發(fā)布時間：2023-07-03 16:07:37
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的村級檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、當(dāng)前我國基層檔案管理工作存在的問題
第一，基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠。一些基層單位對檔案管理工作不夠重視，過于關(guān)注經(jīng)濟(jì)、科技等直接效益和物質(zhì)效益，而忽視了檔案管理工作的間接效益、社會效益。一些基層單位沒有擺正檔案管理工作的位置，檔案管理人員服務(wù)態(tài)度散漫、敷衍塞責(zé)，檔案存放庫房混亂不堪、諸多有價(jià)值的檔案資料隨處擺放，這些都是長期阻礙我國基層單位檔案管理工作健康、成熟發(fā)展的不利因素。更有甚者，一些村級單位和民辦企業(yè)甚至沒有建檔意識，檔案管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)。
第二，基層單位依法治檔觀念較為缺乏，使檔案管理工作的開展受到阻礙。盡管我國在1987年就已出臺《檔案法》，但是一些基層單位尤其是少數(shù)民族地區(qū)、偏遠(yuǎn)貧困山區(qū)對《檔案法》的認(rèn)識不足，依法治檔觀念不夠深入人心，違反檔案法的行為層出不窮，造成許多有歷史價(jià)值和社會價(jià)值的檔案材料的遺失與損毀。
第三，基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠，檔案管理能力不足。當(dāng)前，我國政府機(jī)關(guān)、高等院校以及大型企事業(yè)單位普遍配備有專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員，而在一些基層單位中存在著檔案管理人員數(shù)量不夠、專業(yè)素質(zhì)較差、檔案管理能力較低等情況，甚至一些所謂“檔案管理員”是從其他行政崗位調(diào)劑上崗，對于檔案整理、歸檔、查找、維護(hù)等業(yè)務(wù)一知半解，僅僅充當(dāng)著資料保管員的角色。
第四，基礎(chǔ)單位檔案管理資金不夠、設(shè)施較差。許多基層單位由于欠缺開展檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，出現(xiàn)了檔案庫房設(shè)施陳舊、防霉防潮等檔案維護(hù)體系不健全等情況。甚至一些基層單位將檔案庫房與行政人員的辦公室合并以節(jié)省開支，這樣不僅不利于檔案管理工作開展，同時也影響檔案安全性及保密性。
二、加強(qiáng)基層檔案管理水平的措施
針對基層檔案管理工作中存在的問題，筆者認(rèn)為有必要提出一定的完善措施，包括政府機(jī)關(guān)加大宣傳及監(jiān)督力度、嚴(yán)格落實(shí)依法治檔的理念、健全基層檔案管理機(jī)制、加大基層單位檔案管理人員上崗培訓(xùn)力度以及逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，從而切實(shí)提高我國基層檔案管理水平，使基層檔案管理工作健康、有序發(fā)展，現(xiàn)具體闡述如下：
第一，加大宣傳及監(jiān)督力度，增強(qiáng)基層單位檔案管理意識。針對當(dāng)前普遍存在的基層檔案管理工作重視程度不足的情況，應(yīng)加大檔案管理工作的宣傳力度及監(jiān)督力度，通過報(bào)紙雜志、電視廣播、微博微信等多種形式宣傳加強(qiáng)基層檔案管理工作的重要性及迫切性，同時通過行政文件等形式督促基層單位檔案管理工作的開展，使基層單位重視檔案管理工作，從而有效消除一些基層單位檔案工作的空白。
第二，嚴(yán)格落實(shí)依法治檔的理念，對違反《檔案法》的行為予以追責(zé)。在實(shí)際工作中，基層單位及檔案管理人員必須熟知檔案法律法規(guī)及規(guī)章制度，積極貫徹落實(shí)依法治檔的理念，依照法律規(guī)定及法律程序進(jìn)行檔案管理工作。此外，上級檔案管理部門也要做好基層檔案管理工作的年檢年審工作，對違反《檔案法》的行為進(jìn)行追責(zé)，確保基層檔案管理工作在法律的軌道內(nèi)開展。
第三，健全基層檔案管理機(jī)制，程序化開展工作。在基層檔案管理工作中，必須建立一套體系完整、科學(xué)合理的管理機(jī)制，明確并細(xì)化各工作人員的職責(zé)，制定規(guī)范化的檔案管理流程，包括檔案的建立、維護(hù)、查找、利用以及交接等，并將檔案管理工作流程公示宣告，以便相關(guān)人員工作的開展。
第四，加大基層單位檔案管理人員上崗培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)及管理能力。當(dāng)今社會是一個瞬息萬變的社會，檔案科技化、信息化的時代已經(jīng)到來，檔案管理方式、方法也必須不斷更新，這對檔案管理人員提出了新的要求。由此可見，必須積極提高基層檔案管理人員專業(yè)知識及專業(yè)技能。具體而言，一方面可以鼓勵檔案管理人員參加函授學(xué)習(xí)，另一方面必須加大上崗培訓(xùn)力度，如安排其至高等院校、大中型企事業(yè)單位進(jìn)行短期培訓(xùn)等。在加大培訓(xùn)力度的同時，積極做好職務(wù)評聘工作，堅(jiān)持持證上崗制度，切實(shí)提高檔案管理人員素質(zhì)。
第五，加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。一定的資金支持是做好基層檔案管理工作的物質(zhì)保障，加大資金投入不僅可以改善檔案管理設(shè)施，而且對于改善檔案管理人員工資待遇，發(fā)揮其主觀能動性大有裨益，同時還可以積極推進(jìn)檔案科研工作進(jìn)程，提高檔案管理水平。
第六，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，適應(yīng)時展需求。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息時代的到來，文件電子化、辦公自動化的趨勢愈加明顯，檔案信息化的進(jìn)程進(jìn)一步加快。當(dāng)前，在基層檔案管理工作中，必須以科學(xué)規(guī)范的紙質(zhì)檔案制度為基礎(chǔ)不斷向電子檔案機(jī)制發(fā)展，做好專業(yè)素質(zhì)過硬的人才儲備工作以及建設(shè)電子檔案所需設(shè)施的配備工作，同時要加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，確保基層檔案管理工作高效、有序開展。
第七，多角度綜合利用檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展提供信息參考。為了促進(jìn)基層檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，在具體工作中，必須做到以下幾點(diǎn)：首先，對檔案進(jìn)行普查，剔除重復(fù)檔案，提高檔案管理效率。其次，對檔案進(jìn)行重新組合，對內(nèi)容繁雜、組卷過厚的檔案進(jìn)行重組，將互有關(guān)聯(lián)的檔案文件相互組合，對無頁碼、無目錄、無標(biāo)題的“三無”檔案補(bǔ)充填寫，確保檔案的規(guī)范化、合理化。再次，規(guī)范檔案題名，以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行命名，積極提高檔案檢索的查準(zhǔn)率，防止檢索時識別不清、“題”不對“案”的情形出現(xiàn)。最后，根據(jù)工作需要，具體情況區(qū)別對待，積極豐富基層檔案檢索方式，編制多元化的檢索手段，例如制定全宗卷、案卷目錄、匯編、全引目錄、專題目錄、著錄卡片等多種檢索方式。在對現(xiàn)有檔案進(jìn)行整理歸檔時，以方便檢索為目的、以規(guī)范檔案為重點(diǎn)，運(yùn)用多元化方式開展基層檔案管理工作，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策以及業(yè)務(wù)開展提供信息參考。
三、結(jié)語
［關(guān)鍵詞］檔案管理；存在問題；對策
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.037
［中圖分類號］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2013）02-0080-02
檔案管理工作是當(dāng)前血站管理中的一個重要組成部分，隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，有著獨(dú)特的重要意義。重視血站檔案管理，科學(xué)地積累完整的檔案資料，是血站服務(wù)管理的一個重要環(huán)節(jié)。血站發(fā)展的歷程中的原始記錄和權(quán)威憑證，同時也是血站管理發(fā)展不可分割的重要組成部分。面對日益深化的醫(yī)療衛(wèi)生改革，血站檔案管理如何創(chuàng)新，如何適應(yīng)新的形勢，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是醫(yī)療衛(wèi)生戰(zhàn)線檔案工作者所面臨的新任務(wù)、新課題。它將影響和推動醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，同時，也是醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)保持蓬勃生機(jī)和持久生命力的力量所在。
