發(fā)布時(shí)間：2022-04-17 00:05:34
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案管理制度樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理 服務(wù)意識(shí) 信息化管理
高校的人事檔案是高校的人事部門對(duì)于高校的人才進(jìn)行有效管理的重要依據(jù)，在高校的人才的培養(yǎng)、選拔、任用中發(fā)揮著重要的作用。各個(gè)高校一定要重視人事檔案的管理，在日常的工作中嚴(yán)格按照人事檔案的管理制度對(duì)于人事檔案進(jìn)行有效的管理，以促使管理人員更加全面、真實(shí)的了解高校的人才，以便能夠充分發(fā)揮教職員工在高校日常管理和教學(xué)中的作用，以促進(jìn)整個(gè)高校的教學(xué)和科研水平的提高。
1高校人事檔案管理存在的問題
1.1檔案管理不規(guī)范
我國各個(gè)高校對(duì)于檔案管理部門普遍存在著偏見，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，將一些不具有檔案管理的專業(yè)素質(zhì)的人員安排到檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員很多人根本不了解整個(gè)檔案管理的操作流程，有些人甚至有資料上的污點(diǎn)，在思想上對(duì)于檔案管理的工作十分排除。在日常的方案管理上十分隨意，沒有按照檔案管理的規(guī)定按照不同人員的檔案進(jìn)行分門別類的管理，甚至在檔案資料的制作上經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)格式上的錯(cuò)誤，出現(xiàn)許多有歧義的個(gè)人信息。還會(huì)管理不善丟失教職員工個(gè)人資料的情況，這嚴(yán)重影響了高校的人員管理。
1.2管理?xiàng)l件落后
目前，我國很多高校的檔案管理依然采用傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)資料記錄人員的信息，在檔案柜內(nèi)集中保存的檔案管理方式，這種管理方式程序十分繁瑣，還會(huì)出現(xiàn)很多的資料流失的現(xiàn)象，不利于高校的人員管理。在檔案的管理方面主要存在著以下的問題：第一，人員的流動(dòng)性大，大部分高校都缺乏專門的檔案管理人員。第二，檔案管理的信息化水平比較低，不利于提高檔案的管理效率。第三，檔案的查閱程序比較繁瑣，需要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，使個(gè)人檔案的利用率比較低。
1.3人事檔案管理人員的專業(yè)技能普遍不高
人事檔案的管理具有一套嚴(yán)格的操作流程和技巧方法，檔案管理人員需要具備檔案學(xué)的知識(shí)，并有極強(qiáng)的知識(shí)運(yùn)用能力。我國目前的檔案管理的人才十分稀少，加之高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的輕視，在檔案管理部門安排了很多缺乏檔案管理的專業(yè)技能的人員，對(duì)員工的檔案管理比較隨意，缺乏檔案管理工作的嚴(yán)密性、連貫性和真實(shí)性，對(duì)于檔案的利用造成直接或者間接的損害。
2高校人事檔案管理存在問題的根源
2.1高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)不足
在我國高校的各個(gè)部門對(duì)于人事檔案的管理工作十分輕視，對(duì)于人事檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)不足，是導(dǎo)致高校人事檔案管理存在問題的主要原因。由于很多領(lǐng)導(dǎo)并不是檔案管理的專業(yè)人員，對(duì)于檔案管理的流程、方法不是很了解，在加上受到傳統(tǒng)的高校人事管理可有可無的思想的影響，對(duì)于支持人事檔案的管理缺乏主動(dòng)和熱情，使得人事檔案管理的資金和人員投入方面出現(xiàn)了不足，很多檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的進(jìn)展。
2.2檔案管理的規(guī)章制度不健全
由于我國大部分高校缺乏檔案管理的專業(yè)人才，很多管理人員的專業(yè)水平不高，并不能根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定和高校目前檔案管理的實(shí)際情況制定出科學(xué)合理的檔案管理制度，使得在檔案管理過程中由于沒有明確的管理制度和操作規(guī)定，在檔案管理的操作中具有隨意性。
3加強(qiáng)高校人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的主要措施
3.1加大宣傳力度，增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)
加強(qiáng)高校人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行有著十分重要的作用?？梢酝ㄟ^加強(qiáng)各個(gè)部門的檔案管理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要做到以下幾個(gè)方面：
3.1.1提高人事檔案管理人員的檔案管理意識(shí)要使人事檔案的管理人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的思想。在提高自身檔案管理水平的同時(shí)，對(duì)于檔案管理進(jìn)行有效的創(chuàng)新，要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，積極關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新的動(dòng)態(tài)新的信息，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。
3.1.2加強(qiáng)檔案管理的重要性的宣傳，普及檔案管理的知識(shí)加強(qiáng)檔案管理的重要性的宣傳是促進(jìn)財(cái)務(wù)管理有效進(jìn)行的重要措施，通過宣傳教育可以增強(qiáng)教職員工對(duì)于檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，使人們了解檔案管理的具體細(xì)則。對(duì)于高校的工作人員進(jìn)行財(cái)務(wù)管理常識(shí)的宣傳，為檔案管理人員順利進(jìn)行管理工作提供良好的保障，使其理解檔案管理對(duì)于學(xué)校選拔人才的重要作用。
3.2創(chuàng)新管理方式，提高人事檔案管理的信息化水平
近幾年，隨著信息化水平的提高，人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為未來人事檔案管理的主要的發(fā)展方向。為了適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，各個(gè)高校要切實(shí)建立以人事管理為主的人事檔案數(shù)據(jù)庫，并且通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高人事管理的水平。
3.3規(guī)范管理制度
為了使人事管理工作更加規(guī)范需要做到以下幾點(diǎn)：第一，建立規(guī)范合理的人事檔案管理制度，使人事檔案管理人員在工作中有一定的規(guī)范和準(zhǔn)則做參考。第二，加強(qiáng)管理制度的宣傳，人事檔案管理制度不僅要人事檔案管理人員嚴(yán)格遵守，還需要全體的教職員工共同監(jiān)督和遵守。第三，加強(qiáng)人事檔案管理的安全保密工作。
4總結(jié)
人事檔案管理工作是促進(jìn)高校教學(xué)水平不斷提高的重要保障，在高校的人才任用和選拔中發(fā)揮重要的作用。為了提高人事管理水平，學(xué)校的教職員工要認(rèn)識(shí)到人事管理的重要性，不斷創(chuàng)新管理方式，規(guī)范人事檔案管理制度，提高人事檔案的信息化水平，促進(jìn)高校人事檔案管理的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：人事制度；人事檔案管理；特點(diǎn)；影響
