發(fā)布時間：2023-05-31 15:00:19
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理痛點樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
[關鍵詞]檔案管理 電子文件 信息保護 差異
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0206-01
隨著全球數(shù)字信息化的快速發(fā)展，管理自動化及辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質走向電子媒體。這給檔案事業(yè)帶來嚴峻挑戰(zhàn)的同時，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發(fā)展的契機，而電子檔案的產生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統(tǒng)紙質檔案的本質區(qū)別，揚長避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。
一、 紙質檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢
就目前檔案管理工作來看，在紙質檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術能力單一，在實踐中不能較好的發(fā) 揮開拓與創(chuàng)新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質檔案受時展的影響，規(guī)模越來越小，電子檔案則在信 息技術的支持下涉及的領域越來越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來越好。
二、 紙質檔案與電子檔案簡介及特征
紙質檔案是人們?yōu)榱思o念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數(shù)據(jù)庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。
紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優(yōu)點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。
三、 傳統(tǒng)紙質檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
1、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統(tǒng)計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發(fā)放、收回。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
5、 電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實現(xiàn)對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、 紙質檔案與電子檔案應并存管理
國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，對社會的各行各業(yè)產生著劃時代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質檔案的優(yōu)點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發(fā) 現(xiàn)紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
五、 結語
綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶，為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識，更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同，管理的注意事項。同時，掌握先進的計算機網絡技術，以此加強電子文件的檔案管理工作，做到與時俱進，滿足信息化發(fā)展的需求。
參考文獻
[1] 彭堅.關于檔案“電子檔案和紙質檔案”管理問題的探討[J].檔案學研究，2012（1）.
一、電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題分析
（一）電力系統(tǒng)檔案管理的特點
電力系統(tǒng)檔案與傳統(tǒng)意義上的企業(yè)行政檔案相比，具有覆蓋度廣、專業(yè)度高、利用價值高、檔案管理延續(xù)性強的特點。
電力工程是一項綜合度極高的工程，在電網建設過程中，會涉及土木工程、電力生產設備、電氣設備、通信技術、消防以及生態(tài)環(huán)境等多個層面。而凡是與電網建設及電力生產相關的技術，在應用和實踐過程中都會留下一系列的檔案資料，主要內容包括相關參數(shù)、工程方等，方便生產管理。電力系統(tǒng)檔案內容覆蓋面極為廣闊，同時也具有較高的專業(yè)度。
電力生產過程中會產生大量的生產記錄檔案，這種生產檔案實際上可以稱為科技檔案，因為它真實反映了生產過程中的方方面面。一方面，它可以作為電力企業(yè)的無形資產，提升電力企業(yè)的市場競爭力；另一方面，它又是電廠開展日常安全生產運行、檢修維護及技術改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產管理過程中，檔案具有重要的憑證作用和參考價值。
電網的建設往往是為了起到長期的電力生產和電力運營的作用。通常來說，水電站樞紐工程自投產，一般有50年以上的設計壽命，其設備設施的設計、制造、施工建設等技術檔案的保管年限與設備設施的壽命相當或者更長。后期在生產運行中形成的技術檔案詳細記錄了設備設施的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同段所形成的科技檔案均為設備設施不可分割的連貫信息，因此，電力系統(tǒng)檔案管理不可間斷，具有很強的延續(xù)性。
（二）電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題
電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)階段存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
首先，電力系統(tǒng)檔案信息化管理、數(shù)字化管理的建設工作存在較大的不足。隨著信息技術與計算機技術的高速發(fā)展，利用這些先進的科學技術來進行檔案管理，能夠有效地提升檔案管理效率。同時，數(shù)字化的檔案保存形式不易遭到物理破壞，檢索過程也更加方便。但由于許多企業(yè)本身對于檔案管理的關注度不高，所以檔案管理的信息化建設工作有所落后或停滯，往往浮于表面，而沒有得到真正的落實。
