息的補充完善、責任義務(wù)的合理劃分、標的物的跟蹤檢驗以及糾紛的解決提供依據(jù)，確保采購物資及時安全保供。起草物資采購合同時，對在合同談判中約定的標的物、價款、交付以及質(zhì)量條款要分別描述清楚。關(guān)于采購合同的質(zhì)量條款，筆者建議在合同中寫上具體應(yīng)當符合的質(zhì)量標準。例如，采購合同的質(zhì)量條款中有六種情況可供選擇，1.國家標準、2.行業(yè)標準、3.企業(yè)標準、4.封存樣品質(zhì)量標準、5.其他標準、6.按雙方商定的技術(shù)條件、技術(shù)協(xié)議或技術(shù)要求執(zhí)行。備品備件物資采購有圖紙的，可以選擇第6條，并注明“按6執(zhí)行，標準代號、編號和標準名稱見圖紙”；單機設(shè)備或者是化工三劑采購等等有技術(shù)協(xié)議的，注明“按6執(zhí)行，標準代號、編號和標準名稱見技術(shù)協(xié)議”。
3.合同審批物資采購合同的審批程序應(yīng)嚴格置于簽約之前。合同管理員負責合同的初步審查，主要是審查文本前后的邏輯性、連貫性、統(tǒng)一性、準確性以及通俗性、可讀性、實用性。企業(yè)的物資采購合同評審委員會負責專業(yè)性審查，由供應(yīng)、技術(shù)、生產(chǎn)、財務(wù)、審計、質(zhì)量等部門的專業(yè)人員組成，就合同草案的商務(wù)要件、技術(shù)要件、文字表述等進行評判和審查。企業(yè)的法律事務(wù)部門負責物資采購合同的文本形式和內(nèi)容的合法性及合規(guī)性審查，流程一般設(shè)在專業(yè)審查之后和決策層審批之前，主要是評估合同可能隱藏的法律風(fēng)險，給審批合同的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策的參考依據(jù)。在這一環(huán)節(jié)中容易產(chǎn)生誤區(qū)，出現(xiàn)合同管理員定位模糊的問題。例如，某些合同管理員在實際工作中職責權(quán)限不夠清晰，既不參與物資采購專業(yè)工作，又沒有直接負責合同起草，還缺乏與合同相關(guān)的法律專業(yè)知識，在物資采購合同審核中分不清自己究竟扮演什么角色，往往使合同的審查工作沒有得到較好的執(zhí)行，產(chǎn)生了阻攔商品交易、耽誤生產(chǎn)保供、頻現(xiàn)合同糾紛等負面影響。
4.合同簽署簽訂物資采購合同時要注意當事人的名稱或姓名及住址—定要清楚，企業(yè)或單位應(yīng)當使用全稱，保證與營業(yè)執(zhí)照上的名稱—致，簽字蓋章應(yīng)當與簽約單位及負責人或授權(quán)人相符。例如存在三方關(guān)系的物資采購合同是需要“買方”、“買方代表”、及“賣方”分別簽字蓋章的，要特別注意合同內(nèi)容前后稱呼、企業(yè)（或單位）名稱與合同章、合同與營業(yè)執(zhí)照上的名稱是否一致。一旦出錯，可能造成三方關(guān)系混亂，權(quán)利義務(wù)分不清，甚至和其他企業(yè)（或單位）重名的現(xiàn)象。
5.合同歸檔物資采購合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件、審查審批表、合同談判記錄、分項報價表、過程控制記錄、監(jiān)造報告、交往信函、變更、解除合同的協(xié)議等資料。另外，在物資采購合同管理過程中的合同文本簽收記錄、臺賬、報表、領(lǐng)導(dǎo)批示、設(shè)備材料不合格評定和處置表、工作聯(lián)絡(luò)單、發(fā)生問題的處理情況及結(jié)果等資料也應(yīng)歸類建檔。企業(yè)合同管理部門應(yīng)當妥善保管好物資采購合同檔案，建立詳細的物資采購合同管理臺賬，待合同終止并完成所有流程后統(tǒng)一交給檔案管理部門保存。例如，詢比價采購合同中的定向詢價報價書、詢價方案明細、價格會審表、采購方案審批單、訂貨委托書等等，這些屬于各專業(yè)物資采購共有的資料檔案，應(yīng)當完整，不能因為電子商務(wù)網(wǎng)站上有資料可查的就認為可要可不要，造成合同檔案各式各樣，管理混亂。大多數(shù)企業(yè)一般都會將合同的基本附件模塊也集成到合同系統(tǒng)上，比如《廉潔從業(yè)責任書》、《技術(shù)附件》、《保密協(xié)議》和《安全生產(chǎn)管理協(xié)議》等。但是在實際工作中，企業(yè)對物資采購合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒有對合同附件的簽訂作詳細的要求和考核，很容易產(chǎn)生法律風(fēng)險隱患。例如煤炭采購合同，如果是采用招標采購形式的需要將招標的相關(guān)資料一并作為合同附件進行保存，如中標通知書、開標結(jié)果確認承諾書、評標報告、投標文件以及評標委員會決議等等，一旦出現(xiàn)異常情況這些都是重要的法律依據(jù)。
二、企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐中的共性問題
物資采購合同法律風(fēng)險管理作為企業(yè)合同法律風(fēng)險管理的一個分支，在實踐中也會出現(xiàn)與其他合同法律風(fēng)險管理相同的問題，這些問題的產(chǎn)生會直接影響到物資采購合同法律風(fēng)險管理的每一個環(huán)節(jié)當中，也是企業(yè)合同法律風(fēng)險管理的難點和重點。解決好這些問題是企業(yè)打造長效合同法律風(fēng)險管理機制的重要保障。
