發(fā)布時間：2023-06-25 16:11:10
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案日常管理工作樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞學校檔案管理；問題；計策
1、引言
校園是培養(yǎng)人才的搖籃，是學生成長的重要環(huán)境。加強學校教學管理水平，可以有效的為社會提供優(yōu)秀的人才保證，是現(xiàn)代教育工作開展的重要內(nèi)容。校園檔案管理工作是校園日常管理工作中的重要內(nèi)容，是學校實現(xiàn)自身發(fā)展戰(zhàn)略，提高教學水平的重要措施。學校檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，并且具有較強的機密性與政策性，需要學校管理者提高認識程度。
2、學校檔案管理工作中存在的問題
第一，管理者對于檔案管理工作缺乏有效的重視。一直以來，學校管理者對于學校檔案管理工作缺乏足夠的重視，并且認為學校檔案管理工作僅僅是對于檔案的簡單的保管與收集，難以爭取的認識到檔案管理工作其對于學校發(fā)展的意義。對于檔案管理工作由于缺乏重視，使得檔案管理制度不夠完善，檔案管理工作難以在日常管理工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
第二，檔案管理水平不足。很多學校的檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識培訓，并且對于檔案管理工作重要性認識不足，檔案收集意識需要進一步的提升。對于部分學校的檔案管理工作中，很多管理者是以兼職的身份參與檔案管理工作，難以保證檔案管理工作的質(zhì)量，檔案資料缺乏權(quán)威性與真實性。
第三，對于學生檔案重視不足。學生檔案是檔案中的重要一部分，學生檔案是對于學生整體學習情況、成長情況信息收集的重要載體。學生檔案的真實、有效，可以為學校開展管理工作提供有效的依據(jù)，提高教學工作的針對性與有消息。很多學校對于學生檔案僅僅是簡單的收集，并且沒有對學生檔案建立統(tǒng)一的管理標準，難以真正的發(fā)揮學生檔案在教學工作中的具體意義。
第四，檔案管理設(shè)施不完善，急需進一步的投入與發(fā)展。檔案管理水平不足的另一個重要原因，就是學校內(nèi)部檔案管理缺乏良好的硬件條件。很多學校缺乏專門管理檔案的部門，沒有專業(yè)的檔案室，并且保存檔案的地方環(huán)境難以保證，過分潮濕、狹窄等問題，造成了檔案損壞，難以保證檔案的完整性。
3、提高學校檔案管理水平的對策
第一，提高管理者對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作對于學校的發(fā)展有著重要的意義，學校管理者應(yīng)該從思想層面上，提高杜宇檔案管理工作重要性的人事，建立良好的檔案管理理念。對于檔案管理人員，要將服務(wù)作為檔案管理工作的重要核心內(nèi)容，以良好的服務(wù)意識，開展日常檔案管理工作。檔案管理人員要不斷的加強自身的認識，切實的將提高檔案信息資源管理水平作為檔案管理工作的重要原則，更好的為學校進行服務(wù)。
第二，健全檔案管理機制。檔案管理工作的開展，需要完善的管理機制作為保證。在制定檔案管理制度時，要保證檔案管理制度的科學性與合理性，并且提高規(guī)章制度的可行性。檔案管理制度需要以學校實際情況相結(jié)合，有效的對于學校檔案信息進行收集與管理。在檔案管理流程的建設(shè)上，要注重提高管理流程的效率，并且以簡潔、有效作為管理流程設(shè)計的原則。在開展檔案管理工作時，還要注重體現(xiàn)激勵的特點，促進檔案管理工作更好的開展。
第三，開展檔案管理信息化建設(shè)。信息化是現(xiàn)代社會的重要發(fā)展趨勢，也是各項管理工作發(fā)展的重要技術(shù)。在檔案管理工作中，實現(xiàn)信息化建設(shè)，可以更好的提高檔案管理工作的效率，建立一個良好的檔案管理環(huán)境。在學校的檔案管理信息建設(shè)當中，學校管理者要加強對新技術(shù)的引用，建立良好的軟硬件環(huán)境，通過對現(xiàn)代科學技術(shù)的運用，更好的保證檔案管理工作水平。學校要成立專門的檔案管理部門，并且配備專業(yè)人才，真正的將檔案管理工作作為學校管理工作中獨立、重要的一部分。檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，將檔案更好的實現(xiàn)保存、查閱與歸檔，并且促進了檔案資料的應(yīng)用效率，真正的實現(xiàn)了檔案管理工作的最終目的。
第四，加強對于檔案管理工作人員的培養(yǎng)。檔案管理人員自身的素質(zhì)水平，與檔案管理工作有著重要的關(guān)聯(lián)。學校檔案管理工作對于管理人員的素質(zhì)要求很高，只有保證管理人員具備足夠的心理素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)，才能實現(xiàn)檔案管理工作。在管理隊伍的建設(shè)上，要保證管理人員具備高度的責任心，并且作風正派，可以真正的全身心的投入到檔案管理工作當中。檔案管理人員在日常的工作中，要加強對檔案管理專業(yè)知識的學習，并且通過有效的培訓與自學方式，提高對檔案管理工作方法的掌握水平，更好的提高檔案管理工作水平與管理效率。另外，優(yōu)秀的檔案管理人才可以更好的對檔案管理工作進行探索，更好的提高檔案管理工作的實用性與科學性，更好的為學校提供檔案管理服務(wù)。
4、結(jié)束語
在新時期，開展檔案管理工作，必須要結(jié)合學校教學工作的實際開展情況，并且針對于現(xiàn)有檔案管理工作中的問題進行及時的改進，提高對檔案管理工作的重視程度，認識到檔案管理工作的重要意義，更好的促進學校自身的發(fā)展。
