發(fā)布時間：2023-05-28 09:40:13
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)員工檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
摘要：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養(yǎng)老金不能按時發(fā)放等問題屢見不鮮。加強企業(yè)人事檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當前企業(yè)亟待解決的問題。
關鍵詞：企業(yè)職工檔案管理
1當前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
1.1現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎,是職工個人維護合法權益、政府有關部門落實政策的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內容已不單是側重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料，而是側重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金、住房補貼的繳費和發(fā)放，簽定、解除勞動合同等形成的材料。現(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業(yè)主管部門管理，有的在企業(yè)管理，沒有實行集中統(tǒng)一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準確的統(tǒng)計或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式給企業(yè)的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益和建設科學、規(guī)范的勞動力市場。
1.2企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善。企業(yè)以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業(yè)與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式嚴重制約了人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。
1.3企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，利用率低。一是企業(yè)職工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。
1.4檔案管理人員素質不高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
2加強企業(yè)職工檔案管理的建議及措施
2.1明確企業(yè)職工檔案的管理機構。當?shù)卣畱贫ū镜亍镀髽I(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T的人才交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業(yè)時使用。
2.2強化檔案意識，提高企業(yè)職工檔案工作地位。一是加強宣傳，提高企業(yè)領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關勞動保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業(yè)領導不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質、任務和作用，最大限度地被企業(yè)領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經費投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機地結合起來，促進企業(yè)全面發(fā)展。
關鍵詞：轉制；科研檔案管理；四同步；信息化
科研院所的轉制是我國科技體制改革的重要內容，毫無疑問，也是在科技體制改革的推動下開始的一個“自我革命運動”。2003年，按照江蘇省委、省政府的要求，江蘇省蘇微微生物研究有限公司完成了從應用型科研機構向股份制企業(yè)的轉制。隨著科研體制改革的實施，研究、開發(fā)活動已變成市場行為。其所承擔的課題來源嚴格按技術合同制執(zhí)行，國家下達項目也實行面向社會公開招標和簽訂承包合同的辦法。其基本收入的主要來源是通過承包國家計劃項目、接受委托研究、咨詢服務為社會創(chuàng)造經濟效益的過程中獲得。轉制后的科研院所的管理工作范圍已不再局限于該單位的科研工作，而逐步擴大到與企業(yè)、與外單位合作工作的管理。為此，科研管理方式、手段將隨著研究機構轉軌、轉制而改變，科研管理方式的變化對科技檔案管理也產生了一定的影響。
科研檔案是指在科學研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料?？蒲袡n案是科學技術研究活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源和知識寶庫，是國家的寶貴財富。因此，在科學技術研究活動中應加強科研檔案的管理，樹立積極利用檔案資料為科研工作服務的檔案觀顯得尤為重要。
一、當前科研檔案管理中存在的問題
（一）歸檔難，歸檔材料不齊全
根據(jù)國家科委和國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》第七條的規(guī)定，科研文件材料經歸檔轉化為科研檔案的內容和種類有：一是科研準備階段文件。科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議書、合同、基金申報文件、研究計劃等。二是研究實驗階段文件。各種載體的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、專利申請的有關文件材料、設計文件、圖紙、關鍵工藝文件、重要的來往技術文件、計算機軟件和課題階段總結等。三是總結鑒定實驗階段文件。工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。四是成果和獎勵申報階段文件。成果和獎勵申報材料及審批材料、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。五是推廣應用階段文件。推廣應用方案、總結、擴大生產的設計文件、工藝文件、生產定型鑒定材料、轉讓合同、用戶反饋意見等。六是其他有關文件。目前，科研項目歸檔材料不全、質量不高的問題顯得尤為突出。一方面是由于課題研究過程中由于某些程序的省略而有一些材料根本沒有形成，這是客觀原因。另一方面就是科研人員對科研項目檔案工作的重要性認識不足。有些研究人員重視科研過程、成果的形成及由此帶來的現(xiàn)實需要，而輕視科研項目檔案的歸檔工作?？蒲腥藛T對科研成果倍加珍愛，為方便今后深入研究查考之需，或對自己的成果能否得到有效保護存在疑慮，部分科研人員不愿將科研材料示人。一部分科研人員將科研成果視為個人財富，忽視了該成果中單位、領導及同事的集體勞動的作用，人為地封鎖關鍵性科研材料，以至造成科研材料歸檔不全或缺少核心材料，使歸檔的科研檔案質量不高。
另外，在科研機構改革中，新的研究模式是科研機構、高等院校與企業(yè)相結合，研究開發(fā)與生產相結合。實施“產學研聯(lián)合工程”以來，企業(yè)、高校、科研院所的科技合作開始向全方位、多模式、深層次、規(guī)范化方向發(fā)展。合作、共建模式給科研單位形成了新的科研管理模式，對科研檔案的收集更加困難，涉及到很多關聯(lián)的單位與科研工作者，協(xié)調起來也相當麻煩。往往是一個課題結束后，直到鑒定評審時臨時性地把材料東拼西湊，應付了事，最終是該課題從頭到尾的原始材料沒有一家單位能完整地拿出來。