1 當(dāng)前血站檔案管理中存在的問題
（1）檔案管理意識不強(qiáng)，檔案利用率不高在檔案收集管理中，部門領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題，認(rèn)識不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
（2）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，血站檔案管理分散，缺乏信息資源整體性。由于管理制度的不完善，一些有價(jià)值的文獻(xiàn)資料得不到及時的收集、整理，有的檔案雖然收集了，但卻忽視了信息的利用。
（3）檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。檔案管理工作投入未列入到行政預(yù)算中，同醫(yī)療投入沒有可比性。檔案室用房面積、設(shè)備投入、網(wǎng)絡(luò)化管理都嚴(yán)重不足。目前，區(qū)級以下血站及衛(wèi)生社區(qū)服務(wù)中心在檔案管理中存在停留在手工收集、整理、信息量小、不利于檔案的收集利用和開發(fā)。
（4）檔案管理人員兼職多、素質(zhì)參差不齊。目前，從事血站、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理人員都是兼職人員，缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員配備，這些檔案人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度、年齡等方面都參差不齊。由于身兼數(shù)職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中，難以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展。
（5）檔案交接手續(xù)不嚴(yán)格。①檔案交接不及時，一些血站領(lǐng)導(dǎo)對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)；不親自到場進(jìn)行監(jiān)交指導(dǎo)，把檔案交接當(dāng)做事務(wù)性工作，看成是檔案人員之間的事，有的只是檔案室的鑰匙交接，不實(shí)地進(jìn)行卷中核對。②交接手續(xù)不嚴(yán)密。移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，忽視了檔案交接工作重要內(nèi)容和基本要求。
2 改善血站檔案管理的對策
2．1 強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化手段是增加資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。
設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。根據(jù)血站的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的血站，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，站際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動血站各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。
2．2 更新思想觀念
（1）要改變舊的管理模式，樹立新的管理理念。血站檔案管理部門，要努力沖破阻礙創(chuàng)新發(fā)展的思維和理念，改變束縛創(chuàng)新發(fā)展的做法和規(guī)定。把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，延伸檔案工作觸角，增強(qiáng)檔案工作滲透性，盡快建立適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生改革需求的檔案管理新模式，建立科學(xué)的檔案管理方法和模式，以適應(yīng)衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療的需求。
（2）提高認(rèn)識，做好充分的準(zhǔn)備。管理理念和服務(wù)模式的創(chuàng)新，直接影響著衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療實(shí)際工作效果。作為血站檔案工作者，要緊跟時代步伐，既不能死抱著傳統(tǒng)不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向。電子檔案的出現(xiàn)，信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體的保管等等，都亟待我們檔案工作者去認(rèn)識、去解決。
（3）轉(zhuǎn)變思想。①從過去的服務(wù)轉(zhuǎn)變成為血站的三個文明建設(shè)服務(wù)；②從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動開發(fā)檔案信息資源為利用者服務(wù)；③從重保管、輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)楸９堋⒗谩皟墒肿ァ?、“兩手硬”?/p>
2．3 創(chuàng)新管理制度
任何管理制度都不可能一成不變，過去的檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)時代的發(fā)展，甚至成為前進(jìn)路上的障礙。在目前采用電腦信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，一些單位還在投入大量精力，編制日常工作中幾乎沒有用處的卡片檢索工具，這些具體實(shí)際問題，都應(yīng)該隨著時代進(jìn)步而加以改革創(chuàng)新。要廣泛應(yīng)用檔案管理信息軟件，從繁重的工作中解脫出來，在不涉及單位機(jī)密、不影響個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多的檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。
2．4 創(chuàng)新管理手段
為適應(yīng)社會信息對檔案工作的新要求，檔案部門應(yīng)在繼承傳統(tǒng)管理方式科學(xué)成分的同時，積極采納和吸收國內(nèi)外先進(jìn)的管理手段和方法，與時俱進(jìn)，積極突破與時展不相適應(yīng)的工作理念和工作模式。在實(shí)際工作中，可以采用目標(biāo)管理、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式和措施，加強(qiáng)血站檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員素質(zhì)和工作效率、調(diào)動檔案工作人員積極性，從而促進(jìn)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前形勢，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展服務(wù)。在實(shí)行檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式、方法的同時，要根據(jù)檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展和認(rèn)識水平的提高，及時調(diào)整檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)的總體布局，及時修訂目標(biāo)條款要求，賦予目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)以新的內(nèi)容，進(jìn)一步優(yōu)化目標(biāo)管理體系，完善業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)更具生機(jī)與活力。
2．5 創(chuàng)新服務(wù)方式
血站檔案工作者要在實(shí)際工作中尋求機(jī)遇，在服務(wù)上，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，把檔案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動態(tài)管理。充分利用檔案信息和現(xiàn)行文件資源優(yōu)勢，進(jìn)行科學(xué)整合。
2．6 創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容