參考文獻：
[1]李健.新時期中職學校檔案管理工作優(yōu)化研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2012（03）
1.接受繼續(xù)教育的學生在年齡、資歷、文化素質(zhì)等方面差別較大
特別許多成教學生身兼學業(yè)與工作兩項，管理范圍大，牽涉面廣，難度增加。為適應(yīng)成人學生的實際情況，學生日常管理及教學活動各個環(huán)節(jié)的實施，不可能像普通高等教育那樣集中；為適應(yīng)社會需求，繼續(xù)教育專業(yè)設(shè)置較靈活，課程變動大。
2.學籍管理過程呈現(xiàn)間接性，響應(yīng)速度慢
成人教育的學生分布在社會各個工作崗位上，采取走動式上課模式，雖然每學期都定期集中授課，但時間短，主要靠學生業(yè)余自學、復(fù)習完成知識的積累及課程的考核。為此，學籍管理工作往往銜接不上，易中途中斷，無法繼續(xù)進行。另外，許多繼續(xù)教育的分校及教學點承擔了成人教育的招生、學習、學籍和教學等管理工作，管理過程實際為非直接性的遠距離管理。
3.領(lǐng)導(dǎo)不重視，管理人員配備不足
部分學校只重視經(jīng)濟效益而忽視管理工作，缺乏對新形勢下學籍管理工作的認識。未配備專職的學籍管理人員，學籍管理人員往往身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)培訓較少，理論水平、業(yè)務(wù)能力得不到提高，忙于應(yīng)付日常工作，學籍管理效率不高。另外，學籍管理的相關(guān)硬件設(shè)施跟不上，由于人力、經(jīng)費投入不足，計算機系統(tǒng)未能及時換代升級，管理工作未能達到真正意義上的信息化，不能適應(yīng)新形勢下成人教育發(fā)展的時代要求。
二、新形勢下完善成人教育學籍管理的對策
1.加強領(lǐng)導(dǎo)、健全機構(gòu)、落實人員
學校要重視、加強對成人教育的管理工作，原則上成人高校應(yīng)由一名副校長分管學籍管理工作，普通高校成人教育職能部門要有一名副院長主管學籍管理工作。同時，成立學籍管理機構(gòu)，配備相應(yīng)的硬件調(diào)協(xié)設(shè)施、安排責任心強并具備一定計算機操作技能的管理人員專職負責學籍管理工作，并建立崗位目標責任制，把學籍管理工作落到實處。
2.健全和完善學籍管理的相關(guān)制度及實施辦法
學校要積極根據(jù)教育主管部門下發(fā)的學籍管理文件、精神及制度制定，結(jié)合本校實際，制訂出實施細則、工作程序和運行模塊。從制度上規(guī)范學籍管理的行為，從程序上嚴把學籍管理的質(zhì)量，從運行模塊中提高學籍管理的水平。通過學籍管理，使學生的個性與潛力在可能的范圍得到充分而自由地發(fā)展，從而調(diào)動成人學生學習的主動性、積極性，使其快成才、成好才。
3.加強與教學點的合作與管理
繼續(xù)教育的招生、日常管理及課程的實施等工作大部分在相關(guān)教學點中完成。為此，繼續(xù)教育職業(yè)學?；蚱胀ǜ咝５某扇私逃龑W院應(yīng)加強與各教學點的日常溝通及管理，在招生、日常管理、學籍管理等方面建立長效的互幫互助、對口管理的機制，既成為各教學點的上級管理、統(tǒng)籌部門，又與各教學點有兄弟院校似的關(guān)系。制定切實可行、有章可循的相關(guān)考核、管理機制，定期舉辦培訓會、交流會，加大對教學點的培訓及指導(dǎo)力度，實現(xiàn)學校與教學點的共贏發(fā)展。
4.創(chuàng)立和完善多層次、多規(guī)格、全方位的學籍檔案管理機制
建立以人為本的學籍管理理念，以學籍管理條例為準繩，適應(yīng)成人教育特點，創(chuàng)立和完善多層次、多規(guī)格、全方位的學籍檔案，如建立新生入學檔案、學籍卡檔案、畢業(yè)生名冊檔案、學員成績檔案、學員個人檔案等，分門別類，各盡其用；檔案實行學校集中管理的原則，方便學員，方便管理，高效做好學籍管理的各項具體工作。
5.加強學籍管理人員的培養(yǎng)
中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01
摘 要 企業(yè)檔案是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的，是其生產(chǎn)經(jīng)營的重要記錄和依據(jù)，是企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)加強日常管理、提升自身競爭力的重要途徑，也是維護企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的重要保障。本文將在分析企業(yè)檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出進一步完善企業(yè)檔案管理工作的對策。
關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理 問題 對策
企業(yè)檔案是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的，是其生產(chǎn)經(jīng)營的重要記錄和依據(jù)，是企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)加強日常管理、提升自身競爭力的重要途徑，也是維護企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的重要保障。本文將在分析企業(yè)檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出進一步完善企業(yè)檔案管理工作的對策。
一、企業(yè)檔案管理存在的問題