作為人事制度改革中的重要內(nèi)容，人事檔案管理質(zhì)量的高低會(huì)嚴(yán)重影響到人事制度改革的順利實(shí)施，所以，在市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，充分認(rèn)識(shí)到人事制度改革的現(xiàn)實(shí)意義，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展形勢，合理進(jìn)行人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的效果，為人事制度改革的順利推進(jìn)打下良好的基礎(chǔ)，逐漸受到事業(yè)單位的關(guān)注。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理的熱點(diǎn)
1.與員工的切身利益息息相關(guān)
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了滿足人力資源的管理需求，很多事業(yè)單位建制定了專門的人事檔案管理制度，并且根據(jù)員工身份、職責(zé)的差異，建立起基層檔案和領(lǐng)導(dǎo)檔案。但是，沒有正式工作的農(nóng)村居民和城鎮(zhèn)待業(yè)人員，一生也不會(huì)擁有人事檔案。所以，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案不僅僅能夠決定我國公民的身份和職責(zé)，而且管理著個(gè)人晉升、調(diào)動(dòng)、社會(huì)保險(xiǎn)和事業(yè)單位福利以及退休等方面，甚至?xí)绊懙絾T工子女的工作。因而，人事檔案可以說是員工身份和職責(zé)的象征，與員工的自身利益密切相關(guān)。
2.能夠控制員工的行為
雖然人事檔案記錄了員工的工作經(jīng)歷，但是，卻不是由員工個(gè)人管理和保存，只有用人單位才能夠調(diào)動(dòng)人事檔案，員工本人以及其他的事業(yè)單位沒有權(quán)利去調(diào)用人事檔案。而且，在進(jìn)行人事檔案制度改革之前，我國主要是采用員工與人事檔案互不分離的管理制度，所以人事檔案會(huì)隨著員工變動(dòng)的情況進(jìn)行改變，反之，如果人事檔案沒有遷移，那么員工將無法進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)。人事檔案是員工的社會(huì)象征，對(duì)于員工有著非常重大的意義，所以，員工必須服從事業(yè)單位的安排，不得擅自離開自己的工作崗位，從而限制了員工的流動(dòng)。
二、新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)
1.國企員工可以“無檔入職”
在人事管理制度改革和發(fā)展的情況下，以前的終身聘任制度已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，人事檔案的存在價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，員工也不再一味的依附于企業(yè)生存，有無人事檔案已經(jīng)不再會(huì)影響到下崗工人的再就業(yè)。
2.個(gè)人“無檔就業(yè)”的意愿得以實(shí)現(xiàn)
在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，社會(huì)對(duì)于各類人才的需求也不斷提高，人事檔案管理制度也隨之興起，在聘用工作人員時(shí)，事業(yè)單位更加側(cè)重于員工的綜合素質(zhì)。而員工會(huì)與事業(yè)單位簽訂勞動(dòng)合同，不再受到傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理制度的約束，有一定的選擇權(quán)利，可以促進(jìn)人才的流動(dòng)。
三、人事制度改革對(duì)人事檔案管理造成的影響
1.打破人事檔案對(duì)于員工的束縛
目前，事業(yè)單位通常會(huì)采用合同契約制度進(jìn)行人事檔案管理，打破了傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)于人才的限制，使得市場競爭機(jī)制下人才的配置更加地合理，因?yàn)楹贤跫s制度不僅打破了傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)的觀念，避免了傳統(tǒng)的終身聘任制用人機(jī)制的弊端，而且能夠充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢，讓員工能夠有足夠的時(shí)間和大量的空間去選擇、研究自己真正擅長的領(lǐng)域。
2.破除了以前的身份象征
傳統(tǒng)的人事檔案會(huì)很細(xì)致、具體的規(guī)定個(gè)人身份，并且根據(jù)人員的身份給予不同的待遇，這種分類方式，比較片面、武斷，難以充分挖掘人才的潛力。而當(dāng)前的人事檔案管理制度打破了原有機(jī)制的限制，可以充分體現(xiàn)出因人而異、因人制宜的管理方式，具有科學(xué)性和公平性，能夠最大限度的發(fā)揮人才的積極作用。
3.積極完善檔案資料中的個(gè)人信息
在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，人事檔案信息的公開程度不斷提高，所以，在管理過程中，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位需要及時(shí)收集和整理個(gè)人信息，避免信息內(nèi)容的失真、重復(fù)，在記錄過程中，精細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄個(gè)人信息，全面反映出個(gè)人的真實(shí)情況，以便于檔案資料的使用。
4.建立專門的人事管理機(jī)構(gòu)
近年來，隨著時(shí)代的發(fā)展變化，社會(huì)人員的流動(dòng)越來越快，而原有的人事檔案管理已經(jīng)難以滿足檔案的管理需求，所以，需要認(rèn)真考慮成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，讓專業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，并且需要加強(qiáng)監(jiān)督力度，確保管理人員人員能夠及時(shí)收檔、入檔、歸檔，不斷提高管理人員的工作效率，從而有效解決檔案管理中出現(xiàn)的一系列問題?？傊?，人事制度改革是一項(xiàng)復(fù)雜而長期的改革工程，會(huì)涉及到事業(yè)單位的眾多部門，所以，需要樹立科學(xué)的管理意識(shí)，慎重對(duì)待檔案管理工作，不斷提高人事制度管理工作的質(zhì)量，為人事制度的改革打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而推動(dòng)人事制度改革工作的順利實(shí)施。
參考文獻(xiàn)
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人事檔案作為一項(xiàng)重要的人事制度，是有效評(píng)價(jià)事業(yè)單位員工的重要途徑。然而傳統(tǒng)的人事檔案制度已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的腳步，與我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制之間也存在著的較大的差距。只有將人事檔案管理工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新完善才能改變這一現(xiàn)狀。因此，適當(dāng)當(dāng)代社會(huì)需求的認(rèn)識(shí)制度該改革已經(jīng)在各個(gè)事業(yè)單位中進(jìn)行。人事制度改革工作也是人事檔案管理在未來發(fā)展的必然趨勢。
1 人事制度改革與人事檔案管理作用機(jī)制的關(guān)系
