發(fā)布時間：2023-06-22 09:32:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的科技檔案管理學樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
中圖分類號：F204 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）03-0349-02
21世紀是科學技術迅速發(fā)展的時代，各種科學技術的衍生與發(fā)展引發(fā)了一系列全球性的科技革命，并在包含科技館在內的各行各業(yè)迅猛、廣泛、深入的展開。利用科學技術開展科普工作已經成為現代化科技館建設的重要標志，實現科技館科普檔案管理的科學化發(fā)展成為建設新型科技館的重要途徑。利用現代科學技術將科普展廳及其資源做數字化、虛擬化處理，打破時空限制，匯聚、分享、研討優(yōu)質科普檔案資源，為社會公眾提供更加優(yōu)質高效的科普檔案資源服務，引起全社會廣泛關注的同時，帶動社會公眾參與到科學傳播之中，全面提升社會公眾的科學素養(yǎng)，進一步優(yōu)化完善科技館科普檔案的管理與發(fā)展。
一、 科學技術內涵及作用
科學技術是利用客觀事物間的關系及其發(fā)展規(guī)律，最終實現高效、低耗、高產、便捷等特定目的的手段和方法?？茖W技術主要涵蓋的基本內容有：科學知識、思想、方法、精神四方面?？茖W技術是人類文明和先進生產力的標志，為人類文明和社會生產力發(fā)展提供了更加廣闊的發(fā)展空間，科學技術的發(fā)展與普及，為文化、信息資源的傳播提供了全新的方式，為精神文明建設構建了新型的傳播載體，極大地豐富了社會公眾的生產生活，成為推動社會發(fā)展進步的重要力量。科學技術作為一種社會活動，產生于社會實踐又影響著社會生活。近年來社會快速的進步發(fā)展表明，科學技術是社會經濟發(fā)展的重要因素和強大杠桿。
科學技術以其強大的影響力，推動著其對檔案管理工作的發(fā)展，重點體現在科學技術創(chuàng)造工具，檔案管理中融入科學技術，創(chuàng)造了檔案管理的載體工具、管理、保管工具以及信息工具，繼而對檔案管理工作的模式、地位和社會關系產生較大影響。
二、 科技館核心任務
科技館是踐行科教興國戰(zhàn)略的重要基地，是創(chuàng)新性、現代化的科教事業(yè)，是社會經濟、政治、文化、科學技術發(fā)展到一定程度的產物，是科研成果的展示場所?？萍拣^的主要功能就是向社會展示現代科技發(fā)展水平和科技成就，向社會公眾傳遞科學信息、傳播科學知識，促進公眾科學文化素養(yǎng)的不斷提升。
科技館向公眾展現著科學技術的發(fā)展歷程，演示著各種科學技術，帶領公眾參與并體驗活躍的科學過程?？萍拣^以向廣大公眾展示科學技術的相關知識、原理、應用及其發(fā)展歷程為核心。在科技館展品展示中如何吸引更多的公眾，如何實現最佳的科技宣傳效果，達到科技館的最大價值與作用成為當前科技館管理的重要任務，除了開展形式多樣的科學教育活動、開展科普培訓、科普試驗等傳統形式外，充分利用科學技術、數字化科技館等多種形式，將成為未來科技館的主流方向。
科技館最具生命力的展覽內容就是科學性，科技館的科技展覽凝結了最新科技成果，科技館應積極開發(fā)公眾對新科技、新產品的期待，為科學技術的未來發(fā)展探明方向，帶動科學技術的進步與創(chuàng)新。科技展項、科技展品都在極力展示著數字化及科學技術、信息技術內涵，同時也推動著科技館檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
三、 數字科技館的特點
數字科技館是科普資源的數字化共享平臺，借助現代化的信息、網絡、通信技術，以網絡為平臺開展科技教育，通過先進的互聯網技術，向受眾傳遞圖、文、聲、像等信息，從而更好地為社會提供科普檔案資源服務。數字科技館是以網絡技術為核心的資源管理系統，以數字化科技為依托，創(chuàng)建以數字化檔案資源為中心的資源體系，社會公眾可以利用電腦手機等通過網絡進入數字圖書館，瀏覽查詢自己所需的科普知識，增強社會公眾的科學素養(yǎng)，同時也會使公眾獲取除實體科技館之外的科普檔案信息，這種信息可高度共享，并且更新速度快、更新性能好。其特征及作用如下：
（一） 科普資源實現數字化。借助先進的數字化與多媒體技術，深入淺出地對科學知識進行分析展現，達成資源的共享與有效利用。數字科技館形式多樣，內容豐富，充滿知識性、科學性、創(chuàng)新性與互動性。以“做科學”為指導，利用多種互動模式，不同的表現形式，展現大型實地科普場館更多的內容，更佳的效果。因此，數字科技館是對傳統形式的科技館最大的改革創(chuàng)新及有效的補充完善。