（1）血站的檔案工作人員要根據(jù)本部門檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對象，按照有關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價(jià)值的檔案，不斷擴(kuò)展檔案門類，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。構(gòu)造和完善涵蓋血站各個部門或者其中數(shù)個部門的電子數(shù)據(jù)庫，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、資源共享。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)筑一個檔案信息查詢平臺，使檔案查詢更加便利，并且不受時間、空間限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)路查詢、遠(yuǎn)程查詢，變實(shí)物檔案室為虛擬電子檔案室等。
（2）要在檔案質(zhì)量上下功夫，樹立精品意識、特色意識。要有針對性地收集有保存價(jià)值并具有地方特色的檔案，使檔案部門真正成為血站各項(xiàng)工作的信息來源和決策助手。
主要參考文獻(xiàn)
[關(guān)鍵詞] 農(nóng)業(yè) 科技檔案 管理工作 利用
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1003-1650（2016）10-0113-01
科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料，這些材料不僅是科技服務(wù)的憑證和參考，而且對以后科技的發(fā)展也具有重大的影響作用?？萍紮n案的管理是農(nóng)業(yè)科技推廣部門的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是農(nóng)業(yè)科技推廣的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的管理對提升農(nóng)業(yè)科技水平、農(nóng)業(yè)新技術(shù)的儲備有著重要意義。
1 農(nóng)業(yè)科技檔案工作的重要作用
1.1 為農(nóng)業(yè)推廣工作提供參考。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動具有很強(qiáng)的繼承性和連續(xù)性，因此農(nóng)業(yè)科技檔案在歸檔之后，仍具有現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值。而且農(nóng)業(yè)科技檔案包含了有價(jià)值的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、試驗(yàn)方法以及試驗(yàn)成果，是前人智慧結(jié)晶和辛勤勞動的成果，為后來從事農(nóng)業(yè)技術(shù)服務(wù)的人員提供理論支撐。
1.2 能夠提高農(nóng)業(yè)推廣的效率。隨著科技的發(fā)展，農(nóng)業(yè)新技術(shù)也在不斷的發(fā)展，一方面會形成大量的農(nóng)業(yè)科技檔案，另一方也需要查閱應(yīng)用農(nóng)業(yè)科技檔案。農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣人員在下鄉(xiāng)調(diào)研生產(chǎn)實(shí)際后，通過查閱農(nóng)業(yè)科技檔案資料，了解掌握以前的推廣成果，借鑒前輩的推廣經(jīng)驗(yàn)，拓展自己的思路，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，制定合理的方案，進(jìn)行試驗(yàn)示范，促進(jìn)新技術(shù)、新品種的推廣，在為農(nóng)服務(wù)的過程中少走彎路，提高工作效率，提高農(nóng)業(yè)生產(chǎn)力。
1.3 有利于保護(hù)農(nóng)業(yè)知識產(chǎn)權(quán)。21世紀(jì)不僅是一個知識經(jīng)濟(jì)的世紀(jì)，同時也是一個知識產(chǎn)權(quán)制度發(fā)揮作用的世紀(jì)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理已經(jīng)成為農(nóng)業(yè)科研及推廣部門知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的一項(xiàng)重要手段。農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣活動的真實(shí)記錄，是農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣試驗(yàn)示范成果的寶庫，沒有它的不斷豐富和更新，農(nóng)業(yè)科技成果就失去了發(fā)展和生存的土壤。在農(nóng)業(yè)科技知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)中，農(nóng)業(yè)科技檔案為保護(hù)農(nóng)業(yè)知識產(chǎn)權(quán)提供法律支持并起到憑證作用。通過加強(qiáng)保護(hù)農(nóng)業(yè)技術(shù)知識產(chǎn)權(quán)，使農(nóng)業(yè)技術(shù)試驗(yàn)成果更好的運(yùn)用到生產(chǎn)實(shí)際中，更好的為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)進(jìn)行服務(wù)，促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的可持續(xù)發(fā)展。
2 農(nóng)業(yè)科技檔案存在的問題
2.1 對農(nóng)業(yè)科技檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對農(nóng)業(yè)科技檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，而且農(nóng)業(yè)科技檔案工作并不能為單位帶來立竿見影的效益，對農(nóng)業(yè)科技檔案工作重視程度不夠，導(dǎo)致其流失和不完整。
2.2 管理力量薄弱，管理水平不高。農(nóng)業(yè)科技答案管理水平與管理人員的專業(yè)性分不開。目前，很多檔案管理人員對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，缺少時間和精力參加系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
2.3 農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度不健全。農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作發(fā)展歷史悠久，但大部分單位科技檔案管理不規(guī)范，沒有建立健全科技檔案管理規(guī)章制度。農(nóng)業(yè)科技人員和管理人員對建立農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性認(rèn)識不足，對農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理、歸檔不是十分清楚，造成把關(guān)不嚴(yán)和歸檔不完整。
3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的對策
結(jié)合農(nóng)業(yè)科技推廣的特點(diǎn)，建立完善的農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度，大力宣傳農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性，更新檔案管理人員以及科技人員的觀念，提高其檔案意識，改變只重視檔案收藏保管，忽視開發(fā)利用的現(xiàn)狀，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，發(fā)揮它的技術(shù)效應(yīng)和社會經(jīng)濟(jì)效益，充分體現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的使用價(jià)值，提高科技人員將材料歸檔的積極性。加強(qiáng)檔案管員隊(duì)伍建設(shè)，明確農(nóng)業(yè)檔案在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中的重要地位和作用，把農(nóng)業(yè)科技檔案看做農(nóng)業(yè)知識的寶庫，提高專業(yè)知識水平，了解各種作物種植、生長變化規(guī)律和新品種適宜栽培的區(qū)域，為農(nóng)業(yè)科技檔案的利用和宣傳做好準(zhǔn)備。
參考文獻(xiàn)
[1] 鄭小花. 開發(fā)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村科技檔案資源淺析[J]. 海南檔案， 2000（2）.
[2] 付華娟.關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的若干思考[J].種子科技，2009（7）：10-11
[3] 周桂華， 等.淺談新形勢下農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問題與對策[J]. 農(nóng)業(yè)科技管理， 2005（1）.
