發(fā)布時間：2024-03-26 09:52:48
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的城建檔案數(shù)字化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】歷史背景 檔案信息化 總體目標(biāo) 主要任務(wù)
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，計算機和人們的生活形成了越來越緊密的聯(lián)系，各類應(yīng)用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來越多的工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。檔案數(shù)字化，是城建檔案管理邁向信息化時代的必由之路。它首先可以解決存儲檔案日益空間匱乏的問題。通過對數(shù)字內(nèi)容的管理，利用采集的新的管理模式，對每一個工作環(huán)節(jié)的檔案信息進行優(yōu)化整合以及做到更加的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，這樣一來不但是可以使城建檔案資源實現(xiàn)最大化利用，更能夠?qū)崿F(xiàn)對珍貴的檔案信息長期永久保存，在使用的過程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環(huán)節(jié)從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高城建檔案的信息服務(wù)功能，使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。
一、信息管理是城市建設(shè)檔案工作發(fā)展的必然要求
城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。在我們建設(shè)領(lǐng)域時，產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用；如何保證，在信息時代城建活動中的真實歷史，作為記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢必然使得城建檔案工作走進科技時代與數(shù)字化時代。
二、對城建檔案信息化工作的指導(dǎo)思想
我國建設(shè)部城建檔案工作辦公室，根據(jù)國家城建檔案發(fā)展的需求，組織有關(guān)專家，在總結(jié)，近年來我們國家電子文件和電子檔案管理的實踐經(jīng)驗上，借鑒國際上先進的科研成果、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，制定了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》〔建辦檔（2004）39號〕、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發(fā)了關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標(biāo)準(zhǔn)的頒布和實施對全國城建檔案信息化建設(shè)起了積極的促進作用。這些《規(guī)范》和《標(biāo)準(zhǔn)》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據(jù)。
三、城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)
《全國城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃》提出要構(gòu)筑“三網(wǎng)”城建檔案內(nèi)部局域網(wǎng)、城建檔案信息上因特網(wǎng)、參與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)和“一庫”城建檔案建設(shè)信息庫的基本框架?？傮w目標(biāo)就是為社會、經(jīng)濟、城市建設(shè)的發(fā)展提供城市建設(shè)檔案數(shù)字資源信息，以滿足政府、公眾對城市建設(shè)檔案資源的需求與利用。
（一）利用現(xiàn)代信息化管理手段，以當(dāng)前建設(shè)工程項目為首，以建設(shè)工程報建開始，從而收集各個部門在工程建設(shè)過程當(dāng)中的相關(guān)方面信息（主要有報建信息、工程驗收備案情況、房地產(chǎn)預(yù)售狀況等信息），實現(xiàn)對建設(shè)工程的動態(tài)可視管理。
（二）通過城市地下綜合管線動態(tài)管理系統(tǒng)的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統(tǒng)以及建立動態(tài)地下管線數(shù)據(jù)庫的更新和管理工作做好鋪墊。
（三）建立城建檔案空間型數(shù)據(jù)庫，建立城建實物檔案的信息管理和城市空間信息管理結(jié)合為一體，為了全面實現(xiàn)城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發(fā)展空間。
（四）通過數(shù)字化建設(shè)，用于實現(xiàn)城市建設(shè)信息的遠程數(shù)字服務(wù)與利用，現(xiàn)在我們可以使用網(wǎng)絡(luò)，直接登錄城市建設(shè)信息服務(wù)，網(wǎng)站進行相關(guān)信息的調(diào)查，為社會公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時各級領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門能夠更為直接的了解城市建設(shè)的相關(guān)信息，并且，對此進行有關(guān)調(diào)查與決策，這樣就可以避免重復(fù)以及鋪張浪費的投資與建設(shè)。
（五）對城建檔案工作的內(nèi)在價值發(fā)展進行開發(fā)利用，為城市的規(guī)劃，建設(shè)與管理提供具體、準(zhǔn)確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規(guī)劃以及建設(shè)的信息中心。
四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)
對當(dāng)前高速發(fā)展的城市來講，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項極具有戰(zhàn)略意義的工程，它不單單是城市的基礎(chǔ)平臺建設(shè)工程，同時它也是城市信息化水平的提升工程，數(shù)字城建檔案館必將成為檔案館的發(fā)展的方向，建設(shè)好這樣一個工程對我們的意義重大，對社會的影響對人們將來的的生活都起到一定的作用。
（一）從城建檔案工作實際出發(fā)，充分發(fā)揮建筑規(guī)劃機構(gòu)職能
城建規(guī)劃機構(gòu)需對土地、勞動力、資金等資源根據(jù)城市發(fā)展需求進行規(guī)劃補給的綜合管理機構(gòu)，建筑規(guī)劃機構(gòu)需根據(jù)不斷發(fā)展進步社會獲取豐富、全面、準(zhǔn)確信息作為建筑規(guī)劃基礎(chǔ)，而建立完善的建筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以提高對收集資料和數(shù)據(jù)整理和歸納效率，更好對相關(guān)數(shù)據(jù)進行科學(xué)處理；筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立，可充分提升建筑規(guī)劃機構(gòu)職能發(fā)揮。
（二）加速數(shù)字化進程
建立積極開展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規(guī)劃設(shè)計者能夠知曉公眾實際喜好和需要，讓我們加強對電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)，以及電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。
（三）整合資源，優(yōu)化服務(wù)
創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫，建立基礎(chǔ)的地理信息數(shù)據(jù)庫和地下綜合管線數(shù)據(jù)庫以及規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫，同時建立最重要的竣工項目數(shù)據(jù)庫和城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫，聲像資料數(shù)據(jù)庫等等多種。