1.對檔案的重要性認識不足。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中過度追求利潤，對于一些對利潤不能產(chǎn)生快速影響的工作重視程度存在不足。檔案管理是一項復(fù)雜的默默無聞的工作，導(dǎo)致很多企業(yè)對檔案管理的重要性認識不足：一部分企業(yè)對企業(yè)檔案管理在當今社會的實用價值認識不足，認為檔案管理工作只是收集文件材料，投入是得不償失的徒勞，部分企業(yè)缺乏主觀能動性，檔案管理應(yīng)付了事，沒有認真做好企業(yè)檔案管理工作。
2.管理的觀念還比較落后。企業(yè)檔案管理的方式比較陳舊，仍然以手工管理為主，對現(xiàn)代化的檔案管理工具運用程度不高，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的質(zhì)量低，查找檔案的速度慢，使用效率較低。
3.企業(yè)檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)。一方面檔案門類不夠豐富。部分企業(yè)檔案管理僅有文書、戶籍檔案門類，忽視了對企業(yè)經(jīng)營過程中音頻、視頻、照片、實物等檔案的收集，造成了企業(yè)檔案不完整、不系統(tǒng)；另一方面，企業(yè)檔案管理存在重保管輕利用的弊病。企業(yè)對于檔案保存可能很到位，但是忽視了檔案的使用，不能夠充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的作用，造成了浪費。
4.缺乏規(guī)范的檔案管理制度。企業(yè)檔案管理中，缺乏系統(tǒng)的、規(guī)范的、合理的制度，導(dǎo)致有些部門以各種理由推諉拖拉，以至于部分企業(yè)檔案不能夠及時被整理歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失問題。同時，由于一些企業(yè)人員調(diào)動頻繁，一些重要檔案未能及時上交歸檔現(xiàn)象也時有發(fā)生。
5.企業(yè)檔案管理的力量薄弱。很多企業(yè)的檔案管理人員是由辦公室人員兼職的，并且變動頻繁，管理人員檔案管理的知識不足，同時缺乏相應(yīng)的教育和培訓，影響了企業(yè)檔案管理水平的提升。
二、提高企業(yè)檔案管理水平的對策
1.進一步提高對企業(yè)檔案管理重要性的認識。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營管理具有重要意義，企業(yè)要正確認識，經(jīng)檔案管理作為一項重要工作來做，要定期調(diào)度、分析和檢查檔案工作。同時，檔案管理部門要強化責任意識，及時將檔案管理工作中遇到的問題及困難及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，切實承擔承上啟下、內(nèi)外聯(lián)動、協(xié)調(diào)各方的責任，同時，要加強責任感教育，不斷提高部門內(nèi)部人員做好檔案管理工作的自覺性。
2.完善制度，規(guī)范檔案管理工作。企業(yè)要完善企業(yè)檔案管理工作的制度，嚴格按照制度完成文件材料的收集、歸檔、保管等各項工作，要及時將需要的各類檔案收集完整。欄穸愿骼嗟蛋赴湊找求整理，妥善做好檔案的保管工作，嚴格落實檔案借閱制度，對逾期不還、丟失、破損事件嚴肅處理。
3.完善管理方式，強化服務(wù)意識。企業(yè)要提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，要加大新技術(shù)的使用力度，用現(xiàn)代化的軟件武裝檔案管理工作，全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。狠抓企業(yè)檔案的編研工作，緊跟企業(yè)的工作動態(tài)，企業(yè)檔案中蘊藏的信息進行深層次的加工與挖掘，使得企業(yè)檔案中的信息能夠服務(wù)企業(yè)的經(jīng)營活動。
4.提高檔案的利用效率。檔案都具有一定的價值，能夠為現(xiàn)實工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用，所以企業(yè)管理人員要努力使企業(yè)檔案由“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，提高企業(yè)檔案的使用效率。
5.強化教育培訓，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)要選擇政治素質(zhì)高、工作認真負責的同志來從事檔案管理工作，加強對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓，鼓勵他們自學各種檔案管理知識，同時，加強對企業(yè)檔案管理人員的新技術(shù)的培訓，及時提高企業(yè)檔案管理人員對計算機技術(shù)的掌握，以便更好地提高檔案信息化水平。
三、結(jié)語
企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)的日常經(jīng)營管理來說具有重要意義，但是由于多種原因的存在，企業(yè)檔案管理中還存在對重要性認識不足，管理觀念還比較落后、企業(yè)檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)、缺乏規(guī)范的檔案管理制度、企業(yè)檔案管理的力量薄弱等問題，筆者從五個方面提出了完善企業(yè)檔案管理工作的對策，以期更好地做好企業(yè)檔案管理工作。
參考文獻：
[1] 朱小琳.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].科技與創(chuàng)新，2015（04）.