1.合同法律風(fēng)險管理意識有待提升企業(yè)員工風(fēng)險意識不高、管理惰性、經(jīng)驗主義甚至抗拒心理等，重商機、輕風(fēng)險，對合同法律風(fēng)險管理工作支持力度不夠，這些現(xiàn)象是目前合同法律風(fēng)險管理存在的問題之一。有的合同管理人員所學(xué)專業(yè)是理工類，沒有法律專業(yè)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，法律專業(yè)水平不高，把合同管理工作簡單等同于一般的檔案管理，不重視合同條款的法律性審查，更談不上資信調(diào)查、合同談判以及后評估等管理內(nèi)容。樹立正確的法律思維，強化企業(yè)員工的合同法律風(fēng)險管理意識，是識別合同風(fēng)險、防范合同風(fēng)險的前提，也是建立健全合同法律風(fēng)險管理機制的思想基礎(chǔ)。企業(yè)可以通過專題座談會、個別談話等各種形式定期了解和掌握員工的思想動態(tài)，及時糾正員工的工作偏差，幫助員工較好地理解領(lǐng)導(dǎo)的指令和企業(yè)的目標，避免進入“非黑即白”的思維誤區(qū)，站在全局的角度分析具體問題，做好合同的法律風(fēng)險預(yù)測和評估，并提供解決問題的方案供領(lǐng)導(dǎo)決策。
2.合同信息化管理任重道遠目前許多企業(yè)都建立了基于計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于整個企業(yè)集團范圍的合同及法律事務(wù)綜合管理信息系統(tǒng)，能夠為合同資料快速提取、合同執(zhí)行情況跟蹤、合同變更、合同解除以及糾紛處理等提供信息支持。加強合同信息化管理應(yīng)當是先進企業(yè)的必然追求。但是合同管理系統(tǒng)建立時間不長，仍然處在摸索階段，部分功能模塊與企業(yè)實際聯(lián)系不夠緊密，有待進一步開發(fā)和完善。加之企業(yè)對于員工掌握系統(tǒng)操作、運行和維護的專業(yè)知識培訓(xùn)投入不夠，員工對新系統(tǒng)的認識和接受程度參差不齊，系統(tǒng)運營管理問題重重。企業(yè)合同信息化管理的經(jīng)驗不足、效果不顯著。合同信息化管理是一項專業(yè)性很強的工作，要求業(yè)務(wù)人員、管理人員除具備業(yè)務(wù)知識外，必須熟練掌握相關(guān)法律知識以及合同系統(tǒng)管理知識，增加上崗培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)是加強合同信息化管理的重要手段之一?？梢栽谏蠉徺Y格考試中設(shè)置司法培訓(xùn)、合同系統(tǒng)運維培訓(xùn)以及合同管理員培訓(xùn)等課程，同時對在崗人員要有計劃、有步驟、有重點地持續(xù)培訓(xùn)，打造一支素質(zhì)和技術(shù)都過硬的合同管理隊伍。
3.合同法律風(fēng)險的管理機制不健全全面風(fēng)險管理體系在企業(yè)當中還未完全構(gòu)建，以簡單的合同談判、合同簽訂為主，對合同管理等方面的制度規(guī)定卻很少，可操作性不強，不能經(jīng)常性地監(jiān)督、檢查和考核，或者考核沒有與薪金報酬等掛鉤，缺乏必要的威懾力；或者制定了較為完備的合同管理規(guī)章制度，但卻沒有做到制度的嚴格落實，合同管理工作不能滲透到企業(yè)生產(chǎn)、銷售、服務(wù)全過程中去，無法形成企業(yè)相關(guān)職能部門共同參與的全員式管理。要將合同法律風(fēng)險管理作為企業(yè)管理的一個重要分支，建立系統(tǒng)的合同管理規(guī)章制度。比如《物資采購合同管理工作細則》、《物資采購合同管理權(quán)限交接制度》、《合同專用章管理規(guī)定》、《授權(quán)委托書證管理規(guī)定》、《物資采購合同審查、會簽、審批管理規(guī)定》、《合同糾紛調(diào)處管理規(guī)定》、《物資采購合同管理后評估制度》等，通過制度來規(guī)范物資采購合同管理相關(guān)崗位的工作職責。同時把合同法律風(fēng)險管理理念融入到物資采購單位的其他各項管理制度、工作流程之中，通過物資采購流程的運作、企業(yè)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的相互配合，反復(fù)檢驗合同法律風(fēng)險管理機制存在的問題和漏洞，不斷完善合同法律風(fēng)險管理的制度體系。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：合同審計；審計理念；增值型內(nèi)部審計；應(yīng)用
企業(yè)常常出現(xiàn)因經(jīng)濟合同簽訂、履行而遭受損失的現(xiàn)象，把經(jīng)濟合同，特別是支出性經(jīng)濟合同納入審計工作的重點，可以把住資金收支的關(guān)口，提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。增值型內(nèi)部審計是國際內(nèi)部審計發(fā)展的新思維和新方向，國內(nèi)學(xué)者對增值型內(nèi)部審計應(yīng)用研究方面探討較少，本文以物資采購合同為例，從提升合同審計工作的效率和效果出發(fā)，以增值型內(nèi)部審計理念為指導(dǎo)，探討了新形勢下物資采購合同審計的重點與方法。
一、增值型內(nèi)部審計的提出
