發(fā)布時(shí)間：2023-05-26 15:50:29
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理日常工作樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案信息化建設(shè) 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類(lèi)號(hào)】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開(kāi)發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫(kù)作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對(duì)醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進(jìn)行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性
醫(yī)院具有人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進(jìn)行檔案管理，不僅浪費(fèi)了人力資源，還容易因?yàn)楣ぷ髁看蠖斐扇藶殄e(cuò)誤，利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件，對(duì)資源進(jìn)行錄入、儲(chǔ)存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個(gè)流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時(shí)代腳步的必要進(jìn)程，是具有時(shí)代特色的一種先進(jìn)管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性
2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來(lái)源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來(lái)自上級(jí)傳達(dá)的文件、通知、報(bào)表等。各科室考勤、評(píng)優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)，甚至各講座、研究出席情況、會(huì)議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號(hào)開(kāi)始直到病愈出院都會(huì)產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過(guò)計(jì)算機(jī)將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢(shì)。
2.2 醫(yī)護(hù)人員以及患者對(duì)信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門(mén)工作人員也帶來(lái)了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過(guò)程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問(wèn)題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書(shū)面檔案的儲(chǔ)存勢(shì)必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會(huì)缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤(pán)，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時(shí)可以調(diào)用，并且檢索過(guò)程簡(jiǎn)單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書(shū)面檔案的時(shí)間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢(shì)在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動(dòng)化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進(jìn)行自動(dòng)化檔案流轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存、歸檔等操作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進(jìn)行日常檔案整理維護(hù)，可保證檔案庫(kù)的正常運(yùn)作，雖然每日需要進(jìn)行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時(shí)也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進(jìn)入院內(nèi)就診開(kāi)始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動(dòng)化歸入檔案庫(kù)，將之儲(chǔ)存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項(xiàng)人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，方便進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門(mén)別類(lèi)，使用查閱統(tǒng)計(jì)、處理報(bào)表、變更檔案、維護(hù)系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯(cuò)誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫(kù)以及信息交互平臺(tái)。醫(yī)院特色的資料庫(kù)是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲(chǔ)存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進(jìn)行納入，方便地區(qū)工作的開(kāi)展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺(tái)則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項(xiàng)目，與多方進(jìn)行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。
3.5 檔案庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫(kù)保全措施勢(shì)在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級(jí)安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程加快，未來(lái)勢(shì)必實(shí)現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護(hù)措施、應(yīng)用安全措施，訪問(wèn)控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢(shì)所趨所必須完成的進(jìn)展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進(jìn)交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢(shì)，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運(yùn)用時(shí)如不采用先進(jìn)安保措施進(jìn)行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過(guò)程中的安全性問(wèn)題需要格外謹(jǐn)慎。