其次，檔案管理的理論研究和業(yè)務指導滯后。電力系統(tǒng)檔案管理工作是新形勢下擺在電力系統(tǒng)管理部門面前的新課題，亟須加強這方面的理論研究和政策指導。特別是關于電力系統(tǒng)檔案的產權特征和法律地位問題，電力系統(tǒng)檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力系統(tǒng)在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。
再者，檔案管理中存在安全問題。安全問題需要一分為二來進行剖析。一方面，是檔案庫房的安全問題，如庫房的設計布局不合理、庫房準入制度比較混亂等，都會造成檔案資料的遺失；另一方面，在數(shù)字化、信息化的檔案管理形勢下，由于內部網絡安全防護力較弱，容易出現(xiàn)檔案信息受到攻擊遺失或者被盜取的現(xiàn)象。
最后，則是電力企業(yè)檔案管理基層人員管理素質較低的問題。傳統(tǒng)的檔案管理工作內容簡單，對管理人員的綜合素質要求不高。但想要建設數(shù)字化、信息化的電力系統(tǒng)檔案管理形式，就必須要進一步提升電力系統(tǒng)檔案管理人員的現(xiàn)代化操作技術和管理技術。
二、強化電力系統(tǒng)檔案管理的相關對策
（一）完善電力系統(tǒng)信息化檔案管理建設
隨著電力生產精細化管理的深入開展，電力生產人員的工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計算機、互聯(lián)網為工作平臺的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，將檔案的保存功能向信息中心轉變，開展網上服務，提高利用效率，是滿足利用者服務需求的最有效途徑。一方面，要充分利用變電站局域網建立檔案主頁，使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)關聯(lián)起來，公開案卷目錄及卷內文件目錄，實現(xiàn)檔案信息網上查詢、檢索，使生產人員更方便查閱檔案室已藏檔案；另一方面，要最大限度地實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化。檔案資料數(shù)字化后，在網上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務，使利用者可以不受地域和時間限制，及時獲取自己所需的檔案信息，使服務變得快捷、高效、準確，大大提高檔案的利用率和使用價值。
在加大電力系統(tǒng)檔案信息化管理平臺建設的過程中，也要注重對信息環(huán)境的安全防護建設，不僅要在物理環(huán)境上保證紙質檔案的安全，還要保證有一個安全的網絡環(huán)境。與此同時，還應該建立嚴格的檔案查閱制度，通過對檔案信息系統(tǒng)用戶分層、設置用戶口令等方式來提升對信息查閱、使用的安全性。
（二）加強對電力科技檔案管理的理論指導
一方面，電力企業(yè)應該做好檔案收集、整理的基礎工作，為研究電力科技檔案管理的科學方法提供豐富的資料。在實踐過程中，相關檔案收集人員應該走入電力生產現(xiàn)場，深入了解電力生產過程，了解相關數(shù)據(jù)產生、變化的過程，從而提升自己整理檔案信息的能力，提升檔案整理的科學性和有效性，避免盲目性的整理。另一方面，在電力企業(yè)行業(yè)領域內，應該形成一定的信息共享或檔案管理交流活動，通過友好性的管理交流來綜合形成有效的理論指導，促進電力企業(yè)的共贏發(fā)展局面。
（三）提高基層管理人員的綜合素質
管理水平很大程度上受到管理人員素質的影響。電力企業(yè)首先要認識到檔案管理人員的重要性，通過提升福利待遇來進一步招攬高素質的人才。其次則是要對現(xiàn)有檔案管理隊伍進行整合和培訓，進一步優(yōu)化檔案管理人員的結構，采用夜校培訓、集中學習等措施，不斷提升他們的檔案管理素質。
三、結束語
關鍵詞：電子文檔控制方案管理
引言
隨著計算機網絡的飛速發(fā)展，計算機已經成為企事業(yè)單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業(yè)秘密，更有甚者還包括國家秘密在網絡上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時也增加了重要信息泄密的風險。在信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)的形勢下，電子文檔安全工作應當引起越來越多的重視。
1.電子文檔存在的安全隱患和風險
電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網絡上傳輸。它看得見，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴保密管理制度強制實施，輔以人工監(jiān)管手段來達到防護電子文檔的安全，但這給日常工作帶來了諸多的不便和風險。它的易傳播、易擴散性也成為了企業(yè)管理的安全隱患。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）共享在局域網上的文件夾及文件沒有加密措施；
（2）分散的輸出方式不利于安全管理；
（3）復印、打印設備使用權限難以控制；
（4）打印審批存在效率低、難以記錄的問題；
（5）涉密文件的生命周期安全管理嚴重依賴于人工；
（7）終端用戶的日常操作和網絡行為沒有監(jiān)控和審計管理，難以形成全面、細致的日志審計和統(tǒng)計報表輸出。
（8） 惡意文件/病毒通過U盤、光盤、網絡輕易進入系統(tǒng)，導致文檔數(shù)據(jù)丟失。
1.1此外，還有內部人員有意或無意地泄密。
隨著全球信息化時代的來臨，計算機泄密行為呈上升趨勢。一個惡意的泄密事件往往會給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進行補救，重則將會使一個企業(yè)置之死地。權威數(shù)據(jù)顯示，幾乎所有的中國企業(yè)對電子文檔都沒有任何防護措施，企業(yè)對于信息有保護措施的不到3%。一些機密性的資料，電子文檔輕易就可以通過電子郵件和移動硬盤泄密到網絡外部。全球最具權威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner調查顯示：有超過85%的安全威脅來自組織內部，而內部網絡各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬美元。
2.電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。
2.1以授權管理作控制
通過技術手段對文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權限進行控制，嚴防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無序的設備輸出管理為集中而有序的監(jiān)控管理。設備使用、用戶權限可控，避免非授權使用設備，用戶權限可管理。對使用者進行權限設定，來控制其是否有復印、打印、彩色輸出等權限，并且還可通過設定配額以控制輸出；使用者可通過身份認證進行文件輸出；打印機、復印機等輸出設備平時處于鎖定狀態(tài)，非授權人員無法使用復印及打印功能。
2.2以數(shù)據(jù)文檔安全為核心