人事制度改革是促進(jìn)我國事業(yè)單位人力資源應(yīng)用實(shí)現(xiàn)人才資源綜合應(yīng)用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業(yè)服務(wù)機(jī)制上實(shí)施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實(shí)施人事制度改革的重要管理依據(jù)，事業(yè)單位作為國家建設(shè)人力資源建設(shè)的一部分，實(shí)施合理的人事檔案管理推進(jìn)人事制度改革的進(jìn)一步完善和發(fā)展。例如：某地區(qū)事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進(jìn)行全面分配，提高人事?n案管理的科學(xué)性發(fā)展，引導(dǎo)事業(yè)單位人事制度改革向著合理機(jī)制發(fā)展。
2 人事檔案管理制度隨著社會(huì)的發(fā)展所形成了全新特征
2.1 國內(nèi)企業(yè)員工可以“有檔無存”
隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，一些事業(yè)單位的人事制度也跟隨著社會(huì)發(fā)展的 腳步而發(fā)生一定的改變。這對(duì)人事檔案管理來說也不例外，破除了傳統(tǒng)的終身責(zé)任制度，員工可以選擇自己所喜歡的模型進(jìn)行發(fā)展。
2.2 個(gè)人可以根據(jù)自身意愿選擇“無檔擇業(yè)”
社會(huì)對(duì)于人才的需求逐漸增加，傳統(tǒng)的用人機(jī)制也發(fā)生了巨大的改變。一些事業(yè)單位在招聘人才時(shí)，最為注意的就是員工在自身素養(yǎng)，同時(shí)還有與其他員工之間建立的企業(yè)合作關(guān)系，只有這樣才能提高員工在社會(huì)中的流動(dòng)性。
3 人事檔案制度自身存在著的不足
3.1 人事檔案本身信息量較少，無法將個(gè)人的有效信息體現(xiàn)出來
隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息收集模式已經(jīng)不能跟上社會(huì)發(fā)展的腳步[2]。在以往的人事檔案記錄中，主要由一些政治歷史、組織經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、工作經(jīng)驗(yàn)等部分組成，導(dǎo)致人事檔案本身的信息量較少，無法將更有價(jià)值的個(gè)人信息展現(xiàn)出來。人事制度改革打破了傳統(tǒng)事業(yè)單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業(yè)單位中人員應(yīng)用和人才選拔隨著事業(yè)單位發(fā)展趨勢變革而變革。部分事業(yè)單位中傳統(tǒng)的人事檔案管理中信息資源不明確，實(shí)施人事制度變革后，事業(yè)單位內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)性較大，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)人員分配“空白”現(xiàn)象發(fā)生，造成事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)出行檔案丟失或者信息資源不全的現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)事業(yè)單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會(huì)主義制度建設(shè)的完善程度。例如：某事業(yè)單位內(nèi)對(duì)人員檔案信息填寫不全，實(shí)施認(rèn)識(shí)制度改革后，導(dǎo)致事業(yè)單位中部分員工的退休年齡和養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納受到影響。
3.2 制度不健全，與相關(guān)法律制度沖突
根據(jù)人事檔案的制定制度得知，人們都不能直接閱讀、查閱自己或者直系親屬的人事檔案。但是，就我國當(dāng)前行的形式來看，沒有完整的人事檔案管理制度，導(dǎo)致人事檔案管理沒有較高的封閉性，在處理人事檔案信息過程中也沒有使用科學(xué)合理有效的方法進(jìn)行處理[3]。這些問題都會(huì)直接的體現(xiàn)出社會(huì)中民主制度不能跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，也不能滿足人們的需求。
3.3 服務(wù)意識(shí)較差，缺乏進(jìn)取精神
由于人事檔案管理工作具有一定的保密性，但是在實(shí)際工作期間，由于一些檔案管理的本身套件較差，防盜、防潮等措施都存在著一定的不足，很難將人事檔案進(jìn)行妥善管理。再加上事業(yè)單位中的各級(jí)檔案管理工作技術(shù)存在著較大的差異，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作不能進(jìn)行統(tǒng)一，使信息無法正常進(jìn)行共享。
3.4 檔案秩序混亂
當(dāng)前，很多用人單位已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到人才對(duì)單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因?yàn)?，紛紛采取相關(guān)的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動(dòng)的情況下，用人單位使用三不要做法，不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，這種做法雖然暫時(shí)解決了人才的后顧之憂，但造成了檔案秩序出現(xiàn)混亂。
3.5 人事檔案管理人員分配程度不合理
此外，實(shí)施人事制度改革后，企事業(yè)單位需要進(jìn)行精兵簡政，實(shí)現(xiàn)人事制度的人才應(yīng)用精簡化發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事資源開展大幅度調(diào)動(dòng)充足，部分事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)人事檔案管理的的重視程度較低，導(dǎo)致事業(yè)單位中人員調(diào)動(dòng)速率快，但人事檔案調(diào)動(dòng)速率較低，甚至出現(xiàn)人事檔案無法對(duì)接的現(xiàn)象，不僅使事業(yè)單位內(nèi)部人事資源管理作用機(jī)制的作用性降低，同時(shí)也影響了事業(yè)單位人力資源的分配與應(yīng)用。
4 人事檔案管理的改革措施
4.1 消除人事檔案對(duì)制約限制的作用
現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位中的人事制度在實(shí)施過程中主要以合同的方式進(jìn)行，這種方式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的腳步，只有將傳統(tǒng)的用人制度進(jìn)行不斷的創(chuàng)新、完善才能改變這一現(xiàn)象，讓員工自主就業(yè)，形成一種全新的用人機(jī)制。
4.2 正確認(rèn)知人事檔案管理
要正確認(rèn)知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進(jìn)管理工作的全面開展。第一，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理地位，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系；第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機(jī)關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當(dāng)做基礎(chǔ)工作來做，引導(dǎo)相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責(zé)，在實(shí)際工作中提高工作水平，促進(jìn)管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務(wù)。
4.3 破除過去“身份”的分類
傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)每個(gè)人的身份有著非常明確的劃分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改變這種分類，讓人們?cè)诠ぷ髌陂g得到其他人的尊重，創(chuàng)造出一個(gè)公平、合理的工作環(huán)境，只有這樣才能促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，提高社會(huì)中的人才數(shù)量。
4.4 做好對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作
人事制度的深化改革對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時(shí)期下，領(lǐng)導(dǎo)一定要選擇責(zé)任感強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R鄧刂實(shí)墓芾磽哦櫻?并且對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時(shí)，還要聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，樹立正確科學(xué)的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，更新檔案管理方式。
4.5 完善檔案信息
隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，一些事業(yè)單位對(duì)于檔案信息的公開要求也在逐漸的提升。對(duì)此，我國相關(guān)部門需要將傳統(tǒng)的人事檔案進(jìn)行修改，提高檔案信息的真實(shí)性、可靠性。
4.6 成立專門的人事檔案管理結(jié)構(gòu)
當(dāng)前，因?yàn)槿藛T流動(dòng)頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會(huì)性的管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)要遵守國家檔案管理、勞動(dòng)以及人事的相關(guān)政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動(dòng)部門以及國家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學(xué)的管理?xiàng)l款。
事業(yè)單位的工作較為繁雜，部門也比較多，這對(duì)于人事資源檔案管理來說是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。如何有序的整理好員工檔案資料，對(duì)他們的基本信息、工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力等各方面的資料做出整理與歸納，方便事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的了解單位里的員工，滿足他們的需求，從而提升他們的工作積極性，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。
一、我國事業(yè)單位人事資源檔案管理制度的發(fā)展現(xiàn)狀
1.設(shè)備技術(shù)落后
我國大多數(shù)事業(yè)單位的人事資源檔案管理方式多數(shù)還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄，在員工數(shù)量大量增加，需要記錄的資料越來越多的情況下，單純的紙質(zhì)記錄方式對(duì)于人員資料的整理效率是很低的，而且還非常容易出現(xiàn)資料有損或資料丟失的問題。事業(yè)單位沒有對(duì)人事資源檔案管理部門配備先進(jìn)的技術(shù)配備，對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為他們的工作僅僅是將資料進(jìn)行整理、記錄和儲(chǔ)存。錯(cuò)誤的想法和不夠重視的態(tài)度，使得人事資源檔案管理制度發(fā)展緩慢，不能達(dá)到它應(yīng)有的作用，不能充分發(fā)揮出它的價(jià)值，同時(shí)制約了事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)度。
2.人事資源管理制度缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)
管理標(biāo)準(zhǔn)可以幫助事業(yè)單位人事檔案管理制度得以完善。而就目前來說，我國大部分事業(yè)單位的人事檔案管理制度中都沒有明確且完整的管理標(biāo)準(zhǔn)。這就大大降低了事業(yè)單位人事檔案管理的管理效用，不能很好的發(fā)揮出人事檔案管理的作用。對(duì)于現(xiàn)在的人事檔案管理來說，對(duì)事業(yè)單位每一個(gè)部門所用的標(biāo)準(zhǔn)都不相同，所整理出來的檔案資料必然就不能進(jìn)行規(guī)整與總結(jié)，不能實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，完全限制了人事檔案管理制度的發(fā)展，降低了人事檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，不利于事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步。
3.人事檔案管理員工綜合素質(zhì)不高
由于目前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理制度的不重視，所以不會(huì)對(duì)其進(jìn)行大力發(fā)展。這就導(dǎo)致事業(yè)單位中人事檔案管理員工不一定是專業(yè)學(xué)習(xí)人力資源管理專業(yè)的人，而通常是從其他部門調(diào)轉(zhuǎn)到人資部門工作的。對(duì)于人才選擇的不重視，降低了人事檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率。他們不能完全理解和掌握人事檔案管理工作的精髓，而只是對(duì)人員檔案進(jìn)行簡單的整理歸納，既不能發(fā)揮出自身的價(jià)值，也不能將人事檔案管理制度本身的作用發(fā)揮出來，完全不利于事業(yè)單位管理水平的提升，阻礙它的發(fā)展。
4.人事檔案管理方式落后，制度不健全
事業(yè)單位的人事檔案管理方式依然處于比較落后的狀態(tài)，通常，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只要求他們對(duì)各部門員工的檔案資料進(jìn)行收集和管理，而不會(huì)利用員工的資料數(shù)據(jù)來進(jìn)一步對(duì)他們做出安排或鼓勵(lì)，不能及時(shí)的了解員工自身的狀態(tài)，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。
二、完善事業(yè)單位人事檔案管理的策略
1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理制度的重視，完善工作設(shè)備
事業(yè)單位必須加大對(duì)人事檔案管理制度的重視程度，改變以前對(duì)人事檔案管理制度的態(tài)度，完善工作基礎(chǔ)設(shè)備[1]。根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在紙質(zhì)的檔案管理方式上，增加互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理，做好雙重備份準(zhǔn)備。將人事檔案管理變得更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，同時(shí)還能降低事業(yè)單位人員檔案資料損壞和丟失的可能性，促進(jìn)人員檔案管理制度的完善。
2.事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)人事檔案管理人員組織定期培訓(xùn)