（二）紙質材料多、電子檔案少、檔案室設備簡陋等問題，不能有效地開發(fā)和利用科研檔案材料
于是，在科研檔案管理中出現(xiàn)了四多四少現(xiàn)象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了科研檔案的收集、整理工作，以及科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。就江蘇省蘇微微生物研究有限公司而言，目前的科研檔案管理難以適應新時期檔案工作的需要，特別是檔案管理目前還停留在手工管理上，檔案信息化建設相對滯后，檔案數(shù)據(jù)庫建設、電子文件歸檔管理工作力度還不夠。
（三）利用率低
科研檔案的實際價值不能充分體現(xiàn)，科研檔案的利用率無論在利用人次還是利用卷次上都遠遠低于其他類檔案。一方面是由于部分科研檔案歸檔不全，歸檔材料質量不高，利用價值不大；另一方面是由于部分科研成果檔案涉及到知識產權問題，使檔案管理人員不得不對所管檔案小心翼翼，致使大批檔案得不到充分利用?？蒲腥藛T不能有效地將檔案應用于科研生產，造成檔案的浪費；同時檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。
二、提高科研檔案管理水平的對策
（一）建立和完善新型的科研檔案管理制度
科技檔案應當遵循統(tǒng)一集中管理的基本原則，按照完整、準確、系統(tǒng)、安全、有效利用的基本要求，根據(jù)《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》，結合該公司實際情況，制定和完善科研檔案積累和科研歸檔的各項規(guī)章制度，建立健全科研檔案管理制度，理順檔案部門、科研檔案形成部門之間的工作關系，共同形成一個相互聯(lián)系、相互制約、相互滲透的聯(lián)合體。
（二）轉變觀念，重視科研檔案管理工作
檔案管理關鍵是要統(tǒng)一思想，統(tǒng)一觀念，統(tǒng)一認識，加強領導，互相協(xié)作，克服科研檔案管理工作中的落后思想和傳統(tǒng)觀念，使各級領導、科研管理部門和科技人員真正認識到科研檔案管理工作對保證和促進科研工作所起到的重要作用；要充分認識到科研檔案的作用是多方面的。一是要認識到科研檔案管理也是一門科學，不是所謂一般性的行政雜事，科研檔案管理的好壞、利用的程度及反饋效益的大小都直接反映了公司的科技管理水平和利用效率。二是不要片面地強調科學實驗及研究工作的重要性，以及獲得科研成果的重要性，而忽視了科研檔案基礎性工作的重要性和作用，從而導致對科研檔案工作投入的力度不足。同時科研檔案工作的理念也要不斷創(chuàng)新，要樹立科學的科研檔案觀。要認識到在科研中查閱檔案資料對提高科研工作的重要性。要通過各種途徑，勤于對相關文件資料進行積累和妥善保管，使檔案資料要有一定的深度，能發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展、變化的規(guī)律性，以拓展科研思路，能為科研活動的開展激發(fā)創(chuàng)造的靈感。
（三）提高科研人員的科研檔案歸檔意識
科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)的軌道，將會使科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
具體措施有：一是在科研項目（課題）立項之初，項目（課題）組應指定專人全程負責科研材料的管理，并按科研類檔案歸檔要求擬制立卷類目。二是檔案管理部門應改變我們的行為方式，將觀念徹底轉變過來，從抓服務入手，變被動服務為主動服務，樹立檔案部門良好的形象。主動服務就是檔案部門主動了解科研部門的需求情況，然后從大量的檔案材料中有目的地進行選擇加工，把靜態(tài)分散的材料變成動態(tài)集中的資料，直接有效地為研究部門提供服務。通過主動服務，對科研項目（課題）組進行專業(yè)指導，及時發(fā)現(xiàn)問題，幫助其做好平時歸檔工作。三是在項目研究過程中，從立項到結尾的全程都孕育著檔案，其間形成的相關材料均應按“規(guī)矩”行事，不得違背相關程序，任意增刪平時歸檔材料或暫歸檔材料；科研項目檔案形成后，在查閱和開發(fā)利用過程中也應依法行事，保護集體或個人的知識產權不受侵害。只有這樣，才能調動科研人員材料歸檔的積極性，切實做好科研檔案工作。
（四）理順科研檔案歸檔程序，嚴格“四同步”管理
科研工作和建檔工作實行“四同步”管理：下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報登記和評審獎勵科研成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。實行“四同步”，是科研檔案工作的一條基本原則。首先，在課題立項，即下達計劃任務書時，檔案部門應及時進行檔案的形成、積累、整理、保管等方面的指導，以使科研人員在工作中主動按照檔案的規(guī)范要求形成并保管好科研檔案材料。其次，在階段檢查時，可以對已經形成的文件材料數(shù)量與質量進行審查，發(fā)現(xiàn)不合格項及時提出修改意見。再次，當項目完成準備評價成果鑒定或交用戶驗收前，對全部科研檔案材料進行審查，以確保檔案的齊全完整。同時，檔案人員應參加成果鑒定會，利用對科研文件形成情況熟悉的便利，協(xié)助鑒定委員會審查鑒定材料，在遇到問題時可以進行必要的合理的說明。最后，在申報成果和評審獎勵階段，將檔案部門出具的歸檔證明作為決定科研項目是否申報成功和評審獎勵成功的重要依據(jù)。這從另一方面可以確保未歸檔的科研文件材料歸檔，提高科研檔案的歸檔率。必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
針對多方聯(lián)合承擔課題的檔案歸檔我們提出了新的要求，即從收集本單位的科研檔案為主轉向以項目為單元的收集方式（不論單位多少，只追求某個項目檔案的完整性、準確性）。一般情況下，研究階段的科研檔案在研究所，按科研程序和歸檔制度做好收集工作。而開發(fā)（包括共同開發(fā)）階段的科研材料除研究所自行開發(fā)的項目外，有的屬于合作雙方共有，有的屬于合作方。對這類科技材料的收集，采用聯(lián)合建檔的收集方法及管理制度，大家都擁有一套完整的檔案。
（五）加快檔案信息化工作，使科研檔案得到充分開發(fā)利用
檔案工作已進入了信息時代，我們必須抓住歷史機遇，切實做好科技檔案信息資源的開發(fā)利用工作。由于計算機在科研工作中的廣泛采用，所形成的科研檔案材料應盡量采用電子文檔形式，如計算機編制的技術方案、程序、繪制的電子版圖紙、計算機處理的數(shù)據(jù)和圖表、實驗結果以及鑒定報獎等文檔材料等。同時建立紙質檔案與電子檔案的雙套管理機制。以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，體積小、信息量大、檢索迅捷，但其局限性也很明顯；紙質檔案雖具有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但同時也存在信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點。所以必須實行雙套保存。雙套保管可以融合紙質檔案和電子檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)。另一行之有效的解決方法就是檔案管理部門與歸檔部門協(xié)作，利用現(xiàn)代網絡技術，對新形成的科研文件材料實行在線歸檔，確保檔案信息的真實性。目前檔案部門最緊要的工作就是加強和開發(fā)利用好自己的軟件系統(tǒng)，在確?？萍紮C密和檔案安全的情況下，實行網上檔案信息資源共享，建立健全科技檔案信息資源管理機制，實現(xiàn)信息資源共享。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強公司廣大科技人員的檔案意識，做好科研檔案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓科研檔案為科研工作再出成果和推動公司的發(fā)展發(fā)揮應有的積極作用。
參考文獻：
1、張紅.高?？萍紮n案及其管理的地位與作用[J].孝感學院學報,2002(6).