參考文獻(xiàn)
[1] 厲紅霞，張景華.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的探討[J].中國(guó)病案，2012，13（03）：43-44
關(guān)鍵詞：人事檔案 管理問(wèn)題 工作思考
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）06-0123-01
檔案管理是非常重要的基礎(chǔ)工作，是基層單位日常工作的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以更好地為基層單位日常工作的開(kāi)展提供服務(wù)支持，并且以不同的形式對(duì)各類(lèi)文件資料進(jìn)行保管。在當(dāng)前新的發(fā)展形勢(shì)下，我們應(yīng)該客觀地認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，對(duì)工作開(kāi)展過(guò)程中的問(wèn)題和不足進(jìn)行深入分析，提出科學(xué)有效的改進(jìn)策略，切實(shí)提升基層單位檔案管理工作的開(kāi)展水平。
一、基層單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題
第一，管理意識(shí)方面的不足。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，足夠的重視是非常必要的。在基層單位中，部分單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，并且由于檔案管理意識(shí)薄弱，從而導(dǎo)致在檔案管理工作推進(jìn)的過(guò)程中缺乏足夠的支持和配合。部分檔案人員由于重視程度不足，不能及時(shí)有效地對(duì)檔案管理工作的形式和方法進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作規(guī)范、高效地開(kāi)展帶造成了一定的限制，帶來(lái)了一定的影響。
第二，檔案管理工作壓力較大，人力資源方面有所不足?；鶎訂挝恢校煌膯挝槐旧碇鳡I(yíng)業(yè)務(wù)存在較大的差異，并且部分專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理工作對(duì)于管理工作者的要求很高。在當(dāng)前精細(xì)化管理理念不斷推進(jìn)落實(shí)的形勢(shì)下，檔案管理工作的任務(wù)量急劇上升。部分基層單位自身檔案管理相關(guān)人員的數(shù)量有限，并且參與管理的人員自身也大多數(shù)以兼職的身份來(lái)參與相關(guān)工作，人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性十分有限。檔案管理工作本身對(duì)參與管理人員的能力要求很高，需要他們具備專(zhuān)業(yè)的管理理論和技能，同時(shí)具有良好的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆殬I(yè)態(tài)度。目前檔案管理人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，并且不具備對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用和操作的能力，這就導(dǎo)致了一些檔案工作不能及時(shí)有效地開(kāi)展，影響了整體工作的成效。
第三，滿(mǎn)足檔案管理工作的基礎(chǔ)條件方面存在很大的不足?，F(xiàn)階段，檔案管理工作中，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，部分基層單位的檔案布局沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的布置和調(diào)整。在檔案庫(kù)房的選擇上，大多會(huì)選擇普通辦公室，甚至有的單位會(huì)選擇辦公樓頂層、地下室等位置。在這些位置保存檔案，不能滿(mǎn)足溫濕度、防盜、防火等方面的需求，與檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)相距甚遠(yuǎn)。
第四，對(duì)信息化建設(shè)工作落實(shí)不足。在日常工作中，傳統(tǒng)的管理思路下，檔案管理工作的開(kāi)展只關(guān)注以往傳統(tǒng)的工作內(nèi)容，例如年度、月度的立卷歸檔案卷數(shù)量，查詢(xún)服務(wù)提供的數(shù)量等，而對(duì)于具體檔案管理工作卻沒(méi)有進(jìn)行有效的信息調(diào)整，檔案管理信息化工作的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。對(duì)于信息化建設(shè)工作重視不足，落實(shí)不力，導(dǎo)致當(dāng)前電子檔案管理的需求不能得到及時(shí)滿(mǎn)足，整體管理工作的成效開(kāi)展有限，不能很好地m應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需求。
二、基層單位檔案管理工作的對(duì)策和思路
第一，融入現(xiàn)代化的管理控制意識(shí)，將檔案管理工作納入到基層單位工作中，并將其作為重要的一部分來(lái)看待。相關(guān)檔案管理人員要科學(xué)地開(kāi)展檔案管理工作，并且充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義。在管理中，主動(dòng)開(kāi)展相關(guān)服務(wù)，打造更加開(kāi)放、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)、規(guī)范的管理體系，讓檔案管理工作具備更強(qiáng)的現(xiàn)代化發(fā)展屬性。
第二，提升隊(duì)伍素質(zhì)。檔案管理工作的負(fù)責(zé)人員要積極參與相關(guān)學(xué)習(xí)，積極參與相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，系統(tǒng)性地提升自身的實(shí)際操作能力。對(duì)于一些沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，不具備較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)能力的人員，更要對(duì)其提升培訓(xùn)力度，做好宣傳監(jiān)管，依據(jù)隊(duì)伍的實(shí)際構(gòu)成，打造一支更加專(zhuān)業(yè)、優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理工作具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、政策性，管理人員本身的業(yè)務(wù)能力，直接決定了檔案管理工作開(kāi)展的效果。
第三，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，一套完善的 基礎(chǔ)設(shè)施是非常關(guān)鍵的?；鶎訂挝灰訌?qiáng)投入，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需求，配置相應(yīng)的檔案室，同時(shí)增加所需的各類(lèi)設(shè)備，這樣才能確保檔案工作的有序開(kāi)展。
第四，加強(qiáng)信息化建設(shè)。對(duì)于基層檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)的重要性是毋庸置疑的。我們應(yīng)該重視和認(rèn)同信息化建設(shè)工作所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，在日常工作中積極推進(jìn)和應(yīng)用。在信息化技術(shù)應(yīng)用上，相關(guān)部門(mén)要提供大力的支持和配合，構(gòu)建一個(gè)更加系統(tǒng)的信息化管理體系平臺(tái)。