由于事業(yè)單位人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，所以，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極的定期組織專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)人事檔案管理人員的能力[2]。這樣，不僅能夠提高他們自身的能力，還會(huì)讓他們?cè)诠ぷ髦懈訌娜?，面?duì)工作問題能夠更有自信，減輕心理壓力，提高工作效率。與此同時(shí)，事業(yè)單位在招聘新員工時(shí)，應(yīng)該注重他們自身的技能，而不是隨意從其他部門進(jìn)行人員調(diào)整[3]。這樣，可以讓員工從基礎(chǔ)上就更專業(yè)，才能更好的進(jìn)行人事檔案管理工作。
3.建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)
事業(yè)單位中人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致事業(yè)單位各部門的人員數(shù)據(jù)不能進(jìn)行共享[4]。所以，事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)該建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。在統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)下，才能更好的對(duì)事業(yè)單位中的人員檔案進(jìn)行整理與歸納，及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位中員工自身的優(yōu)勢和劣勢，能夠最大化的發(fā)揮出員工自身的優(yōu)勢，可以更好的進(jìn)行工作。
4.完善事業(yè)單位中人事檔案管理制度
只有完善的制度才能推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展，所以，想要人事檔案管理制度充分發(fā)揮出它對(duì)事業(yè)單位的促進(jìn)作用，必須建立健全的制度體系。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)人事檔案管理的重視程度，為下屬員工做榜樣，帶動(dòng)人事檔案管理部門的整體工作氣氛，讓人事檔案管理真正的“動(dòng)”起來，而不再是簡單的整理、儲(chǔ)存部門。人事檔案管理制度的健全，能夠幫助員工找到更適合自己的崗位，認(rèn)清自己的不足，加以改正，發(fā)揮出自己的最大價(jià)值。
一、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
（一）有利于事業(yè)單位干部的任免
人事檔案記錄了一個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲、職稱等一系列情況，規(guī)范、完整的人事檔案資料有利于事業(yè)單位及時(shí)調(diào)閱，選賢任用。
（二）有利于變革人事檔案管理方式
事業(yè)單位人事檔案管理依然采用封閉、保密模式。人事檔案資源的查閱需要層層審批，人事檔案利用率極低。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，有利于其管理方式與時(shí)俱進(jìn)，比如引進(jìn)專門檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，以提高檔案查閱效率及使用率。同時(shí)，還可以對(duì)檔案分級(jí)進(jìn)行管理，采用半開放式管理模式，即對(duì)于一般的檔案資料在信息平臺(tái)予與公開，方便相關(guān)部門調(diào)閱使用。
二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題
在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，事業(yè)單位人事檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、加強(qiáng)檔案真實(shí)性審核等方面取得了一些成績，但仍存在一些問題需要解決。如下：
（一）人事檔案管理制度不健全
目前，事業(yè)單位人事檔案管理制度還存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事檔案管理工作獎(jiǎng)懲機(jī)制，人事檔案管理工作仍然采用大鍋飯的形式，責(zé)任不明確，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)真的員工沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作懈怠的員工也沒有懲罰，導(dǎo)致人事檔案管理人員工作積極性不高；第二，缺少檔案管理監(jiān)督機(jī)制，檔案經(jīng)檔案管理人員整理歸檔后，并沒有專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案歸檔、整理、修復(fù)情況進(jìn)行檢查，致使檔案胡亂堆放、丟檔的現(xiàn)象十分嚴(yán)重；第三。檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，雖然部分事業(yè)單位對(duì)于檔案收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等作了詳細(xì)的規(guī)定，但由于執(zhí)行不嚴(yán)格，使檔案管理制度形同虛設(shè)。
（二）人事檔案管理的信息化程度不高
人事檔案的信息化不是簡單簡單的將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料，而是需要引進(jìn)專門的人事檔案管理軟件，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類別管理，以方便人事檔案的查閱，對(duì)比，為事業(yè)單位人才的選拔提供可靠依據(jù)。但是，事業(yè)單位由于檔案信息化管理起步較晚，加上紙質(zhì)檔案資料數(shù)量龐大，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理還有一定難度。并且人事檔案屬于機(jī)密文件，由于事業(yè)單位尚未應(yīng)用專門的檔案管理軟件，導(dǎo)致人事檔案信息化管理安全性能不高，也是阻礙人事檔案管理信息化進(jìn)程的一個(gè)重要原因。
（三）人事檔案管理人員的專業(yè)水平不夠
由于以前事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作重視不夠，致使檔案室許多工作人員并非檔案專業(yè)出身，對(duì)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)和基本技能不熟悉，在檔案管理工作中，問題檔案、破損檔案、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。而且部分檔案管理人員對(duì)于檔案的保密意識(shí)不強(qiáng)，隨意出借檔案，致使檔案造假分子有機(jī)可乘。另外，檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出更高要求，而有些檔案管理人員由于知識(shí)、文化水平不夠，而對(duì)檔案管理信息化產(chǎn)生抵觸心理。所以，提高人事檔案管理人員的專業(yè)化水平迫在眉睫。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施
針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決對(duì)策。
（一）借鑒經(jīng)驗(yàn)，完善人事檔案管理制度
完善的人事檔案管理制度，是事業(yè)單位人事檔案管理工作順利開展的重要保證。現(xiàn)階段，首先需要建立檔案管理工作獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確檔案管理人員的職責(zé)，轉(zhuǎn)變檔案管理大鍋飯局面，一旦檔案管理出現(xiàn)問題，可以追責(zé)到個(gè)人，避免相互推諉責(zé)任現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，事業(yè)單位檔案管理部可以成立關(guān)門的檔案檢查小組，定期對(duì)檔案歸檔、檔案維護(hù)等情況進(jìn)行抽查，做到問題早發(fā)現(xiàn)早處理，以提高人事檔案管理水平；最后，借鑒國外人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，例如美國適當(dāng)開放的檔案管理制度，轉(zhuǎn)變現(xiàn)階段全封閉、保密的檔案管理模式，將檔案資料分級(jí)別適當(dāng)開放，以提高檔案資料的利用率；另外，要重視人事檔案管理制度的落實(shí)，對(duì)于違反規(guī)定的檔案管理人員給予一定的懲罰。