（二） 信息傳輸實現網絡化。科學技術的發(fā)展推動了互聯網傳輸系統的發(fā)展，互聯網協議與網絡傳輸協議共同構成了一個遍及全球的傳輸結構，在網絡的推動下，信息化的發(fā)展不斷深入，現代科技館檔案展出方式出現質的變化，并為社會公眾提供了更為優(yōu)質、便捷的科學溝通交流與科普服務平臺。
（三） 數據資源實現共享化?？茖W技術使信息傳播擁有了更廣泛的覆蓋面，不受時空、環(huán)境限制，任意隨意選擇所需要的內容，相較于實體科技館，這種科技館可以為公眾提供更自由的瀏覽方式。將實體科技館的服務延伸為超越時間、空間的現代化信息服務，體驗不受限制、自由自在、簡潔便利的信息資源優(yōu)勢。
四、 科技館中的科普檔案管理
檔案是科技館的核心，檔案工作是科技館的重要工程，檔案是將科普活動中的圖、文、像、實物模型等進行收集，并做好系統處理與歸檔?？萍拣^中建立并完善科普檔案是科學展覽、培訓實踐活動的有力保障和堅實后盾，是引領領導決策的重要參謀，是科學研究和科學展品設計的重要指南，是科技館開創(chuàng)新局面的必要部分。
科學展覽與展品是發(fā)揮科技館科學展教功能的關鍵性載體，是建設科技館的軟件基礎與靈魂所在，科學展品的更新與換代是保證科技館持續(xù)健康發(fā)展的重要和必備因素。科技館中的科普展品檔案可保存信息，記載歷史、啟發(fā)后人，是科普工作的基礎性內容。公眾從科普檔案中可充分了解到不同時期科技館所進行的不同的科普活動內容，及科學技術的發(fā)展進步狀況，行使科普活動功能，使科普檔案真正地成為公眾獲取科學知識的基本途徑，成為科普宣傳的新方向、新形式。
五、科學技術在科普檔案管理中的作用
科普檔案作為科技館的基本要素，涉及科技館的構成，推動科技館的未來發(fā)展，是科技館發(fā)展進步的重要內容。第一，熟悉掌握科技館的檔案資源信息，了解其特點，能滿足工作發(fā)展的需求；第二，利用科普檔案資源，尤其是科普展品檔案可為科技館領導制定計劃，作出決策，發(fā)展科普事業(yè)，開展科研活動給予充分且有力的新的支持。
但是需要正視的是，科技的快速發(fā)展，信息化進程的隨之不斷加快，多數單位遺留、積累大量音視頻資料，圖片和文件資料，以及科普資料，對這些資料的分類、整理、歸檔往往較為繁瑣，而傳統形式的檔案管理系統中的檢索、提取、歸納能力不強，不利于科普檔案管理工作的正常開展，科普檔案管理面臨新型挑戰(zhàn)。
基于此形勢，需要科技館工作者利用現代化科學技術，借助各類高科技軟件，簡化檔案的收集、處理、保存、整理、存檔工作，利用數字化系統中的網絡技術建立電子檔案。由于電子檔案強大的信息檢索、保存、管理優(yōu)勢，可更加方便、快捷地進行科普檔案的管理，便于查找和修改。另外，在網絡的推廣普及下，以科學知識為背景的虛擬科技館應運而生，現如今儼然已成為社會公眾獲取相關檔案資源的快捷方式，系統全面的檢索系統，圖文并茂、生動形象的閱覽方式，使公眾在獲取科學知識的同時，可以在虛擬的數字科技館中盡情遨游，成為探索科學奧秘的主體，使科普檔案真正融入廣大公眾生活之中，優(yōu)化檔案管理發(fā)展實質，提高檔案管理服務水平。
例如，借助計算機互聯網技術衍生發(fā)展的數字科技館，相較于實體科技館數字化科技化檔案管理利用現代通信技術、網絡技術，使用戶通過互聯網強大的信息傳遞技術展現圖文聲像相結合的檔案信息，用戶可以更加清晰的了解科普檔案中的各種信息。數字科技館以其高度互補性和獨特優(yōu)勢，以高起點、高質量、高水平、高效率的現代化管理實現智能化、網絡化、數字化的管理目標，推動科普檔案可持續(xù)發(fā)展。
科學技術的發(fā)展進步，優(yōu)化了科普檔案的存儲技術，簡化了管理過程，拓展了用戶對科普檔案資料的搜索閱讀途徑，利用光盤存儲功能，借助數據交換技術，突破了傳統檔案閱讀利用的單一化束縛。當前，國家上很多高水平的科技館科普檔案均運用現代化的科學技術完成檔案的收集、保存、管理與利用，最大化的實現了科普檔案的價值，充分發(fā)揮了其社會服務功能，科學技術的進步與完善為科技館科普檔案的管理提供了一個更加靈活、智能、便捷的平臺，使科技館走上了一條科技化與特色化相融合的現代檔案管理之路，為科技館科普檔案管理的持續(xù)發(fā)展打下了堅實的基礎。
結語
科學技術的發(fā)展進步，推動社會經濟建設的同時，給予了各行各業(yè)更加新穎的管理建設方式，在科技館建設管理中成為新型的科普管理模式，融先進的科學知識與方法，運用多媒體、網絡、虛擬技術將科普檔案管理變得更加快捷、高效，從內容到形式得到全方位的創(chuàng)新。利用先進的科學技術，優(yōu)化科普檔案管理建設，為社會公眾提供稱心舒心的服務場所，在科普教育中充分發(fā)揮管理價值和功能，實現科普檔案管理的先進化、科學化、規(guī)范化建設，推動科技館事業(yè)永續(xù)發(fā)展。
參考文獻
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關鍵詞：機關檔案管理；意義；問題；對策
Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.
Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures
檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關單位管理的基礎環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業(yè)、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統是必不可少的因素。
(三)檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統的機關檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環(huán)。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關檔案管理雖有一定規(guī)模但內部管理與機關單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經過正規(guī)培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
三、檔案管理科學化的若干對策
檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應加強檔案執(zhí)法隊伍建設，依法監(jiān)督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執(zhí)法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務培訓和指導
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業(yè)務知識，提高檔案人員的業(yè)務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學化軌道。
4.積極提供檔案中介服務
通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規(guī)范的科學化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進檔案管理科學化。
(二)機關單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務指導與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。
2.構建科學化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關
鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學利用信息化手段
在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。
參考文獻
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關鍵詞 科學管理 事業(yè)單位 會計檔案
上面說到的會計檔案是事業(yè)單位中所有檔案管理中的十分重要的一部分，它也反映事業(yè)單位的財務狀況的重要資料。對于一個比較完整的會計檔案管理制度，不僅可以對研究事業(yè)單位的各個階段的經濟和財務有很重要的作用，還是事業(yè)單位在制定相關的政策、研究存在的問題的重要的依據。到目前為止，我國在事業(yè)單位中的會計檔案管理工作還不是十分的成熟，還存在很多的問題，所以為了更好的完善事業(yè)單位中的會計檔案管理工作，我們還要針對存在的問題，作出具體的解決對策。
一、 建立并且完善會計檔案的管理規(guī)章
事業(yè)單位是我國的重要的行政管理部門，所以事業(yè)單位的所有工作的正常進行，才能保證讓國家后顧無憂。對于事業(yè)單位的會計檔案管理工作也是一樣重要的，想要做好會計檔案管理工作，我們不僅需要遵守《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關的法律規(guī)定，還要更好的結合事業(yè)單位的具體工作，建立并且完善會計檔案的管理規(guī)章制度，然后明確檔案的歸檔的范圍、檔案保管的期限、檔案的歸檔程序、知道檔案的整理方法以及檔案在歸檔時的要求等；其次是健全會計檔案的保管制度、安全保密制度等，然后采用比較先進的管理手段和科學合理的保管檔案的方法，這樣才能更好的確保檔案的不丟失、不被損壞、不被泄密等。
二、事業(yè)單位的會計檔案要遵循標準化、規(guī)范化的管理方針
1、我們要規(guī)范好會計檔案的合理立卷。在裝訂會計檔案的憑證時，我們必須保證使用的是規(guī)定的會計檔案裝訂的封皮、然后再封裝粘貼裝訂線，一定要注意的是必須在封粘的地方蓋上會計人員的印章，對于封皮的要求就是要保證封皮外要求填寫的內容都要填寫好，然后按照裝訂結束的日期的先后順序進行排序方案會計檔案的保管盒中，并且要認真填寫會計檔案保管盒上面的內容，在每一年的年末都要進行封賬，必須把活頁的空白賬簿拿出來，把已經設置好的會計科目但沒有業(yè)務往來的賬頁保存好，然后按照賬頁的編號進行填寫好目錄以及賬簿的使用登記表，將這些都一并與財務賬簿裝訂在一起，然后進行封裝粘貼，由相關的會計工作人員在粘貼處蓋上印章，最后在年末的時候把賬簿按照編號排序，分別貼上會計檔案卷內目錄和會計檔案備考表。
2、我們還應該規(guī)范會計檔案的移交工作。事業(yè)單位的會計檔案都是有單位的檔案管理部門在做管理工作的，然后再由財務部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在事業(yè)單位的財務部門暫時保管1年，在保管期限滿后財務部門會編制會計檔案案卷的目錄，移交到事業(yè)單位的檔案管理部門；如果還沒有建立會計檔案管理部門的單位，需要由財政部門暫時的保管，但是必須強調的是需要有專人負責這些檔案的管理.
三、要加強對會計檔案的管理人員的在培訓學習，更好的提高會計檔案管理人員的自身素質
1、我們要更加重視檔案管理人員的培訓工作。現在，隨著我國社會的快速發(fā)展和綜合國力的提高，越來越多的單位的財務管理工作已經與時代接軌，不再是原來的手動記賬的方式，而是已經實現了會計電算化，這就意味著事業(yè)單位的會計檔案也會越來越多的以電子版的形式所存在著，這也將使得事業(yè)單位的會計檔案管理的工作越來越走向正規(guī)化、網絡化、信心化，會計檔案的管理工作也迎來了資源共享的美好時代。
2、我們還要重視那些高素質、復合型的人才的引進。會計檔案的管理人員應該具備那些素質呢？我認為他們應該有思想上的素質、業(yè)務素質以及職業(yè)道德的素質。而且作為會計檔案的管理人員，首先，他們必須要嚴格律己、清明廉潔、奉公執(zhí)法、能夠時刻保持清醒的頭腦，不被利益所誘惑，有一定的自己的公正的立場，能夠使用好自己手里的權力；其次呢，對于會計檔案的資料是十分廣泛的，這些資料都有很強的專業(yè)性、廣泛性和嚴密性。現在作為一個專門的檔案在做管理，那么就不能輕視它，我們還是應該按照專業(yè)的管理手段去管理會計檔案。所以，這就要求會計檔案的管理人員不僅要有會計檔案管理的相關專業(yè)知識，還應該具備更高的專業(yè)素質，這樣才能使得會計檔案的管理工作更好地、更科學的進行。
四、目前會計檔案管理工作存在的問題
由于會計檔案管理部門不夠重視，所以在進行會計檔案的管理工作中還存在著許多的問題，首先是管理人員的編制不充足，文化程度不高，專業(yè)素質不高，特別是上級領導認為檔案管理工作不重要，檔案管理得不到重視，這就造成了管理人員的參差不齊，很難適應這樣的工作；其次是檔案管理的方式比較落后，檔案的保管條件比較差，有些地方還在采用手工方式，沒有與現代的高科技技術相接軌，這就導致了檔案保管的比較凌亂，不統一。因此，為了做好會計檔案的管理工作，還需要通過更多的途徑。比如說我們要增強領導對檔案管理工作的重視程度，切實的處理好在會計檔案管理工作中存在的問題。
