發(fā)布時間：2022-04-01 11:34:44
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理學(xué)論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語
1．電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務(wù)水平。
使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲存于計算機當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術(shù)，實現(xiàn)眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務(wù)，擴大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。
2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，有利于順應(yīng)信息傳播的時代要求。
現(xiàn)如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關(guān)注的重大突發(fā)事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設(shè)，檔案管理工作必須適應(yīng)這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現(xiàn)檔案信息電子化。
二、現(xiàn)實管理工作中存在的主要問題
1．電子檔案管理存在認(rèn)識上的局限性。
以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關(guān)設(shè)備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務(wù)于大眾的功能，更認(rèn)識不到電子檔案服務(wù)大眾的方便、快捷優(yōu)勢，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。更有少數(shù)極端者，認(rèn)為檔案是單位的私有財產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。
2．電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的進展緩慢。
電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實施計算機管理的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)實中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。
3．電子檔案管理存在安全患。
電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴(yán)重威脅。
三、對策探討
1．組織教育培訓(xùn)，全面提高對電子檔案管理的認(rèn)識。
電子檔案是指具有保存價值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓(xùn)，使其深刻領(lǐng)會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認(rèn)識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。
2．加強制度建設(shè)，建立規(guī)范的電子檔案管理機制。
一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監(jiān)督檢查；四是建立服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)水平、服務(wù)方法和服務(wù)費用相統(tǒng)一的高效服務(wù)制度——集成服務(wù)，讓用戶滿意。
3．強化管理措施，保證電子檔案信息安全。
1.1中職學(xué)校對檔案信息化不重視，投入少
中職學(xué)校對學(xué)生檔案的管理還停留在手工紙質(zhì)模式，對信息化管理認(rèn)識不淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化管理馮杰陽泉市衛(wèi)生學(xué)校山西陽泉045000夠，對信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學(xué)校在資金和技術(shù)上對學(xué)生檔案管理支持力度小。
1.2學(xué)生檔案管理方式落后，信息化進程緩慢
目前很多中職學(xué)校對學(xué)生檔案管理還是手工紙質(zhì)操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時間長，難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實的。必須借助信息化的電子工具管理學(xué)生檔案，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術(shù)
學(xué)生檔案管理人員多為兼職，兼職學(xué)生檔案管理人員由于接受專門的學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時間花費長、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)生檔案管理的要求。隨著中職學(xué)生數(shù)量的增長，這就要求學(xué)生檔案管理工作實現(xiàn)信息化。
2中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉(zhuǎn)變思想
中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化，主要是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，提高對檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識。中職學(xué)校要建立學(xué)生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關(guān)人員的思想認(rèn)識。學(xué)校要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件。
2.2學(xué)生檔案信息化管理的建設(shè)
學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一部分，是學(xué)生的重要信息材料。用人單位、學(xué)校、學(xué)生本人經(jīng)常需要查詢學(xué)生檔案，而傳統(tǒng)的查詢方式不僅浪費時間，而且有時會發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問題，檔案信息化建設(shè)勢在必行。學(xué)校應(yīng)用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把學(xué)生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機，以備查找，防止丟失。通過專用軟件將學(xué)生檔案中的錄檢表、學(xué)籍冊、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊等分類編目、排序。在實行分類后，檢索時可依據(jù)不同內(nèi)容快速查找到相關(guān)材料信息。學(xué)校要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，建立檔案查詢系統(tǒng)庫，分析學(xué)生檔案查找利用較多材料，有針對性的優(yōu)先這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。
2.3檔案管理人員的建設(shè)