對指定進程和特定文檔其創(chuàng)建，編輯，保存自動加密，非授權用戶無法明文打開特定文檔；打印輸出采取閉環(huán)管理，文件需要先進行審批，審批通過后，通過身份認證，自動嵌入條碼打印輸出，通過條碼進行自動化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經過審批的，且打印內容與審批內容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內容與審批內容一致，避免誤操作，減少浪費，自動負載均衡，減少排隊。
2.3以監(jiān)控審計作追查
特定管理人員可查看打印復印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時間段內,輸出設備的使用負荷、部門輸出、個人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質人工登記為自動電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計和追溯。
3.電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術闡述
電子文檔安全管理系統(tǒng)是根據(jù)電子文檔安全有效控制方案詳細設計出的一套管理系統(tǒng)，主要應包括以下功能：
3.1安全認證：采用口令加USBKEY等方式通過管理控制臺對登錄系統(tǒng)進行進行身份認證控制，不同的身份在服務器上有不同的存儲區(qū)。通過此管理方式，可滿足一人一臺、一人多臺及多人一臺使用電腦的實際情況。
3.2文檔管理：采用文檔標密和定密的方式，對文檔起草、批準、審批和審核全生命周期進行控制。對不同性質的部門、用戶和用戶組制定不同的權限策略，文檔創(chuàng)建時按策略標記文檔權限屬性，屬性包括創(chuàng)建者、可使用的部門和用戶列表。
3.3安全存儲：提供網絡硬盤功能，對加密的電子文檔上傳服務器進行集中存儲，進而實現(xiàn)對本地涉密電子文檔的備份。只有數(shù)據(jù)擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶也不能查看和使用他人的數(shù)據(jù)。
3.4人員管理：對系統(tǒng)中所有用戶按照人員崗位職責及涉密范圍進行統(tǒng)一的密級管理。采用人員定密的方式對用戶的密級分為絕密、機密、秘密、非密四種。針對不同密級用戶，可配置強制加密策略，在文件交換時，文件不能由高密級用戶傳到低密級用戶。
3.5文檔流轉：根據(jù)人員密級和文檔的密級，嚴格控制文檔流轉過程，防止合法用戶對文檔進行非法操作。文件對內部或外部協(xié)同流轉時，需提交文檔審核申請修改文件權限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內部文檔安全順暢流轉；外部發(fā)送文檔的安全協(xié)同。
3.6文檔輸出打?。弘娮游臋n打印輸出需要通過部門或上級領導的審核通過后，才能將電子文檔進行刻錄或U盤導出，導出形式可以根據(jù)保密需要進行加密處理。對電子文件打印輸出執(zhí)行嚴格的打印申請、審批流轉，對涉密文件輸出紙張采用數(shù)字水印技術，自動嵌入條碼打印輸出，用戶刷卡輸出，嚴格執(zhí)行安全保密管理規(guī)章制度對于打印管理的要求。
3.7安全管理與審計：根據(jù)安全保密管理規(guī)章制度設置系統(tǒng)提供系統(tǒng)管理員、安全保密管理元和安全審計員三員，不同管理員的權限設置應相互獨立、相互制約，確保系統(tǒng)滿足“三權分立”原則，各行其職，各盡其責。系統(tǒng)管理員單獨查看某 個文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個文件夾的操作歷史，安全審計員查看整個系統(tǒng)所有用戶的操作歷史。
3.8病毒掃描防護：實現(xiàn)病毒掃描引擎，上傳文件，均會進行病毒掃描，如果發(fā)現(xiàn)病毒，會通知管理員進行處理。
總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內部重要電子文檔被泄密，實現(xiàn)了對電子文檔全生命周期的安全管理。
結束語：
關鍵詞：檔案管理電力系統(tǒng)對策
引言
電力檔案是電力工業(yè)發(fā)展歷史的真實記錄。隨著中國電力工業(yè)的飛速發(fā)展，電力檔案所包含的信息也越來越豐富，電力檔案的利用價值也越來越被社會所認識。如何有效地管理并利用這一寶貴的信息資源，使之更好地服務于電力工業(yè)的科學決策、生產經營和科學研究，成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。我們應當借助檔案，了解過去，總結經驗，汲取教訓，揚長避短，從而改進和制定企業(yè)的管理模式，使企業(yè)充滿蓬勃生機和活力，在改革的大道上越走越寬，越走越遠。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產經營活動的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領域，進一步加快檔案管理信息化建設，從而真正為促進電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。
二 檔案工作內容
a.文書材料的立卷:根據(jù)國家實行文書部門立卷的原則,為全面真實地反映一個企業(yè)的歷史面貌,及時地將企業(yè)在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。
b.檔案的收集及整理:為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用,定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室,對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集,對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精,并按著一定的規(guī)律和原則加以科學地整理使其更加系統(tǒng)化。
c.檔案的檢索及保護:為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用,編寫檔案目錄,對檔案進行科學分類和放置,做到門類清晰,井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素,檔案始終處于漸變性的損壞過程中,為使其長久保存,采用科學方法對檔案加以有效的保護。
三、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題
1檔案管理信息化建設滯后
一是少數(shù)電力企業(yè)領導對檔案信息化建設的認識不夠深刻，未把檔案信息化建設納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，對檔案信息化建設缺乏必要的資金投入。二是企業(yè)檔案信息化缺乏相應的制度和標準，在具體工作的開展過程中缺乏具體可行的依據(jù)。三是檔案信息資源的開發(fā)利用程度較低。有的企業(yè)盡管檔案數(shù)字化建設前期花了很多精力，但沒有對數(shù)字化資源進行持續(xù)開發(fā)和利用。還有的盡管實現(xiàn)了計算機檢索和利用，但僅限于檔案室內部使用，而沒有在整個企業(yè)內部實現(xiàn)信息資源的網絡共享。四是檔案部門缺乏高素質、復合型的檔案信息化建設和管理人才。