[2] 肖艷.探析企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）.
呂利君
（秦皇島市海港區(qū)人力資源和社會保障局，河北秦皇島066000）
【摘要】檔案管理是事業(yè)單位的一項工作內(nèi)容，與其他的日常管理緊密相連，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種新的理念層出不窮，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。結(jié)合當前事業(yè)單位檔案管理普通存在的問題進行了分析，提出了相對應(yīng)的策略，旨在事業(yè)單位管理工作的革新提供可行性思路。
關(guān)鍵詞 事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；信息化建設(shè)
伴隨著事業(yè)單位的不斷改革和發(fā)展，事業(yè)單位的管理水平得到了一定的提升，但是在檔案管理方面，因為對其重視不足而導(dǎo)致了檔案管理工作與其他部門規(guī)范化及科學化發(fā)展不相協(xié)調(diào)，進而影響到了事業(yè)單位整體運行的協(xié)調(diào)和高效。所以為了改變這一尷尬的局面，推動事業(yè)單位不斷的改革和發(fā)展，有必要對檔案管理工作進行規(guī)范化，故對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析具有一定的必要性。
1現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析
事業(yè)單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認識也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因為這種現(xiàn)狀的存在導(dǎo)致了檔案管理的現(xiàn)狀存在著很多的問題。主要表現(xiàn)在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業(yè)性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個方面。
1.1檔案管理認識不足、意識薄弱
在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)的就是檔案管理的意識薄弱，出現(xiàn)這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔、服務(wù)性的工作，對事業(yè)單位的管理意義不是很重要；同時由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當然其原因還有很多，如該項工作沒有納入到日常的考核中、部門設(shè)置不合理等。
1.2軟硬件設(shè)施薄弱
做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)水平及資金投入情況都要求很高，很多事業(yè)單位其實并沒有做到這一點。要么是一些單位缺少必備的設(shè)施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導(dǎo)致了事業(yè)單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設(shè)施而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，沒有表現(xiàn)出良好的效果，也沒有發(fā)揮檔案管理工作對事業(yè)單位日常管理工作的作用。
1.3缺乏專業(yè)性的檔案管理人才
企業(yè)的發(fā)展離不開人才，人才的重要性在如今這個競爭激烈的大舞臺上越凸顯的明顯。事業(yè)單位的日常管理中的任何一項工作都需要有人去執(zhí)行，執(zhí)行結(jié)果的如何關(guān)鍵也是在于人才。對于檔案管理工作同樣如此，專業(yè)性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，而因為一些事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致了很多重要的信息檔案并沒有合理、有效的進行保存，造成了一定的損失；或者是因為缺乏對一些檔案信息的認識和了解，造成了工作上的失誤，最后增加了工作負擔，提高了工作成本。
1.4事業(yè)單位檔案管理制度有待于完善
無規(guī)矩不成方圓，任何一項工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規(guī)存在很多的漏洞，導(dǎo)致了很多的事業(yè)單位自身也沒有關(guān)于檔案管理方面明確的制度設(shè)置，導(dǎo)致了工作上存在了一定的空白，嚴重影響到了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。
2完善事業(yè)單位檔案管理工作的幾點建議
2.1提高對檔案管理的重視
提高對檔案管理工作的重視就是改變過去那種把檔案管理當做可有可無或者輔、服務(wù)性工作的局面。檔案管理工作水平的提高是事業(yè)單位管理水平提高的重要內(nèi)容，只有提高對檔案管理的重視，才能從認識或者思想觀念上進行扭轉(zhuǎn)。一方面應(yīng)該加強事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的支持和認同，這是做好檔案管理工作的首要任務(wù)和前提；另一方面也需要通過培訓、學習等方式改變檔案人員的觀念，提升他們的責任感，從而提高他們對本職工作的重視。
2.2加大對檔案管理工作的投入
檔案管理工作硬軟件設(shè)施的不足及專業(yè)人員的匱乏直接影響到了檔案管理工作的開展，并制約著檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率。對此應(yīng)該加大對檔案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、財力的支持，提供必要的辦公地點、技術(shù)、人員，強化隊伍的建設(shè)；另一方面要培養(yǎng)或者引進專業(yè)的檔案管理人員，通過他們專業(yè)化的指導(dǎo)來不斷的完善和提高管理工作的水平。專業(yè)的檔案人員具備豐富的檔案管理知識和經(jīng)驗，對于管理工作的認識、創(chuàng)新、實際工作的分類等具有較強的優(yōu)勢，便于事業(yè)單位檔案管理工作的開展，為事業(yè)單位日常工作的管理提供的方便和打下了基礎(chǔ)。