數(shù)字時代，知識經(jīng)濟呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實，建設(shè)數(shù)字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向。除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識外，還要掌握新技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展走向正軌，為現(xiàn)代化城市建設(shè)的需要，以及構(gòu)建和諧社會的需要，做出貢獻。
參考文獻：
[1]《山東省檔案條例》 2004年4月2日
[2]《城市建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定》 1987年 11月 8 日
[3]《日照市城市建設(shè)檔案管理辦法》 2008年2月3日
關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；數(shù)字化
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
1.檔案管理數(shù)字化概述
所謂的數(shù)字化信息技術(shù)實質(zhì)上就是一種集電子技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等諸多先進技術(shù)于一身的綜合性技術(shù)。受科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動，傳統(tǒng)的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這就要求我們應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化信息技術(shù)有效地應(yīng)用到電子檔案管理當(dāng)中，以此來提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎(chǔ)，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數(shù)據(jù)信息進行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案，從而能夠節(jié)省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。
此外，與傳統(tǒng)的資質(zhì)檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠全部存儲在計算機的硬盤當(dāng)中，從而并不會占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對一些檔案管理人員進行調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用電子信息技術(shù) 進行檔案管理的人員要比仍采用手工作業(yè)的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術(shù)值得大范圍推廣使用。
2.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的突出問題
2.1檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數(shù)字化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2.2缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在數(shù)字化建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理部門是主體、是基礎(chǔ)。
2.4缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級檔案管理部門現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
2.5傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進，由于計算機和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的障礙。
3.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點建議
3.1建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標(biāo)識規(guī)范的方法，等等。
3.2 建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范整理。國家出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理數(shù)字化提供法律依據(jù)。
3.3加強人才隊伍建設(shè)，儲備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實專業(yè)知識功底、較好的學(xué)術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬?，為他們提供施展才華的舞臺，使之有所作為。對已經(jīng)確定并不斷成長起來的人才，要加強培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業(yè)技術(shù)特長和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.4加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
自建設(shè)部《全國城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺，積極開展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會各界對城市建設(shè)檔案利用的需求。
3.5積極開展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓(xùn)教育活動，增強大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門做好機制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進行。
3.6要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，增強決策落實力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，落實責(zé)任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學(xué)決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務(wù)。
4.結(jié)語：
在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理是發(fā)展的大趨勢，是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。
參考文獻：
1 城市檔案信息化和數(shù)字化管理建設(shè)的重要性
在社會發(fā)展的進程中，城市也得到了極大的發(fā)展，這就使得以往的城市建設(shè)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今城市發(fā)展的需求，所以，需要嚴(yán)格的依據(jù)城市發(fā)展的需求，針對檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)進行管理，這也是城市檔案建設(shè)管理工作中的一個重要項目。而要想使得這一項目可以達到其理想的完成目標(biāo)，就需要重視以下幾點要求：