增值型內(nèi)部審計并非一種新的審計形式，而是一種新的內(nèi)部審計理念[1]。增值型內(nèi)部審計的理論基礎(chǔ)源于國際內(nèi)部審計師協(xié)會對內(nèi)部審計概念的新詮釋。國際內(nèi)部審計師協(xié)會（IIA）在1999年對內(nèi)部審計提出了最新定義，“內(nèi)部審計是一種獨立、客觀的保證和咨詢活動，其目的是增加組織的價值和改善組織的經(jīng)營，它通過系統(tǒng)化和規(guī)范化的方法，評價和改進風(fēng)險管理、控制和治理過程的效果”，其中價值增值(value-added)是1999年修訂內(nèi)部審計定義時首次提出的，與IIA1990年的《內(nèi)部審計師職責說明書》相比，內(nèi)部審計的目的由“監(jiān)督和評價”改變?yōu)椤霸鲋岛透纳啤保渲性鲋凳呛诵腫2]。這標明內(nèi)部審計進入了一個新的發(fā)展階段，為組織“增加價值”成為引導(dǎo)內(nèi)部審計活動的方向性旗幟。
企業(yè)的目標是價值最大化，企業(yè)的一切資源和活動都應(yīng)該圍繞這一目標，內(nèi)部審計作為企業(yè)管理過程中的一部分，有參與價值創(chuàng)造的需求和條件。價值是從生產(chǎn)和銷售過程中創(chuàng)造出來的，內(nèi)部審計雖然不參加生產(chǎn)和銷售活動，但它可以通過保護企業(yè)資產(chǎn)、減少組織風(fēng)險、降低自身審計成本、提出有價值的建議、增加組織獲利機會等活動來為企業(yè)增加價值。
增值型內(nèi)部審計與傳統(tǒng)內(nèi)部審計在價值增值方面不同的是：第一，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計不注重為組織增加價值，它開展的許多活動相對于增值型內(nèi)部審計來講是不增值，或者雖然增值，但由于所耗費的資源和成本大于增值所帶來的價值，所以從整體上來說是不增值的；而增值型內(nèi)部審計全面轉(zhuǎn)變審計觀念，不增值的審計業(yè)務(wù)盡量少做，能增值的傳統(tǒng)審計業(yè)務(wù)盡量提高工作效率，減少資源耗費和成本，重點在大力拓展高增值的審計業(yè)務(wù)。第二，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計部門是一個資源消耗者，是一個費用中心，它不直接給組織增加價值[3]；而增值型內(nèi)部審計致力于價值增值，它在消耗資源的同時，通過給組織提供有意義的審計結(jié)果或有價值的建議，直接給組織增加價值；第三，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計為組織間接增加價值的事實往往受到忽視，由于它的定位只是一個費用中心，不計量收入，人們的計量記錄只有內(nèi)部審計花出去的錢；而增值型內(nèi)部審計有所不同，它的定位是一個利潤中心，成本的耗費有記錄，為組織增加的價值也有衡量和記錄。
二、企業(yè)物資采購合同中存在的問題及審計現(xiàn)狀
經(jīng)濟合同是法人、經(jīng)濟組織等相互之間為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確雙方權(quán)利和義務(wù)關(guān)系而以書面形式簽訂的協(xié)議。隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步完善，經(jīng)濟合同在企業(yè)的生產(chǎn)活動中發(fā)揮著獨特的作用。而物資采購合同是以材料、設(shè)備等為標的支出性經(jīng)濟合同，無論是數(shù)量上還是金額上都占經(jīng)濟合同中的絕大部分比例，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，在一定程度上會引起企業(yè)成本與資金的波動，從而影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益。
物資采購合同在簽訂、履行、結(jié)算等方面容易存在著一定的漏洞，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
1．簽訂虛假經(jīng)濟合同，套取資金。物資采購合同主要是由企業(yè)的計劃部門和物資、生產(chǎn)、維修、科研等相關(guān)職能部門負責簽訂的，如果缺乏監(jiān)管，有些企業(yè)內(nèi)部的合同經(jīng)辦人員可能會為了謀求私利與合同的對方當事人相互串通，簽訂虛假的經(jīng)濟合同，套取企業(yè)資金，給企業(yè)造成不必要的損失。
2．價格虛高，合同條款表述不清。很多企業(yè)在簽訂合同時缺乏必要的市場調(diào)研，對市場信息掌握不夠，未按市場行情及時調(diào)整價格，應(yīng)該采取招標方式而未進行招標，對價款組成部分的包裝費、運輸費缺乏明確約定等等。此外，合同條款內(nèi)容未按規(guī)范進行表述，容易使合同雙方在供貨時間、標的物規(guī)格及費用的負擔上引起不必要的糾紛。
3．合同條款執(zhí)行不嚴，違約責任未能有效追究。有些企業(yè)物資采購合同條款中違約責任的規(guī)定形同虛設(shè)，不能嚴格予以執(zhí)行，有些企業(yè)由于計劃、倉儲與驗收、生產(chǎn)部門脫節(jié)，導(dǎo)致合同履行不力，甚至出現(xiàn)對方單位沒能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現(xiàn)象，給企業(yè)造成很大的經(jīng)損失。
4．將自身具有加工能力的業(yè)務(wù)外包，導(dǎo)致資金外流。有些合同標的物的技術(shù)含量不高，在企業(yè)內(nèi)部完全有能力完成，沒有必要進行外包，但由于在合同審批管理環(huán)節(jié)上并不嚴密，出現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)金流逆轉(zhuǎn)現(xiàn)象。