三、結(jié)語(yǔ)
總的來(lái)說(shuō)，檔案工作實(shí)現(xiàn)了對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的全面記錄，是非常重要的一部分工作。在當(dāng)前檔案管理工作壓力不斷增加的形勢(shì)下，在檔案管理中應(yīng)該正視存在的問(wèn)題和不足，提出科學(xué)化的應(yīng)對(duì)策略，切實(shí)地提升管理水平，以服務(wù)基層單位的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]體校；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策
1 前言
體校主要為國(guó)家培養(yǎng)體育人才。體校日常管理過(guò)程中涉及到的相關(guān)工作比較多。教育部門(mén)和學(xué)校負(fù)責(zé)人并未認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，使體校檔案管理過(guò)程中存在諸多不足和問(wèn)題。檔案管理部門(mén)要認(rèn)識(shí)到體校檔案管理的重要性，結(jié)合體校具體情況，提高檔案管理質(zhì)量，推進(jìn)其整體教學(xué)水平和管理水平的提升。
2 體校檔案管理現(xiàn)狀分析
2.1 檔案管理機(jī)制不健全
隨著體校的快速發(fā)展，教育部門(mén)和學(xué)校逐漸加大了對(duì)體校檔案管理的重視力度。但是，傳統(tǒng)體校檔案管理弊病的制約，使其檔案管理機(jī)制仍然不夠健全。部分體校雖然將檔案管理納入日常工作體系中，但是并沒(méi)有結(jié)合學(xué)校具體情況，完善檔案管理機(jī)制，制定具體的檔案管理目標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中，仍然存在嚴(yán)重的資源缺乏和人員缺乏。學(xué)校負(fù)責(zé)人也不注重對(duì)檔案日常管理工作進(jìn)行考核、監(jiān)督和評(píng)估，很難將體校檔案管理工作落實(shí)到位。
2.2 檔案管理人員素質(zhì)偏低
檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，也是制約體校檔案管理的重要因素。近年來(lái)，體育院校逐漸開(kāi)始重視檔案管理工作。但是，檔案管理人員缺乏檔案管理自覺(jué)性以及正確的檔案管理意識(shí)，使得檔案管理過(guò)程中仍然存在諸多弊病。例如，部分體育院校檔案管理職責(zé)劃分模糊，檔案人員互相推諉責(zé)任。甚至部分檔案人員身兼數(shù)職，無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行兼顧。
2.3 檔案管理?xiàng)l件有限
體育院校整體發(fā)展水平的制約，使其并未營(yíng)造一個(gè)良好的檔案保管條件，檔案管理過(guò)程中缺乏自覺(jué)性。雖然，教育理念的革新帶動(dòng)了檔案管理?xiàng)l件的相應(yīng)改觀，但是，部分體育院校仍然無(wú)法將檔案管理過(guò)程中的安全和規(guī)范性要求落實(shí)到位。例如，部分體育院校不重視檔案室管理，各項(xiàng)設(shè)備落后，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，不能夠滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理訴求；部分體育院校檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，并未建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)，只是將相關(guān)檔案堆放在各個(gè)角落，管理不當(dāng)，且各項(xiàng)檔案資料損毀嚴(yán)重。
2.4 檔案資源建設(shè)缺失
部分體育院校尚未建立統(tǒng)一的檔案收集機(jī)制。很多文件檔案管理比較分散，不能夠及時(shí)歸檔，丟失嚴(yán)重；部分檔案在歸檔過(guò)程中照片、錄像、實(shí)物等缺失嚴(yán)重；體育院校并未結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行針對(duì)性的管理，使得學(xué)校檔案管理范圍不廣，造成檔案種類(lèi)單一，檔案內(nèi)容單薄。
3 體校檔案管理對(duì)策
3.1 健全檔案工作管理機(jī)制
教育部門(mén)和學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理，將檔案納入學(xué)校年度工作規(guī)劃中，并在檔案管理過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管和考核，結(jié)合具體的檔案管理訴求，將人員和資金等分配到位。對(duì)檔案管理中涉及到的相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌和分工，定時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行匯報(bào)，并對(duì)其管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決，將檔案管理作為體校發(fā)展過(guò)程中的重心。建立完善的檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案管理過(guò)程中的職責(zé)和人員等進(jìn)行明確分工，并對(duì)檔案管理過(guò)程中涉及到的收集、整理、歸檔查閱等各項(xiàng)制度進(jìn)行確定。
3.2 重視檔案管理人員培訓(xùn)
體育院校要重視檔案管理人員培訓(xùn)工作，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)其各項(xiàng)工作職責(zé)進(jìn)行確定，有效避免人員變動(dòng)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生相應(yīng)的影響。同時(shí)，教育部門(mén)和學(xué)校要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)合理的選拔，招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，并對(duì)其進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)和考核，注重對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高其在檔案管理過(guò)程中的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，逐漸將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到體校檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上管理和線(xiàn)下管理的同步進(jìn)行。
3.3 構(gòu)建檔案安全管理場(chǎng)所
學(xué)校要重視檔案管理場(chǎng)所建設(shè)，確保檔案管理空間充足，無(wú)論是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是溫濕度都能夠符合檔案管理要求；對(duì)檔案安全保護(hù)機(jī)制進(jìn)行不斷完善，重視人員監(jiān)管和安全設(shè)施建設(shè)，并ο喙氐蛋附行備份，將體校檔案管理過(guò)程中的損失降到最低；注重檔案保管過(guò)程中的安全性和嚴(yán)密性，嚴(yán)禁檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題。