2檔案管理體系不健全
一方面，當前對各電力企業(yè)管理人員往往僅對工程進度、工程質量有較高的要求，比較重視，對檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導致檔案管理的基礎性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動的局面，只能依靠手工操作和憑經驗進行管理，從而嚴重了檔案功能的發(fā)揮，與當前電力工程日益增多的工作需要極不適應。另一方面，多數(shù)檔案歸檔不及時，沒有從簽訂合同準備開工時就開始，而是等到工程接近完工時，才加班加點進行檔案歸檔，導致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補記等方法進行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)
性、完整性和規(guī)范性。讓一些應該歸檔的材料沒有歸檔，而不應該歸檔的材料卻歸檔了。
3檔案記錄不完善
一方面，當前很多電力企業(yè)檔案管理只注重整理收集技術數(shù)據(jù)資料，對生動、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然有配置錄音、照相或者攝像等設備，但卻沒有發(fā)揮其應有的作用，有的即使進行了相關聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，
造成了多數(shù)聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長久保存和有效利用。另一方面，部分人員在檔案管理的細小方面也不規(guī)范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個事，就有幾種不同的記錄方式，這些細節(jié)方面極大程度影響了計算機的檢索，降低了檢索效率。
4檔案管理中暗含安全隱患
概括而言，電力企業(yè)檔案管理工作中存在的安全隱患有以下幾種情形。其一，檔案庫房不符合安全防護的要求。有的企業(yè)檔案庫房選址不恰當，因濕度過大而導致庫房日久生霉。有的檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，只在門窗上貼一層擋光紙或者普通窗簾作為防護。其二，檔案庫房的使用不合理。有的企業(yè)檔案館在經歷多次搬遷之后，臨時找?guī)组g房作為檔案庫房，由于面積狹小，大量檔案只能雜亂無序地堆積在一起，并且由于窗外沒有專業(yè)化的防護設備，室內又沒有配備滅火設施，因此隱含了發(fā)生盜竊或火災的憂患。
5檔案管理的理論研究和業(yè)務指導滯后
電力企業(yè)檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業(yè)管理部門面前的新課題，亟需加強這方面理論研究和政策指導，特別是關于電力企業(yè)檔案的產權特征和法律地位問題，電力企業(yè)檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力企業(yè)在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。
四 做好電力企業(yè)檔案工作的對策
電力企業(yè)出現(xiàn)上述問題是帶有普遍性的，對經常出現(xiàn)的這些問題如不及時解決，就談不上檔案的規(guī)范管理。檔案作為企業(yè)資源，其利用價值就會被浪費，影響企業(yè)的進一步發(fā)展。解決這些問題應采取如下措施：
1持續(xù)培訓提高檔案管理人員專業(yè)素質
加強檔案人員的業(yè)務培訓，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)是電力企業(yè)檔案管理工作質量的關鍵。首先，可以采取多種有效的培訓方式，一方面可以從企業(yè)外部聘請檔案管理專家入場進行理論輔導，另一方面還可以采取現(xiàn)場培訓的方式，將培訓和實際操作相結合，使檔案管理人員能夠通過親身參與從而較快掌握檔案管理工作的基本要領和工作技巧。其次，要注重培訓的可持續(xù)性。既要對檔案管理人員（尤其是新進檔案人員）進行定期培訓，還要密切關注檔案管理理論和實踐的外部發(fā)展動態(tài)以及信息技術的發(fā)展狀況，根據(jù)實際需要，不定期地開展有針對性的培訓。
2 配備現(xiàn)代化檔案管理設施
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須配備檔案管理技術設備，采用最新、最先進技術、提高檔案管理的科技含量。檔案辦公自動化所配置以電子計算機為核心，配有光盤刻錄機、復印機、掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像等專用設備。采用高新技術手段將大量聲像、文字資料信息集中于檔案管理服務器上，其存儲載體主要以照片、唱片、影片、光盤等磁性材料的形式出現(xiàn)。聲像檔案有著文字記錄材料無法比擬的優(yōu)點,即信息傳遞準確逼真、信息記錄密度高、信息受眾覆蓋面廣。
3 規(guī)范檔案管理制度
由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質要求。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面做出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，檔案室應向各施工單位發(fā)放本企業(yè)的建設項目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量
4加強對電力聲像檔案的重視
首先，電力企業(yè)高層領導要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，全面加強對聲像檔案的歸檔、保護以及有效利用等工作環(huán)節(jié)的重視，在資金投入、人員配備等方面給予足夠的支持，并抓好制度建設工作，不斷強化檔案管理人員對聲像檔案的重視程度。其次，對于電力工程人員而言，要嚴格規(guī)范其在整個業(yè)務探討工程實施過程中對聲像資料的全程收集工作，并建立起嚴格的聲像檔案移交制度，從而避免聲像檔案在移交過程中的流失。再次，要開展有效的聲像檔案維護工作。具體而言，一是對聲像資料的保管、借用、開發(fā)等一系列環(huán)節(jié)都要制定出嚴格的規(guī)定；二是避免聲像資料受到光線、磁場等因素的影響；三是定期開展聲像資料的備份工作；四是定期倒帶檢查部分長期保存且不常用的聲像資料載體，并對其及時修復、復制，或者光盤刻錄延長其使用壽命。
5認真做好檔案安全防護工作
具體而言，電力企業(yè)要按照國家對檔案保管保護的相關規(guī)定，通過投入專項資金,配備防火、防盜、防潮、防有害生物侵蝕等必要設施，建立起符合檔案安全保管條件的專門庫房。要切實加強對知識產權和涉及商業(yè)秘密檔案的管理工作，尤其是對一些特殊載體的檔案，更要采取有效的安全防護措施進行重點保護。