2.3加快事業(yè)單位檔案管理標準規(guī)范制定
標準規(guī)范以及規(guī)章制度是事業(yè)單位進行檔案管理的基礎(chǔ)，是事業(yè)單位進行檔案管理的制度保障，所以事業(yè)單位應(yīng)該加快對相關(guān)規(guī)范制度的制定。一方面應(yīng)該建立專門的機構(gòu)，增設(shè)專門的人員；另一方面應(yīng)該健全檔案管理制度的體系化建設(shè)，做好有章可循。
3事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)
3.1事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性
所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。
但是，當前的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應(yīng)時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進行信息化建設(shè)。
3.2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃
在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標支持，強調(diào)系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴展空間。
3.3建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站
檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。
總之，在檔案管理方面，要重視檔案管理工作與其他部門規(guī)范化及科學化發(fā)展相協(xié)調(diào)，促進事業(yè)單位整體運行的協(xié)調(diào)和高效，從而不斷推動事業(yè)單位不斷的改革和發(fā)展。
參考文獻
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[文獻標識碼]A
[文章編號]1671- 5918（ 2015） 08- 0032- 02
doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016
[本刊網(wǎng)址]http：//hbxb.net
系部檔案是真實記錄高校二級系部單位全部活動的檔案材料，詳細的記錄該二級單位的發(fā)展歷程，同時也是該二級單位的重要信息資源。系部檔案管理是系部日常管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，收集和保存著所有教學檔案、學生檔案、行政檔案和黨員發(fā)展檔案等，非常詳細的記錄系部的日常管理工作，有利于為系部領(lǐng)導(dǎo)做出科學決策的智力寶庫，是系部增加效益的重要保證。
一、系部檔案管理科學化的必要性
（一）檔案管理是系部日常管理的根本
檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學檔案，學生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護的技術(shù)檔案。這些檔案記錄著各項教學活動或科研教學或?qū)嵺`教學的原始數(shù)據(jù)，是最有說服力的原始證據(jù)。系部檔案管理無序或零亂不規(guī)范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數(shù)據(jù)等流失會造成實驗結(jié)果泄漏，重則可能泄漏技術(shù)機密；會議記錄丟失會造成領(lǐng)導(dǎo)管理層內(nèi)部混亂，重則可能涉及人員任命機密；學生檔案不詳細或隨意篡改，影響學生終身評價。因此，必須加強系部檔案管理科學化，避免產(chǎn)生各部不必要的損失，影響系部的生存與發(fā)展。
（二）檔案管理是系部信用管理的保證
檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應(yīng)系部的管理水平、財務(wù)狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應(yīng)系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學生或教師的系部誠信檔案一直備受關(guān)注，用人單位希望高校畢業(yè)生具有較高的信用，社會科研機構(gòu)希望信用高的科研人員參與企業(yè)技術(shù)的開發(fā)與研究。因此，必然加強系部檔案的信用化發(fā)展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎(chǔ)。
（三）檔案管理是系部文化建設(shè)的供給
檔案管理是系部文化建設(shè)的供給，展現(xiàn)整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設(shè)，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應(yīng)系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強系部檔案管理科學化，才能助推系部校園文化建設(shè)。
二、當前高校系部檔案管理的主要困境
（一）系部檔案管理不受重視