（二）轉(zhuǎn)變檔案管理方式，提高人事檔案管理的信息化水平
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理勢在必行。首先，事業(yè)單位要高度重視檔案管理信息化建設(shè)，給以資金上的支持，開發(fā)適合本單位使用的檔案管理軟件，并注重殺毒、保密等功能配置，在保證安全的前提下，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。其次，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料輸入管理系統(tǒng)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸人事信息，提高人事信息的時(shí)效性，方便上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要通過系統(tǒng)查閱有關(guān)內(nèi)容，提高人事檔案管理工作的效率。最后，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理方式，將不屬于保密范圍的人事檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上予以共享，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享，以最大限度實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。
1.有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個(gè)重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進(jìn)行都離不開人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實(shí)現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。
2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實(shí)國家用人政策，確定和澄清個(gè)人有關(guān)問題，及進(jìn)行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個(gè)人不同的發(fā)展時(shí)期，其材料上留有公章和個(gè)人印記，而這些標(biāo)志都具有一定的法律效力，都反映了一定時(shí)期的個(gè)人情況，為組織科學(xué)用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風(fēng)，避免了人事政策改動(dòng)的主觀性。
3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，在組織人才引進(jìn)方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，其醫(yī)護(hù)人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費(fèi)的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時(shí)的調(diào)閱、更新個(gè)人檔案信息，而且可能會(huì)發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴(yán)重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠(yuǎn)來看不但增加了成本，甚至?xí)斐扇瞬诺膰?yán)重流失。因此，科學(xué)的人事檔案管理，設(shè)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。
二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境
1.忽視對(duì)人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫(yī)院的業(yè)務(wù)創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理存有認(rèn)知誤區(qū)，認(rèn)為“人事檔案管理只是簡單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員。”為此，很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時(shí)的為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)服好務(wù)，嚴(yán)重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。
2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時(shí)做好檔案的核查和修復(fù)工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴(yán)格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。
3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動(dòng)的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負(fù)荷，容易使其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會(huì)無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。
三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施
醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護(hù)人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務(wù)于醫(yī)院的重要前提。同時(shí)，給予人事檔案管理人力、物力和財(cái)力的支持，也是加強(qiáng)和推動(dòng)人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。
1.提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實(shí)解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦?。員工要切實(shí)配合檔案管理工作，對(duì)該補(bǔ)充的檔案材料要及時(shí)補(bǔ)充與更新，對(duì)要求準(zhǔn)確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準(zhǔn)確精練、檔案邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。
2.完善醫(yī)院人事檔案管理制度。要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，嚴(yán)格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出流程，對(duì)新進(jìn)的人事檔案材料要嚴(yán)格審核鑒定關(guān)，不接受不規(guī)范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。另外要進(jìn)一步完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷整理工作更加科學(xué)、全面和完整。還有，要進(jìn)一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對(duì)和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)與手續(xù)。
