發(fā)布時間：2023-03-22 17:39:59
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的紙質(zhì)檔案論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經(jīng)濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。這個世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。
1、知識管理是適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經(jīng)濟時代，知識因素參與經(jīng)濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識經(jīng)濟中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。知識經(jīng)濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運而生，這些環(huán)境和機制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構(gòu)低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務(wù)機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經(jīng)濟形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的作用，側(cè)重于將知識從來源、生產(chǎn)、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對推動經(jīng)濟發(fā)展和促進科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)?，F(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動機是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經(jīng)濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術(shù)的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程
與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
知識管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識
提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務(wù)可以通過建設(shè)知識倉庫，提供知識導(dǎo)航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實現(xiàn)和用戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機構(gòu)的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務(wù)。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
潛在的人才信息
經(jīng)濟的競爭和技術(shù)的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強服務(wù)手段，并進而開拓服務(wù)領(lǐng)域，增強服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對企業(yè)的檔案管理建設(shè)進行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進行不同層次的進行研究與開發(fā)，對基礎(chǔ)性的調(diào)控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對策，參與到企業(yè)管理隊伍里來。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調(diào)控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門的調(diào)控中加強檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運作，并把整體的檔案管路信息化進行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動化系統(tǒng)，并積極主動的進行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
摘要：企業(yè)職工檔案是對職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料歷史，是全面、正確地考察職工的一個重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測和人才政策制訂等方面具有十分重要的地位作用。在新形勢下，企業(yè)勞動職工、工資分配、社會保障制度等各項改革措施也在不斷深入，企業(yè)職工檔案管理如何跟隨企業(yè)發(fā)展的步伐，更好地服務(wù)于企業(yè)，已成為當(dāng)前企業(yè)面臨的一個重要問題。
關(guān)鍵詞：檔案管理特性作用措施
1企業(yè)檔案管理工作的特性
1.1獨立性企業(yè)是社會經(jīng)濟發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營、自負盈虧形式的特殊經(jīng)濟組織，企業(yè)對其資產(chǎn)有獨立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個組成部分,企業(yè)也依法享有獨立的支配權(quán)。同時，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。
1.2專業(yè)性在當(dāng)前的市場經(jīng)濟活動中，企業(yè)主要是以經(jīng)營為中心開展一系列活動，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個重要組成部分。
1.3系統(tǒng)性企業(yè)檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動中的一個系統(tǒng)工程。
2職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用
2.1對企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進作用企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對企業(yè)競爭發(fā)展具有十分重要的促進推動作用。在經(jīng)濟社會的快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競爭勝負的關(guān)鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業(yè)員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。
2.2是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業(yè)而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進而樹立進取心和責(zé)任心，最終促進企業(yè)核心競爭力的培育。
2.3是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發(fā)揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對職工檔案進行統(tǒng)計分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測，并制定出長遠的人才培養(yǎng)計劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。