我國大多數(shù)企業(yè)開展合同審計的時間不長，在實際工作中經(jīng)常會遇到一些矛盾和問題，要作好物資合同審計工作，迫切需要處理好三個關(guān)系：
一是合同審計的需求與供給關(guān)系。事實上，企業(yè)內(nèi)審機構(gòu)對合同審計的重視程度不夠，合同審計的力量薄弱，很多企業(yè)偏重于財務(wù)審計和基建審計，沒有單獨開展合同項目審計。因此，需要處理好有限的審計人員與大量、繁雜的合同審計工作量之間的關(guān)系。
二是事前審計與事后監(jiān)督的關(guān)系。內(nèi)部審計機構(gòu)大多只是在物資采購合同履行完畢后進行事后監(jiān)督，只起到一般性的檢查作用，沒有起到預(yù)防和控制的作用[4]，對經(jīng)濟合同實施事后審計，不僅發(fā)現(xiàn)問題難，而且處理問題難，挽回損失更難。因此，需要處理好事前發(fā)現(xiàn)控制與事后監(jiān)督處理之間的關(guān)系。
三是審計效率與效果的關(guān)系。經(jīng)濟合同，特別是物資采購合同的審計作為一種新的審計事項，財務(wù)收支、財經(jīng)法規(guī)和經(jīng)濟效益三方面的內(nèi)容兼而有之，科學(xué)的審計技術(shù)和審計方法尚在不斷探索之中。因此，需要處理好保證審計質(zhì)量、提高審計效率、減少內(nèi)耗之間的關(guān)系。
三、對企業(yè)物資采購合同實施增值型審計的重點和方法
針對物資采購合同中存在的問題以及在審計時需要處理好的幾個關(guān)系，借助增值型內(nèi)部審計理念，對物資采購合同審計的重點和方法可就以下4個層面予以探討。
（一）合同審計重心前移
增值型內(nèi)部審計的目的是實現(xiàn)“改善和增值”，與提出并實施審計建議進而影響公司整體價值相比，為企業(yè)減少資金的流失，降低生產(chǎn)成本，進而提升產(chǎn)品價格競爭力，是一種更直接的增值途徑。就物資采購合同而言，物資采購合同一經(jīng)雙方當事人簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計人員對合同的審計，必須在合同產(chǎn)生法律效力前進行。由事后審計向事前審計轉(zhuǎn)變，能夠體現(xiàn)內(nèi)部審計的增值服務(wù)職能，是企業(yè)對內(nèi)部審計的客觀需要，也是內(nèi)部審計的發(fā)展趨勢。因此，重新設(shè)計審計程序，將合同審計重點從后端評價移向事前把關(guān)，具有及時性、主動性、預(yù)防性的特點，有利于發(fā)現(xiàn)問題，并及時進行更改，無疑是獲取審計效果的最有力、最可行的途徑。在物資采購合同審計中，應(yīng)采取事前、事中審計與事后專項審計相結(jié)合的審計策略。
簽約審計——事前審計。其一，針對物資采購合同中盲目采購、虛假采購和擴大消耗、虛增成本等問題，為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費現(xiàn)象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計劃的真實性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產(chǎn)品選型、質(zhì)量選優(yōu)、價格選廉、運距選近、供貨選快、服務(wù)選佳的宗旨，作好合同條款和價格的審計。
結(jié)算審計——事中審計。結(jié)算審計是物資采購合同價款或酬金支付之前的最后一關(guān)，針對經(jīng)常容易出現(xiàn)的高于合同約定結(jié)算、不按合同條款履行、結(jié)算手續(xù)不完善、結(jié)算多付款等問題，應(yīng)該以合同約定為依據(jù)，作到物資驗收單、運貨單、發(fā)貨票與合同書約定“四相符”；入庫產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格與合同約定“五相符”。
消耗審計——事后審計。作為一種跟蹤審計手段，主要目的是監(jiān)督真實消耗，通過核實計劃量與實際用量之間的差距，防止實物短缺、物資散失及變賣行為，實施專項審計并提出相關(guān)的管理建議。
總之，內(nèi)部審計全面介入物資采購合同的簽訂過程，將審計重點前移，有利于將經(jīng)濟合同中隱蔽的權(quán)力公開化，集中的權(quán)力分散化；有利于成本費用的控制，最大限度地堵塞經(jīng)濟合同漏洞，有利于實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。
（二）實施信息化審計技術(shù)
關(guān)鍵詞：政府采購 監(jiān)督管理 措施
一、對政府采購監(jiān)管的初步認識
（一）政府采購監(jiān)管的含義
政府采購監(jiān)管主要指法律規(guī)定的立法和執(zhí)法機關(guān)以及社會各界，依照國家法律、法規(guī)的規(guī)定，對某項政策、法律、計劃、工作任務(wù)和具體行為的貫徹實施情況所進行的監(jiān)督管理。
（二）政府采購監(jiān)督的分類
政府采購監(jiān)督可分為兩個方面：一是合規(guī)性的監(jiān)督，二是有效性的監(jiān)督。
1.合規(guī)性的監(jiān)督是指對政府采購的項目，政府采購的方法，政府采購的程序是否符合法律制度的規(guī)定進行監(jiān)督。其重點是關(guān)注政府采購資金的安全，是否按照規(guī)章制度去實施，這應(yīng)該是政府采購的基本要求。