1.有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。
醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個(gè)重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進(jìn)行都離不開人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實(shí)現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。
2.有助于做出正確的人事決策。
人事檔案能為落實(shí)國家用人政策，確定和澄清個(gè)人有關(guān)問題，及進(jìn)行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個(gè)人不同的發(fā)展時(shí)期，其材料上留有公章和個(gè)人印記，而這些標(biāo)志都具有一定的法律效力，都反映了一定時(shí)期的個(gè)人情況，為組織科學(xué)用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風(fēng)，避免了人事政策改動(dòng)的主觀性。
3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。
優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，在組織人才引進(jìn)方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，其醫(yī)護(hù)人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費(fèi)的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時(shí)的調(diào)閱、更新個(gè)人檔案信息，而且可能會(huì)發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴(yán)重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠(yuǎn)來看不但增加了成本，甚至?xí)斐扇瞬诺膰?yán)重流失。因此，科學(xué)的人事檔案管理，設(shè)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。
二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境
1.忽視對(duì)人事檔案管理的重視。
人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫(yī)院的業(yè)務(wù)創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理存有認(rèn)知誤區(qū)，認(rèn)為“人事檔案管理只是簡單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員?！睘榇耍芏噌t(yī)院的人事檔案管理處于一種被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時(shí)的為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)服好務(wù)，嚴(yán)重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。
2.人事檔案管理制度不夠健全。
人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時(shí)做好檔案的核查和修復(fù)工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴(yán)格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。
3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。
電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動(dòng)的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負(fù)荷，容易使其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會(huì)無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。
三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施
醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護(hù)人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務(wù)于醫(yī)院的重要前提。同時(shí)，給予人事檔案管理人力、物力和財(cái)力的支持，也是加強(qiáng)和推動(dòng)人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。
1.提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。
人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實(shí)解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦?。員工要切實(shí)配合檔案管理工作，對(duì)該補(bǔ)充的檔案材料要及時(shí)補(bǔ)充與更新，對(duì)要求準(zhǔn)確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準(zhǔn)確精練、檔案邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。
2.完善醫(yī)院人事檔案管理制度。
要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，嚴(yán)格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出流程，對(duì)新進(jìn)的人事檔案材料要嚴(yán)格審核鑒定關(guān)，不接受不規(guī)范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。另外要進(jìn)一步完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷整理工作更加科學(xué)、全面和完整。還有，要進(jìn)一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對(duì)和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)與手續(xù)。
3.引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理手段。
1 醫(yī)院人事檔案信息化管理的優(yōu)勢
1.1 有效提高醫(yī)院檔案管理的效率和準(zhǔn)確性
人事檔案的信息化管理主要是采用計(jì)算機(jī)錄入，較少人工輸入工作量，可以節(jié)約一定的醫(yī)院檔案工作量，將他們從繁雜的工作中解放出來。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)輸入的人事信息有一定的識(shí)別能力和糾正能力，可以保證信息錄入的準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)的檔案信息錄入依靠人工輸入，往往很多信息需要手寫，許多數(shù)據(jù)更是需要反復(fù)檢查。即使這樣，工作中也會(huì)不可避免地出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，影響人事檔案資源的準(zhǔn)確性。利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)快速更新補(bǔ)充數(shù)據(jù)，快速查詢，顯著提高了工作效率。