將體校日常檔案服務(wù)工作落實(shí)到位，使檔案服務(wù)與體校訓(xùn)練工作能夠同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)體校檔案的特色化管理。對(duì)體校檔案管理過(guò)程中涉及到的相關(guān)價(jià)值和功能等進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，定期舉行檔案陳列展覽工作，借助豐富的檔案資料，對(duì)學(xué)生進(jìn)行體育教育，培養(yǎng)學(xué)生和教師的體育意識(shí)，幫助他們養(yǎng)成良好的體育鍛煉習(xí)慣，促進(jìn)我國(guó)體育事業(yè)快速發(fā)展。
3.4 完善體校檔案管理制度
對(duì)檔案歸檔收集制度進(jìn)行完善和健全，明確不同類(lèi)型材料的歸檔范圍，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)收集和整理；重視特色檔案收集管理工作，將檔案收集管理工作貫穿到學(xué)校日常管理和運(yùn)動(dòng)員日常訓(xùn)練的各個(gè)階段，確保管理人員、教練和班主任共同參與到學(xué)生檔案管理中來(lái)；對(duì)運(yùn)動(dòng)員檔案進(jìn)行分類(lèi)和歸檔，確保檔案管理的全面性；對(duì)運(yùn)動(dòng)員檔案進(jìn)行對(duì)比、分析和整合，并以此為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)日常教學(xué)過(guò)程中的針對(duì)性和有效性。
4 結(jié)語(yǔ)
檔案管理是體校日常管理過(guò)程中的重要組成部分。當(dāng)前我國(guó)體校檔案管理過(guò)程中仍然存在諸多問(wèn)題和缺失。學(xué)校要結(jié)合自身實(shí)際管理情況，對(duì)日常檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)制度進(jìn)行完善和落實(shí)，并認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)體校人才培養(yǎng)的重要作用，結(jié)合時(shí)展訴求，提高體校檔案管理的科技化和信息化程度，不斷提高體校競(jìng)爭(zhēng)力，以營(yíng)造良好的人才培養(yǎng)環(huán)境。
參考文獻(xiàn)：
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近年來(lái)，信息技術(shù)飛速發(fā)展，給人們?nèi)粘９ぷ骷吧钪械姆椒矫婷娑紟?lái)了極大的轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化建設(shè)，促使存檔、記錄等工作更加快捷、精確。因此我國(guó)應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，構(gòu)建自動(dòng)化和信息化平臺(tái)，為促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步奠定良好的基礎(chǔ)。本文首先對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要概述，并對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足進(jìn)行了探討，最后有針對(duì)性地提出了信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略。
1 信息時(shí)代下檔案管理概述
檔案管理工作中，包含大量的信息資源，在信息時(shí)代背景下，相關(guān)工作人員在采集、保存以及傳遞相關(guān)信息資源的過(guò)程中，可以加大對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，通過(guò)信息技術(shù)，促使檔案信息資源更加充分的利用具有重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，信息資源的記錄、保存等工作都是人為操作的，而信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)和數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，極大地提升了工作效率，同時(shí)工作中的誤差現(xiàn)象減少。[1]值得注意的是，在應(yīng)用信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，必須統(tǒng)一由行政部門(mén)監(jiān)督和規(guī)劃下展開(kāi)。
在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作主要呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：首先，信息時(shí)代背景下，我國(guó)在積極進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)相關(guān)工作內(nèi)容以及性質(zhì)，制定健全的法律法規(guī)，對(duì)檔案管理工作流程以及內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)范；其次，信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，促使電子檔案取代了傳統(tǒng)的實(shí)物檔案，這成為各個(gè)領(lǐng)域在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的一個(gè)重要標(biāo)志；最后，同傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理極大地提升了工作效率。[2]
2 傳統(tǒng)檔案管理中的不足
檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工作，在對(duì)檔案進(jìn)行全面搜集的基礎(chǔ)上，進(jìn)行詳細(xì)的整理，工作人員針對(duì)整理以后的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的鑒定，將具有價(jià)值和應(yīng)用意義的檔案進(jìn)行妥善的保管，接下來(lái)是對(duì)大量的檔案進(jìn)行編目和檢索處理，在充分的統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案不同的用途對(duì)其進(jìn)行編輯，最后提供給相關(guān)部門(mén)和工作人員進(jìn)行利用。收集到的全部檔案是檔案管理工作開(kāi)展的主體，而利用檔案展開(kāi)工作的人員是檔案管理的服務(wù)對(duì)象。[3]
然而，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存在很多的不足：首先，運(yùn)輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質(zhì)，這導(dǎo)致檔案在運(yùn)輸過(guò)程中，如果產(chǎn)生碰撞等現(xiàn)象將造成其發(fā)生嚴(yán)重的損傷。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法對(duì)運(yùn)輸提出了較高的要求。其次，保存困難。針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)講，對(duì)信息資源的保持常應(yīng)用紙質(zhì)檔案的方式，少數(shù)檔案在保存的過(guò)程中，需要對(duì)影響、照片、絲織品等方式進(jìn)行利用，這些材質(zhì)對(duì)存放環(huán)境的要求較高，如果將其長(zhǎng)期存放于潮濕或者陽(yáng)光過(guò)于充足的地點(diǎn)，將造成其發(fā)生氧化和腐爛現(xiàn)象，從而導(dǎo)致信息資源的缺失。與此同時(shí)，在應(yīng)用這種方式進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，工作人員需要定期的對(duì)其進(jìn)行護(hù)理，而護(hù)理的過(guò)程也是非常復(fù)雜的，需要耗費(fèi)大量的人力和物力。最后，利用難度高。檔案管理過(guò)程中，需要面對(duì)較多的信息資源，工作人員對(duì)其進(jìn)行整理以及編輯的過(guò)程中，雖然耗費(fèi)了大量的時(shí)間，然而也不可能將其完全進(jìn)行分類(lèi)，因此使用者在對(duì)其進(jìn)行利用的過(guò)程中，通常也需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找。[4]同時(shí)，還有很多檔案在保存過(guò)程中是孤本，只有在謄寫(xiě)以后才能夠進(jìn)行利用等，這一過(guò)程中耗費(fèi)了大量的時(shí)間，同時(shí)檔案資源的利用率嚴(yán)重降低。