首先，就是在城市不斷發(fā)展的進程中沒想掛機呢的檔案檔案所需要存儲的信息量也在逐漸的增加。就現(xiàn)階段來說，我國城市建設(shè)檔案主要還是將紙質(zhì)檔案作為主要的檔案類別。而在城市發(fā)展的進程中，各個行業(yè)也得到了極大的發(fā)展，尤其是房地產(chǎn)行業(yè)，其發(fā)展的速度更快。這也就使得城市建設(shè)檔案的數(shù)量不斷的增加，從而為城市建設(shè)發(fā)展提供了更加豐富的參考資料，但是同時也使得城市建設(shè)檔案在管理上呈現(xiàn)出諸多的問題。
以當(dāng)前的城市建設(shè)檔案管理工作開展的具體狀況來分析，該工作在開展的過程中，選用的工作形式較為落后，這樣的落實的管理工作模式，導(dǎo)致城市建設(shè)檔案在管理上呈現(xiàn)出效率低下以及信息無法共享的難題。從而在很大程度上使得城市建設(shè)檔案資料無法及時的進行整理，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)堆積的現(xiàn)象。
面對上述狀況，就需要在對城市建設(shè)檔案管理工作進行開展的過程中，可以實現(xiàn)信息化和數(shù)字化建設(shè)管理，依據(jù)這種新型的管理方式以更好的推動城市建設(shè)檔案管理工作的開展。
其次，就是需要針對信息資源的需求量實施高效的優(yōu)化。在城市發(fā)展建設(shè)的過程中，城市無論在進行規(guī)劃還是在進行基礎(chǔ)優(yōu)化的過程中，都需要嚴(yán)格的以及建設(shè)檔案，并針對城市的發(fā)展?fàn)顩r做好相應(yīng)的記錄，以此形成建設(shè)檔案，不斷的對建設(shè)檔案中的內(nèi)容進行豐富。通常而言，在城市建設(shè)檔案中，包含的專業(yè)部門就是城市規(guī)劃以及建設(shè)等多個部門。就這一點來分析，針對開發(fā)所產(chǎn)生的信息實施良好的管理，可以使得城市建設(shè)檔案的實際效用最大限度的發(fā)揮出來，提升其應(yīng)用的價值，以更好的為城市建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。
城市發(fā)展以城市建設(shè)檔案作為載體，記錄真實的城市發(fā)展信息，為了能夠最大限度的滿足城市建設(shè)檔案管理工作的需求，就需要合理的采取相應(yīng)的措施來對城市建設(shè)檔案進行資源的重新優(yōu)化配置，使得城市建設(shè)檔案的形式更加的豐富，并且在存儲介質(zhì)上進行改進。擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的束縛，建設(shè)城市建設(shè)檔案管理的新方式，努力的實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的信息化和數(shù)字化，以最大限度的滿足現(xiàn)今城市發(fā)展的實際需求。合理的利用高新技術(shù)手段和各種新型的數(shù)碼處理技術(shù)，來有效的針對城市建設(shè)檔案實施收集、整理、整合以及利用等，確保城市建設(shè)檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)化，以更好的為城市建設(shè)和發(fā)展而服務(wù)。
2 城市建設(shè)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)管理的“三個化”功能
當(dāng)城市建設(shè)的步伐加快，也就是城市建設(shè)檔案提升的開始。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)意義上的檔案管理相比，有著很大的不同，其重點，筆者以為城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理具有“三個化”的功能，簡稱為“三化”：即館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化和檔案資源利用共享化。
一是館藏檔案數(shù)字化。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理，通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)融為一體的各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料，進行協(xié)調(diào)處理后并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲存，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實用性明顯，效率提高，這是城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)的一個核心基本點。
二是檔案管理現(xiàn)代化。城市建設(shè)檔案數(shù)字化檔案管理，不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切效能，它還包括了檔案編碼目錄和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業(yè)務(wù)工作管理、輔助立卷、檔案標(biāo)引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等一系列功能，這是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的又一個基本點。
三是城市建設(shè)檔案資源利用共享化。目前，城市建設(shè)發(fā)展，促使各種城市建設(shè)檔案的檔案資料，仍以文字形式存在于城市建設(shè)檔案這個信息空間里。要改變這種方式，從查閱到資源共享，唯一有效的辦法，就是通過信息網(wǎng)絡(luò)的傳媒作用，直接傳遞到各個用戶，從而實現(xiàn)城市建設(shè)檔案利用的信息資源共享化，完成為社會、為城市建設(shè)服務(wù)的根本目的。
3 城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化管理工作開展的可行性
一是明確城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化管理目標(biāo)。要結(jié)合我區(qū)城市建設(shè)發(fā)展需要，確定城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化建設(shè)方案，確立以數(shù)字化信息化建設(shè)，促進城市建設(shè)檔案館內(nèi)外各項工作現(xiàn)代化的實施步驟，并對城市建設(shè)檔案的數(shù)字化信息化進行長遠的規(guī)劃，使得城市建設(shè)檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)工作得以穩(wěn)步推進。
二是購置城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化管理設(shè)備。要逐步加大信息化建設(shè)的投入，每年安排一定的經(jīng)費購置電腦等現(xiàn)代管理設(shè)備，在數(shù)字化信息化建設(shè)要加大資金投入，合理建設(shè)館內(nèi)館外局域網(wǎng)，為建立現(xiàn)代化城市建設(shè)檔案管理奠定了良好的硬件基礎(chǔ)。
三是開發(fā)城市建設(shè)檔案數(shù)學(xué)化信息化管理系統(tǒng)。要建立城市建設(shè)檔案辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該系統(tǒng)涵蓋了檔案接收、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、整理等主要日常工作，以提高工作效率，滿足為全社會和城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)的需要。
城建檔案的數(shù)字化發(fā)展，可以使各項工作更趨于規(guī)范化運行，按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，形成城建檔案數(shù)字資源庫集群，并通過高速網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)互操作技術(shù)，將這些數(shù)字資源庫集群連接起來，建立數(shù)字城建檔案的數(shù)據(jù)倉庫與交換中心，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，更好地為城市建設(shè)服務(wù)。這些數(shù)字化的城建檔案信息關(guān)乎城市未來的運轉(zhuǎn)，既影響相關(guān)決策機構(gòu)的判斷與決策，更會影響到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，甚至?xí)绊懙矫總€公民的生存與發(fā)展。城建檔案的數(shù)字化發(fā)展可以使城建檔案的管理更加規(guī)范有序，更加高效快捷，更能發(fā)揮效益。城建檔案數(shù)字化發(fā)展有利于城建檔案的開發(fā)。