醫(yī)學(xué)檔案資料與醫(yī)學(xué)科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學(xué)檔案記錄的主要對象，醫(yī)學(xué)科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產(chǎn)權(quán)，在一定時間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫(yī)學(xué)報告、臨床資料及相關(guān)的文獻等檔案資料，需要根據(jù)國家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級，確保這些醫(yī)學(xué)科技檔案在充分發(fā)揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要工作是對有關(guān)醫(yī)學(xué)研究的資料、成果等進行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學(xué)檔案的價值，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。
二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立
為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗，理解相關(guān)文獻，對以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。
（一）提高檔案意識
有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價值有明確的認(rèn)識。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務(wù)機制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲量隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進代表國內(nèi)先進水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進行科學(xué)合理的分類科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進行分類。對于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節(jié)奏對于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價值，并根據(jù)當(dāng)時的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實用性，可以對醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實踐進行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
（六）建立面向用戶的新型應(yīng)用平臺
1.1我國教學(xué)檔案管理的難點
1.1.1專業(yè)分類多，學(xué)制時間長在我國，綜合類院校比較多，多專業(yè)化且學(xué)制長是其主要特點。以醫(yī)學(xué)院校為例，醫(yī)學(xué)院校的專業(yè)分類更甚其他類院校，且各專業(yè)的交叉內(nèi)容較多。醫(yī)學(xué)院校的學(xué)制也要比其他類院校的學(xué)制更加靈活，目前的學(xué)制有三年制、四年制、五年制、六年制、七年制、八年制等。1.1.2部分機密性的教學(xué)檔案收集阻力大對于一些涉及教師自身學(xué)術(shù)資源、科研成果的資料，往往受到保護，當(dāng)事人一般不愿提交，這就為教學(xué)檔案的收集整理工作造成了很大的阻力。
1.2我國教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容
1.2.1信息報告類其中主要包括學(xué)校的政務(wù)文件以及教學(xué)文件，如學(xué)校在教學(xué)管理與實踐中的改革措施和改革計劃、科研方向、儲備人才培養(yǎng)計劃、教學(xué)制度的制定、會議記錄、調(diào)研報告、招生計劃、學(xué)校宣傳文件等等。1.2.2學(xué)校發(fā)展建設(shè)類其中主要包括學(xué)校的重點發(fā)展建設(shè)、各院系科室、專業(yè)、實驗室等單位的建設(shè)發(fā)展所形成的文件。
2我國高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
2.1教學(xué)檔案管理觀念匱乏，未受到足夠重視
雖然近年來，各高校對教學(xué)檔案管理的重視程度有所增加，但就目前的情況來看，仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。一方面，校領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理的重視還僅僅局限在教學(xué)資料的收集記錄上，與校園建設(shè)的其他方面遠(yuǎn)不在一個水平上；另一方面，學(xué)校的教職員工更認(rèn)為教學(xué)才是自己的本職，至于教學(xué)檔案的收集提交，跟自己沒有關(guān)系。再加上醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)，尤其是臨床教學(xué)過程中經(jīng)常涉及教師個人的研究成果，出于安全考慮，更不愿意交由學(xué)校保管。
2.2缺少教學(xué)檔案管理制度或制度落后
教學(xué)檔案管理工作近年來才逐漸受到各高校重視，因此，在制度上的落實普遍滯后。有些高校的檔案管理制度，只是照搬國家制定的高校檔案管理制度，流于形式，對具體的檔案管理工作沒有什么作用；有些制度涉及的技術(shù)手段比較落后，對于以計算機技術(shù)為主要依托的檔案管理新環(huán)境，早已不適用。
2.3檔案管理部門權(quán)限較低，得不到有關(guān)部門的配合
檔案的收集、分類、歸檔是一個龐大、繁雜的工作，如果僅僅靠檔案管理部門來完成，幾乎是不可能的。因此，在檔案管理的過程中，需要各部門的緊密配合，才能高效、精確、全面的完成。然而現(xiàn)實中，許多學(xué)校在部門權(quán)力的分配上，過于偏重學(xué)科建設(shè)、?？蒲芯俊⒔虒W(xué)等方面，使得檔案管理部門的權(quán)力普遍有限，得不到相關(guān)部門的認(rèn)可，對于歸檔工作的配合自然也就大打折扣。
3計算機技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢
21世紀(jì)，是一個信息高度發(fā)達(dá)的時代。面對如此龐大的信息資源，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用戶能夠從容地在這個信息大海中乘風(fēng)破浪盡情馳騁。由于各地高校的高速發(fā)展，使教學(xué)檔案的規(guī)模也非從前可比。針對各地高校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，將計算機技術(shù)引進到教學(xué)檔案管理工作中，可以大大簡化檔案管理工作，有效降低工作人員的勞動強度，加快教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展進程。這主要是因為，計算機技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理具有以下幾方面的優(yōu)勢。
3.1教學(xué)檔案的管理更方便快捷
傳統(tǒng)的檔案收集分類工作，需要各部門與檔案管理部門合作進行收集、整理、分類，效率、準(zhǔn)確度和全面性都相當(dāng)有限。而應(yīng)用計算機技術(shù)，可以實現(xiàn)教學(xué)檔案的自動收集、分類、歸檔等。
3.2教學(xué)檔案的存儲形式多樣化
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案形式單一，紙質(zhì)的記錄方式既浪費空間，又浪費時間，有時很難以還原最初的教學(xué)情況。通過采用計算機技術(shù)，能夠?qū)⒙曇?、影像都?zhǔn)確地記錄下來，在使用時提供第一手資料，使檔案的價值發(fā)揮到最大。