關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新
企業(yè)的人事檔案管理作為我國人事管理制度的重要組成部分，能夠全面、系統(tǒng)的記錄員工的身份、資歷、工作表現(xiàn)以及業(yè)務技能等內容，可以說人事檔案代表了一個人的人生軌跡。同時人事檔案還與員工的切身利益相關，比如薪資待遇、組織關系、職稱評定以及勞動保障等方面，具有一定的法律效用。隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)的人事檔案管理面臨著的問題，需要我們對企業(yè)人事檔案的管理現(xiàn)狀進行分析，加強人事檔案管理創(chuàng)新，如此才能夠最大限度的發(fā)揮出人事檔案的資源優(yōu)勢，更好的為企業(yè)發(fā)展提供人才保障。
一、加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的意義
（一）加強檔案管理創(chuàng)新是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障
人事檔案所包含的關于人才基本信息，是社會各個行業(yè)人才在企業(yè)從事生產活動的記錄，如果企業(yè)中的人事檔案信息是不完整的，或者是片面，這就無法真實、全面的反映出人才的所做所為，這勢必會影響到企業(yè)對人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企業(yè)的檔案管理水平落后，毫無創(chuàng)新意識，必然會使企業(yè)人事檔案管理陷入混亂，甚至會導致檔案丟失，一些另有用心的人刪改檔案，使企業(yè)無法真實的看到員工的能力，也無法做到人盡其才。所以，加強檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)管理有效進行的重要保障，也是企業(yè)核心競爭力提升的重要基礎。
（二）檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內容
人事檔案部門是企業(yè)諸多部門中的一員，而人事檔案所記錄的信息也是企業(yè)信息的重要組成部分。這些信息承載著一名員工的發(fā)展歷程，那么將眾多檔案放在一起，它們所承載的就是企業(yè)的發(fā)展歷史。通過對人事檔案的挖掘，我們可以從中發(fā)現(xiàn)每一位員工對于企業(yè)發(fā)展的貢獻，當我們將有代表性的人物、事件進行報道、宣傳之后，從中凝結出的精神與力量就成為了企業(yè)文化的重要組成部分。加強檔案管理創(chuàng)新，正是目的正是提高檔案的管理水平，能夠將員工所做出的貢獻全程記錄。所以說，檔案管理創(chuàng)新也是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內容。
（三）實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求
檔案管理工作是黨和政府了解企業(yè)人才發(fā)展狀況的主要途徑。只有做好檔案管理工作，黨和政府才能從這些檔案信息中分析出社會對人才的需求狀況，摸索出人才成長的普遍規(guī)律，從而制定有利于人才成長的發(fā)展規(guī)劃，提高社會人才的素質與數(shù)量。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經無法適應當前社會發(fā)展的需求，需要我們加強企業(yè)人事檔案管理的進程，這已經成為我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。同時，隨著我國經濟體制改革的不斷完善，體制外的從業(yè)人數(shù)將會大于體制內的從業(yè)人數(shù)，面對規(guī)模如此巨大的檔案量，就需要企業(yè)切實做好檔案管理的創(chuàng)新工作，使企業(yè)人事檔案管理工作水平邁入一個新的階段。
二、加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的措施
（一）提高員工對檔案管理工作的認識
只有員工對檔案管理工作有一個充分的認識，加強人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強對檔案管理工作的宣傳，構建檔案咨詢服務體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時通過咨詢服務還能夠認識到當前檔案管理工作的不足之處，從而彌補檔案管理工作的不足之處。其次，增強檔案管理人員的責任心，使他們能夠認識到檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業(yè)發(fā)展而服務。創(chuàng)新工作模式與方法，提高業(yè)務技能，特別是對虛假信息的甄別能力，將不真實的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。
（二）完善管理制度
健全的管理制度，規(guī)范的管理流程是實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的重要保障。企業(yè)人事檔案管理制度主要包括：采集制度、轉遞制度、核對制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業(yè)健全這些管理制度之后，要堅持“三不轉”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創(chuàng)新奠定基礎。
（三）增加投入，加強基礎設備建設
經費是企業(yè)開展人事檔案管理的物質基礎，缺乏經費，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新就成為了一句空話。目前，多數(shù)企業(yè)都存在著檔案管理經費不足的問題，這與社會、企業(yè)、個人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關聯(lián)。企業(yè)必須要認識到這一點，保證經費到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護以及搶救工作。企業(yè)還需要為檔案部門提供單獨的檔案室，購置檔案管理必備的相關設施、設備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業(yè)，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機、監(jiān)視器等設備，從而提高企業(yè)檔案管理的效率。
（四）逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設