1.1 管理意識薄弱，檔案利用率低。檔案管理在社會生活和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用十分重要，有效地利用檔案資源，可以為社會帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，也能促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的高速發(fā)展。在基層醫(yī)院檔案管理工作中，許多負(fù)責(zé)人認(rèn)為，檔案管理工作不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只是對檔案進(jìn)行簡單的收集整理和存放保管，看不到檔案的利用價(jià)值，檔案管理意識薄弱，缺乏對檔案管理工作的足夠重視，在利用檔案為醫(yī)院管理工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)等方面的認(rèn)識不足，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)程，使多數(shù)檔案不能發(fā)揮其功效。
1.2 檔案管理制度不健全。目前，在檔案管理方面，除了專門的檔案管理部門之外，一些大的企事業(yè)單位在檔案管理方面都存在著許多問題。許多基層醫(yī)院基本上沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有系統(tǒng)地學(xué)過檔案管理方面的知識，業(yè)務(wù)上不合格，往往不能做到“專人專崗”，導(dǎo)致檔案管理工作不精細(xì)、不正規(guī)。另一方面，缺乏嚴(yán)格的考核，管理體制不夠健全，或者制定有相關(guān)的管理制度，但執(zhí)行不力，形同虛設(shè)，缺乏監(jiān)管。由于人力、財(cái)力投入不足，使得檔案管理混亂，檔號編輯上不規(guī)范，案卷標(biāo)題書寫紊亂，影響檔案的使用和查閱。
1.3 檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足，檔案檢索效率不高。許多基層醫(yī)院對檔案管理必備的硬件設(shè)施投入不到位，沒有設(shè)立專門的檔案室。或者，即便有檔案室，但庫房雜亂狹窄，“八防”設(shè)備不配套等，造成檔案材料霉變，甚至缺損不完整等檔案損毀的現(xiàn)象?；鶎俞t(yī)院檔案缺乏現(xiàn)代化的管理手段，對于檔案的檢索利用率不高，只是將歸檔材料基本信息簡單錄入，并將其以電子化的形式保存，并沒有系統(tǒng)地進(jìn)行檔案的編排和整合，不利于檔案及時有效地檢索。
1.4 檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。目前，基層醫(yī)院檔案管理工作人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)偏差、年齡偏大、綜合素質(zhì)偏低等缺陷，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案管理的需要。同時，醫(yī)院管理層對檔案工作的不重視，也導(dǎo)致從事檔案管理的人員對工作缺乏熱情和積極性。大部分基層醫(yī)院的檔案管理人員均沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理知識的培訓(xùn)，檔案資料的收集、整理及檔案的保管、利用、開發(fā)等業(yè)務(wù)不熟悉。
2 提高基層醫(yī)院檔案管理效率的對策
2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案管理工作。想徹底改變基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，要把檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議程，與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同規(guī)劃、同發(fā)展，在財(cái)力、人力、物力等各方面給予適當(dāng)政策傾斜。要加大檔案管理的宣傳力度，提高各級部門對檔案管理工作的認(rèn)識，使檔案管理工作得以順利進(jìn)行。檔案管理人員要樹立大局觀，加強(qiáng)主動服務(wù)意識，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息服務(wù)，使得檔案工作的認(rèn)可度和影響力得到提升。
2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)社會化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工管理向現(xiàn)代信息化管理邁進(jìn)，這是時代的召喚和需求。因此，檔案管理應(yīng)和信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等結(jié)合起來，才能和現(xiàn)代信息社會的發(fā)展相配套。這就要求基層醫(yī)院檔案管理部門積極推動檔案電子信息化進(jìn)程，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。檔案信息化管理使檔案從原來的封閉式、分散式走向開放式，形成一體化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，達(dá)到檔案信息資源開發(fā)利用的效益，提高辦公效率。
關(guān)鍵詞：病例檔案管理;觀念;設(shè)備;人才培養(yǎng)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的醫(yī)療水平大幅度提升，我國衛(wèi)生工作不斷改革，醫(yī)院發(fā)展儼然已經(jīng)進(jìn)入了一個新的時期。病歷檔案作為醫(yī)院的重要組成部分，其管理在醫(yī)學(xué)科學(xué)體系中同樣占據(jù)重要的地位。目前，我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革正處在關(guān)鍵的時期，伴隨其不斷的發(fā)展，不僅醫(yī)護(hù)人員的自我保護(hù)意識有所增強(qiáng)，患者的法律意識也在明顯地提升，病歷檔案在醫(yī)療活動中的地位和作用日益凸顯，已成為醫(yī)院管理工作中不容小覷組成部分。本文現(xiàn)將針對這一現(xiàn)狀對醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題進(jìn)行簡單的分析，并提出相應(yīng)的解決措施。
一、醫(yī)院病歷檔案管理的現(xiàn)狀
1、觀念陳舊
病歷檔案作為醫(yī)院的重要信息與寶貴財(cái)富，其管理也是一門獨(dú)立的專業(yè)學(xué)科。隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，病案工作的潛力越發(fā)地彰顯出來，受到醫(yī)學(xué)界廣泛關(guān)注。但是，我國的病案管理起步相對較晚，很多地方存在欠缺，尤其是在管理方面。有很大部分的醫(yī)院工作者對病案工作的認(rèn)識存有偏見。他們簡單地認(rèn)為病案管理僅僅是對病例檔案的收集、整理、借出與歸還。所以往往安排“老弱病殘”人員或者沒有醫(yī)學(xué)檔案管理知識人進(jìn)行病案的管理工作。再加上對計(jì)算機(jī)知識的缺乏，從而導(dǎo)致了病案管理工作進(jìn)行不容樂觀。此外，由于我國目前具有病案管理專業(yè)的院校較少，以至于病歷檔案專業(yè)人員具有“三少三多”的特點(diǎn)，即高學(xué)歷的少，參加過病歷檔案專業(yè)正規(guī)培訓(xùn)的少，年輕人少；中專的多，醫(yī)院臨床與醫(yī)護(hù)人員半路改行的多，大齡體弱的多。無疑，這些問題將阻礙病歷檔案管理的正常發(fā)展，直接影響著病歷檔案管理的質(zhì)量，是大部分醫(yī)院病歷檔案管理工作中所面臨的主要難題。
2、病歷檔案質(zhì)量差，可利用資源信息貧乏
眾所周知，醫(yī)院醫(yī)療信息的主要載體是病歷檔案。如今病歷檔案已經(jīng)成為了質(zhì)量評價(jià)與管理水平的主要依據(jù)。但是仍有很多醫(yī)護(hù)人員在工作當(dāng)中采用流水記賬法、沒有明確的診斷、不按規(guī)定記錄病情，不及時跟蹤治療情況，使用不規(guī)范的醫(yī)學(xué)術(shù)語、書寫病歷時不認(rèn)真、字跡凌亂，從而導(dǎo)致了病歷檔案在多處地方存在嚴(yán)重的質(zhì)量問題。
3、設(shè)備陳舊問題嚴(yán)重
科技時代早已到來，但是醫(yī)院的病歷檔案管理方面對高科技技術(shù)應(yīng)用卻是不夠普及的，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還不夠完善。陳舊的管理設(shè)備嚴(yán)重阻礙了病歷檔案管理的發(fā)展?？梢姡O(shè)備與技術(shù)的更新是十分必要的。
二、病歷檔案管理的改進(jìn)措施
1、加強(qiáng)人才培養(yǎng)