3加強職工檔案管理工作的措施
3.1制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實施細則
隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，流動性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長”的目的。
3.2實現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化
當(dāng)前，企業(yè)各項制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。
3.3努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業(yè)的理論知識，掌握這項工作每一個環(huán)節(jié)的技能技巧，第二要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)知識和應(yīng)用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實的業(yè)務(wù)功底和較強的管理能力，不熟悉檔案的內(nèi)在聯(lián)系和業(yè)務(wù)工作中的的環(huán)節(jié)、步驟，就不可能做好做實檔案工作。檔案保管價值的鑒定取決于它所記述的科學(xué)技術(shù)知識的價值，只有全面掌握相關(guān)門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒有扎實的語言功底就無法有效搞好這項工作。因此，作為現(xiàn)代化企業(yè)的檔案工作者，必須嚴格要求，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，掌握多方位的知識，以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要。
4結(jié)束語
隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，現(xiàn)代化企業(yè)改革也在不斷深化。作為企業(yè)順利實現(xiàn)科學(xué)管理重要基礎(chǔ)工作之一的職工檔案工作，在促進企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)內(nèi)在素質(zhì)和競爭力，全面建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。
參考文獻：
1.1缺乏專業(yè)的檔案技術(shù)管理人員
目前，很多高職院校認為檔案工作人員可有可無，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力不足。由于對檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對檔案管理知識系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。
1.2檔案收集和存儲不及時
一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導(dǎo)致無法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。
1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范
高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。
1.4檔案管理程度落后
由于大部分高職院校目前都以實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進的計算機設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒有進行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費資源，又影響工作進度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。
2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容
高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認為，至少包括以下幾方面：
2.1機構(gòu)設(shè)置
要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門，要負責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計、保管、催收、存檔學(xué)校的各級各類檔案和相關(guān)資料，并及時為需要部門提供檔案服務(wù)。
2.2人員配備
檔案室要配備專業(yè)對口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的專職檔案人員，如需人員調(diào)動，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國家規(guī)定，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
2.3硬件條件
各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門類齊全、高效運轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計算機、密集架、檔案柜、復(fù)印機等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。
2.4制度體系
無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急?，裝訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門檔案外，個人的教學(xué)、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經(jīng)不具備保存價值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時銷毀。
2.5獎懲措施
要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎勵評優(yōu)范圍之內(nèi)，對工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。
3.做好電子檔案管理工作是加強高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措
3.1提高對檔案工作信息化建設(shè)的重視
檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進行數(shù)字化存儲，建立全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
3.2引進先進的信息技術(shù)
電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動態(tài)，避免信息存儲不完整等情況和問題的發(fā)生，加強電子文件歸檔管理。
3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式
建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬無一失。
3.4加強電子檔案的安全性管理
