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第1篇

關(guān)鍵詞 ：人事檔案；管理；問題；措施

中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A 文章編號：

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞動等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴歷史材料,記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程, 它能夠為個人求職、單位求才提供真實、動態(tài)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，因此，管理好，用好人事檔案對人力資源開發(fā)起著重要作用。

一、現(xiàn)行人事檔案管理的相關(guān)執(zhí)行政策

人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，為了提高人事檔案管理工作水平，科學(xué)有效地利用和保護人事檔案，我國在人事檔案管理的執(zhí)行政策方面有以下要求：

（一）檔案材料要及時收集，歸檔。應(yīng)納入人事管理的相關(guān)文檔要及時收集，個別材料要及時歸檔，整理，裝訂。每年進行一次大范圍的檢查整理。

（二）檔案材料查（借）閱

1、人事檔案一般不允許外借。特殊情況需要借閱的，必須出具有關(guān)證明，并且保證檔案材料絕對安全，在一周內(nèi)規(guī)還。

2、人事檔案除檔案管理人員外，一般不得隨意查閱，的確需要查閱的，由人事部門及管理人員在場現(xiàn)場查閱。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞。按現(xiàn)行人事檔案管理政策，由人事部門和檔案管理人員整理裝入檔案袋密封以后，并且在封口處加蓋公章以后，方可以轉(zhuǎn)遞。

（四）檔案材料保管要保密，安全。

1、人事檔案材料的保管，堅持保密，安全，便于查找的原則。檔案卷，內(nèi)容，目錄做到規(guī)格統(tǒng)一，樣式一致。

2、人事檔案管理要注意防火，防盜，防潮，防蛀。

3、人事檔案集中放在檔案專柜，任何人不得私自保存他人檔案。

4、按照規(guī)定利用檔案，嚴禁檔案內(nèi)容泄露。

二、人事檔案管理存在的問題分析

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理不夠重視。多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是一項保管工作，對人事檔案管理工作認識程度不夠，認為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對檔案管理一項不聞不問，影響了人事檔案管理工作的正常開展。

（二）人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子技術(shù)的普及，數(shù)字化，信息化管理已廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數(shù)檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導(dǎo)致一些人事檔案材料不能及時歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個人基本情況輸入計算機，而對于一些文字材料，比如職稱論文，圖片等由于工作量大都沒有列入計算機管理，仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。

（三）人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。因而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作不及時，被動的現(xiàn)象出現(xiàn)。主要體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)材料不全面，或者有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的現(xiàn)象，不能真實準確地反映每個人的情況，人事檔案管理猶如擺設(shè)。

（四）檔案管理工作重保管，輕利用。多數(shù)檔案管理人員將大量的時間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒有幾個檔案管理者對人事檔案材料進行認真細致地分析研究，沒有建立人事記錄及人才技能庫，也就無法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支持。

三、人事檔案管理問題解決措施分析

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對人事檔案工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的保證，單位領(lǐng)導(dǎo)要認識到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

（二）信息化管理，擴大電子檔收集范圍。在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進的技術(shù)和手段管理人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化，電子化。人事檔案管理要擴大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的優(yōu)勢就是用最小的空間儲存最大容量的信息，在個人基本信息管理方面，可以逐步將個人體貌特征等錄入計算機，建立完整的個人數(shù)據(jù)信息庫；另外將個人的譯作、科研成果，著作、學(xué)術(shù)論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開發(fā)利用提供條件。

（三）注重收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著我國政治經(jīng)濟改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓(xùn)，晉升時對人事檔案的信息需求越來越多，這就需要檔案管理人員做好及時收集工作，確保檔案的權(quán)威性，真實性和有效性。

（四）人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用。改變?nèi)耸聶n案管理者的保管員的觀念。領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對人事檔案材料進行分析研究，對人事檔案進行開發(fā)利用，可建立人事記錄，通過審閱以往的人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平和能力水平的，發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿?，哪些人已?jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當某一部門有空缺時，就將及時將具有這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接對這些人進行考察鑒定，并適時選出恰當?shù)娜诉x。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。

結(jié)語：在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動性調(diào)動起來，讓管理者在工作中始終充滿激情，才能不斷發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的各種問題，進而提出創(chuàng)新建議，不斷完善我國的人事檔案管理制度，為新時期的人才管理和利用提供更好的服務(wù)。

參考文獻：

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【2】孫藝冰;;芻議人事檔案管理[J];中國城市經(jīng)濟;2011年24期

【3】譚麗珍;;和諧社會呼喚人事檔案管理制度的創(chuàng)新[J];城建檔案;2006年03期

【4】陶娟;;談高校人事檔案工作中存在的問題及對策[J];長春理工大學(xué)學(xué)報(高教版);2008年03期