發(fā)布時間：2022-03-19 22:51:19
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的黨建信息化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】信息化；信息化建設(shè)原則；檔案
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識，現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、檔案信息化的含義
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則
（一）檔案信息化應(yīng)遵循的原則
1. 規(guī)范性原則。制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2. 安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3. 效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。
（二）檔案信息化建設(shè)遵循的原則
1. 文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求
2. 歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。 檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。它是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會和時展的需要。
檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時展的需要，更好地服務(wù)社會。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：檔案 信息化 建設(shè)
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0230-01
在信息化時代，檔案管理工作的對象、任務(wù)、性質(zhì)都發(fā)生了較大的變化，各項管理工作已日益向自動化、信息化方向發(fā)展，將信息化引入檔案管理已勢在必行?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案部門的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這極不適應(yīng)時代的發(fā)展，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計算機(jī)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代管理手段所替代。[1]利用計算機(jī)管理檔案，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制，其目的是通過計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實行科學(xué)管理，提供有效服務(wù)，充分開發(fā)和利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，即做到儲存數(shù)字化、管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案工作發(fā)展必然趨勢。
因此，加快檔案管理信息化建設(shè)是時代所需，是實現(xiàn)資源共享的必然要求。所以，檔案部門應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需要，以高性能檔案信息網(wǎng)為基礎(chǔ)，加快檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)信息化增值服務(wù)，使其成為檔案信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮檔案科研先導(dǎo)作用。
1 影響和制約檔案信息化建設(shè)的因素
（1）觀念落后，認(rèn)識不到位。
（2）經(jīng)費不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。
（3）檔案信息資源缺乏，內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一。
（4）檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息建設(shè)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。
（5）檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量。
（6）人才匱乏、人員不足。
2 檔案信息化建設(shè)建議及對策
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識是檔案信息化建設(shè)的前提
檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新模式要求利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理的自動化、運用現(xiàn)代管理理念促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化、憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促成檔案信息資源的整合與共享，這些都要依托于檔案信息化建設(shè)，[2]因此，需要我們檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代意識，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
2.2 加強檔案信息化基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)物質(zhì)保障
一是加強檔案管理信息化硬件的配置，建設(shè)能夠滿足文檔一體化、館藏數(shù)字化、檔案信息管理、數(shù)據(jù)存儲遷移轉(zhuǎn)換及備份、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能所需的硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)的運行，并配置高速掃描儀、文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲器等。二是建立信息化建設(shè)硬件集成和穩(wěn)定、安全、可靠的局域網(wǎng)，解決檔案管理系統(tǒng)專門的終端接口和系統(tǒng)功能集成等問題。
2.3 加快檔案信息化資源的建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源保障
一是加大電子、紙質(zhì)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔。二是對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計算機(jī)中存儲設(shè)備中。三是廣開門路，從各方征集各類檔案、精品檔案，特色檔案資源進(jìn)行充實整合，制定檔案工作目標(biāo)，把檔案征集工作列入計劃中，規(guī)定完成的數(shù)量，豐富館藏內(nèi)容，改變館藏結(jié)構(gòu)為社會提供利用。四是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化而來的檔案進(jìn)行整合，監(jiān)督、指導(dǎo)。確保電子文件檔案的完整性、真實性、有效性、可讀性。五是對現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)和利用。
2.4 檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重
加強建立健全檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實現(xiàn)資源共享。信息化建設(shè)一直以來，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各自應(yīng)用系統(tǒng)之間信息不能互通、共享，產(chǎn)生大量的信息孤島，系統(tǒng)建設(shè)無序發(fā)展。因此，一方面需要檔案行政管理部門規(guī)范化服務(wù)內(nèi)容，制訂檔案電子信息采集、管理、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細(xì)則，提出歸檔電子文件存儲要求，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[3]另一方面，需要加快建立與檔案信息建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)體系，保障檔案信息化建設(shè)與政府電子政務(wù)無縫接軌、有機(jī)結(jié)合，消除法律法規(guī)上的盲區(qū)和誤區(qū)。
2.5 檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量
加強電子文件歸檔管理體系建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案資源整合。是檔案管理部門實現(xiàn)檔案管理信息化或數(shù)字館建設(shè)的思想基礎(chǔ)和追逐目標(biāo)，核心是將來自各方面的電子文件（檔案）能夠通過網(wǎng)絡(luò)向校檔案館實現(xiàn)實時或定時歸檔。根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件系統(tǒng)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。檔案部門要加大對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，嚴(yán)格把握質(zhì)和量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計算機(jī)中存儲設(shè)備中，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數(shù)字化后，可以極大提高檔案的利用效率。
2.6 加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，實現(xiàn)人才保障
檔案信息化是知識密集、技術(shù)密集的系統(tǒng)工程?！芭囵B(yǎng)”的重點是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識和技能培訓(xùn)；“選拔”的重點是新人。有計劃地招收懂計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的人才，充實檔案干部隊伍，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供持久的骨干人才保障。
3 結(jié)語
檔案信息化是一個全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇，檔案部門和每個檔案工作者都必須積極參與推動檔案信息化建設(shè)之中，提高對加快檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，抓住機(jī)遇，扎實工作，努力實踐，為加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 李愛軍.檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學(xué)院學(xué)報，2006（2）：44-46.