城建檔案工作是檔案工作的一部分，同時又是城市建設(shè)管理的一部分。在執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)時，一要參照《檔案法》。因為《檔案法》規(guī)定了各級檔案行政管理部門的主要職能，就是指導(dǎo)和監(jiān)督，其中監(jiān)督就是執(zhí)法。二是要參照《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》（以下簡稱《規(guī)劃法》）。因為在《規(guī)劃法》中涉及到城建檔案工作，是在工程竣工驗收后必須向行政主管部門移交城建檔案資料。依據(jù)《檔案法》《規(guī)劃法》，國家住建部頒布了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），使城建檔案管理工作可以有法可依，有章可循。城建檔案館要做到依法治檔，必須用足這些政策和法律法規(guī)賦予的權(quán)力，這一系列的法規(guī)和規(guī)章，明確了城建檔案事業(yè)在國家經(jīng)濟建設(shè)和社會生活中的地位和作用及具體操作規(guī)范，這些法律法規(guī)和規(guī)章的出臺，將城建檔案的管理納入了城市建設(shè)法規(guī)系列，推進了城建檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化，標(biāo)志著城建檔案管理工作進入了一個新階段，為城建檔案事業(yè)創(chuàng)造了一個良好的外部環(huán)境，使城建檔案接收工作由被動變?yōu)橹鲃印３墙n案在城市建設(shè)中發(fā)揮著巨大的作用，是為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理服務(wù)的。根據(jù)《規(guī)定》住建部出臺了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(以下簡稱《規(guī)范》)。在《規(guī)范》中規(guī)定了城建檔案歸檔文件及其質(zhì)量要求，對歸檔內(nèi)容、歸檔文件范圍、質(zhì)量要求、立卷的原則、方法、編制、整理，還有工程檔案的驗收與移交制定了詳細的國家標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)《規(guī)定》《規(guī)范》的要求，城建檔案設(shè)有18個大類、102個屬類。城建檔案館檔案工作人員通過努力，盡量建立健全檔案門類，豐富館藏，可是存在接收渠道不暢通、接收難的問題，使有些大類檔案至今還是空白或少之又少。只有疏通檔案接收渠道，加強法律法規(guī)的建設(shè)，逐漸建立起門類齊全，結(jié)構(gòu)合理、符合質(zhì)量要求的館藏體系，才能使城建檔案工作健康發(fā)展。
二、依法治檔，嚴格執(zhí)法城建檔案館是以城市為單位建立的永久保存城市重要
城建檔案資料的基地，是各有關(guān)方面，有關(guān)人員研究、利用城建檔案的中心，是為城市積累和貯存城建檔案，為城市規(guī)劃建設(shè)和管理服務(wù)的?！稒n案法》賦予了檔案部門監(jiān)督職能，有法可依，但是關(guān)鍵在于實施和監(jiān)督?？墒窃趯嵤┻@些法律法規(guī)的過程中，并不是很順利。按照《規(guī)范》《規(guī)定》要求，在城市建設(shè)中形成的工程技術(shù)檔案要移交城建檔案管理部門進行管理，而在城市建設(shè)中形成各種專業(yè)的工程檔案，按照城建檔案分類大綱要求，分為18大類，可是我館自上世紀80年代建館以來現(xiàn)存的檔案大類，其中城市建設(shè)管理類、工業(yè)建筑類、民用建筑類居多，市政工程類近兩年在領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門的疏通下陸續(xù)進館，城市規(guī)劃類和公用設(shè)施類都數(shù)量有限，交通運輸類、名勝古跡園林綠化類、城市科研類、人防軍事類、聲像類等大類檔案很少，甚至有的大類還是空白，如水利防災(zāi)類、工程設(shè)計類、地下管線類，這些檔案大多數(shù)保存在行政主管部門。所以我們城建檔案館現(xiàn)存檔案門類不齊全、結(jié)構(gòu)不合理、沒有形成系統(tǒng)的管理體系。自建館以來，形成了以提供利用為重心，業(yè)務(wù)指導(dǎo)為中心，重服務(wù)輕監(jiān)督，重指導(dǎo)輕執(zhí)法的工作方式。指導(dǎo)和監(jiān)督是相互依存的兩個方面，指導(dǎo)、監(jiān)督的力度不夠，要依法治檔，杜絕違反檔案工作法規(guī)的事，及時補救。加大力度宣傳貫徹法律法規(guī)，取得相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)的支持與配合，嚴格監(jiān)督，才能出效益、出質(zhì)量。城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)既具有行政管理職能，又有執(zhí)法監(jiān)督的職能，同時又是一項專業(yè)技術(shù)活動。城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)是一種法定的檔案行政活動，而不是一般意義上的指導(dǎo)活動。有關(guān)檔案工作和城市建設(shè)的法律、規(guī)章、制度，如《檔案法》、《規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等都是城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的依據(jù)，城建檔案館是城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主體。如何依法治檔，發(fā)揮依法治檔的能動性，有效地執(zhí)行城建檔案法律法規(guī)？只有提高城建檔案工作者的法律意識和法律修養(yǎng)，通過社會輿論和新聞媒介宣傳城建檔案法律法規(guī)、城建檔案工作的重要性及城建檔案的社會價值，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)法執(zhí)法，加大執(zhí)法力度，才能依法解決存在的問題。
三、強化監(jiān)督，促進城建檔案執(zhí)法
在城建檔案法制建設(shè)中，依法監(jiān)督，是法律賦予的一項十分重要的職責(zé)。有效地實施監(jiān)督，可以減少違法行為。在城建檔案管理部門，建立管理完善、制約有效的監(jiān)督機制，加大執(zhí)法監(jiān)督力度，發(fā)揮法律監(jiān)督、行政監(jiān)督、群眾監(jiān)督、輿論監(jiān)督的作用，保證執(zhí)法權(quán)力依法行使。如何能有效實施執(zhí)法監(jiān)督機制？一要健全組織，依法行政的水平與部分領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)法隊伍素質(zhì)密切聯(lián)系在一起。加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識，充分認識依法行政工作的重要性、長期性、艱巨性，把依靠政策管理轉(zhuǎn)變到依靠法律法規(guī)管理。二要學(xué)習(xí)法律法規(guī)，提高依法行政的水平，提高執(zhí)法隊伍的水平，加強執(zhí)法隊伍建設(shè)，我館的執(zhí)法隊伍有具有專業(yè)職稱的工作人員，參加城建檔案執(zhí)法人員培訓(xùn)，取得執(zhí)法人員執(zhí)法證，持證上崗。他們不僅僅是城建檔案工作者同時還是執(zhí)法者。檔案行政執(zhí)法工作效率在很大程度上取決于檔案執(zhí)法人員綜合素質(zhì)及執(zhí)法水平。執(zhí)法人員要認真學(xué)習(xí)和熟練掌握檔案法律法規(guī)，在明確自身權(quán)利和義務(wù)外，還必須學(xué)習(xí)掌握其他法律知識，如《行政處罰法》《國家賠償法》等，規(guī)范執(zhí)法行為，嚴格執(zhí)法程序和處罰尺度，做到執(zhí)法工作經(jīng)得起法律的檢驗、社會的監(jiān)督。三要加強城建檔案執(zhí)法檢查，通過糾錯提高各參建單位的城建檔案意識。用法來規(guī)范施工過程中的檔案資料是否齊全、歸檔是否規(guī)范，否則責(zé)令整改，直至順利移交進館。這樣，執(zhí)法檢查對提高參建各單位的檔案意識和重視程度起到積極的作用，推動城建檔案的收集工作。調(diào)動大家積極學(xué)法、遵法，才能創(chuàng)造依法治檔的良好環(huán)境。
四、結(jié)束語
當(dāng)今社會是一個法治社會，城建檔案管理部門要堅持依法治檔，而不是以法治檔，避免將檔案的法律法規(guī)作為擺設(shè)，切實認真履行法律賦予我們的職責(zé)。在工作中，充分運用城建檔案法律法規(guī)規(guī)范城建檔案的接收指導(dǎo)工作，宣傳城建檔案對社會的重要性和城建檔案法律法規(guī)的要求，切實、有效地履行政府賦予的職能，正確行使執(zhí)法權(quán)，通過合法的執(zhí)法，強化監(jiān)督，促進城建檔案執(zhí)法。
參考文獻：
[1]李紅芳.依法治檔是建設(shè)檔案強國的先決條件[J].城建檔案，2014,(9).
