發(fā)布時間：2023-05-24 16:33:40
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關(guān)鍵詞：電子檔案；高職院校；整合管理；路徑
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2013）08-0089-02
經(jīng)過計算機處理的檔案所呈現(xiàn)出的文件形態(tài)就是電子檔案，電子檔案不僅具有二進制數(shù)字計算的信息處理方式，還具有整合信息資源的能力，同時還表現(xiàn)出管理學生檔案的能力和特色。電子檔案在數(shù)字化處理信息時，超越了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)文件方式，把檔案內(nèi)容如圖像、文字、數(shù)字等編寫成信息符號，進行信息融合，形成學生檔案信息的要素，從而使檔案信息不僅能提供單一性查詢，還具有管理能力，即進行個性化記錄和信息共享能力。電子檔案在國內(nèi)外檔案機構(gòu)和企事業(yè)單位專項管理中早有運用，新時期，我國高職院校引入電子檔案管理系統(tǒng)，不僅是高職院校教學改革的需要，也是文件數(shù)字化管理的必然要求。
一、高職院校電子檔案管理存在的弊端
（一）管理方式封閉，缺乏共享觀念
各高職院校在各自的檔案管理上仍以封閉式管理為主，缺乏檔案信息資源的共享和溝通管理觀念?；诖耍娮訖n案信息資源的建設屬性沒有得到充分發(fā)揮，仍然處在形式轉(zhuǎn)變或被忽略的誤區(qū)中，一方面造成信息資源流失現(xiàn)象嚴重，另一方面造成信息資源存檔重復，浪費資源現(xiàn)象嚴重。
（二）技術(shù)差異，成為資源共享的障礙
領導重視程度的不同，各高職院校電子檔案管理水平也隨之不同。有技術(shù)支持的檔案信息資源建設，可以直接與企業(yè)進行技術(shù)簽約并共同開發(fā)；而沒有經(jīng)費或缺乏技術(shù)支持的高職院校檔案管理的狀況會怎樣我們可想而知。因此，各個高職院校的電子檔案整合管理的實現(xiàn)必須有后臺技術(shù)的大力支持，而技術(shù)水平的差異，造成校際之間的技術(shù)對接的難度。目前各高職院校存在的信息孤立現(xiàn)象尚未彌合，造成校際間的信息無法鏈接，難以實現(xiàn)電子檔案的整合。
（三）割據(jù)管理，無法滿足社會需求
高職院校的學生和教師在參與社會各項活動中，他們所涉及的出國、推薦、評獎等方方面面，無不需要母校給予檔案資料的提供。而高職院校檔案資源的割據(jù)性、獨立性和分散管理，盡管已經(jīng)實行電子檔案管理，但仍不能使用戶的社會需求得以滿足。例如，高職院校學生的成績檔案，在學生參與就業(yè)、留學、考研等方面可以通過信息查詢而提供真?zhèn)巫C明的價值和依據(jù)，其應用頻率極高。
二、高職院校電子檔案整合管理的現(xiàn)實意義
2003年7月28日，國家檔案局的第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，對電子公文歸檔管理工作的實施辦法和基本條例規(guī)定的非常明確，闡述了檔案數(shù)據(jù)庫和電子公文錄入與共享的合理前提。《中華人民共和國電子簽名法》于2005年4月1日正式頒布實施，突破性地闡述了電子簽名的法律效力，并提出了電子檔案管理的改革依據(jù)。因此，在政策的指導下，新時期加大電子檔案整合力度，實現(xiàn)信息資源廣泛共享。
（一）電子檔案的整合管理是檔案信息安全的保證
在高職院校成績錄入系統(tǒng)和學分制選課系統(tǒng)中引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為學生成績檔案的電子管理創(chuàng)造了得天獨厚的條件?？荚嚽坝山虅諉T把學生進行門類劃分，劃分標準是選修課、基礎課和必修課等，然后通過后臺錄入各門課程的基本信息，考試后，任課教師經(jīng)批卷獲得成績數(shù)據(jù)。在成績提交存檔之前，由教務員――教務管理終端來制定限制更改的權(quán)限，來限制教師和學生更改成績，從而確保學生成績檔案保存的真實性和客觀性。
（二）電子檔案的整合管理是推動信息資源共享的重要前提
使用檔案是檔案管理和保存的最終目的。各高職院校由于存在技術(shù)上的差異，所以各校的電子檔案數(shù)據(jù)庫的保存形態(tài)各不相同，如大多處于全文數(shù)據(jù)庫、條目數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫三種形態(tài)，從而造成院校間對接難，用戶的社會需求服務難以滿足。新時期，電子檔案要實現(xiàn)整合管理，可以建立檔案聯(lián)盟委員會，各高職院校間的電子檔案管理進行統(tǒng)一調(diào)配，實現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)，優(yōu)化信息資源，從而提高高職院校電子檔案的服務能力和利用率，推動信息資源共享。
（三）電子檔案的整合管理有利于提高檔案教育與培訓的針對性
各高職院校培養(yǎng)的檔案人員就業(yè)以后，在崗的檔案人員培訓大多培養(yǎng)教育各單位的骨干群體。由于各高職院校檔案管理人員的實際管理能力和學歷水平存在差異，其培訓層次和內(nèi)容往往無法完全滿足檔案人員的不同需求。然而電子檔案整合管理后，檔案管理人員的崗位、學歷背景、工齡的差異就清楚的呈現(xiàn)在我們面前，這樣，檔案培訓機構(gòu)在確立培訓方式和培訓選題時就更具有針對性，從而使檔案人員的客戶應對服務能力提高，提升電子檔案管理的管理水平。
（四）電子檔案的整合管理有利于檔案的開放利用
檔案保管的核心和根本目的就是利用。要實現(xiàn)檔案信息資源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是實現(xiàn)高職院校檔案信息資源的網(wǎng)絡化建設。當前各高職院校檔案館都存在各自為政現(xiàn)象，數(shù)據(jù)庫標準化程度低、規(guī)模小、不規(guī)范、又缺乏整體性，其利用率受到嚴重影響。當前高職院校檔案館建立的數(shù)據(jù)庫多數(shù)是條目數(shù)據(jù)庫，極其缺少多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，用戶的個性化需求無法滿足。