1、檔案及檔案信息化的涵義
檔案是指過去或現(xiàn)在的單位各部門及員工從事業(yè)務(wù)經(jīng)營、企業(yè)管理和公關(guān)等活動時產(chǎn)生的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖象、帳冊及技術(shù)資料等不同形式的原始?xì)v史記錄,它是一種信息,也是一個企業(yè)的寶貴財產(chǎn)。
而檔案信息化則是指在傳統(tǒng)的紙質(zhì)室藏檔案的基礎(chǔ)上,不改變紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和信息,而僅僅對其自身的內(nèi)容及存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變,即信息化處置,使檔案信息社會化,以實現(xiàn)檔案資源的共享,它包括兩個方面的內(nèi)容,一是狹義上的信息化,即檔案自身內(nèi)容的信息化,一是廣義上的信息化,即檔案信息與政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合后的信息化,所以,檔案信息化建設(shè)就是要在先進(jìn)的科技條件下,一面促進(jìn)檔案自身信息進(jìn)入社會傳播系統(tǒng),一面將檔案中的信息與社會其他信息相結(jié)合,有效的服務(wù)于社會,這兩個方面是相輔相成的,共同促進(jìn)著社會各信息的融匯,從而形成另一種信息,即檔案的信息化。
2、檔案信息化建設(shè)的意義
檔案管理的信息化可以給工程企業(yè)帶來極大的收益:
2.1 對管理人員的意義
在實施檔案管理信息化后,對于施工企業(yè)的管理人員來說意義重大,首先,檔案管理不再費時費力,數(shù)據(jù)等只需錄入一次便可多次利用,提高了工作效率;其次,檔案管理信息化后,檔案的檢索與查詢變得方便快捷,極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān);最后,檔案管理信息化后,檔案的查借閱工作由計算機(jī)管理,使其查借閱工作變得方便可控。
2.2 對職能部門的意義
在實施檔案管理信息化后,對于施工企業(yè)的各部門來說也有十分重要的意義,首先,可以提高整個部門的工作效率;其次,可以提升整個部門的技術(shù)水平;第三,可以有效的進(jìn)行檔案的收集和編制工作;最后,可以有效的為企業(yè)決策和科研服務(wù)。
2.3 對企業(yè)的意義
在實施檔案管理信息化后,對于整個施工企業(yè)來說,意義顯而易見,首先,可以使企業(yè)更好地收集和管理檔案;其次,方便多次利用檔案,提高利用率;第三,可以有效的解決檔案的磨損和破壞問題;第四,可以形成較為完成的信息網(wǎng)絡(luò),構(gòu)建信息資源庫;最后,可以有效的提高員工的工作效率。
3、實施雙向管理模式的方法和過程
首先,要提高紙質(zhì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,以推進(jìn)信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)。檔案信息自動化的現(xiàn)狀是紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和系統(tǒng)應(yīng)用軟件的多和亂,這些都影響了系統(tǒng)整體水平的提高,如果能將這些問題解決,那信息自動化系統(tǒng)建設(shè)將在思想上取得飛躍,將使我們的觀察視野從計算機(jī)擴(kuò)大到整個信息管理,而且這一認(rèn)識的轉(zhuǎn)變給了我們啟示,即檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作中的各個方面,其中首先就是紙質(zhì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建立和真正實施,要想推進(jìn)系統(tǒng)的信息自動化,就必須嚴(yán)把紙質(zhì)檔案的質(zhì)量關(guān),掌握好兩者相輔相成和辨證的關(guān)系。
其次,自動化建設(shè)要著眼于提高紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的整體水平。根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設(shè)必須著眼于整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向中的各個節(jié)點都應(yīng)達(dá)到一定水平,以提高系統(tǒng)的綜合能力。當(dāng)然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實的,這就要求我們對紙質(zhì)檔案進(jìn)行綜合的歸類和編排,從而提高系統(tǒng)的整體水平。
第三,在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,有重點的抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍然處于從文件處理到信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫是國家檔案信息管理的基礎(chǔ)和核心,是工程的主體,它是一項長期的任務(wù),必須經(jīng)過由高到低、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。其中最重要的就是領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一認(rèn)識、面向應(yīng)用、建立“活庫”,以利用頻率和使用效率來考核,因此,必須在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,有重點抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第四,實事求是的改進(jìn)管理體制。集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動化這一高新技術(shù)也不例外。目前我國檔案信息自動化管理體制,存在統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,只要我們從這一實際出發(fā),取消長期以來檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門方式,在系統(tǒng)的基礎(chǔ)上再建立一個內(nèi)部的信息系統(tǒng),例如,企業(yè)中的每個單位都建立自己的局域網(wǎng),再對局域網(wǎng)進(jìn)行連網(wǎng),并派專門的技術(shù)人員進(jìn)行管理,從而加強整個系統(tǒng)的管理體制。