6加強檔案的信息化建設
信息技術的迅速發(fā)展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結合自身條件，盡快把檔案的信息化建設納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實施。對于經濟效益相對較好、現(xiàn)代化管理水平相對較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設應包括如下內容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進行全程管理；三是通過建立企業(yè)內部的網絡服務系統(tǒng)來實現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數(shù)字化轉換工作。
五 總結
隨著科學技術的迅猛發(fā)展，電力企業(yè)檔案事業(yè)正面臨著信息時代的挑戰(zhàn)。電力企業(yè)的檔案管理工作是一個龐大的系統(tǒng)工程，會隨著企業(yè)內部對檔案管理力度的改變以及各種新技術的推陳出新而不斷發(fā)生變化。因此，這一問題的研究也將是一個動態(tài)和持續(xù)的過程，還需要更多的檔案管理業(yè)內人士在今后對這一問題進行更加深入和系統(tǒng)的研究。
參考文獻:
[1]陳琳,電力企業(yè)科技檔案管理與利用的探討[ J],研究探討,2008(09)
關鍵詞 電大系統(tǒng) 檔案管理 互聯(lián)互通
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1002-7661（2017）01-0004-02
一、加強全省電大工會檔案管理的必要性
隨著電大系統(tǒng)內組織的比賽和活動增多，比如全省電大系統(tǒng)內羽毛球比賽是由各兄弟學校工會組織，組建一個電大工會網絡系統(tǒng)，實現(xiàn)工會信息互聯(lián)互通很有必要。首先可以進一步提升工會的傳承功能，工會檔案記錄了工會組織的優(yōu)秀傳統(tǒng)、歷年來先進教職工的事跡、學校民主政治建設、多年的工作總結等多方面，可以把工會組織寶貴的精神財富傳承下去。其次是通過網絡加強工會的凝聚功能，工會檔案中有相當一部分是紀錄工會組織圍繞教學科研中心工作、動員教職工群眾積極工作、服務大局的成果，它是廣大教職工的勞動結晶，會產生一種巨大的向心力和凝聚力。第三是提升工會的激勵功能，工會組織自身形象和價值觀建設的目的之一，就是使全體教職工從內心產生一種積極向上的精神、奮發(fā)進取的效應。最后是提升工會的服務功能，工會檔案的服務功能體現(xiàn)在圍繞學校中心工作，服務于學校全局性等方面。目前電大的教學網絡系統(tǒng)已經成熟，在此基礎上增加工會檔案管理應用系統(tǒng)在技術上和經濟上完全具有可行性。電大工會檔案存錄著全體教職工通過努力獲得的勞動榮譽和對電大事業(yè)發(fā)展的貢獻業(yè)績，是教職工個人進步和學校發(fā)展所需查證的史料，也是電大事業(yè)發(fā)展依靠教職工辦學、教職工民主管理、職權落實、校務公開的信息庫，對促進電大工會工作的發(fā)展具有非常重要的意義。但目前電大各學校工會檔案管理都存在類似的問題，都需要大量的調查和問卷，從而提出解決問題的方案和對策。
二、目前電大系統(tǒng)工會檔案管理存在的問題
（1）檔案管理意識淡薄，尤其是工會檔案管理。在電大各學校工會工作是群眾性的工作，都是一些后勤的工作，相比電大教學教研工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。工會工作組織的活動都是群眾性的，比如組織教職員工爬山、體育競技等，讓大家習慣性認為工會工作就是吹拉彈唱，搞活動及發(fā)福利的工作，涉及不到檔案資料。很多電大的工會干部及領導對檔案管理意識比較淡薄，對檔案管理的重要性沒有足夠的認識，甚至對工會檔案的收集、歸檔、管理等工作持冷漠的態(tài)度，從未將工會檔案管理工作納入工會工作的議事日程，導致工會檔案管理工作長期處于手工操作模式，上級檢查的時候被動應付，不可能高質量、系統(tǒng)地為工會工作和電大教學、科研及宣傳工作服務。在硬件和軟件基礎投入不多，工會機構的效能沒有得到發(fā)揮。
（2）作為電大的職工組織，工會涉及的范圍比較廣泛，其檔案管理制度不健全。工會檔案管理工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，工會檔案管理的人員素質有待提高，對工會工作缺乏有效的制度與機制，目前電大系統(tǒng)都不能做到統(tǒng)一管理，該形成的文件不完整、不系統(tǒng)、質量不高，更談不上工會檔案電子化和網絡化管理。
（3）廣播電視大學是由中央廣播電視大學，省級廣播電視大學，地市級、縣級廣播電視大學分校和工作站組成的覆蓋中國大陸的遠程教育系統(tǒng)。各級電大學校都有自己的工會組織，不定期組織系統(tǒng)內的比賽都是由工會組織的，建立基于互聯(lián)網環(huán)境下的工會檔案管應用系統(tǒng)勢在必行，把各級各校的檔案統(tǒng)一分級管理有利于讓電大系統(tǒng)的檔案管理工作更規(guī)范。這種網絡應用系統(tǒng)的建立可以讓資料歸檔工作制度統(tǒng)一而不至于各自為政，所以學校應盡快建立全國或全省的工會檔案管理網絡應用系統(tǒng)。
（4）檔案管理工作人員素質不高，工作規(guī)程不科學。從事工會檔案管理的人員滿足于手工管理模式，不求進取，抱著混日子的思想。由于領導和人們對工會檔案管理工作意識淡薄，認識不到位，對工會檔案管理不重視，認為工會檔案管理工作簡單，投入的資金非常少，技術手段不僅單一而且落后，人員素質不高已經成為檔案管理的最大問題，現(xiàn)代化管理手段也要人員素質相適應。檔案管理現(xiàn)代化、信息化沒有人員素質的提高就無從談起，更談不到科學管理。
三、電大工會檔案管理問題解決思路及對策
（1）各電大工會組織盡快實現(xiàn)檔案信息化，建立各種的工會檔案管理站點。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理者和部門之間，不同程度上的信息分隔，使信息內容不規(guī)范，信息流程不科學，因而難以滿足個體和群體對信息的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要實現(xiàn)高校工會檔案管理工作現(xiàn)代化，即建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具和手段管理信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。把歷年的檔案電子化，通過文字輸入、掃描和拍照的方式實現(xiàn)信息電子化。
（2）構建全省，甚至全國的電大系統(tǒng)工會網絡系統(tǒng)，把各站點聯(lián)系起來，組建工會網絡系統(tǒng)，實現(xiàn)電大系統(tǒng)工會檔案管理科學化和網絡化，實現(xiàn)信息互聯(lián)互通。用先進的電子信息技術來構建工會檔案管理工作的整個信息系統(tǒng)。工會檔案管理工作現(xiàn)代化涉及到很多先進的技術，主要包括數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網絡技術等。工會檔案管理應用多媒體信息網絡系統(tǒng)，首先要建立起工會信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內容要豐富，要涵蓋工會各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。