三、高職院校電子檔案整合管理的路徑
當下，縱觀國內(nèi)外檔案管理的先進經(jīng)驗，檔案管理的信息化模式不外乎分散和集中兩種管理模式。我們當前主張的整合管理類似于集中管理模式，整合管理對電子檔案的負載形式不做任何要求，只對電子檔案的數(shù)據(jù)標準和形態(tài)做要求，電子信息資源的聯(lián)系是通過檔案機構(gòu)的控制和組織能力來實現(xiàn)[1]。美國一直以來以運行集中式電子檔案管理為主，美國政府將州政府與中央政府之間的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)運用集中式管理的方式來整合，然后通過保管、歸檔的方式建立數(shù)據(jù)源并統(tǒng)一口徑，建立直觀形象的搜索引擎供社會用戶使用，實現(xiàn)靈活多樣的個性化檔案服務。
（一）構(gòu)建檔案協(xié)調(diào)管理機構(gòu)，實現(xiàn)電子檔案整合管理
電子檔案實現(xiàn)整合，就要在各高職院校間建立關(guān)聯(lián)，然而要實現(xiàn)服務能力的社會化，并非是某個院校能解決的問題。究其原因，必須由教育主管部門方能解決這個問題，授權(quán)一個能制定政策、調(diào)配資源、協(xié)調(diào)院校的永久管理機構(gòu)。具體實施辦法是，由教育部下達指示，各高職院校響應組建成員機構(gòu)，重點院校建立永久組織機構(gòu)，促進高職院校網(wǎng)絡服務和電子檔案資源體系的構(gòu)建。依據(jù)我國高職院校當前情形，具有檔案專業(yè)學位授權(quán)和教育的高職院校，不僅能進行檔案培訓，還能召開和承辦檔案會議，這種具有資深調(diào)動和協(xié)調(diào)能力的院校應成為電子檔案整合管理的中心，應以此為基礎，構(gòu)建權(quán)益和職能明晰的各級檔案管理機構(gòu)。
（二）加強技術(shù)研發(fā)，構(gòu)建電子檔案整合管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)是一種計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，其功能是具有接收電子文件歸檔、變動通知檔案、組卷整理、電子查閱復制、檔案檢索編目。能自主使用的多元化的電子檔案管理系統(tǒng)，其技術(shù)水平必須是較強的。電子檔案管理系統(tǒng)一般由多個互相聯(lián)系的子系統(tǒng)構(gòu)成，在其數(shù)字化過程中還包含知識產(chǎn)權(quán)保護、文件的格式標準等問題，并綜合運用文字識別技術(shù)、計算機網(wǎng)絡技術(shù)、檔案管理技術(shù)[2]。高職院校應依托計算機網(wǎng)絡與本校校園網(wǎng)連接，架構(gòu)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，對外部和內(nèi)部數(shù)據(jù)庫實施全面管理；并加大技術(shù)研發(fā)力度，構(gòu)建高職院校檔案信息交流平臺――電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)收集、整理、統(tǒng)計和利用電子檔案，其系統(tǒng)技術(shù)包括檔案文件存儲格式兼容技術(shù)、OCR 實現(xiàn)技術(shù)，海量數(shù)據(jù)儲存技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)技術(shù)。
（三）樹立社會化服務理念，實現(xiàn)電子檔案整合管理
要從檔案的內(nèi)涵上真正明確電子檔案的服務方向和價值，信息資源自身優(yōu)勢是確保電子檔案集中管理的重要條件，從高職院校在科研和教學中應用電子檔案的過程中體會到電子檔案的作用和價值，由此把高職院校檔案管理傳統(tǒng)思維打破。傳統(tǒng)上認為，高職院校檔案的作用是在學生就業(yè)、離校和調(diào)動單位等方面時需要查詢使用證明，然而，實際上，在知識產(chǎn)權(quán)認證和各類公用文書等方面的使用與歸檔，對科學研究和教學上的輔助作用是很大的?，F(xiàn)在以職業(yè)院校為例，師生的發(fā)明和科研經(jīng)由國家的質(zhì)量標準認證以后，往往形成書面的證明材料就馬上歸檔，其他教師即使在同一個學校如果聯(lián)系不密切是無法知道這個信息的。各高職院校教師的科研成果、教學改革、課題方面大多都是如此，所有取得的科研和教學成果都會在各自院校的檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中孤立保存，這些成果對社會普通用戶來說是無法使用和調(diào)用的，也不利于相同領域科研、教學的交流和提高，這就為電子檔案集中管理提出了迫切要求。為此，高職院校應樹立社會化服務理念，建立校園網(wǎng)，實現(xiàn)電子檔案的整合集中管理[3]。
（四）加大經(jīng)費投入，提高電子檔案系統(tǒng)安全防護能力
檔案在進行數(shù)字化、電子化的過程中，來自互聯(lián)網(wǎng)的安全問題很多，不光是高職院校的成績檔案，只要有網(wǎng)絡共享和信息服務的行為產(chǎn)生，就會有非正規(guī)渠道獲取信息的行為出現(xiàn)?？梢越共《救肭值姆阑饓?、對教務網(wǎng)絡、軟件和數(shù)據(jù)庫進行加密，采取系統(tǒng)跟蹤維護和計算機系統(tǒng)殺毒來進行安全防護，但這些都是目前高職院校在電子檔案管理上十分缺失的。在檔案管理中，高職院校應加大經(jīng)費投入，確保檔案系統(tǒng)的安全防護，由此引發(fā)我們對高職院校檔案管理工作是否重視的思考，高職院校的教學和科研的確重要，經(jīng)費開支自然向教學和科研開綠燈，而學生成績檔案與教學、科研關(guān)系密切，也是一個重要環(huán)節(jié)。因此，高職院校應充分考慮教學和管理的結(jié)構(gòu)平衡，加強電子檔案系統(tǒng)的安全管理，提高系統(tǒng)防護能力。
參考文獻：
[1][美]G.Briam Burke；邵熠星譯.美國政府數(shù)字信息管理 與保存[J].檔案學研究，2008，（6）.