2.有效性的監(jiān)督則是在合規(guī)性監(jiān)督的基礎(chǔ)上，是一種更高層次的監(jiān)督，其關(guān)注的重點是如何提高政府采購資金的使用效益，即政府采購資金預(yù)算是否科學(xué)合理，部門或單位的政府采購項目是否切合實際，政府采購的過程是否順暢有序，政府采購資金的運作是否高效，是否達到預(yù)期的目標等。
二、當前政府采購監(jiān)管工作存在的問題
（一）政府采購監(jiān)督法規(guī)不健全
自我國《政府采購法》頒布實施后，政府采購關(guān)于監(jiān)督的各項法律法規(guī)也在實踐中不斷的建立和完善。但這些法規(guī)只是提供了原則性的框架，缺乏與之配套的具體實體規(guī)則和程序性規(guī)則，導(dǎo)致政府采購監(jiān)管人員在實施監(jiān)管過程中不知有哪些職責、該具體如何執(zhí)行或即使發(fā)現(xiàn)了問題，因缺乏處罰依據(jù)，只能是不了了之。
（二）處罰機制不健全，責任追究不到位
政府采購監(jiān)督檢查缺乏強有力的制約手段，處理結(jié)果的執(zhí)行很難到位。由于找不到相應(yīng)的法律法規(guī)依據(jù)，無法與有關(guān)部門、單位進行協(xié)調(diào)，致使政府采購監(jiān)督檢查處理難，執(zhí)行難，沒有明顯的法律威懾作用，沒有起到應(yīng)有的作用；另對當事人的亂投訴、不按時履約等不誠信行為也沒有具體的處罰措施或者執(zhí)行力度不強。
（三）實際執(zhí)行中的問題
1.供應(yīng)商資質(zhì)審核不規(guī)范
一方面部分采購執(zhí)行部門工作人員對參加投標的供應(yīng)商資質(zhì)的初步審核不夠仔細，使得不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商參與投標報價，導(dǎo)致不中標的供應(yīng)商抓住把柄，提起質(zhì)疑與投訴；
另一方面對供應(yīng)商資質(zhì)審核不夠重視，只是在經(jīng)過采購執(zhí)行部門工作人員初步審核過后，不再將資質(zhì)證書等正明文件現(xiàn)場提供給專家和評委審核，使得評標委員會得不到足夠的信息加以評標。
2.采購基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范
（1）采購文件編制不合規(guī)范
a.（招標文件）制作不嚴謹，數(shù)量，規(guī)格，技術(shù)指標有時發(fā)生錯誤，使得評標沒有依據(jù)，評標委員會很難做出評標結(jié)論；
b.由于采購文件（招標文件）制作不嚴謹，出現(xiàn)差錯從而埋下隱患，被不中標的供應(yīng)商抓住把柄，提起質(zhì)疑與投訴。
（2）采購合同簽訂不合規(guī)范
a.按照《政府采購法》等有關(guān)規(guī)定，招標文件一旦發(fā)出就具有法律效力。但在實際操作中，對于采購合同內(nèi)容是否與招標文件、投標文件內(nèi)容一致的審核工作不夠細致，致使有些簽訂的采購合同關(guān)鍵條款與標書內(nèi)容有一定出入；
b.采購合同簽訂日期和送達備案時間遠遠超過確定中標單位簽訂合同時間，中標通知書和采購合同簽定時間相差半年以上；
c.招標采購簽訂合同以后，采取變更設(shè)計方案或者以工期要求緊迫等原因分批、分項的簽訂補充合同，超過《政府采購法》規(guī)定的補充合同不超原簽訂合同10%的比例。
（3）采購合同備案不規(guī)范
按照《政府采購法》規(guī)定，簽訂采購合同后七日內(nèi)，向政府采購監(jiān)督管理部門備案，但是有的采購執(zhí)行部門的大部分合同做不到這點，都是事隔月余甚至數(shù)月有余，需要立刻向供應(yīng)商支付采購資金時，才匆匆將采購合同向政府采購管理辦公室進行備案登記，常常使采購管理辦公室不具備足夠的時間來進行審核采購合同。
（4）采購檔案管理不規(guī)范
一是部分責任單位采購過程中沒有文字資料或者記錄不全面，沒有組織采購的文字痕跡。
二是部分責任單位采購檔案資料分散，多地點存放，系統(tǒng)性不強，沒形成完整的政府采購檔案。
3.忽視政府采購信息統(tǒng)計工作
（1）政府采購信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準確，突出的現(xiàn)象有一是做數(shù)據(jù)，為了某種目的，報表上的數(shù)據(jù)都是按主觀意圖做出來的；二是估數(shù)據(jù)，有些部門單位的統(tǒng)計人員不認真仔細的做工作，以估計代替了統(tǒng)計；三是數(shù)據(jù)匯總錯誤，導(dǎo)致采購信息統(tǒng)計質(zhì)量不高。
（2）政府采購信息統(tǒng)計利用不到位。對政府采購信息進行統(tǒng)計，不只是為了上報，更重要的是要充分利用這些信息的價值，也就是要通過對信息的收集、分析、處理來促進政府采購工作，但是很多部門單位不對統(tǒng)計報表進行文字分析，也有的雖寫了分析，只將有關(guān)數(shù)字復(fù)述一遍，沒有實質(zhì)性內(nèi)容，沒有提出切實可行的改進措施，分析完全成了形式。也有雖提出改進措施，但未去認真落實，信息利用半途而廢。
三、強化政府采購監(jiān)管職能的思考及建議
（一）加強內(nèi)控機制和制度規(guī)范建設(shè)
政府采購監(jiān)督機制的完善， 首先要有完善的政府采購監(jiān)督的法律體系。因為只有具備了完善的監(jiān)督法律體系， 監(jiān)督部門在行使監(jiān)督權(quán)時有充足的法律依據(jù)。因此要適時推進采購制度體系建設(shè)，明確政府采購監(jiān)管部門權(quán)力和職能，保證政府采購監(jiān)管工作有法可依，有章可循，具有獨立性、權(quán)威性和震懾性，以利于充分發(fā)揮政府采購監(jiān)督應(yīng)有的作用。