應(yīng)該改變傳統(tǒng)的觀念，重新認(rèn)識病歷檔案管理工作不是簡單的對病歷檔案的收集、保管、編目與統(tǒng)計(jì)。病歷檔案作為醫(yī)院的信息中心，其管理要求醫(yī)護(hù)人員要全面掌握專業(yè)知識，并且能夠與高科技融為一體。由此，發(fā)展病歷檔案管理教育已勢在必行。
(1)設(shè)置具有病歷檔案管理專業(yè)的院校，培養(yǎng)專業(yè)的病歷檔案管理人才。
(2)定期進(jìn)行病歷檔案管理人員的在職培訓(xùn)。并制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)與培訓(xùn)內(nèi)容，經(jīng)常擴(kuò)充專業(yè)知識，使病歷檔案工作不在盲目。
(3)加強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員職業(yè)道德與素質(zhì)的培養(yǎng)。要求醫(yī)護(hù)人員具有強(qiáng)烈的自覺性與責(zé)任感。
(4)學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的管理技術(shù)，并結(jié)合我國的特點(diǎn)，培養(yǎng)出新一代高素質(zhì)、高層次、高質(zhì)量的專業(yè)人才。
2、按照國家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一設(shè)定病歷檔案
比如建立全國各醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并使用統(tǒng)一的病歷檔案管理軟件；建立詳細(xì)疾病名稱、手術(shù)名稱和中毒損傷外部原因標(biāo)準(zhǔn)；建立主要檢查和治療項(xiàng)目的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫。
3、合理地分設(shè)專業(yè)小組
(1)住院病歷檔案組：主要負(fù)責(zé)回收、整理、裝訂、補(bǔ)缺補(bǔ)漏、病歷檔案的各種登記、借閱、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。
(2)編目組：主要負(fù)責(zé)出院病歷檔案的疾病診斷和手術(shù)操作名稱的分類、編目、編碼工作，并做好檢索工作。
(3)質(zhì)量控制組：主要負(fù)責(zé)制訂切實(shí)可行的病歷檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其評價(jià)方法。以病例質(zhì)量為單元，對醫(yī)務(wù)人員開展病歷檔案質(zhì)量教育，做好病種質(zhì)量的管理，以多種形式強(qiáng)化病歷檔案書寫的要求和規(guī)定,認(rèn)真檢查病歷檔案書寫質(zhì)量。
(4)隨診組：主要負(fù)責(zé)病人的隨診管理，例如：通訊隨診、反饋信件、醫(yī)療咨詢、社區(qū)服務(wù)等一些跟蹤服務(wù)。
(5)計(jì)算機(jī)組：主要負(fù)責(zé)建立全院的聯(lián)網(wǎng)工作。通過組織全院會診和病歷檔案的討論，從而可實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)甚至與全球聯(lián)網(wǎng)。使傳統(tǒng)病例逐步向電子病歷進(jìn)行過渡。
4、建立嚴(yán)格的病歷檔案質(zhì)量管理體系
(1)在醫(yī)院設(shè)立病歷檔案管理委員會，定期檢查并提出行之有效意見。
(2)對病歷檔案質(zhì)量管理，制定切實(shí)可行的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)與方法。
(3)對各級各類醫(yī)務(wù)人員，針對性地開展病歷檔案質(zhì)量、管理教育。
5、規(guī)范病歷檔案管理類書籍
由衛(wèi)生部組織病歷檔案管理界專家，將幾十年來適合我國國情的專業(yè)技術(shù)與管理經(jīng)驗(yàn)同國外現(xiàn)代化的科學(xué)管理結(jié)合起來。經(jīng)系統(tǒng)總結(jié)與提高，使之成為具有中國特色的管理理論體系。并編輯出版一套有權(quán)威的病歷檔案管理書籍，無疑，這將對我國的病歷檔案管理事業(yè)發(fā)展，起到又好、又積極的推動作用。
6、設(shè)立電子病歷檔案，從根本改變傳統(tǒng)的病歷檔案管理方法。通過全國病案管理聯(lián)網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，為廣大患者提供了方便。
7、改變保管狀態(tài)
用開放性保管取代庫式收藏性保管。將“死檔案”變成“活檔案”，從而把無形的資產(chǎn)轉(zhuǎn)變成有形資產(chǎn)。按不同對象，利用方向與信息類別進(jìn)行資料管理。對一些慢性患者、疑難病的檔案進(jìn)行跟蹤調(diào)查，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。加強(qiáng)社會對醫(yī)學(xué)檔案信息的感知與攝取，使疾病預(yù)防、就診導(dǎo)醫(yī)、康復(fù)咨詢、家庭保健、社區(qū)服務(wù)等機(jī)制逐漸健全，利人利己。
總結(jié)：無論是在具體的醫(yī)療服務(wù)，還是在醫(yī)院的發(fā)展方面，醫(yī)院病歷檔案都起著極大的作用。目前，我國的病歷檔案管理仍處在發(fā)展的關(guān)鍵性時期。在諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)當(dāng)中，我們更加要提高病歷檔案的管理。這就要求我們必須首先充分認(rèn)識到病例檔案的重要性；然后運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，使病歷檔案管理逐漸成為醫(yī)院整體檔案管理體系之一；并盡可能快地改變現(xiàn)在不完善的狀況，使檔案管理人員的素質(zhì)不斷提高，從而能夠更好地迎接新世紀(jì)給我們帶來的挑戰(zhàn)。（作者單位：浙江省臺州市中心醫(yī)院病案室）
參考文獻(xiàn)：
［1］蘇海英.醫(yī)院病歷檔案管理現(xiàn)狀及對策［J］.科技信息(學(xué)術(shù)研究).2008(24)
［2］陳艷秋.醫(yī)院科技檔案的管理與利用［J］.實(shí)用醫(yī)藥雜志.2005(09)
［3］孫紅方.新形勢下醫(yī)院病歷檔案管理初探［J］.中國民康醫(yī)學(xué).2011(08)
［4］李巖.談醫(yī)院病案信息管理［J］.山西檔案.2010(S1)
［5］焦麗芬.病歷檔案管理新探索［J］.檔案管理.2008(05)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)存問題 改革探究
中圖分類號： R197 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號1672-3791（2016）07（b）-0000-00
醫(yī)院檔案管理工作的重要核心內(nèi)容是檔案，醫(yī)院檔案是用來記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程的，對醫(yī)院的發(fā)展有著根本性的影響。對于檔案管理中尤其重要的是患者的病例，病例中記載的是患者就醫(yī)的整個過程和階段，從病人的基本信息到最終的治療結(jié)果都是記錄的重點(diǎn)內(nèi)容，這是醫(yī)院的檔案中最應(yīng)該受到重視的[1]。對于檔案的創(chuàng)新探究，是為了患者提供更好地就醫(yī)條件，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院的醫(yī)生提供準(zhǔn)確可靠地依據(jù)，以便醫(yī)生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情。同時也會提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，增加內(nèi)在優(yōu)勢。為了強(qiáng)化醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的責(zé)任意識，需要對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，首先分析出醫(yī)院檔案的存在問題及現(xiàn)狀，根據(jù)現(xiàn)狀總結(jié)出問題的導(dǎo)致因素，最后提出針對醫(yī)院檔案管理的改革和對策。
1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題
1.1檔案管理工作人員的管理意識淡薄
由于部分醫(yī)院的檔案管理工作人員缺乏對醫(yī)院檔案的重要性的認(rèn)識，也沒有完善的考核制度，因此對于檔案管理的工作存在著不同程度的誤解，認(rèn)為它不重要，這就使得管理人員的管理意識淡薄[2]。此外，目前很多醫(yī)院都有檔案的管理人員，但是部分醫(yī)院卻沒有專門的管理人員，再加上醫(yī)院對檔案管理不夠重視，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏專業(yè)的設(shè)施建設(shè)，使得一些檔案的后期管理受到影響，失去檔案的存在價(jià)值。
1.2檔案管理的從業(yè)人員自身素質(zhì)不夠高