3.3信息分享便捷，不受地域限制
隨著各地網(wǎng)絡(luò)辦公與自動化辦公的逐漸成熟，在互聯(lián)網(wǎng)上，幾乎可以獲取任意一所高校的信息?；谶@種平臺，可以很方便的將計算機技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理中，并實施在線共享。簡化管理流程，降低勞動強度，提高工作效率傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，流程復(fù)雜繁瑣，浪費了大量的時間和資源。而應(yīng)用計算機技術(shù)，可以顯著簡化管理流程，降低勞動強度，提高工作效率。
4借助計算機技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平
隨著我國各地高校的顯著發(fā)展，教學(xué)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的形式。網(wǎng)絡(luò)辦公、自動化辦公的逐漸普及以及計算機技術(shù)對于高校教學(xué)檔案管理的眾多優(yōu)勢，使高校迫切需要借助計算機技術(shù)，來提高教學(xué)檔案管理的水平。針對目前我國高校教學(xué)檔案的基本情況，通過利用計算機技術(shù)，可以從以下幾方面入手，進行教學(xué)檔案管理改革。
4.1建立統(tǒng)一檔案信息庫
高?？梢砸詸n案館網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案部門的資料以電子文件的形式上傳至信息庫中，實現(xiàn)電子檔案的實時管理與應(yīng)用。同時，學(xué)校的檔案館還要與各部門進行緊密合作，以實現(xiàn)電子文件信息資源共享。
4.2將檔案信息庫與教學(xué)辦公網(wǎng)絡(luò)進行綁定，實現(xiàn)自動上傳和下載
一方面，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，信息的收集工作是最大的難題之一。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案，通過應(yīng)用計算機技術(shù)，可以將檔案信息庫與學(xué)校的辦公網(wǎng)絡(luò)進行綁定，從而實現(xiàn)電子文件信息的自動上傳和下載。
4.3強化溝通服務(wù)渠道，開展在線預(yù)覽等服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，需要借閱人到檔案館，憑借有效證件進行借閱查看。在以計算機技術(shù)為依托的電子檔案時代，可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)在線預(yù)覽等服務(wù)，使用戶足不出戶即可享受到檔案館的服務(wù)。
4.4實行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證，強化安全管理
以計算機技術(shù)為依托的電子檔案，擁有傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)勢，但在安全性方面，遠(yuǎn)不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這主要是因為互聯(lián)網(wǎng)的開放性使網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客有機可乘，使檔案存在隨時被惡意刪除或篡改的風(fēng)險。因此，需要實行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證等手段，強化電子檔案的安全管理。
5結(jié)語
(一)成人教育學(xué)籍檔案管理受重視度低
成人教育作為高校的附屬，在檔案管理上受重視程度低，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并未對成人教育的學(xué)籍檔案管理安排專人管理，而是和全日制學(xué)生檔案一起交由教務(wù)處管理，但教務(wù)處在檔案管理的重心都放在了全日制學(xué)生上，忽略了成人教育檔案管理，這就導(dǎo)致了畢業(yè)時學(xué)生檔案信息的缺失和不全面，同時信息化的檔案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此種情況對成人教育的檔案管理是有不利影響的。
(二)成人教育學(xué)籍檔案完整性不足
入學(xué)通知書、考生信息表、學(xué)生登記表、成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)實習(xí)考核鑒定表和畢業(yè)生登記表，這些是成人教育檔案的組成部分。在檔案管理中，這些內(nèi)容缺一不可，這是學(xué)生檔案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育檔案管理中，檔案缺失的現(xiàn)象嚴(yán)重，其中檔案缺失嚴(yán)重的為入學(xué)通知書與檔案照片，入學(xué)通知書是學(xué)生入學(xué)的有效憑證，但在學(xué)生注冊后，大多檔案管理人員并未對其進行回收與歸檔;成人高考報名時需要考生信息表，但由于檔案中缺失照片，在考生信息表里不會顯示照片信息，這就降低了學(xué)生學(xué)籍檔案的可信度，對學(xué)生進入社會參與崗位競爭產(chǎn)生不利影響。
(三)成人教育學(xué)籍檔案管理模式落后
現(xiàn)在信息化應(yīng)用到了各行各業(yè)，各高校也開始采用信息化管理，以往的成人教育學(xué)籍檔案管理模式不適于信息化的發(fā)展，隨著教育改革的步伐，成人教育相對于以前也有了很大的進步，此時對檔案管理有了新的要求。檔案管理方式的改變迫在眉睫。信息化的檔案管理是成人教育學(xué)籍檔案質(zhì)量和完整性的保障，可以有效提升學(xué)籍檔案的利用價值。以往檔案被他人拆檔、泄密的現(xiàn)象發(fā)生就是管理模式落后造成的，這都是亟待解決的問題。
二、加強成人教育學(xué)籍檔案管理工作的有效措施
(一)提高檔案重視度，建立管理體系
提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作人員對成人教育學(xué)籍檔案的重視度是加強檔案管理工作的前提。需要安排專業(yè)的檔案管理人才對檔案進行管理，管理人員上崗前需對其進行培訓(xùn)，要求完全掌握檔案管理的重要性，并定期對管理人員開展培訓(xùn)工作。跟隨教育改革和社會的發(fā)展，不斷地更新學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容與方式，通過系統(tǒng)的管理讓檔案管理工作得以有序地進行。檔案管理還需要學(xué)生自身參與，在以往的檔案管理中，學(xué)生都處于被動的狀態(tài)，沒有掌握自己檔案的完整度，在填寫資料時也沒有保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，這對其未來的發(fā)展是有一定影響的。所以新的檔案管理模式下，需要先提升學(xué)生對自己檔案的重視度，其次引導(dǎo)他們正確、謹(jǐn)慎地填寫檔案相關(guān)表格。
(二)強化學(xué)籍檔案管理意識與管理水平
學(xué)籍檔案是學(xué)生參加工作的基本資料，是學(xué)生的綜合能力與素質(zhì)的體現(xiàn)，同時是用人單位錄取人才的依據(jù)，這就要求檔案管理人員在完全掌握《檔案法》的前提下開展檔案的管理工作。在檔案管理部門普及相關(guān)法規(guī)，樹立員工檔案意識，使其從根本上認(rèn)識到檔案的重要性。在檔案管理過程中遇到的問題需要及時地解決，有效地提高檔案的管理水平，并利用檔案的有效管理來推進成人教育的開展以及普及。檔案管理需要在完善的管理體系下進行，這是提高管理水平的前提。
(三)將信息化技術(shù)運用于成人教育學(xué)籍檔案管理中