本市重點建設工程項目和市政設施建設工程項目的檔案是城市建設與發(fā)展的重要記錄和依據(jù)，是城市規(guī)劃管理工作的基礎資料和寶貴資源。做好建設工程項目的建檔管檔工作，對于加強工程質(zhì)量控制、追究工程質(zhì)量責任，以及工程項目日后的維修、改建、擴建等具有十分重要的意義。各單位、各部門要明確領導，配備專門檔案室或?qū)Ｂ殭n案資料管理人員。
二、給予經(jīng)費保障
編制重點工程、市政設施工程計劃時，建設單位把市政基礎設施工程檔案的費用列入工程造價，并在施工合同中增加市政基礎設施工程檔案管理的條款。
三、履行建設工程檔案報送責任
建設單位在領取建設工程施工許可證前，應與市城市建設檔案館簽訂《建設工程檔案報送服務合同書》。建設單位在組建項目法人時，應當明確建設工程竣工檔案的編制責任和具體責任人，負責編制和移交施工資料、監(jiān)理資料、竣工資料的匯總與報送；施工單位應當按照有關(guān)規(guī)定以及合同的約定，及時編制、移交竣工檔案及其他資料，并對其準確性負責；監(jiān)理單位應當督促施工單位及時收集、整理有關(guān)資料，并協(xié)助建設單位做好建設工程竣工檔案的匯總。
四、按國家統(tǒng)一標準編制
建設工程檔案由項目立項、可行性研究、勘察、設計、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)的全過程組成，內(nèi)容包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，可自行編制，也可委托市城市建設檔案館代為編制。建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請市城市建設檔案館對施工技術(shù)文件及聲像檔案等進行預驗收。
五、辦理備案手續(xù)
重點工程、市政設施工程開工建設前，建設單位應告知施工單位在市城市建設檔案館領取《編制和報送工程檔案告知書》，辦理檔案相關(guān)備案手續(xù)；建設工程項目檔案驗收后，必須取得市城市建設檔案館出具的《建設工程竣工檔案驗收意見書》，否則，建設工程質(zhì)量監(jiān)督部門不予驗收備案。
六、及時按規(guī)定移交檔案
重點工程、市政設施工程竣工驗收合格后，建設單位應及時將工程檔案移交市城市建設檔案館，移交的檔案應符合國家標準和有關(guān)規(guī)定；市城市建設檔案館對經(jīng)審驗合格的檔案辦理移交手續(xù)，發(fā)放建設工程檔案合格證。對年1月1日前竣工的重點工程和市政設施工程，各建設單位應盡快向市城市建設檔案館移交竣工檔案，并辦理移交手續(xù)。
七、加強指導與培訓
市城市建設檔案館要切實加強對重點工程和市政設施工程建檔管檔工作的監(jiān)督、檢查和指導，提供檔案管理的技術(shù)服務，適時地對各單位、各部門的檔案資料管理員進行業(yè)務培訓。
2017年是深入實施“十三五”規(guī)劃的重要一年，是推動檔案強省建設向縱深發(fā)展的關(guān)鍵之年，如何將2017年全省幾項重點工作任務落到實處，見到成效，下面省局幾位處長圍繞一些“小目標”給大家指出了“路線圖”“時間表”和“任務書”。
2017年，省局業(yè)務指導處將圍繞檔案事業(yè)發(fā)展中心任務，認真貫徹省委、省政府兩辦《關(guān)于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》，針對我省檔案事業(yè)發(fā)展中的檔案館室硬件建設規(guī)范化率低、業(yè)務水平高低分化嚴重的問題，加大檔案管理規(guī)范化建設督導力度，認真履行檔案行政管理職能，推進檔案基礎工作扎實開展。
一、鍥而不舍的繼續(xù)推進檔案館建設，重點對已獲得中央補助資金但未_工的11個縣級檔案館項目進行督導，提高我省縣級館開工率；對于已建成的市、縣檔案館新館的設施設備配備情況予以督導；完善縣級綜合檔案館項目建設動態(tài)數(shù)據(jù)庫，及時更新相關(guān)數(shù)據(jù)；積極做好2018年度縣級檔案館申請中央資金補助指導工作。
二、加大民生檔案接收進館工作力度，在11個設區(qū)市各選一個縣級館作為試點建立民生檔案查閱中心，年內(nèi)完成試點掛牌工作。按國家局要求，適時開展市、縣綜合檔案館業(yè)務考核試點工作。
三、繼續(xù)開展對省直單位年度檔案工作監(jiān)督指導工作，實地檢查不少于60家；同時督導各市縣對直屬機關(guān)單位開展相關(guān)監(jiān)督指導工作，要求三年內(nèi)全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質(zhì)量和檔案歸檔率。
四、印發(fā)《河北省檔案局關(guān)于加強檔案室建設的意見》（暫定名），以此為契機，推進機關(guān)團體及企事業(yè)單位檔案工作目標管理認定工作，推進檔案室工作的規(guī)范化建設，確保檔案安全。
五、以建立全省各系統(tǒng)檔案利用服務網(wǎng)絡平臺工作為抓手，著力提升檔案信息化應用層次，逐步解決檔案數(shù)字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，推進各系統(tǒng)檔案信息化建設。