五、結束語
通過以上對事業(yè)單位的會計檔案的管理工作存在問題以及我們研究出的解決這些問題的對策，就是為了更好的做好事業(yè)單位的會計檔案管理工作，這樣才能保證事業(yè)單位正常的財務運轉，只有做好會計檔案的管理，提高管理人員的素質，加強對檔案管理的監(jiān)督，才能更好的為我國的經濟發(fā)展做好堅實的鋪墊。
參考文獻
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醫(yī)院的基建檔案包含了從成立到竣工的所有信息，包括了文字、圖表、視頻等，是整個基建工程的最初始記錄，所以加強醫(yī)院基建檔案科學化管理是非常重要的，在基建檔案管理中經常會發(fā)生數據記錄不完整、不及時，監(jiān)督體制不完善的情況，這些都會嚴重影響醫(yī)院基建檔案的科學化管理，所以要提高對醫(yī)院基建檔案科學化管理的重視度，建立一支優(yōu)秀的檔案管理工作人員隊伍，提高基建檔案管理的工作效率和工作質量，同時還要不斷的提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能促進醫(yī)院基建檔案科學化管理的長久發(fā)展之路。
1 醫(yī)院基建檔案的重要性
1.1 有著記錄作用
醫(yī)院的基建檔案有著重要的記錄作用，能夠把醫(yī)院從施工到竣工的所有過程用文字、圖片、數據記錄下來，對整個項目實行一個合理的規(guī)劃，這樣有一個整體的規(guī)劃才能夠更好的完成之后的后續(xù)工作，例如，維護和改造等，提高醫(yī)院基建工程的安全性和合理性。
1.2 具有參考價值
醫(yī)院的基建工程的實施完全離不開基建檔案，因為基建檔案發(fā)揮著一個規(guī)劃和預算作用，能夠為基建工程的實施提供合理的數據，有效的提高醫(yī)院基建工程的工作效率和工作質量，并且能夠最大程度的保證醫(yī)院基建工程的經濟效益。
1.3 法律維權價值
醫(yī)院的基建檔案還有著法律維權價值作用，在以往的醫(yī)院基建工程過程中發(fā)生過很多的問題，例如，醫(yī)院權屬和土地占有問題，都和醫(yī)院周圍的居民有著很大爭議，所以醫(yī)院基建檔案能夠有效的提高醫(yī)院產權安全性，包括在工程建設期間的質量問題也能夠有一個很好的證明，能夠把醫(yī)院基建工程實施過程中真實、可靠的數據體現出來，在基建檔案中還包括法律文書、歷史憑證等，這都為醫(yī)院未來的長久發(fā)展提供最有力的保障。
2 目前我國醫(yī)院基建檔案管理存在的問題
2.1 缺乏高素質管理人員
在醫(yī)院基建檔案管理工作中需要工作人員有非常高的專業(yè)素質才能夠勝任這份工作，提高工作質量和工作效率，但是目前我國醫(yī)院基建檔案管理人員的專業(yè)綜合素養(yǎng)較低，不具備相關的專業(yè)理論知識和實際操作能力，這種情況大大的影響了基建檔案管理工作的順利實施，部分工作人員沒有得到定期的培訓，有很多理論知識都在不斷的更新，導致在工作中發(fā)生嚴重的失誤，影響了基建檔案管理的真實、完整性。
2.2 缺乏合理的基建檔案管理制度
在醫(yī)院的基建檔案管理工作中缺乏合理的制度，這就影響了整體的基建檔案管理水平，在工作過程中不具備完整的工作流程，使得工作人員在工作中不能明確自己的工作職責，監(jiān)督部門也沒有起到有效的監(jiān)督作用，最終導致各個部門不能同步進行工作，使得基建檔案管理工作不到位，沒有達成統一的標準。
3 加強醫(yī)院基建檔案科學化管理的方法
3.1 醫(yī)院領導要重視基建檔案管理工作
只有醫(yī)院的各個領導重視基建檔案管理工作，才能把這項工作更好的實施下去，醫(yī)院的領導要起到良好的帶頭和監(jiān)督作用，對于工作人員在工作過程中發(fā)生的失誤，要嚴格的進行處理，因為基建檔案里的每一個數據都要保證其真實性和完整性，這樣才能提高基建檔案管理工作的效率和質量，把基建檔案管理工作納入到年終考核項目中，提高此項工作的重要性。
3.2 提高基建檔案管理的人員的專業(yè)素質
只有提高基建檔案管理人員的專業(yè)素質才能提高工作效率，所以醫(yī)院要定期對基建檔案管理人員實施培訓，提高其專業(yè)理論知識和實際的操作能力，每一個工作人員都要跟得上時展的腳步，對一些更新的理論知識要充分的掌握和理解，在招聘基建管理人員時要聘用高素質人才，這樣才能實現科學化基建檔案管理工作。
3.3 提高基建檔案管理工作的信息化發(fā)展
在醫(yī)院的基建檔案管理工作中要應用信息技術，這樣不僅僅能夠提高工作效率，還能夠充分的保證數據的準確性，在信息化管理中要把所有的數據發(fā)送到信息數據中心，做一個數據的統計，這樣才能實現統一規(guī)劃管理，在基建檔案管理工作中要不斷的提高法制意識，每一個工作人員都要守本職，在工作過程中要有強烈的責任心，這樣才能保證基建檔案數據的質量。
在計劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價值的真實得記錄那就是人口和計劃生育檔案，是政府擬定適合當地人民的人口與計劃生育政策的科學的有效的依據，人口和計劃生育檔案就是我國多年在計劃生育工作中經驗的積累的產物。想要使計劃生育檔案管理工作能夠順利的開展，首先就要提高進行此管理工作人員對于人口和計劃生育檔案對于管理工作開展的意義的認識水平。
1.可以為政府在制定相應計劃生育政策過程中提供必要的資料
人口和計劃生育檔案準確的反應了我國人口統計的人數。因此國家對人口和計劃生育當然進行科學的分析，得到的分析結果就可以用于政府制定、修改、完善適合當地的計劃生育政策，這樣就可以提高當地經濟發(fā)展能力。
2.可以為國家內流動人口提供良好的服務
我國人口基數大，每天都有大量的人口流動，因此國家想得知并管理人口流動的方向就可以通過分析人口和計劃生育檔案來獲得信息，這樣就能實時的得知我國流動人口婚育狀況。利用人口和計劃生育檔案進行流動人口的管理和制定相應的政策進行管理，這樣在引導流動人口進行計劃生育的同時也可以提高兩地社會撫養(yǎng)費的征收，也可以避免兩地出現的發(fā)錯證件、反復發(fā)證等工作失誤。
3.為我國農民進行正確的引領
我國在對人口和計劃生育檔案進行分析的過程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學的、有效的、適合農民的計劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對于獨生子女戶的優(yōu)惠政策、獎勵制度，以此來幫助農民認識帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導下，在相應的優(yōu)惠政策扶持下奔向小康社會。
二、我國進行人口和計劃生育檔案工作的科學管理中出現的不足
1.我國相關部門對于人口和計劃生育檔案管理工作不夠重視
相關部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計劃生育檔案的整理工作，所以，這就導致了基層的人口和計劃生育檔案工作進行的狀況很差。而且基層的人口和計劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對于我國人口的計劃生育檔案記錄敷衍了事。
2.我國人口和計劃生育檔案管理工作實施條件差
當前，相關部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國從事計劃生育工作人員對于保護計劃生育檔案的意識淡薄，都與我國《檔案法》中的規(guī)定相違背。在大部分基層部分中對于檔案保存的庫房、保管設施都建設的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開展設立形成了阻礙。
三、針對我國進行人口和計劃生育檔案工作的科學管理建設的建議