[2]林源.檔案法制建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2013,(6).
[3]劉順英.在實踐中提高檔案法制建設(shè)水平[J].山西檔案，2008,(S1).
[4]劉洋.關(guān)于我市檔案法制建設(shè)中存在問題的研究[J].科技信息：科學(xué)教研，2008,(8).
[5]韓艷新.從檔案執(zhí)法淺談我國檔案法制建設(shè)[J].山西檔案，2007,(S2).
[6]劉斌.關(guān)于加強檔案法制建設(shè)的幾點思考[J].蘭臺世界，2007,(3).
近年來，國家相繼出臺了多項保護性法律法規(guī)，加強了對從事放射診療工作醫(yī)護人員的關(guān)懷和健康保護，加強對病患者的醫(yī)療安全保障，以及加強對周圍健康人群的保護。這些法規(guī)主要有《中華人民共和國放射性污染防治法》、《中華人民共和國職業(yè)病防治法》、《放射性同位素和射線裝置安全和防護條例》、《放射診療管理規(guī)定》和《放射工作人員職業(yè)健康管理辦法》。這樣，國家從各種的層面規(guī)定了醫(yī)院放射醫(yī)療設(shè)備建設(shè)必須重視環(huán)境建設(shè)、個人健康。這些法規(guī)的實施，主要體現(xiàn)在相關(guān)工作是否開展，相關(guān)資料是否收集、整理。
一直以來，我們將加強檔案管理與提高設(shè)備質(zhì)量管理結(jié)合起來，不斷保障醫(yī)療安全。通過建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，明確應(yīng)遵守相關(guān)遵守法律法規(guī)，做到從法律法規(guī)以及方面符合要求。同時，通過整理檔案，對既往未開展的項目進行反饋，反過來促進了設(shè)備質(zhì)量管理的提示。例如，我院ECT開展多年，近期通過對照法規(guī)整理檔案資料，發(fā)現(xiàn)所使用的放射性藥品需在環(huán)保廳食品藥品管理局辦理備案，而我院既往尚未解決該問題。經(jīng)反映至科室主任后立刻補充辦理相關(guān)備案，從而及時修漏補缺，防止繼發(fā)事故的發(fā)生。
2專人負責(zé)、加強溝通，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平
與普通醫(yī)用設(shè)備不同，放射診療設(shè)備在購置、建設(shè)及使用過程中，有著較多的管理要求。例如，國家制訂了《醫(yī)用X射線診斷衛(wèi)生防護標(biāo)準(zhǔn)》、《X射線計算機斷層攝影放射衛(wèi)生防護標(biāo)準(zhǔn)》、《醫(yī)用X射線CT機房的輻射屏蔽規(guī)范》、《電離輻射防護與輻射源安全基本標(biāo)準(zhǔn)》等多個標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范來指導(dǎo)具體的建設(shè)工作。
因此，設(shè)備購置及使用管理體現(xiàn)為多部門管理、多科室參加、時程長等特點。多部門涉及省衛(wèi)計委、市衛(wèi)計局、省市職防院、省市衛(wèi)生監(jiān)督所、省市環(huán)保廳(局)、政府采購中心等;多科室需涉及醫(yī)務(wù)科、保健科、臨床科室、基建科、總務(wù)科等多個科室。相關(guān)的資料分散保存，給設(shè)備的檔案管理帶來了難度。例如，在放射診療設(shè)備初期，需要進行職業(yè)病預(yù)評價及環(huán)境保護予評價，此部分內(nèi)容可能有基建科保存。在場地建設(shè)過程中，施工內(nèi)容可涉及水電、防雷等，相關(guān)資料可能保存在基建科、總務(wù)科、保衛(wèi)科等。我們體會到，開展此項工作一定有設(shè)立專人負責(zé)。通過選擇有高度責(zé)任心、高漲工作熱情的人員，通過不斷學(xué)習(xí)輻射防護專業(yè)知識、基建等方面的內(nèi)容，從而提升自身水平，才能了解工作的重要性、復(fù)雜性、艱巨性;同時，通過加強與相關(guān)上級部門、院內(nèi)職能部門、臨床醫(yī)技科室的溝通，提升工作的協(xié)調(diào)性，相關(guān)的檔案管理工作才能做好齊全、流暢、有序，更好地輔助開展設(shè)備科的全面質(zhì)量管理工作。這樣收集的檔案才能符合現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理安全要求。
3實施信息化管理，加強輻射放射防護安全