第五,重視人才的培養(yǎng)和管理。推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。因此,我們只有引進(jìn)人才,對其進(jìn)行系統(tǒng)的、綜合的培養(yǎng),改變?nèi)瞬殴芾淼臋C(jī)制,以人為本,進(jìn)行開放式的人文管理,才能為推進(jìn)工程檔案的雙向管理模式提供堅實的基礎(chǔ)。
4、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點建議
4.1 加強檔案工作人員的意識
檔案意識在檔案信息化建設(shè)中有很大的作用,將成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力,而檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量,他們的能動性決定信息化建設(shè)的成敗,只有讓檔案工作人員在思想上高度樹立檔案信息的意識,深刻認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性和普及型,他們才會具有強烈的使命感和責(zé)任心,才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè),才會認(rèn)真做好信息化過程中的各項工作,從而促使檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
4.2 提高檔案信息化的技術(shù)水平
首先,要配備先進(jìn)而高效的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備,為提高檔案信息化建設(shè)的技術(shù)水平提供可靠保障;其次,要加快檔案中心目錄及全文的數(shù)字化,我們要從信息源頭抓起,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn),實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的“雙向”工作模式,以加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程;最后,要根據(jù)檔案信息使用者在網(wǎng)上的身份驗證,對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限,以保網(wǎng)上信息的安全。
4.3 提高檔案信息管理的水平
我們要根據(jù)自身檔案的特點,選取適合的檔案管理軟件,有計劃、有重點地進(jìn)行錄入,認(rèn)真做好電子檔案的管理工作,檔案的信息化建設(shè),需要科學(xué)的檔案管理軟件作為支撐,合適的檔案管理軟件,不但可以科學(xué)、高效的管理電子文件,而且還能形成對企業(yè)和社會的有益積累,所以,我們要不斷的改進(jìn)檔案管理軟件,使其集多效功能于一身,以提高檔案工作的質(zhì)量和效率。
5、對管理人員的要求
總之,無論是傳統(tǒng)的管理模式,還是信息自動化的管理模式,我們的目的就是提高工程單位檔案管理的綜合水平,繼而達(dá)到隨點隨到、隨到隨查、隨查隨登、隨登隨記管理模式,以提高辦公的效率,因此,這就要求管理人員對所有的資料必須熟悉,力求做到快、準(zhǔn)、明,所以,對管理人員提出了以下幾點要求:
(1)管理人員必須先對資料進(jìn)行分門別類,綜合編排,要對資料的內(nèi)容進(jìn)行熟練的掌握,從而編制出總目錄和分目錄,同時,可以根據(jù)需要建立不同類型的索引目錄,以便查找。
(2)要熟悉各種資料的歸檔之處,能夠在第一時間內(nèi)找到并查閱,并能在用完之后及時歸檔和核查借出資料的完整性。
(3)在建立紙質(zhì)檔案和信息系統(tǒng)時必須達(dá)到完整的統(tǒng)一,特別是內(nèi)部電子文件和系統(tǒng)目錄的建立,必須以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ),實施綜合的、系統(tǒng)的、統(tǒng)一的管理。
(4)建立專門的管理制度和管理機(jī)構(gòu),由專門的人員進(jìn)行管理,同時,加強和領(lǐng)導(dǎo)的溝通,以積極進(jìn)取,開拓創(chuàng)新的精神進(jìn)行系統(tǒng)的管理,從而提高企業(yè)檔案管理的綜合水平和整體素質(zhì)。
(5)最重要的一點就是內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,為什么說這是最重要的一點呢？因為當(dāng)今的社會是處于信息的時代,其發(fā)展幾乎是日新月異的,要想在時代飛躍發(fā)展的今天處于良好的競爭狀態(tài),就必須從自我的高科技入手,而且要用非常現(xiàn)代化的理論進(jìn)行管理,因此,從企業(yè)的每個單位入手,逐一的建立所需要的局域網(wǎng),然后再進(jìn)行連網(wǎng)式的統(tǒng)一管理,每當(dāng)企業(yè)的所有職工登陸自己所屬部門的網(wǎng)頁時,就能對自己所需要的資料一目了然,并能通過局域網(wǎng)了解到整個網(wǎng)絡(luò)的信息,從而達(dá)到管理的最終目的。
6、結(jié)語
因此,要想提高工程單位檔案管理的綜合水平,就必須實行檔案管理的信息化建設(shè),當(dāng)今時代計算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便,我們可以利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺,不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理,提高檔案管理效率,還能節(jié)省大量的人力、物力,保證檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展,提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]陳娟.論檔案信息化管理.前沿,2007.(5).