六、繼續(xù)深化農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作，宣傳貫徹《村級檔案管理辦法》；配合省農(nóng)業(yè)廳做好農(nóng)村土地確權(quán)檔案整理驗收相關(guān)工作；對全省土地確權(quán)檔案進行專項統(tǒng)計并逐步建立數(shù)據(jù)庫；依據(jù)國家局相關(guān)文件精神，啟動精準扶貧、美麗鄉(xiāng)村建檔工作。
七、加強對省監(jiān)管企業(yè)檔案工作的監(jiān)督指導，全面完成省屬企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準工作，督導二、三級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。
八、加強對省重點建設項目檔案工作的監(jiān)督指導，對2017年省級重點建設項目進行登記，建立完善省級重點建設項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作制度；開展省級重點建設項目檔案檢查驗收工作。
一、明確檔案管理制度，規(guī)范檔案管理職責
事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理是服務于工程建設，確保工程建設能夠充分地按照標準化的流程進行。然而存在一部分單位對于檔案管理的重要性缺乏一定的認識，檔案管理工作的職責劃分不明確，導致了事業(yè)單位工程建設會計檔案管理的工作成效相對低下。所以，事業(yè)單位在工程建設會計檔案的管理上，應該切實地提高其檔案管理人員的思想認識，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的主觀能動性。為此，事業(yè)單位檔案管理部門，應該更為細致地劃分檔案管理的職責，并且出臺相關(guān)的評價與考核的措施，推動檔案管理成效的提高。比如在對工程建設會計憑證檔案管理人員的考核評價上，可以把檔案管理人員的工作內(nèi)容、職責意識、崗位落實、工作狀態(tài)、工作態(tài)度、專業(yè)技能與素質(zhì)等有機地形成一個考核與評價的生態(tài)圈，并且將這種考核的結(jié)果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機地結(jié)合在一起，激勵更多的檔案管理人員用心做好工程建設會計檔案管理工作，全面有效提高事業(yè)單位工程建設會計檔案管理成效。
二、信息時代下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展
（一）數(shù)字化檔案的建設與管理。數(shù)字化檔案管理的應用，是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統(tǒng)的工程建設會計憑證檔案管理大多數(shù)是紙質(zhì)的文件，由于工程建設量大、工程款項計算多，造成一個工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數(shù)字化，有利于檔案內(nèi)容的有效管理，同時在檔案的調(diào)用、審閱、審核等各個方面都可以實現(xiàn)即時的服務，大大提高了工程建設會計憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數(shù)字化的過程，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向，所以作為每一個檔案管理人員應該切實認識到數(shù)字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數(shù)字化的建設與管理中。
關(guān)鍵詞：雍正朱批；重人思想；引見制度；監(jiān)察體系
奏折，也稱“密折”，是清朝前期統(tǒng)治者鑒于明制題本與奏本之不便而創(chuàng)立的官文書，“至遲到康熙三十二年（一六九三年）”[1]已存在，雍正在位期間，大力改革與推廣，為后世留下大量“朱批奏折”。
雍正即位之初，“吏治廢弛、朋黨橫行”的痼疾，給雍正朝的穩(wěn)定統(tǒng)治帶來巨大挑戰(zhàn)，這讓雍正察覺到選拔任用賢才的戰(zhàn)略重要性。故在雍正朱批中，有一套較為系統(tǒng)的治人理念，主要表現(xiàn)在重人思想、推廣引見制度以及利用密折建立嚴密監(jiān)察體系三個方面。
1 用人為本之重人思想
首先，他將用人之政定位于統(tǒng)治之根本。在他的朱批奏折中，不止一次強調(diào)此看法。在一封鄂爾泰向雍正呈奏云南廣西大小文武官員考評的奏折中，雍正朱批道，“天下惟以用人一政為本，其余皆枝葉事耳”，并勸誡鄂爾泰等這類封疆大臣要以“留神用材為要”。還有諸如“朕惟治天下之道，首重用人”等提法。并將用人置于治法之上，稱“有治人無治法”，認為有些律令條例能否發(fā)揮其最大效力關(guān)鍵在于執(zhí)行主事之人。其次，“唯才是用，不拘一格”?！半抻萌诵姓杂械览怼保皬膩碛萌?，只論人材，原未科定條例”。雍正選拔人才雖按“例”，但深知此“非永世用人之良策”，“不必拘于成例，只以得人為務”[2]，即不將其作為框架去嵌套，而將真才實學作為主要標準。
可以看出，雍正將用人上升為系國家治亂之戰(zhàn)略高度，這必會帶來對此時期官員人事檔案管理工作的強調(diào)，其“首重用人”思想為官員人事檔案工作的蓬勃發(fā)展奠定了良好基礎。
2 大力推廣引見制度