(1)充實靜態(tài)管理。我院在檔案由傳統(tǒng)管理向信息化管理的過渡期，紙質(zhì)檔案與電子檔案可以并存，既有利于檔案的保管，同時也方便了檔案的開發(fā)利用。一般而言，檔案的全程計算機管理，主要有:①計算機目錄管理，即檔案的案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件名輸入計算機管理;②重要內(nèi)容錄入管理。對于申購審批表、論證表、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票、安裝調(diào)試及驗收報告、外貿(mào)合同等重要內(nèi)容采用掃描儀掃描，保存入計算機或刻錄成光盤保存。這些文檔與目錄系統(tǒng)建立相關(guān)聯(lián)系?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺的靜態(tài)管理取代傳統(tǒng)的純手工管理，使得檔案的收集與歸檔具有時間及時、資料完整、保管方式規(guī)范等特點。
(2)重視輻射防護建設(shè)及安全。除以上內(nèi)容外，針對放射診療設(shè)備的特點及根據(jù)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)的需要，我院在探索信息化管理方面，著重加強了對相關(guān)醫(yī)療安全內(nèi)容管理方面資料的檔案管理，主要包括:①《大型醫(yī)療設(shè)備配置許可證》、《安全輻射生產(chǎn)許可證》及《放射診療許可證》相關(guān)內(nèi)容;②該設(shè)備定期性能及防護檢測內(nèi)容;③該項目開展的醫(yī)護醫(yī)技人員是否有放射診療許可證;④加強個人劑量監(jiān)測、職業(yè)健康體檢等項目信息及時記錄并管理。
(3)積極開展動態(tài)建設(shè)。對上述資料進行靜態(tài)信息化管理的基礎(chǔ)上，我們也積極開展動態(tài)管理。眾所周知，醫(yī)療設(shè)備檔案資料被廣泛地運用在輻射防護安全、環(huán)境影響評價、醫(yī)院管理年度檢查、三甲醫(yī)院評(復(fù))審、大型醫(yī)院巡查、醫(yī)療技術(shù)準(zhǔn)入等工作中。只有將檔案管理與質(zhì)量安全管理聯(lián)系起來，共同建設(shè)，才能保障醫(yī)院醫(yī)用放射診療設(shè)備的安全使用，確保醫(yī)院質(zhì)量安全。我們通過對相關(guān)資料進行歸檔、有序的整理，定期修改，實時提取資料以及進行查詢，初步開展檔案動態(tài)信息化管理，從而更好、更快地滿足了醫(yī)院工作的開展。
統(tǒng)一思想認識，深刻領(lǐng)會加強城建檔案管理工作的深遠意義。
在解決征用土地、地界糾紛等方面的問題時，城建檔案是重要的法律依據(jù)，可以為維護相關(guān)組織和公民合法權(quán)益提供重要憑證。因此，城建檔案管理部門要以科學(xué)的思想為指導(dǎo)，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、方法和手段，研究和處理檔案管理中的問題，達到對檔案資源的有效管理，使城建檔案管理工作滿足城市現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需要。城建檔案工作者要站在對歷史負責(zé)、對未來負責(zé)、對人民負責(zé)的高度，樹立強烈的責(zé)任感和事業(yè)心，把依法開展檔案管理工作作為自己義不容辭的責(zé)任。各職能部門也要共同參與，齊心協(xié)力，使城建檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化、法制化，更好地為改革開放和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。
完善各項制度，建立健全城建檔案管理機制。
制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運轉(zhuǎn)的根本保證。要強化制度體系建設(shè)，完善建設(shè)工程檔案備案制、專項驗收以及竣工驗收等制度，通過與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書等形式，從制度上強化對工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質(zhì)量。同時，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關(guān)制度，用制度規(guī)范檔案管理工作，并且要建立健全城建檔案執(zhí)法機制，加強執(zhí)法隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)一支能夠適應(yīng)新形勢發(fā)展的高素質(zhì)的執(zhí)法隊伍，確保各項制度能夠落到實處，使檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。
應(yīng)用現(xiàn)代科技，提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平。