1.提高管理人員素質
對于人口和計劃生育檔案科學管理工作是否能夠順利的開展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識文化水平、技能掌握程度息息相關。因此，相關部門應該提高工作人員的素質水平，應該設立技術和業(yè)務能力提升培訓班，以此來提升工作人員管理能力與加深技術掌握程度。與此同時，也要加大工作人員對計算機知識的學習、理解，在當今信息化普及的時代，學會利用計算機輔助工作，會使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準確。
2.將檔案中的主題詞在錄入時換為關鍵詞
查找方式繁瑣、冗長、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關鍵詞具備查找方便、有代表性的特點，因此在檔案管理錄入時可以采用關鍵詞來代替主題詞的辦法，即用適當的詞匯來總結出檔案所體現出來的主題，將這樣的詞匯當作關鍵詞對檔案進行標識，然后利用計算機的批量處理功能進行整理。
四、結語
關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理
在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優(yōu)勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項目檔案管理的特點分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協調、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業(yè)務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或專家團隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。
（二）歸檔內容的電子化
一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數據和各種結果性數據。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內國際不同領域的機構和人員協同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數據庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數據內容，從而不可避免的產生多種結構、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過程的復雜性
“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結項驗收每個環(huán)節(jié)都需經過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執(zhí)行情況（包括階段科技目標的實現、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊伍建設、經費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現成員離職、調職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項目的立項會經過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現數據資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯互通的檔案資源共享環(huán)境，根據項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內容。
“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。
二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規(guī)范
首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規(guī)范，缺少針對科研信息化發(fā)展的內容。
我國對科研項目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計劃管理暫行規(guī)定》等項目管理規(guī)定和《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規(guī)定[1]。同時這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環(huán)境下科研項目和檔案工作的思考。
第二類是專用科研項目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標準執(zhí)行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進一步細化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規(guī)定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。
（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規(guī)范或制度中對檔案工作內容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。
首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規(guī)范，缺少對檔案工作的總體把控與協調，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統一規(guī)劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質材料多、其他載體材料少等現象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發(fā)利用。
最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發(fā)表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內部科研檔案工作推進的困難。
綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統一管理。
（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段
對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內共享、單位內共享和社會共享。
首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數據、成果信息、管理性材料是大家所關注的內容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。
其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優(yōu)勢力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網絡化的管理模式。
最后，從全社會發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數據庫，實現信息、數據資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析