（3）進行前瞻性研究。檔案管理運用大數(shù)據(jù)的策略，對檔案資源進行統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份大數(shù)據(jù)技術支持龐大數(shù)據(jù)的存儲和處理，使檔案資源的統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份成為可能。尋求和大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，開發(fā)適合檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具。大數(shù)據(jù)技術寬泛復雜，一個行業(yè)想引入大數(shù)據(jù)，就需要打破專業(yè)限制，尋求和專門的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，避免擁有大量數(shù)據(jù)的電大系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)資源浪費，只有通過熟悉檔案行業(yè)的檔案工作者與專門進行大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司或人才合作，才能開發(fā)出適合檔案行業(yè)特點的大數(shù)據(jù)分析工具。
參考文獻：
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一、高速公路建設項目———電子檔案
高速公路檔案是指從高速公路項目立項審批開始到竣工驗收結束的全過程產生的反映高速公路項目進度、費用和安全管理等基本情況，對建成工程管理、維護、改建和擴建具有考查利用價值的，通過系統(tǒng)整理并完成歸檔的公路建設項目文件[2]。電子檔案（DigitalProjectArchive）指具有保存價值并已存檔的相關電子文檔和相關過程信息的集合[3]。因此，高速公路電子檔案是高速公路檔案依據(jù)大數(shù)據(jù)背景形成的新的載體記錄方式。在高速公路建設項目過程中，電子檔案是整個項目建設過程中產生的有機體，是高速公路建設項目的基礎和重要組成部分。
1.高速公路電子檔案研究現(xiàn)狀，包括電子檔案管理系統(tǒng)研究、高速公路電子檔案管理、高速公路檔案電子化以及高速公路檔案信息化。檔案管理系統(tǒng)研究目前取得以下三項成果：建立項目電子檔案管理系統(tǒng)、成立交通在線電子認證平臺、組建“交通工程項目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復管理體系”[4]。在高速公路電子檔案管理方面，針對公路建設項目電子檔案的主要形式為pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建設項目電子檔案無論采用哪種格式,相對傳統(tǒng)紙質檔案均具有占用空間小、便于查找等特點，并提出了公路建設項目電子檔案注意事項、存檔程序及要加強公路建設項目電子檔案安全管理[5]。對于高速公路檔案電子化提出對策，一是確保整體運行處于標準化范疇內,管理行為產生的信息也轉變?yōu)闃藴驶母袷?；二是在信息處理上，辦公自動化OA系統(tǒng)、路政信息系統(tǒng)等各種相關信息系統(tǒng)與指揮調度應急信息系統(tǒng)、ETC咨詢投訴受理系統(tǒng),相互連接處理各業(yè)務系統(tǒng)的信息；三是提高檔案信息的價值[6]。高速公路檔案的信息化建設正面臨著資金缺口偏大、管理流程不夠規(guī)范與管理方式不夠先進的諸多挑戰(zhàn)。應采取加大資金投入力度、規(guī)范管理體制、加強電子檔案使用中的控制、建立適應檔案信息化建設的人員隊伍的措施[7]。
2.公路電子檔案實踐現(xiàn)狀。廣東省先試先行，取得了三項成果，建立了“交通工程項目電子檔案管理系統(tǒng)”“交通在線電子認證平臺”及“交通工程項目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復管理體系”。目前，該研究成果在廣東省連州（湘粵界）至懷集段（國家高速公路網第6縱———二連浩特至廣州高速公路重要組成部分）、廣東省信宜（桂粵界）至茂名段（國家高速公路網第7縱———包頭至茂名高速公路重要組成部分）、梅州梅縣至大埔高速公路、梅州梅縣至大埔高速公路東延線、佛江高速公路佛山段等多條高速公路項目中應用[8]。廣東的深中通道項目，利用通道BIM信息化管理平臺，創(chuàng)新性引入電子簽名；以工程建設大數(shù)據(jù)平臺為依托，實現(xiàn)項目“雙套制”檔案管理，并在此基礎上探索廣東省交通建設項目電子文件和電子檔案“單軌制”管理模式[9]。隨后，黑龍江高速公路建設檔案信息化，項目檔案目錄數(shù)據(jù)庫初具規(guī)模，但并未能實現(xiàn)項目檔案與項目實體建設的“同步管理”，也存在項目檔案歸檔不規(guī)范的問題[10]。山西省高速公路的檔案數(shù)字化系統(tǒng)地開展了在線檔案利用服務，健全了省級公路電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理機構，完成了山西省公路管理局所有（電子）文件的自動收集和分類，充分實現(xiàn)了自動化和智能化。堅持在工作中開展網絡在線服務[11]。江蘇交通業(yè)務工作的開展，借助了現(xiàn)代計算機等技術，交通檔案所包括的文書、科技、基建、會計、科研等各種門類文件材料，都是在一定的技術條件下所形成的[12]。3.現(xiàn)狀綜述。以上研究成果從各個方面對高速公路檔案工作進行了系統(tǒng)研究，尤其在研究現(xiàn)狀上對建設項目檔案的管理進行了內至理念思路、外至系統(tǒng)技術的指導，在實踐現(xiàn)狀中介紹了實踐成果及管理模式，總體來看比較全面，但是以上研究成果中對高速公路電子檔案的管理系統(tǒng)架構及具備功能的闡述較少。因此，筆者以廣西荔玉高速公路為研究對象，就高速公路電子檔案管理系統(tǒng)功能要求進行研究。
二、荔玉高速公路檔案管理系統(tǒng)功能
廣西荔玉高速公路的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有人性化、效率高、時效性、成本低的特點。該系統(tǒng)既可線上填表，也可以線下填表，提高了作業(yè)效率。傳統(tǒng)計量中，需要打印一大堆質保資料，很多時候到最后會被廢掉重來。廣西荔玉高速公路全部采用電子化，降低了成本，提高了功效。廣西荔玉高速公路是廣西第一個實現(xiàn)項目計量與質保資料掛接的單位，促進了資料的及時收集，并采取高速公路影像與質保資料同時采集與上傳。電子檔案管理系統(tǒng)即立足于檔案，形成或管理活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)。一般的電子檔案管理系統(tǒng)功能首先包括電子檔案的歸檔、收集與整理、編目等檔案六項工作相關要求，以形成收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)等的歸檔處理功能；接著電子檔案管理系統(tǒng)功能還應具有電子檔案服務利用功能，包括查詢、借閱、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，電子檔案管理系統(tǒng)的安全維護功能主要負責對收集、歸檔的高速公路電子檔案進行備份以及恢復數(shù)據(jù)、修復漏洞等管理工作。對高速公路檔案管理系統(tǒng)功能的認識旨在實現(xiàn)高速公路電子檔案的價值，為今后的高速公路電子檔案利用的完善及借鑒等工作奠定基礎。系統(tǒng)初步的整體功能構成如圖1。根據(jù)高速公路檔案的專一性、成套性、唯一性和可重復使用性的特點[13]，將高速公路電子檔案管理系統(tǒng)整體功能劃分為歸檔處理功能、服務利用功能與安全維護功能。