隨著計算機網絡技術的快速發(fā)展，信息化已經成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展必然趨勢。檔案管理信息化的實質是利用計算機技術，將紙質檔案轉化為數(shù)字信息，并且運用檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息在不同部門、不同單位之間的數(shù)據(jù)傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強，所以企業(yè)可以最大限度的收集員工的個人信息，比如學歷、職稱、培訓、業(yè)務技能、社會關系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時，檔案管理實現(xiàn)信息化建設之后，能夠快速有效的對員工的個人信息進行動態(tài)更新，比如及時對工作成果、業(yè)務技能更新等等，與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統(tǒng)能夠更及時、準確、全面的展開員工的個人信息?？梢詭椭嚓P人員更為迅速的了解員工的實際情況。
總結：
綜上所述，人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的促進作用是不言而喻的，加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新，不但是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障，也是企業(yè)進行文化創(chuàng)新的重要內容，同時還是我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認識；完善管理制度；增加投入，加強基礎設備建設；逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設等方面入手，加強企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新，從而為企業(yè)平穩(wěn)、健康發(fā)展，提供人才保障。
參考文獻：
【關鍵詞】檔案管理；員工利益；企業(yè)發(fā)展；管理水平
一、引言
隨著社會改革的不斷深入，企業(yè)也在不斷地轉型與升級。新時期，人們對公作的要求不斷提高，企業(yè)也在人員配備方面不斷改進，導致企業(yè)人員流動也在增加。企業(yè)的改革與發(fā)展使企業(yè)管理也在不斷升級，原有的檔案管理工作顯現(xiàn)出很多問題，已經不再適應新時期下企業(yè)的管理水平，因此企業(yè)摸索并建立一套符合自身情況的檔案管理制度意義重大。
二、企業(yè)職工檔案管理存在的問題
（一）缺乏專業(yè)檔案管理人員。目前國內大多數(shù)企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，導致沒有足夠的精力投入檔案管理工作。另外，隨著檔案管理人員的離職與變動，交接過程導致檔案管理混亂，有時甚至導致檔案丟失等情況。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能，導致檔案存放錯亂，人員變動時不能夠及時對檔案進行調出或調入，不僅影響了員工的利益，也對企業(yè)的管理產生了不利影響。（二）檔案管理渠道多樣化。計劃經濟時期，企業(yè)職工的檔案一般都存放在企業(yè)內部，由企業(yè)管理，隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，人員流動逐漸加大，企業(yè)員工的檔案也不再只存在于企業(yè)內部，部分職工的檔案由勞動行政部門、專業(yè)的中介部門以及人才中心等部門管理。由于管理部門的多樣化，必將導致管理不夠規(guī)范，當員工或企業(yè)需要調動員工檔案時，困難重重，直徑影響著檔案調動的進度，給企業(yè)和職工帶來了一定的不便。（三）缺乏統(tǒng)一的管理制度，意識淡薄。部分企業(yè)檔案管理沒有明確的制度要求，也沒有花費精力建立一套明確的職工檔案管理流程，導致檔案管理混亂。由于部分企業(yè)忽視了職工檔案管理，導致職工流動時，檔案交接的滯后性，有時員工離職需要調走檔案時才發(fā)現(xiàn)檔案還未調入公司的檔案管理部門，這對企業(yè)的發(fā)展以及員工的發(fā)展帶來了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系統(tǒng)落后。隨著社會科技的發(fā)展，計算機技術已經被廣泛地應用于企業(yè)的管理工作，給企業(yè)管理帶來了很大的便利。但是目前很多企業(yè)，尤其是小型企業(yè)，忽略了職工檔案管理對計算機技術的應用，仍然采用原有的紙質材料保存文檔，雖然一定程度也能夠滿足企業(yè)對職工檔案管理的需求，但是很容易引起材料的丟失，而且管理耗費大量的人力資源和空間資源。
三、新時期加強職工檔案管理的建議
經濟體制不斷改革的新形勢下，企業(yè)的管理也應該實行正規(guī)的管理制度，職工檔案管理要遵守《憲法》和《勞動法》等基本法規(guī)，各級勞動部門也應該加強職工檔案管理公作的監(jiān)督，促使企業(yè)建立一套完整的、快速有效的檔案的管理制度，確保企業(yè)出現(xiàn)人員調動及調出時，檔案管理能夠快速做出回應，切實保護企業(yè)和員工的基本利益。新時期下，企業(yè)加強職工檔案管理應做到以下四點內容。（一）提高職工檔案管理人員專業(yè)技能。專業(yè)的檔案管理人員具有管理方法效率高、管理制度統(tǒng)一而明確的特點。對于企業(yè)而言，首選的應該是聘用專業(yè)的檔案管理人員進行企業(yè)職工檔案管理，并且應該成立專門的檔案管理部門。有的企業(yè)由于規(guī)模較小，人員較少，為了節(jié)省人力資源，往往采用非專業(yè)的檔案管理人員或者采用其他崗位的員工兼職檔案管理員，這種情況下應該對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，并借鑒已經成形的管理方法，使其掌握最基本的檔案管理技術，確保檔案管理不給企業(yè)拖后腿。（二）加強企業(yè)之間檔案管理工作交流。由于部分中小企業(yè)并不把檔案管理工作作為企業(yè)管理工作的重點，而一直沒有形成一套完整的職工檔案管理體系，隨著企業(yè)的改革以及規(guī)模的擴大，企業(yè)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作出現(xiàn)了一定的落后性，一定程度上影響企業(yè)的發(fā)展。這種情況下，應該建立與同行業(yè)關于職工檔案管理公作的交流，借鑒其管理方面的優(yōu)點，并完善自身的檔案管理體系。（三）加強檔案管理工作的重視和宣傳。職工入職時由于對企業(yè)還不夠了解，有時甚至忽視了配合企業(yè)做好檔案管理工作的重要性。企業(yè)和職工應該加強對檔案管理工作的重視，企業(yè)應該定期對職工進行檔案管理工作重要性教育。對于新入職的職工企業(yè)應該派專人對其進行檔案轉接的指導，并印刷統(tǒng)一的檔案交接流程發(fā)到其手中。企業(yè)還應該加強對檔案管理工作的宣傳，在企業(yè)的報刊欄以及企業(yè)的網站應該有關于檔案管理工作的宣傳，并在網站上建立檔案管理制度的網頁，使職工能夠通過不同手段了解相關制度。（四）建立并完善檔案管理制度。企業(yè)想要形成完整的檔案管理體系，必須建立明確的檔案管理制度，使檔案管理人員有章可循，按規(guī)范工作，積極做好檔案材料的收集及核實。制度中應該明確檔案轉入、檔案轉出需要的各種材料以及轉入轉出具體的流程，還應該明確檔案登記的具體時間限制，加強企業(yè)檔案管理效率。