關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 信息建設(shè)
隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，人們對信息的需求越來越大，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)發(fā)展的大趨勢。促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的核心競爭力已成為各企業(yè)檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。
一、檔案信息化建設(shè)的必要性及存在的缺陷
（一）檔案信息建設(shè)的必要性
時代的進(jìn)步和發(fā)展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)提高競爭力的必然選擇，對推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)社會繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用?？梢姡畔⒒钱?dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。
（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的缺陷
（1）雖然近年來各級檔案部門對檔案信息化的認(rèn)識有所提高，但總體來說有些檔案部門對檔案信息化的認(rèn)識還不是很明確，再加上有些檔案部門檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施差，使用的計算機(jī)陳舊，型號不一，規(guī)格各異，不能建立基本的信息化工作平臺，影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢
（2）目前大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處在初級發(fā)展階段，在信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理方面相對較薄弱，雖然已有一些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺，但還不能滿足檔案信息化建設(shè)快速、有序地發(fā)展，缺乏檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，信息化條件下檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制定也較缺乏，從而嚴(yán)重制約了高科技設(shè)備在檔案工作中的利用水平。
（3） 檔案工作的開展對網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來越高，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案工作正常運轉(zhuǎn)的重要載體。然而，信息時代在帶給我們方便的同時，也產(chǎn)生了一定的弊端。與一般信息相比，檔案信息材料對保密、安全等方面的要求更嚴(yán)格，在信息化網(wǎng)絡(luò)管理中，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險不斷增加，除了常見的病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對計算機(jī)的入侵外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性、集成性、共享性等特點，也會使檔案信息的安全受到威脅
（4）隨著計算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，過去那種坐、等、靠、要的管理體制已經(jīng)行不通了。從目前檔案部門人員的素質(zhì)來看，一是缺乏新的專業(yè)知識，知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象；二是缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識；三是缺乏創(chuàng)新意識、尤其是計算機(jī)管理檔案的復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺等。多種因素的存在，造成了檔案信息化建設(shè)的滯后。
二、加強檔案信息化的建設(shè)的策略
（一）加強檔案的信息化管理
檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。
（二）加強檔案部門的設(shè)施建設(shè)管理
電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進(jìn)行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
（三）加強檔案電子化信息資源建設(shè)管理
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息供人們利用。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。（可喜的是，電力系統(tǒng)已開發(fā)一套檔案管理平臺軟件正在推廣中）加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用。
（四）加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)管理
好多企業(yè)至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
（五）加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)管理
推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才，加強信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識的培訓(xùn)， 提高檔案人員運用信息技術(shù)的能力，引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。
四、結(jié)束語
檔案信息化建設(shè)是一個全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。但新技術(shù)的發(fā)展又會帶來新的問題，所以檔案工作者應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)新問題，研究新情況，采取有效的對策，保證檔案信息化順利、健康地發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運用信息資源存在錯誤觀念
對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考
（一）加強電子文件的管理
隨著計算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行儲存、接收，并對檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計算機(jī)知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]：高校教育檔案 信息化 檔案信息資源