高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領(lǐng)導(dǎo)認為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內(nèi)務(wù)的事情，差不多能應(yīng)付就行。大部分系部師生員工也都認為系部檔案管理就是管理管理學生或教師的日常教學管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地；或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負責開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發(fā)展。
（二）系部檔案管理水平不高
高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業(yè)背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術(shù)都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數(shù)據(jù)處理方法不當，造成檔案不真實，嚴重影響檔案的信用管理。
（三）系部檔案管理模式相對落后
高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態(tài)。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務(wù)處有教學檔案，人事處有師資檔案，財務(wù)處有財務(wù)檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復(fù)，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術(shù)要點不統(tǒng)一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進檔案袋，不管科學性，也不管是不是利用查閱。
（四）系部檔案管理現(xiàn)代化水平不高
高校系部檔案管理現(xiàn)代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機影像技術(shù)的發(fā)展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術(shù)實現(xiàn)電子文件化，通常檔案管理系統(tǒng)來管理和查閱檔案，這有利用保護原始檔案不受損壞，尤其是紙質(zhì)材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質(zhì)性。
三、改進高校系部檔案管理的措施
（一）加強系部檔案管理認識
系部檔案管理是系部日常教學科研管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該加強系部檔案管理的認識。系部檔案管理在各項教學質(zhì)量評估，就業(yè)評估，黨建評估，師資水平評估中都發(fā)揮著重要的作用，對于提高教學質(zhì)量，研究教學規(guī)律都起到調(diào)節(jié)作用。應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理認識，不要傳統(tǒng)的檔案管理認識來看待今天的檔案管理，一貫認為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創(chuàng)新思維，多學習專業(yè)知識，使用現(xiàn)代化檔案管理水平來支撐教學、科研工作。
（二）爭取系部師生員工的大力支持
系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務(wù)的宗旨。首先，積極主動爭取系部領(lǐng)導(dǎo)的支持，多為領(lǐng)導(dǎo)獻計獻策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領(lǐng)導(dǎo)感覺得到系部檔案管理的存在，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務(wù)窗口，實實在在的通過檔案服務(wù)來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。
（三）強化檔案管理員隊伍
系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質(zhì)上不同的人做檔案管理，結(jié)果卻完全不一樣。只有認真負責、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔著辦公室的大量工作。應(yīng)該強化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應(yīng)該保證檔案管理員工作的繼續(xù)性，盡量保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。
（四）加強檔案管理制度建設(shè)
系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學校檔案管理的獨特特征。所謂沒有規(guī)矩不成方圓，要改進高校系部檔案管理方法，一定要加強檔案管理制度建設(shè)，通過規(guī)章建制，嚴格規(guī)范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責，規(guī)定檔案服務(wù)的內(nèi)容，明確檔案查閱手續(xù)與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進入良性發(fā)展軌道。
（五）注重檔案信息資源的開發(fā)
系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應(yīng)系部一線教學、科研單位的一手資料。在高校教學、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學質(zhì)量評估，系部師資隊伍建設(shè)，人才培養(yǎng)計劃建設(shè)，課程設(shè)置等方面都要依賴于系部檔案。應(yīng)該注重檔案信息資源的開發(fā)，充分發(fā)揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎(chǔ)，做好系部檔案的分析統(tǒng)計工作，探討教學規(guī)律。還可以及時參與教學改革課題，提供大數(shù)據(jù)樣本給相關(guān)的就業(yè)保障部門或?qū)W生管理部門，深入探討學生成績管理，誠信管理，畢業(yè)生就業(yè)管理等方面的價值。打破傳統(tǒng)檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業(yè)單位開放檔案查閱功能，擴大檔案服務(wù)內(nèi)容，給系部檔案信息資源開發(fā)一個新的局面。