四、結語
新時期下，隨著企業(yè)改革步伐的加快，建立并完善企業(yè)的職工檔案管理制度越來越重要。完善的職工檔案管理制度不僅關系到每一個員工的切身利益，明確的檔案管理制度還可以為職工在企業(yè)的表現(xiàn)提供有力證據(jù)。企業(yè)職工檔案管理水平直接影響著企業(yè)的管理，企業(yè)應該加強對檔案管理工作的重視，建立能夠滿足企業(yè)改革需求的檔案管理制度，使檔案管理與企業(yè)改革相輔相成，這樣企業(yè)才會更好更快發(fā)展。
作者:謝娟娟 單位:貴陽市食品藥品監(jiān)督管理局食品藥品檢驗檢測中心
【參考文獻】
1.人事檔案意識薄弱。我認為企業(yè)人事檔案意識薄弱主要體現(xiàn)在兩個方面，一是企業(yè)管理者對檔案管理缺乏足夠的重視，一是員工個人的人事檔案意識不強。很多企業(yè)并未認識到人事檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用，對該項工作持漠視態(tài)度，未投入足夠的時間、精力、人力來進行必要的檔案記錄與更新工作，使人事檔案失去存在的意義。
2.檔案管理缺乏規(guī)范。在淡薄的人事檔案意識的影響下，檔案管理勢必缺乏必要的規(guī)范。從調查中我發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的人事檔案存在著內容缺失、信息不完善的問題，甚至還有員工真實情況與檔案記錄嚴重不符的情況。我看到很多企業(yè)的人事檔案在進行信息記錄時只是簡單地將姓名、年齡、文化程度、工作時間、工作經歷等納入檔案當中，員工的業(yè)務能力、品行操守、晉升歷程都缺乏及時的更新，動態(tài)資料不完善，使人事檔案缺乏反應員工真實情況的能力。人事檔案內容的缺失是人事檔案管理失范的表現(xiàn)，使斷檔現(xiàn)象屢見不鮮。
3.管理隊伍素質偏低。企業(yè)對人事檔案管理工作的重視程度不足，直接影響到檔案管理崗位的人員安排，使得該崗位人員不足。我曾在走訪某大型企業(yè)時發(fā)現(xiàn)，只有一名員工負責全公司的人事檔案管理工作，難免兼而不顧。有的企業(yè)在進行檔案管理崗位安排時隨意性過大，不顧及人員的實際檔案管理能力，使企業(yè)的人事檔案管理工作效率低下，質量難以保障。
4.檔案利用價值不高。通過調查走訪，我發(fā)現(xiàn)雖然多數(shù)企業(yè)都會開展檔案管理，但檔案的實際利用價值不高，往往被束之高閣。首先這與檔案資料的不全面有很大關系，檔案反映不了員工的實際情況，自然就不會被當做考評的標準，失去利用價值。其次，企業(yè)將精力都放在員工的績效考核上，但相應的績效記錄卻沒有跟上，人員實際工作情況與檔案信息存在較大差距，影響檔案的實際利用價值。
二、新形勢下改進企業(yè)人事檔案管理模式的措施
1.全面提升檔案意識。作為新時代的企業(yè)，必須全面提升檔案意識，重視起對人才的管理。我建議企業(yè)應該首先樹立起依法管檔的理念，從制度上對人事檔案管理工作進行規(guī)范，在檔案管理崗位上配備數(shù)量足夠、素質較高的管理人才，將檔案管理當做一項重要工作。只有先從意識上給予足夠的重視，后續(xù)工作的推進就會更加順利。作為員工個人也要意識到檔案的重要性，關注企業(yè)的檔案管理工作，在變更工作單位時，要從原單位起走個人檔案，保證檔隨人走，確保個人檔案的完整性。
2.著力加強硬件建設。要促使檔案管理更加規(guī)范，我建議大小企業(yè)都應該積極推進硬件建設，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。用現(xiàn)代技術手段來進行檔案記錄可以大大提升工作效率，使管理工作更加科學易行。對于經常變更的人事信息，管理者可以將它們及時準確地輸入到個人電子檔案當中，方便快捷，自動化程度較高。通過計算機來進行人事檔案管理是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一個重要途徑，使檔案管理工作更加符合時代要求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。
3.提升管理隊伍素質。人事檔案管理工作并非人們想象得那么簡單，對從業(yè)人員的素質要求是比較高的。我認為主要有以下三個方面：首先管理者要具備法律意識，依據(jù)《檔案法》來維護人事檔案的真實性、保密性。其次，管理者要有強烈的崗位責任感，在進行檔案記錄時嚴格遵守制度，盡職盡責地管理好企業(yè)人事檔案，以便為企業(yè)提供真實全面的人事信息。第三，人事檔案的管理人員必須有扎實的檔案管理知識，并能用理論知識來指導實際工作，保證檔案管理的質量。在企業(yè)人事檔案管理的崗位上實現(xiàn)個人價值。
4.提高檔案利用價值。我認為企業(yè)管理者不能忽視檔案管理的潛在價值，要對其利用價值進行充分挖掘。人事檔案記錄著每個員工的個人信息，在一定程度上反映了員工的能力，企業(yè)完全可以通過科學的檔案分析來進行人才選拔，選擇有能力的員工進入領導層，給員工充分的晉升空間。作為檔案管理者要掌握檔案分析技術，利用計算機來進行檔案信息處理，為企業(yè)領導提供準確的參考資料。使檔案的利用價值充分發(fā)揮出來，為企業(yè)的長遠發(fā)展貢獻力量。
5.增強服務意識，積極主動的提供檔案管理。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎。
6.建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務。功能檔案管理要與時俱進，就要實現(xiàn)數(shù)字化、網絡化的管理開放式的人才信息服務網絡則為人事檔案現(xiàn)代化管理構建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規(guī)范化的軌道。
三、結語
關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會化
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著我國社會主義市場經濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸顯現(xiàn)出社會化的發(fā)展需求。由于近幾年來，政府信息公開制度的不斷建立健全，我國很多單位的檔案館逐漸開始公開現(xiàn)行文件和檔案的工作。
1實行企業(yè)檔案管理的必要性