1.歸檔處理功能。歸檔處理功能，具體可圍繞以下三項工作展開：對于整理和掃描工作系統(tǒng)，應提供各種文件數(shù)據(jù)輸入方法，例如CD錄入、文檔掃描和直接接收電子文檔。具備文件集成功能的檔案管理軟件，能夠保證在系統(tǒng)文件處理中輸入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的格式完全一致，掃描圖像數(shù)據(jù)采用jpeg、tiff格式并能依據(jù)歸檔標識實現(xiàn)歸檔文件的流轉。編目模塊應具有基本功能，例如數(shù)據(jù)收集、類別設置、分類和排序、數(shù)據(jù)核對、生成編目、電子簽名等，并可以根據(jù)主題添加主題詞（或關鍵詞）和分類編號的自動索引功能，實現(xiàn)用戶的需求[14]。分類和排序模塊應具有內置工具，例如電子文件分類方案、存儲期限、工作量統(tǒng)計信息等，以支持電子文件的形成或應存檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整收集和排序;它可以根據(jù)內置規(guī)則及其組件存儲電子文件，維護電子文件的內部有機連接，并建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關系[15]。
1 傳統(tǒng)會計檔案特點
傳統(tǒng)會計檔案主要以紙質形式呈現(xiàn)，進行會計數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統(tǒng)檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現(xiàn)為紙質形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統(tǒng)會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。
2 電算化會計檔案特點
電算化會計檔案是由當前網絡信息技術的發(fā)展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業(yè)水平和電腦技術水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關內容，同時還涵蓋相應的存儲系統(tǒng)軟件、財務會計文檔與會計程序內容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質進行數(shù)據(jù)備份， 存儲環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統(tǒng)進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數(shù)據(jù)進行存儲，并在依據(jù)相應技術方式的前提下對數(shù)據(jù)展開修改，且相關人員能夠通過網絡對會計檔案進行復制、瀏覽、修改、銷毀等，導致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案管理比較
3.1 會計檔案的形成
傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會計檔案的構成辦法與步驟內容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統(tǒng)，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲、備份數(shù)據(jù)，四個步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進行打印，存儲數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲介質上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復制存放，保障信息安全。
3.2 會計檔案的歸納
因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現(xiàn)不同的內容。傳統(tǒng)會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質材料歸檔外， 還需要對系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質量進行把關，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開發(fā)資料和維護資料。 開發(fā)資料指系統(tǒng)開發(fā)中的系統(tǒng)說明書、程序設計資料、測試報告、手冊等，有助于系統(tǒng)地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤等介質進行電子標示和設置外部標簽，按時間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會計檔案管理質量。
3.3 會計檔案的管理方式
傳統(tǒng)會計檔案管理方式主要人工管理紙質材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關注儲存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設備問題， 還要提防網絡病毒和黑客等網絡犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問題，財務信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。
4 結束語
總之，信息技術的進步推動了會計電算化技術的產生和發(fā)展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質化會計檔案管理。傳統(tǒng)會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。
參考文獻
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[2] 王慶東.傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案的比較研究[J].蘭臺世界， 2014（1）：60-61.