據(jù)黃十慶先生在《清代的引見制度》一文中介紹，清代引見制度自清世祖時（順治十二年）正式用于清代官制之中，經(jīng)過康熙、雍正兩位皇帝不同程度的推廣，至乾隆時期基本成熟定型。按照清制，四品以下官員的任用、升遷或降職，都需要面見皇帝，親自接受皇帝的旨意。其間，需向皇帝呈上該官員的引見單，內(nèi)容涉及籍貫、年齡、出身、做官履歷等?；实垡贿呴喿x引見單，一邊對官員面試，進而將其評價等用朱筆批在引見單（稱之為“朱筆引見單”）上。雍正對于官員引見尤為重視，他秉承其父“引見時朕得以知悉”之思想，大力推廣官員引見制度，“擴大對象、及時進行、仔細考察、討論政事、詳細記錄”[3]，并創(chuàng)建多種引見形式，諸如，貢監(jiān)考職引見、大計參劾引見及特殊引見等，涉及朝中中下級文武各類官員。
雍正之所以大力推廣引見制度，與他用人為本的思想分不開。對中下級官員的廣泛召見，一方面，通過天子的神圣權(quán)威收攬人心，集用人權(quán)于君主一人之手；另一方面，更為重要的是，通過引見這種面試形式，考察上呈官員履歷、考核評定等相關(guān)材料是否屬實，保證賢才真正為朝廷所用。這就在一定程度上，保證了官員履歷檔案的真實可靠性。這不僅利于雍正唯才是用，而且，為后世保存了大量豐富真實的一手材料，極其珍貴。
更進一步地說，在那個缺乏影像資料的時代，僅由某一官員的履歷單、履歷折等文字檔案并不能完全了解該官員的綜合素質(zhì)，不免對某一官員的評價有較大誤差。而引見制度恰好彌補這一不足，不僅使皇帝對引見官員的樣貌、性格、氣質(zhì)、形象等有一個非常直觀的印象，同時，也初步考察了他們的心理素質(zhì)、應變與交流能力，進而了解到各級官吏一些獨特之處。在中國第一歷史檔案館編《清代檔案史料叢編》第九輯（P44～P156）的二百五十九件朱筆引見單中，就有生動體現(xiàn)。例如，第57件“殷邦翰”的朱筆引見單中，雍正朱批“冒失，急躁人，特快，但不似壞人”，故評定為“中中”之人，以備日后參考；有些官員“外像似不及，有暗才，一開口甚有可取”。有時，雍正也會對履歷單、履歷片上的內(nèi)容有所懷疑，有些直接批在履歷單上，以便查明。如，第96件“封元震”單記載此人“年四十七歲”，雍正批“似五十外人”，有些存疑，持觀望態(tài)度。例，第191件“馬靈阿”單，雍正朱批“人人說好，鄂爾泰亦說好用的。人輕浮，俗些”，因此，將其“試用看”便知虛實；有些直接進行詢問，當場檢驗與更正。雍正在接見工科給事中鄭其儲（湖廣荊州府石首縣人）時，覺得其“器度小，又似有出息之人”，故“復喚進問湖北事宜，一味支吾，甚欠忠實……大失可望……談語（嗚嚕嗚嚕）的”，評定為“不真，非誠人也”[4]。總之，無論是上述哪種糾正方式，都在很大程度上保證了官員履歷檔案的真實性，為雍正選賢任能提供保障。
3 利用朱批奏折建立嚴密監(jiān)察網(wǎng)
縱觀雍正治人理念，他有一整套完備的官員人事任用及檔案管理辦法。其核心是通過密折建立嚴密監(jiān)察體系保證各級官員各司其職、勤奮務實。
其實，雍正時期，早已有專門考核官員政績、考察監(jiān)督官員是否稱職之制度。據(jù)秦國經(jīng)先生在《清代官員履歷檔案全編》之緒言中所述，清代考核制度有其弊端。例如，地方官員的考核——大計，它是一套非常程式化的考核制度。按規(guī)定，每三年，將各地官員之政績造冊上報督撫，繼之吏部，而后，多次反復，經(jīng)過層層核查批示最終評定等級。此方式，幾乎不能反映地方官員日常行政、為官操守等具體情況。官員甚至有機會根據(jù)程序要求刻意編造一些政績材料來應付考績。雍正正是察覺此不足，希望通過奏折密報制度建立“官官相督”的監(jiān)察體系，進而了解各級官員平時為政情形，訓導各級官員務實廉潔，澄清吏治。
關(guān)鍵詞：檔案電子信息化；檔案教學；實踐；應用
G275.2
《信息文書與檔案》是商務助理專業(yè)主干課程之一，課本按照文書與檔案管理的辦理流程，系統(tǒng)介紹了采集信息、草擬文書、辦理文書、管理檔案等內(nèi)容。任務情境之中包含了理論知識和實踐操作。以模塊四《管理檔案》為例，即檔案的系統(tǒng)整理和科學編目。不僅要正確地將歸檔文件區(qū)分“件”，更要最終親自動手將文件整理成合格的檔案。僅僅依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理過程并不能將每一個環(huán)節(jié)的技能都掌握到位。本文結(jié)合課堂與企業(yè)的實際需要，與浙江京圖科技有限公司共同開發(fā)了“商務助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”，并在教學實踐中應用這一軟件開展課堂教學，并總結(jié)了教學實踐中的優(yōu)縈氬蛔恪
一、現(xiàn)狀與需求。
（一）課堂需要：
（1）缺乏各類真實的文件進行實訓。比如，在判斷文件的保管期限時，需要大量紙質(zhì)檔案文件對照《檔案保管期限表》反復實踐練習，才能在工作中迅速、正確地判斷一份文件正確的保管期限，掌握這一既能。教學實訓過程中學校的教師無法提供各類真實的大量紙質(zhì)檔案供學生實訓，教學過程中只能紙上談兵，淺嘗輒止。
（2）實訓材料繁復，價格高。紙質(zhì)檔案整理時，教師需要準備好大量的待整理文件，購買檔案盒、準備歸檔文件目錄、卷內(nèi)備考表、包角紙、歸檔章、印泥、號碼機等各類耗材與設備。實訓中，學生一旦填寫、整理錯誤，整個文件以及其中很多材料都將報廢，不能重復使用，一次實訓經(jīng)費高、效率低。
（二）企業(yè)需求：