很多醫(yī)院的檔案工作人員并不夠?qū)I(yè)，缺少專業(yè)管理人員，這是很多醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)普遍存在的人才匱乏問題。一方面，醫(yī)院的檔案管理是由非檔案專業(yè)的人來進(jìn)行擔(dān)任的，這里的從業(yè)人員，很多都是從別的專業(yè)轉(zhuǎn)過來，或者從一些不知名的中專學(xué)校、職業(yè)技術(shù)學(xué)校畢業(yè)的，并沒有非常專業(yè)的管理知識面。缺乏工作責(zé)任意識，也沒有及時的更新管理知識。另一方面，醫(yī)院由于對檔案管理不是很重視，所以在檔案管理人員的培訓(xùn)方面做得也比較少，這就導(dǎo)致檔案管理人員的知識水平和相關(guān)技能跟不上時展的節(jié)奏，從而引起檔案管理的從業(yè)人員自身素質(zhì)不夠高。
1.3 醫(yī)院的檔案在分類比較混亂
大多數(shù)醫(yī)院檔案的管理是憑借著經(jīng)驗(yàn)來掌管，沒有相應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，這就造成檔案的分類缺乏科學(xué)性，界定不明確[3]。檔案的分類范圍界定不清楚，使許多重要內(nèi)容或者應(yīng)該記錄下來的內(nèi)容缺失。造成檔案的完整性與可靠性下降。使檔案管理混亂分散，使檔案的利用價(jià)值下降。
1.4檔案管理逐漸呈現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理的趨勢
隨著信息化的發(fā)展，檔案管理跟不上信息的發(fā)展，沒有合理統(tǒng)一的發(fā)展計(jì)劃，缺乏動態(tài)性管理，缺乏專業(yè)化的計(jì)算機(jī)人才，對檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化造成滯后。從而無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的信息共享。
2對于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新研究
2.1提高醫(yī)院檔案管理人員的管理意識和工作責(zé)任感
醫(yī)院檔案管理工作人員加強(qiáng)對檔案的重要性的認(rèn)識，完善管理的考核制度，使得管理人員的管理意識增加，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用。同時醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)中也增加專門的管理人員，建設(shè)專業(yè)的設(shè)施建設(shè)，有效地規(guī)劃，促進(jìn)衛(wèi)生服務(wù)水平的提高[4]。加大管理規(guī)范意識的宣傳力度，提高工作人員的思想意識。各部門要正確有力的貫徹落實(shí)關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度，使醫(yī)院等衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的廣大工作人員充分認(rèn)識到管理檔案的重要性。這份工作不僅僅是關(guān)系到個人，還關(guān)系到整個社會。
2.2有效而廣泛的開展關(guān)于檔案管理工作的培訓(xùn)
通過有效地培訓(xùn)工作，要增加管理專業(yè)人員的隊(duì)伍，加強(qiáng)醫(yī)院等衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)專業(yè)的高度，提高工作人員的整體素質(zhì)。使得每個工作人員都能勝任所在的崗位，很好地承擔(dān)崗位上的工作。這需要我們積極豐富培訓(xùn)的形式，擴(kuò)充培訓(xùn)的內(nèi)容，同時注意加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流和溝通，并幫助他們樹立自學(xué)的意識，切實(shí)形成自學(xué)的習(xí)慣，在工作崗位上不斷提高自己，充實(shí)自己，這就需要我們進(jìn)一步促進(jìn)各政策的落實(shí)，促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作制度化并有章可循。
2.3 創(chuàng)新檔案管理的模式
由于傳統(tǒng)的檔案管理不能保證檔案的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，所以我們要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)和借鑒，并根據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際，創(chuàng)建一種新的檔案管理模式，為真正提高檔案管理質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。一般情況下來說，新的檔案管理模式需要工作人員重視病例等的整理和交接，劃分檔案的界限要明顯，使每個檔案都有其應(yīng)有的價(jià)值。嚴(yán)格分類存檔，使檔案管理完善化。這不僅會提高檔案的利用率，還會提高醫(yī)生治療患者的效率。
2.4加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)劃
建立合理統(tǒng)一的發(fā)展計(jì)劃，加強(qiáng)動態(tài)性管理，招聘專業(yè)化的計(jì)算機(jī)人才，對檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化資源進(jìn)行高效利用。要各部門互相配合，共同做好醫(yī)院的的檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的信息共享[5]。培訓(xùn)高技術(shù)高素質(zhì)的專業(yè)人才，從而提高醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識，促進(jìn)醫(yī)療的全面發(fā)展。
3討論
社會的快速發(fā)展帶動著醫(yī)療服務(wù)水平的提高，這對于醫(yī)院來說是一種機(jī)遇，同時也是一種挑戰(zhàn)。此時若是把握好機(jī)遇就可以提高醫(yī)院的服務(wù)水平，適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新管理，檔案的管理模式和理念都要及時更新，遵循以人為本的原則，最大程度的調(diào)動工作人員的積極性，更好地為患者服務(wù)。醫(yī)院檔案管理工作的好壞影響著患者的就醫(yī)，也涉及到工作人員是否有責(zé)任感。對于檔案的創(chuàng)新探究，是為了患者提供更好地就醫(yī)條件，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院的醫(yī)生提供準(zhǔn)確可靠地依據(jù)，以便醫(yī)生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情[6]。同時也會提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，增加內(nèi)在優(yōu)勢。所以強(qiáng)化醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的責(zé)任意識，對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理就成為一項(xiàng)很必要的工作。
4結(jié)語
對于醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)存的問題，找出其根源，并適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行創(chuàng)新改革，把握住機(jī)遇，不斷地加強(qiáng)工作人員對于檔案管理工作的意識，加強(qiáng)其服務(wù)意識和責(zé)任意識。這不僅會提高檔案的利用率，還會提高醫(yī)生治療患者的效率。醫(yī)院要引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來是檔案電子化。最終提高人民的健康水平和健康質(zhì)量，這才是進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的真正意義所在。
參考文獻(xiàn)
[1] 陶弘，李善，劉轉(zhuǎn)平.淺談檔案管理對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的積極影響[J].管理觀察，2015（32）：186-187+190.
[2] 李娜.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：122.
[3] 方敏.芻議新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施[J].中國外資，2013（13）：225.
[4] 陳囡囡.淺談醫(yī)院基建檔案的管理[J].社區(qū)醫(yī)學(xué)雜志，2015（13）：44-46.