成人教育的學(xué)生覆蓋面廣，由此形成了學(xué)籍檔案種類多、資料數(shù)量龐大的特點，信息化技術(shù)隨著教育改革的發(fā)展已經(jīng)在高校中得到廣泛的應(yīng)用，因此在成人教育學(xué)籍檔案管理中使用信息技術(shù)管理是發(fā)展的需要，且信息化技術(shù)可以提升學(xué)籍檔案管理工作的效率。檔案管理系統(tǒng)的使用，對學(xué)生的學(xué)籍檔案的完整性起到了保障作用，學(xué)?；蛘哂萌藛挝徊樵儗W(xué)生檔案時可以直接通過信息系統(tǒng)來進行，這不僅節(jié)省了時間也提高了效率。
(四)加強檔案管理，保障學(xué)籍檔案的真實性
真實性是檔案的基本性質(zhì)，學(xué)生學(xué)籍檔案最終要交由用人單位保管，這就提升了用人單位對檔案的重視度。因此教師在對學(xué)生做評價時需要保證真實性，杜絕空話、虛話，這對學(xué)生的發(fā)展是毫無作用的。檔案要求對學(xué)生各方面的能力進行真實的評價，因此要檔案管理部門對檔案的填寫進行有效監(jiān)督，防止學(xué)生自己填寫檔案的鑒定欄，嚴(yán)格地保障學(xué)籍檔案的真實性。
三、結(jié)束語
一、高校檔案管理的特點
1、高校檔案管理的社會性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會的廣泛聯(lián)系。高校所招收的學(xué)生來自于社會，又在畢業(yè)后走向社會。近百年或十幾年的教學(xué)過程中，學(xué)校積累了造就培養(yǎng)人才全過程的檔案材料，反映了學(xué)生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、文體生活以及思想修養(yǎng)、政治素質(zhì)等方面情況。高校的科研課題、技術(shù)產(chǎn)品設(shè)計對象都是選自社會，產(chǎn)生的成果服務(wù)于社會。高校保存了國家和相關(guān)單位科研項目試驗、試制全過程的檔案材料，還包括已經(jīng)應(yīng)用于社會的科研成果鑒定、技術(shù)專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓，以及新產(chǎn)品招投標(biāo)等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會客觀廣泛的聯(lián)系，所以社會利用高校檔案是必然結(jié)果和大勢所趨。
2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養(yǎng)人才過程中，有開展教學(xué)活動的第一課堂，還有實習(xí)工廠、研究院所的試驗室，此外，學(xué)生還要有針對性地參加社會實踐活動。高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書檔案之外，還包括教學(xué)活動中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財務(wù)活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。而記述上述各種校務(wù)活動的檔案材料，構(gòu)成了高校檔案的綜合性。
3、高校檔案管理的系統(tǒng)性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數(shù)量大，成為一個獨特的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括紙質(zhì)載體檔案、實物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統(tǒng)管理方式之外，還包括虛擬形態(tài)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復(fù)制傳真等管理活動，構(gòu)成了復(fù)雜的高校檔案管理的系統(tǒng)性。
4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動的基本規(guī)律決定了各個院校各專業(yè)在教育體制、理念，教育方式、方法，教學(xué)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，以及教學(xué)周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學(xué)活動的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點。某一院校的某一專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計劃和教材，不但在同一院校的同一專業(yè)的幾屆同年級的教學(xué)活動中可以連續(xù)使用多年，而且還可以在不同院校相同專業(yè)的同年級教學(xué)中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國高教事業(yè)不斷發(fā)展進步，教學(xué)改革不斷深化，教學(xué)與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學(xué)理念，管理體制等宏觀管理活動，不僅在某一個國家之內(nèi)，甚至在全世界范圍之內(nèi)，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動的一大典型特征。
5、高校檔案管理步入市場而產(chǎn)生的競爭性。市場經(jīng)濟體制的完善，從客觀上決定了高校各項管理活動必須與市場接軌，必須逐步適應(yīng)市場競爭格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動的一部分，在高校以市場需求為導(dǎo)向而培養(yǎng)各類人才，高校教育與社會人才市場良性互動的發(fā)展過程中，學(xué)生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫相銜接。在學(xué)?？蒲谢顒泳o密圍繞國家科研項目與應(yīng)用技術(shù)試產(chǎn)開發(fā)過程中，在高校與企業(yè)“產(chǎn)學(xué)研”強強聯(lián)手運作中，高?？蒲挟a(chǎn)品、技術(shù)發(fā)明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高?？蒲袡n案信息將按照市場準(zhǔn)入法則，逐步步入市場競爭領(lǐng)域。這是高校檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨。
我們探討高校檔案管理特點，就是為了發(fā)現(xiàn)和掌握高校檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，更好多更快地發(fā)揮高校檔案的社會作用，更好地為本校及全社會服務(wù)。
二、高校檔案管理產(chǎn)生的作用
1、在教育評估方面的作用。開展高等教育評估是提高高校教育質(zhì)量的一項重要舉措。然而，評估教育質(zhì)量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準(zhǔn)確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。無論評估工作日程安排、評估內(nèi)容、操作程序、指標(biāo)確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對一個高校作出全面、公正、準(zhǔn)確地評估。
2、在教學(xué)改革中的作用。高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠(yuǎn)發(fā)展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關(guān)。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業(yè)增加或更新；課程設(shè)置、教學(xué)計劃安排、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結(jié)經(jīng)驗基礎(chǔ)上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進和最終成功。