商務助理專業(yè)在制定新的人才培養(yǎng)模式時，通過實地走訪、網(wǎng)絡問卷等形式考查了各類企事業(yè)單位，發(fā)現(xiàn)隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作日益受到重視。紙質(zhì)檔案越來越多地作為電子化檔案保存。許多企業(yè)單位需要對電子文件產(chǎn)生以前的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化工作。人們對檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來越高要求的同時，也面臨著檔案管理人才緊缺的窘境。紙質(zhì)檔案電子化保存這一技能已成為企業(yè)對于商務助理類人才的一個新的要求點。學校教育勢必要從企業(yè)用人需要角度培養(yǎng)更多的適用人才。[參考文獻：
[1]柴軍榮 文書檔案電子化管理探討[J] 2013.9]
二、開發(fā)與制作。
商務助理專業(yè)基于檔案管理教學現(xiàn)狀與用人單位的實際需求，經(jīng)過多次溝通、交流與浙江京圖科技有限公司共同開發(fā)了“商務助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”（見圖1）。整個系統(tǒng)按照OAIS模型分為檔案教學、檔案考試、成果統(tǒng)計等，其功能涵蓋對文書類檔案、科技類檔案、電子照片類檔案等類別檔案整理的全過程。京圖公司還將在系統(tǒng)中附帶大量企業(yè)真實檔案（隱去保密信息）供學生實訓使用。
（圖1：商務助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件內(nèi)容架構(gòu)）
信息錄入：主要完成標準信息的錄入，為檔案教學、檔案考試模塊打下基礎。通過此模塊，教師錄入作為標準答案的檔案信息，檔案教學模式時可以在課堂教學、測試時將檔案信息給學生，供教學考試使用。
檔案教學：主要完成各種類別檔案的教學任務。
（一）文書檔案教學，學生在工具包知識點以及系統(tǒng)提示下，完成文書類檔案的整理工作，熟悉文書檔案的整理流程；
（二）科技檔案教學，學生根據(jù)科研、產(chǎn)品、設備、基建四類科技檔案整理方案，在書本知識點以及系統(tǒng)提示下，完成所有科技檔案的整理工作，熟悉科技檔案的整理流程；
（三）電子照片檔案教學，針對學生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書本知識點以及系統(tǒng)提示下，完成電子照片檔案的整理工作，熟悉電子照片檔案的整理流程。
檔案測試：主要完成各種類別檔案的考試測評。
（一）文書檔案考試，進入文書檔案考試界面，系統(tǒng)將關(guān)閉知識點展示以及系統(tǒng)提示，學生獨立完成文書檔案的整理，考查學生對文書檔案整理的掌握情況；
（二）科技檔案教學： 進入科技檔案考試界面， 系統(tǒng)同樣關(guān)閉知識點展示和系統(tǒng)提示，學生獨立完成科技檔案的整理，考查學生對科技檔案整理的掌握情況；
（三）電子照片檔案教學，針對學生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書本知識點以及系統(tǒng)提示下， 完成電子照片檔案的整理工作， 熟悉電子照片檔案的整理流程。
三、實踐與運用
（一）課前準備
教師準備：教師完成信息錄入部分，將十份需要交給學生完成電子化管理的紙質(zhì)檔案提交至系統(tǒng)，并將文件的關(guān)鍵信息：全宗名、年度、保管期限、歸檔章、歸檔文件目錄等錄入系統(tǒng)，作為實訓時提示或考查學生的知識點。課堂教學時，教師使用檔案教學模式。
學生準備：熟悉檔案電子信息管理軟件各部分的操作方法。
（二）課堂教學策略（見圖2）
照片回顧 下發(fā)文件：
陽光會務服務公司承接的商務助理專業(yè)“魅力商務 全能助理”閉幕式順利結(jié)束了，以照片的形式回顧閉幕式“經(jīng)典一刻“，同時會后產(chǎn)生了大量的會議文件需要整理，為了方便日后的查找和利用，會議文件除了按照文書檔案歸檔外，還要進行紙質(zhì)文件電子化管理。陽光會務服務公司高葉接到了這個任務，要對10份會議文件通過檔案電子信息管理軟件進歸檔。
引導實施 文件歸檔：
任務導入之后，引導學生說出檔案歸檔整理的基本步驟（圖3），即
確定“件”
【關(guān)鍵詞】新視角 檔案整理
【中圖分類號】G272 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）24-0199-01
檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學習經(jīng)驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應新技術(shù)、新文化帶來的影響。
一 目前檔案整理工作存在的問題
1.檔案整理缺乏認識