[關(guān)鍵詞]檔案管理 管理人員 素質(zhì)培養(yǎng)
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0048-01
辛欣（1982-），女，河北衡水人，武強縣人力資源和社會保障局。研究方向：檔案管理。
一、現(xiàn)代檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)現(xiàn)狀
（一）思想理念現(xiàn)狀
社會在不斷發(fā)展，各項制度逐年在趨于完善，雖然檔案管理工作人員數(shù)量在逐年壯大，但管理工作人員的文化程度和思想理念卻遠不能適應(yīng)當前檔案工作的要求。在思想政治上缺乏高度的責任感、使命感和樂于奉獻的精神，這是檔案管理隊伍不應(yīng)該出現(xiàn)的少數(shù)人的現(xiàn)象，有些嚴重的，已經(jīng)影響到了整個檔案管理隊伍的形象，這就要求我們要扎實肯干、敢于坐冷板凳，樂于奉獻。另外，檔案工作具有很強的政治性，因此，檔案人員必須具有較強的黨性原則，具有堅定的政治立場，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，自覺抵制來自各方面的誘惑和挑戰(zhàn)，在市場經(jīng)濟的洪潮中永葆檔案管理隊伍的純潔性、高效性、專業(yè)化的重要使命。在檔案日常管理工作中，一定要提高思想政治覺悟和辨別是非的能力，做到少說空話，多做實事，作風正派，堅持原則。在建設(shè)中國特色社會主義市場經(jīng)濟中，發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)作用，為我國的經(jīng)濟建設(shè)作出積極的貢獻。
（二）工作中的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀
檔案管理工作是一件專業(yè)性特別強的工作，現(xiàn)在的檔案管理隊伍已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要，大多數(shù)人員的文化水平偏低，如：計算機操作水平、網(wǎng)絡(luò)知識、外語能力以及專業(yè)方面的知識的缺失，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。
檔案管理工作是一件非常嚴謹?shù)墓ぷ?，在現(xiàn)代的檔案管理工作過程中，有的管理人員不認真工作，繁衍了事，輕視工作的重要性，管理人員的粗心會造成嚴重的后果，比如檔案的丟失、損毀。
二、提高管理人員素質(zhì)的有效方法
（一）加強思想理念和政治素質(zhì)的培養(yǎng)
現(xiàn)代社會在不斷改革和創(chuàng)新，信息高速發(fā)展，知識的發(fā)展更是日新月異。在此情形下，檔案管理人員需要從各方面培養(yǎng)和提升自己的能力，樹立全新的政治觀念，平時更要不斷學習新理念和全新的管理方法，做到可以利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對檔案進行有效的管理。在管理中，爭取能夠把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，做到與時俱進，這樣才能更好地為檔案管理工作服務(wù)。進一步說就是每位檔案管理人員必須解放思想、不斷超越自己，用發(fā)展的眼光解決日常管理工作問題，充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作人員要緊跟時展，尤其是先進的社會主義主流文化，以自己的實際行動去推動檔案管理工作發(fā)展，為我國的經(jīng)濟建設(shè)作出積極的貢獻。
（二）加強檔案管理人員的知識能力素質(zhì)的培養(yǎng)
現(xiàn)代化的檔案管理人員不僅要強化自己本專業(yè)的知識，更重要的是掌握各種管理技能在工作實踐中的靈活運用。在強化自身專業(yè)知識方面，主要可以學習《檔案學概論》《檔案管理學》《科技檔案管理學》《檔案分類學》《檔案目錄學》等理論知識。在掌握管理技能方面，要注意加強實際工作經(jīng)驗的積累，熟練地掌握各項工作技能。檔案管理人員必須具備相應(yīng)的計算機應(yīng)用能力，比如可以熟練運用計算機的理論和網(wǎng)絡(luò)的管理知識，另外，檔案管理人員還需要具備一定的外語口語和辦公自動化操作知識等基礎(chǔ)綜合素質(zhì)。在工作中提高自己的工作能力，更好地為開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。
（三）加強檔案管理人員嚴謹細致的工作作風的培養(yǎng)
檔案管理工作作為服務(wù)性勞動，是一項復(fù)雜繁瑣的工作，工作內(nèi)容有些枯燥無味，但是它卻系政治性、科學性為一體，同時還具有較強的服務(wù)特性，因此在工作中始終保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L是必須的。在日常工作過程中要做到認真，細心，一心一意，親力親為，要把工作當回事，工作就是工作，千萬不能有任何輕視，力爭不出差錯，不辦錯事。把自己打造成“又紅又專”的合格人才，在工作中一定要立足本職工作，放下思想包袱，全身心地投入到工作中，全心全意地服務(wù)，做到零失誤，提高工作質(zhì)量。
三、結(jié)語
檔案管理隊伍還有很長的路要走，我們一定要及時跟上時代的步伐，發(fā)現(xiàn)自己的不足，取長補短，提高自己的綜合素質(zhì)，在工作中吃苦耐勞，辛勤付出。只有這樣才能在實際的檔案管理工作中做好自己的本職工作，為檔案管理工作作出應(yīng)有的貢獻。
【參考文獻】
[1]陳麗蓮，黃建峰.檔案管理的現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（09）.