（二）建立動態(tài)化監(jiān)控機制，實施有效監(jiān)督
實行從采購需求確定、采購事項審批、采購操作執(zhí)行、項目評審決策，到合同履行驗收等重點環(huán)節(jié)進行事前、事中、事后的 全程監(jiān)督，并發(fā)揮財政預(yù)算和國庫支付等財政手段的作用，及時預(yù)警、發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)現(xiàn)的問題，切實提高監(jiān)督的有效性。
（三）強化事前監(jiān)管
對從政府采購項目進行認真的審核，對其項目立項決策、設(shè)計論證及審批、編制采購預(yù)算、編制采購文件等依據(jù)、數(shù)據(jù)是否真實、充分、準確，是否有利于本單位的發(fā)展需要；在下達部門預(yù)算編制要求的同時明確政府采購預(yù)算編制要求，未編制政府采購預(yù)算的項目不得進入采購程序。強化采購預(yù)算編制，提高政府采購計劃的約束力。
（四）事中監(jiān)管
1.對具體采購實施環(huán)節(jié)監(jiān)督
在采購實施過程中的信息、資質(zhì)審核、供應(yīng)商信息庫建立、前期考察、評標委員會組建、評標過程管理、合同簽訂等各個環(huán)節(jié)，采購執(zhí)行機構(gòu)是否依法按照政府采購程序、政府采購方式，是否公正、公開、公平等合規(guī)性監(jiān)督。特別還要注意采購質(zhì)量和效率以及政策的體現(xiàn)，政府采購過程中本著同質(zhì)優(yōu)價、同價優(yōu)質(zhì)的原則，是否符合環(huán)保要求的商品等等。
2.重點加強對招投標環(huán)節(jié)的監(jiān)督
對于招標財股項目需要格外注意評審過程的監(jiān)管。評標評審前宣布評審紀律，評標評審專家和全體工作人員作書面紀律承諾，與采購有關(guān)事項有利害沖突的必須回避。評標評審過程采取電子監(jiān)控，提高評標的透明度，防止出現(xiàn)行為。
3.加強采購合同的審核與監(jiān)督
對重大特殊采購項目的采購合同，采購管理部門、審計部門依據(jù)各自職責，根據(jù)采購文件、招標文件、中標通知書和與關(guān)規(guī)定，組織對合同內(nèi)容進行經(jīng)濟、政策、法律方面的審核。
4.加強采購項目驗收管監(jiān)管
驗收是項目執(zhí)行的另一重要環(huán)節(jié)，也是監(jiān)督過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。最后的驗收環(huán)節(jié)是整個采購活動的重中之重。對政府采購項目驗收的內(nèi)容、程序和技術(shù)力量要求已占有相當重要的地位，需要政府采購執(zhí)行機構(gòu)同采購單位及專業(yè)技術(shù)人員按一定的程序進行。
（五）強化事后監(jiān)管
建立和形成事后的報告分析制度。主要是進行政府采購活動的績效分析及信息反饋。為后續(xù)安排提供依據(jù)、參考和建議。通過建立一系列的指標考核體系，對政府采購帶來的社會效益和經(jīng)濟效益進行分析，通過分析判斷政府采購規(guī)模的合理性、有效性，以提高監(jiān)督有效性。
（六）建立協(xié)同監(jiān)管機制
切實強化全方位立體式的監(jiān)督。加強采購管理部門、審計、監(jiān)察、等各自對政府采購實施監(jiān)督職責的同時，建立上述各部門都參加的監(jiān)督管理聯(lián)席會議制度，加強監(jiān)督管理的協(xié)調(diào)與配合，實施綜合性監(jiān)督檢查，增強聯(lián)合監(jiān)督的效果。
總之，政府采購制度的監(jiān)督約束機制必須嚴密有力并監(jiān)督到位。監(jiān)督制度建立以后就要不折不扣地執(zhí)行，政府采購就是監(jiān)管與執(zhí)行有機結(jié)合的整體，監(jiān)管與執(zhí)行應(yīng)當并重，二者不能偏廢。只有將二者有機地結(jié)合起來，才能真正發(fā)揮政府采購的職能作用。
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為了對總承包項目中的采購過程進行有效控制,確保采購工作能夠在健康的環(huán)境下開展,保證采購的工程設(shè)備、材料等滿足相關(guān)規(guī)程規(guī)范和合同的要求?？偝邪鼏挝粦?yīng)制定有關(guān)采購的規(guī)定,明確采購職責、采購部門、采購程序等關(guān)鍵內(nèi)容。工程物資采購的基本程序包括編制采購計劃、采買、催交與檢驗、運輸與交付等環(huán)節(jié),采購方應(yīng)根據(jù)采購側(cè)重點的不同,抓住采購過程中的主要矛盾,把握各環(huán)節(jié)的控制要點,以此實現(xiàn)高效的采購管理。采購過程中的管理應(yīng)主要從以下幾個環(huán)節(jié)入手:
1.1成立采購小組、確定采購職責總承包項目采購管理由采購經(jīng)理負責,必要時可成立項目采購小組。采購小組成員一般由設(shè)計人員和項目管理人員組成。采購小組負責策劃招標、評標活動,負責選定供貨方名單、發(fā)送招標文件、主持評標會議、組織召開設(shè)計聯(lián)絡(luò)會議;主持設(shè)備出廠驗收、辦理支付手續(xù);設(shè)計院財務(wù)部門負責與采購過程有關(guān)的保函、合同款等財務(wù)方面的業(yè)務(wù)。