由于部分單位對檔案整理工作的認識不足，缺乏足夠的人力財力投入，導致檔案整理工作一直沒有落到實處。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業(yè)素質(zhì)，不能高質(zhì)量、高效率地完成歸檔的任務，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業(yè)素質(zhì)，但是由于上級缺乏重視，引起員工對工作的忽視，出現(xiàn)工作不認真，態(tài)度不端正的情況。（2）檔案整理從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，偏向老齡化，缺乏專業(yè)技能培訓，導致業(yè)務水平低下，檔案的搜集、歸檔、數(shù)字化、裝訂等任務均不能有效完成，甚至出現(xiàn)遺漏、誤收等現(xiàn)象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調(diào)閱為一體，沒有很好的區(qū)分，對檔案館的服務性產(chǎn)生了影響。
2.檔案整理意識薄弱
對單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質(zhì)導致其不容易出成績，不受外界重視，甚至被認為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財力的投入。種種不良意識導致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認識，部分單位還對資料歸檔工作產(chǎn)生了抵觸情緒，這些都嚴重制約了檔案整理工作的有效有序進行。
3.檔案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，檔案整理人員對自己的工作產(chǎn)生了認識偏差，他們認為檔案整理不重要甚至不需要進行，只需看好檔案即可；同時單位又缺乏足夠重視，導致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統(tǒng)方法進行，這在飛速發(fā)展的社會與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數(shù)字化、信息化，也缺少高效實用的整理方法。
4.檔案整理缺乏規(guī)范流程
規(guī)范的檔案整理工作，應配備統(tǒng)一、科學、標準的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產(chǎn)生嚴重影響。
二 新視角下檔案整理的方法
1.強化檔案整理人員的知識技能培訓
要讓檔案整理跟上時展的腳步，其從業(yè)人員就應當接受相應的教育，使工作更科學，方法更先進。首先應配置先進的檔案整理設備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢網(wǎng)絡、完善檔案快速錄入設施，并教育員工熟練掌握設備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。對于檔案的新載體、新種類、新材料，設備的新技術(shù)、新功能、新知識，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應引進年輕的檔案整理人才，實現(xiàn)檔案整理工作的知識化、年輕化、專業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。
2.新視角下的檔案整理信息化
在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術(shù)，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設備，就應投入足夠的資金。首先，單位應認識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）保存經(jīng)濟成果，成為日后主張經(jīng)濟利益的憑證；（2）對企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負責人就應保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國家和行業(yè)標準完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標準化、規(guī)范化的檔案整理工作。
三 結(jié)束語
綜上所述，從加強從業(yè)人員培訓與人才引進，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進行檔案整理工作。
參考文獻
關(guān)鍵詞： 文秘 《檔案管理學》 教學改革
《檔案管理學》這門課程以檔案管理的總體性、宏觀性理論和檔案管理基本方法、原則的理論為指導，傳授從事檔案工作的基本方法和技能，它既要求學生應當掌握檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計等實體管理理論，以及檢索、提供利用、編研等檔案信息開發(fā)利用理論，更要求學生必須掌握上述八項內(nèi)容的檔案管理工作操作實務。
檔案管理學是提高學生動手能力，樹立創(chuàng)新精神的重要環(huán)節(jié)，除了需要廣博的理論知識做支撐外，還需要注重課程實踐教學，加強學生對檔案工作的感性認識，培養(yǎng)學生分析、綜合、解決問題的能力，確保教學質(zhì)量，提高學生專業(yè)素質(zhì)。
一、對教學內(nèi)容、方法、方式進行改革