高校教育檔案是高校在進(jìn)行教育活動中所留下來的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔、資料等。依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高高校教育檔案管理和應(yīng)用的效率，使其更好地為高校教育教學(xué)服務(wù)，是高校教育改革的重要方向。
一、檔案信息化管理是時展的必然趨勢
高校作為教育的最高層次，承擔(dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的歷史使命，豐富有效的教育教學(xué)活動，是高校日常工作的重要組成部分。具體來說，高校教育檔案包括關(guān)于上級部門開展教育工作的指導(dǎo)性、指令性文件，當(dāng)期教學(xué)計劃、各學(xué)科教學(xué)大綱，重點課程建設(shè)資料，教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)觀摩、課堂教學(xué)質(zhì)量分析資料，以及學(xué)員管理、課堂教育、考試考查等各方面的資料。高校教育檔案工作對于高校發(fā)展有著積極的意義。通過對高等教育檔案信息資源的搜集與整理，可以記錄高校教育活動的軌跡，從中探索高校教育的發(fā)展規(guī)律，積累高校教育工作的重要成果和寶貴經(jīng)驗。高校教育檔案信息化建設(shè)，是指在教育檔案管理活動中，通過現(xiàn)代信息技術(shù)對教育檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，并提供相應(yīng)的信息資源利用服務(wù)。隨著我國高等教育的進(jìn)一步發(fā)展，高校教育活動愈發(fā)的豐富與多樣化，教育檔案管理愈發(fā)的繁瑣復(fù)雜，通過更加便捷的工具來推動和加強高校教育檔案管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息時代，現(xiàn)代信息技術(shù)代表著科技發(fā)展的方向，其功能十分完善、強大，已經(jīng)能夠滿足高校教育檔案建設(shè)的基本需求。將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到高校高等教育檔案建設(shè)中來，實現(xiàn)檔案管理手段的轉(zhuǎn)變，是高校教育檔案發(fā)展的重大變革。
二、高校教育檔案信息化建設(shè)中存在的問題
檔案信息化建設(shè)是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的重要標(biāo)志，也是高校教育檔案改革與發(fā)展的重要途徑。當(dāng)前高校教育檔案信息化建設(shè)中，存在以下問題，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
1.高校教育檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性
教育教學(xué)活動是高校最重要的工作內(nèi)容之一，是由高校各個部門和高校教師、輔導(dǎo)員分工協(xié)作、密切配合共同完成的系統(tǒng)工程。在這一過程中，參與各種教育教學(xué)活動的部門中都產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，如何將這些繁瑣復(fù)雜的信息資源及時、準(zhǔn)確、有效地錄入到高校檔案管理系統(tǒng)中，使之成為一個系統(tǒng)完整的高校教育檔案體系，成為高校教育檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問題。
2.高校教育檔案信息化建設(shè)投入不足
目前，我國高等教育已經(jīng)步入了發(fā)展的快車道，但在具體的發(fā)展實踐中，各高校也面臨著諸多困難，需要使用經(jīng)費的地方也非常多，相對來說，對檔案信息化建設(shè)的資金投入比例相對較低，用于檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費也十分有限，無法購置好的軟件及硬件設(shè)備，使高校教育檔案管理落后于學(xué)校發(fā)展的步伐。
3.高校檔案工作人員整體素質(zhì)有待提高
人是高等教育檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。高校教育檔案信息化建設(shè)，對檔案工作人員提出了更高的要求――在具備傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)能力基礎(chǔ)上，要具有一定的檔案信息化管理意識和先進(jìn)的理念，還要掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)。從現(xiàn)實情況來看，各高校檔案工作隊伍雖然整體素質(zhì)已經(jīng)有所提升，基本保障了檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，但檔案管理工作人員卻很少能夠比較深入、全面地理解高校教育檔案信息化建設(shè)的重要意義，自然也就很難積極主動地參與到高校教育檔案信息化建設(shè)工程中來，影響了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。
4.高校教育檔案信息資源的利用率較低
高校教育檔案是高校有效教育教學(xué)活動的記錄，是高校發(fā)展成果的凝結(jié)。從高校發(fā)展的角度來講，高校教育檔案信息資源對于高校下一階段的工作有重要的啟示作用；從學(xué)生個人而言，這些檔案信息資源對于學(xué)生的終身發(fā)展也有著積極的意義。但從目前的實際情況來看，雖然現(xiàn)代信息技術(shù)為高校教育信息資源的檢索和利用提供了便利條件，但高校教育檔案的利用率仍然偏低，這在一定程度上也阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
三、高校教育檔案信息化建設(shè)的幾點策略
檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，應(yīng)從以下幾方面入手：
1.制定并完善高校教育檔案信息化建設(shè)制度
“沒有規(guī)矩，不成方圓?！备咝＝逃龣n案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范和約束建設(shè)行為。制度就是規(guī)矩，是高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門和工作人員要嚴(yán)格遵守國家檔案管理制度，并在此基礎(chǔ)上制定適合本校、本部門的檔案管理制度，對高校教育檔案信息資源的搜集、整理、錄入、保存、查詢等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，推出相關(guān)適應(yīng)信息時代的便于操作的相關(guān)制度，使高校教育檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。
2.加大對高校教育檔案信息化建設(shè)的投入
高校教育教學(xué)管理部門要提高檔案管理意識，要強化“以史為鑒、以檔案為鏡”的檔案建設(shè)觀念，重視高校教育檔案信息化建設(shè)，從政策上和財政上給予傾斜，加大高校教育檔案信息化建設(shè)的投入力度，從軟硬件兩方面支持高校教育檔案信息化建設(shè)。同時，高校檔案部門也要善于運用資金，加強對資金使用的監(jiān)管，并通過有效規(guī)劃提高資金使用的效率，爭取“花少錢，辦實事”，推動高校教育檔案信息化建設(shè)工作。