3 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略
3.1 管理方面
在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)以日新月異的速度飛速發(fā)展，能夠滿(mǎn)足人們?nèi)粘９ぷ骷吧钪懈鱾€(gè)領(lǐng)域的不同需求。因此，現(xiàn)階段針對(duì)我國(guó)檔案信息化管理相對(duì)分散的現(xiàn)狀，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)從檔案管理的需求出發(fā)，積極構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)。更重要的是，促使檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一性。在這一管理模式當(dāng)中，必須全面登記造冊(cè)全部的檔案，將所有的信息資源規(guī)范記錄到總系統(tǒng)當(dāng)中，提升檔案整體利用效率。同時(shí)，這一過(guò)程中，如果個(gè)別單位在運(yùn)行過(guò)程中，因技術(shù)或自然環(huán)境等客觀因素導(dǎo)致信息系統(tǒng)發(fā)生故障或者信息文件發(fā)生損壞和丟失的現(xiàn)象，也可以利用總系統(tǒng)當(dāng)中的文件繼續(xù)開(kāi)展各項(xiàng)工作，不會(huì)造成更加嚴(yán)重的損失。[5]在實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中化檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)保證各個(gè)相關(guān)部門(mén)能夠應(yīng)用統(tǒng)一的軟件和技術(shù)進(jìn)行檔案管理，促使檔案管理更加具有規(guī)范性，同時(shí)對(duì)于有效保護(hù)各項(xiàng)信息資源具有重要意義。
3.2 信息共享方面
信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，最大的優(yōu)勢(shì)就是拉近了人與人、部門(mén)與部門(mén)之間的距離，能夠進(jìn)行更加快速的信息傳遞和共享。針對(duì)檔案管理工作來(lái)講，由于我國(guó)始終存在各部門(mén)分散管理的特點(diǎn)，因此信息的交流和應(yīng)用程度也相對(duì)較低，信息資源的利用程度低，不利于相關(guān)領(lǐng)域提升工作效率，并實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。在這種情況下，新時(shí)期我國(guó)在積極進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中，不僅要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建獨(dú)立的平臺(tái)，促使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)高度的共享。該平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，工作人員應(yīng)對(duì)各種資源進(jìn)行分類(lèi)，平臺(tái)使用者可以及時(shí)找到有助于自身工作的信息，有條理的選取和應(yīng)用資料。在這種情況下，檔案管理總部門(mén)在運(yùn)行過(guò)程中，應(yīng)積極制定相關(guān)措施，鼓勵(lì)下屬各部門(mén)在日常工作中加大交流力度，各部門(mén)在明確自身工作重心的基礎(chǔ)上，加大合作力度，提升對(duì)資源的利用率，從而為各項(xiàng)工作更加高效的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，各部門(mén)在日常上傳資料的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)對(duì)資料的名稱(chēng)、來(lái)源等進(jìn)行清晰的標(biāo)注，從而為使用者的查詢(xún)提供便利。
3.3 工作人員方面
在信息時(shí)代的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，最基礎(chǔ)的因素就是檔案管理工作人員。因此，現(xiàn)階段只有不斷提升相關(guān)工作人員的創(chuàng)新精神，才能夠在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，并提升檔案管理工作效率。事實(shí)上，工作人員對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作流程以及缺陷的體會(huì)是最為深刻的，因此提升工作人員的創(chuàng)新精神，促使其在日常工作中，對(duì)檔案管理工作的缺陷進(jìn)行完善至關(guān)重要。[6]與此同時(shí)，各個(gè)部門(mén)檔案管理工作人員在日常工作中，還應(yīng)當(dāng)加大交流力度，通過(guò)合作的方式共同為提升檔案管理工作質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。上級(jí)部門(mén)應(yīng)針對(duì)能夠發(fā)揮創(chuàng)新精神的職工進(jìn)行鼓勵(lì)，逐漸引導(dǎo)工作人員意識(shí)到創(chuàng)新精神的重要性。
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿(mǎn)足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。
提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為基本任務(wù)來(lái)重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護(hù)檔案信息，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運(yùn)營(yíng)能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時(shí)和有效。
【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案管理；資料信息；改進(jìn)
一般我們所說(shuō)的文書(shū)檔案就是團(tuán)體機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及一些其他的組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理的工作中產(chǎn)生的一些文件。這些文件都需要?dú)w檔保存，而這些工作都是文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作。所以說(shuō)文檔資料的可靠性、完整性和安全性與文書(shū)檔案管理者工作的能力和水平有著很大的關(guān)系。只有讓文書(shū)檔案管理工作與時(shí)代共同進(jìn)步，不斷地改進(jìn)和完善文書(shū)檔案管理工作中存在問(wèn)題，才能更好地將文書(shū)檔案管理系統(tǒng)不斷地創(chuàng)新，與整個(gè)工作單位的運(yùn)轉(zhuǎn)保持在一個(gè)步伐上。