1.缺乏規(guī)范性
當(dāng)前許多企事業(yè)單位中人事檔案管理硬件設(shè)施還未得到落實(shí)，甚至有部分單位并未設(shè)置專門的人事檔案管理部門。而有些單位雖有設(shè)置人事檔案部門，但由于空間較小且環(huán)境較為惡劣，加上相關(guān)防護(hù)設(shè)施欠缺，致使大量檔案材料出現(xiàn)霉變現(xiàn)象，對人事檔案的完整性造成嚴(yán)重的影響。另外，由于相關(guān)設(shè)施的欠缺，造成人事檔案無法進(jìn)行合理的分類，這對人事檔案的保管以及查閱都造成一定的影響。最后，在人事檔案制作材料的選取方面，部分企事業(yè)單位未能按照標(biāo)準(zhǔn)材料進(jìn)行制作，為人事檔案材料的整理以及裝訂帶來了許多的麻煩。
2.管理水平偏弱
隨著我國電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，各企事業(yè)單位人事檔案也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理。但在實(shí)際工作過程中，人事檔案管理的信息化水平普遍較低，主要體現(xiàn)在兩方面：第一、檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平較弱，對先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)缺乏必要的了解，因而造成人事檔案管理工作無法順利的開展；第二、多數(shù)單位人事檔案管理工作過程中，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段未能得到充分的運(yùn)用，計(jì)算機(jī)功能無法得到有力的發(fā)揮。除此之外，部分企事業(yè)單位至今仍然采用人工操作進(jìn)行檔案管理工作，很大程度增加了檔案管理的工作量，還有部分單位雖然已安裝電子管理系統(tǒng)，但由于受到系統(tǒng)的約束，只能用于員工基本信息的記錄，對員工在日常工作中的各項(xiàng)資料無法進(jìn)行收錄，如此一來，在人事檔案開展跨單位利用時，檔案管理系統(tǒng)的實(shí)效性難以得到體現(xiàn)，這對檔案管理的工作效率造成了嚴(yán)重的影響。
3.人員素質(zhì)偏低
人事檔案管理措施落后，缺乏健全的檔案管理制度是當(dāng)前各企事業(yè)單位人事管理當(dāng)中普遍存在的缺陷，但這與檔案管理人員的素質(zhì)差異有著一定的聯(lián)系。大部分企事業(yè)單位中檔案管理人員并未接受過專業(yè)的培訓(xùn)，在檔案管理工作過程中難以保證各項(xiàng)工作的準(zhǔn)確性。而且，部分管理人員在職工調(diào)動或者退休時，并未能夠按嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理，檔案管理部門與相關(guān)部門之間缺乏必要的溝通與協(xié)調(diào)。除此之外，當(dāng)其他人員需要對檔案進(jìn)行提取時，管理人員無法充分意識到人事檔案的重要性，直接讓其他人員自行進(jìn)行提取，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案的密封性遭受到破壞、檔案未能在規(guī)定時間內(nèi)得到歸還、檔案被涂改等現(xiàn)象，這對各單位人事檔案的真實(shí)性以及可靠性造成了嚴(yán)重的影響。
二、優(yōu)化對策
1.貫徹落實(shí)管理責(zé)任制
人事檔案管理工作的完善，首先需要制定健全的檔案管理制度，全面貫徹落實(shí)管理責(zé)任制，并且對人事檔案的接收、查閱以及調(diào)動等做好詳細(xì)的記錄。具體措施有以下幾點(diǎn)：首先，在其他人員需對人事檔案進(jìn)行借閱時，應(yīng)由相關(guān)人員持單位證明至檔案管理部門進(jìn)行申請，由檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能進(jìn)行借閱。其次，相關(guān)部門之間做好溝通與協(xié)調(diào)工作，除特殊情況之外，任何部門需對人事檔案進(jìn)行借調(diào)時，必須由相關(guān)人員親自前往檔案管理部門，并且不能由檔案本人進(jìn)行借調(diào)，也不能將人事檔案材料進(jìn)行復(fù)印或備份等情況。最后，在人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出時，必須將其進(jìn)行密封，并且蓋定密封章。
2.加強(qiáng)建設(shè)信息化管理
隨著社會的不斷發(fā)展，人事檔案信息的數(shù)量逐漸增多，對檔案信息管理的需求日益增高，為此，各單位須盡快建立電子檔案管理系統(tǒng)。首先，應(yīng)全面采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)以及相關(guān)設(shè)施，將人事檔案材料錄入電子系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將圖像材料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)材料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與數(shù)據(jù)并存的檔案形式。另外，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，管理人員還應(yīng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行充分的利用，將不在保密范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行資源共享，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的人才信息，如此一來，既能為檔案管理工作提供有效的便利，還能合理提升檔案管理的工作質(zhì)量以及人事檔案的利用率。
3.強(qiáng)化管理隊(duì)伍
為實(shí)現(xiàn)人事管理隊(duì)伍的強(qiáng)化，首先，單位應(yīng)定期對檔案管理人員開展專業(yè)的培訓(xùn)，使其能夠深刻的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且能夠熟練掌握檔案管理的各項(xiàng)工作。其次，將檔案管理的專職人員與兼職人員進(jìn)行合理的配置，將相關(guān)福利待遇等進(jìn)行落實(shí)。建立高素質(zhì)、高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，能夠有效保證人事檔案的真實(shí)性以及完整性，也為人事檔案的實(shí)用性提供有效的保障。
論文關(guān)鍵詞：高校,學(xué)生檔案工作,問題,對策
強(qiáng)化學(xué)生檔案工作是提高高校學(xué)生管理水平的一個重要手段。這項(xiàng)工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。目前，高校學(xué)生檔案管理存在的問題是：學(xué)生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應(yīng)有的活力。
一、高校學(xué)生檔案管理意識淡薄的表現(xiàn)
（一）學(xué)生方面
通過大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大學(xué)生們的“學(xué)生檔案意識”非常模糊。如有61.3%的大學(xué)生不清楚“學(xué)生檔案”包括哪些內(nèi)容；有47.1%的大學(xué)生對“學(xué)生檔案”的重要性持否定看法。再從大學(xué)畢業(yè)生對自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學(xué)校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉(zhuǎn)到了學(xué)校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業(yè)生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉(zhuǎn)回了原籍，還是留在了學(xué)校，或是轉(zhuǎn)到了人才市場。很多大學(xué)生畢業(yè)后，不清楚自己在校學(xué)習(xí)期間所形成的“學(xué)生檔案”會在自己畢業(yè)后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對此事不關(guān)注。因此可以看出：當(dāng)代大學(xué)生的“學(xué)生檔案意識”淡薄甚至缺失。
（二）高校管理者方面
高校管理者“學(xué)生檔案管理意識”不強(qiáng)。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：
1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學(xué)生檔案，有的雖然配有專職人員，但數(shù)量過少或需要兼做其他工作，無論時間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不?！钡膯栴}較為明顯。
2．從業(yè)務(wù)培訓(xùn)上講，多數(shù)學(xué)生檔案管理人員未接受過檔案管理專業(yè)知識和相關(guān)法律知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的基本知識和基本技能。
3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規(guī)范的學(xué)生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學(xué)生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應(yīng)付上級主管部門的檢查。
4．從設(shè)施設(shè)備上講，由于資金投入少，沒有專門的學(xué)生檔案庫房，現(xiàn)代辦公設(shè)備不足，很多高校都沒有配套的學(xué)生檔案管理軟件及電腦，設(shè)施設(shè)備都沒有達(dá)到應(yīng)有的技術(shù)要求，“舊而缺”的問題較為普遍。
這些普遍存在的問題，直接導(dǎo)致學(xué)生檔案工作質(zhì)量不高，錯、漏、假、亂等情況時有發(fā)生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯填年齡、身份證號等基本數(shù)據(jù)，或是畢業(yè)生檔案錯寄、錯投等。還有就是本該裝入學(xué)生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學(xué)生檔案資料殘缺不全。由于平時管理不規(guī)范，有的不能按照規(guī)定進(jìn)行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續(xù)不嚴(yán)，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯亂等。
二、提高高校學(xué)生檔案管理水平的對策