【關鍵詞】 電力系統(tǒng) 檔案管理 內容 問題 措施
隨著中國改革開放的深度和廣度的不斷發(fā)展，我國的電力系統(tǒng)部門也按照國家的要求進行了相應的改革，轉變機制、創(chuàng)新電力企業(yè)的管理模式，有效調整勞動力資源和生產力要素，從而達到了良好的管理效果。電力系統(tǒng)的檔案管理工作是電力企業(yè)管理中一個重要的組成部分，檔案是否能實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案工作者的工作水平和服務能力，直接關系到電力企業(yè)生產和經營的命脈。
一、檔案工作內容
1、文書材料的立卷。根據(jù)國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業(yè)的歷史面貌，及時地將企業(yè)在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。
2、檔案的收集及整理。為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學地整理使其更加系統(tǒng)化。
3、檔案的檢索及保護。為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。
二、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題
1、檔案管理信息化建設滯后。⑴少數(shù)電力企業(yè)領導對檔案信息化建設的認識不夠深刻，未把檔案信息化建設納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，對檔案信息化建設缺乏必要的資金投入；⑵企業(yè)檔案信息化缺乏相應的制度和標準，在具體工作的開展過程中缺乏具體可行的依據(jù)；⑶檔案信息資源的開發(fā)利用程度較低。有的企業(yè)盡管檔案數(shù)字化建設前期花了很多精力，但沒有對數(shù)字化資源進行持續(xù)開發(fā)和利用。
2、檔案管理體系不健全。一方面，當前對各電力企業(yè)管理人員往往僅對工程進度、工程質量有較高的要求，比較重視，對檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導致檔案管理的基礎性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動的局面，只能依靠手工操作和憑經驗進行管理，從而嚴重了檔案功能的發(fā)揮，與當前電力工程日益增多的工作需要極不適應。另一方面，多數(shù)檔案歸檔不及時，沒有從簽訂合同準備開工時就開始，而是等到工程接近完工時，才加班加點進行檔案歸檔，導致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補記等方法進行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。讓一些應該歸檔的材料沒有歸檔，而不應該歸檔的材料卻歸檔了。
3、檔案記錄不完善。一方面，當前很多電力企業(yè)檔案管理只注重整理收集技術數(shù)據(jù)資料，對生動、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然有配置錄音、照相或者攝像等設備，但卻沒有發(fā)揮其應有的作用，有的即使進行了相關聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，造成了多數(shù)聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長久保存和有效利用；另一方面，部分人員在檔案管理的細小方面也不規(guī)范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個事，就有幾種不同的記錄方式，這些細節(jié)方面極大程度影響了計算機的檢索，降低了檢索效率。
4、電力系統(tǒng)的檔案管理工作人員業(yè)務素質不高。我國很多電力企業(yè)的檔案員都不是檔案專業(yè)院校畢業(yè)的，沒有相應的專業(yè)知識體系，所以對于檔案管理工作并不熟悉，加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調來的，所以年齡結構也趨于老齡化。因而這些員工對于檔案管理工作不光缺少專業(yè)知識和技巧，而且缺乏工作熱情，在舒適的環(huán)境里工作，貪圖安逸，因循守舊，不思進取的現(xiàn)象十分普遍，整體的業(yè)務素質很低。
5、檔案管理的理論研究和業(yè)務指導滯后。電力企業(yè)檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業(yè)管理部門面前的新課題，亟需加強這方面理論研究和政策指導，特別是關于電力企業(yè)檔案的產權特征和法律地位問題，電力企業(yè)檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力企業(yè)在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。
三、提高電力系統(tǒng)檔案管理的措施
1、電力企業(yè)規(guī)范電力檔案管理的制度和標準。電力企業(yè)必須嚴格遵照《中華人民檔案法》及《實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關的法律法規(guī)整理電力系統(tǒng)檔案資料，對歸檔的文件必須做到齊全完整、準確、系統(tǒng)和科學，案卷的質量要達到國家的相應要求和標準。
2、加強檔案工作者的素質。檔案工作的專業(yè)性很強，所以必須要求檔案工作者具有較高的業(yè)務素質和政治素養(yǎng)。電力企業(yè)應該積極到各大高校招聘專業(yè)的人才進行檔案管理工作，因為他們不僅具有專業(yè)的檔案知識，還對檔案工作的相關文化、理論和科學技術了解較多，知識構架比較新。而對于企業(yè)內部的檔案管理員，要對其進行定期的業(yè)務培訓，使他們及時地掌握相關的知識和技能，從而提高工作效率和質量。
3、加大對檔案管理工作的硬件設備投入。硬件是檔案管理工作的基礎。電力企業(yè)必須加大對檔案管理工作的硬件設施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現(xiàn)代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質量。