1.2編制采購計劃和采購進度計劃采購計劃對項目的采購工作起著指導(dǎo)作用,為采購工作提供質(zhì)量、進度及費用控制目標等。建設(shè)前期根據(jù)項目審批、進度計劃等具體情況,采購經(jīng)理應(yīng)組織編寫設(shè)備、材料采購計劃,確定采購方式、采購范圍、費用和時間計劃等,并報設(shè)計院審查和有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)批準。經(jīng)確定后的采購計劃是采購工作的具體的指導(dǎo)性文件。采購計劃在實施過程中可以根據(jù)工程的進展和實際情況進行調(diào)整。采購進度計劃是在采購總體計劃的框架下,確定主要設(shè)備和材料采購的進度控制目標。采購進度計劃也是工程總進度計劃中,連接設(shè)計和施工進度計劃的橋梁。因此,該計劃的制定,還應(yīng)結(jié)合設(shè)計和施工總進度計劃綜合考慮。
1.3采買對于工程的主要設(shè)備,一般應(yīng)做到“貨比三家”確定供應(yīng)商的過程可邀請業(yè)主和監(jiān)理方參與。其他次要設(shè)備和材料,總承包方一般可根據(jù)EPC總承包方內(nèi)部的采購程序,自行選擇從市場采購。物資采買過程中需注意以下幾點。(1)采買方式的選擇。對主要設(shè)備和大宗材料的采購,大多采用邀請招標或直接議標的形式;對次要設(shè)備或小型材料,可采用詢價議標的方式。(2)重視招標文件和采購合同的編制。招標文件的編制是物資采購過程中的重要內(nèi)容,尤其是在設(shè)備采購階段,必須經(jīng)過設(shè)計單位質(zhì)量體系文件規(guī)定的三級校審。招標文件分為技術(shù)和商務(wù)兩部分。技術(shù)部分由設(shè)計人員負責編制,編制內(nèi)容包括設(shè)計圖紙、采購說明書、請購單、設(shè)備材料規(guī)格書和數(shù)據(jù)表等。商務(wù)部分一般由采購組中的項目管理人員負責編制,主要內(nèi)容包括報價表和供貨基本合同條款等。商務(wù)文件在編制時,特別要明確供貨商應(yīng)具有的企業(yè)資質(zhì)。在編寫采購合同時,應(yīng)注意明確各項關(guān)鍵條款,如設(shè)計技術(shù)要求、供貨時間和方式,以及價款結(jié)算方式等,盡量避免因為合同的不明確使供求雙方發(fā)生不必要的爭議。(3)價格及支付方式的確定。采購過程中,總承包方應(yīng)依據(jù)總承包合同中約定的價格條款來確定設(shè)備材料的采購價格,并在合同中約定清楚。切忌盲目為追求利益最大化,而脫離總承包合同條件去確定采購價格。要知道利潤越高風(fēng)險越大,應(yīng)堅持穩(wěn)扎穩(wěn)打。另外,在和采購供應(yīng)商簽定采購合同時,對于支付條件的約定,應(yīng)考慮EPC總承包合同對設(shè)備和材料的支付方法,將支付條件設(shè)定為“一切以業(yè)主的支付為前提”,以降低總承包商在采購過程中所承擔的相應(yīng)風(fēng)險。
1.4催交與檢驗催交工作是指從簽訂采購合同開始到所采購的設(shè)備和材料抵達工程現(xiàn)場的過程。采購經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程特點劃分催交等級,制定詳細的催交計劃。催交工作管理人員應(yīng)根據(jù)催交計劃,圍繞供貨商是否能夠按時交貨、所提供的設(shè)備和質(zhì)量規(guī)格是否與合同要求相符等開展工作。如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時采取有效的控制措施予以糾正,以防止因為交貨延期而影響整個工程進度。檢驗工作是采購過程中重要的質(zhì)量保證環(huán)節(jié),應(yīng)由專業(yè)的檢驗人員負責。對于重要、關(guān)鍵的設(shè)備制造更應(yīng)加強監(jiān)督,必要時可安排人員駐廠監(jiān)造。當總承包合同中有約定時,應(yīng)安排業(yè)主和監(jiān)理人員參加相關(guān)的檢驗、檢測。
1.5運輸與交付在采購合同中應(yīng)盡量約定為設(shè)備和材料的運輸由供貨商負責。這樣可以減少采購方的工作量,也可減少其承擔的運輸風(fēng)險。采購方只負責落實接收貨物的條件,如提供卸貨場地等,做好現(xiàn)場設(shè)備和材料的交接工作。設(shè)備和材料進場后,應(yīng)及時組織業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理及施工方進行設(shè)備進場聯(lián)合驗收,對不合格的產(chǎn)品進行返工或退貨處理。驗收通過后,應(yīng)形成驗收檔案并及時歸檔。
隨著我國市場經(jīng)濟日漸成熟的大環(huán)境，合同已成為各類企業(yè)采購活動的重要載體，煤炭企業(yè)也不例外。本文從煤炭企業(yè)法律工作人員的視角出發(fā)，分析企業(yè)在采購合同訂立、合同履行階段可能存在的法律風(fēng)險，并結(jié)合現(xiàn)行法律規(guī)定與企業(yè)實際提出相應(yīng)的防范建議。
關(guān)鍵詞：
煤炭企業(yè)；采購合同管理；法律風(fēng)險
采購合同的風(fēng)險管理應(yīng)包括事前、事中、事后管理，相應(yīng)企業(yè)法律部門的職責包括合同簽約前監(jiān)督、合同簽訂審查、合同履約過程跟蹤、合同糾紛處理幾個方面。這幾個方面缺一不可，也是企業(yè)各類合同管理的核心。企業(yè)法律風(fēng)險是指在法律實施過程中，由于行為人做出具體不規(guī)范的法律行為，而導(dǎo)致與企業(yè)期望目標相違背的法律不利后果發(fā)生的可能性，包括內(nèi)部風(fēng)險和外部風(fēng)險。但外部風(fēng)險往往不是企業(yè)自身所能控制的。因此，本文重點闡釋內(nèi)部風(fēng)險。