檔案是社會管理中人事信息的重要載體和信任憑證，不科學的檔案管理制度容易造成檔案管理的無序化管理、檔案任意流通的現(xiàn)象。我國企業(yè)數(shù)量劇增，對高素質人才的需求量越來越大，做好檔案管理是保證人才各項利益的重要措施，傳統(tǒng)不合理的檔案管理制度造成檔案可信度的下降，這就影響了企業(yè)高素質人才的引進。
改革開放以來，我國市場經濟發(fā)展迅猛，企業(yè)人員逐漸由企業(yè)人逐漸轉變成社會人，人員的自由度增加。企業(yè)眾生雇傭制逐漸瓦解，員工的流動性非常大，相應地檔案的流動性比較大，這樣以來企業(yè)的人事制度比較繁瑣，。但是檔案是明確員工身份的重要材料，檔案工作如果不到位的化就容易出現(xiàn)各種人事糾紛。員工自由度的增加了企業(yè)檔案管理的工作量，所以創(chuàng)新企業(yè)檔案管理迫在眉睫。企業(yè)檔案管理的社會化可以保證人力資源的科學流通并且實現(xiàn)企業(yè)人事管理的科學化。另外，企業(yè)檔案管理的社會化可以保證檔案信息的真實、安全，即實現(xiàn)人員的檔案的公正性以及客觀性。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理公平性明顯不夠，很多企業(yè)為了留住人才，就利用檔案挾制員工，員工與單位的矛盾越積越深，最后嚴重影響了企業(yè)的工作質量，而員工的發(fā)展也因此受到影響。企業(yè)的科技檔案以及設備檔案等內容越來越多，單純地靠企業(yè)內部進行檔案管理無法滿足企業(yè)對檔案管理科學性以及合理化的要求。
企業(yè)檔案管理社會化可以有效解決上述問題，為企業(yè)檔案管理提供科學合理的解決方法。
2檔案管理工作社會化的可行性分析
2.1技術支持
在檔案社會化管理的進程中，服務和被服務單位之間如何進行信息傳遞和溝通是關鍵環(huán)節(jié)。隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術逐漸被應用到各個行業(yè)領域中。信息技術的快速發(fā)展為我國檔案管理工作的社會化提供了重要的技術保證和支持。當單位內部現(xiàn)有的檔案管理人員無法滿足社會對檔案管理工作的需求時，單位必須要借助一些外部力量來完成檔案管理工作。被服務的企業(yè)可以通過網絡技術隨時了解服務企業(yè)中的檔案信息，并通過反饋機制，及時將信息進行反饋。提供服務檔案的中介組織人員也能夠通過網絡來了解并掌握服務對象的檔案工作動態(tài)。通過此種形式的交流和溝通，能夠良好的完成檔案管理工作，為單位的檔案管理社會化提供條件和支持。
2.2 手段支持
隨著新型經營管理方式的不斷提出，業(yè)務外包逐漸進入到人們的視線中。業(yè)務外包源自于歐美企業(yè)，目前已經在全球范圍內得到了廣泛的使用。隨著檔案工作內容的不斷增多，管理工作和人力資源之間的矛盾日益嚴重，因此單位必須要采取一些措施來緩解這樣的矛盾，業(yè)務外包無疑是最簡單、最有效的措施。
2.3 市場支持
隨著國家和地方對檔案中介機構的政策和規(guī)定陸續(xù)出臺，為檔案中介服務市場營造出了良好的市場秩序和市場環(huán)境，也為檔案中介服務市場的發(fā)展提供了法律依據(jù)。另外，隨著檔案中介機構不斷拓寬市場，增加服務內容、手段和層次，在為需求方提供高質量服務的同時，也提升了中介組織自身的經濟實力和服務水平。
3企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)
3.1集中統(tǒng)一管理
企業(yè)檔案管理的社會化最明顯的表現(xiàn)就是所有檔案的集中統(tǒng)一管理，這也是檔案管理社會化的第一步。企業(yè)檔案管理的社會化是社會經濟的產物，相比傳統(tǒng)檔案管理模式有很大的不同。以往的檔案管理中，員工的檔案主要有企業(yè)內部的相關機構管理。在管理過程中，依據(jù)員工的級別和文化程度進行檔案所屬機構的劃分，這樣的管理模式容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。企業(yè)檔案管理社會化實現(xiàn)了員工檔案由企業(yè)管理轉變?yōu)樯鐣泄芾?，員工檔案由相關機構進行集中統(tǒng)一管理，這樣就實現(xiàn)了檔案管理的科學化。
3.2檔案管理的科學化
企業(yè)檔案管理社會化要以企業(yè)資產關系為紐帶，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一準，確保實現(xiàn)檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全。企業(yè)對檔案管理工作的重視度不夠高，在管理中沒有制定合理的管理方案，檔案管理不夠科學。檔案管理社會化完全規(guī)避了這種問題。相關機構為了提高檔案管理的準確性，在檔案管理工作中實行網絡化以及數(shù)據(jù)化管理，這樣就大大提高了檔案管理的工作效率以及科學化。另外，部分企業(yè)由于自身特點存在一部分流動比較大的員工，這增加了員工人事檔案管理的工作量和繁瑣度。企業(yè)檔案管理社會化，為流動人員提供了方便的檔案管理服務，尤其是網絡技術以及數(shù)據(jù)管理技術的引進大大簡化了人員流動檔案管理的程序。
3.3拒絕自帶檔案的現(xiàn)象存在
這主要是針對人事檔案而言的。自帶檔案容易造成檔案的流失并且為人員檔案管理帶來很大的困難。很多企業(yè)在錄用人員時，對人員的檔案重視程度不夠，員工的檔案留存在員工手中，出現(xiàn)了很多棄檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。但是檔案對于一個人來說非常重要，無論是職位升遷還是保險業(yè)務的辦理都要以檔案作為相關依據(jù)。企業(yè)檔案管理社會化有效規(guī)避了自帶檔案現(xiàn)象的發(fā)生。相關社會管理機構通過檔案托管普查確保無一例員工自帶檔案。
4加快檔案管理社會化的建議
4.1 強化意識
要創(chuàng)造多途徑、高層次、多平臺的服務機制，加大開放檔案的工作力度，定期進行檔案目錄和信息的公開開放，擴大檔案向社會開放的范圍，拓寬服務的領域，優(yōu)化服務技術手段。針對不同的人群需要，做好檔案管理社會化的服務工作。另外，可以通過開展一些檔案互通社區(qū)、檔案交流平臺等，強化檔案的服務質量和范圍，將一些平臺、活動作為載體，逐步樹立起服務的品質，強化服務的意識。
4.2 構建平臺
可以將政府基礎信息網絡作為依托或是載體，建立起統(tǒng)一的平臺或數(shù)據(jù)庫，采取安全有效的控制手段，對各個單位的檔案室和綜合檔案館進行結合，在保證檔案信息安全的基礎之上，實現(xiàn)檔案業(yè)務流程的自動化，例如采用信息技術、網絡技術，讓各個檔案管理部門之間能夠進行交流和溝通，再如定期組織一些檔案管理交流會議或是講座等，讓各個檔案管理工作者能夠參與其中，共同進行交流和討論，不僅能夠提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質，而且也能夠通過交流學習，掌握一些檔案管理工作中的策略和技巧，從而提高檔案管理的效率和質量。通過對各個企業(yè)和單位瀏覽、接收檔案進行記錄和備份，向檔案利用者提供無縫集成的查詢服務，來保證檔案信息的安全。