一、文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題
（一）文書(shū)工作與檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。文書(shū)檔案管理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。文書(shū)管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯(lián)系，但是兩者之間存在著一定的區(qū)別，有統(tǒng)一性也有獨(dú)立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個(gè)管理體系。但是很多工作單位都存在著文書(shū)管理工作和檔案管理工作之間的脫節(jié)情況。目前的情況是，文書(shū)檔案管理人員的檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，而檔案管理人員對(duì)于文書(shū)管理工作的涉及又很少。這就導(dǎo)致了文書(shū)管理工作和檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)，從而造成了一些文書(shū)方案的遺漏和文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象。這對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)后續(xù)工作的展開(kāi)有著很大的隱患。
（二）各部門(mén)不配合文書(shū)檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門(mén)不配合文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作的現(xiàn)象。這方面也制約著文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，文書(shū)檔案的歸檔需要收集整理各個(gè)部門(mén)的文件和資料。但是有些部門(mén)為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門(mén)的資料交給文書(shū)檔案管理部門(mén)歸檔統(tǒng)一管理。這一問(wèn)題在文書(shū)檔案管理工作中普遍地存在。
（三）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)的重視不夠。文書(shū)檔案管理工作在各個(gè)工作單位中屬于特別冷門(mén)的部門(mén)，不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。一些領(lǐng)導(dǎo)雖然明白文書(shū)檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒(méi)有過(guò)多地去關(guān)注文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容和管理的情況。在日常工作當(dāng)中，只要求員工把文書(shū)檔案資料收好即可，并沒(méi)有過(guò)多地給予意見(jiàn)和肯定，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書(shū)檔案管理模式停滯不前，也沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理的模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。
二、文書(shū)檔案管理工作改進(jìn)的方法
（一）做好文書(shū)管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實(shí)就是日常工作中，工作人員及領(lǐng)導(dǎo)要處理的文件。這些文件質(zhì)量的優(yōu)劣對(duì)于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書(shū)檔案管理工作必須要把文書(shū)管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書(shū)管理工作人員要有較強(qiáng)的檔案保護(hù)意識(shí)，并且要做好文書(shū)資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時(shí)，要時(shí)刻記著文書(shū)管理和檔案管理的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)兩者的一體化。當(dāng)文書(shū)管理工作人員把文書(shū)工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開(kāi)。
（二）各個(gè)部門(mén)配合文書(shū)檔案管理工作。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作需要各部門(mén)的配合。所以在日常工作中，其它部門(mén)要配合文書(shū)檔案管理部門(mén)，及時(shí)將文件資料等交給文書(shū)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔管理。
（三）領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。在一定程度上來(lái)講，一個(gè)部門(mén)的工作態(tài)度和工作熱情，取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這個(gè)部門(mén)的重視程度。所以說(shuō)想要改進(jìn)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，完善文書(shū)檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視起來(lái)，對(duì)其存在的問(wèn)題提出意見(jiàn)并找到解決辦法。通過(guò)更為智能化和科學(xué)化的方式來(lái)管理文書(shū)和檔案。當(dāng)然，文書(shū)檔案管理工作是否能正常而有效地運(yùn)行，還需要通過(guò)員工自己的努力使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)重視起來(lái)。除了領(lǐng)導(dǎo)的重視外，文書(shū)檔案管理工作人員自己也要對(duì)工作重視起來(lái)，對(duì)于檔案的借出與歸檔制定一個(gè)清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個(gè)流程借出和歸還檔案。
三、結(jié)束語(yǔ)
文書(shū)檔案的管理工作是一個(gè)很細(xì)致的工作，代表了一個(gè)工作單位的各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的情況。將文書(shū)檔案管理模式與現(xiàn)代化的科學(xué)研究成果相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)更為科學(xué)化和智能化的文書(shū)檔案管理模式。與此同時(shí)，對(duì)文書(shū)檔案管理人員做出標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)，以便更好地管理文書(shū)檔案工作。
【參考文獻(xiàn)】
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[2]盧艷.淺析事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的提高[J].中國(guó)科技投資,2013（Z4）:47.