一、采購合同法律風(fēng)險產(chǎn)生的原因
1.采購部門法律意識淡薄
漠視、不遵守企業(yè)內(nèi)部各項采購程序與規(guī)定，甚至存在僥幸心理，不按照合同履約，甚至違約、違規(guī)、違法侵權(quán)，給企業(yè)帶來各類法律風(fēng)險。
2.忽視合同履約過程的監(jiān)督
煤炭企業(yè)往往重視合同前期的準備，如嚴格招投標程序、重視商務(wù)談判。但對于合同履行過程，則多依靠現(xiàn)場工作人員的素質(zhì)，導(dǎo)致履約質(zhì)量參差不齊，存在風(fēng)險。
3.企業(yè)合同管理制度落實不到位
制定合同相關(guān)管理制度比較完善，由于在把控合同全過程中涉及的崗位較多。因此，在實際執(zhí)行過程中會存在偏差。
二、合同簽訂前的法律風(fēng)險及防控辦法
合同簽訂之前的風(fēng)險對風(fēng)險防范是最有效、最根本的。必須嚴格審查相對人主體資格、相關(guān)資質(zhì)、履約能力，并充分評估各項法律風(fēng)險發(fā)生幾率，避免將來發(fā)生糾紛。
1.主體不適格
第一，表現(xiàn)形式。供應(yīng)商主體不合格、資質(zhì)存在瑕疵導(dǎo)致合同無效、不能完全履行，甚至影響采購物品質(zhì)量。法人或其他組織未經(jīng)工商登記或已經(jīng)吊銷、注銷導(dǎo)致合同無效、合同效力待定、合同部分無效等風(fēng)險。相對人企業(yè)名稱與其所持資質(zhì)（各類行政許可證、特許經(jīng)營、生產(chǎn)許可證等）不一致，導(dǎo)致合同無效甚至工商處罰。第二，防控辦法。在合同簽約前，嚴格審查相對人的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，并與全國企業(yè)信用查詢系統(tǒng)查詢比對。涉及特殊行業(yè)的，要求相對人提供經(jīng)營行政許可。在審查中更要注意相對人若是分公司或其他形式的分支機構(gòu)，要審查對分支機構(gòu)的授權(quán)范圍。要盡量核實相對人提供資質(zhì)證件的真實性。
2.合同條款約定不當
第一，表現(xiàn)形式。采購標的約定不明，包括采購合同標的采用不規(guī)范簡稱，未標明型號、生產(chǎn)廠家、品牌或與采購計劃不一致，導(dǎo)致采購物品質(zhì)量下降、不能使用的風(fēng)險；采購標的相關(guān)技術(shù)參數(shù)約定不明確，導(dǎo)致采購目標失當；驗收標準約定不明確，導(dǎo)致雙方驗收質(zhì)量爭議，或由此帶來的對于檢測機構(gòu)、檢測風(fēng)云爭議等。合同履約期限約定不明確，導(dǎo)致合同延遲履行帶來提前或逾期交貨，增加保管、倉儲等費用；對于履行地點和交貨方式約定不明確，則容易導(dǎo)致貨運中轉(zhuǎn)中意外導(dǎo)致雙方責任承擔的風(fēng)險；違約責任約定不明確，若在日后合同履行過程中發(fā)生爭議，導(dǎo)致部分違約的情形下難以計算損失等風(fēng)險；爭議解決條款約定不明確，則可能導(dǎo)致我方增加訴訟成本等風(fēng)險。第二，防控辦法。在合同條款審查過程中，要明確約定合同標的名稱、規(guī)格型號、產(chǎn)地及品牌，核查是否與采購計劃一致。對于技術(shù)規(guī)格復(fù)雜的大型設(shè)備，應(yīng)將技術(shù)詳細規(guī)格作為合同附件同時留存，避免將來合同履行過程產(chǎn)生糾紛。約定明確交貨方式、履約地點，注重明確爭議解決條款等。
3.結(jié)算條款約定不當
第一，表現(xiàn)形式。雙方付款方式約定明顯不利于其中一方，有預(yù)付款情形的，買方支付預(yù)付款后賣方遲遲不發(fā)貨，延誤使用時間；又或者預(yù)付款比例不合適，造成大量資金占用。支付方式約定與現(xiàn)場使用不一致，有可能造成已付款但合同標的使用產(chǎn)生問題，造成我方損失。第二，防控辦法。制定預(yù)付款相關(guān)制度，確定合理的預(yù)付款比例。按照現(xiàn)場實際，使用確定按期支付采購價款。
4.驗收方式不當
第一，表現(xiàn)形式。驗收時，庫管未嚴格按照合同核對采購物資的型號、數(shù)量、規(guī)格等，未找相關(guān)機構(gòu)檢驗?zāi)承┐笮驮O(shè)備，便視為合格入庫。這些行為都是明顯確認合同約定，在發(fā)生糾紛時對采購方不利。第二，防控辦法。制定合理的驗收與庫房管理規(guī)定，制定庫房管理人員的崗位職責與工作流程，并嚴格執(zhí)行。驗收大型設(shè)備可在合同中約定由某些機構(gòu)出具檢測報告或者約定在設(shè)備運行期內(nèi)出現(xiàn)問題的相關(guān)解決辦法。對在驗收方面存在的問題要及時收集現(xiàn)場資料，通報法律事務(wù)部門。
三、結(jié)語
在煤礦企業(yè)采購合同法律風(fēng)險防范的過程中，最主要、最根本的就是要企業(yè)管理人員、采購部門人員、法務(wù)部門人員形成正確的法律風(fēng)險防范意識。要對采購合同進行全過程的管理和風(fēng)險防控。對于簽約方選擇、合同文本擬定、到貨驗收及質(zhì)保期等，都要進行全過程風(fēng)險防控，把控各個環(huán)節(jié)，確保采購合同風(fēng)險防控的全局化管理。
參考文獻：
[1]鄧江凌.企業(yè)法律風(fēng)險及其防范[J].理論學(xué)刊,2010(7).