城建檔案的數(shù)字化給城建檔案信息的開發(fā)與利用提供了更加便利的條件，為深層次服務(wù)提供了可能。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)直接登錄城市基礎(chǔ)設(shè)施信息服務(wù)平臺進行信息查詢，不僅可以滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求、還可以對查詢結(jié)果可進行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等功能。同時，城建檔案數(shù)字化還可以支持社會各部門開發(fā)專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)或建立其他專業(yè)的信息服務(wù)平臺，如支持城市道路交通智能化、城市環(huán)境保護智能化、住宅小區(qū)智能化、城市建設(shè)管理智能化、城市生態(tài)建設(shè)或改造虛擬現(xiàn)實等。
面對新的形勢，城建檔案管理工作任務(wù)更加繁重，工作標(biāo)準(zhǔn)要求更高，需要有關(guān)人員必須要正視當(dāng)前城建檔案管理中存在的矛盾和問題，采取積極有效的應(yīng)對措施提高城建檔案管理水平。城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認(rèn)識不明確。隨著城建檔案管理機制的不斷完善，越來越多的人認(rèn)識到了城建檔案的重要作用，但有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認(rèn)識不足，特別是一些人對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認(rèn)識不足，對城建檔案數(shù)字化不重視。有的對城建檔案數(shù)字化的投入不足，有的重建設(shè)、輕檔案的思想比較嚴(yán)重，只注重工程的投資、工藝、質(zhì)量等方面的問題，對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，有的甚至沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規(guī)范的管理機制，來保障建設(shè)檔案管理的完整和齊全，導(dǎo)致移交城建檔案不配套，不完整，一定程度上影響和制約了城建檔案工作的開展。
城建檔案管理者素質(zhì)與發(fā)展要求不相適應(yīng)。雖然近年來城市化進程在不斷加快，但總體來講城建檔案管理工作起步還較晚。近年來，雖然已經(jīng)基本形成以城建檔案館為主體，以城建檔案室、建設(shè)系統(tǒng)基層檔案室和建設(shè)單位基建部門為基礎(chǔ)的城建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，但是，城建檔案學(xué)科理論和我國城市科學(xué)以及檔案學(xué)理論發(fā)展的整體水平相比，還有一段不小的距離，其中一個重要薄弱環(huán)節(jié)，就是一些從事城建檔案工作的人員，或者因為沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過城建檔案管理知識，或者半路出家，對城建檔案工作不熟悉，或者隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理設(shè)備進入了城建檔案管理的領(lǐng)域，原來從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不能適應(yīng)新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴(yán)重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。信息系統(tǒng)安全是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的瓶頸。城建檔案的數(shù)字化優(yōu)勢之一就是通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，減少重復(fù)勞動，搞資源利用效率。要依靠于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字城建檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上傳輸，而保障信息系統(tǒng)的絕對安全，是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的攔路虎，就目前來講，計算機系統(tǒng)的安全沒有一種一勞永逸的解決措施，需要將計算機系統(tǒng)的多種安全防護技術(shù)與管理措施結(jié)合使用，制定并嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度，以堵塞管理方面的漏洞，提高計算機系統(tǒng)的安全性。
隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案的載體也出現(xiàn)了磁盤、U盤、光盤等大量電子文件形式，因此傳統(tǒng)的城建檔案管理模式必須走數(shù)字化建設(shè)的道路，才能進一步適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。文章以南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館為例，分析城建檔案向著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展的策略。
關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；建設(shè)
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A
一、檔案管理數(shù)字化的概念
檔案是包括文字、圖像、聲音及其它形式的原始記錄，其內(nèi)容是國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會實踐活動中所形成的、保存的各種記錄，以備后續(xù)查看。檔案數(shù)字化建設(shè)就是把傳統(tǒng)存儲介質(zhì)的原始檔案資料利用數(shù)字化手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式進行存儲，即利用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖像、聲像等形式，利用U盤、光盤等存儲管理技術(shù)將其存儲于其它大量的存儲介質(zhì)上。數(shù)字化檔案管理可以大大提高檔案資料檢索查詢的效率，并且可以連接局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的管理網(wǎng)絡(luò)。
二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性與迫切性