（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統一管理
首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。
在項目管理規(guī)范中明確檔案集中統一管理的原則，加入檔案管理的總體內容和要求，保證立項、結項、鑒定等關鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環(huán)節(jié)，在項目結題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。
只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據“三跨”科研項目的特點制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項目檔案的系統性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內容的系統的檔案資源結構模型和歸檔范圍表。第二要根據科研信息化的特點規(guī)范電子文件的歸檔內容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數據產生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數據的歸檔保存策略。
最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式。可實行主管機構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業(yè)務指導和監(jiān)督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內容。
（二）建立基于項目業(yè)務流的全過程管理
“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業(yè)務流和業(yè)務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統的、過程的管理。
“三跨”科研項目主要有三方業(yè)務主體負責六個業(yè)務環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業(yè)務環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许椖繕I(yè)務流的檔案管理流程，見圖1。
（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺
構建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實現橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。
首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產生大量的科研電子數據信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統的功能嵌入到平臺內，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統。
其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數據庫。這一數據庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業(yè)務主體全過程的記錄、積累科研過程數據。同時隨著數據量的增加可在此基礎上構建成果數據庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數據庫管理系統和科研檔案信息開放查詢系統。首先實現檔案資源網絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態(tài)更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統，提供科研檔案信息的服務，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據科研工作發(fā)展的新情況新趨勢創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。
注釋：
[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20
[2]科學技術部.國家高技術研究發(fā)展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
一般而言，所謂高校本科教學檔案，是指圍繞本科教學活動所產生的大量具有保存價值的各種教學文件材料。具體而言，它包括本科階段的教學計劃、學科建設、教師工作量、考試及監(jiān)考安排、考試試卷、教學與實驗大綱以及學生成績與學籍、課表等。
完整系統的教學檔案，是一個學校教學活動內容與效果的全面概括和客觀反映，能夠為教學管理工作提供有力的憑證和參考，尤其是在不同時期所形成的寶貴史料和科技方面的尖端成果檔案，不僅對于教育事業(yè)的發(fā)展有益，而且對于經濟建設的實踐也具有很高的開發(fā)利用價值。高校本科教學檔案是一個學校本科教學實踐活動的真實記錄，是本科教學活動的成果和產物，是評價教學效果、總結教學經驗的依據，也是維護一所學校教學歷史的重要憑證之一，更是高校教學檔案的重要乃至于核心組成部分。因此，不僅高校教學檔案的管理工作很重要，作為其重要組成部分的本科教學檔案的管理工作更加重要。因為高校的基本使命就在于培養(yǎng)人才，而本科人才的培養(yǎng)是其工作重心所在。
總之，我們知道，高校的中心工作是教學,而產生于本科教學活動過程中的教學檔案是高校檔案工作的核心和重點，也是開展高校本科教學的重要構成條件和積極影響因素，因此做好教學檔案的收集管理工作,不僅是衡量學校教育管理水平的重要標志之一，也是衡量高校本科教學質量的重要指標，具有十分重要的意義和價值。
2 高校本科教學檔案管理的現狀、存在的問題及原因
隨著知識經濟的來臨和信息社會的發(fā)展,檔案體制已落后于時展的要求,本科教學檔案管理工作面臨著新技術、新模式的革新所帶來的諸多挑戰(zhàn)，已遠遠不能滿足當前高校本科教學中對教學檔案的需要和應用。雖然近年來，基礎于《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的貫徹實施，高校本科教學檔案的管理工作取得了一些實際的效果；但是綜合來說，高校本科教學檔案的管理工作依然存在著許多不足或問題，使得該項工作難以適應新形勢下高校發(fā)展的需要，具體的問題突出表現為以下幾個層面：
2.1 本科教學檔案管理中存在認識上的不足
首先表現為高校負責本科教學管理工作的領導及相關部門的檔案意識較弱。已有的文獻指出，盡管程度上有不同，但可以說大多數高校的領導對檔案工作是不夠重視的，這一狀況使得相應學校的檔案管理在宏觀和微觀兩個層面，存在著許多不足和缺陷。不僅如此，具體到一所高校，其各部門也都普遍存在一些錯誤觀念，比如認為檔案的收集和管理是檔案部門的事，因此在各自的工作中對有關信息的歸檔要求等不是很在意。即便是檔案部門向其提出了一些工作上的要求，也往往是敷衍了事。筆者在具體的本科教學檔案管理工作中對此深有感觸，一項工作即使提前兩個月布置下去，到規(guī)定時間，能按照要求保證質量的完成任務的比率不足 60%，為此，相關工作人員曾向學院和學校領導反映，也得不到足夠的重視，更是難以得到合理的解決。