1 辦公自動(dòng)化的基本概念及其特點(diǎn)
1.1 辦公自動(dòng)化的基本概念。辦公自動(dòng)化主要指使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)辦公室工作以及相關(guān)信息進(jìn)行相應(yīng)處理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、自動(dòng)發(fā)送、存儲(chǔ)以及接收。能夠?qū)⑿畔⒌牧鲃?dòng)速度進(jìn)行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實(shí)性。
1.2 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)
1.2.1 工作效率高。在目前實(shí)際的辦公自動(dòng)化過(guò)程中，由于醫(yī)院各個(gè)部門(mén)功能以及作用的不同，檔案分類(lèi)為人事、病歷、文書(shū)、專(zhuān)題以及實(shí)物等，涵蓋有教學(xué)、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施等影響醫(yī)院運(yùn)作的各個(gè)方面相關(guān)信息。能夠?qū)⒊Ｒ?guī)的檔案管理工作逐漸進(jìn)行科學(xué)化以及合理化處理，更好實(shí)現(xiàn)信息的檢索效果。
1.2.2 存儲(chǔ)方式安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)醫(yī)院檔案在實(shí)際實(shí)施管理過(guò)程中，往往無(wú)法較好地進(jìn)行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成極大威脅。通過(guò)使用辦公自動(dòng)化形式，能夠縮小檔案存儲(chǔ)空間，也能夠更好地讓檔案管理過(guò)程趨于便捷，延長(zhǎng)檔案實(shí)際壽命，這對(duì)于檔案管理以及使用有著極為重要意義。
1.2.3 能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果。辦公自動(dòng)化在實(shí)施檔案管理過(guò)程中進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)使用，能夠幫助檔案管理更加科學(xué)化以及規(guī)范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實(shí)際效果。也能夠?qū)崿F(xiàn)較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實(shí)現(xiàn)資源共享，增強(qiáng)了檔案管理過(guò)程中的安全性。
2 在實(shí)施辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題和改善策略
2.1 在實(shí)施辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的問(wèn)題。目前，最為常見(jiàn)的問(wèn)題就是檔案管理人員自身水平不高，無(wú)法較好地進(jìn)行辦公自動(dòng)化過(guò)程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)較多問(wèn)題，影響到檔案管理質(zhì)量以及效率。在目前的辦公自動(dòng)化過(guò)程中，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)不規(guī)范，運(yùn)行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實(shí)際使用效果不佳。
2.2 如何解決辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。提升檔案管理人員自身素質(zhì)。隨著目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升，出現(xiàn)較多的新技術(shù)以及新內(nèi)容。醫(yī)院在招收檔案人員過(guò)程中，盡量招收檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，擴(kuò)充醫(yī)院中檔案人員的專(zhuān)業(yè)程度以及管理水平。而對(duì)于目前的檔案管理人員，也可以加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升實(shí)際專(zhuān)業(yè)化水平。
辦公室
辦公室是宿管會(huì)中組織協(xié)調(diào)其他各部的關(guān)鍵部門(mén)，以配合主席團(tuán)、協(xié)調(diào)各部門(mén)工作為主要職責(zé)。其職能可分為日常工作、財(cái)務(wù)管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設(shè)成為一個(gè)有特色﹑高效率的部門(mén)，更好地修訂與落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，抓緊、抓實(shí)地開(kāi)展各項(xiàng)工作?，F(xiàn)將各塊工作安排如下：
一、日常工作版塊
保證日常工作的有序開(kāi)展和各項(xiàng)職能的扎實(shí)落實(shí)，是辦公室工作的基點(diǎn)，也是辦公室工作的主要責(zé)任。
1、起草下學(xué)期即將成立的宿管會(huì)的計(jì)劃、總結(jié)和各項(xiàng)規(guī)范。
2、負(fù)責(zé)主席團(tuán)例會(huì)和全體會(huì)議例會(huì)的點(diǎn)到及會(huì)議進(jìn)程記錄工作；作好各種會(huì)議的通知工作。
3、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二報(bào)刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學(xué)辦，購(gòu)置辦公用品，發(fā)送比賽請(qǐng)柬，制作席簽等日常事務(wù)。
4、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學(xué)工辦二的財(cái)物保管及保潔工作，為大家營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。
二、檔案管理版塊