首先，全球信息化發(fā)展趨勢促使城建檔案管理工作必須與新形勢相適應(yīng)，才能順應(yīng)時展要求?，F(xiàn)代社會中，越來越多的人們通過信息數(shù)字化技術(shù)獲取信息，互聯(lián)網(wǎng)幾乎成為各行各業(yè)的主要依托，城建檔案信息包含了城市建設(shè)、規(guī)劃及管理過程中所有原始的信息資源，而在信息社會中數(shù)字化建設(shè)是必經(jīng)之路。其次，城建檔案的信息形態(tài)及結(jié)構(gòu)不斷發(fā)生變化。建設(shè)工程在各個階段均離不開計算機輔助技術(shù)，施工、出圖等環(huán)節(jié)會形成大量的電子文件，CAD、CAC等技術(shù)的普遍應(yīng)用均決定了城建檔案管理工作必須進入數(shù)字時代。再次，未來信息化社會對城建檔案服務(wù)功能的要求促使其必須向著數(shù)字化方向發(fā)展。傳統(tǒng)的實體利用形式無法滿足社會對城建檔案信息檢索及應(yīng)用的需求，城市建設(shè)規(guī)劃過程中，各部門均推行信息化建設(shè)模式，在設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位會形成大量的建設(shè)電子文件，因此城建檔案管理只有采用信息化、數(shù)字化管理模式，才能與其它各相關(guān)部門工作相適應(yīng)。最后，城建檔案管理向著信息產(chǎn)業(yè)化的方向發(fā)展。實際工程中各個環(huán)節(jié)會形成大量的電子文件，如果未得到及時有效的收集，則會導(dǎo)致資源流失或重復(fù)加工。而加強城建檔案的數(shù)字化管理會促使這些電子文件、電子檔案得到更加廣泛的應(yīng)用，基于信息時代背景下，真實、長期的保存城市建設(shè)活動中的各種原始記錄，真實實現(xiàn)城建檔案成為城市建設(shè)資源庫的作用。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)重點內(nèi)容
以南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館為例，其城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重點內(nèi)容包括以下幾個方面：
（一）系統(tǒng)基本功能
首先要具備數(shù)據(jù)采集功能?；陔娮游募w檔交換平臺，利用電子文件網(wǎng)上報送系統(tǒng)多層面、多門系、多維度采集各類城市建設(shè)規(guī)劃信息，城建信息必須符合必須長期存儲、與歸檔要求相符；應(yīng)歸檔單位及時向城建檔案管理部門移交各類電子檔案，再通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)將資源檔案集中在一起，便于后續(xù)檢索、應(yīng)用，從而更好的服務(wù)于城市建設(shè)。其次，數(shù)據(jù)保存與利用功能，利用磁盤、光盤等各類技術(shù)手段，對所采集的信息進行備份、存儲；而利用數(shù)據(jù)掃描、智能檢索等功能，則可將相關(guān)信息方便、快捷的檢索出來，并實現(xiàn)及時輸出。再次，數(shù)據(jù)管理功能，即對大量原始電子檔案進行系統(tǒng)化管理，對其進行分類、排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、生成檢索目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計及自動打印輸出等，并加強數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全技術(shù)管理，利用身份認(rèn)證保密技術(shù)、詢問控制技術(shù)等，以保證電子檔案信息的安全性。最后，城建檔案的宣傳功能。充分發(fā)揮數(shù)字城建檔案的重要作用，便于公眾對城市面貌及發(fā)展歷程有所了解，將其制作成視頻、畫冊等形式，向社會宣傳城建檔案管的服務(wù)功能，使其對城建檔案工作有更多了解與支持。
（二）信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)
一方面，城建檔案信息化建設(shè)必須堅持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，參照國家信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)范與檔案行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，與南陽城建檔案館的實際情況相結(jié)合，制定統(tǒng)一的城建檔案信息化工作技術(shù)規(guī)范。另一方面，要認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》等，以保證數(shù)據(jù)規(guī)范、資源格式的統(tǒng)一。
（三）加大基礎(chǔ)性投入
城建檔案信息化建設(shè)的有效性必須依賴成熟的技術(shù)與完善的設(shè)備，因此城建檔案管理部門要向上級職能部門說明城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，獲取更多的資金支持與技術(shù)支持。具體而言，城建檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)性投入包括以下兩個部分：一方面服務(wù)器的配置要能夠滿足海量數(shù)據(jù)存儲與快速檢索利用的需求；在音頻、視頻、多媒體設(shè)備方面加大投入，提高相機的質(zhì)量，存儲卡、錄音筆等硬件設(shè)備也要保證質(zhì)量；配置計算機、移動硬盤、DVD刻錄機、光盤打印機及高速掃描儀等日常辦公必需的硬件設(shè)備。另一方面，要建立健全異地容災(zāi)系統(tǒng)，對重要數(shù)據(jù)進行容災(zāi)備份，保證計算機系統(tǒng)在受到自然災(zāi)害或網(wǎng)絡(luò)攻擊時可迅速恢復(fù)正常工作；設(shè)置計算機網(wǎng)絡(luò)化消防監(jiān)控系統(tǒng)，對溫濕度等環(huán)境配套系統(tǒng)進行完善，最大程度上保證城建檔案的安全性。
（四）信息資源建設(shè)
首先進行目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》要求建立目錄數(shù)據(jù)檢查審核制度，對目錄數(shù)據(jù)進行定期檢查，以保證數(shù)據(jù)錄入過程及錄入結(jié)果的規(guī)范性；其次，建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，普通數(shù)據(jù)庫存儲僅存儲某個文件的關(guān)鍵字，而全文數(shù)據(jù)庫則采用模糊查詢即可檢索到更多涉及到文章的內(nèi)容，從而獲取更為豐富、具體的資源信息。加快開發(fā)全文檔案系統(tǒng)和多媒體信息檢索系統(tǒng)，全文數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)符合檢索優(yōu)先原則，推薦使用通用格式。最后，加強多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對館藏珍貴、重要的影像、照片、紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。對新建歸檔資料全部進行數(shù)字化歸檔，一律使用數(shù)字化錄入歸檔保存。
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一、分析新形勢下城建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題
1、檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏資金
城建檔案數(shù)字化建設(shè)其資金來源主要是依靠財政撥款，自然而然的各地撥款也不統(tǒng)一，但是撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的現(xiàn)象，實行城建檔案數(shù)字化建設(shè)對硬件設(shè)施是有一定要求，它需要以計算機和計算機輔助設(shè)備為前提條件，只有在這個基礎(chǔ)之上相關(guān)工作才能夠順利開展，但是就目前情況來看應(yīng)用于檔案數(shù)字化建設(shè)的計算機數(shù)量相對較少，也就是說其硬件設(shè)施不能夠滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，而這也是影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的客觀因素。
2、城建檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏專業(yè)性人才
城建檔案數(shù)字化建設(shè)不同于其它專業(yè)，其是一個多專業(yè)、綜合性強的復(fù)雜系統(tǒng)工程，城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要的不僅僅是硬件設(shè)施，而且還需要綜合能力強的綜合性人才，只有這樣才能夠滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的需要。但是在實際中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的人才不能夠及時處理城建檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，甚至是出現(xiàn)兼職現(xiàn)象，人才要求不能夠與城建檔案數(shù)字化建設(shè)同步，其效用自然而然不能夠顯現(xiàn)出來?？偠灾?，人才問題與專業(yè)技術(shù)問題是影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。