其次，還表現為教師對此項工作的認識存在偏頗。很多教師認為教學檔案不如其他檔案那么重要, 且所關涉的內容比較狹窄，又非常繁瑣，同時他們認為教學檔案，尤其是本科階段的教學檔案，根本就沒有多大用處和價值，無非就是應付相關的檢查。因此，許多教師根本不認真對待教學檔案的管理規(guī)范，隨意而為，導致各個教師的教學檔案要么殘缺不全，要么形式各異，給管理工作帶來了極大的困難。
再次，認識上存在的問題還突出表現為對該項工作的投入和人員安排上的不足和隨意。這一點表現與前面兩點是相互關聯的，領導不重視、各部門不配合、教師也不重視，自然學校和學院的經費投入就很低，有些學校甚至缺少應有的基礎硬件設施；而具體的管理工作也多為辦公室人員兼職，專業(yè)的工作人員非常少，這也使得具體的管理人員更換頻繁，管理上十分混亂。這些表現也反過來反映出學校學院、教師乃至于具體管理人員對此項工作認識上的不足，重視程度很低，對其價值十分漠視。
2.2 高校本科教學檔案管理工作的體制、機制不健全，而且十分落后，存在模式老化，結構混亂等問題
管理體制不完善。 筆者在調查中發(fā)現許多高校在本科教學檔案管理體制上表現出種種問題，比如管理機構不健全，人員安排不到位，經費投入不充分，教學資料管理無序等。此外，筆者還發(fā)現在相關的部門規(guī)劃和工作制度中，一般很少提及本科教學檔案工作，即使形成一些文件材料，也往往由于缺乏相應的管理制度，缺少一致性執(zhí)行標準，而致使教學檔案的管理十分混亂。再者，由于管理制度的不健全，相關人員需要文件時胡亂抽放、翻動，借閱、轉閱也不作登記，使用時也不妥善保管, 用完也不及時歸還, 使得重要文件時有流失。
本科教學檔案管理人員的專業(yè)素質較低，管理的人才結構不合理。一般而言，高校本科教學檔案管理人員業(yè)務素質偏低，其性別、年齡、文化結構不盡合理，經過正規(guī)培訓學習過檔案管理的人員比例較低。大多數都是年長的接近退休年齡的辦公室工作人員兼管檔案工作，且多為女性工作人員。而一般認為這項工作的技術含量低，理論水平要求也低，所以她們的學歷、文化素質、業(yè)務素質在高校內部的人員構成中也是偏低的。一個更為突出的問題是，這些人員由于多接近退休年齡，因此，更換的也比較頻繁，這也導致了該項工作管理上的無序、混亂和無效。
管理模式和技術上的老化。受到上述相關因素的限制，本科教學檔案管理的信息化程度不高，主要沿用傳統的高校教學檔案管理模式。管理人員缺乏進取精神，得過且過，所以所存檔案基本上都是紙質檔案，不僅占用了大量的庫房空間，管理成本高，而且教學日常管理的材料存檔也不齊全，各系、部之間的檔案更是難以進行交流。這些導致了教學檔案信息資源難以實現共享，利用率極低。在今天這樣一個信息化的時代里，檔案管理的信息化是一個非常迫切的要求和必然的發(fā)展趨勢。管理模式和技術上的老化，嚴重制約了高校本科教學檔案的管理工作的發(fā)展。
2.3 高校本科教學檔案規(guī)范化、系統化程度低，所涵括的內容不夠充分和完整，可利用程度低，而且編研工作也很落后
教學檔案不規(guī)范，歸檔不系統、不完整。規(guī)范、系統、完整是本科教學檔案管理工作的基本要求，只有規(guī)范完整的檔案材料，才能真實準確地反映本科教學的發(fā)展及演變歷程。然而文獻顯示，近年來高校本科教學檔案的規(guī)范化程度、歸檔的完整率都非常低。具體表現為：其一，各種材料不能及時收集，收集到的材料也不完整、不系統，往往存在大量材料遺漏情況等；筆者發(fā)現，在院系本科教學檔案材料的收集過程中,有些環(huán)節(jié)由于教師或管理人員拖沓,材料不能及時歸檔、材料漏歸、材料不全等問題非常普遍。其二，筆者曾做過相關的調查，初步發(fā)現在各種本科教學檔案中，格式不一致的現象普遍存在。比如，學生出勤情況統計，有的是記錄各人出席次數、有的記錄總體出席人數等，檔案綜合處理起來非常麻煩。此外，還有一些檔案資料有始無終，現有的記錄也往往非常雜亂讓人理不清頭緒。
本科教學檔案的編研工作滯后。對本科教學檔案進行分類整理編纂，入庫管理是本科教學檔案管理工作的一項基礎工作，而進一步的對檔案資料進行分析、研究、總結是對教學檔案的深加工,是深入挖掘和利用教學檔案的基礎，也是本科教學檔案管理工作的高水平的要求和具體體現。然而，目前多數高校對教學檔案信息的編研存在問題，十分滯后，甚至有些高校根本就沒有開展相應的工作，就筆者所在的學校而言，也是最近才開始重視和開展這方面的工作。具體而言，本科教學檔案的編研工作中存在的問題表現為下述三個方面：第一是不重視教學檔案編研工作,沒有將其納入日常教學管理工作范圍；第二是教學檔案編研工作，多數高校僅止于對原始資料的簡單匯總。第三是目前高校本科教學檔案管理工作者對教學檔案的編研，未能充分重視檔案用戶的具體需要，這就使得檔案的編研針對性、實用性不夠突出，最終使得教學檔案的利用率很低。
3 具體改進措施和對策
高校本科教學檔案如此重要，教學檔案管理工作更是本科教學管理工作的主要構成部分之一，那么，面對當前高校本科教學檔案管理工作中存在的諸多問題，我們應該采取哪些措施加以應對并從而改進本科教學檔案的管理工作呢？筆者參考相關研究成果，結合個人的經驗，認為大致上可以總結為以下五點對策。
3.1 轉變觀念，充分重視
高校領導及本科教學管理部門要轉變觀念，充分重視本科教學檔案的價值和管理工作。這是改進高校本科教學檔案管理工作的重要先決條件。但是重視不是一句空話，要在具體的工作中給予充分的支持。一方面要加大該方面的資金和資源投入；另一方面要充分尊重和嚴格遵守檔案管理工作及其相關要求。
3.2 加強規(guī)范化、系統化和制度化建設
制定和完善教學檔案管理工作的各項規(guī)章制度，要按照《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校教學檔案工作規(guī)范》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法規(guī)，參考既有的一些本科教學檔案管理指標，制定相應學校的本科教學檔案資料管理工作指標體系，并進一步依據指標體系，重新完善、規(guī)范相應院系本科教學檔案收集制度，并編制可操作的歸檔制度。從而加強現有的本科教學檔案管理工作的規(guī)范化、系統化和制度化。
3.3 優(yōu)化結構，提高素質
檔案管理工作的好壞關鍵在管理人員，因此優(yōu)化本科教學檔案管理人員的結構，提升他們的業(yè)務素質，非常重要。具體可以從以下兩個方面著手：一是要注意及時引進優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，以為現有的工作隊伍輸血，從而優(yōu)化現有的隊伍結構，最終增強其造血能力。二是要充分重視對于現在的在崗職工的教育培訓，開展多種形式和多種渠道的培訓和學習，以提高他們的工作能力和業(yè)務水平，提升檔案管理工作的整體素質。通過這兩種方式，可以使得現有的管理隊伍結構得以優(yōu)化，素質得以提高，最終為檔案管理工作提供堅實的人才保障。
3.4 開展并提高本科檔案的編研工作，深化利用檔案資源
一方面是把收集到的所有本科教學檔案資料加以鑒別，去偽存真、去劣存優(yōu)、去雜存整、去無用存有用等處理，做好本科檔案的基礎編纂工作； 另一方面是把需存檔的所有資料補齊、補全、使其合理連貫、清晰和全面, 然后按類別編號加以存儲。更重要的是，要對既有的存檔資料加以深度的研究、挖掘，突出重點和有價值的檔案，專門存檔。這一過程是對檔案資料的深加工，以深化利用現有的檔案資源。
關鍵詞：高職院校 檔案管理 檔案教學 課程教學
高職院校以培養(yǎng)技術性人才為主要目標，擔負著培養(yǎng)面向生產、建設、服務、管理第一線需要的高技能、應用型專門人才的使命。檔案管理是一門實踐性、應用性較強的課程，旨在培養(yǎng)學生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務。但是從目前的實際來看，高職院校檔案管理課程的教學效果不甚理想，本文對其中的原因進行深入剖析，并就其改進方向提出了建議。
一、當前高職院校檔案管理課程教學存在的問題