1.2 準(zhǔn)確查找人事檔案相關(guān)信息。醫(yī)院人事檔案信息化
管理可以將醫(yī)院人事檔案資源信息保存在數(shù)據(jù)庫中，每家醫(yī)院都會(huì)建立自己的“大數(shù)據(jù)庫”，這樣可以方便快捷的查找人事檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞和查閱人事檔案信息，查詢統(tǒng)計(jì)醫(yī)院工作人員，在醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)中輸入檔案信息關(guān)鍵詞就可以準(zhǔn)確快速的查找需要的檔案信息，從而減少檔案管理的壓力，有效提高醫(yī)院人事檔案管理的效率，傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)的檢索工具很不齊全。往往由于查找的信息范圍太大或者時(shí)間太久，而不能快速查找。
1.3 方便檔案信息的存儲(chǔ)和管理
信息化的醫(yī)院人事檔案管理制度只需將檔案資料存入光盤或者硬盤，這樣就可以對(duì)人事檔案進(jìn)行長久保存，不僅能節(jié)省各種資源，還可以減少人事檔案材料的損壞率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的長久保存。再看傳統(tǒng)人事檔案管理模式，主要采用紙質(zhì)材料對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，如果要將它長久保存與管理，必須做好很多細(xì)節(jié)工作，如采取措施防止紙張發(fā)霉、氧化，還要噴灑一些藥水，防蟲和鼠類等的破壞。
1.4 有利于醫(yī)院人才選拔聘用
醫(yī)院人事檔案是記錄醫(yī)院工作人員學(xué)習(xí)、工作、進(jìn)修、考核、科研等各方面的重要資料，是醫(yī)院干部提拔、任免的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在調(diào)閱資料、橫向?qū)Ρ荣Y料、資料更新等方面存在短板。所以，現(xiàn)階段提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平，可以及時(shí)更新檔案資料、快速查詢，還可以運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)于人員資料進(jìn)行全方位?稻莘治觶?以獲取更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院人事干部的任免提供科學(xué)依據(jù)。
2 醫(yī)院人事檔案信息化管理瓶頸
部分醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，更新了人事檔案管理的硬件設(shè)施，已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化，但整體水平不高，仍有一些問題等待解決。如下：
2.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
醫(yī)療水平的高低是醫(yī)院在新一輪競爭中取勝的關(guān)鍵，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往將更多的資金投入到醫(yī)療設(shè)施更新、醫(yī)護(hù)人員的進(jìn)修培養(yǎng)上，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理往往關(guān)注較少，導(dǎo)致檔案管理工作人員積極性不高，更談不上主動(dòng)更新知識(shí)、工作方法創(chuàng)新了。而且醫(yī)院尚未制定科學(xué)合理的檔案管理制度，導(dǎo)致人事檔案資料混亂，丟失、斷檔、失真檔案資料時(shí)有出現(xiàn)，給人事檔案信息化管理帶來很多難題。
2.2 檔案管理軟硬件有待升級(jí)
醫(yī)院人事檔案管理的信息化并不是簡單地將紙質(zhì)檔案資料電子化，而是要在實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化的基礎(chǔ)上，完善檔案管理快速查詢、對(duì)比分析、信息更新等功能，并且實(shí)現(xiàn)人事檔案資料聯(lián)網(wǎng)，最大限度地發(fā)揮其價(jià)值。但是現(xiàn)階段，由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、資金不足等問題，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備比較陳舊，在軟件上依然采用通用的人事檔案軟件，并未開發(fā)應(yīng)用適合醫(yī)院人事檔案管理的專門軟件，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案資料無法全部實(shí)現(xiàn)電子化，尤其是一些凸顯行業(yè)特色的專業(yè)資料，如醫(yī)生診療記錄、醫(yī)院重大技術(shù)突破等，在現(xiàn)有的人事檔案管理軟件中并沒有相應(yīng)的分類，導(dǎo)致無法電子化。
3 創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效策略
3.1 加大資金投入力度，支持檔案管理信息化建設(shè)
作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，出于對(duì)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展考慮與未來方向的定位，要對(duì)人事檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)有一個(gè)明確與清晰的認(rèn)識(shí)，積極投入人力與物力去建設(shè)信息化的人事管理制度，并在建設(shè)過程中給予大力的支持與鼓勵(lì)。同時(shí)，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到資金對(duì)于建設(shè)人事檔案的重要性并積極創(chuàng)造條件提供資金保障，多方面籌集資金，為人事檔案管理信息化做好醫(yī)院資金保障工作，才能保證醫(yī)院人事檔案信息順利發(fā)展。
3.2 重視管理人才培養(yǎng)工作，提高管理隊(duì)伍水平
實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理需要一批具有較高知識(shí)水平和管理能力的檔案管理員，才能保證醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的改善和進(jìn)步，完善檔案信息化管理制度。因此，需要定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，要求醫(yī)院的檔案管理工作者不僅要具備一定的信息技術(shù)水平，還應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理能力，以保證醫(yī)院的檔案管理創(chuàng)新工作能夠順利進(jìn)行，提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，為醫(yī)院的長久發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.3 運(yùn)用科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)
科學(xué)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)信息化醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)，也是建設(shè)完善的檔案管理體系的關(guān)鍵，良好的醫(yī)院人事檔案管理體系能幫助醫(yī)院更好的展開工作，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)和需求選擇合適的軟件系統(tǒng)，提高醫(yī)院人事檔案信息化管理能力和檔案信息化管理質(zhì)量。