3、計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題
在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)過程中，將紙張與字跡有效結(jié)合起來，既能夠保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，且紙質(zhì)檔案保存時間比較長，某種意義上來說紙質(zhì)檔案更具安全性。但是城建檔案數(shù)字化建設(shè)使用的是電子存檔，對技術(shù)設(shè)備依賴性比較強，對環(huán)境條件要求也較紙質(zhì)檔案要求高，且受諸多外界條件影響，倘若出現(xiàn)系統(tǒng)問題可能重要數(shù)據(jù)就會丟失，嚴(yán)重時系統(tǒng)癱瘓，造成不可估量的影響。
二、解決城建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨問題的對策
1、依據(jù)實際情況制定行之有效的計劃為更好開展檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件
要做好城建檔案工作其首要任務(wù)是制定行之有效的計劃，進行科學(xué)、合理規(guī)劃，將大量的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，當(dāng)然要想做好這項工作并不在短時間內(nèi)能夠完成，需要長時間不懈探索。也就要求相關(guān)工作人員做好館藏的調(diào)查工作，依據(jù)現(xiàn)有資料對其類型、載體、信息化情況做好數(shù)字化的規(guī)劃工作，貫穿城建檔案數(shù)字化建設(shè)的始終，從而加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。
2、財政部門加大對城建檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入
檔案館首先要明確自身定位，充分認(rèn)識到城建檔案數(shù)字化建設(shè)對開展相關(guān)工作的重要性，主動爭取財政部門對城建檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，將其投入的資金發(fā)揮實效，再者就是積極參與到政府?dāng)?shù)字化信息建設(shè)過程中，充分利用政府信息化資源從而為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供內(nèi)在動力，在實現(xiàn)資源共享的同時，不斷完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)，可以考慮對重要信息資源采取有償服務(wù)的方式，從某種意義上來說能夠彌補資金不足的問題，為檔案館全身心投入到城建檔案數(shù)字化建設(shè)中創(chuàng)造條件。
3、加大人才引進和人才培養(yǎng)力度
要想根本性解決人才問題只有依據(jù)自身情況制定行之有效的計劃，通過人才引進和人才培養(yǎng)，盡管處理這個問題的難度很大，但是只要采取正確的方式還是可以克服。作為檔案館首先要不定期組織相關(guān)人員進行技能培訓(xùn)，使其能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識應(yīng)用到實際工作中，再者就是與高校進行合作，檔案館為其提供實習(xí)崗位，高校為檔案館提供后備人才，只有這樣才能夠加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。再者，處理信息系統(tǒng)安全問題過程中，要通過加密、訪問受限、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段確保信息安全，倘若受外界因素干擾也能夠確保數(shù)據(jù)不被丟失，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供一個穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設(shè)的各個領(lǐng)域。城市建設(shè)包括土地管理、城市規(guī)劃、環(huán)境保護等多個方面，城建檔案作為城市建設(shè)和管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設(shè)信息中心的基地，主要負責(zé)接受和保管城市中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關(guān)資料，并將接收入館的各種城建檔案資料分類、整理、分析，為數(shù)字城市建設(shè)提供真實可靠的檔案信息。但是，近年來隨著計算機技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，城建各部門在城市建設(shè)、管理中產(chǎn)生的各種檔案，除了傳統(tǒng)載體的檔案外，還有大量的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案，傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應(yīng)信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢。因此為了提高城市建設(shè)的時效性以及適應(yīng)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，必須加快數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。
二、數(shù)字化檔案館的功能和優(yōu)點
數(shù)字化城建檔案館與傳統(tǒng)城建檔案館的最大區(qū)別就在于他是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，他的館藏是以數(shù)字化信息為主，以數(shù)據(jù)庫為檔案存儲中心，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)城建檔案信息資源的共建共享。數(shù)字城建檔案館的建立具備適應(yīng)社會需求的特殊優(yōu)勢，因此決定了它將彌補傳統(tǒng)檔案館的不足而長期存在。第一，在城建檔案信息的加工方面，傳統(tǒng)城建檔案館館藏信息經(jīng)過數(shù)字化加工處理，成為數(shù)字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機檢、機讀的信息目錄和檔案參考資料，數(shù)字城建檔案館還可以將經(jīng)數(shù)字化的深層次編研成果融入數(shù)字信息資源庫，并在網(wǎng)上，為人們提供快捷的服務(wù)。第二，在城建檔案信息資源的開發(fā)利用方面，各種載體的檔案資料將以數(shù)字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便的利用信息資源，實現(xiàn)檔案里的信息資源共享。第三，在信息傳遞方面，數(shù)字檔案的服務(wù)通過以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息傳遞。第四，在城建檔案信息資源建設(shè)方面，數(shù)字城建檔案館可與覆蓋全社會各領(lǐng)域的信息數(shù)據(jù)庫建立互聯(lián)關(guān)系，為進一步豐富檔案館館藏提供線索和可能。三、建設(shè)數(shù)字化檔案館需解決的幾個問題
在數(shù)字化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決一系列的關(guān)鍵問題。一是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。二是統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題。檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括：檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進程。三是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題。否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。四是重視復(fù)合性人才的培養(yǎng)。