3.提高高校教育檔案工作人員的素質(zhì)
重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，創(chuàng)設(shè)機(jī)會開展校內(nèi)各部門之間以及各高校之間教育檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流，使他們就工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及新的解決方法進(jìn)行積極的探討和研究，引導(dǎo)和幫助他們更新觀念，強化教育檔案信息化建設(shè)意識。并且要主動吸收高素質(zhì)人才加入到高校教育檔案隊伍中來，為教育檔案工作隊伍注入新鮮血液。同時，還可以嘗試引入競爭機(jī)制，從客觀上營造一種氛圍，使教育檔案工作人員努力學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，從而打造一支素質(zhì)優(yōu)良的檔案工作隊伍。
4.提高高校教育檔案信息資源的利用率
“以使用促發(fā)展”。近年來，對高校教育檔案信息資源的利用需求不斷增加，服務(wù)對象也由在校學(xué)生擴(kuò)大至歷年畢業(yè)生，服務(wù)內(nèi)容也從最初的便于教育教學(xué)管理，擴(kuò)大到提供選課參考、學(xué)歷認(rèn)證等方面，這些都為教育檔案信息化建設(shè)帶來了新的助力。高校教育檔案信息化建設(shè)要關(guān)注這一變化，加強對資源的整合與分析，提高信息資源質(zhì)量，強化檔案服務(wù)理念。以上措施都將有力地推動高校教育檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。
四、結(jié)語
高校教育檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措，將極大地促進(jìn)高校檔案工作現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、公開化和服務(wù)化，對于學(xué)校教學(xué)、教務(wù)管理提供更多的支持。要充分認(rèn)識到高校教育檔案信息化建設(shè)的重要意義，為推動檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)；檔案管理；信息化
當(dāng)今社會是一個信息化時代，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到各行各業(yè)，滲透到人們工作和生活的方方面面。同時，信息化管理手段也在迅速普及和應(yīng)用。隨著城市化建設(shè)的迅速發(fā)展，城建檔案的數(shù)據(jù)信息也逐漸龐大起來，無形中增加了城建檔案管理的難度和工作量。傳統(tǒng)的城建檔案管理模式大都是人工操作，信息一般都是以紙質(zhì)文件的形式記錄和保存，查找檔案信息的工作量大而繁瑣，費時費力，出現(xiàn)了和城建發(fā)展速度不同步、不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，檔案管理要想實現(xiàn)與城建速度的同步進(jìn)展，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，跟上城市化建設(shè)速度的步伐，有效促進(jìn)并推動城市建設(shè)的進(jìn)程。
一、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
沒有變革就勿談發(fā)展，在歷史的發(fā)展進(jìn)程中沒有一成不變的事物，任何事物的進(jìn)步都是在發(fā)展變化中進(jìn)行的。在歷史的每個階段，都會有新生事物的產(chǎn)生和創(chuàng)造來推動社會的進(jìn)步和發(fā)展。信息化技術(shù)就是當(dāng)今社會順應(yīng)時展而產(chǎn)生的新事物，它不僅推動了歷史社會的進(jìn)步和發(fā)展，同時也大大改變著人們的生活環(huán)境和生活速度。城市建設(shè)檔案管理要想跟上城市建設(shè)的步伐，也同樣離不開信息技術(shù)，利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的規(guī)范性和查詢檔案信息的高效性、便捷性。城建檔案管理實質(zhì)上是對數(shù)據(jù)信息的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時間和空間的局限性，并且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享和檢索，使檔案信息內(nèi)容更豐富、保存時間更長久、應(yīng)用范圍更廣泛。城建檔案管理的信息化建設(shè)實際上實現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
二、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
（一）將檔案信息化管理看得過于簡單。城市建設(shè)檔案的信息化管理確實優(yōu)化了管理程序，大大提高了檔案管理工作的效率。但是，有些檔案管理人員將檔案管理的信息化看得過于簡單，認(rèn)為只要把原來的紙質(zhì)信息輸入到信息系統(tǒng)就可以了，但是，即使在信息系統(tǒng)里面也是要通過分類整理，只有通過細(xì)致的分類管理，才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息檢索的便捷性。（二）檔案信息化管理的安全性問題。信息安全主要是指檔案信息通過應(yīng)用軟件管理和實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳送過程中確保信息的完整和不泄漏。在提供檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時，非法用戶進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中信息被竊聽是常見的安全問題。由于部分檔案管理人員專業(yè)水平有限而導(dǎo)致的安全問題也值得我們關(guān)注。有些檔案管理人員認(rèn)為只要檔案信息輸入到信息系統(tǒng)就萬無一失了。這種想法是完全錯誤的，當(dāng)今社會是一個科技化的社會，不法分子的作案手段也呈現(xiàn)出科技化，有些不法分子研制出專門攻擊信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒，來侵害信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的破壞或丟失。另外，檔案信息管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施也需要定期檢修，以免由于設(shè)備故障而導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失。
三、促進(jìn)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