3、在科學(xué)研究工作中的作用。高校為培養(yǎng)出社會急需、專業(yè)對口、就業(yè)率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學(xué)研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。高?？茖W(xué)研究工作首先得力于本校科技檔案的利用?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力?？萍紮n案是具有潛在利用價值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高?？萍紮n案資源，將高?？萍紮n案中的先進科技成果，直接為發(fā)展高校科學(xué)研究工作，為積累高?？萍紝嵙Γ瑸閲铱萍及l(fā)展、經(jīng)濟建設(shè)和社會進步服好務(wù)，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學(xué)研良性互動的廣闊大道，都依賴于高?？萍紮n案價值的全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。
目前，許多學(xué)校教學(xué)檔案管理都滯后于時代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質(zhì)和實物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學(xué)檔案長期保存，需要花費大量的人力、物力、財力。紙質(zhì)和實物檔案占用的空間也比較大，對保管的環(huán)境和儲藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學(xué)檔案大多是紙質(zhì)檔案，在查閱過程中，由于對紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，教學(xué)檔案數(shù)字化也是學(xué)校檔案管理的必然趨勢。教學(xué)檔案的數(shù)字化管理對促進檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)教學(xué)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理手段的補充和延伸，更是傳統(tǒng)教學(xué)檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學(xué)檔案的數(shù)字化應(yīng)該具備傳統(tǒng)教學(xué)檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學(xué)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，加快學(xué)校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理是學(xué)校信息化建設(shè)的需要，是學(xué)校管理信息化進程的必然所在。
二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵
學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)內(nèi)運行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運行安全。其次，為了達(dá)到教學(xué)檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數(shù)據(jù)多級存儲，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準(zhǔn)確度和效率，實現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時，對紙質(zhì)和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質(zhì)和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質(zhì)、實物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注，同時做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認(rèn)無誤后，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學(xué)檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對教學(xué)檔案閱檔過程進行詳細(xì)的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學(xué)檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學(xué)檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學(xué)資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學(xué)檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè)，教學(xué)檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學(xué)檔案原件的保護。將紙質(zhì)的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學(xué)校都有悠久的辦學(xué)歷史，尤其對歷史久遠(yuǎn)的教學(xué)檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學(xué)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學(xué)檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價值。
三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題
教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實施過程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個學(xué)科教研室進行教學(xué)管理，由各科室完成教學(xué)檔案，在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后，不注重教學(xué)檔案信息資源的價值，沒有及時開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學(xué)檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識不強，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進程。第二，教學(xué)檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響，目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運行，不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費。第三，教學(xué)檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學(xué)檔案查詢時效低下，無法適應(yīng)和滿足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統(tǒng)不能正常運行。第四，教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學(xué)檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理的效率。
四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施