1.普及學(xué)生檔案知識，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識
國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出要對大學(xué)生普及檔案知識的教育，組織學(xué)生學(xué)習(xí)本校結(jié)合自己實(shí)際情況制定的《高校學(xué)生檔案管理辦法細(xì)則》，讓學(xué)生知道學(xué)生檔案的歸檔范圍。因此，在學(xué)生管理實(shí)踐中，高校應(yīng)發(fā)揮自身的優(yōu)勢,利用系部櫥窗、班級黑板報(bào)、校園廣播、主題團(tuán)日活動、舉行學(xué)生檔案知識競賽等多種形式,廣泛、深入地加強(qiáng)宣傳教育。
其次，可以通過舉辦相關(guān)講座，對學(xué)生宣傳與普及檔案知識，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識。如，充分發(fā)揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優(yōu)勢，邀請具有高、中級檔案職稱的專業(yè)技術(shù)人員和檔案工作的一線人員來我校開設(shè)講座，讓學(xué)生更多了解檔案知識，產(chǎn)生興趣，增強(qiáng)檔案意識。
再次，可以通過開設(shè)相關(guān)課程強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識，如開設(shè)檔案基礎(chǔ)公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業(yè)、法律事務(wù)專業(yè)已開設(shè)檔案管理基礎(chǔ)課程。
只有通過多種形式，讓學(xué)生更多地、更全面地了解檔案知識，增強(qiáng)檔案意識，才能使他們成為熱愛、支持學(xué)生檔案事業(yè)發(fā)展的動力。只有通過宣傳學(xué)習(xí),使全校師生員工充分認(rèn)識到高校學(xué)生檔案的重要性，使大學(xué)生對自身檔案有一個正確的認(rèn)識,積極主動地豐富充實(shí)學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容。例如，參加學(xué)校的大學(xué)生文化藝術(shù)節(jié)、社團(tuán)組織，競爭學(xué)生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內(nèi)容，同時提高了大學(xué)生的綜合素質(zhì)。大學(xué)生在填寫個人檔案材料時,做到準(zhǔn)確、工整、規(guī)范、真實(shí),從源頭上解決學(xué)生檔案歸檔材料內(nèi)容少、質(zhì)量差的問題。
2.樹立正確的檔案管理理念，增強(qiáng)高校學(xué)生管理者的學(xué)生檔案管理意識
為使學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)新形勢的需要,必須增強(qiáng)高校學(xué)生管理者的學(xué)生檔案管理意識，樹立正確的學(xué)生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》,增強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作人員的檔案意識，明確學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容，充分認(rèn)識到搞好學(xué)生檔案管理工作的重要性。
在學(xué)生管理實(shí)踐中，搞好學(xué)生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。高校管理者在現(xiàn)實(shí)工作中應(yīng)重視高校學(xué)生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎(chǔ)上，做好學(xué)生檔案管理工作，并進(jìn)一步合理開發(fā)和利用學(xué)生檔案的建檔工作，督促學(xué)生，提升學(xué)生的綜合素質(zhì)。
3.重視學(xué)生檔案管理，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
要想搞好高校學(xué)生檔案工作,就必須建立一支強(qiáng)有力的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。各個系部配備具有高度責(zé)任心的專職人員從事學(xué)生檔案管理工作，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平,以適應(yīng)新時期檔案管理的需要。每年邀請上級檔案主管部門專家、學(xué)生檔案管理的先進(jìn)單位來校介紹經(jīng)驗(yàn)，高校檔案室的專業(yè)技術(shù)人員每月對學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，各系部進(jìn)行學(xué)生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應(yīng)掌握學(xué)生檔案管理方法。高校專職學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高文化素質(zhì)。新時期高校檔案面臨許多新問題，同時也給高校學(xué)生檔案管理工作提出了更高的要求。學(xué)生檔案管理人員要充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作的重要性，在工作實(shí)踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學(xué)生檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)學(xué)生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
4.發(fā)揮學(xué)生檔案管理功能，重視學(xué)生檔案信息的研究與開發(fā)
齊全、規(guī)范、完整、有序的學(xué)生檔案，不僅能真實(shí)生動地記錄這所學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展進(jìn)程，而且能反映出其辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的優(yōu)劣。這時的學(xué)生檔案，就成了歷史的見證，成了學(xué)校管理全過程中最真實(shí)、最可靠的信息來源。高校學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)在高等教育發(fā)展的新形勢,從加強(qiáng)創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,有針對性地對學(xué)生檔案資料進(jìn)行分類匯編,認(rèn)真研究開發(fā)大學(xué)生信息資源,在知識、能力、品德等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點(diǎn),為學(xué)生在大學(xué)的發(fā)展提供指導(dǎo)，為學(xué)生的未來發(fā)展提供豐富的檔案資料。
5.加大學(xué)生檔案管理工作的投入，更新學(xué)生檔案管理技術(shù)、手段和設(shè)備
隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加,檔案內(nèi)容更加完善,傳統(tǒng)的手工管理已不能適應(yīng)快速發(fā)展的高教事業(yè)。這就需要加大對高校學(xué)生檔案工作的硬件投入。一是實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。當(dāng)前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發(fā)適合我校學(xué)生管理的學(xué)生檔案管理軟件,把高校學(xué)生檔案管理從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理已是勢在必行。二是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案檢索內(nèi)容的數(shù)字化,使其各部門學(xué)生檔案信息資源共享,從而達(dá)到更加快速、系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確地提供每個學(xué)生檔案材料的目錄。
綜上所述，高校學(xué)生檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程。檔案管理工作者要根據(jù)當(dāng)前高等教育發(fā)展的新形勢,從加強(qiáng)創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,認(rèn)真研究開發(fā)大學(xué)生檔案信息資源,在知識、能力、人格、素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點(diǎn)和長處,以便于因材施教。這對于加強(qiáng)學(xué)生管理,幫助學(xué)生成才,指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實(shí),科學(xué)規(guī)范工作,就能更好地管理好學(xué)生檔案,就能最大限度地發(fā)揮高校學(xué)生檔案的作用,從而為高校學(xué)生的教育管理起到應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)
1 董娟,李紅梅,張傳新.高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對策[J].山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2003,(4).
2 周冀,潘玉駒.也談高校學(xué)生檔案的管理與開發(fā)利用[J].浙江檔案,2005.
3 朱維華,李濤安.信息的市場化趨勢與高校圖書館信息資源的開發(fā)[J].圖書館論壇,1999,(5).
4 柳衛(wèi)莉.地方院校圖書館為地方經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展服務(wù)的思考[J].圖書館論壇,2003,(3).
5 劉萍.開發(fā)檔案信息提高人才素質(zhì)[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊,2000,(2).
6 徐頻.高校學(xué)生檔案的現(xiàn)代功能及其實(shí)現(xiàn)[J].天府新論,2006(3).
7 陳慧.高校學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式初探[J].科技信息,2006(3).
8 常欣.高校學(xué)生檔案管理之我見[J].忻州師范學(xué)院學(xué)報(bào),2006(12).
9 孫康燕.新形勢下的高校學(xué)生檔案工作[J].教育與教學(xué)研究,2006(10).