城建檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)城市建設(shè)工作的必然選擇，是順應(yīng)社會發(fā)展規(guī)律的要求，是實現(xiàn)檔案管理和城建工作同步進(jìn)行的有效手段。下面結(jié)合當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理工作面臨的形勢，提出幾點建議。（一）檔案管理人員對檔案的信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。部分檔案管理人員由于專業(yè)水平有限，對檔案的信息化建設(shè)認(rèn)識不夠深刻，容易造成檔案的信息化管理過程中工作的不規(guī)范和不通暢，從而會導(dǎo)致安全隱患的產(chǎn)生。因此，有必要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作專業(yè)水平，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的高效運行。（二）加強網(wǎng)絡(luò)安全防范。雖然信息化技術(shù)給人們的工作和生活帶來了很大的便捷，但是由于當(dāng)今不法分子利用科技手段對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行惡意攻擊，從而給檔案的信息化管理水平提出了更高的要求，利用科技手段加強對信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)，堵塞系統(tǒng)軟件漏洞，加強檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全性，是一件非常緊迫的任務(wù)。（三）建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負(fù)責(zé)制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失泄密問題的發(fā)生。
四、結(jié)語
綜上所述，城市建設(shè)是一個長期的過程，城市建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)也是一個逐步完善的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)會越來越普遍，同時，檔案信息化建設(shè)的安全性也會越來越被人們重視，檔案管理人員需要在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，增強安全意識，創(chuàng)新檔案管理理念，與時俱進(jìn)，推動城市化建設(shè)的步伐和社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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【關(guān)鍵詞】高等院校檔案信息化 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 檔案信息資源建設(shè)
【中圖分類號】c93 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】a 【文章編號】1673-8209(2010)06-0-01
1 檔案信息化的基礎(chǔ)和背景
所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實現(xiàn)檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的轉(zhuǎn)化,實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享,為社會提供更高效地服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息化建設(shè),檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè),檔案信息資源的有序組織,檔案信息資源的開發(fā)利用,檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定與實施,信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等等。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中,又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點之一,明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù),一是檔案的電子化;二是加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè);三是檔案信息化人才的培養(yǎng)。
2 當(dāng)前高等院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
1999年7月,我國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃作出了一項重大發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整——高校擴(kuò)招。經(jīng)過十多年來的發(fā)展,不管從高等院校的投入,還是規(guī)模建設(shè)上都得到了長足進(jìn)步,其中,高校檔案信息化建設(shè)也有了顯著成績,信息化程度逐步提高,各校、各部門檔案信息化工作不斷發(fā)生深刻的變化;從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理管理方式轉(zhuǎn)變;從長期封閉性、半封閉性向開放型轉(zhuǎn)變。但是,我們應(yīng)該看到,這種轉(zhuǎn)變還是初步的、嘗試性的,高校檔案部門的信息化程度仍然偏低,檔案資源中蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用,還不能完全滿足我國建設(shè)高等教育強國的戰(zhàn)略目標(biāo)的需要。同時,在檔案信息儲存和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化過程中,還有許多具體問題需要加以解決。辦公自動化的快速發(fā)展,電子文件的產(chǎn)生和歸檔,信息共享與信息安全等問題,使高等院校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)更加繁重和緊迫。
3 高等院校檔案信息化建設(shè)中的主要問題及分析對策
3.1 提高創(chuàng)新意識和轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
在加速檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程的同時,每個人都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,都要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識,逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過渡。尤其各高等院校的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識信息化的重要性,認(rèn)識檔案資源信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性,切實把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考,這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問題,也是創(chuàng)新與改革的方向。參與具體檔案信息化建設(shè)的工作者應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,加強工作責(zé)任感,樹立現(xiàn)代化管理思想,努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案,適應(yīng)時展的要求。在檔案工作重心上,要實現(xiàn)從過去較多強調(diào)安全和保密(重于保管、積累史料)向以用戶需求為主導(dǎo)的重大轉(zhuǎn)變,要從用戶出發(fā),研究用戶的需求,開展有針對性的服務(wù)。這就為檔案工作確定了操作性強的目標(biāo)和主線,也是轉(zhuǎn)變觀念的一個基點。