一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的，在教學(xué)檔案數(shù)字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設(shè)，更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以，學(xué)校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù)，運用網(wǎng)絡(luò)工具，為學(xué)校教學(xué)檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學(xué)校教學(xué)檔案信息的加工、提煉能力。學(xué)校要加強檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。
二是推進教學(xué)檔案管理信息化進程。教學(xué)檔案數(shù)字化能夠推動學(xué)校信息化建設(shè)，它具有紙質(zhì)檔案和實物檔案不可比擬的優(yōu)點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學(xué)校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發(fā)展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。學(xué)校要把計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計算機技術(shù)運用于教學(xué)檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學(xué)校教學(xué)檔案實現(xiàn)信息化的獨特優(yōu)勢，將教學(xué)檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？焖佟?yōu)質(zhì)的教學(xué)信息支持學(xué)校的教育管理決策。學(xué)校要把教學(xué)檔案信息化納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中，實施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學(xué)檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設(shè)中，要加大計算機設(shè)備的投入，要配備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地為學(xué)校的教育發(fā)展服務(wù)。
三是創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作機制。推進學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機制，加快學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化進程。教學(xué)檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，學(xué)校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學(xué)管理水平和效率。要加強教學(xué)檔案一體化建設(shè)，通過檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先，將教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質(zhì)文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現(xiàn)信息化管理。其次，建立學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)資源共享。
四是完善教學(xué)檔案規(guī)范化管理。制定實施相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全各項規(guī)章制度，是學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學(xué)校檔案館藏的檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為可供計算機識別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)。在引進、開發(fā)、研制學(xué)校教學(xué)管理檔案時，必須建立符合計算機系統(tǒng)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如教學(xué)檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)，分類、錄入等符合標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。建立教學(xué)檔案的規(guī)范化管理體系，對教學(xué)電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進行科學(xué)管理，才能實現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理，達(dá)到資源共享。
五是加強教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學(xué)校要加強教學(xué)電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。隨著數(shù)字化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也日益凸顯。要注重對網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學(xué)電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設(shè)置訪問權(quán)限和身份認(rèn)證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復(fù)制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網(wǎng)絡(luò)安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網(wǎng)訪問、權(quán)限、目錄、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測、網(wǎng)絡(luò)鎖定、網(wǎng)絡(luò)端口和防火墻等控制，通過加強網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，確保教學(xué)檔案信息安全。六是提高教學(xué)檔案管理效率。學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結(jié)合的管理隊伍，專職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的審核、指導(dǎo)工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作?；A(chǔ)材料的裝訂整理和數(shù)字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導(dǎo)則由專職檔案人員完成。由于教學(xué)檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數(shù)據(jù)的收集整理按類同步分別進行。教學(xué)檔案的數(shù)量比較大，為了規(guī)范管理，以學(xué)期為單位進行收集整理歸檔，提高教學(xué)檔案的信息化程度，提高管理效率。對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，進一步推進管理的效能。