1.教學目的偏離，無法實現學生的培養(yǎng)目標。雖然按照教學大綱的安排，將檔案管理課程的教學目標定位為“促使學生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實際教學工作的開展卻多是為了完成教學任務而進行教學，忽略了對學生實踐能力的培養(yǎng)。
2.教學方法單一，無法調動學生的學習興趣。當前，高職院校檔案管理課程的教學主要依靠理論教學，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學方法。根據心理學的研究，乏味的事務會導致厭煩感，長久累積下去，會造成學生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會降低學生的學習效率，還會導致對此門課程的強烈抵觸感。
3.教學條件落后，無法培養(yǎng)學生的動手能力。檔案管理課程的實踐性較強，如果沒有實際的操作經驗，當畢業(yè)生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時，會備感茫然，無從下手。
4.師資素質欠缺，無法滿足學校的教學要求。當前，從事檔案管理教學工作的教師主要有兩個來源：一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經歷過碩士或者博士研究生階段的系統學習，已經全面掌握了檔案學專業(yè)課程知識，理論基礎較為扎實，卻缺少檔案管理的實踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業(yè)出身的，他們較少接受過系統的檔案知識學習，雖然具有豐富的實踐經驗，但是又缺少對檔案基本理論知識進行系統闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學的需要。
5.考核方式死板，無法形成學生的檔案知識。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識點，在這種情況下，學生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導致整門課程結束，學生的檔案知識并沒有明顯提升的不良后果。
二、高職院校檔案管理課程教學改進的方向
1.理順教學目標，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學目標在于使學生除了掌握必要的檔案理論基礎知識，應該更注重檔案知識的實際應用。因此，在教學過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學生未來的發(fā)展，在使學生掌握檔案管理基礎理論知識的同時，側重加強學生職業(yè)技能的訓練，力爭合格地培養(yǎng)出“厚基礎、寬口徑、高素質、強能力”的創(chuàng)造性人才。
2.改變教學方法，增強學生檔案素養(yǎng)。改變傳統教師“重教”的課堂教學觀念，轉移到學生“重學”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實踐”的“四步教學法”，逐步加深學生對檔案知識的吸收與消化能力，才能加強人才培養(yǎng)的效果。
第一步，課堂教學法?；A知識的講授是前提，這是學生了解檔案知識的入門課。教師應該深入淺出地為學生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內容，輔以身邊的真實案例，將扎實的理論寓教于樂，變成學生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識。
第二步，參觀教學法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強學生對檔案的直觀性認識，教學系部或任課教師可以與學校檔案室（館）聯系，在條件允許的范圍內，將學生引領到檔案（室）館進行實地參觀，使學生根據所學理論知識，對應了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計，讓學生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統計表等直觀性較強的實體。這樣，經過“眼見為實”，學生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識的消化吸收具有較強的促進作用。
第三步，模擬教學法。僅有參觀的經驗遠遠不夠，因為無法滿足學生動手的需求。鑒于此，模擬教學法顯得極為重要?？蛇x擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過程，事先準備一些文件材料，借助學校的計算機機房，讓學生現場模擬根據規(guī)定的著錄條目對這些檔案進行著錄，然后根據多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學生有了切身體會，不僅深化了對檔案基礎知識的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。
第四步，實踐教學法。在學生經過模擬階段的操作后，可通過對其工作質量進行評判，針對其不合格的地方進行修正，使學生真正掌握檔案管理的扎實本領。此時，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺，在權限允許范圍內，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實的實踐基礎。
3.改善教學條件，強化課程教學效果。高職院校要為檔案實訓實踐環(huán)節(jié)的開展搭建良好的平臺，如建立檔案實訓室，購置必要的物品如打孔裝訂機、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學生模擬操作使用；安排學校機房讓學生練習檔案的計算機化管理；協調學校檔案室（館）安排學生參觀學習；通過校企合作建立校外實訓基地，為學生創(chuàng)造頂崗實習的機會等等。
4.注重師資配備，提升教師專業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門專業(yè)性極強的課程，必須對任課教師的專業(yè)能力與綜合素質進行考量。對于新引進的教師，應要求是檔案專業(yè)出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實的理論功底，并具有一定的業(yè)務經驗和動手能力，能夠在教學過程中把抽象的理論知識與實際銜接起來并傳遞給學生。同時，要實施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強的高級人員來校對教師在教學、實踐等方面給予針對性的指導與培訓，并形成長效機制，不斷提升教師的專業(yè)水平。
5.調整考核方式，實現預期教學目標。要改變以往僵硬的理論知識閉卷考試方式，采取“理論+實踐”的靈活考查方法，既注重對學生基本理論知識掌握水平的考核，也要對其實際的動手能力進行現場測試。最可行的辦法是在實際操作的過程中進行結構化提問，對操作中所涉及的知識點進行多面考核，這樣就可以將理論與實踐融會貫通，達到理實一體化的效果，最終實現預期的教學目標。
綜上所述，為滿足社會對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學改革已經勢在必行。這是一個逐步探索的過程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應引起足夠重視，銳意進取， 突破傳統理念與方法的束縛，以期實現檔案管理課程的深入發(fā)展。
參考文獻
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