3.2 加強檔案信息資源建設(shè)
在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容選擇上,要立足自身館藏,面向中心工作,進(jìn)行檔案信息資源深層次開發(fā),建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫。
一是建立高等院校檔案信息中心。檔案工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強的工作,檔案信息化建設(shè)的目的就是為院校提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò),使檔案的信息資源得到共享,是檔案管理走向現(xiàn)代化的必由之路。院校應(yīng)實行信息中心算機(jī)化,抓數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè),構(gòu)筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng),將檔案館、圖書館、計算機(jī)中心組合成為多位一體的信息網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)圖書、情報、檔案信息資源共享的信息聯(lián)網(wǎng)交流,提供一種集多種信息服務(wù)的廣域綜合網(wǎng)絡(luò).充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用,實現(xiàn)檔案信息在短時間內(nèi)的異地傳輸與交流,使分散在各地的檔案信息得到更好的綜合開發(fā)和利用。
二是加大院校檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。要實現(xiàn)檔案管理信息化,檔案專業(yè)人員不能停留在現(xiàn)有的管理水平上,培養(yǎng)和造就一支掌握檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),具有較高的政治素養(yǎng)、較強檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)的人才隊伍,是適應(yīng)高等院校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要。我們面臨的是一個科技革命日新月異的新時代,檔案工作的重點已轉(zhuǎn)向檔案信息深層次加工處理和信息處理的開發(fā)和研究。
三是建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)以實現(xiàn)信息資源共享必須打破院校部門各自為政的局面,建立一個統(tǒng)一著錄格式、統(tǒng)一編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)資源共享,使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。通過資源共享,使各部門能夠朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)的、系統(tǒng)的方向充分挖掘資源潛力,實現(xiàn)檔案資源互補,提高館藏利用率,形成整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng),以便充分、有效利用檔案信息資源,更好地服務(wù)于高等院校戰(zhàn)略建設(shè)的需要。
3.3 拓寬服務(wù)對象和渠道
檔案信息化的目的就是滿足高等院校對檔案信息的需求。目前檔案信息化服務(wù)問題不同程度地存在如下問題:如確定服務(wù)對象時注重院校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),對個院系和師生有所忽視;由于種種條件限制,采用的服務(wù)方式落后,觀念相對封閉和保守;技術(shù)措施跟不上實際需求的發(fā)展等。
檔案信息化建設(shè)的重點是信息庫的建立和充實,但最終目的是應(yīng)用。對于院校檔案管理部門來說,要努力做到為信息找到利用者,同時也為全校師生找到所需的檔案信息創(chuàng)造方便條件。檔案信息的用戶群從上到下可分為領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、院系主管和其他師生,由近到遠(yuǎn)分為本校用戶、院系用戶和分院用戶。各用戶群的需求和應(yīng)用條件有所不同,一般情況下處于上層或近處的用戶在設(shè)備和資源占有方面更受重視,但院系和分院的用戶的需求更復(fù)雜,涉及面更大,需求的迫切性反而更明顯?，F(xiàn)實情況表明,有很多領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對信息化的投入很大,而應(yīng)用效果反而很差。甚至常見到一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的計算機(jī)信息系統(tǒng)(包括檔案信息系統(tǒng))頻繁更新,但基本上處于演示或試用狀態(tài),未見明顯的應(yīng)用效果。而大眾師生的情況正好相反,一般是投入少而使用效率高,更注重實效,常常以很少的投入取得了很明顯的效益?？梢哉f,矛盾體現(xiàn)在信息資源的占有方面的不平衡或不公平。檔案信息化過程中必須對解決這個問題采取有效措施。例如,改變檔案信息的管理職能向服務(wù)轉(zhuǎn)變,把檔案信息化的建設(shè)與全體師生緊密聯(lián)系在一起,克服強勢群體與弱勢群體之間存在“馬太效應(yīng)”,使資源分配和獲益情況更為均衡。
綜上所述,高等院校檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢和選擇,沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可供參考,只能“摸著石頭過河”,建設(shè)進(jìn)程中難免出現(xiàn)一些失誤,我們應(yīng)允許建設(shè)實踐中出現(xiàn)失誤,要運用辯證思維,既不能盲目從新、脫離實際。也不能墨守成規(guī)、固步不前;要從中吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗,逐步形成檔案信息化建設(shè)的一整套理論,走出一條“實踐一理論一再實踐一新理論”的科學(xué)建設(shè)之路,理論與實踐并進(jìn),解放思想,實事求是,科學(xué)發(fā)展,整合并合理開發(fā)檔案信息資源,推動高等院校檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步向前,進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作在高等院校戰(zhàn)略建設(shè)中的作用。
參考文獻(xiàn)
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