在市場經(jīng)濟條件下，我們要把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來管理、開發(fā)和經(jīng)營，走科技強檔之路；要用現(xiàn)代通訊技術(shù)和計算機技術(shù)，提高城建檔案信息服務(wù)功能的實現(xiàn)水平，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價值。要配備必要的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,實現(xiàn)檔案儲存縮微化、保護科學(xué)化、辦公自動化。要采用現(xiàn)代化信息處理技術(shù)和手段保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
提高服務(wù)水平，發(fā)揮城建檔案工作的社會作用。
隨著城市的建設(shè)和發(fā)展以及科學(xué)文化建設(shè)的到來,建設(shè)系統(tǒng)的各項工作對城建檔案的需求在內(nèi)容上越來越廣、要求上越來越高，為此城建檔案部門要緊跟形勢,加快檔案開發(fā)利用工作向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化，不斷創(chuàng)新服務(wù)機制、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、改進服務(wù)方法、更新服務(wù)手段、提升服務(wù)功能、提高服務(wù)水平,最大限度地滿足城市建設(shè)對檔案利用的要求。要在主動服務(wù)、超前服務(wù)上下工夫,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變的路子,廣泛開展編研工作,使城建檔案在城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工以及城市建設(shè)管理、科學(xué)研究、修史編志、社會教育、國防建設(shè)和應(yīng)對突發(fā)事件等諸多方面發(fā)揮作用,創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益和社會效益。同時,還要加強與政府公共安全和應(yīng)對突發(fā)事件機構(gòu)的合作,做好重點工程檔案的備份和安全保管工作,加強對重點工程檔案信息的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。
一、檔案室資源工程建設(shè)的重要性
疾病預(yù)防控制的檔案室資源是疾控中心檔案建設(shè)的重要組成部分，是保證疾控中心檔案收集完整的有效手段。疾控中心相對于其它單位而言，保持著相對穩(wěn)定的發(fā)展，有相對長久的歷史背景。多年來，疾控中心從基本建設(shè)中形成的自身檔案，是從其它行業(yè)即使是書本都無法取得的。一些具有核心競爭力價值的顯性知識和存于科技人員大腦中的隱性知識一旦形成檔案后，對單位可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新就提供了可靠的保證[1]。因此，借助于疾病預(yù)防控制的檔案室資源建設(shè)的特色化、信息化、數(shù)字化，運用先進的建設(shè)手段，有效地開發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檔案在疾控中心運行的作用，就能提高疾控中心在市場經(jīng)濟中的核心競爭力。建設(shè)疾控中心的檔案資源，就是要與中心的核心業(yè)務(wù)相結(jié)合，并與中心各職能系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)流程有機地緊密聯(lián)系，形成高效協(xié)作和集成化的中心信息鏈，把檔案的收集、積累工作貫穿于整個中心的工作流程，從而保證檔案形成的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，保證各項檔案收集工作高效有序地進行，使疾控中心的檔案部門成為信息資源中心，為中心正常運行提供準(zhǔn)確無誤的信息資源。
二、檔案室資源工程建設(shè)建設(shè)之我見
2.1全面化
全面加強我疾病預(yù)防控制中心各項業(yè)務(wù)建設(shè)，是我中心檔案室檔案工作實現(xiàn)全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)、保證。我中心檔案室要繼續(xù)推進檔案法制建設(shè)，抓好檔案立法工作，落實執(zhí)法責(zé)任制；堅持做好檔案考核工作，建設(shè)全面化的檔案資源，推動我中心檔案工作水平得到進一步提高；按照檔案館“五位一體”的建設(shè)要求，全面推進檔案室建設(shè)、檔案信息建設(shè)、及公共服務(wù)建設(shè)；進一步加強中心檔案工作，深入開展建設(shè)全面化檔案資源；高度重視檔案資源安全建設(shè)，確保檔案全面、安全、萬無一失。