人事檔案管理是事業(yè)單位不可缺少的一項重要工作，做好這項工作能夠?qū)ぷ魅藛T有更為全面的了解，綜合考查其素質(zhì)、技能，作為人員調(diào)動和晉升的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用，信息技術(shù)在人事檔案管理中得到越來越廣泛的應(yīng)用。在這樣的背景下，傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端日益顯露，越來越不適應(yīng)新時期人事檔案管理的需要，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施進行完善。文章準備探討新時期人事檔案管理的要求，指出存在的不足，并提出相應(yīng)的改進對策，希望能夠為加強新時期人事檔案管理的實際工作提供借鑒與參考。
2.新時期人事檔案管理的要求
新時期在信息技術(shù)的影響下，要求改進人事檔案管理，根據(jù)新的要求開展各項工作，這種要求體現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1創(chuàng)新管理模式。改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思路，實現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新。例如，改進傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的繁瑣工作，對人事檔案進行數(shù)字化處理，通過計算機輔助，實現(xiàn)歸檔、查詢、借閱、轉(zhuǎn)移等各個流程的一體化，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，改變紙質(zhì)檔案管理繁瑣的形式，促進管理水平的提高。
2.2重視信息技術(shù)運用。在人事檔案管理中注重信息技術(shù)的運用，建立統(tǒng)一信息化平臺，促進管理水平的提高，將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來使用，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，實現(xiàn)對人事檔案的有效管理，從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢，促進管理水平的提高。
3.新時期人事檔案管理存在的問題
盡管事業(yè)單位都注重對人事單位的管理，但由于受到制度、人員等因素的影響，當前人事檔案管理中仍然存在不足，主要體現(xiàn)在思想認識，管理制度、模式、人員等方面。
3.1思想重視程度不夠。很多單位將工作重心放在員工管理方面，對人事檔案管理工作不重視，忽視人事檔案管理對全面考察和評定員工的重要作用。在對員工進行考察評價和晉升的時候，常常以調(diào)查和平時表現(xiàn)為依據(jù)，忽視人事檔案的參考作用，制約了人事檔案管理水平的提高。
3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理規(guī)章制度，對人事檔案管理的流程、要求、目的、工作人員職責等的規(guī)定不全面，難以有效規(guī)范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責不明確，管理流程不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)混亂的局面，影響了人事檔案作用的充分發(fā)揮。
3.3管理模式比較落后。管理模式落后，很多事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)管理模式，對新時期對人事檔案提出的新要求認識不夠，依照人工模式進行人事檔案的收發(fā)，對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用不全面，制約了管理模式的創(chuàng)新，影響人事檔案管理水平的提高。
3.4管理人員素質(zhì)偏低。缺乏專業(yè)的管理隊伍，工作人員的素質(zhì)偏低，創(chuàng)新意識不強，對現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理的運用缺乏了解，不能熟練的進行人事檔案管理的各項操作。
4.新時期人事檔案管理存在問題的改進對策
為了應(yīng)對人事檔案管理存在的不足，結(jié)合新時期對人事檔案管理的要求，筆者認為今后在實際工作中需要采取以下改進對策。
4.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高檔案管理的認識。事業(yè)單位在重視員工管理的時候，要充分認識人事檔案管理的重要作用，將其放在突出的位置，認識其在全面了解和評定員工方面的重要作用。并在制度、人員、資金、現(xiàn)代信息技術(shù)等方面加強支持力度，促進人事檔案管理水平的提高。
4.2完善管理制度，促進各項工作規(guī)范化。建立完善的人事檔案管理規(guī)章制度，有效規(guī)范人事檔案管理的各項工作。對人事檔案管理的流程、方法、目標、要求進行全面的規(guī)定，使管理工作有章可循。建立人事檔案管理責任制，明確管理人員職責，使他們在日常管理中嚴格遵循相關(guān)規(guī)范流程，確保管理工作有章可循。建立獎懲激勵機制，調(diào)動管理人員工作的熱情，促進各項工作規(guī)范有序進行，使他們在日常管理中嚴格遵循規(guī)定，認真履行自己的職責，促進人事檔案管理水平的提高。
4.3創(chuàng)新管理模式，重視現(xiàn)代技術(shù)的運用。重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，建立現(xiàn)代化管理操作平臺，在加強人事檔案紙質(zhì)管理的同時，對人事檔案資料進行數(shù)字化處理，促進管理水平的提高。在具體工作中，對人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)檔等內(nèi)容進行詳細的規(guī)定，利用操作平臺進行操作和處理，提高管理工作的實效性，不僅能夠減少管理上的失誤，還能夠促進管理水平的提高。
4.4加強管理培訓，提高管理人員的素質(zhì)。引起高素質(zhì)的管理人員，充實管理人員隊伍建設(shè)，為做好新時期人事檔案管理準備人才支持。事業(yè)單位還要加強管理隊伍培訓工作，通過現(xiàn)場授課、進修、學習等方式，讓他們掌握人事檔案管理的具體操作流程和方法，促進管理水平的提高。管理人員需要加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的學習，熟練掌握計算機、軟件等的操作，能夠靈活運用這些技術(shù)進行管理，提高管理效果。另外，管理人員還要提升自身修養(yǎng)，加強自身的理論知識學習，管理技術(shù)知識學習，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，嚴格遵循管理工作的規(guī)章制度的各項規(guī)定，促進管理工作的順利進行和人事檔案管理水平的提高。
一、綜合檔案室是本局檔案信息儲存、開發(fā)利用、服務(wù)交流的中心，負責全局檔案管理的各項工作。
二、對全局的檔案工作實行監(jiān)督指導(dǎo)。
三、負責檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和提供利用等工作。
四、負責制定檔案管理工作的各項制度，并負責制度的貫徹執(zhí)行，同時負責對本局各組室兼職檔案人員的考評工作。
五、負責綜合檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，嚴格按?“八防”的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。
六、組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)學習和業(yè)務(wù)培訓，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