由于檔案管理具有長(zhǎng)期性，且各部活動(dòng)較多較雜，有些活動(dòng)檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時(shí)明確各部門(mén)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的人員，每次活動(dòng)后，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員，收齊相關(guān)檔案，做到一個(gè)活動(dòng)有一個(gè)檔案，并及時(shí)進(jìn)行歸檔、存檔。對(duì)各類(lèi)檔案的管理，實(shí)行具體問(wèn)題具體分析，對(duì)特殊檔案實(shí)行特殊歸檔法。
1、保留三年內(nèi)具有使用價(jià)值的舊檔案，其余作廢。
2、將當(dāng)前各部所有活動(dòng)的方案、總結(jié)自成一檔，檔案統(tǒng)一用a4紙打印，一式四份，分別由學(xué)工辦﹑主席團(tuán)﹑辦公室﹑本部各保留一份。
3、為了使各部的各項(xiàng)活動(dòng)及各種評(píng)比結(jié)果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時(shí)做好對(duì)各部的學(xué)期工作計(jì)劃、工作總結(jié)以及學(xué)期末干事考核結(jié)果的歸檔工作。
4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細(xì)則的基礎(chǔ)上作了適當(dāng)調(diào)整，尤其是對(duì)基礎(chǔ)部各項(xiàng)檢查評(píng)比結(jié)果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴(yán)肅性：
①各項(xiàng)檢查評(píng)比結(jié)果在下月初10號(hào)前匯總后交辦公室歸檔。
②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結(jié)果有誤，基礎(chǔ)部可自行更正，并注明理由及負(fù)責(zé)人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。
③歸檔后如確需修改，到學(xué)工辦辦理申請(qǐng)手續(xù)后方可改動(dòng)。
三、財(cái)務(wù)管理版塊
為了規(guī)范即將成立的宿管會(huì)的財(cái)務(wù)收支狀況，使各部在經(jīng)費(fèi)使用上擁有自和支配權(quán)，同時(shí)使財(cái)務(wù)管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學(xué)院宿管會(huì)財(cái)務(wù)細(xì)則》和《人文學(xué)院學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)》。此措施的出臺(tái)將使各部經(jīng)費(fèi)的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計(jì)劃，做好財(cái)務(wù)預(yù)算工作。平時(shí)，對(duì)宿管會(huì)財(cái)務(wù)進(jìn)行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，規(guī)范活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)手續(xù)及經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，對(duì)拉贊助所得收入也及時(shí)進(jìn)行保管和記錄工作，既保證各部使用經(jīng)費(fèi)的自主性，又確保經(jīng)費(fèi)使用有的放矢，避免浪費(fèi)。在學(xué)期末，及時(shí)清算帳目，做好財(cái)務(wù)總結(jié)工作。具體程序如下：
1、 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)：
①申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)取活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表，并按要求填寫(xiě)。
②院領(lǐng)導(dǎo)﹑主席團(tuán)﹑辦公室財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取資金。
③活動(dòng)結(jié)束后上交活動(dòng)清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)。
④每月30日歸還所申請(qǐng)的經(jīng)費(fèi)。
2、 贊助收入：
宿管會(huì)由外宣部負(fù)責(zé)拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動(dòng)經(jīng)費(fèi)則向辦公室申請(qǐng)，發(fā)揮辦公室“財(cái)務(wù)管理中樞”的作用。
3、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)：
申請(qǐng)者備好收據(jù)﹑財(cái)務(wù)章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳。（詳見(jiàn)《人文學(xué)院學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)》）
總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強(qiáng)化辦公室的職能，有序開(kāi)展各項(xiàng)工作，不斷完善自身建設(shè)，積極開(kāi)拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會(huì)做好各項(xiàng)工作。
基礎(chǔ)組
基礎(chǔ)組是為同學(xué)們服務(wù)的部門(mén),工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個(gè)方面：即寢室內(nèi)務(wù)、查夜以及小家電維修。上學(xué)期，我們迎來(lái)了基礎(chǔ)組有史以來(lái)的最大的改組和職能轉(zhuǎn)換擴(kuò)充，我們已成立“學(xué)生宿舍管理委員會(huì)”。管理寢室方面的各項(xiàng)事務(wù)。