4.3開展信息公開建設
要逐步完善政府信息和現(xiàn)行文件的報送、利用機制，對各項黨務信息公開工作進行研究和探索，拓寬業(yè)務服務途徑，簡化利用手續(xù)，逐步完善檔案信息的查閱、復制等服務項目，提高服務質量和水平，盡最大努力為公眾獲取信息、公開文件、公開信息、查詢信息提供方便，將檔案館建設成為真正為百姓服務的機構，讓百姓能夠通過檔案館了解到政府的相關政策和信息。
結束語：
企業(yè)檔案是一個企業(yè)發(fā)展的重要歷史記載者。企業(yè)檔案為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供了分析資料。無論是人事檔案、設備檔案以及技術創(chuàng)新檔案都與企業(yè)經濟效益密切相關。我國傳統(tǒng)企業(yè)檔案已經不能適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，為了保證企業(yè)經濟的發(fā)展，檔案管理社會化是現(xiàn)代社會檔案管理的創(chuàng)新形式。企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案業(yè)務越來越多，企業(yè)檔案工作的難度相應增加，，社會檔案管理機構實現(xiàn)了檔案管理的網絡化和數(shù)字化是企業(yè)檔案管理的科學以及精細化的重要形式。推行企業(yè)檔案管理的社會化是我國企業(yè)檔案發(fā)展的重要內容。
參考文獻：
關鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；發(fā)展
人事檔案是記錄員工基本情況的載體，它記載了企業(yè)每個員工的具體經歷以及他們的綜合能力等資料。企業(yè)可以通過準確全面的員工人事檔案，對員工進行全方位的考察，從而確定用人機制。企業(yè)人事檔案具有一定的法律效力，它對員工職稱的評比以及干部的選拔工作有著非常大的影響?？偟膩碚f，人事檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中有著不可忽視的地位。本文闡述了人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了現(xiàn)行管理制度中存在的一些問題，并就如何發(fā)展人事檔案管理進行了一些探討。
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
企業(yè)在人事管理活動中，形成了人事檔案。它是以個人為單位，以文字的形式組織起來的一種材料，用于今后企業(yè)對個人的一些考察活動。人事檔案能夠全方位真實的記載員工的基本信息，反映員工的個人經歷和綜合能力。
人事檔案主要包括以下幾方面的內容：員工的成長經歷、家庭情況和社會關系；學歷和專業(yè)技能等材料，得到的獎勵和處分的材料；員工在職務提升或工作調動的時候得到的一些評價或鑒定；政治身份的一些證明材料；聘用情況、工資待遇、離退休情況等材料。對企業(yè)來說，完整的人事檔案是考察和評價員工的依據(jù)。對人事部門來說，管理好人事檔案能夠為企業(yè)合理任用員工提供依據(jù)。對企業(yè)員工而言，檔案很好的反映出自己的人生軌跡，真實的記錄著自己過去的一切。所以說，人事檔案的管理工作，不管是對企業(yè)還是對個人都有很重要的意義。
目前，企業(yè)在人事檔案的管理工作中，還存在著很多的問題。很多單位特別是民營私營單位，在選拔人才時不注重檔案的審核工作，認為檔案沒有用，懷著對人事檔案無所謂的態(tài)度，有的企業(yè)甚至沒有設立檔案管理部門。有些企業(yè)雖然設立了檔案管理部門，但是該部門不能給企業(yè)帶來直接的經濟效益，所以在管理方面很松懈。很多企業(yè)對于國家頒布的人事管理規(guī)定都不能嚴格的執(zhí)行，形成不了企業(yè)自己的實施制度。此外，有些企業(yè)沒有獨立的人事檔案管理室，使得人事資料不完整。一些企業(yè)，由于缺少人事檔案管理軟件，使得檔案的整理很被動。還有很多的企業(yè)，對于人事管理只流于形式，沒有實質性的進展，發(fā)揮不了人事管理在人力資源開發(fā)中的功能。
二、發(fā)展人事檔案管理的措施
1.使企業(yè)認識到人事檔案管理的重要性
我們應該加大宣傳力度，使企業(yè)尤其是企業(yè)領導者認識到人事檔案管理工作的重要性。我們可以通過不同的渠道，對企業(yè)進行這方面知識的宣傳工作，使領導者認識到人事檔案管理的好處，使其意識到人事檔案對員工的重要性。
2.建立制度化和現(xiàn)代化的人事管理系統(tǒng)
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷改變，人事制度的改革也將隨之改變，這就給人事檔案的管理工作提出了新的要求。檔案管理具有很強的專業(yè)性，檔案管理部門應該根據(jù)相關的管理理論和方法，提出適合企業(yè)的管理制度，使得人事檔案的管理更為制度化。通過一些標準的制定，使得該管理工作給企業(yè)帶來一定的效益。
此外，我們還應該加強人事管理的現(xiàn)代化進程，采用先進的管理技術以使得管理工作更具現(xiàn)代化。人事管理工作不斷發(fā)展的同時，也帶來了一系列的問題，利用計算機等現(xiàn)代通訊設備能夠很好的解決出現(xiàn)的一些問題，同時還能夠減少管理這些資料時所花費的時間，提高了工作質量。
3.對人事資源進行共享
人事檔案管理的目的是實現(xiàn)人事檔案的資源共享，這就要求檔案的管理向信息化邁進。而要想達到信息化的目的，就必須利用相關的網絡技術進行一些數(shù)據(jù)庫的建立，以實現(xiàn)資源共享。
4.關于組織人事檔案的管理內容與意義
組織人事檔案是企業(yè)員工在工作中各項表現(xiàn)和能力的直觀反映，比較詳細的記錄了員工的工作技能和社會關系，通過它可以對某一位員工做出比較清晰的了解考察，便于企業(yè)上級部門對員工做出正確的業(yè)務能力判斷。從而為以后工作中的人員選拔和任用提供必要的參考和依據(jù)。
5.要求管理人員具備專業(yè)方面的知識
隨著科技的發(fā)展和社會的進步，企業(yè)有必要建立一個具有現(xiàn)代化專業(yè)知識的團隊，他們不僅要具備較高的素質，還要懂得計算機方面的一些專業(yè)知識，以便能夠獨立的進行操作，同時還要對人事管理方面有很深厚的基礎素養(yǎng)。所以，在管理人員的錄用時，應該采用競爭上崗的方式，選擇更優(yōu)秀的人來任職。
三、總結
總的來說，做好人事檔案的管理工作是企業(yè)發(fā)展的必經之路，有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，能給企業(yè)帶來一定的經濟效益。企業(yè)管理者應該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規(guī)律來處理工作中的一些問題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進，為企業(yè)在用人方面提供準確真實的依據(jù)。我們應該在企業(yè)中大力的推行人事檔案管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業(yè)帶來一定的效益。