四、加快城建檔案館數(shù)字化建設(shè)
數(shù)字城建檔案館不僅是對紙質(zhì)檔案、照片檔案等檔案形式的簡單數(shù)字化，也不僅是對檔案工作流程的計算機化，而是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是一個系統(tǒng)工程。因此我們應(yīng)堅持積極穩(wěn)妥、切合實際、力求實效的原則，有計劃、有步驟地加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，使城建檔案的信息化建設(shè)跟上社會信息化發(fā)展的大趨勢。
（一）加大投入，抓好軟硬件配套建設(shè)。
數(shù)字城建檔案館必須在一定的空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施上建設(shè)空間數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，才能更好的服務(wù)于城市建設(shè)。因此，必須加強城建檔案館內(nèi)部的辦公環(huán)境、現(xiàn)代化庫房及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，并根據(jù)實際需要，選擇先進、成熟的技術(shù)，做好管理軟件的開發(fā)工作，以適應(yīng)數(shù)據(jù)錄入、管理和輸出的需要，適應(yīng)城建檔案館數(shù)字化、信息化建設(shè)的需要。
（二）重視城建檔案信息資源的數(shù)字化 。
城建檔案信息資源的數(shù)字化工作,主要指館藏傳統(tǒng)(紙質(zhì))數(shù)字化和辦公自動化條件下新產(chǎn)生的電子檔案的接收管理工作。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中要遵從有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),保證數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)有合理的結(jié)構(gòu),便于維護更新,有較強的通用性,可加工性和可移植性。對傳統(tǒng)(紙質(zhì))檔案要進行規(guī)范化的有序整理,要做好城建檔案的著錄標(biāo)引工作,對城建檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化的著錄,為檔案數(shù)據(jù)通訊、網(wǎng)絡(luò)化管理提供必要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ),為各城建檔案部門開展信息交流與合作,實現(xiàn)資源共享提供便利條件。對于過去收藏的聲像檔案資源和其它相關(guān)資源要通過多媒體技術(shù)把它們轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲。
（三）加快城建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。
當(dāng)今社會是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的關(guān)鍵時期，我們應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)這個公共信息平臺，建立起城建檔案館的公共信息庫，跟上時展的步伐。要在建好檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，逐步使檔案館“網(wǎng)絡(luò)社會化”，使城建檔案信息資源搭上信息高速公路的快車，不斷為社會提供更多的檔案信息服務(wù)。
（四）加強人力資源建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字市政；城建檔案；信息化
中圖分類號： G271文獻標(biāo)識碼： A
一、前言
城市現(xiàn)代化進程的加快促使城市朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，“數(shù)字市政”和城建檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了我國城市發(fā)展的必要趨勢，數(shù)字化城市的建設(shè)和城建檔案信息化的實現(xiàn)必須秉承一定的原則，采取科學(xué)的方法。
二、“數(shù)字市政”的概念
“數(shù)字市政”是對城市發(fā)展方向的一種描述,是指數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要滲透到城市生活的各個方面,這將是世紀(jì)之交最重要的技術(shù)革命。具體的講“數(shù)字城市”是指綜合運用地理信息系統(tǒng)(GIS),全球定位系統(tǒng)(GPS),遙感(RS),多媒體及虛擬現(xiàn)實等現(xiàn)代化信息技術(shù),實現(xiàn)對城市地理、自然資源、生態(tài)環(huán)境、人口、經(jīng)濟、社會和城市設(shè)施、城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等信息的采集、更新和集成。
“數(shù)字城市”就是指在城市規(guī)劃、建設(shè)與管理以及城市生產(chǎn)與生活中,充分利用數(shù)字化信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將城市的各種數(shù)字化信息及各種信息資源加以整合并充分利用的一個技術(shù)系統(tǒng),它是一個立體的五維的空間信息管理平臺。發(fā)展“數(shù)字城市”是今后城市實現(xiàn)信息化并搶占數(shù)字地球制高點的重要方向?！皵?shù)字城市”主要有通信網(wǎng)絡(luò)平臺、軟件技術(shù)、數(shù)字信息及資源三部分組成?！皵?shù)字城市”的基礎(chǔ)平臺是一個開放、分布式的基于Internet網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的各類數(shù)據(jù)存儲、管理、更新、查詢、處理、分析的軟件系統(tǒng)?！皵?shù)字城市”的數(shù)字信息及資源主要由空間數(shù)據(jù)、屬性數(shù)據(jù)、應(yīng)用模型系統(tǒng)等組成。其空間信息資源是支撐數(shù)字城市的重要基礎(chǔ)。是數(shù)字城市運轉(zhuǎn)的能源,它主要包括各類多光譜、多時相、高分辨的城市遙感衛(wèi)星影像、航空影像,大比例尺電子地圖,有關(guān)城市人口、經(jīng)濟、社會、資源、環(huán)境、發(fā)展等與電子地圖相關(guān)的圖形、圖表和文本數(shù)據(jù)庫,核心是有關(guān)城市土地利用、城市交通、各類建筑物等各種數(shù)據(jù)。“數(shù)字城市”實際上是一個實實在在的城市綜合管理和決策系統(tǒng)。
三、“數(shù)字市政”與城建檔案信息化是“數(shù)字化市政”的基礎(chǔ)
“數(shù)字化城市”是指充分利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對城市各類信息資源進行有序有效的整合。建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的城市信息體系，建設(shè)具有統(tǒng)一信息平臺和完善的各類數(shù)據(jù)庫，對城市基礎(chǔ)設(shè)施與生活發(fā)展相關(guān)的各方面內(nèi)容進行全方位的信息化處理。建立城市地理、資源、生態(tài)、環(huán)境、人口、經(jīng)濟、社會等復(fù)雜系統(tǒng)的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理、服務(wù)與決策功能于一體的信息體系。典型應(yīng)用包括電子政務(wù)、電子商務(wù)、城市智能交通、市政基礎(chǔ)設(shè)施管理、公共信息服務(wù)、教育管理、社會保障管理、城市環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測與管理、社區(qū)管理等幾乎所有城市生活管理方面和經(jīng)濟層面。