2.2特色化
近年來，我中心在注重接收疾病預(yù)防控制文書檔案進館的同時，加強了對不同門類、不同載體檔案的征集工作，單獨建立突出的疾病預(yù)防控制成功的案例檔案，利用檔案信息，對比較特別的、新奇的疾病的預(yù)防控制手段方法進行保留、總結(jié)，建立特色的檔案資源，讓我中心各部門的工作人員了解重大的、特色的疾病預(yù)防控制實例，使工作質(zhì)量得到提高[2]。
2.3信息化
新時期提出大力加強管理信息化建設(shè)，因此，疾病預(yù)防控制中心的檔案資源建設(shè)成為提高中心檔案建設(shè)、管理水平的有效突破點，我們應(yīng)及時推進建設(shè)的信息化，抓住這一契機，實現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心檔案建設(shè)新模式。
首先，利用疾控中心信息平臺，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，延伸檔案的利用范圍。作為我中心檔案的收集、整理者，應(yīng)深刻體會到檔案信息在中心目標(biāo)管理中的重要作用，檔案信息不僅能對中心的戰(zhàn)略決策起到溝通、參與作用，還能進行具體的對比、分析、協(xié)調(diào)，能有效保證中心的目標(biāo)計劃與具體執(zhí)行是一致的，以調(diào)整資源配置，糾正目標(biāo)偏差，使目標(biāo)導(dǎo)向正規(guī)化，進而促進實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，提高管理績效。其次，應(yīng)該加大與我中心文秘部門的聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的先驅(qū)，要保證檔案室資源的質(zhì)量，就要保證文秘工作的質(zhì)量。在現(xiàn)代化進程推動下，檔案管理者應(yīng)該學(xué)會利用CAD繪圖技術(shù)以及辦公OA系統(tǒng)，建設(shè)信息化檔案，使電子文件有效的保存和利用[3]。但由于電子化信息很容易受到人為的刪減損壞或病毒的侵害，因此我中心的檔案工作者還應(yīng)該聯(lián)系中心的文秘部門對檔案信息文件進行收集、整理、歸檔、加密等安全措施，以促進實現(xiàn)全過程管理，保證檔案的管理與利用。還有，領(lǐng)導(dǎo)與員工要上下支持，形成良性循環(huán)，達到內(nèi)外互補。檔案在我中心已越來越受到重視，但我中心不能閉門造車，應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)把重視度轉(zhuǎn)移到檔案上，讓我們檔案工作者明白只有交流才能進步，提供給我們檔案工作者交流的機會，加以借鑒其經(jīng)驗。同時利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使各中心之間相互接觸、反饋，共同為實現(xiàn)檔案室資源建設(shè)信息化服務(wù)。
2.4數(shù)字化
加強我疾控中心檔案室檔案的數(shù)字化建設(shè)。這主要是對我中心的檔案室檔案進行數(shù)字化處理，即把各種以傳統(tǒng)的物理載體形式體現(xiàn)出來的疾病預(yù)防控制的檔案信息數(shù)據(jù)，通過掃描、著錄等方式全部轉(zhuǎn)換為用磁盤、光盤等計算機的各類存儲器存儲的數(shù)字記錄形式[3]，初步完成中心檔案室的檔案信息建設(shè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備過程，這是檔案資源建設(shè)數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，也是使傳統(tǒng)檔案室過渡到數(shù)字化檔案室的前提。目前，我中心檔案室一是要加快機讀目錄著錄的進度。現(xiàn)在可以利用政通檔案管理軟件輸入疾病預(yù)防控制、中心人事等全宗的文件級、案卷級目錄，并建立起檔案室疾病預(yù)防控制、中心人事等幾大類信息資料的目錄專題數(shù)據(jù)庫，為查閱利用這些檔案提供方便。二是建設(shè)檔案資源原文、多媒體數(shù)據(jù)庫。可以試圖先掃描部分有較高利用率的文書檔案，并上傳部分照片檔案，建立檔案室珍貴文件檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。同時，將疾病預(yù)防控制、中心人事等重要資料刻成光盤，達到可全文件閱讀并打印的要求。