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【關鍵詞】人事管理；檔案管理；改進策略
人事檔案是在人事管理活動中產生的，以單位集中保存的歷史記錄，是單位管理人才的重要資料。隨著市場經濟的建立發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式出現(xiàn)了許多新的問題，已不能適應企業(yè)改革發(fā)展的要求。根據(jù)人事制度改革與市場經濟要求，研究單位人事檔案管理中的問題，探討改善人事檔案管理的策略，有助于為企業(yè)加強人力資源管理提供參考。
一、單位人事檔案管理中的問題
1.檔案內容質量較低。我國人事檔案工作歷經多年積累發(fā)展，取得較豐富的經驗，隨著社會的發(fā)展變化，新的社會環(huán)境為企業(yè)的人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。人事制度改革的深化使人事檔案管理的作用更加重要。人事檔案能詳細反映員工的各方面情況，而現(xiàn)實中許多單位的人事檔案材料內容質量不高，檔案材料空洞同質，一些材料缺少定量描述，組織意見等內容空乏。無法全面公正評價員工的情況。2.人事檔案管理模式落后。市場經濟的建立與人事體制的改革使傳統(tǒng)的人事檔案管理體制出現(xiàn)新的問題。目前我國企業(yè)人事檔案管理模式存在嚴重的分散性，具體表現(xiàn)在人事檔案多頭管理，人事檔管部與業(yè)務指導機構聯(lián)系不緊密[1]。檔管人員較少參與行政管理部門組織的業(yè)務活動。對企業(yè)內部人員的流動情況掌握不夠及時全面。市場經濟體制的改革推進使政治體制做出相應改革，許多企業(yè)人難以保證必要的檔管庫房設施條件，導致人事檔案材料發(fā)生損毀丟失等現(xiàn)象。分散的管理體制破壞了人事檔案內容的有機聯(lián)系，難以及時的為人事管理部門提供全面的檔案信息。隨著企業(yè)人事制度改革推行，企業(yè)普遍實行全員勞動合同制，使得企業(yè)員工身份界限逐漸淡化。員工檔案應根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展需要進行統(tǒng)一管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理體系單一，人事檔案未形成自身管理系統(tǒng)，目前企業(yè)人事檔案管理普遍存在重政績輕業(yè)績的情況，使得很多人事檔案中不能客觀全面反映員工的全貌。3.人事檔案管理方式陳舊。企業(yè)機構改革，崗位人才流動頻繁，使得企業(yè)的人事管理情況日益復雜，目前許多單位普遍采用傳統(tǒng)落后的人事檔管模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能適應社會的發(fā)展與企業(yè)改革需要。一些單位管理人員素質較低，不能正確使用計算機進行人事管理工作，導致人事管理工作效率低下。一些小型基層單位在人事管理方面投入較少，影響了企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
二、改善人事檔案管理的策略
1.加強人事檔案材料質量管理。企業(yè)人事管理檔案工作中出現(xiàn)大量問題的根源在于人事部門及單位領導對人事檔案管理缺乏重視，增強企業(yè)領導與人力資源管理部門對人事檔案管理的重視，是提高企業(yè)人事檔案管理質量的根本途徑。人事檔案從業(yè)工作人員應加強宣傳，增強領導的檔案管理意識。檔管人員是人事檔案管理工作的主體，加強人事檔案工作質量，要提高人事檔管人員的政治文化素養(yǎng)及職業(yè)道德修養(yǎng)。應加強對其業(yè)務素質的培養(yǎng)，使其滿足人事檔案管理工作發(fā)展的新要求[2]。人事檔案管理工作者必須改變傳統(tǒng)被動服務的狀態(tài)，及時了解組織人事部門的現(xiàn)實需求，更好的服務于人事管理工作。企業(yè)人事檔管部門在建設人事檔案材料內容中應加強對人事檔案的動態(tài)管理，注意補充反映員工個性的檔案材料，補充反映其全面素質，個人業(yè)績等方面的材料。要加強人事檔案工作依法管理，必須建立健全相關規(guī)章制度，各單位應結合本單位的具體情況制定本單位的人事檔案信息收集補充制度，交接轉遞制度等，堅決按各種制度規(guī)定手續(xù)辦理業(yè)務。加大對各種利用檔案造假的現(xiàn)象打擊力度。人事檔管部門要與相關人事部門建立聯(lián)系制度，確保檔案內容符合單位人員流動情況。要建立嚴格的人事檔案登記制度，加強控制檔案轉遞保管工作中的漏洞。在人事調動時，相關單位要及時向人事檔管部門提交當事人的任免通知。確保檔案信息完整有效。無頭檔案的處理工作關系到對員工的使用管理問題，處理無頭檔案，應鑒別檔案資料的保存價值，對重要的人事檔案加強保管。通過人事檔案形成管理部門，當事人原單位等線索進行查詢檔案資料，處理無線索檔案應根據(jù)相關制度規(guī)定轉讓當事人原籍檔案館進行保存。要打破以往多頭管理的模式，提高管理水平，實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理。建立與現(xiàn)代人檔案管理制度，將人事檔案管理納入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。市場經濟條件下，企業(yè)員工級別變化較大，人事檔案管理靈活性較大，應實行適當分級管理。企業(yè)的人事檔管工作應實行集中管理模式，以減輕企業(yè)負擔，避免出現(xiàn)因企業(yè)環(huán)境條件較差造成損毀人事檔案的情況。根據(jù)各類人事檔案內容的不同，構成有機的管理方法。2.推進企業(yè)人事檔案信息化管理。信息化是新時代社會發(fā)展的必然趨勢，信息化的快速發(fā)展對企業(yè)的人事檔管工作提出了新的要求。企業(yè)單位要實現(xiàn)人事檔管的現(xiàn)代化，必須在人事檔案管理中運用當代科技新成果，提高人事檔管工作效率水平。加大對人事檔案工作的投入，加強對人事檔管人員的業(yè)務培訓，提高其管理能力水平。使企業(yè)人事檔管工作適應社會發(fā)展需求。
結語
人事檔案是人事組織等部門對人員考核管理中形成的檔案，具有真實性，動態(tài)性等特點，是聯(lián)系人才與市場的橋梁紐帶。應加強單位領導的檔案管理意識，補充全面的人事檔案材料，不斷提高企業(yè)人事檔案材料質量。重點預防處理無頭檔案，加快人事檔案工作信息化管理。使企業(yè)人事檔管工作更好的服務于企業(yè)發(fā)展，適應市場經濟發(fā)展需求。
參考文獻：
[1]王英瑋,周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學通訊,2017(01):12-15.