為什么要建設(shè)“數(shù)字化城市”？因為“一個百萬人口的城市，在其他投入不變的情況下，只要數(shù)字化水平達到‘基本應(yīng)用’的程度時GDP就可以增加2.5~3倍，城市的形象和競爭力也將得到大幅度的提升”——這是專家研究后得出的結(jié)論。
城市是社會生產(chǎn)和生活的載體，而市政基礎(chǔ)設(shè)施是城市機體保持旺盛生命力的動脈和血管。城市信息化離不開市政基礎(chǔ)設(shè)施及其檔案資料等的信息化。這就像再先進的汽車引擎離不開最基本的燃油來驅(qū)動。在用數(shù)字化手段調(diào)控城市、預(yù)測城市、監(jiān)管城市的過程中首先要進行各種信息、數(shù)據(jù)的獲取、分析和應(yīng)用，這就對基礎(chǔ)的城建檔案信息源、數(shù)據(jù)源提出了較高的要求。
在技術(shù)層面上，要求城建檔案信息源、數(shù)據(jù)源要與整個“數(shù)字化城市”系統(tǒng)相匹配，使城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)在自成體系的前提下，又能成為城市公共服務(wù)信息平臺的組成部分；而“數(shù)字市政”在此又成為城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的并列系統(tǒng)或子系統(tǒng)，為整個城市大系統(tǒng)提供市政基礎(chǔ)設(shè)施運行和管理的同步信息支持。在質(zhì)量層面上，各類基礎(chǔ)信息源的質(zhì)量水平對城市信息體系運行、分析、決策的質(zhì)量有著決定性的影響。城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)有責(zé)任、有義務(wù)提供涵蓋城市規(guī)劃、城市勘測、城市建筑、城市園林、城市環(huán)保、城市人防、市政公用、地下管線等30多個專業(yè)的高質(zhì)量數(shù)字化信息。在深度上，包含時間深度和技術(shù)深度兩個方面。城建檔案信息網(wǎng)的建設(shè)不能貪大求全，而應(yīng)當(dāng)遵循“可能與實用”的原則，要有一個取舍與篩選的過程，并不是年代越久就越好，也不是子目越細質(zhì)量就越高，而是針對不同的使用層次和不同的使用對象，對檔案資料深度的要求是根本不同的。
有效的信息其實都是“精心設(shè)計的結(jié)果”，任何好的數(shù)據(jù)庫或信息源必須要不斷進行改進和維護，建立起可持續(xù)發(fā)展的信息優(yōu)化更新機制。這也是“數(shù)字市政”和城建檔案信息化建設(shè)過程中須遵循的原則。
四、“數(shù)字市政”與城建檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展
“數(shù)字市政”與城建檔案信息化建設(shè)的實施過程中，也存在著相互適應(yīng)，相互協(xié)調(diào)的問題。系統(tǒng)與軟件的協(xié)調(diào)。任何形式的數(shù)據(jù)庫都必須通過信息軟件所設(shè)置的O/A端口接入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（局域網(wǎng)或城市建設(shè)服務(wù)網(wǎng)站等），建設(shè)中從一開始就應(yīng)避免各自為政、自成體系的“閉門造車”式發(fā)展，而要在精心規(guī)劃的基礎(chǔ)上，按照“數(shù)字化城市”的發(fā)展要求自覺納入地區(qū)發(fā)展的“總盤子”中分段實施，使“數(shù)字市政”與城建檔案信息系統(tǒng)能夠兼容并蓄、“強強發(fā)展”。分階段實施中的相互協(xié)調(diào)?！皵?shù)字市政”與城建檔案信息系統(tǒng)都存在一個分步實施、逐步完善的現(xiàn)實問題：一方面是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的發(fā)展決定了系統(tǒng)不斷完善的階段性和持續(xù)性；另一方面是任何一個信息系統(tǒng)的建立都不可能在一夜之間“一蹴而就”，而只能是按照“必須和可能”的原則逐步實施和推進。對數(shù)據(jù)采集精度與深度方面的要求。“數(shù)字市政”與城建檔案信息系統(tǒng)在此有著不同的側(cè)重偏向：“數(shù)字市政”系統(tǒng)對生產(chǎn)、管理、維護工作中經(jīng)常性、反復(fù)性使用的信息，偏重于實用性的要求來建立。比如，運用數(shù)字化手段對某橋梁進行監(jiān)測維護時，著重于關(guān)注橋梁各部位的標(biāo)高變化、水平位移、構(gòu)件變形、混凝土和鋼筋的腐蝕狀況等與橋梁全壽命期間有關(guān)的工程數(shù)據(jù)，至于具體的檢測方法、計算過程、論證情況等可能僅以紙質(zhì)資料的形態(tài)存在而不進入數(shù)據(jù)庫。因此，城建檔案信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)適時適宜地對“數(shù)字市政”信息系統(tǒng)的完整性和準(zhǔn)確性提出要求，做到對數(shù)據(jù)的采集“篩而不棄、舍而不漏”，兩者兼顧。
五、“數(shù)字市政”與城建檔案信息化管理的要點
數(shù)字化城市管理檔案的重要性要求我們必須做好數(shù)字化城市管理檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。
“以人為本”，充分發(fā)揮人的主觀能動性，做好數(shù)字化城市管理檔案的管理工作。
一是加強對數(shù)字化城市管理檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將數(shù)字化城市管理檔案的有關(guān)信息傳播出去，特別是建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺——數(shù)字化城市管理檔案專業(yè)網(wǎng)站，明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé)，讓大家都來了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機互通，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時溝通信息，完善數(shù)字化城市管理檔案的管理工作。
二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍?，F(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的數(shù)字化城市管理檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對內(nèi)，數(shù)字化城市管理檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對外，定期舉辦數(shù)字化城市管理檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。實踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好數(shù)字化城市管理檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對數(shù)字化城市管理檔案的管理能力，對數(shù)字化城市管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進作用。
三是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作。重點工程建設(shè)項目是城市經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國計民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動做好對重點工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出新路子。
六、結(jié)束語
綜上所述，“數(shù)字市政”與城建檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要抓住建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)數(shù)字化城市和城建檔案信息化建設(shè)的步伐，做好建設(shè)過程中的管理工作，加快數(shù)字化城市的實現(xiàn)，提高城建檔案的管理水平。
【參考文獻】