首先，現(xiàn)代社會需要的是既能動腦又能動手，既掌握一定現(xiàn)代科學技術(shù)又具有較高操作技能的復合型文秘人才，這就要求文秘專業(yè)中檔案管理課程的教學不能只停留在書本知識和一些經(jīng)驗等方面，要積極探索與研究適合文秘專業(yè)的教學改革，適應現(xiàn)代辦公條件下文件與檔案管理的新變化，適應電子文件、數(shù)字檔案館的保管與利用，這就需要學生在創(chuàng)造性地綜合運用所學知識解決實際問題方面有所突破，在運用跨學科理論知識分析解決實際問題能力方面有所創(chuàng)新。如：以“件”為單位進行檔案整理是在文秘與檔案工作不斷發(fā)展，辦公自動化條件日趨完善的情況下，為簡化文書處理和檔案整理程序，逐步實現(xiàn)文檔一體化，對檔案整理方法的創(chuàng)新，這些內(nèi)容教科書上還來不及編進去，及時補充并開展相關(guān)的實踐教學才能讓學生所學的知識和技能緊跟檔案工作發(fā)展的步伐，提高學習的主動性和積極性。
其次，提倡教學方法靈活性、多樣化。在教學過程中，既要有教師的講授，又要有實踐參觀、案例分析，實施啟發(fā)式、自習討論式教學方法。在檔案管理課程教學中應突出職業(yè)能力培養(yǎng)，充分發(fā)揮“教師主導，學生主體”的作用，把學生推向?qū)W習主人的位置。
再次，借助多媒體等現(xiàn)代化的教學方式，豐富教學內(nèi)容。課堂上使用課件能使沉悶的課堂立刻生動起來，在特定的理論內(nèi)容里添加相關(guān)的圖片和音頻、視頻文件，如在檔案管理過程中使用的表冊樣式、檔案館的庫房實景、檔案管理設備的外觀樣式、整理完畢的檔案規(guī)范樣本及一些史料故事等，使授課內(nèi)容趨于形象直觀，從而有助于學生縮短認識理解的過程，輕松愉快地度過幾十分鐘，提高學生參與教學的積極性，增強課堂教學效果。
二、注重現(xiàn)場教學，在真實環(huán)境中進行“實戰(zhàn)訓練”
注重發(fā)揮學生的主觀能動性和創(chuàng)造性，把課堂搬出教室，將學校檔案館、各專門檔案室作為課程的教學實踐基地，使學生切實掌握檔案工作環(huán)節(jié)；熟悉檔案館的各種設備器械，并學會使用；接觸到不同載體、不同形狀、不同類型的檔案，并親身實踐對于它們的整理及保管方法。通過這種模式，學生形成了關(guān)于檔案宏觀的感性認識，縮短了走上工作崗位從事相關(guān)工作的適應期，教師也可以把它當做檢驗授課效果的一個標尺，憑此考查學生對課堂所學知識要點的掌握程度，以便于及時發(fā)現(xiàn)弱點并加以強化訓練。
三、引入案例教學，全面培養(yǎng)學生的思維能力
運用案例教學法，有利于“活化”教學內(nèi)容，把抽象的概念、原理具體化，讓它們處于一定的情景中。教師可以結(jié)合社會中的熱點、難點問題，選擇具有典型性、啟發(fā)性和針對性的案例引入課程教學中，這樣既能活躍課堂氣氛，又有助于學生更加注重理論聯(lián)系實際，掌握基本原理及其適用的方法和原則，拓寬思考角度和深度，培養(yǎng)全面的思維能力，增強教學效果。誠然，課堂上對于“八千麻袋事件”、“湯國基事件”、“如此‘特殊’退休事件”及“棄檔族”等案例的探討結(jié)果并不是非常重要的，重要的是培養(yǎng)了學生分析、思考問題的能力。
教師還可以組織學生通過現(xiàn)代化教學網(wǎng)絡觀看以“檔案”為題材的專題節(jié)目，如大型系列片《清宮秘檔》，中央電視臺的《國寶檔案》，北京電視臺的《檔案》，深圳電視臺的《解密》等欄目，這些欄目有些案例很典型，制作也很成功，有些欄目還有專家點評，對教學會很有幫助。
四、改變傳統(tǒng)的作業(yè)模式，嘗試新型實踐性作業(yè)法
作業(yè)是鞏固和檢驗教學效果的最主要手段之一。傳統(tǒng)的應用型學科作業(yè)模式，以考查理論與概念的書面練習為主，學生完成作業(yè)的方式大多數(shù)是通過文字敘述來回答問題，許多人就采取抄書、抄襲的方法應付。而實踐性作業(yè)模式，轉(zhuǎn)到以理論與實踐相結(jié)合的能力訓練為主上，能使學生將所學理論知識融會貫通，達到較好的教學效果。
檔案管理學是一個完整的知識體系，涉及檔案的收、管、用等各個方面，具有很強的技術(shù)性和操作性，光靠講解是不夠的，尤其是對于毫無檔案工作感性認識的學生來說，掌握檔案整理、鑒定、分類、著錄標引、編制檢索工具等業(yè)務工作內(nèi)容都有較大的難度。檔案整理大作業(yè)是《檔案管理學》課程教學實現(xiàn)理論與實踐相結(jié)合的有效形式，也是對傳統(tǒng)應用型學科作業(yè)模式改革的有益嘗試。
在講解歸檔文件整理時，采取歸檔文件整理大作業(yè)模式，利用學校不歸檔的文件，將其隨機分發(fā)給學生，每人20份以上以“件”為單位進行檔案整理，讓學生模擬具體的實際工作進行操作練習，教師指導學生完成對歸檔文件分類、鑒定、確定保管期限、排列、編號、編目、裝盒等實訓過程，這就促使學生必須獨立完成各自的作業(yè)，從而避免了互抄作業(yè)的現(xiàn)象。這種“邊學習邊實踐”的方法，給學生提供了實實在在的管理對象，并要求他們運用書本知識解決實際問題，不僅可以從感性與理性的結(jié)合上加深對書本知識的理解，而且可以通過理論與實踐的結(jié)合，將理論知識轉(zhuǎn)化為實際獨立工作能力。
五、改革課程考試和成績評定的方法，引入“創(chuàng)新分”機制
對檔案管理學考試方式進行改革，改傳統(tǒng)的死記硬背的閉卷考試方式為大綜合論述題的模式，著重考查學生分析問題的能力、解決問題的能力。
